2.5. Literaturverwaltung und Wissensorganisation. Das Handbuch. Redaktion: Peter Meurer Dr. Manfred Schluchter

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1 Literaturverwaltung und Wissensorganisation 2.5 Das Handbuch Redaktion: Peter Meurer Dr. Manfred Schluchter

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zur schnellen Orientierung Citavi installieren und nach Updates suchen Eine Rundreise durch Citavi Ein neues Projekt beginnen Literatur verwalten Einen neuen Titel aufnehmen Besondere Dokumententypen Literatur recherchieren Eine Suchstrategie entwickeln Eine Recherche durchführen Die Originalliteratur beschaffen Aufgaben planen Eine Aufgabe hinzufügen Einen Meilenstein definieren Eine Aufgabenliste drucken Wissen festhalten und organisieren Abstracts und Kommentare schreiben Zitate erfassen Gedanken festhalten Zitate und Gedanken ordnen Inhalte durch Kategorien gliedern Zitate und Gedanken drucken Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Suchen und auswählen Sortieren Eine Publikation erstellen Eine Literaturliste manuell erstellen Eine Publikation mit Word oder Writer erstellen Eine Publikation in TeX erstellen Zitationsstile auswählen oder erstellen Zur Verwendung von Zitationsstilen Den Zitationsstil wechseln Zitationsstile selbst erstellen Daten importieren oder exportieren Daten aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen importieren Textdateien importieren Daten aus einem Citavi-Projekt exportieren Daten in eine Online-Anwendung exportieren Daten pflegen und sichern Dubletten entfernen Listen pflegen Datenbank optimieren Projekte sichern

3 Inhaltsverzeichnis 12 Citavi anpassen Grundeinstellungen anpassen Einstellungen importieren oder exportieren Mit Freitext-Feldern arbeiten Hilfetexte ändern Projekte farblich kennzeichnen Nützliche Tipps Citavi ohne Maus bedienen Typographische Sonderzeichen einfügen Weitere Sonderzeichen einfügen Formeln in Citavi-Textfelder einfügen Grafiken in Word-Dokumente einfügen Ländercodes Technische Informationen Citavi Datenbank-Technologie Citavi Verzeichnisstruktur Citavi Verbindungsdateien Mögliche Schwierigkeiten bei Online-Verbindungen Grafiken in Citavi-Projekten Hinweise zur Informationssicherheit Feldstruktur der Dokumententypen in Citavi Feldstruktur: Agenturmeldung Feldstruktur: Akte Feldstruktur: Archivgut Feldstruktur: Beitrag im Gesetzeskommentar Feldstruktur: Beitrag in Feldstruktur: Geographische Karte Feldstruktur: Gerichtsentscheidung Feldstruktur: Gesetz / Verordnung Feldstruktur: Gesetzeskommentar Feldstruktur: Graue Literatur / Bericht / Report Feldstruktur: Hochschulschrift Feldstruktur: Hörbuch Feldstruktur: Hörspiel Feldstruktur: Internetdokument Feldstruktur: Interviewmaterial Feldstruktur: Manuskript Feldstruktur: Monographie Feldstruktur: Musiktitel in Feldstruktur: Musikwerk / Musikalbum Feldstruktur: Norm Feldstruktur: Patentschrift Feldstruktur: Persönliche Mitteilung Feldstruktur: Pressemitteilung Feldstruktur: Radio- oder Fernsehsendung Feldstruktur: Sammelwerk Feldstruktur: Software Feldstruktur: Sonderheft, Beiheft Feldstruktur: Spielfilm

4 Inhaltsverzeichnis Feldstruktur: Tagungsband Feldstruktur: Ton- oder Filmdokument Feldstruktur: Unklarer Dokumententyp Feldstruktur: Vortrag Feldstruktur: Werke eines Autors Feldstruktur: Zeitschriftenaufsatz Feldstruktur: Zeitungsartikel Diese Rechtsfragen betreffen uns alle Umgang mit fremden Texten Urheberrecht und Creative Commons Raubkopien schaden Ihnen! Glossar zum Handbuch Index

5 Einleitung 1 Einleitung Wir haben Citavi mit dem Ehrgeiz entwickelt, dass Sie diese Hilfe möglichst selten benutzen müssen. Die Arbeitsfenster und die Hauptbefehle sind so gestaltet, dass sie sich weitgehend selbst erklären. In jedem Arbeitsfenster haben Sie zudem direkten Zugriff auf die Kurzanleitung als einem von vier Programmteilen. In den Fenstern, die sich bei einzelnen Arbeitsschritten öffnen, finden Sie jeweils am linken Rand erläuternde Texte, die Sie auf Besonderheiten der Abläufe und zusätzliche Funktionen hinweisen. Dem Programm sind zwei Beispielprojekte beigegeben, mit denen Sie die Funktionen von Citavi erproben können. Ein Programm zur Literaturverwaltung und Wissensorganisation, wie Citavi es ist, muss für Arbeitsformen und Arbeitstechniken, die lange vor der Erfindung des Computers entstanden sind, computergerechte Realisierungsmöglichkeiten finden. Historisch gesehen, haben sich in diesen Arbeitsformen und -techniken Traditionen und Konventionen niedergeschlagen, die ihrerseits wieder von geschichtlich variablen Bedingungen geprägt sind. Eine solche Bedingung ist zum Beispiel das neuzeitliche Verständnis von Wissenschaft und wissenschaftlichem Arbeiten. Wir haben deshalb dieser Dokumentation an Stellen, wo dies dienlich erschien, Erläuterungen hinzugefügt, die über Arbeitsanweisungen hinausgehen. Sie sollen Sinn und Zweck der übergeordneten Arbeitsprozesse begreifbar machen. So hoffen wir, dass Ihnen diese Dokumentation Gewinn bringt, auch wenn Sie kein programmbezogenes Problem haben. Wir würden uns freuen und das ist kein Widerspruch zum oben Gesagten, wenn Sie in diesem Sinne gelegentlich in ihr stöberten. Wenn Sie aber diese Zeilen lesen, weil Sie eine Funktion nicht gefunden haben, unsere Kurzanleitungen nicht ausreichend waren oder ein Problem aufgetreten ist, teilen Sie uns das bitte mit: support@citavi.com. Wünschen Sie sich zusätzliche Funktionen? Dann schreiben Sie bitte an info@citavi.com Sie helfen uns damit, Citavi noch ein Stück besser zu machen. Wenn in Citavi von Autoren, Herausgebern, Mitarbeitern usw. die Rede ist, so sind Autorinnen, Herausgeberinnen und Mitarbeiterinnen selbstverständlich mitgemeint. Wir benutzen diese Bezeichnungen als neutralen Gattungsbegriff. Der Zwang zur Kürze, den das Graphical User Interface einer Software ausübt, lässt keine andere Wahl. Dafür bitten wir um Verständnis. 4

