Leitfaden für den Jugenddienst D1900 Bewerbungsverfahren Jahresaustausch

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1 Chair Claudia Sprakel Parkweg 87, Witten GERMANY Tel Homepage: Rotary Jugenddienst D1900 e.v. Verein im Auftrag des Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. in German Multidistrict D , Stand 14. Juni 2016 Bitte ausdrucken! Leitfaden für den Jugenddienst D1900 Bewerbungsverfahren Jahresaustausch Seite Phase 1: Vorbewerbung und Kontaktanbahnung vom Schüler zum Club 2 Phase 2: Auswahl, Information und Vorbereitung 2 2 A) Aufklärung und Interview der leiblichen Eltern/Gastfamilie 2 2 B) Aufklärung und Interview des Schülers 5 2 C) Aufgaben der Schüler nach Annahme durch den Club 6 2 D) Weitere Aufgaben des Jugenddienstleiters 7 2 E) Vorbereitung des Counselor 7 Phase 3: Handhabung der Datenbank 8 3 A) Login 8 3 B) Administration 8 3 C) Distriktdaten überprüfen 8 3 D) Clubdaten eintragen 9 3 E) Bewerber einrichten 9 3 F) Bewerberliste 10 3 G) Daten erfassen: 10 3 H) Länderwünsche in STEP I) Hilfe bei Problemen 11 3 K) Eingaben überprüfen und Druck der Bewerbung 11 3 L) Abgabetermin beim Club, Empfehlung des Distrikts 11 Phase 4: Abschlussarbeiten 12 4 A) Kontrolle durch den Jugenddienstleiter 12 4 B) Unterschriften 12 4 C) Weitere Bearbeitung im Club 12 4 D) Die äußere Form der Bewerbung 12 4 E) Checkliste zur Endkontrolle der Bewerbung durch den Club vor Versand an den Distrikt 13 4 F) Einreichung beim Distrikt G) Bezahlen der Kostenpauschale an RJD D H) Bezahlen der Kostenpauschale an Rotex e.v I) Informationen für alle 14 4 J) Seminare mit Teilnahmepflicht für Bewerber und ihrer Eltern 15 4 K) Austauschpaket und Rotary Blazer 15 1

2 Phase 1: Vorbewerbung und Kontaktanbahnung vom Schüler zum Club Jeder Schüler kann sich jederzeit mit dem Formblatt Vorbewerbung im Jahresaustausch beim Jugenddienstleiter seines Rotary Clubs vor Ort bewerben. Das Formblatt Vorbewerbung ist mit allen nötigen Hinweisen an drei Stellen zu finden: 1. LTEP.pdf 2. Dropbox Die Vorbewerbung soll Ihnen das Screening von Bewerbern erleichtern. Phase 2: Auswahl, Information und Vorbereitung Alle dafür erforderlichen Dokumente befinden sich in der Dropbox. 2 A) Aufklärung und Interview der leiblichen Eltern bzw. der Gastfamilien Potentielle Gastfamilien erhalten vom Jugenddienst per Download oder vorbereitende Dokumente für das Interview. Zu den potentiellen Gastfamilien gehören auch die leiblichen Eltern der Bewerber! Leitfaden für Gastfamilien Beispiele für Fragen an Gastfamilie Informationsbogen Gasteltern Die Gasteltern füllen diesen Bogen bitte bis zum Interview bereits selber aus. Anmerkungen zum Informationsbogen Gasteltern : Jede Gastfamilie muss diesen Bogen vollständig ausfüllen und unterschreiben. Der Distrikt muss jederzeit aktuell über alle Gastfamilien informiert sein. Drei Referenzen sind von den Eltern anzugeben. Dieser Bogen wird Bestandteil des Distriktexemplars (Nr. 2) der Bewerbung. Bei nachträglicher Aufnahme von Gastfamilien in das Clubprogramm ist der Informationsbogen Gasteltern umgehend vom Club an den Distrikt einzusenden, bevor die Familie einen Schüler aufnimmt. Fungiert eine Familie im Folgejahr erneut als Gastfamilie, ist der Informationsbogen Gasteltern erneut auszufüllen und zu unterschreiben. Beim Interview besucht der Jugenddienstleiter in Begleitung eines weiteren Rotariers die ganze Familie des Bewerbers/Gastfamilie mit allen Geschwistern und überprüft so den familiären Hintergrund und die Wohnsituation. 2

3 Er bespricht eingehend Inhalte, Ziele und Ablauf des rotarischen Austauschs, erklärt das Bewerbungsverfahren und bespricht das Formular Beispiele für Fragen an Gastfamilie und erstellt ein schriftliches Gesprächsprotokoll (Formular Interviewbogen für Gastfamilien ). Beide Interviewer unterzeichnen den Interviewbogen. Anforderungsprofil an Gastfamilien: Es ist außerordentlich wichtig, dass man die Familie der Bewerber, vor allem die Eltern, kennenlernt und sich einen Eindruck verschafft, ob sie die Rolle als künftige Gasteltern auch verantwortungsvoll einnehmen können. Im Vordergrund für die Eltern steht immer zunächst das eigene Kind und etwas nebenbei nehmen die Eltern oft wahr, dass sie auch Gasteltern werden müssen. Oft wissen oder erahnen sie zu diesem frühen Zeitpunkt noch gar nicht, was auf sie zukommt. Die Verantwortung für den Inbound unter Ihrer Obhut ist viel größer, als die Verantwortung für die Auswahl eines Outbound, den Sie wegschicken und einer im Ausland vom dortigen Club geprüften und als geeignet eingestuften Gastfamilie anvertrauen. Sind die Gasteltern offen genug ein anderes Kind, ein neues Kind in ihre Familie aufzunehmen, nicht nur zu beherbergen, sondern ihrem Austauschschüler ein Zuhause zu bieten? Sind die Eltern auch beruflich und im Hinblick auf die Arbeitszeiten in der Lage, den Inbound adäquat zu betreuen? Welche sozialen Kontakte haben die Eltern? Werden sie in der Lage sein, auch das Leben ihres neuen Kindes mit zu gestalten? Ist die Familie offen für andere Kulturen, wird sie Verständnis für kulturbedingte Probleme und Sprachbarrieren haben? Ist die Familie bereit, Konflikte anzunehmen und zu lösen? In welchen Verhältnissen lebt die Familie, gibt es genug Wohnfläche, wird das neue Kind ein eigenes Zimmer haben? Sind die Wohnverhältnisse so, dass man sich wohlfühlen kann? Wie werden sich die Geschwisterkinder zum Inbound verhalten? Freuen sie sich auf das neue Familienmitglied? Können und wollen die Geschwister helfen, den Inbound in Schule und Freundeskreis zu integrieren? Auf den Punkt gebracht: Wird die Familie diesen Herausforderungen gewachsen sein und ist sie sich der Verantwortung bewusst, die auf sie zukommt? Das eigene Kind ist viele Jahre durch Familie und Umfeld sozialisiert worden, aber wie wird das mit dem neuen Kind möglich sein? Viele Probleme, die in den letzten Jahren aufgetaucht sind, sind auch familiär bedingt: Gastfamilien waren nicht flexibel genug und auch nicht auf die große Herausforderung vorbereitet. Wie gesagt, oft steht das eigene Kind, das in die Welt hinaus reist, im Vordergrund der Gedanken. Der Gastschüler ist ja noch weit weg 3

