KIP Cost Center Benutzerhandbuch KIP Cost Center Benutzerhandbuch

Transkript

1 KIP Cst Center Benutzerhandbuch - 1 -

2 Inhalt 1 Einführung Vraussetzungen: Unterstützte Betriebssysteme Installatin Einrichtung KIP Cst Center Hauptbildschirm - Druckmdus Daten in das KIP Cst Center laden Registerkarte Zusammenfassung Registerkarte Tnerauftrag - Druckmdus Registerkarte Medien - Druckmdus Registerkarte Benutzer - Druckmdus Registerkarte Prjekte - Druckmdus Registerkarte Abteilung - Druckmdus Registerkarte Letzte Prjekte - Druckmdus KIP Cst Center Hauptbildschirm - Scanmdus Registerkarte Benutzer - Scanmdus Registerkarte Prjekte - Scanmdus Registerkarte Abteilung - Scanmdus Registerkarte Letzte Prjekte - Scanmdus Benutzung der KIP Cst Center Sftware

3 1 Einführung Die Anwendung KIP Cst Center bezieht ausführliche Lgdateien direkt aus KIP Systemen und erstellt autmatisch Prduktinsberichte auf Basis vn Accuntingdaten auf Benutzer-, Prjekt- und Abteilungsebene. Drucken der mailen Sie visuell ansprechende grafische Berichte für Farb- und Schwarzweißdruck und Scanprduktin direkt aus der Anwendung. Erstellen Sie Berichte jederzeit und überall, wenn KIP-Systeme knfiguriert sind, nachverflgte Daten autmatisch zu vrbestimmten Intervallen per zu senden. KIP Cst Center Funktinen: Integriert in alle KIP Apps und Tuchscreen-Systeme Kpieren, Scannen und Drucken in Farbe und Schwarzweiß nachverflgen Leicht verständliche grafische Berichte Durchschnittlicher Tnerauftrag in Przent Tägliche Druck- und Scanvlumen in Farbe und Schwarzweiß Berichte nach Zeitraum Druckberichte auf Anfrderung Berichte per erhalten Kategrien für Benutzer, Prjekt und Abteilung Details der letzten 100 Aufträge einsehen KIP Tnerksten in Farbe und Schwarzweiß KIP Wartungsksten KIP Scannerksten in Farbe und Schwarzweiß - 3 -

4 1.1 Vraussetzungen: Der KIP Windws-Treiber für KIP System K ist WHQL-zertifiziert für: - 32 & 64 bit Windws Vista, Windws 7 & Windws 8-32 & 64 bit Windws 2003 Server - 32 & 64 bit Windws 2008 Server - Windws 2008 Server R2 - Windws Server Windws Server 2012 R2 BITTE BEACHTEN: Micrsft.Net Framewrk 4.0 muss für alle Betriebssysteme im Treiberpaket enthalten sein (Distributable). 1.2 Unterstützte Betriebssysteme - 4 -

5 2 Installatin Die flgenden sind allgemeine Schritte zur Installatin des KIP Cst Center. Bitte beachten Sie, dass die KIP 8.0 Sftwareversin auf dem KIP installiert sein muss, damit KIP Cst Center auf dem KIP 770K, 7170K, 7770K und 7970K funktiniert. Schritt Aktin Illustratin 1. Klicken Sie dppelt auf den Installer für das KIP Cst Center und stellen Sie die gewünschte Sprache ein. ANMERKUNG: Die Sprache des KIP-Systems muss die gleiche sein wie auf dem PC, auf dem das KIP Cst Center installiert ist. Wenn zum Beispiel das KIP-System in japanischer Sprache ist, dann muss der PC mit dem KIP Cst Center ebens auf Japanisch sein. 2. Wenn der Willkmmensbildschirm sich öffnet, wählen Sie die Schaltfläche "Weiter", um frtzufahren

6 Schritt Aktin Illustratin 3. Der Installer wird ausgeführt und installiert die Anwendung. Bei Auffrderung akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und wählen Sie "Weiter". 4. Wählen Sie den gewünschten Speicherrt für das Installatinspaket der belassen Sie den Standard (empfhlen), und wählen Sie bei Auffrderung "Weiter". 5. Wählen Sie die Schaltfläche "Installieren" um den Installatinsvrgang zu starten

