Friedhofsgärtnersoftware nach Maß!

Transkript

1 Friedhofsgärtnersoftware nach Maß! Mit den grünen Bereichen: Friedhofsgärtnereien Endverkaufbetriebe Kassensysteme für Ladenverkauf

2 Programmentwicklung: GFG winfredsystem3 ist die dritte Generation des bewährten, auf Windows basierendem, Friedhofsprogramms. Es ist ein aus der Praxis heraus entstandenes Programm und beginnt mit der Verwaltung sämtlicher Stammdaten, fährt fort mit dem Erfassen von Pflege- und Pflanzgängen und bietet Ihnen die Möglichkeit, Bepflanzungen und terminliche Sonderleistungen zu erfassen. Die aus diesen Daten entstandene Arbeitsliste kann nach Ihren Vorstellungen gestaltet werden. Es ist dann auch selbstverständlich, dass nach der Ausführung in der Mengenschnellerfassung jegliche Abweichung zur Arbeitsliste schnell und unproblematisch geändert werden kann. Da es der GFG durch Microsoft ermöglicht wurde, auf modernste Produkte zurückzugreifen, wie beispielsweise Windows XP oder Vista Business, MS-Office 2003 oder den neuen SQL-Server 2005, haben es sich unsere Entwickler nicht nehmen lassen, die Oberfläche komplett umzugestalten. Es entstand ein unter Windows laufendes Softwareprogramm, das sich von der Bedienung zu anderen Windowsanwendungen, wie MS-Word oder MS-Excel, nicht mehr unterscheidet. Dies erleichtert die Bedienung in jeder Beziehung. Durch den Vertrieb von Friedhofsgärtnersoftware in den letzten fünfzehn Jahren haben wir verschiedene Probleme in allen Bereichen erfahren und Erfahrungen gesammelt, die Lösungen dieser Probleme und die enge Zusammenarbeit mit unseren Anwendern ergeben das neue GFG winfredsysem3. Um aufwendige Neueingaben zu vermeiden, werden alle Daten ihrer Eigenschaft nach in Datenbanken gespeichert. So können die Einzeldaten je nach Auswertungsaufgabe und Problem vor der Weiterverarbeitung zu einer neuen Einheit verknüpft werden. Ergeben sich neue Anforderungen an das System, müssen jetzt nur die Verknüpfungen und Zuordnungen dieser Aufgabe angepasst werden. Daraus resultiert ein sogenanntes Datenorientiertes System.

3 Kurze Übersicht über das GFG-winfredsystem3 Stammdatenverwaltung: Kundenstammdaten Grabstellenstammdaten Artikelstammdaten Betriebsstammdaten Grabstellenverwaltung: Pflege- und Pflanzgangverwaltung Standardleistungen terminliche Wiedervorlagen (Sonderleistungen) Belegbearbeitung: Mengenschnellerfassung für Bepflanzungsdaten Automatische Rechnungen (Jahres-, Halbjahres- oder Quartalsrechnungen) Angebot, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift für Kunden und Grabkunden Belege ändern und nachdrucken Zahlungsverkehr: Zahlungseingang DTAus-Verfahren mit Banken automatische Bankeinzüge Offene-Posten-Listen Listen: Bepflanzungsmengenlisten (Pflanzenbedarf nach Farben) Arbeitslisten für Grabpflegen oder Grabbepflanzungen Kunden-, Artikel- und Grabstellenlisten Rechnungsausgangsliste und Tagesbelegliste Zusatzmodule: Telefonaufträge für Grableistungen erfassen und verfolgen Kassensystem für den Ladenbereich Handcomputer (PDA) für den mobilen Einsatz auf dem Friedhof Treuhandverträge drucken

4 Stammdatenverwaltung Das A und O einer guten Friedhofsgartenbausoftware ist sicherlich eine gut durchdachte Stammdatenverwaltung. Alles sollte möglichst auf einen Blick erfasst und dennoch übersichtlich dargestellt werden. Um dies zu realisieren, vertraute die GFG auf eine Microsoft bewährte Darstellung, dem Karteikartenprinzip.

5 Grabstellenverwaltung Genau so wichtig wie die Stammdatenverwaltung ist für Sie, als Friedhofsgärtner, die Grabstellenverwaltung. Mit Hilfe dieser Verwaltung lässt sich schnell ein Überblick über noch anstehende Leistungen, Kundeninformationen sowie die Zahlungsmodalitäten gewinnen. Besonders die Neuanlage einer Grabstelle wurde dadurch erleichtert, dass Sie eine Reihe von Standard-Grabstellen anlegen können, in denen die Pflege- und Bepflanzungsdaten schon hinterlegt sind und diese der neuen Grabstelle zuordnen können. Dadurch wird der Umstieg von einem Grabkarteisystem zu GFG winfredsystem3 sehr erleichtert.

6 Grabpflegen und Grabbepflanzungen Damit auf dem Friedhof schnell und effizient gearbeitet werden kann, ist eine Arbeitsliste für Grabpflege oder Grabbepflanzung unentbehrlich. Arbeitslisten beinhalten alle wesentlichen Informationen über die einzelnen Arbeiten, bzw. Bepflanzungen, die an einer Grabstelle ausgeführt werden sollen. Diese Listen lassen sich nach den unterschiedlichsten Kriterien sortieren und je nach Tagesleistung einer Arbeitsgruppe unterteilen. Je besser die Vorplanung im GFG winfredsystem3 für die einzelnen Grabstellen gemacht wurden, desto schneller kann nach diesen Angaben gearbeitet werden.

