Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, sehr geehrte Anwenderinnen und Anwender,

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1 GmbH & Co. KGaA RA-MICRO GmbH & Co. KGaA Tauentzienstr Europa-Center Berlin Tauentzienstr Europa-Center Berlin Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Im Dezember 2014 Anwenderinformation zur RA-MICRO und DictaNet Version 2015 Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, sehr geehrte Anwenderinnen und Anwender, wir informieren Sie nachfolgend zu den neuen Versionen 2015 von RA-MICRO und DictaNet sowie zu aktuellen Themen der Kanzlei-EDV. Die Neuerungen im Einzelnen entnehmen Sie bitte wie stets den aktuellen Hinweisen, deren detaillierte Kenntnisnahme und Fortbildungs- Schulung der Mitarbeiter wir empfehlen. Schwerpunkt der RA-MICRO Entwicklung in 2014 war der RA-MICRO und DictaNet E-Workflow innerhalb und außerhalb der Kanzlei; dies wird aufgrund der Umstellung auf den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) auch der Entwicklungsschwerpunkt der nächsten Jahre bleiben. Mit der für alle Anwälte eintretenden beruflichen Pflicht zur passiven elektronischen Erreichbarkeit über das besondere elektronische Anwaltspostfach (bea) beginnt am die erste Stufe des elektronischen Rechtsverkehrs in Deutschland. RA-MICRO wirkt zugunsten der deutschen Anwaltschaft an der praxisgerechten Entwicklung des bea und seinen Tests mit. Ab den Jahresversionen 2016 sollen RA-MICRO und DictaNet Software über eine Schnittstelle zum bea alle deutschen Anwaltskanzleien elektronisch adressieren können. Eine rege Nutzung dieses kostenlosen und sicheren elektronischen Versandweges durch die Anwaltskanzleien ab 2016 ist zu erwarten, umso mehr, wenn Versand und Empfang der elektronischen Anwaltspost produktiv in den E-Workflow der Kanzleisoftware integriert ist. Ferner wird zügig in der Folge eine zunehmende Anzahl der Gerichte den elektronischen Rechtsverkehr eröffnen. Wir erwarten, dass die gesetzlich geregelte schrittweise Einführung des ERV im Laufe der nächsten 10 Jahre zu einer vollständig elektronisch organisierten Justiz und der mit dieser in einem E-Workflow verzahnten Anwaltskanzlei führen wird. Wie auch der Richter wird der Anwalt am Arbeitsplatz und insbesondere in der mündlichen Verhandlung anstelle der Papierakte ein Tablet in die Hand nehmen. Die traditionell in Papierform gehaltene Handakte wird zur elektronischen Akte. Die Kanzlei-EDV ist damit nicht mehr auf die Kanzleiräume beschränkt, sondern wird künftig umfassend die elektronische Grundlage für die gesamte anwaltliche Tätigkeit in und außerhalb der Kanzlei bilden. Für diese Zukunft des anwaltlichen Berufsalltages wurde von RA-MICRO und DictaNet das neue Universal E-Workflow Kanzlei-EDV Modell mit RA-MICRO & DictaNet (RA UE-WF) geschaffen, das unten in Kapitel 3 dargestellt ist. Wir empfehlen allen Kanzleien, den RA-MICRO E-Workflow in der Kanzlei zu nutzen und in der Folgezeit zunehmend die papiergebundenen Arbeitsweisen durch Arbeitsweisen mit modernen elektronischen Geräten zu ergänzen und schließlich zu ersetzen. AG Charlottenburg HRB B Ust.-IdNr.: DE Deutsche Bank AG Ld Brandenburg BLZ Konto-Nr BIC: DEUT DE BB 160 IBAN: DE Aufsichtsratsvorsitzender: RA Lutz Krüger Komplementärin: RA-MICRO Verwaltungs GmbH Tauentzienstr Berlin AG Charlottenburg HRB B USt-IdNr.: DE Geschäftsführer: RA Dr. Peter Becker, RA Georg-Friedrich Klusemann, Dr. Kai Weckner

2 - 2 - Inhalt Anwenderrundschreiben zur Version RA-MICRO Kanzleisoftware 2. DictaNet Diktiersoftware 3. RA UE-WF Kanzlei-EDV Modell mit RA-MICRO & DictaNet 4. RA-MICRO Online Dienste 5. RA-MICRO Unternehmensgruppe 6. Anhang: Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei 7. Anlagen 1. Neues in RA-MICRO PC Kanzleisoftware 1.1 Neuer Personal Desktop Plus (PD +) Die bisherige RA-MICRO Bedienoberfläche Personal Desktop 8 auch Kachelmenü genannt wurde durch den programmtechnisch moderneren und leistungsfähigeren Personal Desktop Plus (PD +) ersetzt. Dieser weist jetzt auch den im herkömmlichen Personal Desktop bewährten Programmbaum auf. Der PD + ist für alle Bedienweisen - Tastatur, Maus, Touch - gleichermaßen gut geeignet. Über die zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten des PD + informiert der Videofilm, der mit dem Icon unten rechts auf dem Desktop aufrufbar ist. Dieses Film-Icon kann durch Ziehen nach oben auf den dann sichtbaren Papierkorb entfernt werden. Die Desktops zu den RA-MICRO Programmbereichen können so individuell durch Ein- und Ausblenden von Icons gestaltet werden, seitlich links und rechts sind Favoritenbildschirme einblendbar. Der Programmbaum kann ein- und ausgeblendet werden und auch links oder rechts (z. B. für Touch-Bedienung durch Rechts- /Linkshänder) angeordnet werden. Die Bildschirme lassen sich durch Hintergrundbilder und Farben individuell gestalten. Der PD + wird ab die einzige RA-MICRO Hauptmenü-Oberfläche sein und alle anderen Versionen ersetzen. Wir empfehlen allen Nutzern, die moderne PD + Oberfläche bereits ab sofort zu nutzen. In den allgemeinen Programmeinstellungen können Sie diese Einstellung je Arbeitsplatz vornehmen.

3 - 3 - RA-MICRO wird auch in Zukunft stets in vollem Umfang die Tastatur- und Maus- Bedienung unterstützen, da dies für die primär die Datenerfassung- und Bearbeitung betreffende Anwendung durch die Büromitarbeiter die beste Methode ist. Anders die Programmoberflächen, die typischerweise auch außerhalb der Kanzlei genutzt werden; diese müssen outdoor-tauglich sein, d. h. in jeder Situation, in der man heute in der Papierakte liest, müssen die Programme auf einem Tablet gleichermaßen benutzt werden können: ob auf dem schwankenden Boden eines Verkehrsmittels, im Gedränge, im Laufen. Diese Programmauswahl wurde im neu gestalteten Bereich RA-MICRO Mobil AP zusammengefasst. Für die Nutzung des Mobil AP auf mobilen Geräten kann hier eine Einstellung für die Touch- Bedienung aktiviert werden:

4 - 4 - Dies bewirkt die Aktivierung von Oberflächenanpassungen in einzelnen Masken, u. a. werden Abstände der Zeilen und Eingabeelemente vergrößert und z. B. ein Touch- Zahlenfeld für die Eingabe von Zahlen und Aktennummern eingeblendet. 1.2 Aus RA-MICRO 8 wird RA-MICRO Aufgrund der Entscheidung von Microsoft, die kommende Windows Version Windows 10 zu nennen, führen wir die parallele Bezeichnung von RA-MICRO Kanzleisoftware und Windows Versionen nicht mehr fort. Wir belassen es künftig bei der Bezeichnung RA MICRO für die PC Kanzleisoftware und setzen zur Kennzeichnung des Versionstandes noch das Jahr hinzu. Derzeit ist also RA-MICRO 2015 die aktuelle Version. 1.3 Neues Dienstprogramm RA-MICRO Patch, neue RA-MICRO Supportseite Das 2014 eingeführte System des Online-Patches hat sich sehr bewährt. Der überwiegende Anteil der RA-MICRO Kanzleien nutzt dieses inzwischen regelmäßig. Dieses System ermöglicht der Kanzlei, zwischen den allgemeinen für alle Kanzleien verbindlichen RA-MICRO Updates, ihre RA-MICRO Version individuell zu aktualisieren. Denn durch das Patch-System kann der Regelfall von Software-Problemen, der in der besonderen Kanzlei- EDV Systemgestaltung oder Anwendernutzung zu finden ist, für einzelne oder einen Teil der Anwender zeitnah behoben bzw. verbessert werden, ohne dass deshalb alle Anwender ein Update erhalten müssen. Die RA-MICRO Support-Seite wurde um eine detaillierte Beschreibung der Inhalte der Patch-Versionen und seit Mitte 2014 auch um die aktuellen Hinweise erweitert, sodass dort stets aktuell und im Detail Informationen über die Inhalte der Patches zur Verfügung stehen. Um die Vorteile der laufend erarbeiteten Fortschritte am Programm und die Beseitigung von evtl. bekannt gewordenen Programmproblemen zeitnah nutzen zu können, empfehlen wir regelmäßig monatlich oder quartalsweise, mindestens aber zur Jahresmitte, ein RA-MICRO Patch herunterzuladen. 1.4 Neuer RA-MICRO Kalender Plus (Kalender +) Der in den letzten Jahren neu entwickelte RA-MICRO Kalender (zuvor RA-MICRO 8 Kalender genannt) wurde in Oberfläche und Bedienung erheblich verbessert. Er heißt jetzt RA-MICRO Kalender + (in Abgrenzung zum herkömmlichen RA-MICRO Kalender, der weiterhin gepflegt wird). Wir empfehlen allen Kanzleien, auf den wesentlich moderneren und leistungsfähigeren RA-MICRO Kalender + umzustellen. Die Umstellung ist - inkl. automatischer Datenkonvertierung - in den Allgemeinen Einstellungen des PD + Hauptmenüs möglich. Für den Kalender + steht ein neues Outlook Add-in zur Verfügung.

5 - 5 - Ein Leistungsschwerpunkt des Kalender + ist die Synchronisation des in der Kanzlei geführten Kalenders mit dem persönlichen Kalender des Anwalts auf seinem Mobilgerät: a) Synchronisation mit Outlook b) Synchronisation mit Kalender + auf mobilem Windows-Gerät im RA-MICRO Mobil Arbeitsplatz (auch der Kalender + am Mobil-Arbeitsplatz kann mit lokalem Outlook synchronisiert werden) c) Synchronisation mit der RA-MICRO App für Apple ios (iphone/ipad) d) Synchronisation mit Samsung S-Planner auf Android via RA-MICRO Kalender + Schnittstelle in der RA-MICRO App für Android Für b) bis d) ist als Bestandteil der RA-MICRO Mobil Arbeitsplatz Konzeption das RA-MICRO Mobil AP Abonnement für den jeweiligen Benutzer im RA-MICRO Online Store erforderlich. 1.5 Der neue RA-MICRO Dienste Starter (DS) Im Bereich Kanzlei gibt es ein neues Dienstprogramm für den RA-MICRO Verwalter. Mit diesem kann der Start von Diensten für den E-Workflow auf den einzelnen Benutzerplätzen zugewiesen werden. Ziel ist es, dass die Dienste stets laufen, um die Funktionalität der damit in Verbindung stehenden Programme zu gewährleisten. Dabei gibt es zwei Typen von Diensten, die durch Symbole mit einem Kopf und mit zwei Köpfen unterschieden werden. Die erstgenannten Dienste laufen immer nur auf einem der zugewiesenen Arbeitsplatz-PCs im Netzwerk. Beendet ein Arbeitsplatz z. B. durch Ausschalten des PCs den Dienst, so übernimmt ein anderer AP den Dienst, sodass der zentrale Datenbestand der Kanzlei immer aktuell gehalten wird. Dienste mit Icon zwei Köpfe laufen gleichzeitig an den Arbeitsplätzen, sie haben eine lokale Funktionalität. So überwachen die Dienste Sofortnachrichten und der neue E-Postkorb-Benachrichtigungsdienst für Eingänge nur den jeweiligen PC des Benutzers und zeigen die Nachrichten an, hier müssen die Dienste also auf allen Arbeitsplätzen, die diese Funktion nutzen, aktiviert werden. Für die anderen Dienste müssen nur diejenigen PCs aktiviert werden, die morgens als erste gestartet und abends als letzte beendet werden.