7 Schritt Aktin Illustratin 6. Der Installatinsfrtschritt wird angezeigt. 7. Wenn die Installatin abgeschlssen ist, wählen Sie "Fertigstellen". 8. Der Shrtcut für das KIP Cst Center (KCC) wird auf dem Desktp platziert

8 3 Einrichtung Die flgenden Schritte sind ntwendig, damit das KIP Cst Center krrekt funktiniert. Sie müssen vr der ersten Benutzung vrgenmmen werden. Schritt Aktin Illustratin 1. Wählen Sie die Optin "Werkzeuge" aus der beren Leiste. 2. Wählen Sie "Optinen" aus dem Drpdwn-Menü. 3. Die Registerkarte Allgemein erlaubt die flgenden Einstellungen: Einheiten US-Einheiten der metrisch Liste letzter Prjekte Die Anzeige kann auf die letzten 1 bis 100 Prjekte eingestellt werden

9 Schritt Aktin Illustratin 4. Registerkarte - wenn Berichte per versendet werden, müssen die flgenden Einstellungen knfiguriert werden: Ziel - whin die E- Mail versendet wird. SMTP-Einstellungen - diese Infrmatin ist erfrderlich und muss vm IT-Administratr eingehlt werden. Wählen Sie nach dem Eingeben der Infrmatinen Test. Dieser Test sllte ein OK ergeben. Wählen Sie OK zum Frtfahren. 5. Registerkarte Tnerauftrag - In dieser Registerkarte werden die gewünschten Mengenbereiche der Tnerabdeckung auf dem Blatt eingestellt. Diese Infrmatin wird in der Abrechnung der verschiedenen Ausgaben verwendet. Stellen Sie diese Bereiche für Mnchrm und, falls erfrderlich, Farbe ein. Wählen Sie OK zum Frtfahren

10 Schritt Aktin Illustratin 6. Registerkarte Ksten - Geben Sie die Ksten pr Tnerkit und die Wartungsksten pr Flächeneinheit an, die der Kunde für die Abrechnung verwendet. Diese Werte werden verwendet, wenn die Berichte erstellt werden. Wählen Sie OK zum Frtfahren. 7. Manuelle Eingabe - hiermit werden KIP-Drucker im Netzwerk gesucht, die nicht autmatisch gefunden wurden (z.b. in einem anderen Subnetz). Geben Sie die IP-Adresse ein, nach der gesucht werden sll, das Druckermdell und den Hstnamen, die angezeigt werden sllen. Wählen Sie OK zum Frtfahren. 8. Schließen Sie das Fenster, wenn Sie fertig sind

11 4 KIP Cst Center Hauptbildschirm - Druckmdus Im Hauptmenü können Berichtsparameter für den Anfang und das Ende des Berichts eingegeben werden. Verfügbare KIP-Drucker können über ein Drpdwn-Menü im Bereich Drucker Auswählen gewählt werden. Dieses Dkument erklärt die Funktinen und Benutzung des KIP Cst Center

12 4.1 Daten in das KIP Cst Center laden Schritt Aktin 1. Navigieren Sie zu den Drucker- Lgdateien. Wenn das KCC gestartet wird, durchsucht es das Netzwerk nach verfügbaren KIP- Druckern und fügt diese zum Bereich Drucker Auswählen hinzu. Wählen Sie den richtigen Drucker über das Drpdwn- Menü. Wählen Sie die Schaltfläche Lgdaten Imprtieren. 2. Wenn die Daten geladen sind, werden die anderen Schaltflächen aktiviert und die Seite "Zusammenfassung" wird geladen. Zusammenfassung Deckung Medien Benutzer Prjekte Abteilungen Letzte Prjekte Illustratin

13 3. Druckmdus/Scanmdus - Das KIP Cst Center hat zwei Mdi: Drucken - enthält die flgenden Daten: Deckung Medien Benutzer Prjekte Abteilungen Letzte Prjekte Scannen - enthält die flgenden Daten: Benutzer Prjekte Abteilungen Letzte Prjekte