7 Jahres-, Halbjahres- und Quartalsrechnungen In der Grabstellenkartei wurden auch alle Informationen zur Rechnungsstellung hinterlegt. Jede Leistung, die auf den Arbeitslisten erschienen ist, ist einem Rechnungslauf zugeordnet. Vor der Rechungsschreibung, zum Beispiel der Sommerrechnung, werden noch die abweichenden Stückzahlen zur Arbeitsliste in der Mengenschnellerfassung eingetragen. Danach können die Rechnungen erstellt werden. Alle abzurechnenden Leistungen werden am Bildschirm angezeigt und auf Vollständigkeit überprüft. Leistungen können hinzugefügt oder noch einmal geändert werden, bevor dann die Rechnungen gedruckt werden. Sollte Ihnen zum Beispiel beim Einkuvertieren der Rechnung doch noch ein Fehler auffallen, können Sie diesen Beleg ganz einfach korrigieren und noch einmal ausdrucken. Für alle Kunden mit Abbuchungserlaubnis wird die Bankdiskette (DTA-Verfahren) erstellt. Die übrigen Rechnungen werden in der Offenen-Posten-Liste verwaltet. Durch die Zuordnung jeder Pflanz- und Sonderleistung in einen Rechnungslauf ist es im GFG winfredsystem3 nicht möglich, eine Leistung nicht abzurechnen.

8 Modul Grabstellen-Auftragsannahme Um so schnell wie möglich und so korrekt wie möglich einen Grabstellenauftrag zu erfassen und diesen nach Ausführung so einfach wie möglich zu berechnen, hat die GFG mit einem engagierten Kunden zusammen dieses spezielle Modul geschaffen. Mit möglichst wenigen Tastendrücken wird der richtige Kunde und die entsprechende Grabstelle gefunden. Für die häufiger anfallenden Arbeiten sind Vorlagen hinterlegt. So brauchen nur noch die individuellen Leitungen eingetragen zu werden. Wichtig dabei ist die Verwaltung des Ausführungsdatums. Natürlich kann man auch Aufträge für neue Kunden erfassen. Nach der Erfassung wird eine Arbeitskarte auf Kartonpapier ausgedruckt. Nach Ausführung des Auftrags werden die gespeicherten Daten gegebenenfalls noch ergänzt und die Rechnung wird ausgedruckt.

9 Modul Kassensystem Sollten Sie zur Friedhofsgärtnerei noch einen Ladenverkauf haben, kommen Sie um dieses Modul kaum herum. Denn warum sollten Sie nicht auch alle Vorteile eines Computerkassensystems nutzen. Mit GFG winfredsystem3 verwalten Sie ohnehin schon alle dafür wichtigen Daten, wie beispielsweise Kunden und Artikel. Das GFG Kassensystem bietet beispielsweise die Möglichkeit zur besseren Kundenbindung, Kundenkarten zu verwalten. Sie können Preisetiketten mit Barcode erstellen, um den Kassiervorgang zu verbessern, und für gebundene Sträuße kann eine Frischegarantie mitgedruckt werden. Grabrechnungen können an der Kasse bezahlt werden und alle diese Informationen werden beim Kunden automatisch hinterlegt.

10 Um die volle Funktion und optimale Darstellung des Programms nutzen zu können, sollten folgende Anforderungen erfüllt sein: Pentium 4 mit 2 GHz oder höher 17 Zoll Monitor (optimal 19 Zoll) Eine Bildschirmauflösung von mind x 768 Mind. 1 GB Arbeitsspeicher 40 GByte Festplattenspeicher Für Arbeitsplätze mit Windows XP und Windows Vista Business dem kostenlosen MS SQL Server für max. fünf Netzwerkrechner. Ab fünf Arbeitsplätze Windows 2003 SB-Server und der MS-SQL 2005 Datenbank Aufbau: Das Programm umfasst alle Funktionen, die für Sie als Unternehmer im Bereich des Friedhofsgartenbaus wichtig sind, von der Stammdatenverwaltung, der Grabkartei über die Belegerfassung bis hin zur Analyse ihrer Daten. Neben den speziellen Anforderungen, die sie an eine Friedhofsgartenbausoftware haben, bietet Ihnen das Programm noch andere Softwaremodule, wie zum Beispiel ein Kassensystem. Sämtliche Masken sind gründlich ausgearbeitet, um eine umfassende Informationsbeschaffung zu gewährleisten. Dennoch sind sie äußerst übersichtlich und klar verständlich gegliedert, so dass durch ein Minimum an Zeitaufwand ein Optimum an Leistung aus GFG winfredsystem3 gewonnen werden kann. In allen Masken kann größtenteils auf die Maus verzichtet und einfach mit der Tastatur gearbeitet werden. Falls Unklarheiten auftreten sollten, wird ein nutzerorientiertes Handbuch sicherlich zu Lösungen führen. Durch den Einsatz des Microsoft SQL-Datenbankservers wird neben einem Maximum an Sicherheit für Ihre Daten auch eine hohe Datendurchsatzleistung gewährleistet. Da die Verwaltung der Datensätze Artikel und Kunde sicherlich am umfangreichsten ist, entschied die GFG sich für die Darstellung in Form von Karteikarten, wie sie auch Microsoft in ihren Anwendungen gebraucht. Da sich GFG winfredsystem3 größtenteils selbst erklärt, erfordert das Programm nur eine geringe Einarbeitungszeit, wodurch schon nach kurzer Zeit die volle Funktionalität des Programms genutzt werden kann. Regelmäßige Updates und Fernwartung sind selbstverständlich. Dadurch sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Marktentwicklung und der Konkurrenz einen Schritt voraus.

11 GFG Avantgarde mbh Weierstraße Siegburg Tel.: / Fax: / Info@winfred.de WWW: