Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten

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1 excellence in real estate Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten xre Webinar am

2 Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen! Verkauf bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung) Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr Betrieb Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten, um Lücken zu schließen (z.b. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen) unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern Versicherungsschutz kann erlöschen Compliance Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar Seite 2

3 Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema Gebäudelebenszyklus Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch) Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge Verträge Technik, Service, Mietflächen Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, Suchen und Finden, Änderungshistorie Seite 3

4 Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang Facility Manager Eigentümer Asset Manager Problem offline viele individuelle Einzelbeziehungen aufwendige Kommunikation wenig Rechnerunterstützung Planer - Ping-Pong CREM Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente nur organisatorisch, nicht über IT regelbar abweichende Informationen, Redundanz, alte Stände, Dateien dezentral und lokal Baufirma Projektsteuerer... Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig! Seite 4

5 Was ist die digitale Liegenschaftsakte? 3 Kernkomponenten IT Ablagestruktur Dateinomenklatur Kommunikation _Protokoll_JF_AIS_T28.pdf technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware) Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit, aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion Seite 5

6 1 IT : digitaler Daten- / Projektraum zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert Eigentümer Externe: Zugriff via Internet Facility Manager Asset Manager Lösung online Arbeit zeit- und ortsunabhängig Applikation und Daten in der Cloud TGA Online- Technologie CREM keine Softwareinstallation (SaaS) Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente über IT regelbar Rechnerunterstützung: Suche, Systemreports, Historien... Bauherr Projektsteuerer Dokumente zentral, redundanzfrei... Interne: Zugriff via Intranet verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, als würden die Beteiligten physisch am gleichen Tisch sitzen Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit Seite 6

7 2 Ablagestruktur und Dateinomenklatur Ordnerstrukturen Bauprojekt Betrieb Verkauf Due Diligence Technisches Gebäudemanagement z.b.: Rollen Phasen Datenraum Hilfsanleitung Dateinomenklatur zentral festgelegt Schlüssel so simpel wie möglich selbstsprechend Beispiel: Seite 7

8 3 Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten Rollen Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.b. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren) Zuordnung Benutzer zu Gruppen über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf Rechte Benutzergruppen Rechte Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support lesen X X X X X schreiben X X X X löschen X Administration X alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.b. Kommunikationshandbuch) Sanktionierung von Verstößen Seite 8

9 verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01 Anbieter Website Produkt Dokumententresor Boardroom M&A Drooms VDR irooms Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion Finanzbereich (Investmentbanken, Kreditinstitute etc.) M&A-Transaktionen Preismodell Userzahl Laufzeit Speicherplatz Laufzeit Seitenzahl Seitenzahl Laufzeit Anmerkung Abschirmung IT-Betreiber granulares Rechtesystem bis auf Dokumentenebene auch als Serverlizenz erhältlich international aufgestellt Deal-erfahren international aufgestellt Teil der Mercurius Groep andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet Seite 9

10 verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal Anbieter Website Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectdr Spezialisierung LiveCicle-übergreifendes Dokumentenmanagement (Planung, Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien M&A-Projekte in der Immobilienbranche Immobilientransaktionen Due Diligence Preisbasis Userzahl Laufzeit Speicherplatz Userzahl Laufzeit Speicherplatz Laufzeit Speicherplatz Anmerkung branchenspezifische Strukturen (Best Practice) hohe Sicherheit Full-Service (Scannen, PDF-Erzeugung, Upload) Verkaufsprozessmodellierung Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz prinzipiell aber austauschbar Seite 10

11 Sünden und Best Practice Fehler bei Auftraggeber Empfehlungen gefährlich: Das Thema IT haben wir dem FM- Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns. gutgläubig: Wenn wir FM-Daten und Dokumentation brauchen, fordern wir sie von unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit. falsch: IT für FM ist teuer und komplex, deswegen wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun haben. unterschätzt: Haftungsrisiken aus Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken sowie Abhängigkeit vom FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Systemen hat (wenn überhaupt) übersehen: Dienstleister lediglich Lebensabschnittspartner. Auftraggeber verliert ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung Wissen Systemhoheit und Vorgabe Kommunikationsund Dokumentationssysteme beim Auftraggeber Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher Systeme Internetlösungen und SaaS Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und Dokumentation zu beachten betrifft auch Art, Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation alle Beteiligten über ecollaboration einbinden unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset Management und CREM bis hin zum operativen Facility Service Provider sowie funktional von der Planung über Bau und Objektmanagement bis hin zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren Spielregel aufstellen AN-Dokumentation und Reporting außerhalb der Vorgaben des Auftraggebers gelten als nicht erfolgt digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht Seite 11

12 Wann, wer, wie? ` geeigneter Startzeitpunkt sofort: nach vorne was hindert Sie? spätestens bei Anstehendem Planungs-, Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel wer Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien wie AIS Management hilft... bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation mit E-Solutions Sprechen Sie uns an! Seite 12

13 excellence in real estate Kontakt AIS Management GmbH Kilian Full Theresienhöhe 26 D München Telefon: Telefax: Homepage: AIS-Blog: Helpdesk FM-Marktforum Tel.: Secure Dataroom Tel.:

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