4 Kommen Ihnen Zweifel an der Eignung der Gastfamilie, müssen Sie eine andere Familie finden oder im schlimmsten Fall die Bewerbung des Outbounds zurückziehen: Das Wohlergehen des zukünftigen Inbounds ist sicherlich ebenso wichtig, wenn nicht wichtiger, als eine Möglichkeit zu schaffen, dass das Kind der Familie ins Ausland geht. Fehler dürfen wir uns da nicht erlauben. Sie ersparen sich selbst, Ihrem Counselor, der Familie und auch dem Distrikt viele Probleme, wenn Sie mögliche Schwierigkeiten schon beim Hausbesuch erkennen. Bitte nehmen Sie diesen Teil des Bewerbungsverfahrens sehr ernst und leiten Sie keinen Bewerber weiter, den Sie nicht Zuhause in der beschriebenen Weise besucht haben. Das wäre verantwortungslos. Bitte unterschreiben Sie das Protokoll und reichen Sie es mit der Bewerbung ein. Der Inboundbeauftragte des Distrikts wird später eine Kopie bekommen, damit er bei eventuell eintretenden Problemen auf das Protokoll verweisen kann. Jeder Vater und jede Mutter hat nur so lange Vertrauen zu Rotary, wie wir alle diese Sorgfalt ausnahmslos walten lassen. Dieses Vertrauenskapital gilt es zu schützen im Interesse aller gewissenhaften Freunde im Austausch. Gute Interviews liegen zudem im ureigensten Interesse der Clubs, die ja eine enge Beziehung zu den Gastfamilien aufbauen und fast drei Jahre pflegen von der Bewerbung bis lange nach der Heimkehr des Outbound. Die Interviewprotokolle sind für alle Gastfamilien Bestandteile des Clubexemplars und des Distriktexemplars der Bewerbung. Interviews dürfen nicht länger als sechs Monate zurückliegen. Das gilt auch für später nachträglich von Ihnen ausgewählte Gastfamilien. Bevor ein Inbound in eine Gastfamilie gelangt, muss ausnahmslos der Besuch gemäß Leitfaden erfolgt sein und dem Distrikt das Protokoll vorliegen. Wenn die Gastfamilie ausnahmsweise nicht an einem Gastelternseminar des Distrikts teilgenommen hat, obliegt dem Club die Informationspflicht für die Familie in gleichem Umfang wie bei einem Distriktseminar. Nicht vollständig informierte Familien dürfen nicht am Programm teilnehmen. So wünschen wir uns die Protokolle: Nach Seite 15 der Bewerbung eingefügt Erstellt auf dem Formblatt Interviewbogen für Gastfamilien gemäß Leitfaden Die Familie ist vollzählig anwesend, Personen werden aufgezählt Alle Punkte werden abgearbeitet Individuelle Formulierungen untermauern in wenigen Sätzen die persönliche Einschätzung der beiden Interviewer und ihre Kenntnis der Wohnverhältnisse Zwei Rotarier haben unterschrieben Name und Club der unterzeichnenden Freunde identifizieren die Signaturen 4

5 2 B) Aufklärung und Interview des Schülers Vorbereitend soll der Schüler sich informieren unter: Im Interview wird das Programm eingehend erörtert. Die Motivation des Schülers ist zu durchleuchten, ebenso die Eignung und die Unterstützung durch die Eltern. Der Jugenddienstleiter erklärt dem Schüler auch eingehend, nach welchen Regeln siehe die Länder gewählt werden können. Anforderungsprofil an Austauchschüler: Allgemeine Voraussetzungen:! Physische und psychische Gesundheit! Alter: Jahre im Austauschjahr! Bewusstsein für Belastungen! Bereitschaft, fremdes zu akzeptieren und zu tolerieren! Gepflegtes Aussehen und gute Umgangsformen Schulische Voraussetzungen:! Erfolgreicher Abschluss Klasse 10! Schülerstatus weiterhin gesichert! Gute Leistungen! Positive Lern- und Leistungsbereitschaft! Engagement in der Schule über den Unterricht hinaus! Eventuelle Bereitschaft ein Jahr zu pausieren Persönlichkeitsmerkmale:! Kommunikative Fähigkeiten! Sprachliche Fähigkeiten! Offenheit/Aufgeschlossenheit! Anpassungsfähigkeit! Kritikfähigkeit! Fähigkeit zur Selbstreflexion! Interesse an Neuem Motivation:! Woher kommt der Entschluss ins Ausland zu gehen?! Einfluss von Freunde und Familie?! Festlegung auf ein Land?! Wann wurde die Entscheidungen getroffen?! Erkennbare Planung? Akzeptanz der Regeln und Verpflichtungen:! Botschafter für die Heimat und Rotary! Anerkennung der Austauschregeln! Bereitschaft zu rotarischen Veranstaltungen zu gehen und aktiv mitzuwirken! Berichte an Distrikt und Sponsoring Club schreiben! Bereitschaft nicht nur Gast, sondern Mitglied von Familie, Schule und Gesellschaft zu werden 2 C) Aufgaben der Schüler nach Annahme durch den Club Haben Sie sich für einen Bewerber entschieden, sollte dieser sich hier informieren: Neben der Qualität der Bewerbung und Eignung der Schüler für den Jahresaustausch wird der zeitliche Eingang der Bewerbung bei der Berücksichtigung der Länderwünsche eine Rolle spielen. Daher ist es wichtig... 5