14 4.2 Registerkarte Zusammenfassung Schritt Aktin Illustratin 1. Wenn die Daten geladen sind, werden die anderen Schaltflächen aktiviert und die Seite "Zusammenfassung" wird geladen. Zusammenfassung Deckung Medien Benutzer Prjekte Abteilungen Letzte Prjekte Der zusammenfassende Bericht Druckprduktin bietet Gesamtinfrmatinen zum Drucken und Tnerverbrauch des spezifizierten Berichts. Die Infrmatin in diesem Bericht basiert auf dem Datenbereich, der im Menü der Berichtsparameter vrgegeben ist. Die Gesamtzahlen unten im Bericht decken alles Drucken über die Gesamtlebensdauer des Druckers ab. Über die Diagramm-Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie Diagramme ansehen, die die Infrmatinen grafisch aufbereitet anzeigen, in Frm eines Trtendiagramms für die Gesamtzahl an Drucken (Farbe im Vergleich zu Schwarzweiß), eines Balkendiagramms für die gesamten Flächeneinheiten (Farbe im Vergleich zu Schwarzweiß), und eines Liniendiagramms, das den Druck in Farbe im Vergleich zu Schwarzweiß über den angegebenen Datenbereich anzeigt

15 Gesamtzahl an Drucken - Die Zahl der in Schwarzweiß und Farbe gedruckten Seiten. Gesamt gedruckte Einheiten - Aufgelaufene Gesamtzahlen in linearen und Flächeneinheiten (Meter der Fuß) vn mnchrmen und farbigen Drucken. Verbrauchte Tnerkartuschen - ungefähre Zahl der Tnerkartuschen, die während des angegebenen Datenbereichs verbraucht wurden. Die Berechnung erflgt basierend auf den Gramm an Tner, die aus den imprtierten Accunting-Daten berechnet wurden. Durchschnittlicher Tnerauftrag - Der berichtete Auftrag der jeweiligen Druckgesamtzahlen für Mnchrm und Farbe wird über die Gesamtzahl an Drucken als Durchschnitt wiedergegeben. Tner- und Wartungsksten - basierend auf den Daten, die in der Registerkarte Ksten eingegeben wurden, werden die insgesamt gedruckten Einheiten mit den Tner- und Wartungsksten multipliziert. Gesamtzähler - Die Gesamtzähler zeigen die aufgelaufenen Druckmengen, seit das Gerät aufgestellt wurde. Drucken des Berichts (Beispiel) Bei der Auswahl vn DRUCKEN wird der flgende Bericht erstellt. Die Titelzeile enthält wichtige Infrmatinen wie: Mdellnummer IP-Adresse des Druckers Erstelldatum des Berichts Lgin am Arbeitsplatz und Name des Erstellers des Berichts. Beginndatum des Berichts Enddatum des Berichts Angewendete Ksten, einschließlich, b die Infrmatinen vm Druckermenü aus eingegeben wurden der vm Ersteller des Berichts verändert wurden

16 4.3 Registerkarte Tnerauftrag - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Deckung Der detaillierte Bericht Tnerauftrag zeigt weitere Details aus dem zusammenfassenden Bericht zur Druckernutzung. Basierend auf den individuellen Przent des Tnerauftrags zeigt die Aufschlüsselung des Schwarzweiß-Auftrags die Anzahl mnchrmer Drucke und die Menge der Flächeneinheiten für diese Drucke an. Die Spalte Tnerauftrag wird in Schritten vn 1 Przent angezeigt, aber listet nicht die Schritte auf, mit denen keine Drucke angefertigt wurden. Der Bereich Schwarzweiß (%) zeigt die Anzahl der mnchrmen Drucke und die verbrauchten Flächeneinheiten an, basierend auf dem in den Nutzungskategrien angegebenen Bereich. Basierend auf den individuellen Przent des Tnerauftrags zeigt die Aufschlüsselung des Farb-Auftrags die Anzahl farbiger Drucke und die Menge der Flächeneinheiten für diese Drucke an. Die Spalte Tnerauftrag wird in Schritten vn 1 Przent angezeigt, aber listet nicht die Schritte auf, mit denen keine Drucke angefertigt wurden. Der Bereich Farbe (%) zeigt die Anzahl der farbigen Drucke und die verbrauchten Flächeneinheiten an, basierend auf dem in den Nutzungskategrien angegebenen Bereich