6 Zur schnellen Orientierung 2 Zur schnellen Orientierung In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Citavi installieren und nach Updates suchen, welche grundlegenden Funktionen Ihnen Citavi bietet, und wie Sie ein neues Projekt beginnen. 2.1 Citavi installieren und nach Updates suchen In diesem Kapitel erfahren Sie, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor Sie Citavi installieren, und wie Sie laufend aktualisierte Programmversionen erhalten Technische Voraussetzungen für Citavi Um Citavi installieren zu können, muss Ihr Computer folgende Voraussetzungen erfüllen: Betriebssystem: Windows 2000 (ab Servicepack 3), XP (ab Service Pack 2) oder Windows Vista. Software:.NET-Framework 2.0, das.net Framework ist eine Programmplattform von Microsoft. Sofern das.net-framework noch nicht auf Ihrem Rechner vorhanden ist, wird es während des Setups von Citavi installiert. Hardware: Computer mit Pentium 4-Prozessor und mindestens 192 MB RAM (512 MB RAM empfohlen), 10 Megabyte Festplattenspeicherplatz für die Citavi-Programmdateien. Empfehlung: Externes Speichermedium für Backups (USB Stick, externe Festplatte). Für die Nutzung von Online-Datenbanken und automatischen Updates benötigen Sie eine Verbindung zum Internet Die Installation durchführen Sie erhalten das Citavi-Installationsprogramm CitaviSetup.exe über die Website < So installieren Sie Citavi 1. Stellen Sie sicher, dass genügend freier Speicherplatz verfügbar ist. 2. Kopieren Sie die Datei CitaviSetup.exe in ein temporäres Verzeichnis Ihres Computers. 3. Doppelklicken Sie auf die Datei CitaviSetup.exe, um das Installationsprogramm zu starten. 5. Der Installations-Assistent führt Sie durch die weitere Installation. 6. Warten Sie die Meldung Citavi erfolgreich installiert ab. 7. Sie können die Datei CitaviSetup.exe jetzt löschen oder für Installationen auf anderen Computern sichern. Wenn Sie Citavi auf einem USB-Stick installieren möchten, beachten Sie bitte unsere Tipps: < Anmerkung: Um Citavi installieren zu können, müssen Sie auf Ihrem Computer die dafür nötigen Rechte besitzen. Wenn Sie in einem Unternehmensnetzwerk arbeiten, fragen Sie bitte Ihre Systemadministratorin bzw. Ihren Systemadministrator. 5

7 Zur schnellen Orientierung Systemadministratoren erhalten unter < nützliche Hinweise zur Installation im Netzwerk, zur Installation auf einem Terminalserver, zur Installation via Softwareverteilsystem, zur Auslieferung von optionalen Voreinstellungen und zum Sperren von ausgewählten Citavi-Optionen. Tipp: Lernen Sie Citavi kennen, indem Sie nach der Installation das Beispielprojekt Informationskompetenz öffnen und mit den dort vorhandenen Daten arbeiten Die Picker installieren Zusätzlich zu Citavi können Sie auf Wunsch folgende Zusatzprogramme installieren: Citavi Picker für Firefox (ab Version 2) Citavi Picker für Internet Explorer (ab Version 7) Citavi Picker für Word (ab Version 2003) Citavi Picker für Adobe Acrobat (ab Version 7) Mit Citavi Picker werten Sie Texte und Websites aus: Per Klick nehmen Sie das aktuelle Dokument als neuen Titel in Citavi auf. Sie markieren Text und speichern ihn als Zitat automatisch mit Quellenangabe. Auch Abstracts, Inhaltsverzeichnisse und Schlagwörter lassen sich auf diese Weise in Ihr Projekt übernehmen. Grafiken speichern Sie per Klick als Bildzitat oder Cover. Wenn Sie im Internet auf interessante Literaturangaben stoßen, können Sie die Titel in Ihr Citavi-Projekt übernehmen. Weiterführende Informationen zu den Pickern finden Sie auf der Citavi-Website: < Dort haben Sie auch die Möglichkeit, die Picker einzeln herunterzuladen und zu installieren Die Lizenzdaten eintragen Nach der Installation von Citavi startet Citavi zuerst als Free-Version. In dieser Version können Sie beliebig viele Projekte (Datenbanken) anlegen und in jeder Datenbank maximal 100 Titel speichern. Citavi Free kennt keine weitere funktionale Einschränkung und läuft zeitlich unbegrenzt. Wenn Sie in einem Projekt mehr als 100 Titel speichern möchten, benötigen Sie die Version Citavi Pro. Mit einem kostenpflichtigen Lizenzschlüssel wandeln Sie eine bereits installierte Free-Version in eine Pro-Version um. Sie können Ihre Arbeit an den bereits eingegebenen Daten fortsetzen. Den Lizenzschlüssel können Sie im Online- Shop der Citavi-Homepage oder bei einem Händler erwerben. Viele Hochschulen haben für ihre Mitarbeiter und Studierenden eine Campuslizenz erworben. Als Angehöriger einer solchen Hochschule erhalten Sie über die Citavi-Homepage einen kostenlosen Lizenzschlüssel. Dieser Lizenzschlüssel ist für die Laufzeit des Mietvertrags mit der Hochschule gültig. Wenn der Mietvertrag verlängert wird, beziehen Sie über die Citavi-Homepage einen neuen Lizenzschlüssel. Sollte der Mietvertrag nicht verlängert werden oder sollten Sie die Hochschule verlassen, können Sie zum vergünstigten Update-Preis eine private Lizenz erwerben. Ist die Mietzeit abgelaufen und Sie haben keinen neuen Lizenzschlüssel eingegeben, arbeitet Citavi als Free-Version weiter. Sie sehen also alle Ihre Daten und können diese auch exportieren. 6