6 ...schon vor der Datenbanköffnung zu wissen: Info für Outbound- Impfungen - Impfungen wenn nicht vorhanden, machen bzw. auffrischen lassen: - Polio (Kinderlähmung). - Hepatitis A, (nicht im Formular, aber empfehlenswert für Südamerika und Asien) - Hepatitis B, - Tetanus, - Diphtherie, - Masern, - Mumps, - Röteln, - Keuchhusten - Windpocken (neuerdings in USA verlangt) - Reisepass beantragen Zum Reisepass: jeder Schüler soll umgehend seinen Reisepass beantragen. Etwa vorhandene Pässe müssen noch mindestens 2 Jahre Gültigkeit haben, also bis 3 Monate nach dem Ende des Austauschjahrs. Ein Scan muss in die Datenbank! - -Adresse einrichten mit folgenden Anforderungen: 1.Weltweit verwendbar 2. Postfachgröße mindestens 50 MB 3. zuverlässig - 1 digitales Passbild - 4 digitale Farbbilder zu den folgenden Themen: Meine Familie Etwas Wichtiges für mich Mein besonderes Interesse Mein Haus - Aufsatz (Antworten auf die 12 Fragen in STEP 10 der Online-Bewerbung mit 90 Zeilen englischem Text als Word-Dokument speichern) - Länderwünsche mit Ihnen besprechen und nach reiflicher Überlegung festlegen. Evtl. Rücksprache mit uns. - Info evtl. Dropbox 6

7 2 D) Weitere Aufgaben des Jugenddienstleiters Außer der Freischaltung der Datenbank für die Bewerber (Phase 3) ist der Jugenddienst für das Ausfüllen weiterer Formulare zuständig. Alle benötigten Unterlagen hierfür finden Sie in der Dropbox. Bitte schicken sie uns gleichzeitig mit der Freischaltung der Datenbank für den Jugendlichen eine mit den Kontaktdaten des Outbounds an: 1. Austauschtabelle: Bitte halten Sie sich an die Arbeitsanleitung für die Austauschtabelle. Die ausgefüllte Austauschtabelle bitte via senden an: Jugenddienstteam und Michael Dumschat! 2. Verpflichtungserklärung Rotary Club und Organisationsgrundlagen mit Anlage I Bitte beachten Sie diese wichtigen Informationen. Sie beinhalten eine genaue Beschreibung des Programms. Alle Unterschriften auf beiden Formularen sind erforderlich. Bitte informieren Sie rechtzeitig im Voraus die jeweiligen Freunde, um Verzögerungen zu vermeiden. 3. Aufnahmegarantie der Schule (freiwillig) Freiwilliges Formular zur Sicherung des Schulplatzes Ihres zukünftigen Inbounds. 2 E) Vorbereitung des Counselor Das Zertifikat des Counselors ist Bestandteil der Bewerbung. Es muss bis zum Ende des Austausches gültig sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, kümmern Sie sich bitte um eine Zertifizierung. Termine dafür stehen im Internet oder sind beim Jugenddienstteam zu erfragen. Die Counselors sollen bitte die Dokumente (z. B. Aufgaben Counselor, Leitfaden Counselor, Risikomanagement, die in der Dropbox hinterlegt sind, sorgfältig lesen und eingehend mit dem Club-Jugenddienst ihre Rolle und Funktion besprechen. 7

8 Phase 3: Handhabung der Datenbank Infos auch unter: Die Datenbank wird nach den Sommerferien generell für alle zertifizierten Clubs für das Bewerbungsverfahren freigeschaltet. Ab dann können Bewerber in der Datenbank angelegt werden und diese mit der Erfassung der Daten beginnen. Die Freischaltung erhält der Jugenddienstleiter/Club bei Amtsantritt einmalig in Form einer , bestehend aus den Zugangsdaten: Username: eigene Passwort: XXX Dies geschieht im Distrikt 1900 vor Beendigung der Sommerferien. Der Club- Jugenddienst verwahrt die Zugangsdaten sorgfältig und vor fremdem Zugriff geschützt auf. Vorsorglich sollte die Zugangsberechtigung - für den Fall der Abwesenheit des Club-Jugenddienstbeauftragten - ein weiterer Vertreter im Club vorliegen haben. Jugenddienstleiter die ihr Amt übergeben, müssen ihren Nachfolger in der Datenbank anlegen. Infos hierzu unter: Downloads und Datenbank auf der Seite: 3 A) Login Adresse: eigene Passwort: von Distrikt/Datenbank mitgeteilt, s.o. 3 B) Administration Schritt 1: Auf der linken Seite: Program auswählen. In dem sich öffnenden Drop Down Menü klicken Sie auf die Programme, an dem/denen Ihr Club teilnimmt. Klick auf Speichern Schritt 2: Wählen Sie "Edit Club Data". Bitte auf der sich öffnenden Seite Club- & Distriktdaten die geforderten Daten zum Distrikt, Club und deren Jugenddienstbeauftragten bzw. Präsident eintragen. 3 C) Distriktdaten überprüfen Distrikt-Nr Als Distriktjugenddienstbeauftragter soll eingetragen sein: Nachname: Sprakel Vorname: Claudia Straße: Parkweg 87 PLZ/Ort: Witten Bundesland: Nordrhein-Westfalen Tel. privat: Mobile: ngs@rotary1900.de 8