17 4.4 Registerkarte Medien - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Medien Der Bericht Mediendetails zeigt den verwendeten Medientyp, die Anzahl der Drucke und Gesamteinheiten (Quadratfuß der Quadratmeter) für dieses Medium)

18 4.5 Registerkarte Benutzer - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Benutzer Der Bericht Benutzerdetails besteht aus mnchrmem und farbigem Druck und Ksten für jeden einzelnen Benutzer. Der Bericht kann nach Spalte srtiert werden, indem einfach auf die Spaltenüberschrift geklickt wird. Der Benutzer kann den Benutzerbericht drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptbenutzern und ihren Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

19 4.6 Registerkarte Prjekte - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Prjekte Der Bericht Prjekte besteht aus mnchrmem und farbigem Druck und Ksten basierend auf Prjekt- der Abteilungsnummer. Suchen und drucken Sie einen Bericht über einen bestimmten Auftrag mit der Funktin "Suche Prjektname". Der Benutzer kann den Prjektbericht drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptprjekten und dazugehörigen Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

20 4.7 Registerkarte Abteilung - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Abteilungen Der Bericht Abteilungen besteht aus mnchrmem und farbigem Druck und Ksten basierend auf den Daten, die in das Beschreibungsfeld im Accunting eingegeben wurden. Suchen und drucken Sie einen Bericht über eine bestimmte Abteilung mit der Funktin "Suche Abteilung". Der Benutzer kann den Abteilungsbericht drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptaufträgen je Abteilung und dazugehörigen Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

21 4.8 Registerkarte Letzte Prjekte - Druckmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Letzte Prjekte Der Bericht Letzte Prjekte bietet viele Details für die letzten 100 Druckaufträge, die im Abrechnungs-Lg enthalten sind. Die individuellen Details enthalten: Benutzer und Prjektname Individueller Dateiname; zeigt auch individuellen Tnerverbrauch für Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz an, swie die Gesamtdruckzahl und verbundene Tner- und Wartungsksten. Der Benutzer kann den Bericht Letzte Prjekte drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den letzten Prjekten und dazugehörigen Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

22 5 KIP Cst Center Hauptbildschirm - Scanmdus ANMERKUNG: Es muss ein Scanner an ein KIP-System angeschlssen sein. 5.1 Registerkarte Benutzer - Scanmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Benutzer Der Bericht Benutzerdetails besteht aus mnchrmem und farbigem Scannen und Ksten für jeden einzelnen Benutzer. Der Bericht kann nach Spalte srtiert werden, indem einfach auf die Spaltenüberschrift geklickt wird. Der Benutzer kann den Benutzerbericht drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptbenutzern und ihren Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

23 5.2 Registerkarte Prjekte - Scanmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Prjekte Der Bericht Scanprjekte besteht aus mnchrmem und farbigem Scannen und Ksten basierend auf Prjekt- der Abteilungsnummer. Suchen und drucken Sie einen Bericht über einen bestimmten Auftrag mit der Funktin "Suche Prjekt". Der Benutzer kann den Bericht Scanprjekte drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptprjekten und dazugehörigen Scans anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

24 5.3 Registerkarte Abteilung - Scanmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Abteilungen Der Bericht Abteilungen besteht aus mnchrmem und farbigem Scannen und Ksten basierend auf den Daten, die in das Beschreibungsfeld im Accunting eingegeben wurden. Suchen und drucken Sie einen Bericht über eine bestimmte Auftragsbeschreibung mit der Funktin "Suche Beschreibung". Der Benutzer kann den Abteilungsbericht drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den Hauptaufträgen je Abteilung und dazugehörigen Scans anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

