Enterprise Content Management

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1 Enterprise Content Management Sicher und flexibel als Lizenz oder zur Miete aus der Cloud forcont.de Business Lounge Personalakte Vertragsmanagement

2 Die forcont business technology gmbh unterstützt Unternehmen verschiedener Branchen mit Anwendungen der dokumentenzentrierten Informationstechnologie. Als unabhängiges Softwarehaus mit eigener Produktentwick lung erarbeitet forcont mit über 50 Mitarbeitern in Leipzig und Berlin Produkte und Lösungen für Enterprise Content Management (ECM). Mehr als 200 Kunden vertrauen der Kompetenz von forcont. So begleiten wir unsere Kunden über alle Stufen der IT-Evolution und helfen ihnen, sich wettbewerbs fähig aufzustellen. Haben Sie sich einmal für unser Enterprise Content Management entschieden, bieten wir ihnen das System nicht nur zum Kauf für das Firmennetzwerk, sondern auch kostengünstig und flexibel zur Miete via Internet an. INHALT forcont more time for content 3 Online arbeiten und steuern mit Enterprise Content Management 4 Business Lounge 6 Personalakte 8 Vertragsmanagement 10

3 forcont more time for content Mehr Zeit für das Wesentliche: ECM erleichtert die tägliche Arbeit im Umgang mit geschäftsrelevanten Daten und Dokumenten. Mit einem breiten Portfolio an Business-Software hilft die forcont ihren Kunden, Entscheidungen schnell und flexibel zu treffen sowie sicher zu dokumentieren. Dabei differenziert sich das Leistungsspektrum in drei Bausteine: ECM-Komponenten der forcont factory FX, von SAP und OpenText für SAP. More time for content forcont factory FX ECM Suite Ob mit unseren standardisierten Produkten oder individuell konfigurierbaren Lösungen stets sind wir bestrebt, die informationsbasierten Prozesse von Unternehmen zu optimieren und ihnen zu einer stärkeren Fokussierung auf ihre Kernkompetenzen zu verhelfen. Standardisierte Produkte funktionieren Out-of-the-box. Wir bieten diese auf Basis einer Lizenz im Firmennetzwerk und als Software-as-a-Service (SaaS) an. Neben eigenen Produkten offerieren wir auch Partnerprodukte wie infrest, das zentrale Leitungsauskunftsportal für Ämter und Behörden. Individuelle Lösungen können einer - seits über Standardfunktionen verfügen, die auf spezielle Kunden bedürfnisse angepasst werden. Hierzu zählen u. a. die Rechnungsprüfung oder Posteingangsbearbeitung. Andererseits können diese als elektronische Akten auch individuell für bestimmte Einsatzgebiete (Immobilien-, Gremien-, Vertriebsakten) und Kundenbedürfnisse erstellt werden. SAP und OpenText für SAP Als Partner der OpenText Corporation realisiert forcont im SAP-Umfeld Lösungen basierend auf Komponenten der OpenText ECM Suite. Diese richten sich an Unternehmen, die ein ERP- System der SAP AG im Einsatz haben und geschäftsrelevante Dokumente mit SAP-Prozessen verknüpfen wollen. Eine breite Kundenbasis und langfristige Kundenbeziehungen sprechen für fun dierte Produktkenntnisse und eine hohe Servicequalität. Produkte und Lösungen auf Basis von forcont factory FX Matthias Kunisch Geschäftsführer, forcont business technology gmbh Mit der Möglichkeit, unsere Software über das Internet anzubieten, haben wir in der IT-Entwicklung eine neue Evolutionsstufe erreicht. Allein der Software- und damit der Kundennutzen stehen nun im Vordergrund. Unternehmen können sich ganz auf ihr eigenes Geschäft konzentrieren und dieses erfolgreich fortentwickeln. Und wir unterstützen den Kunden dabei, gemäß unserer Firmenphilosophie more time for content. 3

