Eine Woche im Leben von IT PPM-Stakeholdern

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1 Oracle Whitepaper März 2013 Eine Woche im Leben von IT PPM-Stakeholdern Ein Praxisleitfaden für mehr Verständnis und zum Erkennen des betriebswirtschaftlichen Nutzens von Cloud-basierten Projektportfoliomanagement-Systemen

2 Inhaltsverzeichnis Einführung... 2 Vorstellung der Stakeholder... 3 Eine Woche im Leben einer Assistentin des IT-Leiters: Frau Kunze... 3 Eine Woche im Leben eines IT-Leiters: Herr Müller... 5 Eine Woche im Leben einer Programm-Managerin: Frau Schmitt... 7 Eine Woche im Leben einer Projektmanagerin: Frau Huber... 8 Eine Woche im Leben eines Ressourcen-Managers: Herr Meier Ein Tag im Leben eines Projektteam-Mitglieds: Herr Bauer Über Instantis Enterprise Track Fazit

3 Einführung Dieses Whitepaper beschreibt eine typische Woche im Leben von sechs IT-Projektportfoliomanagement- (PPM-) Stakeholdern. Es beschreibt, wie IT-PPM-Systeme so eingesetzt werden können, dass sie die Anforderungen dieser Stakeholder im täglichen Arbeitsalltag erfüllen und deren Produktivität steigern. Sein Ziel ist es, als Praxisleitfaden zu dienen und damit Ausgangspunkt zu sein, um den potentiellen betriebswirtschaftlichen Nutzen von Cloud-PPM-Lösungen zu erkennen. Die sechs Personen werden zuerst einmal vorgestellt. Dabei werden die Anwendergruppe, für die sie stellvertretend stehen, beschrieben und Beispiele für ihre wichtigsten Anforderungen dieser Gruppe dargestellt. Das Unternehmen, in dem diese Stakeholder arbeiten, kann als durchaus typisch bezeichnet werden. PPM- Konzepte sind für die sechs Personen kein Neuland, allerdings sind sie auch keine anspruchsvollen Experten in diesem Bereich. Das Unternehmen nutzte bisher die traditionelle Kombination aus Tabellenkalkulationen, s und Intranet/gemeinsam genutzten Archivsystemen für die Kommunikation und die Koordination seiner PPM- Prozesse. Das Unternehmen kann am besten als Unternehmen mit Reifegrad 1 (aktiv) im Reifegradmodell, das in A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 1 vorgestellt wird, beschrieben werden. Seine Prozesse sind nicht chaotisch genug, um es als Unternehmen mit Reifegrad 0 zu beschreiben, allerdings auch nicht konsistent, reaktiv oder businessorientiert genug, um sich für Reifegrad 2, 3 oder 4 zu qualifizieren. Dieses Whitepaper richtet sich deshalb auch an Unternehmen, die an einem ähnlichen Punkt ihrer Entwicklung angelangt sind und die deshalb daran interessiert sind, mehr über einen noch stärker webbasierten, zentralisierten und integrierten PPM-Ansatz zu erfahren. 1 Project Management Institute (PMI), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 2