6 Neue Funktionen im RA-MICRO E-Postkorb Einführung zum E-Postkorb Der E-Postkorb ist die zentrale Arbeitsoberfläche für die RA-MICRO Benutzer für die Bearbeitung des Dokumenten E-Workflows. Hier werden die Eingänge bearbeitet, erledigt, verfügt, weitergeleitet. Es gibt einen zentralen E-Postkorb der Kanzlei sowie einen Benutzer E-Postkorb für jeden RA-MICRO Benutzer. Ein RA-MICRO Benutzer kann die E-Postkörbe bearbeiten, für die er die Rechte hat. Im RA-MICRO E-Postkorb müssen alle Dokumente eine Aktennummer haben (= einer Akte zugeordnet sein), weil der E-Postkorb Bestandteil der E-Akte ist, bei der das gleiche Erfordernis besteht. Alle Dokumente im E-Postkorb sind auch in der E-Akte enthalten. Der E-Postkorb ist nur eine gefilterte Ansicht auf die E-Akten-Dokumente. Dokumente, die nicht zu einer speziellen Akte gehören, z. B. eine Mandatsanfrage, erhalten im E-Postfach (dem zentralen E-Posteingang der Kanzlei) entweder eine Benutzer-Aktennummer oder man nimmt eine Sammelakte Sonstige Eingänge zu empfehlen je Jahrgang. Jeder RA-MICRO Benutzer hat eine eigene, reservierte RA-MICRO Benutzerakte aus dem fiktiven Jahrgang 50. Der RA-MICRO Benutzer 1 hat also die Benutzer-Akte 1/50. So können z. B. die Eingänge aus einem Konto, das in einem E-Postkorb empfangen wird, automatisch mit der Benutzer-Aktennummer gespeichert werden, die im Zuge der Bearbeitung des E-Postkorbes dann auf die zutreffende Aktennummer vom Benutzer zu ändern ist Neue Funktion: Dokumentenstatus Durch Klicken auf das Status-Feld kann dem Dokument ein Status zugeordnet werden: a) kein Status, b) gelb: in Bearbeitung, c) grün: erledigt, d) rot: überfällig. Mit diesen Farben, die bei einer Weiterleitung an einen anderen E-Postkorb erhalten bleiben, können kanzleiinterne Abläufe organisiert und transparent dargestellt werden. Auch kann der Benutzer/Sachbearbeiter diesen Farben in seinem E-Postkorb individuell beliebige andere Bedeutungen zuordnen, um den E-Postkorb besser zu strukturieren, z. B.: gelb = eilig, rot = dringend, grün = hat Zeit E-Akten Buch

7 - 7 - Als E-Akten Buch bezeichnen wir ein PDF-Gesamtdokument für die gesamte E-Akte einschließlich eines Inhaltsverzeichnisses, ähnlich den aktuellen Hinweisen: Das E-Akten Buch enthält chronologisch geordnet die gesamte E-Akte in einem PDF. Setzt der Benutzer in der Spalte EA-Buch einen Haken, erscheint dieser zunächst grau. Nunmehr erstellt RA-MICRO im Hintergrund aus allen Dokumenten der E-Akte ein EA-Buch. Dies kann nach Größe der Akte und der Prozessorleistung des Benutzer-PCs einige Zeit beanspruchen. Der Vorteil des EA-Buches gegenüber der herkömmlichen, auf Einzeldokumenten basierenden Darstellung der E-Akte in RA-MICRO ist das überschlägige Blättern, das sog. Überfliegen. Auf modernen PCs mit Touch-Screen kann man so mit dem heute sehr schnellen und leistungsfähigen kostenlosen PDF-Reader blitzschnell im Überblick durch die Akte gehen, ganz ähnlich dem überfliegenden Durchblättern der Papierakte. Praxistipp: Um den Vorgang zu beschleunigen, kann man zu den Eingängen, die man voraussichtlich im Überblick zur Akte benötigen wird, vorab den Haken EA-Buch setzen. Das Programm erstellt dann im Hintergrund nach und nach die EA-Bücher, während man bereits an anderen Eingängen arbeitet. 1.7 Neue Option im Adressfenster: E-Mandantenpost Die Papier-Druckproduktion der Kanzlei teilt sich in drei große Bereiche, die bei der Umstellung auf das papierlose Büro elektronisch abzubilden sind: Postausgang (1), Aktenretent (2), Abschrift Mandant (3). Die neue Funktion E-Mandantenpost befasst sich mit den Schreiben an die Mandantenadresse, also (1) und (3). Das RA-MICRO Adressfenster hat eine neue Einstellungsoption erhalten, mit der für Mandantenadressen der elektronische Versandweg festgelegt werden kann. Das Programm kann dann die zur elektronischen Übermittlung der Dateien an den Empfänger erforderlichen Funktionen automatisch ansteuern. Bei Mandanten, bei denen das Einverständnis erteilt oder anzunehmen ist (Mandatsbedingungen zum elektronischen Datenverkehr mit dem Mandanten sind empfehlenswert), kann der elektronische Versandweg gespeichert werden. Zur Sicherheit wird auch der eintragende Benutzer gespeichert. Diese Einstellung hat zur Folge, dass bei der Post an diesen Mandanten bei den jeweiligen Druckauswahlen die RA-MICRO Programme automatisch den papiersparenden E-Versand auslösen. Ein Original wird nicht mehr ausgedruckt. In diesem Zusammenhang wurde auch eine neue Allgemeine Einstellung Aktenretent drucken geschaffen. Damit kann man festlegen, ob das Aktenretent bei RA-MICRO Druckfunktionen noch gedruckt werden soll oder ob man vollständig papierlos arbeiten möchte.

8 Neues in DictaNet PC Diktiersoftware In den Zeiten des mobilen Internets wandelt sich DictaNet von der server-basierten Netzwerklösung hin zu einem universellen, örtlich ungebundenen Sprache-/Dokumenten E-Workflow. In 2014 wurde das DictaNet-System umfangreich erweitert, der Personalbestand des DictaNet-Bereiches mehr als verdoppelt. DictaNet hat ein derart hohes Leistungsniveau erreicht, dass dessen Einsatz in Kombination mit RA-MICRO aufgrund der dadurch eintretenden Produktivitätsvorteile jeder Kanzlei und jedem Anwalt zu empfehlen ist. Dies betrifft nicht nur den typischen Diktierbereich, sondern ganz allgemein den Kommunikationsaspekt des Anwaltes mit der Kanzlei. Je mehr der Anwalt außerhalb der Kanzlei ausgestattet mit elektronischen Geräten im arbeitsteiligen Zusammenwirken mit der Kanzlei innerhalb eines mobilen E-Workflows tätig ist, umso mehr entsteht das Bedürfnis nach einem strukturierten professionellen Informations- und Dateiaustausch mit den anwaltliche Hilfskräften, der zudem die Sicherheitsbedürfnisse des Anwaltes erfüllen muss. Bei einer Tätigkeit in der Mobilität kann eine Tastatureingabe nur eine gelegentliche, ergänzende Bedeutung haben, die primäre Informationseingabe in die modernen mobilen Geräte - Smartphones, Phablets und Tablets - ist die Sprache. Insofern rückt das von der RA-MICRO KGaA Tochtergesellschaft Jurasoft AG für den europäischen Markt hergestellte DictaNet-System ins Zentrum unseres Kanzlei-EDV Konzeptes. Auch für den Einzelanwalt ohne anwaltliche Hilfskräfte ist das DictaNet-System gleichermaßen attraktiv durch die - mit der DictaNet Diktatverwaltung in den persönlichen E-Workflow professionell integrierte - Spracherkennung, die z. B. das Senden des mobilen Diktates an den Kanzlei-PC, die vollautomatische Umwandlung in Text mit dem Sprachmodell des Diktanten und die Rücksendung des Dokumentes in den DictaNet E-Postkorb des Diktanten auf dem Mobil-Gerät beinhaltet. Wir empfehlen allen Anwendern, sich beim RA-MICRO Vor-Ort-Partner über die neuen DictaNet-Leistungen zur anwaltlichen Produktivitätssteigerung zu informieren. DictaNet ist auch ein Schwerpunktthema der Produktinformationen in unseren neuen RA-MICRO Stores Berlin und München. 2.1 DictaNet App als Diktiergerät Die DictaNet Apps für Android und Apple wurden in 2014 aufwändig weiterentwickelt. Diese haben nunmehr einen begeisternden Leistungsstand erreicht, sodass deren Nutzung jedem Anwalt anstelle eines klassischen Diktiergerätes empfohlen werden kann. S. dazu näher unten DictaNet PC Diktiersoftware a) DictaNet Benutzerverwaltung mit De-Sync Internet extern Schnittstelle Wenn die RMO Registrierungsdaten eingegeben wurden, kann der registrierte Nutzer mit seinem Foto angezeigt werden, ebenso die anderen registrierten Benutzer der Ordner des Diktatbaumes. Mit Drag & Drop auf das Foto können Dateien, insb. Dokumente, in den Ordner des jeweiligen Benutzers kopiert werden. Das Foto wird aus dem RMO Konto übernommen, kann aber mit rechter Maustaste oder Drag & Drop mit einem anderen Foto ausgetauscht werden. Allen Mobil AP Kommunikationskanälen ist gemeinsam, dass aufgrund der Ende zu Ende Verschlüsselung eine Einsicht in den Inhalt der Dateien auf dem Transportweg praktisch ausgeschlossen ist.