4 Online arbeiten und steuern mit Enterprise Content Management Hohe Flexibilität bei möglichst geringen Kosten und größtmöglicher Datensicherheit ist eine zentrale Anforderungen an Business-Software. Was zählt, ist eine mobile, leicht handhabbare IT-Landschaft ohne kostentreibende Hardware-Anschaffungen oder aufwendige Installationen. Mit Software-asa-Service (SaaS) der forcont ist dies kein Problem. Unternehmen können die ECM-Anwendungen Business Lounge, Personalakte und Vertragsmanagement mieten und im Internet in stets aktuellster Version nutzen ohne die IT- Ressourcen zu belasten. 4 Frank Strecker Senior Vice President Global Cloud Computing, T-Systems International GmbH Von den flexiblen und dynamischen Software-as-a-Services profitieren vor allem mittelständische Unternehmen. Für sie ergeben sich neue Möglichkeiten in Bezug auf Effizienz und Geschwindigkeit ihres unternehmerischen Handelns. Mehr Zeit fürs Wesentliche Der Zugriff auf das ECM erfolgt via Webbrowser. Auf diese Weise können Mitarbeiter immer und überall mit mobilen Endgeräten oder am PC auf die Daten zugreifen und Dokumente sekundenschnell per Mausklick erfassen, verarbeiten und speichern. Über entsprechende Speicherkapazitäten, Bereitstellungszeiten und IT-Umgebungen müssen sich Unternehmen keine Gedanken mehr machen. Umso mehr können sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Systemvoraussetzun gen für SaaS-Anwendungen Internetverbindung mit DSL MS Internet Explorer ab 7.x oder Mozilla Firefox ab 3.x Flash Player Browser Plugin (ab Version ) empfohlene Bildschirmauflösung: 1280 x 1024 Pixel Abweichende Konfigurationen auf Anfrage Flexibel und transparent Die Nutzung der forcont-anwendungen erfolgt skalierbar auf monatlicher Mietbasis (je Nutzer pro Monat). Braucht ein zusätzlicher Mitarbeiter Zugang zur Software, wird einfach ein weiteres Benutzerkonto gebucht. So können je nach Bedarf Kapazitäten abgerufen werden. Da die Nutzung nach Verbrauch abgerechnet wird, verwandeln sich die fixen Investitionen (Lizenzgebühren) in variable Betriebskosten. Aufgrund der geringen monatlichen Ausgaben profitieren auch kleine und mittelständische Unternehmen von den moder nen ECM-Technologien der forcont. Zudem ermöglicht das nutzerspezifische Abrechnungsmodell volle Transparenz und Flexibilität in der Kos tenplanung. Immer auf dem neuesten Stand Durch das sorgfältige Patch- und Update-Management befindet sich die Software der forcont jederzeit auf dem aktuellsten Stand. Unsere Fachexperten ste hen dem Anwender zur Seite und stellen sicher, dass dieser zu allen Fragen die entsprechende Unterstützung erhält.