4 Vorstellung der Stakeholder Die folgende Tabelle stellt die Vertreter der einzelnen Stakeholder-Gruppen näher vor und nennt Beispiele für die Schlüsselanforderungen einer jeden Person. Vorstellung der Stakeholder Name Anwendertyp Beispiele für Schlüsselanforderungen Frau Kunze Assistentin des IT- Leiters/ IT-Vorstands Automatisieren des Sammelns, Formatierens und Verteilens von Daten in Executive Reports und Übersichten, damit sie sich wieder an ihre eigentliche Arbeit machen kann Herr Müller IT-Leiter/IT- Aktuelle und präzise Projektportfolio-Übersicht /Scorecard Vorstand Möglichkeit, als Entscheidungsgrundlage per Mausklick tiefer in einzelne Übersichts-/Scorecard-Messgrößen wie zum Beispiel Daten zu Kosten oder ROI navigieren zu können Tools zur Verknüpfung der Projektaktivitäten mit der IT- und Unternehmensstrategie Frau Schmitt Programm- Managerin Eine einfache Möglichkeit, alle mit dem Programm verknüpften Projektdaten zu aggregieren Eine schnelle und einfache Möglichkeit, Freigaben für Projektressourcen anzufordern und zu erhalten Ein einfacher Prozess zum Reporting des Programm-Status sowie der Probleme, Risiken, Kosten etc. Frau Huber Projekt-Managerin Tools zum Vereinfachen des Projektplanungs- und Freigabeprozesses Tools zum Erstellen von Projektplänen und Festlegen von Projektergebnissen und Meilensteinen sowie zum Reporting von Status, Problemen, Risiken und Alarmmeldungen Eine Plattform zur Kommunikation von Entscheidungen, zur Zusammenarbeit im Projektteam und zum Reporting an alle Stakeholder Herr Meier Ressourcen- Manager Erfassen von Personalkapazität, Personalzuteilung und tatsächlichem Einsatz über mehrere Projekte über einen erweiterten Planungshorizont Herr Bauer Mitglied im Projektteam Eine My Work -Homepage mit einfachem Zugriff auf alle Projektaufgaben, Terminpläne, Dokumente, etc. Ein einfacher Reporting-Prozess für Aufgaben und Termine Eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Zusammenarbeit und zum Austausch von Projektinformationen Eine Woche im Leben einer Assistentin des IT-Leiters: Frau Kunze Frau Kunzes erste Aufgabe am Montagmorgen ist es, die PPM-Übersicht der Vorwoche zu erstellen und an ihren Chef Herrn Müller und dessen Kollegen im IT-Governance-Ausschuss weiterzuleiten. Herr Müller ist als IT-Leiter verantwortlich für alle IT-PPM-Belange. Eine Schlüsselaufgabe des IT-Govenance-Ausschusses ist es, sicher zu stellen, dass alle IT-Investitionen in Personal und Projekte an der IT-Strategie und übergeordneten Unternehmenszielen ausgerichtet sind. Die PPM-Übersicht besteht aus einer Scorecard der Projekt- und Portfolio-Investitionsvorhaben mit Informationen zu derzeitigem Projektverlauf, Risiko und Return on Investment. Die Übersicht wird darüber hinaus an andere Führungskräfte im Unternehmen weitergeleitet, von denen viele als Fachbereichs- Sponsoren für strategische Projekte und Programme dienen, die in der Übersicht aufgelistet sind. 3

5 Bevor das Unternehmen ein State-of-the-Art On-Demand PPM-System einsetzte, verbrachte Frau Kunze Stunden mit dem Sammeln von Projektinformationen aus unterschiedlichsten Quellen. Dann musste sie diese für den Wochenbericht entsprechend formatieren und den Bericht dann per und in gedruckter Form verteilen. Dieser Prozess war fehleranfällig, denn es gab kein zentrales Daten-Repository, und der Sammel- und Formatierungs-Prozess musste zum Teil manuell durchgeführt werden. Ein typischer Montag war für Frau Kunze hauptsächlich für das Erstellen der Übersicht reserviert. Darüber hinaus war dies ein sehr undankbarer Job, denn das einzige Feedback, das sie jemals für Ihre Bemühungen erhielt, war Kritik, wenn die Übersicht verspätet oder unvollständig war. Zum Glück für Frau Kunze brachte Herr Müller vor weniger als sechs Wochen die Entscheidung für den Erwerb und Einsatz eines neuen Cloud-basierten PPM-Systems durch. Diese zentralisierte Lösung automatisiert den Formatierungs- und Verteil-Prozess für den Wochenbericht und ermöglicht es den Führungskräften zusätzlich, online auf die Berichte zuzugreifen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Informationen so präzise und aktuell wie möglich sind. Frau Kunze legt lediglich fest, dass der Bericht jede Woche automatisch erstellt und per an eine entsprechende Verteilerliste von Führungskräften versandt wird. Darüber hinaus gibt es für sie eine One-Klick -Funktion, mit der sie den Bericht für diejenigen, die ein gedrucktes Exemplar bevorzugen, als PDF-Dokument ausdrucken kann. Das neue System hat Frau Kunze damit den Montag im Wesentlichen wieder zurückgegeben, sie kann die gewonnene Zeit nun verwenden, um an anderen wichtigen Aufgaben arbeiten. Abbildung 1: Das Executive Dashboard kann Informationen enthalten wie zum Beispiel Anzahl der Projekte nach derzeitigem Verlauf, eine Projektrisiko/Rendite-Matrix als Blasendiagramm, Prozentsatz der Projektausgaben nach Kategorie und Projektausrichtung nach Strategie 4