9 - 9 - b) De-Sync WLAN intern Der bisherige DN Mobile Sync Dienst wurde in das De-Sync Sicherheitskonzept einbezogen und heißt jetzt De-Sync WLAN intern. Er steht weiterhin für die DictaNet Lizenzversion ohne DN Mobil AP Abo zur Verfügung. Ist das DN Mobil AP Abo im RMO Store aktiviert, können die anderen sicheren Mobil AP Kommunikationskanäle aktiviert werden: c) De-Sync Internet extern Diktate und Dokumente können via dem von RA-MICRO Online betriebenen De-Sync Internet Server mit anderen DictaNet Benutzern zur gleichen Lizenznummer ausgetauscht werden. Eine neue Einstellung ermöglicht beim De-Sync Internet-Empfang die Festlegung, ob eingehende Dateien (insb. Diktate) in den eigenen Diktatordner oder den Ordner des Absenders gespeichert werden sollen. Die Dateien werden zur Sicherheit auf dem De-Sync Server bei Abruf gelöscht und maximal 10 Tage für den Abruf vorgehalten. d) BitTorrent Sync Dieses neuartige technische Direkt-Synchronisationsverfahren synchronisiert ohne Server direkt zwischen Windows und Android Geräten und gilt als sehr sicher. Es ist bei größeren Datenmengen und großen Dateien technisch die beste Lösung für eine laufende Datei- Synchronisation. e) Konto Hier ist primär ein MS Exchange Konto zu wählen; ein eigener MS Exchange Server der Kanzlei ist sicherheitstechnisch vermutlich die beste Lösung. Ansonsten können gewöhnliche Konten gewählt werden, wodurch auch mit DictaNet Nutzern anderer Lizenznummern kommuniziert werden kann, z. B. mit einem externen Schreibbüro. Eine neue Einstellung ermöglicht beim De-Sync Internet-Empfang die Festlegung, ob eingehende Dateien (insb. Diktate) in den eigenen Diktatordner oder den Ordner des Absenders gespeichert werden sollen. Nur empfehlenswert ist ein Provider, der eine verschlüsselte Verbindung zum Server bietet und ferner sollten alle Kommunikationsteilnehmer mit demselben Provider arbeiten.

10 f) DictaNet E-Postkorb System Die DictaNet PC Software hat in Ergänzung des Netzwerk-Diktatbaumes ein eigenes E-Postkorb-System für ein Sprache und Dokumenten E-Workflow erhalten: Jeder DN E-Postkorb ist einem RA-MICRO Online Benutzer zur DictaNet Lizenznummer zugeordnet, bei dem das DictaNet Mobil AP Abo aktiv ist. DictaNet PC Recorder und Player sowie die DictaNet Apps für Android und Apple ios können über dieses System Sprachdateien (Sclips, Diktate) und Dokumente austauschen. Z. B. kann man durch einfaches Drag & Drop ein Dokument auf das Foto eines E-PK Benutzers ziehen, dann wird das in dessen Postkorb gespeichert und über einen aktivierten Kommunikationskanal automatisch versandt bzw. synchronisiert. 2.3 Neue DictaNet Geräteschnittstellen DictaNet wurde um Schnittstellen zu folgenden neuen Geräten erweitert. Philips: DPM 8000; DPM 8200/8300 (erweiterte Einbindung auch zur Diktatsteuerung) Olympus: DS 3500 Eine aktuelle Liste der DictaNet Geräte-Schnittstellen s Dragon 13 Schnittstelle eingebunden Die Spracherkennungsschnittstelle wurde zur Verwendung der neuen Dragon-Version 13, mit welcher die Spracherkennungsgenauigkeit weiterhin deutlich verbessert wurde, angepasst. Updateberechtigte Anwender können Dragon für DictaNet-Version 13 unter verwaltung@ra-micro.de anfordern.

11 RA UE-WF Das neue Universal E-Workflow Kanzlei-EDV Modell mit RA-MICRO & DictaNet Das 2014 entwickelte RA UE-WF Modell stellt alle Entwicklungen von RA-MICRO (RM) und DictaNet (DN) für die Anwaltskanzlei in einen strukturellen und begrifflichen Gesamtzusammenhang und verbindet es mit einem einfachen günstigen Preismodell: Stationäre RM und DN-EDV Arbeitsplätze wirken in einem Sprache-/Dokumenten E-Workflow Kanzlei mittels sicherer De-Sync Verbindung mit externen Kanzlei-EDV Arbeitsplätzen zusammen. Die Besonderheit und softwaretechnische Spitzenleistung liegt in der integrativen Zusammenfassung unterschiedlichster Systeme, Anwendungsweisen und Technologien in einem für den Anwender einfach verständlichen und komfortablen System unter gleichzeitiger Berücksichtigung der besonderen anwaltlichen Sicherheitsanforderungen. RA UE-WF ist 2015 genauso konzeptionell visionär und zukunftsweisend, wie es 1985 das integrierte RA-MICRO Kanzlei-EDV Organisationsmodell war. So wie RM und DN PC Software in den letzten 30 Jahren für eine Juristengeneration in stetiger Entwicklung die Grundlage der Kanzlei EDV bildete, die das Papier ergänzt, ist das RA UE-Konzept auf die nächsten Generation von 30 Jahren Kanzlei-EDV gezielt, die das Papier ersetzt. RA UE-WF wird in permanenter Entwicklung, die heute bereits abzusehenden ebenso wie zukünftig die heute noch nicht absehbaren Bedürfnisse der Anwälte und Kanzleimitarbeiter im Zeitalter des elektronischen Rechtswesens einfach, sicher und günstig abbilden. U=Universal bezeichnet den Anspruch, alle mit bedeutenden Marktanteilen beruflich genutzten Gerätesysteme mit RA-UE zu unterstützen. Dies trifft derzeit auf Windows, Android und Apple ios, deren Geräte in beliebiger Kombination mit RA-UE eingesetzt werden können. Besuchen Sie die RA-MICRO Musterkanzlei auf der Homepage oder unsere RA-MICRO Stores, und informieren Sie sich vor einer Neuanschaffung über die jeweils

12 modernsten und leistungsfähigsten Geräte, die mit RA-UE getestet sind. Das Betriebssystem Windows Phone ist mit einem Markanteil von nur 3% und aufgrund seiner technologischen Rückständigkeit derzeit nicht für RA-UE geeignet. Sollte der Marktanteil auf über 10% steigen, werden wir die zusätzliche Unterstützung von Windows Phone in Betracht ziehen. 3.1 Die 5 RA UE-WF Komponenten: 1. RA-MICRO Kanzleisoftware für Windows 7, 8, ff., Einzelplatz und Netzwerk 2. RA-MICRO Mobil AP (Windows 8 und folgende), Einzelplatz 3. RA-MICRO App (Android, Apple ios, Windows 8), Einzelplatz 4. DictaNet Diktiersoftware für Windows 7, 8 ff., Einzelplatz 5. DictaNet App (Android und Apple), Einzelplatz. Die Komponenten 1, 2, 4, 5 von RA UE-WF sind bereits mit der Jahresversion 2015 mit dem RA UE-WF System verbunden worden: Die RA-MICRO Apps werden im Laufe 2015 erscheinen, die Apple ios App für iphone und ipad bereits voraussichtlich im Januar Kernfunktionalität der RM App und des RM M-AP ist die lesende Nutzung der E-Akte sowie des persönlichen E-Postkorbes, die zunehmend mit Bearbeitungs- Funktionen erweitert wird. In der Entwicklung sind Funktionen wie PDF-Annotationen (farbige Bemerkungen in den Text), die Anforderung von E-Akten von Kanzlei-EDV an Mobil- Geräte, mobile Mandatserfassung, Zeithonorar-Timesheet, private und kanzleiinterne Passwortverwaltung (Tresor). Die Kernfunktionalität der DictaNet App liegt in der Sprach-Kommunikation (Verfügungen) mit der Kanzlei, die auch das Diktieren als eine spezielle Form davon bestens unterstützt. Besonders produktiv und komfortabel ist in der DN App die vom Unterzeichner aus der Praxis des Diktierens entwickelte - u. E. weltweit bislang einzigartige - Kombinationsanwendung des gleichzeitigen Lesens, Touch-Navigierens und Sprechens auf angezeigte Kanzleidokumente. Derzeit ist eine E-Workflow Verzahnung des DN PC-Recorders und der DN App mit RA-MICRO E-Postkorb auf Basis von MS Exchange oder De-Sync in der Entwicklung, wobei dann wiederum aus dem RM E-Postkorb der DN Player aufgerufen werden kann. Die bisher gesondert entwickelten RM und DN Apps werden funktional in die RM und DN Apps integriert, insb. die JuraTouch App und RA Mobile App werden nicht fortgeführt. 3.2 RA UE-WF Preismodell: RM und DN PC Software können für die ortsunabhängige Ergänzung mit RM und DN App sowie dem RA-MICRO M-AP (Mobil Arbeitsplatz) ergänzt werden. Das Preismodell ist einfach: Die mobile Erweiterung kostet bei RM ein halbes PC Arbeitsplatzentgelt, bei DN ein volles. Die Apps sind kostenlos downloadbar und mit selbstständigen Basis-Funktionalitäten auch nutzbar. Für die Nutzung der UE-WF Schnittstellen in der App ist das Mobil AP Abo erforderlich. Dieses kann im RMO Store auch für einen Probemonat aktiviert werden. 3.3 RA UE-WF Organisationsbeispiele RA UE-WF bietet Kanzleien und Anwälten maßgeschneiderte Optionen, die flexibel die Kanzleistruktur und den persönlichen Lebens- und Arbeitsstil des Anwaltes unterstützen und es ermöglichen, jeweils die modernsten technischen Lösungen zur Senkung der Kosten, Steigerung der Produktivität und als Wettbewerbsvorteil einzusetzen. Der Anwalt, der nicht diktiert, und primär in der Mobilität seine Akten benötigt, kann mit der RA-MICRO App auf einem beliebigen Betriebssystem mit einem beliebigen Mobilgerät arbeiten. Möchte der Anwalt per Sprachdateien (Sclips) mit den Kanzlei-Mitarbeitern kommunizieren oder diktieren, nutzt er zusätzlich die DictaNet Mobil App auf dem Smartphone, Phablet oder Tablet oder die DictaNet 1 PC Diktiersoftware. Der Anwalt, der mobil so viel wie möglich selber machen möchte mit der Kanzlei-EDV und auch selber schreibt, der nutzt den RA-MICRO Mobil AP auf einer mobilen Laptop/Tablet

13 Kombination (s. Anlage Surface Pro 3). Diese Lösung kann produktivitätssteigernd mit der DictaNet + Dragon Spracherkennung ergänzt werden. 3.4 RA UE-Workflow Das elektronische arbeitsteilige Zusammenwirken der Kanzleimitarbeiter basiert auf einem elektronischen Daten-Austausch zwischen den Geräten und der an das RA UE-WF angeschlossenen RA-MICRO und DictaNet Software: RA UE-WF liegt eine offline Arbeitsweise auf den Geräten zugrunde, die die Nutzung jederzeit auch ohne aktuelle Internet- oder WLAN-Verbindung mit der komfortablen unmittelbaren Haptik des jeweiligen Gerätes ermöglicht. Damit ist RA-UE weit fortschrittlicher, als herkömmliche Online Remote Desktop Lösungen, die eine leistungsfähige aktuelle Internetverbindung als Arbeitsgrundlage benötigen und die für mobile Touch-Anwendungen wegen der schlechteren Haptik ungeeignet sind. Für den sicheren Dateitransfer mit RA UE-WF steht primär das RA-MICRO De-Sync Verfahren zur Verfügung. Dieses sendet und empfängt Text- und Sprachdateien als De-Sync WLAN intern Dienst über den Kanzlei-Router und als De-Sync Internet extern Dienst über den RA-MICRO Online De-Sync Server. Das De-Sync Verfahren arbeitet mit einer sehr sicheren Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit 256 AES, die nur sehr aufwändig angreifbar ist, sodass eine Kenntnisnahme Dritter auf dem Transportweg praktisch ausgeschlossen ist. Die Daten werden auf dem De-Sync Server nur bis zu einem Abruf gespeichert und dann gelöscht. Dennoch setzen wir aus Sicherheitsgründen den externen De-Sync Dienst nur für eigene Kanzleidaten der Kanzlei, wie den Kanzleikalender, Zeithonorar oder auch den Passworttresor ein, nicht aber für inhaltliche Mandatsinformationen, die typischerweise in den Mandantenakten enthalten sind. Für den Datenexport von E-Akten steht grundsätzlich nur das De-Sync WLAN intern Verfahren zur Verfügung. Hier hat die Kanzlei es selber in der Hand und ist in der Verantwortung, die elektronischen Mandantendaten gegen Ausspähung durch eine sichere Kanzlei-EDV, insb. Kanzleirouter und Firewall, zu schützen. Diktate können hingegen auch über den De-Sync Extern Internet Server versandt werden, weil wiederum verschlüsselte Sprachdateien kaum als generell überwachbar und allgemein auswertbar anzusehen sind.