8 Zur schnellen Orientierung So geben Sie Ihre Lizenzdaten in Citavi ein 1. Starten Sie Citavi Free. 2. Klicken Sie im Menü? auf den Eintrag Lizenz. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lizenzdaten eingeben. 4. Geben Sie in das Formular die Daten so ein, wie Sie erhalten haben (Groß-/Kleinschreibung beachten). Das geht am einfachsten, wenn Sie eine Mail mit den Lizenzdaten erhalten haben: Kopieren Sie den Inhalt der Mail in die Zwischenablage (Strg+A, dann Strg+C) und klicken Sie in Citavi auf die Schaltfläche Aus Zwischenablage einfügen. 5. Bestätigen Sie den Lizenzvertrag für Citavi Pro und klicken Sie auf OK: 6. Citavi Free wird nun in Citavi Pro umgewandelt Neue Programmversion erhalten Bei bestehender Internetverbindung prüft Citavi bei jedem Programmstart, ob eine neue Programmversion (Update) zur Verfügung steht. Wenn dies der Fall ist, schlägt Ihnen Citavi vor, dieses Update herunterzuladen. Die Installation erledigt dann Citavi automatisch. Damit die Programmänderungen wirksam werden, müssen Sie Citavi beenden und wieder starten. Zwischen den einzelnen Updates veröffentlichen wir von Zeit zurzeit so genannte Service Releases. Das sind Programmaktualisierungen, die nicht zwingend installiert werden müssen, weil sie nur kleinere Verbesserungen enthalten. Sie können aus Citavi heraus nach diesen Änderungen suchen. Wählen Sie im Menü? (Hilfe-Menü) den Befehl Auf Aktualisierungen prüfen Citavi von Ihrem Computer entfernen Um Citavi zu deinstallieren, benutzen Sie bitte die Windows-Systemsteuerung. (Windows XP) So entfernen Sie Citavi über die Windows Systemsteuerung 1. Klicken Sie auf den Windows-Start-Button. 2. Wählen Sie Einstellungen > Systemsteuerung. 3. Klicken Sie auf die Kategorie Software. 4. Wählen Sie aus der Liste der installierten Software den Eintrag Citavi. 7

9 Zur schnellen Orientierung 5. Klicken Sie auf Ändern/Entfernen. 6. Bestätigen Sie, dass Sie Citavi deinstallieren möchten, durch Klick auf die Schaltfläche Ja. (Windows Vista, Windows 7) So entfernen Sie Citavi über die Windows Systemsteuerung 1. Klicken Sie auf den Windows-Start-Button. 2. Wählen Sie Systemsteuerung. 3. Klicken Sie auf Programm deinstallieren. 4. Wählen Sie aus der Liste der installierten Software den Eintrag Citavi. 5. Bestätigen Sie, dass Sie Citavi deinstallieren möchten, durch Klick auf die Schaltfläche Ja. 2.2 Eine Rundreise durch Citavi Bevor Sie mit Citavi arbeiten, empfehlen wir Ihnen, sich kurz vertraut zu machen mit den wichtigsten Begriffen und Konzepten den Hauptelementen der Programmoberfläche dem beim Start sich öffnenden Programmteil Literaturverwaltung der Karteikarten-Metapher dem Vorschaufeld und den vielfältigen Navigationsmöglichkeiten den Sortieroptionen, die die Tabellenansicht bietet der praktischen Listenansicht dem Programmteil Wissensorganisation, wo Zitate und Gedanken miteinander verknüpft werden können der Aufgabenplanung für die effiziente Arbeit und der hilfreichen Kurzanleitung Wichtige Begriffe und Konzepte Bei der Arbeit mit Citavi wird Ihnen die Kenntnis der folgenden Begriffe nützlich sein: Projekt: Eine Sammlung von Titeln, Gedanken, Zitaten und Aufgaben, die für die Erreichung eines Projektziels notwendig ist. Entspricht in anderen Windows-Programmen dem Begriff Datei oder Datenbank. Titel: Ein einzelnes Werk; Bibliothekare sprechen auch von Dokumentationseinheit. Wenn Sie einen neuen Zeitschriftenaufsatz oder ein Buch in Ihr Projekt aufnehmen, legen Sie in der Citavi-Terminologie gesprochen einen neuen Titel an. Dokumententyp: Die äußere Form einer Informationsquelle, zum Beispiel Sammelwerk, Zeitungsartikel oder Hörbuch. Dokumententypen werden in anderen Zusammenhängen auch als Publikationstypen oder - formen bezeichnet. Citavi bietet Ihnen verschiedene Vorlagen an, um die unterschiedlichen Dokumententypen mit allen dafür wichtigen Informationen zu erfassen. Kategorie: Ein von Ihnen gewählter Begriff, unter dem Sie verschiedene Titel, Zitate oder Gedanken subsumieren, um zwischen ihnen einen Zusammenhang herzustellen. Kategorien sind in Citavi die zentralen Ordnungselemente. 8