6 Eine Woche im Leben eines IT-Leiters: Herr Müller Herr Müller war daran gewöhnt, den größten Teil des Montags darauf zu warten, endlich den Projektwochenbericht von Frau Kunze zu erhalten. Mittlerweile findet er bereits um 8:30 Uhr einen automatisch erstellten Bericht in seinem Posteingang. Da das System webbasiert ist und man darauf von überall zu jederzeit zugreifen kann, hat Herr Müller damit begonnen, auf Reisen sogar über sein ipad auf die Übersichten zuzugreifen. Am Dienstag verbringt Herr Müller einige Zeit damit, zu überprüfen, was sich seit seiner letzten Überprüfung der Projektportfolioübersicht geändert hat. Er geht dazu einfach online und greift dann auf seine eigenen personalisierten Übersichten zu, die es ihm ermöglichen, auf die einzelnen grafischen Elemente der Diagramme zu navigieren und die dahinter stehenden Daten zu Kosten, Risiken und Problemen auf Projekt- Programm- und Portfolio-Ebene zu evaluieren. So erkennt er rasch die Bereiche, die entweder eine sofortige Reaktion auf Führungsebene oder das Eingreifen des Projektsponsors erfordern. Abbildung 2: Herr Müller hat per Drag & Drop ausgewählte Diagramme in die Diagramm-Galerie auf seinem Übersichtsbildschirm verschoben (links). Wenn er mit dem Zusammenstellen seiner eigenen Übersicht fertig ist, speichert er diese ab und teilt sein Layout mit anderen Stakeholdern Am Mittwoch trifft sich Herr Müller mit Führungskräften und Projektsponsoren, um die von ihm erkannten Probleme zu adressieren, bevor dann am Freitag das Treffen des Governance-Ausschusses stattfindet. Er denkt, dass er ihnen mindestens einen vollen Arbeitstag Zeit geben muss, um sich die Situation genauer anzusehen und ihm dann ein schnelles Update zu den Problemen geben zu können. Er mailt den relevanten Übersichtsbericht im PDF-Format an einige der Führungskräfte und entspricht der Bitte, die Übersicht gesichert auf einem Führungskräfteportal zu veröffentlichen, damit sie dort online zur Verfügung steht. Am Donnerstag geht Herr Müller online, um die Liste der Projektanfragen, Vorschläge und laufenden Projekte zu überprüfen. Seine Kollegen und er haben während der ganzen Woche Benachrichtigungen für 5

7 Freigabeanfragen erhalten, er hatte aber noch keine Zeit, sich bis jetzt darum zu kümmern. Der Workflow legt Herrn Müller als den Verantwortlichen fest, der Projekt-Business Cases bewertet, überprüft und freigibt einschließlich der Überprüfung der Ausrichtung an den wichtigsten IT-Strategien bevor sie an den Governance- Ausschuss weitergegeben werden, um dort endgültig genehmigt zu werden. Der letzte Business Case, den Herr Müller freigegeben hat, ist ein Projekt, eine neue Testsoftware zu entwickeln, mit der ein neues Service-Angebot unterstützt wird. Das Projekt erreichte eine hohe Bewertung, denn es war sowohl im Einklang mit der Unternehmensstrategie, zusätzlichen Umsatz zu generieren, als auch mit dem Unternehmensziel, die Kundenzufriedenheit durch verbesserte Servicequalität zu erhöhen. Herr Müller trifft seine Kollegen am Freitagmorgen zum Governance-Meeting. Der Ausschuss möchte mit einer High-Level Strategie-Revision beginnen und sich dann detaillierter mit Themen zur Portfolio- und Projekt- Ausführung beschäftigen. Die Mitglieder im Ausschuss überprüfen zuerst einige Übersichten zu wichtigen Unternehmens- und IT-Strategien und die daran ausgerichteten Investitionen in Programme und Projekte in Bezug auf Kosten, Personal und Anzahl an Projekten. Sie haben vollstes Vertrauen, ihre Entscheidungen auf der Grundlage der Übersichtsdaten zu treffen, denn diese Daten wurden direkt von einem zentralisierten PPM-Server generiert. Abbildung 3: Dieses Beispielsdiagramm zeigt den Fortschritt aller verspäteten Projekte in Bezug auf deren Ausrichtung an Unternehmenszielen (dargestellt durch die Bezeichnungen an der X-Achse). Beachten Sie die Möglichkeit, mit der Maus über das Diagramm zu fahren, um einen sofortigen Überblick über Detailinformationen zu erhalten. Die erste Sache, die das Team erkennt, ist, dass es eine Schlüsselstrategie gibt, an der keine Projektaktivitäten ausgerichtet sind. Dank des neuen Cloud-basierten PPM-Systems kann das Unternehmen nicht nur eine Bottomup-Ausrichtung bestehender Projektideen oder laufender Projekte an der IT- und Unternehmensstrategie sicher stellen, es kann außerdem die Umsetzung einer bestimmten Strategie von oben nach unten vorantreiben. Diese Funktion ermöglicht es dem Governance-Ausschuss, sich eine hierarchische Darstellung der IT- und Unternehmensstrategien anzusehen und dann strategische Prioritäten zu vergeben, um Projektideen und Projektanfragen voranzutreiben. Das Team erstellt einen Aktionspunkt, um herauszufinden, ob die Umsetzung der fraglichen Strategie von Projektvorgängen abhängt, und um festzulegen, ob und welche Projektvorgänge erforderlich sind, um diese Strategie umzusetzen. Der Governance-Ausschuss verfügt letztendlich über die zeitnahen Informationen, die er benötigt, um zu entscheiden, ob vorgeschlagene Projekte begonnen werden, ob unnötige Projekte gestoppt werden, um die damit 6