14 Für den Bedarf der Praxis an einer sicheren Internet-basierten Dokumenten-/E-Akten Synchronisation empfehlen wir das technisch neuartige System der Direkt- Synchronisation zwischen Endgeräten über das Internet. Das erste marktreife System dazu ist BitTorrent Sync, das sich zwar immer noch in der Betaphase befindet, aber mit dem wir in der Praxis sehr gute Erfahrungen gemacht haben. In dieser Direkt Sync Technologie sehen wir die zukünftige Lösung für den sicheren online Datenaustausch zwischen den Kanzlei-Endgeräten, aber auch mit dem Mandanten in besonders sicherheitskritischen Bereichen, wo die WebAkte nicht in Frage kommt. RA UE-WF enthält daher Schnittstellen zu BitTorrent Sync, insb. die vorbildlich einfache Ordner-Freigabe an Mobilgeräte über QR Code, und wir supporten für Mobil AP Abonnenten auch BitTorrent Sync. bzw. unterstützen die Installation mit unserem technischen Supportcenter. BitTorrent Sync ist für Windows und Android Geräte einsetzbar, nicht jedoch für Apple ios. Hinweis: BitTorrent Sync hat auch die Option zu jedem Sync-Ordner, die Daten bei Synchronisationsproblemen durch Firewalls über einen sog. Relayserver in USA zu leiten. Diese Funktion sollte für Kanzleidaten in BitTorrent Sync abgeschaltet werden. BitTorrent hat eine Firmenversion für 2015 angekündigt, die weitergehende Funktionalitäten für Unternehmen und Administrationsmöglichkeiten enthalten soll. Für den RA UE-WF Datenfluss von RA-MICRO Kanzleidaten auf das anwaltliche Mobilgerät wurde die RA-MICRO RA-Box entwickelt. Diese ist ein einfach strukturiertes Ordnersystem das je einem Anwalt der Kanzlei zugeordnet ist, in welches ausgewählte Kanzleidaten im verschlüsselten PDF-Format exportiert werden. RA-MICRO App, DictaNet App und RM M-AP haben eine RA-Box Schnittstelle mit RA-Box Viewer, der die RA-Box entschlüsselt und deren lesende Benutzung mit komfortabler Touch-Nutzung ermöglicht.

15 RA-MICRO Kanzleisoftware Mobil Arbeitsplatz für Windows (RM M-AP) Die RA-MICRO Kanzleisoftware hat ein neues Modul erhalten: Mobil AP. Dieser ermöglicht mit ausgewählten Funktionen der RA-MICRO Kanzleisoftware auf externen, nicht mit dem Kanzleinetzwerk permanent verbundenen PCs zu arbeiten. Erforderlich sind dazu das RA-MICRO Mobil AP Abonnement im RA-MICRO Online Store für den jeweiligen Benutzer und die Einrichtung einer Mobil-Box für den zu exportierenden Kanzlei- Teildatenbestand. Die Mobil-Box ist die datentechnische Grundlage des RA-MICRO Mobil-Arbeitsplatzes. Die Mobil-Box wird mit dem Kanzleidatenbestand über das Kanzlei-LAN (WLAN) und/oder über das Internet synchronisiert. Dadurch ergibt sich der Vorteil einer ortsunabhängigen Nutzung. Entsprechend dem Funktionsumfang des Mobil-Arbeitsplatzes kann auch außerhalb der Kanzlei offline gearbeitet werden. S. dazu ergänzend die Anlage RA-MICRO Mobil AP. 3.6 RA-MICRO App RA-MICRO App für Android, Apple ios, Windows 8 ff. Rechtsprechung: JURION Rechtsprechungsdatenbank Entscheidungsfinder (Entscheidungen im Volltext; kostenlose Nutzung exklusiv für RA-MICRO Anwender), JURION Rechtsprechungsdatenbank Recherche (Abo). Werkzeuge: Berechnungen/Tabellen/RA-MICRO Online Recherchen. Leistungsumfang wird erweitert, i. Vorb. Timesheet und Passwort Tresor. RA-MICRO Kalender: RA-MICRO Kalender + Integration für Apple ios (iphone/ipad) und Android Samsung Kalender S-Planner enthalten. RA-Box Schnittstelle Zur RA-Box siehe oben 3.4 sowie die Anlage RA-MICRO RA-Box.

16 RA-MICRO Books: Eine ständig wachsende Zahl von downloadbaren Kommentaren für die Unterstützung der typischen anwaltlichen mobilen Tätigkeit. Offline jederzeit auf dem Gerät komfortabel nutzbar - die Zukunft des juristischen Fachbuches ist heute bereits bei RA-MICRO verfügbar. Komfortabel, schnell und produktiv ist nur die gleichzeitige Arbeit mit Kanzleidaten, insb. E-Dokumente und E-Akten sowie Fachbüchern in digitaler Form auf demselben Touch-Screen Arbeitsgerät. Die Arbeitsweise mit digitalen Akten zieht die digitale Arbeitsweise mit elektronischer Fachliteratur nach sich. Die immer leistungsfähiger und leichter werdenden mobilen Windows-Geräte wie z. B. aktuell das neue Microsoft Surface 3 sowie die neuen Phablets wie Samsung Note 4 und iphone 6 Plus verbinden einerseits optimale Mobilität und andererseits professionellen Arbeitskomfort. Die Zukunft des juristischen Fachbuches ist die App, ein Computerprogramm, das Inhalte genauso komfortabel und offline wie ein Buch lesbar macht - aber durch die modernen Funktionalitäten der Computer in einem integrierten Online Wissensverbund sowie durch die Verbindung zu E-Workflow Komponenten in dem Nutzen wesentlich erweitert. RA-MICRO Books leistet für die Entwicklung von Fachliteratur Apps Pionierarbeit für die deutschen Anwälte in Zusammenarbeit mit der Wolters Kluwer Deutschland Verlagsgruppe (Carl Heymanns, Luchterhand, JURION) und dem AnwaltVerlag. Dem liegt die Überzeugung zugrunde, dass Nachfolger des gedruckten Fachbuches und Kommentars im Zeitalter des ERV nicht Online-Dienste oder einfache E-Books sind, sondern vielmehr eine App bzw. ein Computerprogramm, die auf die in dem Gerät gespeicherten Texte zugreift, diese dem Nutzer darbietet und inhaltlich aufbereitet und die bei bestehender Internet-Verbindung mit dem gesamten juristischen Netz-Wissen optimal verlinkt ist. Die RA-MICRO Books lassen sich direkt aus der App heraus oder in dem RA-MICRO Online Store ( abonnieren. Gesondert erhältlich ist die RA-MICRO Books App für Android (kostenloser Download im Google Play Store), die bereits rd. 35 Kommentare verschiedener Verlage als RA-MICRO Books per Abo zur Verfügung stellt. Eine Version für ios ist für 2015 geplant.

17 Die RA-MICRO Books lassen sich direkt aus der App heraus oder im RA-MICRO Online Store ( abonnieren. 3.7 DictaNet App (DN App) Die DictaNet App sehen wir als ein zentrales Element der künftigen elektronischen anwaltlichen Arbeitsweise, die zu einem erheblichen Teil mit mobilen Geräten wie Smarpthones, Phablets und Tablets erfolgen wird. Hier ist die Dateneingabe per Sprache anstelle des zeitraubenden Tippens die erste Wahl. Der Unterzeichner hat in 2014 mit einem 10 köpfigen Entwicklungsteam diese App - aus vieljähriger anwaltlicher Diktierpraxis heraus - zu einem sehr nützlichen anwaltlichen Werkzeug geschmiedet. Die DictaNet App sollte auf jedem anwaltlichen Smartphone genutzt werden! Bereits in der kostenlosen Version ist die DN App ein selbstständiges wertvolles Arbeitsmittel für den Anwaltsalltag, indem diese den schnellen und einfachen unverschlüsselten Versand von Sprachnachrichten (Sclips genannt = Sprach Clips) an jedes Konto ermöglicht. So kann der Anwalt mit dieser neuen - von uns Sclippen getauften - Arbeitstechnik leicht das Büro informieren und anweisen, aber auch persönliche Nachrichten an Mandanten absetzen, und so manches zeitraubende Telefongespräch vermeiden oder vorbereitend kürzen. Die Kosteneinsparung durch den Gebrauch von Sprache im E-Workflow entsteht durch den Arbeitszeit-Kostenunterschied von Absender und Empfänger, je höher dieser ist, umso größer der wirtschaftliche Effekt. Grundsätzlich kostet das Verfassen einer Textnachricht auf mobilen Geräten mehr Zeit, als deren überfliegendes Lesen. Bei einer Sprachnachricht ist es umgekehrt, der sprachgewandte Verfasser gewinnt Zeit, der Empfänger verliert die Zeit, die der Sclip Länge entspricht. Daher sprechen wir die Empfehlung aus, in ihren Mandatsbedingungen zur E-Kommunikation den Gebrauch von elektronischen Sprachnachrichten (Sclips) durch die Mandantschaft auszuschließen. Denn wenn Sclips vom Anwalt und der Kanzlei kommen, werden die Mandanten auch solche gern und umfänglich an diese richten wollen, sodass die Arbeit des zeitraubenden Abhörens und Wandlung in Text für die Akte dann bei der Kanzlei liegen würde, diese würde zu einem Sclip Schreibbüro