5 Sicherheit für Daten und Dokumente Für die Bereitstellung der SaaS- Services nutzt forcont die Platformas-a-Service-Technologien (PaaS) der T-Systems International GmbH. Dabei liefert T-Systems die notwendige technische Infrastruktur und bringt seine langjährige Erfahrung als Managed Hosting Provider ein. T-Systems ist als deutscher Anbieter auch dem deutschen Rechtsrahmen verpflichtet, der ein hohes Datenschutzniveau vorgibt. Die Speicherung der Geschäftsdaten erfolgt gemäß dem deutschen Bundesdatenschutz gesetz. Der Einsatz moderner Sicherheitstechnologien gewährleistet den zuverlässigen Betrieb geschäftskritischer Infra strukturen. Durch die Verwen dung moderner Datenbanken ermöglicht forcont außerdem einen performanten Zugriff auf die eigenen Daten. Zugriffsgeschützte Übertragung der Daten Mit der Verwendung eines digitalen SSL-Zertifikates stellt forcont eine verschlüsselte Datenübertragung sicher, über welche der Kunde mit dem Rechenzentrum verbunden ist. Alle Informationen werden ähnlich dem Online-Banking-Verfahren (256-bit- SSL- Verschlüsselung) an das Rechenzentrum gesendet. So ist eine gesicherte Datenübertragung garantiert. Wettbewerbsvorteile Mit den SaaS-Produkten der forcont verfügen Unternehmen praktisch auf Knopfdruck kostengünstig, flexibel und sicher über moderne ECM-Technologie. Mit diesen dynamischen IT-Lösungen profitieren sie von der Effizienz und Geschwindigkeit im Marktzugang, wahren den Überblick und haben Erfolg. Cloud Computing Sicherheitsparameter des T-SYSTEMS Hochsicherheitsrechenzentrums Auf höchster Stufe zertifiziertes Rechen zentrum (DIN EN ISO 9001:2000, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 18001, DIN EN ISO 27001:2005, DIN EN ISO 20000:2007) Alle Rechenzentren unterstehen dem deutschen Rechtsrahmen Verfügbarkeit von 99,5% Datenbank Benutzerrechts- Management System Disaster Recovery Simulation Sicherheitsdienst 24/7 600 Videokameras in und um das T-Center Business Continuity Management Brandfrüherkennungssystem Brandschutzbeauftragter 24/7 vor Ort 5

6 Business Lounge roduktivität durch Teamarbeit ist einer der entscheidenden Wettbewerbsvorteile am Markt. Ob im Büro, zuhause oder unterwegs, oft wird gemein- P sam an unternehmensweiten Aufgaben und in wechselnden Teamkonstellatio nen gearbeitet. Ideen und Entwicklungen kennen keine Unternehmensgrenzen. Umso wichtiger sind Organisation und Datensicherheit ein Projektmanagement, bei dem das Büro zum Menschen kommt: die forcont factory FX Business Lounge. Business Lounge: Projekte managen. Wissen teilen. Ergebnisse sichern. Funktionen auf einen Blick Zentrale Online-Plattform zum Austausch und zur Bearbeitung von Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Akten, Kontakten und Nachrichten Klarer Überblick zu Projektbeteiligten und -status Automatische Kontrolle von Terminen und Aufgaben Nachvollziehen von Projekt- und Entscheidungs prozessen sowie Dokumentenänderungen durch Historie Integriertes Dokumentenmanagement mit Bibliothek Archivierungsfunktion Zugriff mit mobilen Endgeräten Agiles Kommunikations- und Entscheidungsmanagement Die Business Lounge kombiniert die Vorteile und Funktionen aus Collaboration, Dokumenten- und Projektmanagement. Einfach und effektiv ermöglicht es die orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Außenstehenden in der Cloud. Als Workspace für Ideen, Lösungen und Entscheidungen bündelt das SaaS- Produkt zudem verteiltes Know-how. Dabei verfügt das Produkt über sechs Teilbereiche: Persönlicher Raum, Projekträume, Bibliothek, Entschei dun gen, Nachrichten und Kontakte. Projekte managen Das Herzstück der Business Lounge bildet der Bereich Projekträume, in dem für jedes Projekt ein virtueller Raum eröffnet wird. Dieser schafft ein einheitliches Arbeitsumfeld und ermöglicht die gesteuerte Bearbeitung eines Projektes. Im virtuellen Raum werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilt, projektbezogene Dokumente hinterlegt, Ideen ausgetauscht und wesentliche Kontakte angelegt, die später im Bereich Kontakte zentral gespeichert werden. 6