8 freiwerdenden Ressourcen und Mittel für andere strategische Projekte einzusetzen oder einfach um den Status und die Probleme bei laufenden Projekten zu diskutieren. Die Ausschuss-Mitglieder verfügen nun über eine Projektportfolio-Scorecard, die sie als Unterstützungstool für Entscheidungen auf Führungsebene einsetzen können, um damit die Umsetzung von Strategien und die Ausrichtung an den Geschäftszielen voranzutreiben. Herr Müller ist der Meinung, dass die IT PPM-Lösung eine der besten Investitionsentscheidungen ist, die er je getroffen hat. Er erhält am Ende eine beeindruckende Rendite für seine IT-Investition. Da es sich darüber hinaus um eine Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS) PPM-Lösung handelt, muss er nicht in seine eigenen internen IT-Ressourcen oder technische Infrastruktur investieren, um die Lösung zu betreiben. Gekrönt wird das Ganze dadurch, dass er nun der Held unter seinen Kollegen im Governance-Ausschuss ist, denn die Sitzungen benötigen nur noch die Hälfte der Zeit wie früher und jeder kann damit früher in das verdiente Wochenende gehen. Eine Woche im Leben einer Programm-Managerin: Frau Schmitt Frau Schmitt leitet ein Programm mit dem Ziel, ein neues Service-Angebot auf den Markt zu bringen, das mehrere IT-Projekte beinhaltet wie zum Beispiel ein Backbone-Upgrade, neue Hardwareinstallationen, neue intern entwickelte Softwareanwendungen und zusätzliches Call Center-Training. Am Montag stellte ihr Team fest, dass es notwendig ist, ein neues Projekt zu starten, bei dem eine Testsoftware für die neue Softwareanwendung entwickelt wird. Freigaben für Projekt-Business Cases werden ausschließlich bei den Monatstreffen des Governance-Ausschusses erteilt. Das bedeutete vor dem Einsatz des neuen PPM- Systems, dass es nur wenige Möglichkeiten für sie gab, die Anfrage vor dem nächsten Freitagsmeeting des Governance-Ausschusses durch den Freigabeprozess zu bringen. Frau Schmitt nutzt die Funktion Request/Proposal Management des neuen PPM-Systems, um den Projekt- Business Case zu rechtfertigen und die Freigabe zu erhalten. Das System stellt sicher, dass alle Projektideen und Vorschläge sich einer konsistenten Business Case-Struktur, einer Projektbewertung und einem Freigabeprozess unterwerfen. Der entsprechende Workflow wurde mit einem Satz an gewichteten Kriterien zur Projektbewertung und Projektauswahl von Herrn Müller in Zusammenarbeit mit dem Governance-Ausschuss konfiguriert. Herr Müller und andere Gutachter erhalten dabei automatische Benachrichtigungen sowie direkten Zugang zu den notwendigen Unterlagen. Bereits am Donnerstag hat Herr Müller unterschrieben. Damit verfügt Frau Schmitt über alles, was sie für die Revision am Freitag im Governance-Ausschuss benötigt. Abbildung 4: Ein konfigurierbarer und automatisierter Projektanfrage-Workflow und Freigabeprozess strafft den Revisionsprozess 7

