Ausschreibungen Herzlich Willkommen zum Vortrag über Ausschreibungen

Transkript

1 Herzlich Willkommen zum Vortrag über Ausschreibungen Referent: Oliver Schliesser

2 Agenda: Vorstellung Oliver Schliesser Kurzüberblick Inhaltsverzeichnis Vortrag Diskussion / Informationsaustausch

3 Leiter Materialwirtschaft / Einkauf Fachkaufmann Materialwirtschaft / Einkauf Dipl. Einkaufmanager Beschäftigt bei folgenden Firmen:

4 Um klar zu sehen, genügt gt oft ein Wechsel der Blickrichtung... Antoine de Saint-Exupéry

5 Inhaltsverzeichnis: Definition: Ausschreibung Ausschreibung in der Industrie / Wirtschaft zur Beschaffung eines Gutes / einer Dienstleistung Anfrage vs. Ausschreibung Form und Gestaltung Mögliche Aufgabenverteilung Rechtliche Folgen einer Ausschreibung Öffentliche Ausschreibungen VOB VOL VOF

7 Definition Ausschreibung Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb. Durch sie werden potentielle Bieter aufgefordert ein Angebot zu unterbreiten. Grundlage einer Ausschreibung sind Lasten-, bzw. Pflichtenhefte. Diese beinhalten zum Einen die technische Beschreibung, die Funktion oder die zu erbringende Dienstleistung. Zum Anderen sollten hier bereits die wesentlichen Grundlagen der kommerziellen Bedingungen enthalten sein Weitere Formen der wettbewerbsbasierten Preisermittlung sind Auktionen. Nicht zwingend innerhalb des Vergaberechts wird der Begriff auch für Stellenausschreibungen allgemein verwendet. Aus Wikipedia (der freien Enzyklopädie)

8 Definition Ausschreibung Wann sollte angefragt, wann sollte ausgeschrieben werden? Wert hoch Hebelprodukt Schlüsselprodukt Mittels einer Portfolioanalyse die zu beschaffenden Produkte klassifizieren niedrig Unproblematisches Produkt Engpassprodukt niedrig Versorgungsrisiko hoch

9 Definition Ausschreibung Wann sollte angefragt, wann sollte ausgeschrieben werden? Wert hoch Ausschreibung Mittels einer Portfolioanalyse die zu beschaffenden Produkte klassifizieren niedrig Anfrage niedrig Versorgungsrisiko hoch

10 Definition Ausschreibung Detaillierungsgrad einer Ausschreibung im Produktlebenszyklus: Entwicklung Reifephase Markteinführungsphase Marktwachstumsphase Sättigungsphase

12 Anfrage vs. Ausschreibung Was unterscheidet eine Anfrage von einer Ausschreibung (Materialeinkauf)? Anfrage: 1 Stk. Lötautomat, Katalogseite XY des entsprechenden Anbieters Anbieter A Anbieter B Für sämtliche Wettbewerbsangebote muss derjenige der die Anfrage platziert, die entsprechende Anlagen selbst heraus suchen!

13 Anfrage vs. Ausschreibung Was unterscheidet eine Anfrage von einer Ausschreibung (Materialeinkauf)? Ausschreibung: Lötautomat, zum Löten von Hartmetallen auf einen vorgefertigten Grundkörper, exakte Spezifikation in beiliegender Anlage X. Anbieter A Anbieter B Der Anbieter ist verpflichtet die entsprechende Anlage aus seinem Portfolio auszuwählen (und eventuell entsprechend zu modifizieren)

14 Anfrage vs. Ausschreibung Was unterscheidet eine Anfrage von einer Ausschreibung (Montage)? Anfrage: Unterstützung bei der Errichtung eines Gewerkes (gemäß beiliegenden Unterlagen) in der Zeit vom X bis X

15 Anfrage vs. Ausschreibung Was unterscheidet eine Anfrage von einer Ausschreibung (Montage)? Ausschreibung: Errichtung eines Gewerkes gemäß beiliegender Zeichnung zum Pauschalfestpreis. Fertigstellung bis X

17 Form und Gestaltung der Ausschreibung Die Ausschreibung ist an keine Form gebunden, spiegelt allerdings das Auftreten der eigenen Firma in der Öffentlichkeit wider. Mögliche Reglementierungen / Vorgaben der eigenen Firma beachten. Vollständigkeit des Angebotes hängt von der Genauigkeit der Ausschreibung ab. Möglichst vorhandene Vorlagen aus Systemen verwenden, sollten keine Vorlagen vorliegen, können Vorlagen erstellt werden. Wesentliche kommerzielle Punkte (Termine, Zahlungsart etc) sollten beinhaltet sein

18 Form und Gestaltung der Ausschreibung Vertragsinhalte: Allgemeiner Teil Leistungsinhalte des Auftragnehmer Leistungsinhalte des Auftraggeber Kaufmännische Bedingungen Anlagen (Zeichnungen, Pläne, weitere Bedingungen)

19 Form und Gestaltung der Ausschreibung Es können direkte Vorgaben z.b. zu Hersteller getroffen werden (Kundenvorschrift) Die eigentliche Funktionsbeschreibung z.b. als Fließtext (kann auch Zeichnung oder Schema sein) Die Möglichkeit geben, Anmerkungen des Anbieters einfliesen zu lassen

20 Form und Gestaltung der Ausschreibung Wie können Ausschreibungen übermittelt werden: Brief / Fax (je nach Art und Umfang) Elektronisch Internet Eigene Website Öffent. Website