18 für die Mandantschaft werden, eine Entwicklung die im Vorfeld ausgeschlossen werden sollte. In der Erweiterung durch das DictaNet Mobil AP Abo hat die DN App die Schnittstelle zur RA-MICRO RA-Box (E-Akte und E-Postkorb), sodass mit der DN App in und außerhalb der Kanzlei die typische anwaltliche Arbeitsweise mit Dokumenten und Akten diktierend ausgeführt werden kann. Ferner kann anstelle der für den laufenden internen Gebrauch zu unsicheren allgemeinen Kommunikation verschlüsselt mit dem D Dienst, über MS Exchange über das Internet mit dem DictaNet Player kommuniziert werden. Über diese Wege können dann auch sicher Dokumente, insb. geschriebene Diktate zur Korrektur bzw. Abnahme, vom PC Schreibplatz auf das Mobilgerät gesendet werden. Für Android Geräte kann dann zusätzlich die BitTorrent Sync Option für die laufende Internet-Synchronisation genutzt werden, sodass in Verbindung mit dem neuen DictaNet E-Postkorbsystem dann auch der laufende Erledigungsfortschritt auf den Schreibplätzen auf dem Mobilgerät ersichtlich ist. Zur DictaNet App und RA-MICRO App besuchen Sie bitte die RA-MICRO Mediathek, für weitere Informationen und Präsentation und zum Erlernen der Bedienung. 4. RA-MICRO Online Dienste 4.1 WebAkte Die seit vielen Jahren in den RA-MICRO E-Workflow produktiv integrierte und sehr praxisbewährte WebAkte von e.consult wird immer häufiger von Kanzleien in der direkten Kommunikation mit Mandanten und für die Versicherungskommunikation (Deckungsanfragen, Kfz-Schadenabwicklung) eingesetzt und von den Kanzleien positiv beurteilt. Durch den hohen Sicherheitsstandard ist die Gefahr einer Ausspähung von Daten im Gegensatz zum -Verkehr nicht gegeben. Die Ersparnis an Arbeitszeit und Porto ist erheblich. Sobald in die WebAkte des Mandanten etwas von Seiten der Kanzlei in RA-MICRO eingestellt wird, erhält der Mandant automatisch eine Benachrichtigungs- . Die Bindung laufender Mandate an die Kanzlei wird durch die WebAkte befördert. Neu ist ein besonders günstiges Angebot exklusiv für RA-MICRO Lizenznehmer im RA-MICRO Online Store für nur 49,- Euro (netto) monatlich. In der RA-MICRO Version 2015 wurde ferner die produktive Integration in den RA-MICRO E-Workflow erheblich verbessert. 4.2 SCHUFA-Schnittstelle Neu ist die SCHUFA-Schnittstelle (s. Mediathek: RA-MICRO SCHUFA Integration), mit der SCHUFA-Bonitätsauskünfte direkt aus dem Programm heraus abgerufen werden können. Kosten können ebenso wie alle Online-Kosten aktenbezogen in die RA-MICRO Konten gebucht werden. Im Gegensatz zu den sonstigen Online-Recherchen (wie beispielsweise die Sofort-EMA-Auskunft) sind bei der SCHUFA-Schnittstelle eine gesonderte Registrierung bei der SCHUFA und ein gesonderter Vertragsschluss zwischen dem Anwender und der SCHUFA erforderlich. RA-MICRO unterstützt den Anwender hierbei mit einem Registrierungsassistenten, der in RA-MICRO automatisch bei der ersten Nutzung der SCHUFA-Schnittstelle gestartet wird, der den Anwender durch den Registrierungsprozess führt und am Ende alle für die Registrierung benötigten ausgefüllten Registrierungsunterlagen erstellt. Diese Registrierungsunterlagen werden daraufhin in das A-Postfach gespeichert und können von dort direkt elektronisch an die SCHUFA versendet werden. Wichtig ist hierbei, dass die Registrierungsunterlagen im A-Postfach vor dem Versand qualifiziert elektronisch signiert werden müssen, damit eine unverzügliche Bearbeitung durch die SCHUFA gewährleistet ist.

19 Deutscher Anwaltssuchdienst DASD Der DASD verzeichnet jährlich einen deutlichen Zuwachs und ist das professionelle Werbeund Wettbewerbsinstrument für den Rechtsanwalt bzw. die Rechtsanwältin. Etwa Besucher stellen im Schnitt täglich auf der Seite eine Suchanfrage nach einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt für ihr Anliegen. Hinzu kommen Anfragen von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, die über den DASD einen Korrespondenzanwalt suchen. Die DASD Teilnehmer sind auch unter der Rubrik Korrespondenzanwälte direkt im RA-MICRO Programm aufgeführt. Ein Eintrag im DASD mit 9 monatlich oder 99 jährlich ist deutlich günstiger als ein Eintrag bei vergleichbaren Anwaltssuchdiensten. Für den DASD steht ein besonderes Online-Kundencenter zur Verfügung, das Anwälte und Rechtsuchende umfassend informiert, betreut und unterstützt. Der DASD-Eintrag kann sofort online eingerichtet werden, für die Kanzlei und deren Anwälte, mit Foto, Video, Biografie, Publikationen. Das DASD Online-Kundencenter steht unter Telefon oder per unter dasd@ra-micro-online.de zur Verfügung und richtet auch kostenlos die gesamte Präsentation ein. Der Eintrag im DASD berechtigt ebenso zur kostenlosen Teilnahme am DASD Blog, in dem die Teilnehmer Rechtstipps zur aktuellen Rechtsprechung veröffentlichen und dadurch ihre eigene Online-Präsenz weiter aufwerten können. 4.4 DASD Nr. 1 View Neu in 2014 hinzugekommen ist das Produkt DASD Nr. 1 View, das sich eines wachsenden Zuspruches der Nutzer erfreut. Während ansonsten auf eine Suchanfrage die Treffer nach dem Zufallsprinzip sortiert aufgelistet werden, erfolgt die Auflistung der DASD Nr. 1 View Kunden 100-mal an der ersten Suchergebnisposition. Bei mehreren DASD Nr.1 View Buchungen zur Trefferliste erfolgt die Auswahl der Nr. 1 Position zufällig aus dieser Anzeigengruppe. Erfahrungsgemäß werden bei Internet-Suchen zumeist nur die ersten Ergebnisse der Trefferliste zur Kenntnis genommen und berücksichtigt, sodass durch die Buchung von DASD Nr. 1 View die Präsenz des Anwalts und der Kanzlei deutlich gesteigert wird. DASD Nr. 1 View kann über den Online-Store ( und über das DASD Online-Kundencenter unter Tel: oder dasd@ramicro-online.de gebucht werden. Eine für Mobilgeräte optimierte Version des DASD ist für 2015 geplant. 4.5 Sanden-Danner-Tabelle Bisher war die Sanden-Danner-Tabelle aufgrund einer pauschalen Nutzungsvereinbarung mit dem Herausgeber Eurotax-Schwacke in RA-MICRO unentgeltlich für alle Kunden nutzbar. Eurotax-Schwacke bietet nunmehr die pauschale Lizenzierung der Sanden-Danner- Tabelle generell nicht mehr an und hat unseren Nutzungsvertrag gekündigt. Das Geschäftsmodell der Sanden-Danner-Tabelle wurde vom Herausgeber Eurotax-Schwacke ausnahmslos auf einen kostenpflichtigen Einzelabruf umgestellt, sodass RA-MICRO den Anwendern diesen Dienst nicht mehr kostenlos zur Verfügung stellen darf. Ein neues Online Formular wurde entwickelt, das auch mobil mit Touch-Bedienung genutzt werden kann. Dieses ermöglicht den Einzelabruf der Auskunft direkt aus RA-MICRO heraus als Online-Dienst für 6 netto je Abruf. Die Auskunft ist qualitativ besser als zuvor, da die Ergebnisse der laufend aktualisierten Sanden-Danner-Datenbank nun stets tagesaktuell vorliegen, wohingegen zuvor in RA-MICRO nur jährlich aktualisiert wurde. Die Abrechnung der Kosten erfolgt über die RA-MICRO Online Monatsrechnung mit Einzelnachweis. Eine automatische Buchung der Kosten wie auch ein Volumen-Preismodell für Vielnutzer ist für 2015 geplant. 4.6 Sofort EMA-Anfrage Die Verfügbarkeit der Sofort EMA-Anfrage wird sich 2015 weiter erhöhen. So werden bis Februar 2015 voraussichtlich über 90% der Einwohnermeldeämter in Nordrhein-Westfalen und bis Ende 2015 ebenfalls voraussichtlich über 90% der Einwohnermeldeämter in Thüringen, Niedersachsen und Brandenburg mit der Sofort EMA-Anfrage erschlossen sein.

20 Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei 5.1 Aus wiederkehrendem Anlass im Kundenkreise möchten wir allen RA-MICRO Anwendern nahelegen, der Datensicherung permanent eine hohe Aufmerksamkeit zu widmen. Der Basis-Schutz z. B. durch Virenscanner ist äußerst lückenhaft. Diese können zumeist nur solche Viren & Co. erkennen, die bereits breiten Schaden angerichtet haben, keineswegs aber alle Viren und sonstige Schadsoftware. Der Datenbestand der Kanzleien ist dauerhaft hohen Gefährdungen ausgesetzt, ein einziger Schaden kann ein existenzielles Risiko für die Kanzlei bedeuten. Wir empfehlen allen Anwendern dringend, die Daten nach zwei verschiedenen Methoden laufend zu sichern und die Datensicherungsträger außerhalb der Kanzlei sicher zu verwahren. Dafür empfehlenswert ist die zusätzliche Nutzung des Dienstprogrammes RA-MICRO Sync (s. Mediathek), das die RA-MICRO Datenbestände vom Netzwerkserver periodisch auf die Festplatten von lokalen Arbeitsplätzen sichert (allerdings nicht die teilweise von Kanzleien genutzten SQL-Datenbanken, die gesondert gesichert werden müssen, wofür der Systemadministrator verantwortlich ist). Da häufig erst nach Jahren laufender Datensicherung bei einer Störung eine Rücksicherung erstmals ausprobiert wird, muss richtigerweise die Daten-Rücksicherung testweise mit einzelnen Dateien regelmäßig im Sinne einer Notfallübung mindestens jährlich erfolgen. Zu diesem wichtigen Themenkreis beraten gern unser software-technisches Supportcenter Berlin ( und ihr Vor-Ort-Partner ( 5.2 Broschüre Datenschutz und Datensicherheit Wir empfehlen die Kenntnisnahme und Beachtung der sehr detaillierten Darstellung des Themas Datenschutz und Datensicherheit von RA Dr. Robert Kazemi in der Online- Broschüre des Deutschen Anwaltverlags, die dieser uns freundlicherweise für die Anwender zur Verfügung gestellt hat. Download: Die Inhalte decken sich weitgehend mit unseren Erkenntnissen und Empfehlungen. Besonders möchten wir auf das Thema Kanzlei-Router als Sicherheitsaspekt hinweisen. Wir empfehlen, zum Schutz der Kanzlei gegen Ausspähung und Angriffe aus dem Netz ausschließlich hochwertige Router einzusetzen, wie z. B. die BSI-zertifizierten Lancom- Router. Auch die Ausführungen zum möglicherweise bestehenden Erfordernis der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ab einer Zahl von 10 Mitarbeitern, die Zugriff auf die elektronischen Mandantendaten haben, verdienen besondere Beachtung. Der derzeit in der Praxis unverschlüsselt öffentlich ablaufende Verkehr der Kanzleien, mit durchweg der Geheimhaltung unterliegenden Mandanteninformationen ist ein Risiko. Jeder kann unverschlüsselte s im Internet mitlesen. 203 StGB und das Datenschutzgesetz könnten einschlägig sein. Die Provider speichern diese Daten, die dortigen Mitarbeiter haben ebenfalls potenziellen Zugriff auf die Daten. Teilweise werden diese auch nicht automatisch gelöscht. Wir empfehlen, bei Benutzung von Providern für die regelmäßige Löschung der s auf dem Server zu sorgen. Ein eigener Microsoft Exchange Server ist die sicherste Methode, die aber aus Kostengründen eine laufende administrative Betreuung ist erforderlich - für viele Kanzleien nicht in Betracht kommen dürfte. Wir weisen auf den RA-MICRO E-Brief hin, der im Jahre 2014 deutlich verbessert wurde. Dieser ermöglicht den Versand verschlüsselter Anhänge an Dritte, der RA-MICRO E-Brief-Decrypter dazu kann von der RA-MICRO Homepage von jedermann, also den Mandanten oder Dritten, kostenlos heruntergeladen werden. Die Speicherung von Mandantendaten auf fremden Servern stellt nach allgemeiner Auffassung eine Auftragsdatenverarbeitung dar. Diese ist nur unter bestimmten Voraussetzungen auf Servern im EU-Gebiet zulässig. Das betrifft insb. sogenannte Cloud- Speicherdienste. Wir empfehlen als Cloud-Lösung daher, insb. für die verschlüsselte RA-MICRO Datensicherung, die häufiger von Anwälten genutzte besonders sichere Schweizer Cloud-Lösung Wuala (