9 Am Freitag wird der Projekt-Business Case freigegeben. Frau Schmitt kann nun den Projektplan entwickeln, der dann nochmals an den Governance-Ausschuss für die zweite Schlussfreigabe zurückgeht, bevor das Projekt formell gestartet werden kann. Frau Schmitt ist begeistert, wie das System den ursprünglichen Anfrage- und Freigabe-Prozess bereits gestrafft hat und sie damit in die Lage versetzt, die Time-to-Market-Zielvorgabe des Programms zu unterschreiten. Sie ist der Meinung, dass dies letztendlich zu einem verbesserten ROI für das neue Service-Angebot führen wird und damit signifikante Auswirkungen auf die Unternehmensergebnisse hat. Eine Woche im Leben einer Projekt-Managerin: Frau Huber Am folgenden Montag wird Frau Huber gebeten, an den Projekt- und Terminplänen für das neue Testsoftware- Projekt zu arbeiten. Dies schließt das Bearbeiten mehrerer standardisierter Dokumentenvorlagen für die Vorprojekt-Phase ein, die vom Project Management Office (PMO) definiert wurden. Das PMO identifizierte eine Reihe von Best Practices, mit denen eine erfolgreiche Projektplanung und Projektdurchführung sichergestellt werden kann. Diese Best Practices decken die Bereiche Projektanbahnung, Planung, Konzeption, Ressourcenbedarf, Terminplanung, Finanzmodelle, etc. ab. Alle standardisierten Dokumente, Tools und Vorlagen liegen in einer gesicherten und zentralisierten Wissensdatenbank, die als standardisierte, voll integrierte Komponente des neuen Cloud-basierten PPM-Systems zur Verfügung steht. Bei der Projektplanung stellt sich heraus, dass sofort Personalressourcen benötigt werden, um den Projektterminplan und die Planungsvorlagen zu vervollständigen (z.b. Entwickeln von Kostenvoranschlägen und Konzepten). Darüber hinaus wird Personal benötigt, um den Plan umzusetzen, die neue Testsoftware zu implementieren. Nachdem die Projektpläne und Terminvorgaben freigegeben sind, kann zusätzlicher Personalbedarf für die Projektdurchführung festgelegt werden. Am Montagnachmittag sind die Personalanfragen bereits an den Ressourcen-Manager Herrn Meier weitergeleitet. Dieser legt bestimmte Mitarbeiter fest, die beim Vervollständigen der Projektpläne helfen sollen, und er blockt per Soft-Booking die Personalressourcen, die für die Durchführung des Plans erforderlich sind (das heißt, er weist bereits Zeiten je benötigter Rolle und erforderlicher Qualifikation zu, legt aber noch keine bestimmten Mitarbeiter fest, bis ein detaillierterer Projektterminplan ausgearbeitet wurde). Am Dienstag beginnt Frau Huber mit der Arbeit an dem detaillierten Projektterminplan. Sie nutzt Microsoft Project zum Erstellen eines ersten Terminplans. Sie plant, irgendwann eine täglich laufende individuelle Projektterminplanung durchzuführen und dabei auch die Aufgaben zu erfassen. Die Microsoft Project-Daten wird sie dann periodisch mit dem neuen PPM-System synchronisieren. Dieses wiederum dient als Aufzeichnungssystem für Projekterstellung, Aufgabenmanagement, Personaleinsatz, Freigaben für Projektphasenrevisionen, Projektmessgrößen und Kostenerfassung. Über eine Suche mit der in der Wissensdatenbank integrierten Volltextsuche sowie komplexen Abfragen und Suchbegriffsabgleichen findet Frau Huber einen Satz von Dokumenten zur Vorprojekts-Phase für ein sehr ähnliches Testsoftwareprojekt, das erst kürzlich im R&D-Zentrum des Unternehmens in Indien durchgeführt wurde. Anstatt sich also doppelte Arbeit zu machen, kann Frau Huber einen Teil der Inhalte, die von einem Projekt stammen, das am anderen Ende der Welt durchgeführt wurde, anpassen, um die Freigabe für ein Projekt zu erhalten, das direkt hier durchgeführt werden soll. 8

10 Abbildung 5: Beispiel einer globalen Wissensdatenbank mit ausgefeilter Ordnerstruktur Da es sich dabei um ein kleines und klar definiertes Projekt handelt, kann Frau Huber bis Mittwoch alle Dokumente zusammensammeln und sie noch am selben Tag mit dem PMO teilen. Bereits am Donnerstag hat ein Mitglied des PMOs die Projektunterlagen und Projektkonzepte überprüft und freigegeben. Mit der Unterschrift des PMOs ist Frau Huber nun in der Lage, sich in die zweite Freigaberunde zu begeben die Revision in Bezug auf Architektur, Business, und Finanzen durch den Governance-Ausschuss. Sie übergibt also den Projektterminplan und die Projektpläne an den Ausschuss zur Freigabe, um danach mit der Entwicklung zu beginnen. Das Testsoftwareprojekt erscheint auf Frau Hubers Projektlistenseite, die alle vorgeschlagenen und laufenden Projekte zeigt, für die sie verantwortlich ist. Darüber hinaus werden alle Projekte mit Abhängigkeitsbeziehung zu ihren Projekten dargestellt. Um in ihrer Position erfolgreich zu sein, muss Frau Huber stets auf dem Laufenden über den Status aller Projekte in Bezug auf geplante versus tatsächliche Termine und Budget, Personaleinsatz, Risiken, Problemeskalation und Lösungen sein. 9