10 Zur schnellen Orientierung Citavi erkunden Dieses Schema zeigt Ihnen die wichtigsten Funktionselemente in Citavi: Durch Klick auf einen der Programmteile im Bereich Auswahl der vier Programmteile können Sie zwischen Literaturverwaltung, Wissensorganisation, Aufgabenplanung und Kurzanleitung wechseln. Je nach gewähltem Programmteil ändert sich die Anzeige im Inhalts- und Arbeitsbereich. Das Vorschaufeld und die darin eingebettete Navigationsleiste mit den grünen Schaltflächen für Vor und Zurück stehen nur im Programmteil Literaturverwaltung zur Verfügung. Schneller navigieren Sie durch Ihre Titel, wenn Sie im Programmteil Literaturverwaltung die Listenansicht oder Tabellenansicht aufrufen Der Programmteil Literaturverwaltung Im Programmteil Literaturverwaltung nehmen Sie die von Ihnen ausgewählten Werke auf. Jedes Werk in einem Projekt verwalten Sie mit Hilfe von sechs Karteikarten: Titelangaben für die bibliographischen Angaben, Inhalt zur Beschreibung der inhaltlichen Aspekte, Zitate für die von Ihnen entnommenen Zitate, Aufgaben für die Arbeitsorganisation, Standorte zum Standort-Nachweis und Zusätze für nachgeordnete Informationen. Im Vorschaufeld sehen Sie, wie das aktuell bearbeitete Werk im von Ihnen gewählten Zitationsstil dargestellt wird. Bei der Eingabe von Daten auf den Karteikarten unterstützt Sie die Sofort-Hilfe. Zu jedem Titel können Sie Notizen anlegen (Notizfeld, unten links im Fenster). 9

11 Zur schnellen Orientierung Die Karteikarte für die bibliographischen Daten Mit Hilfe der Karteikarten bearbeiten Sie ein einzelnes Werk. Auf der ersten Karteikarte Titelangaben erfassen Sie die bibliographischen Informationen: Die einzelnen Felder helfen Ihnen, die benötigten Informationen strukturiert zu erfassen: wer (Autor, Herausgeber, Komponist, Regisseur etc.) hat was (Titel, Untertitel, Titelzusätze etc.) mit wem (Mitarbeiter etc.) wann (Jahr, Datum) wo (Verlagsort, Verlag, Internetadresse) wie (Anzahl Bände, Auflage etc.) in welchem Zusammenhang (Reihentitel, Band etc.) veröffentlicht Die Vorschau auch zum Navigieren Das Vorschaufeld bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen: 10

12 Zur schnellen Orientierung So navigieren Sie durch die Karteikarten Klicken Sie auf den grünen nach links zeigenden Pfeil, um zum vorhergehenden Datensatz zu wechseln, oder auf den nach rechts zeigenden Pfeil, um zum nächsten Datensatz zu kommen. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Punkt neben den Navigationspfeilen oder rufen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü auf, um weitere Navigationsmöglichkeiten zu erhalten. Citavi merkt sich, wie Sie durch die Datensätze navigieren und speichert Ihre Schritte in der so genannten History. Über die Befehle Zurück in der History und Vorwärts in der History folgen Sie Ihren eigenen Pfaden. Zum Wechseln auf nächsten Titel vorigen Titel ersten Titel letzten Titel zuletzt betrachteten Titel Titel mit Laufnummer n Stelle n in Titelreihenfolge klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil: vorwärts blättern auf den nach links gerichteten Pfeil: rückwärts blättern klicken Sie auf die Schaltfläche oder rufen Sie im Vorschaufeld mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie Zum ersten Titel Zum letzten Titel Zurück in der History Zu Laufnummer Zu Datensatz Citavi nutzt intensiv die Möglichkeiten von Kontextmenüs. Ein Klick auf die rechte Maustaste erlaubt den Zugriff auf zusätzliche Funktionen, falls diese verfügbar sind. So zum Beispiel auch die schnelle Navigation durch das Programm mittels Querverbindungen, die wie automatische Hyperlinks funktionieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste zum Beispiel auf den Namen einer Zeitschrift: Es öffnet sich ein kleines Fenster, das Sie zu anderen Titeln führt, die in der gleichen Zeitschrift erschienen sind. Das gleiche Prinzip gilt auch bei Schlagwörtern, Autorennamen, Verlagen, Kategorien und vielen weiteren Feldern. So kopieren Sie einen formatierten Titel in die Zwischenablage 1. Stellen Sie die Einfügemarke in das Vorschaufeld. 2. Öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie aus dem Kontextmenü Formatiert kopieren oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+C. 3. Wechseln Sie zu einer anderen Anwendung (Word, Mail-Programm o. ä.) und fügen Sie über die Schaltfläche Einfügen oder durch Drücken der Tastenkombination Strg+V den formatierten Titeleintrag an der gewünschten Position ein. Tipp: Um den Titel im BibTeX-Format kopieren zu können, aktivieren Sie im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > die Option TeX-Unterstützung Die Tabellen-Ansicht für das schnelle Sortieren Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Tabellenansicht, um Ihre aufgenommenen Titel in Tabellenform zu sehen. Die Ansicht Titeltabelle eignet sich besonders dazu, einen schnellen Überblick über die bereits erfassten Titel eines Projekts zu erhalten, Sortierungen vorzunehmen, nach fehlenden Einträgen zu suchen, Daten nach Microsoft Excel oder OpenOffice.org Calc zu exportieren. 11

13 Zur schnellen Orientierung Anmerkung: Die Namen der Spalten sind unabhängig von den Dokumententypen. So finden sich beispielsweise in der Spalte Autor auch die Namen von Erfindern (beim Dokumententyp Patent) oder von Regisseuren (von Spielfilmen). 12

14 Zur schnellen Orientierung So passen Sie die Auswahl und Reihenfolge der Spalten an Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Spalten. Um eine Spalte hinzuzufügen, markieren Sie in der Liste Alle Spalten einen Spaltennamen und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen: Um die Reihenfolge der Spalten zu ändern, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Spalten einen Spaltennamen und klicken Sie auf die Pfeile Nach oben oder Nach unten. Um eine Spalte zu entfernen, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Spalten einen Spaltennamen und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK Die Listen-Ansicht als Vorschau auf das Literaturverzeichnis Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Listenansicht, um Ihre aufgenommenen Titel in der Listenform zu sehen. Diese Ansicht ist besonders dazu geeignet, Literaturlisten mit oder ohne ergänzende Details zu erstellen. 13