25 5.4 Registerkarte Letzte Prjekte - Scanmdus Schritt Aktin Illustratin 1. Letzte Prjekte Der Bericht Letzte Prjekte für Scannen bietet viele Details für die letzten 100 Scanaufträge, die im Abrechnungs-Lg enthalten sind. Die individuellen Details enthalten: Benutzer und Dateiname, Datum und Zeit, Seiten, Größe, Ziel, gesamte Fläche, Ksten für Mnchrm und Farbe, Ksten je Fläche. (Quadratfuß der Quadratmeter) Der Benutzer kann den Bericht Letzte Aufträge drucken, indem er die Schaltfläche Drucken in der beren rechten Ecke auswählt, der auch ein Diagramm ansehen, das Einzelheiten zu den letzten Aufträgen und dazugehörigen Ausdrucken anzeigt, indem er die Schaltfläche für das Trtendiagramm drückt

26 6 Benutzung der KIP Cst Center Sftware Der flgende Abschnitt beschreibt die Benutzung des KIP Cst Center, um die Lgdateien vm KIP-Drucker zu ziehen und die Infrmatinen dann zu sammeln. Schritt Aktin Illustratin 1. Geben Sie den gewünschten Datenbereich ein, den der Bericht abdecken sll. 2. Auf dem Hauptbildschirm erscheinen alle Schaltflächen grau, bis ein KIP-Drucker ausgewählt wurde. Wählen Sie den gewünschten KIP-Drucker aus dem Drpdwn-Fenster. Klicken Sie auf "Daten imprtieren". 3. Die Registerkarte Zusammenfassung zeigt alle Infrmatinen für den Datumsbereich bequem an einem Ort an. Dies ist spezifisch für den Druck- der Scanmdus, je nachdem, welcher Mdus ausgewählt wurde. ANMERKUNG: Die in Zähler A und Zähler B gesammelten Daten sind kumulativ ab dem Datum der Installatin. 4. Wählen Sie eine der beren Schaltflächen, um Berichtsdetails aus dieser Auswahl zu sehen (siehe detaillierte Infrmatinen in den vrhergehenden Abschnitten). 5. Wählen Sie die Schaltfläche Letzte Prjekte

27 Schritt Aktin Illustratin 6. Der Bericht Letzte Prjekte (Druckmdus) zeigt alle ntwendigen Infrmatinen für die zuletzt gedruckten Aufträge (1 bis 100) an, je nach Einstellung während der Installatin. Inklusive: Benutzer - Benutzername Prjekt - Prjektnummer Druckzahl Schwarzweiß - Schwarzweiß gedruckt Quadratfuß Ksten Farbe - Farbe gedruckt Gesamt - gedruckt S&W - S&W Quadratfuß Farbe - Farbe Quadratfuß Gesamt - Gesamte Quadratfuß S&W - Gesamter Tner und Wartung S&W Quadratfuß - Gesamt Farbe - Gesamter Tner und Wartung Farbe Quadratfuß - Gesamt Gesamt - Gesamtksten für Tner und Wartung S&W und Farbe. ANMERKUNG: Berichte können auch gedruckt der per versandt werden

28 Schritt Aktin Illustratin 7. Der Bericht Letzte Prjekte (Scanmdus) zeigt alle ntwendigen Infrmatinen für die zuletzt gescannten Aufträge (1 bis 100) an, je nach Einstellung während der Installatin. Inklusive: Prjekt - Prjektnummer Scanzähler Schwarzweiß - Schwarzweiß gescannt Quadratfuß Ksten Farbe - Farbe gescannt Gesamt - gescannt S&W - S&W Quadratfuß Farbe - Farbe Quadratfuß Gesamt - Gesamte Quadratfuß S&W - Scanksten S&W Quadratfuß - Gesamt Farbe - Farbscanksten Farbe Quadratfuß - Gesamt Gesamt - gesamte Scanksten für S&W und Farbe. ANMERKUNG: Berichte können auch gedruckt der per versandt werden. 8. Schließen Sie das Fenster, wenn Sie fertig sind