Datenschutzordnung FREMO vom Definitiv Version 1.0 Vorstand des FREMO e.v.

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1 Datenschutzordnung FREMO vom Definitiv Version 1.0 Vorstand des FREMO e.v. 1

2 Inhaltsverzeichnis 1.Einleitung Datenerhebung Weitergabe personenbezogener Daten Veröffentlichung personenbezogener Daten Publikation Hp Webseite FREMO-net Weitere veröffentlichungen Verarbeitung personenbezogener Daten Löschen von personenbezogenen Daten Der Datenschutzbeauftragte...5 2

3 1. Einleitung Diese Datenschutzordnung beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten im FREMO. Hiermit soll dem Mitglied transparent gemacht werden, welche Daten über sie/ihn für Vereinszwecke erhoben, verarbeitet und publiziert werden. Diese Datenschutzordnung ist gültig ab Datenerhebung Im Rahmen der Aufnahme in den Verein werden einige Daten erhoben. Jede Neuaufnahme wird den Mitgliedern im Rahmen einer Bekanntmachung in der Vereinszeitschrift Hp1 zur Verfügung gestellt und somit das Neumitglied im Verein bekannt gemacht. Weiterhin können zusätzliche Daten, wie zum Beispiel Interessensgebiete, im FREMO-net (Webseite des FREMO) durch das Mitglied freiwillig ergänzt werden. Folgende Daten werden dazu pflichtweise erhoben und als Basis für das Mitgliederverzeichnis verwendet: Vollständiger Name (Vorname, ggfs. mittlerer Name ( Middle Name, Namensprefix), Nachname) Wohnort mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land Telefonnummer Geburtsdatum (wird nicht veröffentlicht, aber zur Entscheidung benötigt, ob eine Zustimmung Erziehungsberechtigter notwendig ist) Diese Pflichtdaten sind zwingend notwendig, weil ansonsten eine Mitgliedschaft im Sinne des in der Satzung beschriebenen Vereinsziel nicht mehr sinnvoll möglich ist. Der FREMO benutzt keine Vereinsräume oder Ähnliches als festen Bezugsort und ist auf den persönlichen Kontakt der Mitglieder untereinander angewiesen. Dieser Kontakt wird zwar häufig über durchgeführt, jedoch ist dies nicht in jedem Fall zuverlässig möglich. Daher verwenden wir wie seit Vereinsgründung üblich den persönlichen Kontakt per Post oder Telefon als Grundlage für die Kontaktaufnahme. Zusätzlich werden folgende Daten freiwillig erhoben und gespeichert: -Adresse Yahoogroups-Konto (bzw. -Konten) Interessensgebiete (Baugrößen, Gruppenzuordnungen) ggfs. zusätzliche Eigenschaften, die über das FREMO-net verwaltet werden können und in jedem Fall freiwillig erfolgen. Bankeinzugsermächtigung (Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl bzw. entsprechende SEPA-Information IBAN und BIC) diese werden in keinem Fall veröffentlicht. Entscheidet sich ein Mitglied dazu, keine freiwilligen Angaben zu machen, entstehen daraus keinerlei Nachteile. Diese freiwilligen Angaben werden teilweise allen Mitgliedern im Verein zugänglich gemacht. 3. Weitergabe personenbezogener Daten Sämtliche personenbezogenen Daten werden niemals an Außenstehende des Vereins weitergegeben, weder für Werbezwecke noch für andere kommerzielle Verwendungen. Für die Erfüllung der Vereinsaufgaben, zum Beispiel die Versendung der Vereinszeitschrift Hp1 oder von Informationsbriefen, werden Versandlisten mit 3