15 Zur schnellen Orientierung So wählen Sie aus, welche Details in der Liste zu sehen sind 1. Wählen Sie in der Listenansicht aus dem Menü Ansicht den Befehl Weitere Details. 2. Setzen Sie ein Häkchen in die Checkboxen vor den Feldern, die in der Liste angezeigt werden sollen. 3. Klicken Sie auf OK. Lesen Sie mehr hierzu im Kapitel Eine einfache Literaturliste erstellen (s. S. 100) Die Wissensorganisation für die konzeptionelle Arbeit Im Programmteil Wissensorganisation finden Sie alle Zitate wieder, die Sie im Programmteil Literaturverwaltung einzelnen Titeln entnommen haben, sowie die von Ihnen im Laufe der Zeit gesammelten Gedanken. Zitate und Gedanken sortieren Sie hier in Ihr selbst formuliertes Kategoriensystem ein. Das Kategoriensystem kann so aufgebaut sein, dass es beispielsweise die Gliederung einer Hausarbeit oder das Inhaltsverzeichnis einer Publikation repräsentiert. Sie können auch ein Kategoriensystem entwickeln, das Ihre Ablage oder Ihre Bibliothek repräsentiert. 14

16 Zur schnellen Orientierung Lesen Sie im Kapitel Wissen festhalten und organisieren (s. S. 69), wie Citavi Sie bei der inhaltlichen Bearbeitung der von Ihnen gelesenen Literatur unterstützt Die Aufgabenplanung für die Organisation Ihres Projekts Bei der Arbeit mit Literatur fallen eine Reihe von Aufgaben an: Sie müssen Titelangaben auf Richtigkeit überprüfen, Bücher entleihen, Aufsätze kopieren und vieles mehr. Um hier die Übersicht über noch ausstehende oder schon erledigte Aufgaben zu bewahren, nutzen Sie die Aufgabenplanung. Das Prinzip ist dabei immer das gleiche: Welche Aufgaben genau bei einem Titel anfallen, notieren Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf der Karteikarte Aufgaben. Im Programmteil Aufgabenplanung sehen Sie dann alle Aufgaben, die im jeweiligen Projekt angefallen sind. In der Statusleiste macht Sie eine Uhr darauf aufmerksam, wenn eine von Ihnen selbst gesetzte Frist für eine Aufgabe überschritten ist. 15

17 Zur schnellen Orientierung Wie Sie eine Aufgabenliste ausdrücken können, erfahren Sie im Kapitel Eine Aufgabenliste drucken (s. S. 67) Navigieren zwischen den Programmfenstern Zwischen den vier Programmteilen von Citavi wechseln Sie durch Klick auf die Namen der Programmteile in der linken Spalte des Hauptfensters oder mit Hilfe der Tastaturbefehle Strg+1 bis Strg+4. Zwischen geöffneten Arbeitsfenstern wechseln Sie, indem Sie das Menü Fenster öffnen und in der Liste der aktiven Fenster auf den entsprechenden Eintrag klicken. Im Menü Fenster finden Sie auch einen Befehl, der das Startfenster aufruft Drei Formen der Hilfe Citavi soll so einfach wie möglich zu bedienen sein, gleichwohl bietet es Ihnen ein dreigestuftes Hilfesystem an: Direkt bei der Eingabe unterstützen Sie die kurzen Texte der Soforthilfe. Wenn die Hilfetexte Ihnen nicht reichen, rufen Sie die Kurzanleitung (Programmteil Kurzanleitung) auf. Deren Ziel ist es, Sie auf Programmoptionen aufmerksam zu machen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, oder Sie an selten gebrauchte Funktionen zu erinnern, Vertiefende Informationen finden Sie schließlich im Handbuch zu Citavi, das Sie über die Taste F1 aufrufen können. Sollten Sie dennoch Probleme bei der Nutzung von Citavi haben, finden Sie auf unserer Website unser vollständiges Support-Angebot: < 16

18 Zur schnellen Orientierung 2.3 Ein neues Projekt beginnen Citavi arbeitet mit der Projektmetapher. Erfahren Sie in diesem Kapitel, was unter einem Projekt zu verstehen ist und wie Sie ein neues Projekt anlegen. Außerdem stellen wir Ihnen die verschiedenen Dokumententypen vor, die Citavi Ihnen bietet. Die Dokumententypen sorgen dafür, dass Sie immer nur die Informationen eingeben müssen, die für das korrekte Zitieren der jeweiligen Titel nötig sind Was ist ein Projekt? Im Projektmanagement ist ein Projekt ein Vorhaben, das zeitlich begrenzt ist und mit definierten Ressourcen (Geld, Personen) auskommen muss, um ein eindeutig benanntes Ziel zu erreichen. In Citavi ist ein Projekt eine Sammlung von Titeln, Zitaten, Gedanken und Aufgaben, die zu einem bestimmten Thema gehören Ein neues Projekt anlegen Sie können beliebig viele Projekte mit Citavi verwalten, die ihrerseits theoretisch beliebig viele Titel enthalten können. Beachten Sie bitte, dass in der Version Citavi Free Änderungen nicht gespeichert werden, wenn mehr als 100 Titel im Speicher geladen sind. Ein Citavi-Projekt ist eine Datei, in der Sie alle Informationen sammeln, die Sie für ein bestimmtes Thema benötigen: Titelangaben: Wer hat was wann wo veröffentlicht? Inhalt: Um welche einzelnen Aspekte ging es, was sagen andere dazu? Zitate: Welche Argumente und Details wurden genannt? Aufgaben: Was muss ich noch tun, um die Quelle vollständig auszuschöpfen bzw. das Projekt erfolgreich abzuschließen? Standorte: Wo findet sich das Werk? Zusätze: Welche Informationen zu der Quelle können sonst noch wichtig sein? Wissensorganisation: In welchen Zusammenhang will ich die gesammelten Materialien stellen, wie will ich sie auch im Hinblick auf eine Publikation ordnen? So legen Sie ein neues Projekt an 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung oder im Programmteil Wissensorganisation aus dem Menü Datei den Befehl Neues Projekt 2. Citavi öffnet einen Auswahldialog, mit dessen Hilfe Sie den Ort auf Ihrem Computer auswählen können, an dem die Projektdatei gespeichert werden soll. Standardmäßig ist das in Ihrem Windows-Verzeichnis Eigene Dateien der Ordner Citavi\Projects. 3. Geben Sie einen Dateinamen ein, zum Beispiel Stadtgeschichte Köln und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. 4. Citavi legt eine neue Projektdatei an (Stadtgeschichte Köln.ctv) und öffnet diese direkt. Sie können sofort die ersten Dokumente erfassen oder eine Online-Recherche durchführen. 17