11 Um ihre Produktivität zu erhöhen, hat Frau Huber dynamisch ihre eigenen Präferenzen bei der Darstellung definiert. Diese sind ausschließlich durch die Zugriffsrechte beschränkt, die auf der Ebene von Herrn Müller festgelegt wurden. Sie wählt die für sie wichtigsten Spalten zum Beispiel Terminplanstatus und Budgetinformationen und setzt sie per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Sie passt die Spaltenbreiten an die optimale Bildschirmdarstellung an und sortiert die Reihen auf der Grundlage mehrerer verschiedener Gruppen- und Filter-Optionen. Dann speichert sie ihre Darstellung ab, damit sie auch in Zukunft für sie verfügbar ist. Abbildung 6: Präferenzen bei der Darstellung können für die Projektlistenseiten für geplanten versus tatsächlichen Aufwand und Budget spezifisch angepasst werden Mit dem neuen PPM-System verfügt Frau Huber über so viel mehr Flexibilität bei der Personalisierung ihrer Listenseite sowie dem Ausdrucken oder Exportieren der exakten Inhalte ihrer Listenseite in Excel, so dass sie in Zukunft kein externes Tool zum Erstellen von Berichten mehr benötigt. Die neue PPM-Lösung erstellt sogar automatisch einen kompletten Programm- und Projektstatusbericht als Präsentation in Powerpoint. Der Oneclick Powerpoint StoryBoard Presentation Generator füllt eine vom Anwender anpassbare Powerpoint-Vorlage, die Diagramme und Tabellen mit aktuellen Systemdaten enthält. Diese Vorlage kann sie dann mit Powerpoint weiter bearbeiten. Frau Huber verbringt nun die meiste Zeit ihrer Woche mit dem Coaching, Beraten und Motivieren ihres Projektteams. Außerdem beseitigt sie Hürden bei der Projektdurchführung und verbringt viel weniger Zeit mit dem Erstellen von Statusberichten oder dem sich Aufregen über Details bei der Projektverwaltung. Eine Woche im Leben eines Ressourcen-Managers: Herr Meier Herr Meier verbrachte in der Regel seine gesamte Zeit bisher in Meetings, in denen er Personalengpässe erklären musste und alles versuchte, um seine wertvollen internen Personalressourcen davor zu schützen, verbrannt zu werden. Das war schwierig, denn das alte System und die bisherigen Prozesse boten nur sehr primitive Möglichkeiten zur Personalplanung und Personalzuteilung (z. B. wer arbeitete gerade an was und wie 10