4 den reinen Adressinformationen an Dienstleister weitergegeben, die den Versand im Auftrag des Vereins durchführen. 4. Veröffentlichung personenbezogener Daten Publikation Hp1 Die Zeitschrift Hp1 wird als Vereinsorgan nur für Mitglieder herausgegeben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass diese Zeitschrift auch an Nichtmitglieder weitergegeben wird. Hier werden die Namen von Funktionsträgern (Vorstand, Redaktion) veröffentlicht. Eine namentliche Nennung zum Beispiel von Ansprechpartnern für von Mitgliedern organisierte Aktionen oder von Treffenorganisatoren ist möglich, erfolgt aber in der Regel in Absprache zwischen Autor und den genannten Personen. Als Bekanntmachung werden Neueintritte hier veröffentlicht, um somit eine möglichst schnelle Integration neuer Mitglieder in den Verein zu unterstützen. Einmal jährlich erfolgt die Veröffentlichung eines vollständigen Mitgliederverzeichnisses als Beilage Internetauftritt FREMO-net Grundsätzlich veröffentlicht der FREMO im öffentlichen Bereich des Internetauftritts keine persönlichen Namen oder Daten ohne Zustimmung der Betroffenen (z.b. bei Presseartikeln). Im internen Bereich, also nach Anmeldung als Mitglied, steht das Mitgliederverzeichnis elektronisch für Abfragen zur Verfügung. Hier werden Name, Adresse, Telefonnummer, -Adresse und Yahoogroup-Konten sowie die Interessensgebiete angezeigt. Eine Ausnahme besteht bei Funktionsträgern im Verein, diese werden auch im öffentlichen Bereich namentlich genannt. Als Funktionsträger gelten: Vorstand Mitgliederverwalter Redaktionsverantwortlicher FREMO-net Technikverantwortlicher FREMO-net Treffenorganisatoren (Kontaktdaten werden nur veröffentlicht, wenn dies bei einem Treffen von dem (den) Treffenorganisator(en) angegeben wurde) Weitere Veröffentlichungen Eine Mitgliederliste wird in gedruckter Form einmal jährlich als Beilage zum Hp1 allen Mitglieder zur Verfügung gestellt. Online ist im FREMO-net nach Anmeldung als Mitglied eine elektronische Suche in der Mitgliederliste möglich. Darüber hinaus existieren keine regelmäßigen Veröffentlichungen. Bei der Erstellung von Broschüren werden keine Personen namentlich genannt, mit Ausnahme von Funktionsträgern. 5. Verarbeitung personenbezogener Daten Die Verwaltungsarbeit im Verein erfolgt auf freiwilliger und unentgeltlicher Basis. Damit die Belastung begrenzt bleibt, wird die Arbeit auf mehrere Personen verteilt. Personen in folgenden Rollen erhalten Zugriff auf alle personenbezogenen Daten: Vorstand (Präsident, Vizepräsident, Schatzmeister) Mitgliederverwalter Hp1-Versand und sonstiger Postversand FREMO-net Administratoren 4

5 Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes auf persönlichen Rechnern der oben genannten Personen sowie im Rechenzentrum, in dem das FREMO-net betrieben wird. Das Rechenzentrum steht in Deutschland und wird konform zu deutschen Gesetzen betrieben. Ein Zugriff auf die Mitgliederverwaltung ist nur nach entsprechender Anmeldung und unter Verwendung verschlüsselter Verbindungen möglich. 6. Löschen von personenbezogenen Daten Die Mitgliedschaft gilt beim Ausscheiden aus dem FREMO immer bis zum Jahresende. Somit erfolgt eine Sperrung der Daten innerhalb eines Monats nach Ende der Mitgliedschaft. Sofern keine offenen Forderungen (z.b. ausstehende Mitgliedsbeiträge) vorliegen, werden die personenbezogenen Daten aus der Mitgliederverwaltung bis zum Ende des Folgejahres des Ausscheidens gelöscht. 7. Der Datenschutzbeauftragte Der Vorstand des FREMO ist für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Er kann hierzu einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dieser steht den Mitglieder für alle Fragen des Datenschutzes im Verein zur Verfügung und wirkt auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinie hin. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird im Hp1 veröffentlicht. Der Datenschutzbeauftragte kann über die -Adresse sowie über die im Hp1 veröffentlichten Kontaktdaten erreicht werden. 5

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