19 Zur schnellen Orientierung So löschen Sie ein Projekt 1. Beenden Sie Citavi oder stellen Sie sicher, dass das zu löschende Projekt gerade nicht in Citavi geöffnet ist. 2. Suchen Sie im Windows-Datei-Manager Ihre Projektdatei (Dateiendung ctv, standardmäßig gespeichert im Verzeichnis Eigene Dateien, Ordner Citavi\Projects) und löschen Sie diese Datei. Tipp: Sie sollten nicht zögern, für jedes Ihrer Arbeitsvorhaben, sei es kurz- oder langfristig (zum Beispiel Referat, Master Thesis, Vortrag, Publikation in einer Zeitschrift usw.) ein eigenes Projekt anzulegen. Sie haben dann die Ergebnisse Ihrer diesbezüglichen Recherchen immer gebündelt zur Hand. Und Sie können ohne Probleme an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Da Sie aber nicht nur projektbezogen arbeiten, empfiehlt es sich, auch mindestens ein Projekt allgemeinerer Art, etwa mit dem Titel Lektüren oder Grundlagenwerke, anzulegen, in dem Sie Ergebnisse Ihrer freien Lektüre niederlegen. Sie können so fachspezifische oder fachüberschreitende Kontextbereiche zu Ihren eigentlichen Arbeitsvorhaben bilden. Da Citavi es Ihnen ermöglicht, Titel und Materialien aus einem Projekt in andere Citavi- Projekte zu exportieren (vgl. Kapitel Daten importieren und exportieren, s. S. 143), können Sie den jeweiligen projektbezogenen Informationsbestand leicht aus dem freien Reservoir ergänzen und erweitern. Das ist besonders dann hilfreich, wenn man die eigenen Ausführungen (das zu bearbeitende Thema) in einen generelleren Problemhorizont einbetten will. Wenn Sie ein Projekt auflösen, sollten Sie prüfen, welche der Einträge von themenübergreifendem Interesse sind und diese dann in Ihr(e) Projekt(e) allgemeinerer Art exportieren. So bleiben sie Ihnen als mögliches Hintergrundmaterial für spätere Arbeitsvorhaben erhalten. 18

20 Literatur verwalten 3 Literatur verwalten Mit dem Programmteil Literaturverwaltung bietet Citavi Ihnen ein flexibles Arbeitsmittel, mit dem Sie Ihre Daten effektiv aufnehmen und verwalten können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einen neuen Titel in Citavi aufnehmen und wie Sie mit besonderen Dokumententypen umgehen. 3.1 Einen neuen Titel aufnehmen Citavi unterstützt Sie bei der Erfassung Ihrer Informationen auf vielfältige Weise: Mit der Wahl des passenden Dokumententyps müssen Sie nur die wirklich relevanten Daten eingeben. Sie können ein neues Werk von Hand aufnehmen und müssen dabei keine Sorge vor schwierigen Namen haben oder wenn es ein Buch ist, nach Eingabe der ISB-Nummer die Angaben automatisch ergänzen lassen. Sind Ihre Titelangaben korrekt? Vermerken Sie in Citavi, dass Sie die Titelangaben überprüft haben! Markieren Sie wichtige Werke mit Strich- oder Kringelmarken, um diese schnell wiederzufinden. Haben Sie den Originaltext als elektronisches Dokument vorliegen? Dann verknüpfen Sie die Datei mit dem zugehörigen Titeleintrag in Citavi. Für die inhaltliche Erschließung stellt Ihnen Citavi mehrere Werkzeuge zur Verfügung: Sie können für jeden Titel ein Abstract und Inhaltsverzeichnis erstellen sowie beliebig viele Schlagwörter und Kategorien vergeben. Schreiben Sie Ihre eigenen Kommentare oder verweisen Sie auf bestehende Rezensionen. Die besondere Stärke von Citavi liegt darin, dass Sie aus jedem Werk beliebig viele Zitate entnehmen und diese durch eigene Gedanken ergänzen können Warum und wie bibliographieren? Durch Gutenbergs Erfindung des Buchdrucks mit beweglichen Lettern in der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts sind Druckschriften (Bücher, Zeitungen, Flugschriften etc.) zu zentralen Medien gesellschaftlicher Kommunikation geworden. Sie waren bis zum Ende des 20. Jahrhunderts auch die Leitmedien wissenschaftlicher Kommunikation. Erst durch die Erfindung von Computern, die virtuelle Texte herstellen und mit Hilfe des Internets speichern und verbreiten können, hat sich diese Situation grundlegend geändert. Seither spielen elektronisch hergestellte und gespeicherte Texte eine vergleichbar wichtige Rolle. Im Umkreis der gedruckten Schrift haben sich im Laufe der Geschichte Institutionen gebildet, die für deren Herstellung und Verbreitung zuständig sind. Es sind dies Druckereien und Verlage. Um einzelne Druckschriften identifizieren zu können, bedarf es nicht nur der Kenntnis des Verfassernamens und des Titels, sondern auch der Informationen über Druckort, Verlag und Jahr des Erscheinens. Die Druckschrift entwickelte sich rasch zum bevorzugten Medium der Wissensspeicherung. Hand in Hand damit entstand das gesellschaftliche Bedürfnis, sie verfügbar und zugänglich zu halten. Als Ort, der diesem Bedürfnis dient, hat sich die Institution der heute in aller Regel öffentlichen Bibliothek etabliert (Nationalbibliotheken, Universitäts- und Landesbibliotheken, städtische Bibliotheken). 19