7 Im projektbezogenen Kalender werden alle Termine hinterlegt. Dabei kann jedes Teammitglied im Menüfeld Aufgaben seine Verantwortlichkeiten abrufen und über eine Statusanzeige den Fortschritt der gemeinsamen Unternehmung nach vollziehen. Zum jeweiligen Projektraum haben nur Mitglieder Zutritt, die vom Teamleiter eingeladen worden sind. Dabei ist es unerheblich, ob sie zuvor bereits registrierte Nutzer der Business Lounge waren. Vertrauliche Informationen sicher bewahren Während jeder Beteiligte im Projektraum auf einen einheitlichen Status der Zusammenarbeit zugreift, kann dieser in einem persönlichen Raum eigene Informationen, Dokumente, Aufgaben und Termine zugriffsgeschützt verwalten. Zudem werden dem Mitarbeiter hier alle Informationen und Ereignisse der Projekte angezeigt, an denen er beteiligt ist. Persönliche Nachrichten und Teamnachrichten werden im Nachrichtenbereich der Business Lounge zentral verwaltet. Intelligente Ablagestrukturen, eine einfache Suche sowie die Möglichkeit direkt von einer Nachricht in das richtige Projekt zu springen, erleichtern den Überblick. Selbst Gelegenheitsnutzer bleiben durch die automatische -Benachrichtigung auf dem Laufenden. Die Anwendung steht auch als App für Android und ios für Tablets bereit Wissen teilen, Ergebnisse sichern Müssen projektbezogene Dokumente, Akten oder Ergebnisse geprüft, freigegeben oder abgestimmt werden, erstellt der Nutzer im Projektraum eine Entscheidungsvorlage. Hierbei können ausgewählte oder alle Personen einbezogen werden. Die Benachrichti - gung des Einzelnen und der Vermerk im persönlichen Kalender unterstützen die Fristwahrung. Im Bereich Entscheidungen überblickt der Nutzer alle ausstehenden und getroffenen Ent - schei dungen. Eine besondere Form des Wissensmanagements ist mit Hilfe der Bibliothek möglich. Hier können Projektergebnisse und allgemeingültige Dokumente auch Projektunbeteiligten bereitgestellt werden. Mit der Bibliothek stehen einem die Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung. Wissen teilen kann so einfach wie auch sicher sein. Nutzen auf einen Blick Zielorientierte Prozesssteuerung ab der Kreativitätsphase Interdisziplinäre Bear beitung von Projekten Erhöhung der Teamproduktivität Effizienzsteigerung bei Wissensmanagement und Ideenfindung Zugriff aller Beteiligten auf einheitlichen Projektstatus Business Lounge 7

8 Personalakte Gemäß der Strategie Ein Mensch, eine Akte werden mit der forcont factory FX Personalakte alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer einzigen Akte elektronisch gespeichert und verwaltet. Diese umfasst die Bewerbung, den Arbeitsvertrag, die Lohnsteuerkarte, Krankmeldungen, Gesundheitspass, Aufenthaltserlaubnis sowie Zertifikate und Nachweise zu Weiterbildungsmaßnahmen. Die Aktenstruktur ist dabei frei definierbar. Selbst für mehrere Firmenbereiche kann diese individuell festgelegt werden. Die elektronische Personalakte als SaaS mit dem Referenzkunden Stadt werke Cottbus GmbH wurde 2011 von der Fachzeitschrift COM PUTERWOCHE mit dem Best in Cloud -Award in der Kategorie Software as a Service Public Cloud ausgezeichnet. Zudem bescheinigt der SaaS- EcoSystem e. V. mit dem Gütesiegel Trust in Cloud die Qualität und Sicherheit des Cloud-Dienstes. Vorteile auf einen Blick Hohe Sicherheit bei einfachem Zugriff Alle personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters sind für den Sachbearbeiter online, direkt und schnell zugänglich. Der Zugriff zur digitalen Personalakte kann dabei über Rechtefreigaben für unterschiedliche Nutzergruppen gesichert und auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden. Auf diese Weise können selbst Dritte, wie beispielsweise Rechtsanwälte oder Personalberater, einen zeitlich begrenzten Zugang erhalten. Verschlankung und optimierte Steuerung der Arbeitsvorgänge im Personalwesen Zeit- und Kostenreduzierung Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Service qualität der Personalabteilung Effizienzsteigerung in der Personalabteilung Vermeidung von finanziellen und Image-Schäden durch automatische Fristenüberwachung und Wiedervorlage Verbesserte Entscheidungsgrundlage durch vollständige, transparente Personalakte Akzeptanz durch Transparenz Mithilfe von Vorschaubildern ermöglicht die elektronische Personalakte ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente. Somit unterstützt sie die bisher gewohnte Arbeitsweise mit der Papierakte. Eine schnelle Orientierung sowie einen Gesamteindruck zum Mitarbeiter gewährleistet zudem eine Listenansicht. Die komfortablen Recherchemöglichkeiten über eine aktenübergreifende Suche sowie Stichwortsuche erleichtern das Auffinden von Mitarbeitern und Dokumenten, die bei bestimmten Sachverhalten in Beziehung stehen. Aufwendiges Suchen in Aktenschränken sowie Nachrecherchieren entfällt. Immer fristgerecht und revisionssicher Die Personalakte von forcont überwacht diverse Termine und erinnert durch Wiedervorlage und - Benachrichtigungen an Fristen sämtlicher Dokumente, wie die Gültigkeit von Zertifikaten, befristete Verträge, Elternzeit oder Mutterschutz, die Aufenthaltserlaubnis oder Probezeiten. Die Verfahrensweise der Personalakte steht im Einklang mit gesetzlichen 8