21 RA-MICRO Unternehmensgruppe 6.1 Stabil führende Marktposition von RA-MICRO Die RA-MICRO Marktposition ist unverändert stabil führend. Die RA-MICRO Mitarbeiterzahl in Berlin ist auf über 200 gestiegen, wir haben seit über 50 neue Mitarbeiter vor allem in der Produktentwicklung eingestellt - die Entwicklungsabteilung hat inzwischen über 100 Mitarbeiter. Bei den Supportcentern und den RA-MICRO Händlern sind zusätzlich etwa 300 Mitarbeiter für das RA-MICRO Geschäftsfeld beschäftigt, sodass die bundesweite RA-MICRO Organisation eine Größenordnung von ca. 500 Mitarbeitern hat. 6.2 RA-MICRO 1 jetzt auch für Angehörige der juristischen Berufsgruppen Die 2013 eingeführte RA-MICRO 1 (RM 1) Version, mit der der Anwalt bis zu 100 Akten p. a. kostenlos in einer Einzelplatzversion führen kann, ist ein großer Erfolg geworden. Bereits fast RA-MICRO 1 Anwender können wir Ende 2014 im Anwenderkreise begrüßen. Wenn die Kanzlei wächst, ist ein nahtloser Übergang zum kostenpflichtigen Upgrade auf die RA-MICRO 1 + Version mit Fibu und ZV oder die RA-MICRO Vollversion möglich. Ferner ist eine Erweiterung in Kombination mit dem neuen RA-MICRO Mobil AP Abonnement zu einer Mehrplatz-Benutzer Anlage möglich. Neu ist, dass RA-MICRO 1 auch von Angehörigen der juristischen Berufsgruppen, insb. Fachangestellten und Referendaren, genutzt werden kann. Diese können sich nunmehr auch im RA-MICRO Online Store registrieren und RA-MICRO 1 kostenlos herunterladen. Auch Anwälte und Mitarbeiter in RA-MICRO Kanzleien können RA-MICRO 1 zusätzlich zur Kanzlei-Netzwerkanwendung lokal auf ihrem PC für eigene Zwecke nutzen. Bitte empfehlen Sie im fachlichen Bekanntenkreis den kostenlosen Download von RA-MICRO Aktienbeteiligung für RA-MICRO Lizenznehmer Sowohl aufgrund der Erfahrung mit drei Jahrzehnten Kanzlei-EDV als auch in Anbetracht der bevorstehenden starken Ausweitung der Bedeutung der Kanzlei-EDV durch die Digitalisierung des deutschen Rechtswesens ist es die Überzeugung des Unterzeichners, dass die EDV-Interessen der Anwaltschaft in anwaltlicher Hand am besten aufgehoben sind, sofern diese, wie derzeit mit der RA-MICRO GmbH & Co KGaA gegeben, unternehmerisch handelnd aus einer Position der wirtschaftlichen und organisatorischen Stärke heraus wahrgenommen werden. Um der RA-MICRO Unternehmensgruppe eine möglichst breite anwaltliche Basis zu schaffen, appelliert der Unterzeichner an Kolleginnen und Kollegen, die Idee RA-MICRO zu unterstützen und sich mit mindestens einer Aktie pro anwaltlichem Berufsträger des Lizenznehmers an der RA-MICRO KGaA zu beteiligen. Ein entsprechendes Formular ist diesem Schreiben beigefügt. Die Beteiligung ist für RA-MICRO Lizenznehmer derzeit für Euro je Aktie möglich. Auf die Aktien erfolgt eine jährliche Gewinnausschüttung und es besteht eine Rückkaufgarantie bei Beendigung des RA-MICRO Kanzleisoftware Lizenzvertrages. Um noch besser mit den Kanzleien unserer Aktionäre in der RA-MICRO Anwendung zusammenarbeiten zu können, haben wir für die Aktionäre eine Ergänzung der RA-MICRO Lizenz-Kundennummer eingeführt durch ein Akten-Sachbearbeiter Kennzeichen AK. Wir empfehlen den Aktionären unter den Anwendern, in der Kommunikation mit uns und insbesondere dem Support stets die vollständige Kundennummer mit diesem Zusatz anzugeben.

22 Erster RA-MICRO Store in Berlin eröffnet Im November 2014 wurde in Berlin, unweit des Berliner Europacenters, der erste RA-MICRO Store eröffnet (siehe auch RA-MICRO Store Marburger Str. 14, Berlin Telefon 030/ Öffnungszeiten: Montag bis Donnerstag Uhr Im Frühjahr 2015 wird in München am Maximiliansplatz ein zweiter RA-MICRO Store öffnen. Wir wollen die Anwaltschaft in den RA-MICRO Stores mit fachlich qualifizierter Information und Beratung bestens bei der Gestaltung des persönlichen RA Digital Workstyles im Zeitalter der elektronischen Anwaltskanzlei unterstützen. In den RA-MICRO Stores präsentieren wir Ihnen unsere Vision der Anwaltstätigkeit der Zukunft mit den jeweils modernsten mobilen Geräten wie Phablets, Tablets, Two in One Windows-Geräten in der anwaltlichen Anwendung mit Programmen und Apps von RA-MICRO und DictaNet bis hin zur Spracherkennung. Ferner beraten wir Sie bei Fragen, welche Produkte es grundsätzlich gibt und wie man diese am besten beziehen und in Ihrer Kanzlei einsetzen kann. Werden Produkte noch im Store abonniert, helfen wir gerne bei der sofortigen Installation auf Ihren mitgebrachten Geräten. RA-MICRO Anwender und anwaltliche Interessenten können den Store während der Öffnungszeiten mit und ohne Anmeldung besuchen, gern stehen die Store-Mitarbeiter auch für telefonische Auskünfte und Beratung zur Verfügung. Wir wünschen allen Anwendern ein erfolgreiches und gesundes neues Jahr Mit freundlichen Grüßen RA Dr. Peter Becker Geschäftsführender Gesellschafter Anlagen

23 RA-MICRO Kanzlei E-Workflow Seminare XXXX Dresden , , Uhr EDV-Beratung Büchner Dresden , Uhr SPICO System GmbH, J. Spindler Halle , Uhr RA-MICRO Apel & Witte OHG Jena , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG Leipzig , , , , , Uhr , 8 12 Uhr KiK GmbH, Computerausbildung & Vertrieb Oberlungwitz , , , Uhr Richter & Schimmang EDV-Systeme GmbH 1XXXX Berlin , , Uhr RA-MICRO Berlin Mitte Berlin , , , Uhr RA-MICRO Berlin Brandenburg Greifswald , Uhr RA-MICRO Mecklenburg-Vorpommern Neubrandenburg , Uhr RA-MICRO Mecklenburg-Vorpommern Stralsund , Uhr RA-MICRO Berlin Mitte 2XXXX Bremen , ab 10 Uhr RA-MICRO Nord Celle , , Uhr Abenhausen Büro- u. Datentechnik GmbH Hamburg , , , , , ab 13 Uhr RA-MICRO Hamburg GmbH Lüneburg , ab 10 Uhr RA-MICRO Nord 3XXXX Fulda , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG Gießen , Uhr Datentechnik Blum Göttingen , Uhr Datentechnik Blum Hannover , , , , , , , Uhr , , , , , , Uhr FRitCon Kanzleiberatung Rudolph Hannover , , , Uhr , , , Uhr RA-MICRO Hannover GmbH Kassel , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG Kassel , Uhr Datentechnik Blum Magdeburg , Uhr RA-MICRO Apel & Witte OHG Marburg , Uhr Datentechnik Blum Bad Oeynhausen , , Uhr RA-MICRO Systeme Elsner Paderborn , , Uhr Uta Brakel Kanzleiberatung 4XXXX Bochum , Uhr think about IT GmbH Dortmund , Uhr Michgehl & Partner GmbH Düsseldorf , , Uhr Michgehl & Partner GmbH 5XXXX Köln , , , Uhr RA-MICRO Microcomputer Vertriebs GmbH Köln 6XXXX Aschaffenburg , Uhr Datentechnik Blum Friedberg , Uhr Datentechnik Blum Ludwigshafen , Uhr Datentechnik Blum Mannheim , Uhr Datentechnik Blum Mannheim/Viernheim , , Uhr Büropartner GmbH Saarbrücken , Uhr Datentechnik Blum Saarbrücken , Uhr law-system IT-Consulting Kaiserslautern , Uhr law-system IT-Consulting Darmstadt , Uhr RA-MICRO Rhein-Main GmbH Darmstadt , Uhr Datentechnik Blum Frankfurt , Uhr RA-MICRO Rhein-Main GmbH Frankfurt , Uhr Datentechnik Blum Hanau , Uhr Datentechnik Blum Wiesbaden , Uhr Datentechnik Blum Limburg , Uhr RA-MICRO Rhein-Main GmbH Rüsselsheim , Uhr RA-MICRO Rhein-Main GmbH 7XXXX Bruchsal , , , , Uhr RA-MICRO Baden-Württemberg Freiburg , , , , Uhr RA-MICRO Baden-Württemberg Karlsruhe , , , Uhr RA-MICRO Stuttgart GmbH Leinfelden-Echterdingen , , , , 9 13 Uhr , Uhr RA-MICRO Stuttgart GmbH Schramberg , , Uhr , Uhr Bauknecht Softfolio.edv GmbH Stuttgart , , , , Uhr RA-MICRO Baden-Württemberg 8XXXX Ingolstadt , Uhr Brück + Partner GbR München , , , Uhr Brück + Partner GbR München , , Uhr Michgehl & Partner Süd GmbH München , Uhr RA-MICRO Traunstein Vertriebs GmbH Ulm , Uhr Brück + Partner GbR Rosenheim , Uhr RA-MICRO Traunstein Vertriebs GmbH 9XXXX Erfurt , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG Erfurt , Uhr Datentechnik Blum Nürnberg , , , , Uhr K2L Kanzleiorganisation Nürnberg GmbH Regensburg , Uhr Brück + Partner GbR Weimar , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG Würzburg , , , Uhr Red Group GmbH & Co. KG INFOLINE

24 Faxantwort: Anmeldungen gerne auch per an Ja, ich interessiere mich für die RA-MICRO Kanzlei E-Workflow Seminare 2015 und möchte mich für folgenden Termin anmelden: am in Anzahl der teilnehmenden Personen: Seminargebühr: 99, netto pro Teilnehmer. Weitere Informationen zur Veranstaltung erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung vom durchführenden Vor-Ort-Partner. Kanzlei/Firma Lizenznr. Name, Vorname Telefon PLZ, Ort Ansprechpartner Datum/Kanzleistempel/Unterschrift INFOLINE