12 viel Zeit wurde pro Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt verbraucht). Die fehlende Möglichkeit, nicht für Projekte verbrauchte Zeiten zu erklären und das Zulassen von ungleicher Verteilung der Projektarbeiten in wöchentlichen oder monatlichen Intervallen, sorgte für zusätzliche Herausforderungen. Da Personalanfragen mit nur wenig zusätzlichen Informationen zu Prioritäten gestellt wurden und da außerdem noch häufig widersprüchliche Kriterien zur Definition von Prioritäten verwendet wurden, wurde die Personaleinteilung in der Regel bestenfalls nach dem First come, first serve -Prinzip, im schlimmsten Fall nach dem Wer schreit am lautesten -Prinzip durchgeführt. Mit dem neuen System werden Personalanfragen wie zum Beispiel die im Zusammenhang mit dem Testsoftware-Projekt über einen automatisierten und strukturierten Prozess an Herrn Meier geschickt. Er erhielt die Benachrichtigung der Projektfreigabe aus dem letzten Meeting des IT-Governance-Ausschusses und der Implementierungsplan wurde danach vom Projektrevisionsgremium am letzten Donnerstag freigeben. Herr Meier verfügte nie zuvor über diesen hohen Grad an Transparenz über die Anforderungen aus der Projekt-Pipeline. Da das Projekt mit einer ziemlich hohen Priorität eingestuft wurde, machte es Herr Meier zu seiner Priorität. Das neue System erfasst genauestens die Personalverfügbarkeit auf der Grundlage von mehr als 100 Attributen. Damit ist er in der Lage, die Verfügbarkeit an qualifiziertem Personal einfach mit den Anforderungen von Frau Huber abzugleichen (geografische Region, Position, Kosten, etc.). Frau Huber forderte speziell die Dienste eines bestimmten Software-Ingenieurs als Chefentwickler an. Mit der automatischen Worterkennungsfunktion im Suchfeld findet Herr Meier den bestimmten Mitarbeiter sehr schnell im System und kann ihn nach der Überprüfung seiner Verfügbarkeit auswählen. Das System benachrichtigt dann automatisch Frau Huber und alle anderen Mitglieder des Projektteams über ihre neuen Aufgaben. Da individuelle Projektzuteilungen effizienter als in der Vergangenheit ablaufen, ist Herr Meier in der Lage, mehr Zeit damit zu verbringen, sich mit den wichtigeren Personaleinsatzmessgrößen zu beschäftigen und für den zukünftigen Personalbedarf zu planen. Sein Heat Map by Role -Bericht (siehe Abbildung 7) zeigt den Projektpersonalbedarf über einen erweiterten Planungshorizont. Herr Meier nutzt diese Darstellung, um seinen zukünftigen Personalbedarf zu modellieren und damit auf zukünftige Anforderungen reagieren zu können, indem er seinen Personalstamm um weitere interne Neueinstellungen oder externe Quellen erweitert. Abbildung 7: Der Heat Map By Role -Bericht zeigt die Projekt-Personalressourcen über einen erweiterten Planungshorizont 11

13 Mit dem Erreichen eines höheren Reifegrads durch sein Unternehmen und seine Prozesse freut sich Herr Meier darauf, erweiterte Funktionen zum Personalmanagement einzusetzen wie zum Beispiel anspruchsvolle Waswäre-wenn -Szenarien-Planung, Ressourcenabgleich und Optimierungsalgorithmen. Darüber hinaus kann er dann robustere Kosten- und Risikobetrachtungen in seinen Prozess integrieren. Seit das neue System eingeführt wurde, fühlt sich Herr Meier, als ob er endlich Teil eines Teams ist, das in dieselbe Richtung rudert. Was aber noch wichtiger ist, er ist in der Lage, den Personalbedarf seines Unternehmens auf der Grundlage konkreter Daten und Fakten besser zu verwalten, anstatt von Emotionen und dem Druck getrieben, laufend und schnell neue Löcher stopfen zu müssen. Ein Tag im Leben eines Projektteam-Mitglieds: Herr Bauer Als Mitglied eines Projektteams und erst kürzlich ernannter Chefentwickler für das Testsoftware-Projekt konzentriert sich Herr Bauer darauf, Aufgaben abzuarbeiten und seinen Projektmanager und andere Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Er überprüft die Dokumente zur Projekteinführung und Vorlagen für die Projektergebnisse, die Frau Huber in die zentralisierte Wissensdatenbank hochgeladen hat. Da alle Dokumente mit jeder beliebigen Phase des Projektlebenszyklus verknüpft werden können von der Idee und der Anfrage über den Business Case bis zum laufenden Projekt müssen Projektmitglieder wie Herr Bauer nicht mehr Dokumenten nachjagen, die in unterschiedlichen, verteilten und gemeinsam genutzten Archiven abgelegt sind. Er überprüft dann die ihm zugeteilten Aufgaben innerhalb des vorläufigen Projektterminplans, der von Page Frau Huber erstellt wurde. Abbildung 8: Die My Work -Homepage von Herrn Bauer zeigt alle offenen Arbeiten und den Status von My Projects Herr Bauer erkennt, dass er die neue PPM-Lösung dazu nutzen kann, um mit anderen Teammitgliedern gemeinsam daran zu arbeiten, die zugewiesenen Aufgaben effizient abzuschließen, den Status der eigenen Aufgaben und zugewiesenen Tätigkeiten zu aktualisieren, den Status von Aufgaben im Terminplan und Projektergebnissen einzusehen, von denen seine Arbeit abhängt, und seine Zeit zu erfassen, indem er den online verfügbaren Arbeitszeiterfassungsbogen verwendet. Sein System ist so konfiguriert, dass es ihm einen Überblick über nur die Informationen und Funktionalitäten bietet, die er benötigt, damit er seinen Job erledigen kann. Wie 12