9 Vorschriften und unterstützt die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen. Selbst das Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben und nach dem Vier-Augen-Prinzip ist mithilfe der automatisierten Fristenüberwachung gesichert. Durch die integrierte Vorgangssteuerung und die Speicherung der Bewerberdaten wird das Risiko von finanziellen und Image- Schäden minimiert. Über die automatische Protokollierung sind alle Arbeitsschritte in der Personalakte, wie Änderungen an den Stammdaten oder das Bearbeiten von Dokumenten, stets nachvollziehbar. forcont meets SAP Mit diesem SaaS-Produkt bietet forcont eine einfach und intuitiv bedienbare Personalakte an. Die Personalstammdaten sowie die in SAP HCM erzeugten Dokumente, wie Entgeltnachweise und DEÜV-Meldungen, können auf Wunsch nahtlos und automatisch in die Akte der forcont eingefügt werden. Über die forcont factory FX erhalten berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle Personalakten, selbst wenn diese, wie im Fall von pensionierten Mitarbeitern, nicht im SAP-System geführt werden. Funktionen auf einen Blick Kundenindividueller Organisationsaufbau Zugriffsberechtigungssystem inkl. temporärer Zugriffsrechte Komfortable Recherchemöglichkeit Anwenderfreundliche Visualisierungsmöglichkeit (Dokumentenschnellansicht, Listenstruktur) Dokumentbezogene Fristenüberwachung Löschen von Personalakten nach dem Vier-Augen-Prinzip Integration von Daten und Dokumenten aus SAP HCM (optional) Personalakte Personaldaten und -dokumente stehen vollständig zur Verfügung 9