25 E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname Quellen Datei Ansicht Löschen E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname Quellen Datei Ansicht Löschen Quellen Datei Ansicht Löschen E-Postfach E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname Quellen Datei Ansicht Löschen E-Postfach E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Quellen Datei Ansicht Löschen RA-MICRO GmbH & Co. KGaA E-Postfach Tauentzienstr. E-Fach: E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Berlin Rechtsanwälte Recht & Recht Am Borsigturm Berlin RA-MICRO GmbH & Co. KGaA Tauentzienstr Berlin Rechtsanwälte Recht & Recht Sehr geehrte Damen und Herren, Am Borsigturm Berlin ich wende mich heurte an Sie, um Ihnen mittzuteilen, dass wir die Anzahl unserer Arbeitsplätze erhöhen möchten. Unsere Lizenznnummer ist 455/10, und wir möchten statt der 3 Arbeitsplätze nunmehr sechs Arbeitsplätze mit RA-MICRO ausstatten. Bitte leiten Sie doch die erforderlichen RA-MICRO GmbH & Co. KGaA Tauentzienstr Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, ich wende mich heurte an Sie, um Ihnen mittzuteilen, dass wir die Anzahl unserer Arbeitsplätze erhöhen möchten. Unsere Lizenznnummer ist 455/10, und wir möchten statt der 3 Arbeitsplätze nunmehr sechs Arbeitsplätze mit RA-MICRO ausstatten. Bitte leiten Sie doch die erforderlichen Rechtsanwälte Recht & Recht Am Borsigturm Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, ich wende mich heurte an Sie, um Ihnen mittzuteilen, dass wir die Anzahl unserer Arbeitsplätze erhöhen möchten. Unsere Lizenznnummer ist 455/10, und wir möchten statt der 3 Arbeitsplätze nunmehr sechs Arbeitsplätze mit RA-MICRO ausstatten. Bitte leiten Sie doch die erforderlichen E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname E-Postfach Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Löschen Akte Kurzbez E-Korb erordner E-A Absender Betreff SB Datum Dateiname Dokument 1 Microsoft Outlook Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal Dokument 1 Microsoft Word Quellen Datei Ansicht Löschen E-Fach: 00 E-Fach Allgemein... Empfangen Akten-SB E-Postkorb Tageskalender E-Akte Fenster E-Korb Journal RA-MICRO GmbH & Co. KGaA Tauentzienstr Berlin RA-MICRO GmbH & Co. KGaA Tauentzienstr Berlin Betreff: Kanzleisoftware Rechtsanwalt Dr. Ludwig Recht Rechtsanwälte Recht & Recht Am Borsigturm Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, ich wende mich heurte an Sie, um Ihnen mittzuteilen, dass wir die Anzahl unserer Arbeitsplätze erhöhen möchten. Unsere Lizenznnummer ist 455/10, und wir möchten statt der 3 Arbeitsplätze nunmehr sechs Arbeitsplätze mit RA-MICRO ausstatten. Bitte leiten Sie doch die erforderlichen Rechtsanwälte Recht & Recht Am Borsigturm Berlin Sehr geehrte Damen und Herren, ich wende mich heurte an Sie, um Ihnen mittzuteilen, dass wir die Anzahl unserer Arbeitsplätze erhöhen möchten. Unsere Lizenznnummer ist 455/10, und wir möchten statt der 3 Arbeitsplätze nunmehr sechs Arbeitsplätze mit RA-MICRO ausstatten. Bitte leiten Sie doch die erforderlichen RA-MICRO E-Workflow Dokumenteneingang Dokumentenmanagement Dokumentenausgang Scanner Briefpost und Dokumente Fax Elektronische Faxe E-Postfach 1 E-Postfach 2 E-Postfach 3 Rechtsanwalt Dr. Ludwig Recht Rechtsanwalt Dr. Ludwig Recht Betreff: Kanzleisoftware Rechtsanwalt E-Akte 1Dr. Ludwig Recht Betreff: Kanzleisoftware E-Akte 1 Betreff: Kanzleisoftware E-Akte A-Postfach Signaturordner Genehmigungsordner E-Brief Ersetzt gedruckte Briefpost -Konten E-Postkorb 1 E-Postkorb 2 E-Postkorb 3 DOCX PDF JPG XLSX Mail WAV Outlook Schnittstelle Rechtsanwalt Dr. Ludwig Recht Word Betreff: Kanzleisoftware Schnittstelle Fax Dokumente und Sprache E-Postkorb 1 E-Postkorb 2 E-Postkorb 3 RA-Box Exporter Export von RA-MICRO Daten im PDF Format RA-BOX auf Mobilgeräten RA-MICRO Mobil Arbeitsplatz Mobil-Box Verwaltung RA-MICRO Mobil Arbeitsplatz Mandantenposteingang WebAkte Schnittstelle Mandantenpostausgang bea Gerichts- und Anwaltspost (ab 01. Januar 2016) bea Schnittstelle bea Schriftsätze an Gerichte und Kollegen (ab 01. Januar 2016)

26 Der Elektronische Rechtsverkehr kommt! Bereits zum wird die Bundesrechtsanwaltskammer für jeden zugelassenen Rechtsanwalt/für jede zugelassene Rechtsanwältin ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (bea) einrichten, über welches zukünftig die Kommunikation mit den Gerichten und den Anwälten untereinander erfolgen soll. Sobald die Bundesrechtsanwaltskammer den Softwareherstellern die Schnittstelle zur Verfügung gestellt hat, wird RA-MICRO den Zugang zum bea direkt über die RA-MICRO Kanzleisoftware bereitstellen. Über den aktuellen Stand der Umsetzung des Elektronischen Rechtsverkehrs, die jeweils neuesten Entwicklungen in den einzelnen Bundesländern sowie die Auswirkungen auf die Anwaltschaft können Sie sich auf unserer neu eingerichteten ERV Internetseite informieren. Über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) können vereinzelt in einigen Bundesländern bereits flächendeckend schon jetzt Schriftsätze und andere Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam unter Verwendung einer digitalen Signaturkarte schnell und sicher an die teilnehmenden Gerichte übermittelt werden, wie Sie der nachfolgenden Grafik entnehmen können:

27 Die neue RA-Box Die RA-Box ist Bestandteil der RA-MICRO Mobil AP-Konzeption. Diese sieht vor, zentral auf dem Server gespeicherte Kanzleidaten insgesamt oder in Teilmengen zusätzlich auf selbstständigen Geräten zu speichern und dort jederzeit für die lesende und bearbeitende Nutzung verfügbar zu halten. Verbindungswege zwischen Kanzlei PC EDV und Mobilgerät Drei Verbindungswege zwischen Kanzlei PC EDV und Mobilgerät sind technisch möglich: a) Sync Freigabe des gesamten RA-MICRO Datenbestandes im unverschlüsselten Original-Format (Ordner /ra). Geeignet für die Einzelanwalts-Kanzlei. b) Sync Freigabe eines RA-MICRO Teildatenbestandes im unverschlüsselten Original-Format in einer Mobil-Box mit dem Dienstprogramm Mobil-Box Exporter. Geeignet für kleinere Kanzleien. c) Periodischer Export eines RA-MICRO Teildatenbestandes im verschlüsselten PDF-Format in einer RA-Box mit dem Dienstprogramm RA-Box Exporter für die lesende Nutzung. Geeignet für alle Kanzleien. Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass auf den stets potenziellem Zugriff Dritter ausgesetzten externen Geräten Kanzleidaten nach dem Prinzip so wenig wie möglich und so sicher wie möglich gespeichert werden. Einem pauschalen Datenexport ist daher grundsätzlich der aufwändigere, aber sicherere selektive Datenexport im konkret benötigten Umfange vorzuziehen. Auf den mobilen Geräten sollten alle nach dem System und für das Gerät möglichen Datensicherungsmaßnamen vorgenommen werden. Verwenden Sie insb. sichere Passwörter und bei Windows-Geräten mindestens Windows BitLocker mit Windows 8, besser noch zusätzlich die verschlüsselte Datenhaltung mit BoxCryptor Classic, die RA-MICRO unterstützt.

28 Die Inhalts-Rubriken der RA-Box Die RA-Box kann mit verschiedenen RA-Box Viewern entschlüsselt und dargestellt werden, einer ist im RA-MICRO E-Akte Fenster enthalten. Im RA-MICRO Programm wurden an einigen Stellen RA-Box Schaltflächen eingefügt, über die manuell einzelne Inhalte in die jeweiligen Rubriken (Adressen, Akten u. a.) der RA-Box exportiert oder auch wiederkehrend synchronisiert werden können. Zur automatisierten, auch turnusmäßigen Datenübertragung in die RA-Box dient das Kanzlei-Dienstprogramm RA-Box Exporter. Kanzlei-Dienstprogramm RA-Box Exporter Fünf Daten-Export-Wege stehen zur Verfügung. Die Daten werden, mit sehr hoher Verschlüsselungsstärke (256-Bit-Schlüssel) mit dem RA-Box Passwort verschlüsselt exportiert. Auf dem Zielgerät werden diese verschlüsselt gespeichert und nur zum Lesen temporär entschlüsselt. Das Schlüsselwort kann auf dem Zielgerät gespeichert (bequem, aber nicht empfehlenswert) oder aber stets beim Aufruf der RA-Box eingegeben werden (aufwändiger, aber sicherer). Der Daten-Export erfolgt jeweils stündlich. Bei großen Datenmengen kann es zudem sinnvoll sein, einen gesonderten PC nur für diesen Export im LAN zu verwenden. Interner Sync in der Kanzlei a) Export an lokales Outlook b) Windows LAN/WLAN Sync c) De-Sync WLAN Sync Externer Sync über das Internet a) BitTorrent Sync b) Outlook Sync mit Exchange-Server Der RA-Box Datenexport unterteilt sich grundsätzlich in zwei Technologien: Die Internet-Datenübertragung über LAN/WLAN innerhalb der Kanzlei oder die externe Internet-Datenübertragung außerhalb des Kanzleinetzwerks. Eine Mittelstellung nimmt der Export an ein lokales Outlook ein, wenn man einen Exchange-Server betreibt, der grundsätzlich insb. wegen der Speicher-Sicherheit sehr empfehlenswert ist. Dann kann man auf dem lokalen AP in einen Unterordner zu einem Outlook Konto exportieren und mit dem Exchange-Server dieses auf Windows Mobil-Geräte synchronisieren. Aber für andere Systeme als Windows ist dieser Weg technisch nicht gangbar. Ist das Windows-Mobilgerät im Netzwerk per Kabel oder WLAN mit dem Server verbunden, kann der RA-Box Exporter die Daten automatisch auf das Mobilgerät speichern und aktualisieren. Android- und Apple ios-geräte müssen sich im Kanzlei-WLAN befinden, dann kann der Export über den RA-MICRO De-Sync WLAN intern Dienst erfolgen, solange diese WLAN-Verbindung besteht. Auf dem Zielgerät muss die DictaNet App oder die RA-MICRO Mobil App laufen. BitTorrent Sync: Die neue amerikanische Synchronisations-Software BitTorrent Sync bietet in der kostenlosen Basisversion eine einfache und sichere Internet- und WLAN-Datensynchronisation. Die Daten werden - direkt ohne