9 3 D) Clubdaten eintragen Sponsor Rotary Club: Ihre Club-ID steht im Mitgliedsverzeichnis ( Rotary-Bibel ) unter dem Clubnamen rechts, RC Altena-Werdohl-Plettenberg = Es werden nur die 5 Ziffern eingetragen Telefon und FAX - Nummern bitte im internationalen Format eintragen: Beispiel: Die hier eingetragenen Daten erscheinen später an der entsprechenden Stelle im Bewerbungsformular (Application Form). Auf diese Daten werden während des Austauschjahres die Gastfamilie, der Gastclub und der Gastdistrikt Ihres Outbounds zugreifen. Daher ist der Präsident des Folgejahres, also des Jahres, in dem der Outbound im Ausland ist, als Ansprechpartner zu benennen. Wenn der Club mehrere Aktive im Jugenddienst hat, dann ist derjenige einzutragen, der als Ansprechpartner des Clubs gewünscht wird. Sollte ein Ämterwechsel im Jugenddienst schon absehbar sein, bitte den nachfolgenden amtierenden Jugenddienst eingetragen, damit wichtige Informationen auch genau da ankommen, wo sie gebraucht werden. Anmerkung: Die Stammdaten des Rotary Clubs müssen pro Club nur einmal eingetragen werden. Die Angaben werden in alle Bewerbungen dieses Clubs automatisch eingefügt. 3 E) Bewerber einrichten Vorab muss Ihr Bewerber wissen, zu welchem Zeitpunkt Sie ihm das Formular einrichten. Möglichst sofort danach muss er seinen Zugang aktivieren, spätestens aber innerhalb von 24 Stunden. Für den von Ihrem Rotary Club akzeptierten Bewerber richten Sie in folgenden Schritten die Datenbank ein: Linke Spalte: "Applicant" auswählen. Auf der sich öffnenden Seite "ADD NEW APPLICANT" auswählen. Dann wird abgefragt, an welchem Programm der Bewerber teilnehmen möchte. Wählen Sie Long Term Exchange Program LTEP, Klicken Sie NEXT Ihre Club- und Distriktdaten werden noch einmal zur Überprüfung angezeigt, wenn der Präsident des Folgejahres eingetragen ist und auch sonst alles ok ist, klicken Sie Confirm & Continue an. Auf der sich jetzt öffnenden Seite bitte eintragen: Nachname: Nachname des Bewerbers Vorname: Vorname des Bewerbers Adresse: Adresse des Bewerbers Confirm Adresse des Bewerbers Wählen sie ENTER 9