10 Vertragsmanagement Automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse, wie sie mit dem forcont factory FX Vertragsmanagement möglich sind, bilden eine wichtige Voraussetzung zur Einhaltung von Fristen und Optionen. Eine funktionierende, elektronische Vertragsverwaltung unterstützt betriebswirtschaftliches Handeln. Ziel ist die zentralisierte Ablage relevanter Dokumente und der damit verbundenen Informationen in einer Akte. Möglich wird dies durch die ständige, zentrale Verfügbarkeit aller Akten. Der SaaS-EcoSystem e. V. bescheinigt mit dem Gütesiegel Trust in Cloud die Qualität und Sicherheit des Cloud-Dienstes. Verträge jederzeit verfügbar Der Einsatz des Vertragsmanagements ist schnell und einfach gewährleistet. Der Zugriff auf die elektronischen Akten erfolgt für alle Berechtigten ganz praktisch im Webbrowser. In der Vertragsakte sind allgemeine Informationen zum Vertrag, den Vertragspartnern und den damit verbundenen Dokumenten er - sichtlich. Gesamtüberblick verschaffen Eine wichtige Komponente im elektronischen Vertragsmanagement ist die Darstellung der Vertragsbeziehungen. So ist es möglich, miteinander in Bezug stehende Verträge zu verknüpfen: Ein Vertrag kann etwa einem Liefervertrag untergeordnet werden, aus dem weitere Pflichten und Fristen resultieren. Ausgehend von einer Recherche erlaubt es dieses Netzwerk, alle Vertragsbeziehungen auf einen Blick zu erfassen. Voraussetzung sind entsprechende Rechtefreigaben des Benutzers. Außerdem bietet das moderne browserbasierte ECM-Produkt die Möglichkeit, ein umfassendes Reporting über alle Vorgänge zu einer Vertragsgestaltung flexibel in Excel darzustellen. Vorteile auf einen Blick Sichere Kontrolle von Fristen Verbesserung des Controllings Reduzierung von Recherchezeiten Schaffung von Entscheidungssicherheit für alle Verantwortlichen Umfassende Bewertung von Vertragsrisiken Einfache Bewertung der Abhängigkeiten von anderen Verträgen Komplexe Betrachtung des Gesamt volumens eines Vertragspartners Änderungen nachvollziehen Eine Übersicht über alle Vertragsvereinbarungen, -änderungen, -anhänge und Nebenabreden gibt Auskunft über die Historie des Vertrages. Wichtige Vorgänge und Aktivitäten, wie die Reaktion auf Termine oder das Erfassen von Nachträgen, werden automatisch protokolliert. Darüber hinaus können Vertragsvorlagen sowie gesetzliche und betriebliche Vorschriften problemlos integriert und nachvollzogen werden. Dies bietet Sicherheit und spart Zeit. 10

11 Funktionen auf einen Blick Vertragsdaten, Doku - mente und Fristen im Überblick - auch in der App für iosund Android-Tablets Integrierte Termin- und Fristenkontrolle Aufwand reduzieren, Risiken vermeiden das Vertragscontrolling wird mit der automatischen Überwachung von Fristen und Terminen wesentlich vereinfacht. Vor dem Erreichen eines Termines erhält der Verantwortliche eine als Erinnerung an das bevorstehende Ereignis. Erfolgt aufgrund von Urlaub oder Krankheit keine Reaktion, wird der Vertreter informiert. Sicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität Bei der Vertragserstellung und dem Anlegen der zentralen Vertragsakte können beliebige Freigabemechanismen hinterlegt werden. Die Freigabe erfolgt somit nach dem Mehr-Augen- Prinzip, wodurch besonders geschäftskritische Vorgänge entsprechend abgesichert sind. Zudem bietet das Vertragsmanagement die Möglichkeit, interne Freigabeprozesse vollständig abzubilden und zu rekonstruieren. Abbildung interner Freigabeprozesse bei Vertragserstellung Flexibles Reporting, darstellbar in Excel Vertreterregelung unterstützt pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben Schnelles Auffinden relevanter Verträge durch komfortable Suchfunktionen Automatische Kontrolle von Terminen, Kündigungen und Verlängerungen Nachvollziehen von Änderungen durch Versionierung und Vertragshistorie 11 Vertragsmanagement

12 forcont business technology gmbh Nonnenstraße Leipzig Tel.: Fax: Wittestraße 30 E Berlin Tel.: Fax: office@forcont.de Internet: Blog: forcont.de 2014 forcont business technology gmbh. Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sowie Bilder sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen sind vorbehalten. Bildnachweis: COMPUTERWOCHE, forcont business technology gmbh, T-Systems International GmbH, Cloud-EcoSystem e. V. 12