29 jede Speicherung auf einem externen Server - zwischen den Endgeräten ausgetauscht. Sie werden in kleine Häppchen (=Torrents) zerlegt und verschlüsselt versandt. Diese Methode ist für Windows- und Android-Geräte einsetzbar, nicht aber für Apple ios-geräte. (Hinweis: Optional können die Daten bei Firewall-Problemen über einen US Relay Server übermittelt werden; wir empfehlen diese BitTorrent Sync Option nicht zu nutzen, wenn Daten unverschlüsselt synchronisiert werden). Übersicht RA-Box Exportwege a) Lokales Outlook: Der Export erfolgt unverschlüsselt in einen Ordner eines auf dem PC installierten Outlook in ein zu wählendes Konto als Unterordner. Dieser RA-Box Ordner kann mittels Microsoft Exchange-Server mit anderen Outlook PCs synchronisiert werden. b) BitTorrent Sync: Der Export erfolgt verschlüsselt in das Verzeichnis c:\benutzer\name\dokumente\ra-box Dieser RA-Box Ordner ist auf dem exportierenden PC in der Software BitTorrent Sync dem Windows oder Android Zielgerät zur Synchronisation freizugeben. Der Ordner findet sich auf dem Zielgerät bei Windows im Verzeichnis Benutzer/Dokumente, auf einem Android-Gerät im Download-Ordner. c) Windows LAN Sync: Der Export zu einem an das Kanzleinetzwerk angeschlossenen PC erfolgt verschlüsselt nach c:\benutzer\name\dokumente\ra-box Dieser RA-Box Ordner kann auf dem Windows-PC mit dem RA-MICRO E-Akte Fenster oder dem RA-MICRO Mobil RA-Box Viewer eingesehen werden. d) De-Sync WLAN intern: Der Export erfolgt in das Verzeichnis c:\benutzer\name\dokumente\ra-box Dieser RA-Box Ordner wird mit dem Android- oder Apple-iOS-Zielgerät automatisch synchronisiert, wenn sich beide Geräte im gleichen WLAN befinden und auf dem Zielgerät die RA-MICRO App oder die DictaNet App läuft. e) Mobil-Box Export: Der Export erfolgt nach datpath\ra\de-sync\mobil-box \ra\de-sync\ra-box Dieser RA-Box Ordner wird als Bestandteil der Mobil-Box mit dem Windows-Zielgerät synchronisiert durch BitTorrent Sync oder via LAN/WLAN-Export. Einrichtung der RA-Box Eine RA-Box kann in der RA-MICRO Benutzerverwaltung je Benutzer aktiviert werden. Für diesen Benutzer ist das RA-MICRO Mobil AP Abo im RA-MICRO Online Store erforderlich. Ein sicheres RA-Box Passwort von mindestens acht Zeichen Länge ist zu vergeben, aus dem dann intern durch RA-MICRO ein sicherer Schlüssel gebildet wird. Auf dem Zielgerät ist dann zur Entschlüsselung und zum Lesen das Passwort einzugeben.

30 Export-Datenarten Akte Einzeln auswählbare Aktennummern Mandant Alle Akten zu einer Mandanten- Adressnummer E-Postkorb Auswahl für auswählbare Benutzer Kanzleistatus Übersicht über den aktuellen wirtschaftlichen Kanzleistatus Mandatssaldenliste Adressliste gesamt Adressliste Mandanten Forderungskontensaldenliste OP-Liste Export Terminsakten Kalender + Alle Akten zu im Kalender für einen künftigen Zeitraum eingetragene Aktennummern. Sammelexporter E-Akten Differenzierte Selektionen zu Aktenjahrgängen oder Akten-Gruppen mit manuellem Exportstart oder automatischem einmaligem täglichem Exportstart. Auswahl E-Aktenformate Die E-Akten können als einzelne Dokumente oder je E-Akte als ein Gesamt-Dokument mit Inhaltsverzeichnis exportiert werden.

31 Der neue RA-MICRO Kanzleisoftware Mobil Arbeitsplatz Die RA-MICRO Kanzleisoftware hat ein neues Modul erhalten: RA-MICRO Mobil AP. Dieser ermöglicht, mit ausgewählten Funktionen der RA MICRO Kanzleisoftware auf externen, nicht mit dem Kanzleinetzwerk permanent verbundenen PCs zu arbeiten. Erforderlich sind dazu die Aktivierung des RA-MICRO Mobil AP Abos im RA-MICRO Online Store für den jeweiligen Benutzer und die Einrichtung einer Mobil-Box für einen Kanzlei- Teildatenbestand. Anwaltsarbeitsplatz in Einzel-Anwaltskanzleien Arbeitsplatz im Kanzleinetzwerk Für periphere Kanzleimitarbeiter wie Referendare, freie anwaltliche Mitarbeiter, Teilzeit-Schreibkräfte u. a. kann eine einfache, auf deren Aufgaben beschränkte Arbeitsoberfläche zur Verfügung gestellt werden. Zugleich werden diese Mitarbeiter vom Zugang zu empfindlichen Kanzlei-Kernbereichen ausgeschlossen. In diesem Falle greift der Mobil-Arbeitsplatz wie ein gewöhnlicher RA-MICRO Arbeitsplatz auf den für seine Tätigkeit erforderlichen Kanzleidatenbestand zu und benötigt eine übliche RA-MICRO Arbeitsplatzlizenz. Eine Mobil AP Lizenz ist nicht erforderlich, bei dieser Lösung wird ausnahmsweise kein gesonderter Mobil-Box Datenbestand eingesetzt (s. u.). Durch Kombination einer RA-MICRO Einzelarbeitsplatz-Lizenz mit RA-MICRO Mobil AP Lizenzen (Anzahl technisch nicht beschränkt) lassen sich einfach und kostengünstig mit oder auch ohne Netzwerk (Server) Mehrbenutzer-Systeme bilden. Siehe dazu die RA-MICRO Homepage zum Mobil AP. Ein Mobil AP Abo im RA-MICRO Online Store und die Einrichtung einer Mobil-Box (s. u.) sind erforderlich. Hybrid-Arbeitsplatz an Terminalservern Terminal-Server-Arbeitsplätze haben häufig Nachteile, insb. wenn viele Nutzer an einem Server arbeiten oder wenn sie über eine Internetleitung angeschlossen sind. Der Tastaturanschlag ist verzögert und wirkt teigig. Je nach Beanspruchung der einzigen CPU des ganzen Systems durch andere Benutzer kommt es zudem zu unerwünschten Zeitverzögerungen. Die Produktivität der Arbeitsplätze ist dadurch schlechter als bei Kanzleinetzwerken, die erforderliche Konzentration höher. Man kann etwa die Programme im Terminal-Server-Fenster nicht blind bedienen, sondern muss die eigenen Eingaben fortlaufend überprüfen. Die Leistung des lokalen PC- Prozessors, besonders wenn es sich um modernere schnelle Geräte handelt, wird unnötig verschenkt. Der zusätzlich einsetzbare RA MICRO Mobil AP kombiniert beide Arbeitsweisen und CPUs und steigert den Komfort und die Produktivität, was insbesondere bei Arbeitsplätzen mit viel Schreibleistung deutlich wird. Er entlastet dadurch den Terminal-Server. Wir nennen dieses originär von RA-MICRO entwickelte System dementsprechend Hybrid-Arbeitsplatz. Soweit Arbeiten im Funktionsumfang des Mobil APs liegen, wie insb. die E-Postkorb Bearbeitung, das Einscannen in den E-Postkorb oder das Schreiben von Texten (Druckdateien), wird lokal gearbeitet. Soweit andere Programmfunktionen benötigt werden, wechselt der Benutzer in das Terminal-Server-Fenster, das mischt sich intuitiv und produktiv. Für das Hybrid-Modell sind eine RA-MICRO Arbeitsplatz-Lizenz für den Terminal-Server- Zugriff und zusätzlich ein Mobil AP Abo im RA-MICRO Online Store und die Einrichtung einer Mobil-Box (s. u.) erforderlich.

32 Selbstständiger RA-MICRO Arbeitsplatz Auf einem Windows PC/Tablet kann mit einem Mobil-Box Teildatenbestand von einer oder mehreren RA-MICRO Mehrplatzinstallationen gearbeitet werden. Eine Schreibkraft oder ein Anwalt kann somit auf einem einzigen PC oder Tablet mit getrennten Datenbeständen verschiedener Kanzleien mobil arbeiten. Eine gesonderte RA-MICRO Programminstallation auf dem Mobil AP ist dazu nicht erforderlich, kann jedoch eingesetzt werden, wenn sie besteht. Bei der erforderlichen - Einrichtung der Mobil-Box nach deren Freigabe im Kanzleinetzwerk kann auch die Programminstallation von RA-MICRO automatisch auf dem neuen Mobil AP erfolgen. Für jede Mobil-Box Nutzung ist ein gesondertes RA-MICRO Mobil AP Abonnement im RA-MICRO Online Konto der jeweiligen Kanzlei für den Mobil AP Benutzer erforderlich - das Abo ist also nicht personen-, sondern auf die jeweilige RA-MICRO Lizenz bezogen, die die Mobil-Box für Benutzer zu ihrer Lizenznummer mit dem Teildatenbestand der Kanzlei einrichtet und freigibt. Die Mobil-Box als Grundlage des RA-MICRO Windows Mobil-Arbeitsplatzes Die Mobil-Box ist die datentechnische Grundlage des RA-MICRO Mobil-Arbeitsplatzes. Sie wird mit dem Kanzleidatenbestand über das Kanzlei-LAN (WLAN) und/oder über das Internet synchronisiert. Dadurch ergibt sich der Vorteil einer ortsunabhängigen Nutzung. Entsprechend dem Funktionsumfang des Mobil-Arbeitsplatzes kann auch außerhalb der Kanzlei und sogar zeitweise offline gearbeitet werden. Das RA-MICRO Programm des Mobil- Arbeitsplatzes mit den abgeglichenen Kanzleidaten kann mit dem gleichen Gerät in der Kanzlei, Zuhause und unterwegs genutzt werden. Bei Nutzung der Mobil-Box ist allerdings der Leistungsumfang der Programmfunktionen auf dem Mobil AP gegenüber der Arbeit im Kanzleinetzwerk erheblich eingeschränkt. Datenspeicherungen sind nur in wenigen gesonderten Fällen möglich, weil diese im Einzelnen zurücksynchronisiert und sodann in den zentralen Datenbestand gespeichert werden müssen. Aktivierung des Mobil AP Abos in der Benutzerverwaltung Setzt man den Haken in der RA-MICRO Benutzerverwaltung in der Spalte Mobil-Box, wird das Abo im RA-MICRO Online Store geprüft und in RA-MICRO aktiviert. Der Haken in der Spalte Mobil AP bewirkt die Beschränkung des Benutzers auf die Ansicht Mobil AP im PD +. D. h., dies bewirkt eine pauschale Rechtezuweisung. Die Benutzerrechte werden auf die Rechte eines Mobil- Nutzers beschränkt. Diese Einstellung ist auch ohne Mobil-Box Abo möglich, dann wirkt die Einstellung im Kanzleinetzwerk-Datenbestand.