14 sein Projektmanager Frau Huber kann er die Seiten, die er am häufigsten nutzt, weiter personalisieren, damit sie seinen individuellen Darstellungspräferenzen entsprechen. Herr Bauer hat den Eindruck, dass er endlich alle die Informationen zur Verfügung hat, die er benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Er hatte früher häufig das Gefühl, dass er in Bezug auf das, was von ihm verlangt wurde, im Dunkeln stehen gelassen wurde. Nun erhält er die benötigten Informationen vom System in einer verständlichen und präzisen Art und Weise und kann in Echtzeit mit den Kollegen in seinem Team zusammenarbeiten, unabhängig davon, wo sich diese gerade befinden. Über Instantis Enterprise Track Instantis Enterprise Track von Oracle ist eine führende Enterprise PPM-Lösung, die von Führungskräften in der IT und in Fachabteilungen eingesetzt wird, um die Umsetzung von Strategien durch besseres Projekt- und Personalmanagement zu verbessern. Sie bietet ein End-to-End-System für das Management, Erfassen und Reporting von unternehmensweiten Strategien, Prozessen, Projekten, Programmen, Portfolios, Ressourcen, Kosten und Vorteilen. Führende weltweit tätige Unternehmen verlassen sich auf Instantis Enterpise Track, um die charakteristischen Anforderungen ihrer strategischen Projektportfolios erfüllen zu können, zum Beispiel IT-PPM, Unternehmens- PMO, Produktneuentwicklung und Verbessern der Geschäftsprozesse. Die voll ausgestattete End-to-End-Lösung für PPM stellt sicher, dass hochwertigere Projekte schneller mit den bestehenden Ressourcen abgeschlossen werden können, damit die Unternehmen schneller betriebswirtschaftliche Erfolge erzielen und einen beeindruckenden ROI in weniger als einem Jahr erreichen. Im Gegensatz zu Wettbewerberlösungen ist Instantis Enterprise Track einfach und schnell einzuführen, benutzerfreundlich und einfach zu verwalten sowie kostengünstig. Das Kernstück von Instantis Enterprise Track sind die auf dem Markt führenden Übersichts- und Reporting- Funktionen, die von Analysten als in der Branche unerreicht beschrieben wurden. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, einfach und schnell Übersichten und Berichte auf Projekt- und Portfolioebene zu erstellen und zwar in jeder Phase des Projektlebenszyklus, von der Idee über den Vorschlag, die Projektausführung, die Messgrößen bis letztendlich zu den Ergebnissen. Instantis Enterprise Track läuft auf dem Instantis Enterprise Track Cloud Service von Oracle, einem State-of-the- Art SaaS Applikationsframework, das erwiesene Sicherheit, Verfügbarkeit und Enterprise-Class Performance bietet. Der Instantis Enterpise Track Cloud Service ist für seine unerreichte Out-of-the-Box Konfigurierbarkeit und seine rasche Einsatzbereitschaft bekannt, die in Tagen und nicht in Monaten gerechnet wird. Fazit Unternehmen, die ein Cloud-basiertes IT-PPM-System einsetzen, können die täglichen Anforderungen ihrer Stakeholder erfüllen und verbessern dabei zeitgleich die Umsetzung von Strategien, die Produktivität und das Personalmanagement. Instantis Enterprise Track bietet ein kosteneffizientes, funktionsreiches End-to-End- System und einen schnellen ROI für Unternehmen, die daran interessiert sind, einen webbasierten, zentralisierten und integrierten PPM-Ansatz zu verfolgen. 13

15 Oracle Deutschland GmbH Riesstraße 25 D München Tel.: Oracle Software (Schweiz) GmbH Täfernstrasse 4 CH-5405 Baden-Dättwil Tel.: Oracle Austria GmbH IZD Tower Wagramer Straße A-1223 Wien Tel.: info-au@oracle.com Oracle setzt sich dafür ein, Verfahren und Produkte zu entwickeln, die helfen die Umwelt zu schützen 2010, 2013 Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher oder gesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten. Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck kopiert oder weitergegeben werden. Oracle und Java sind ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber sein. Intel und Intel Xeon sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Intel Corporaten. Alle SPARC-Warenzeichen werden unter Lizenz verwendet und sind eingetragene Warenzeichen von SPARC International, Inc. AMD, Opteron, das AMD- Logo und das AMD Opteron-Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Advanced Micro Devices. Unix ist ein eingetragenes Warenzeichen von The Open Group 14