10 3 F) Bewerberliste: Sobald Sie den Bewerber durch ENTER fertig angelegt haben, erscheint eine Meldung, dass das Anlegen der Daten erfolgreich war. Der Bewerber erhält jetzt eine mit seinen Zugangsdaten. Alle angelegten Bewerber sind dann in die Tabelle der Eingangsseite eingetragen. Mit dem Klick auf Applicant in der linken Spalte erhalten Sie einen Überblick über den Bearbeitungsstand der Bewerbungen. Der Klick auf den Edit Button (Spalte Action) ermöglicht den Zugang zur Bewerbung mit Änderungsmöglichkeit. 3 G) Daten erfassen Der Schüler trägt seine Bewerbungsdaten in 12 Seiten ( STEPS ) ein. Jederzeit können Zwischenstände gespeichert werden mit dem ICON Speichern am unteren Rand der Steps. Es ist jederzeit ein Pausieren möglich. Die Bewerbung muss nicht in einem Zug abgeschlossen, aber innerhalb von 24 Stunden begonnen werden. Zu Step 12: Passfoto und persönliche Fotos sind zunächst mit einem Bildbearbeitungs-Programm auf die in der Datenbank angegebenen Proportionen Höhe/Breite zu bringen, bevor der Schüler sie an den vorgesehenen Stellen als Jpg- Bild-Datei einfügt. Step 13: Die nach Step 3 dem Bewerber zugesandten und ausgefüllten Extra Forms (GF 1. Seite, Seite 13 Rules and Conditions, Arztatteste und Schulgutachten) plus die zwei letzten, beglaubigten Zeugnisse (Vorder- und Rückseite) und die Lichtbildseite des Passes müssen vom Bewerber gescannt und anschließend entsprechend der Vorgabe in der Datenbank hochgeladen werden. Unterschriften in blauer Farbe bitte nicht vergessen. (Siehe Anlage) Dokumente, die nicht im Besitz des Bewerbers, sondern in den Händen des Jugenddienstleiters sind, sollten von ihm hochgeladen werden. Dies gilt auch für die nachträglich unterschriebenen Dokumente durch Eltern und Club. Vorher lässt sich die Bewerbung nicht ausdrucken! Ein nachträgliches Hochladen nach Abschluss der Bewerbung ist nicht möglich. 3 H) Länderwünsche in STEP 11 Der Bewerber kann die Länderwünsche (STEP 11) nur 1x eingeben und nicht ändern! Auch Zweit- und Drittwünsche sind ernst zu nehmen. Die Outbounds bekommen beim 1. Outboundseminar Ende November noch einmalig die Chance, ihre Wunschländer zu ändern. Die Zuteilung des Ziellandes wird der Distrikt nach Abgleich aller Möglichkeiten nach dem 1. Outboundseminar im November bis Mitte Januar durchführen. Die Software der Datenbank erlaubt dem Bewerber nur ein englischsprachiges Land zu wählen. Wir bitten auch nur ein spanischsprachiges Land einzugeben! 10

11 3 I) Hilfe bei Problemen Sollten Sie Probleme mit der Datenbank haben oder ein Bewerberkonto gelöscht werden, wenden Sie sich bitte via E Mail an: ngs@rotary1900.de. Wenn der Bewerber Hilfe vom Jugenddienst benötigt, können Sie auf die Bewerbung nach dem Einloggen mit Ihren Daten durch den Edit Button zugreifen und die Probleme beseitigen. 3 K) Eingaben überprüfen und Druck der Bewerbung Die Kontrolle der Eingaben in der Datenbank lohnt sich. Sie erspart viel Zeit und vermeidet unnötige Fehldrucke. Der Bewerber soll seine Eintragungen bis Step 14 vollständig fertig stellen. Die folgende Kontrolle auf Richtigkeit sollte mit den Eltern gemeinsam gründlich erfolgen. Sie umfasst das wiederholte Lesen der Inhalte der 12 Steps und eine peinlich genaue Kontrolle jedes einzelnen Zeichens. Anschließend soll der Bewerber Sie als Jugenddienstleiter über den Bewerbungsstand informieren. Sie loggen sich ein, und kontrollieren Ihrerseits noch einmal sorgfältig. Bitte laden Sie eventuell fehlende Dokumente aus Step 13 in die Datenbank hoch. NEU: Danach können (nur) Sie die Bewerbung endgültig abschließen und die Bewerbung kann ausgedruckt werden. Bitte achten Sie darauf, dass der Bewerber nach Abschluss der Bewerbung in der Datenbank die Seiten H-1 bis H-2 und I-1 bis I -3 (Seite 1-5) ebenfalls ausdruckt, ausfüllt und von das diese Formulare von allen benötigten Personen mit blauer Tinte unterschrieben werden. Diese Formulare müssen mit der Bewerbung eingereicht werden. Der Link zu den Formularen ist in der Datenbank auf der letzten Stepseite zu finden unter: Click Here to download Host Parents Application and Sponsor Club-Student Agreement. When signed, give these documents to your Sponsor Rotary-Club Der Link ist sichtbar nach Abschluss der Bewerbung in der Datenbank, direkt unter dem Link der zum Drucken der Bewerbung auffordert. Bitte dabei darauf achten, dass bei allen Bewerbungen des Clubs von allen Gastfamilien die Host Parents Application von jeder Gastfamilie enthalten sein muss. Kopien sind möglich. 3 L) Abgabetermin beim Club, Empfehlung des Distrikts: Bis zum 20. Oktober d. J. sollte für den Schüler Abgabeschluss unter der Anschrift des Jugenddienstleiters des Rotary Clubs (nicht Distrikt!) sein, damit die clubinternen Abschlussarbeiten stressfrei und korrekt durchgeführt werden können. 11