21 Literatur verwalten Die für ein modernes Verständnis von Wissenschaft maßgeblichen Postulate Forschungsbezug (Bezug auf den Stand des Wissens) und Nachprüfbarkeit der Aussagen haben zur Folge, dass der Umgang mit Speichermedien des Wissens gewissen Regeln und Formalia unterliegt. So ist jede Bezugnahme auf eine Quelle, sei sie direkter (Zitat) oder nur sinngemäßer Art, nachzuweisen. Dies geschieht in Form der bibliographischen Angabe, die als Voll- oder Kurznachweis im Text und als Vollnachweis im Anhang zum Text als Literaturverzeichnis (Bibliographie) erscheint. Die Grundform der bibliographischen Angabe enthält die oben genannten Komponenten: Name (Nachname, Vorname) des Autors Titel Verlagsort (für Publikationen der Frühen Neuzeit: Druckort) Erscheinungsjahr Diese Grundform wird ggf. um Zusätze wie Untertitel, Auflage, Verlag, Reihentitel (Reihe, in der der Band erschienen ist), ergänzt. Ob diese Zusätze in das Literaturverzeichnis einfließen, ist in der Regel vom gewählten Zitationsstil abhängig. Somit ergibt sich folgendes Schema (Zusätze erscheinen kursiv): Name des Autors Titel ggf. Untertitel ggf. bei mehrbändigen Werken: Band mit Bandnummer und Bandtitel Auflage Verlagsort fakultativ: Verlag Erscheinungsjahr ggf. Reihentitel und Nummer des Bandes in der Reihe. Das Grundschema variiert mit den Dokumententypen. So erscheint bei einem Sammelwerk, das von einem oder mehreren Herausgebern (Herausgeber sind nicht identisch mit Autoren von Beiträgen) veröffentlicht wird, anstelle Name des Verfassers die Angabe Name des/der Herausgeber(s). Weitere Informationen hierzu finden Sie bei der Darstellung der Dokumententypen Einen neuen Titel eingeben Citavi erleichtert Ihnen die Titelaufnahme, indem es Ihnen Masken für 35 unterschiedliche Dokumententypen anbietet. Die jeweiligen Eingabemasken enthalten nur Textfelder, die für die bibliographische Beschreibung dieses Dokumententyps notwendig sind. Deshalb steht am Beginn einer Titelaufnahme auch die Wahl des Dokumententyps. Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, ist bereits eine Maske für die Eingabe eines neuen Titels geöffnet, und zwar vom Dokumententyp Zeitschriftenaufsatz. Klicken Sie auf den Namen des Dokumententyps, um falls nötig die Maske für einen anderen Dokumententyp zu wählen: So nehmen Sie einen neuen Titel auf 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Wählen Sie im Menü Titel den Befehl Neu oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg+N oder klicken Sie auf das Icon Neu 20

22 Literatur verwalten 3. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Dokumententypen den passenden aus. 4. Tragen Sie Ihre Daten in die Felder der Karteikarte Titelangaben ein. Maßgeblich bei der Aufnahme eines Titels sind die Daten, die Sie auf dem Titelblatt finden. Das Titelblatt ist die Seite am Anfang eines Werkes, auf der der volle Autorenname und der vollständige Titel abgedruckt sind. Auf der Rückseite dieses Blattes finden Sie bei deutschsprachigen Büchern Angaben der Deutschen Nationalbibliothek zur CIP-Einheitsaufnahme und (seit 1973) die ISB-Nummer. Schnelle Eingabe durch die Funktion Autovervollständigen Bei vielen Feldern (Autor, Herausgeber, Schlagwörter u. a.) merkt sich Citavi bereits von Ihnen eingegebene Wörter und schlägt diese bei erneuter Eingabe vor, sobald Sie die ersten Buchstaben des Wortes schreiben. Schlägt Ihnen Citavi ein Wort vor, das Sie nicht übernehmen möchten, drücken Sie einfach die Escape-Taste. Zur Bedeutung des Kurztitels Jeder neue Titel, den Sie in Citavi aufnehmen, erhält einen Kurztitel, der zur eindeutigen Identifizierung innerhalb des Projekts dient. Sie können entscheiden, ob Citavi diesen Kurztitel bilden soll oder ob Sie bei jedem manuell aufgenommenen Titel selbst den Kurztitel eingeben möchten. Citavi bildet den Kurztitel nach dem Modell Bawden 2001 Information and digital literacies, d. h. es nennt nach dem Nachnamen des Autors das Erscheinungsjahr, und nach dem Gedankenstrich den Anfang des Titels. Wenn Sie einen eigenen Kurztitel eingeben wollen, klicken Sie auf der Karteikarte Titelangaben auf das blaue Textfeld Kurztitel (oder drücken Sie die Taste F3, wenn die Einfügemarke im Feld Kurztitel steht). In dem sich öffnenden Eingabefenster definieren Sie Ihren Kurztitel und klicken auf OK. Zur Ergänzung: der Kurzbeleg Citavi bietet Ihnen die Option, neben dem Kurztitel auch einen Kurzbeleg für Ihre Publikationen zu erzeugen. Solche Kurzbelege können Sie in Ihren Publikationen einsetzen, um einen Verweis auf eine zitierte Quelle im Literaturverzeichnis zu setzen. Der Kurzbeleg ist dabei flexibler als die Optionen, die Ihnen zum gleichen Zweck bereits über den Zitationsstil-Editor geboten werden. Sie können Kurzbelege z. B. aus den ersten Buchstaben der Nachnamen der ersten drei Autoren bilden oder das erste Wort aus dem Titel (unter Auslassung des Artikels) verwenden. Kurzbelege lassen sich sehr flexibel gestalten und sind mit den angebotenen speziellen Befehlen leichter zu erstellen als mithilfe des Zitationsstil-Editors. Über das Menü Extras > Projektübergreifende Optionen können Sie die Regeln zur Bildung von Kurzbelegen selbst definieren, wenn Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Kurzbeleg-Unterstützung aktiviert haben. Das Verfahren hierfür entspricht dem Vorgehen bei der Definition der BibTeX Key Die Dokumententypen in Citavi Die folgende Liste zeigt Ihnen die Dokumententypen, die Citavi unterscheidet und für die es eine je spezifische Eingabemaske bereitstellt. Sie können so ohne große Schwierigkeiten die unterschiedlichsten Publikationsformen erfassen. Agenturmeldung: Eine durch eine Presseagentur verbreitete Nachricht, die anderen Presseorganen zur Nutzung angeboten wird. Vgl. Pressemitteilung. Akte: Schriftstücke, die bei Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeiten anfallen und aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt werden. Eine Akte besteht in der Regel aus mehreren Schriftstücken. Abgeschlossene Akten, die als historische Dokumente in einem Archiv aufbewahrt werden, sollten als Archivgut bibliographiert werden. Vgl. Manuskript. 21