22 Mögliche Aufgabenverteilung Aufgaben die gemeinsam erledigt werden können: Bewertungsmatrix erstellen für Angebotsvergleich was ist für wen wie wichtig Lieferantenqualifizierung Lieferantenauditierung Technisch + kommerzielle Verhandlung

23 Mögliche Aufgabenverteilung Aufgaben die getrennt geschehen können: Funktionsbeschreibung festlegen Erstellung des techn. Pflichtenheftes Technischer Vergleich der Anbieter Abgleich zur Funktionsbeschreibung

24 Mögliche Aufgabenverteilung Aufgaben die getrennt geschehen können: Festlegung der kommerziellen Bedingungen Einholen der Angebote Einhaltung der gesetzten Fristen Kommerzieller Vergleich der Angebote

26 Rechtliche Folgen: Materialeinkauf Anfrage: 1 Stk. Lötautomat Katalogseite XY des entsprechenden Anbieters Bestellung von Katalogware (Kaufvertrag). Sämtliche Eigenschaften des Gutes sind in der dazugehörenden Spezifikation des Herstellers niedergeschrieben. Der Käufer verpflichtet sich, sämtliche Materialeigenheiten auf seinen Anwendungsfall zu prüfen und muss bei einem eventuellen Schaden beweisen, dass die in der Hersteller Dokumentation dargestellten Eigenschaften nicht auf das gelieferte Gerät zutreffend sind.

27 Rechtliche Folgen: Materialeinkauf Ausschreibung: Lötautomat, zum Löten von Hartmetallen auf einen vorgefertigten Grundkörper, exakte Spezifikation in beiliegender Anlage X. Bestellung von Individualleistung (Werkliefervertrag). Der Hersteller hat sein Angebot auf die vom Käufer ausgerichteten Spezifikationen auszustellen. Mit Erstellung des Angebots hat der Verkäufer bereits eine Beratungsfunktion wahrgenommen und ist als Fachfirma verpflichtet für diese Auslegung entsprechend zu haften. Kann der Käufer nachweisen, dass seine Eingangsdaten gemäß Spezifikation eingehalten wurden, so ist der Verkäufer verpflichtet zu beweisen, dass sein Lötautomat diese Spezifikation erfüllt hat.

28 Rechtliche Folgen: Montageleistungen Anfrage: Unterstützung bei der Errichtung eines Gewerkes in der Zeit vom X bis X Bestellung von Arbeitskraft ohne Erfolg (je nach Lieferant, Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung)

29 Rechtliche Folgen: Montageleistungen Ausschreibung: Errichtung eines Gewerkes gemäß beiliegender Zeichnung zum Pauschalfestpreis. Fertigstellung bis X Bestellung einer Leistung beim Lieferant auf Erfolg der fachgerechten Fertigstellung (Werkliefervertrag)

30 Rechtliche Folgen: Fazit: Ausschreibungen sind in den meisten Fällen sehr aufwändig zu erstellen. Der Vergleich mit Dritten ist oftmals schwierig.

32 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Die öffentliche Verwaltung ist zur wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwaltung verpflichtet, Aufträge werden durch Steuern und Abgaben finanziert Genaue Vorgehensweise ist festgeschrieben, z.b. Ausschreibungsart & -dauer, Art der auszuführenden Arbeiten etc.

33 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Es werden 3 Bereiche unterschieden: 1. VOB Verdingungsordnung für Bauleistung 2. VOL Verdingungsordnung für Leistungen 3. VOF Vergabeverordnung freiberuflicher Tätigkeiten

35 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Es werden 3 Bereiche unterschieden: 1. VOB / Verdingungsordnung für Bauleistungen Sie regelt das Verfahren von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis zur Vergabe von Bauaufträge der öffentlichen Hand (Teil A). Des weiteren bestimmt sie das Abwicklungsverfahren eines rechtsverbindlich abgeschlossenen Bauvertrages (Teil B). Auch hat die VOB einen extra Abschnitt für allgemeine technische Vorschriften (Teil C).

36 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Es werden 3 Bereiche unterschieden: 1. VOB / Verdingungsordnung für Bauleistungen Weiterhin unterscheidet das VOB 3 Arten der Vergabe. Öffentliche Ausschreibung: Bauleistungen werden nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen zugestellt Beschränkte Ausschreibung: Bauleistungen werden nach öffentlicher Aufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen zugestellt Freihändige Vergabe: In diesem Fall werden Bauleistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben, und zwar entweder mit oder ohne Einholung von Vergleichsangeboten. Diese Vergabeart soll jedoch nur dann angewendet werden, wenn die öffentliche bzw. die eingeschränkte Ausschreibung nicht angewendet werden kann. ACHTUNG WIRTSCHAFTLICHKEIT!!!

38 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Es werden 3 Bereiche unterschieden: 2. VOL / Verdingungsverordnung für Leistungen In ihr sind die verfahrens- und vertragsmäßigen Regelungen öffentlicher Lieferaufträge festgelegt. Ebenso wie die VOB ist auch die VOL in Teil A (Allgemeine Bestimmungen vor Vergabe von Leistungen) und Teil B (Allgemeine Bestimmungen für die Ausführung von Leistungen) gegliedert.

40 Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen Es werden 3 Bereiche unterschieden: 3. VOF / Vergabeverordnung freiberuflicher Tätigkeiten Vergabe von Leistungen einer freiberuflichen Tätigkeit (Beratungen etc.)

41 Um klar zu sehen, genügt gt oft ein Wechsel der Blickrichtung... Antoine de Saint-Exupéry Für Fragen stehe ich Ihnen nun gerne zur Verfügung