12 Phase 4: Abschlussarbeiten 4 A) Kontrolle durch den Jugenddienstleiter Der Jugenddienstleiter prüft die gedruckte Bewerbung erneut inhaltlich und formal 100% korrekte Daten sind für die spätere glatte Kommunikation mit dem Ausland entscheidend. Bitte auf allen Formularen die Unterschriften überprüfen: o Sind sie in Blau o Haben alle an der richtigen Stelle unterschrieben? 4 B) Unterschriften Hier ein Überblick über die Unterschriften, die mit blauer Tinte zu tätigen sind: Unterschriften Seite 10 Seite 13 Seite H-2 Seiten I-1-3 Bewerber X X X Eltern des Bewerbers X X X X Jugenddienstbeauftragter des Sponsor Clubs Präsident des Sponsor Clubs 2 X X X 2 X 4 C) Weitere Bearbeitung im Club Nach Erhalt der Bewerbung des Austauschschülers fügt der Jugenddienstleiter folgende Formulare aus Phase 2 (Siehe Seite 7) der Bewerbung hinzu: Verpflichtungserklärung Rotary Club D1900 Anlage I der Organisationsgrundlagen Interviewbogen für Gastfamilien (pro Gastfamilie) Informationsbogen weiterer Gastfamilien Er sortiert alle Unterlagen gemäß >>>Die äußere Form der Bewerbung<< (siehe Punkt 4 D)) und kontrolliert gründlich die Unterschriften. 4 D) Die äußere Form der Bewerbung: Im Distrikt 1900 gelten einige besondere Anforderungen. Davon weiß die Datenbank im Internet nichts. Dennoch sind diese Anforderungen abgestimmt und haben Vorrang vor den Anforderungen im Internet. 12

13 Jede Bewerbung wird folgendermaßen zusammengestellt: Lochen und mit Heftstreifen versehen, kein Deckblatt! keine Mappe! Im Internet haben wir eine von Hand gebleichte Bewerbung als Muster hinterlegt, so dass Sie erkennen können, wo Eintragungen wichtig sind. Die Bewerbung für den Distrikt enthalten (bei insg. 3 Gastfamilien): Seiten Anzahl der Seiten Bewerbung Seite 1-14 (Section A-G) 14 2 Halbjahreszeugnisse mit engl. 4 Übersetzung, besser beglaubigt (Originale) Reisepass 1 Gastfamilie Section H (Seite 15 und 16) 2 Gastfamilie 2 und 3 Section H (Kopien) 4 Vereinbarung Bewerber/Eltern mit RC 3 Interviewbogen (3 Seiten) pro 9 Gastfamilie (Kopien) Verpflichtungserklärung Rotary Club 4 Version Distrikt 1900 Anlage 1 Organisationsgrundlagen 1 4 E) Checkliste zur Endkontrolle der Bewerbung Sie können zur Hilfestellung die Checkliste zur Endkontrolle der Bewerbung aus der Dropbox herunterladen. Wenn Sie alle Punkte abgehakt haben, werden Sie eine perfekte Bewerbung abliefern. Die Checkliste bitte nicht mit einreichen. Unvollständige Bewerbungen können nicht bearbeitet werden. Sie gehen zur Komplettierung an den Club zurück. Damit verschlechtern Sie die Chancen Ihres Bewerbers auf sein Wunschland, da die korrekte und komplette Bewerbung später eingereicht wird. 4 F) Einreichung beim Distrikt 1900 Schüler/Bewerber dürfen Bewerbungen nicht direkt an den Distriktbeauftragten senden, sondern ausschließlich an den Club. Bis zum 31. Oktober 2016 ist das Original-Exemplar mit allen Anlagen und Unterschriften vom Jugenddienstleiter ausschließlich zu senden an: Eppenhauser Apotheke Herrn Wolf-Rüdiger Tews Rotary Distrikt Schüleraustausch Eppenhauser Straße Hagen Eine vollständige Bewerbung, inhaltsgleich mit dem versendeten Exemplar, behält der Jugenddienstleiter für 5 Jahre im Clubarchiv. (Kopien) Die Austauschtabelle bitte via senden an: Jugenddienstteam und Michael Dumschat 13

14 4 G) Bezahlung der Kostenpauschale Auch wenn alle Beteiligten ihre Arbeit ehrenamtlich durchführen, kostet das Austauschverfahren, angefangen von den Computerprogrammierarbeiten, das Organisieren von Veranstaltungen, bis hin zu jeder Menge Schreibarbeiten eine Menge Geld. Rotary erhebt daher einheitlich in Deutschland eine Kostenpauschale von 500,00 Euro. Für den Distrikt 1900 ist nach Abgabe der Bewerbungsunterlagen, aber vor dem 10. November der entsprechende Betrag von den Eltern zu überweisen auf das Konto: Rotary Jugenddienst Distrikt 1900 IBAN DE BIC GENODEM1HGN Verwendungszweck: LTEP 2017/2018 und Name des Bewerbers Vor Eingang der Kostenpauschale kann die Bewerbung nicht weitergeleitet werden. Bei Ablehnung des Bewerbers durch den Distrikt erhält dieser die gesamte Pauschale zurück überwiesen. Bei Absage durch den Bewerber, behält der Distrikt eine Bearbeitungspauschale ein. 4 H) Überweisung von 40,00 Euro pro Outbound an ROTEX e. V. Auf der Beiratssitzung im Dezember 2013 wurde beschlossen, dass jeder Club, der einen Outbound für ein Jahr sponsert, 40,00 Euro an Rotex e. V. spendet, damit diese weiterhin in der Lage sind, die für die Inbounds doch sehr wichtigen und tollen Wochenenden durchzuführen. Weitere Spenden sind natürlich immer herzlich willkommen. ROTEX 1900 e.v. IBAN: DE BIC: NBAGDE3E Nationalbank Essen Verwendungszweck: LTEP 2016/2017 und Name des Bewerbers 4 I) Informationen für alle Bitte informieren Sie schon jetzt Ihre Schüler und deren Eltern über Folgendes: ist die Informations-Plattform für alle. Weiter Informationen gibt es auch unter: Facebook 14

15 4 J) Seminare mit Teilnahmepflicht für Bewerber und zum Teil - für ihre Eltern Einladungen zu den Seminaren erfolgen schriftlich. Für alle 4 Seminare besteht Teilnahmepflicht. Versäumen eines Seminars schließt vom Austausch aus. Im Einzelnen: Das 1. Outboundseminar ist für alle Ihre Schüler und deren Eltern verbindlich. Derzeit findet es Ende November statt. Der Distrikt wird die Bewerber einladen, sobald die Bewerbungs-Unterlagen komplett sind. Erst nach Erfassen der letzten Bewerbung ist das möglich. Das 2. Outboundseminar wird im ersten Quartal nur für die Schülervon Rotex1900 über ein Wochenende organisiert. Die Einladung kommt von Rotex 1900 im Auftrag des Distrikts. Für Unterkunft und Verpflegung wir ein geringer Betrag eingefordert. Das 3. Outboundseminar ist im Juni zeitgleich mit der Distrikt-Konferenz - nur für die Schüler. Das 4. Outboundseminar ist im Juni für alle Ihre Schüler und deren Eltern verbindlich. Bitte bei jedem Schreiben auf die Anmeldeformalitäten achten. 4 K) Rotary Blazer und Austauschpaket Das Austauschpaket (Visitenkarten, Pins etc.) wird von uns für die Outbounds bei FarAway bestellt und auf einem der letzten Seminare ausgeliefert. Der Rotary Blazer muss von jedem Outbound bei FarAway selbst bestellt und bezahlt werden. Bei unserem 1. Outboundseminar wird hierfür FarAway vor Ort sein. Das Austauschteam wünscht viel Erfolg und freut sich auf gute Bewerbungen! Mit besten Grüßen für das Team Claudia Sprakel RC Dortmund-Romberg Anlagen: Unterschriftsbeispiele div. Formulare 15

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