23 Literatur verwalten Archivgut: Schrift-, Bild-, Ton-, Filmmaterial, das in einem Archiv aufbewahrt wird. Merkmale des Archivguts sind seine Singularität und sein Aufbewahrungsort. Sind diese Merkmale gegeben, können auch Materialien, die sonst den Dokumententypen Akte, Gesetz oder Verordnung, Manuskript, Karte, Zeitungsartikel, Ton- oder Filmdokument o. ä. zuzurechnen wären, als Archivgut bibliographiert werden. Beitrag im Gesetzeskommentar: Interpretation und Erläuterung eines oder mehrerer Artikel oder Paragraphen eines Gesetzes (als Beitrag in einem Kommentar). Technischer Hinweis: Um den Beitrag bibliographieren zu können, sollte der betreffende Gesetzeskommentar vorher in Ihrem Citavi-Projekt erfasst worden sein. Beitrag in : Ein eigenständiger Aufsatz (auch: Editorial, Nachwort o. ä.) in einem Sammelwerk, Tagungsband, Sonderheft oder in Grauer Literatur, ferner ein Lexikonartikel (sofern er namentlich gekennzeichnet ist) sowie ein eigenständiges Werk in einer Sammlung der Werke eines Autors. Vgl. Beitrag im Gesetzeskommentar, Zeitschriftenaufsatz, Zeitungsartikel. Technischer Hinweis: Um Beiträge erfassen zu können, sollten die betreffenden Sammelwerke, Tagungsbände usw. vorher in Ihrem Citavi-Projekt erfasst worden sein. Geographische Karte: Kartenwerk oder Einzelkarte. Singuläre Stücke wie handschriftliche Kartenskizzen können als Manuskript oder als Archivgut (sofern sie in einem Archiv aufbewahrt werden) bibliographiert werden. Gerichtsentscheidung: Urteil oder Beschluss eines Gerichts, mit dem ein Verfahren abgeschlossen wird. Gesetz / Verordnung: Gesetz oder Verordnung eines nationalen oder supranationalen Gesetzgebers, Rechts- oder Verwaltungsverordnung einer Regierung oder staatlichen Behörde. Gesetzeskommentar: Ein- oder mehrbändiges Werk oder Loseblattsammlung zur Kommentierung eines oder mehrerer Gesetze. Graue Literatur / Bericht / Report: Druckschrift, die nicht in einem Verlag erschienen und nicht im Buchhandel erhältlich ist, sondern von Autoren oder Herausgebern selber publiziert und vertrieben wird. Beispiele: Reports und Projektberichte aus Hochschulen und Forschungseinrichtungen, Schriften von Verbänden und Ministerien, Firmenschriften, Flugblätter, Werbebroschüren. Solche Schriften werden häufig primär oder sekundär im Internet als PDF-Dokument veröffentlicht. Sie sollten dennoch nicht als Internetdokument, sondern als Graue Literatur / Bericht / Report (einschl. ihrer Internetadresse) bibliographiert werden. Hochschulschrift: Dissertation oder Habilitationsschrift (auch Diplom- oder Magisterarbeit, Master Thesis o. ä), die als vervielfältigtes Manuskript in Universitätsbibliotheken aufbewahrt wird oder in digitaler Form auf einem Dissertations-Server vorliegt. Hochschulschriften, die in einem Verlag veröffentlicht wurden, sollten als Monographie erfasst werden. Hörbuch: Tonaufnahme der Lesung eines (meist literarischen) Textes, die auf einem Tonträger veröffentlicht ist. Vgl. Hörspiel (da es sich bei Hörspielen oft um Adaptationen literarischer Texte handelt, sind die Übergänge fließend). Lesungen, die nur im Radio ausgestrahlt wurden, aber nicht im Handel auf einem Tonträger erhältlich sind, sollten als Dokumententyp Radio- oder Fernsehsendung bibliographiert werden. Hörspiel: Ein ausschließlich mit akustischen Mitteln arbeitendes dramatisches Spiel, das von einem Radiosender ausgestrahlt wurde und/oder auf einem Tonträger veröffentlicht ist. Vgl. Hörbuch. Internetdokument: Ein Text- oder Multimedia-Dokument (Webseite, Office-Datei, PDF-Dokument etc.), das über eine Internetadresse abzurufen ist. Internetdokumente, die auch in gedruckter Form als Graue Literatur / Bericht / Report vorliegen, sollten als Graue Literatur einschließlich ihrer Internetadresse bibliographiert werden. Digitalisierte Auszüge aus Büchern sollten nicht als Internetdokument erfasst werden. Ihre Internetadresse kann aber beim Originalwerk (z. B. einer Monographie) im Feld Beigabe im Internet vermerkt werden. Digitale Dissertationen sind als Hochschulschrift zu erfassen. 22

24 Literatur verwalten Interviewmaterial: Unveröffentlichte Aufzeichnung eines Interviews (Rohmaterial im Rahmen wissenschaftlicher oder journalistischer Arbeiten). Veröffentlichte Interviews sind entsprechend ihrer Publikationsform (also als Zeitungsartikel, Graue Literatur usw.) zu bibliographieren. Manuskript: Ein unveröffentlichtes hand-, maschinen- oder computerschriftliches Einzeldokument. Bei privater Vervielfältigung durch Kopie, Mehrfachausdruck o. ä. bleibt ein Manuskript ein Manuskript. Die Veröffentlichung im Internet macht ein Manuskript jedoch zum Internetdokument, die Veröffentlichung im Privatdruck zu Grauer Literatur. Vgl. Akte, Graue Literatur / Bericht / Report. Monographie: Ein selbstständiges, in sich geschlossenes Einzelwerk eines Autors oder eines Autorenteams, das den Text gemeinsam verantwortet (Buch, auch mehrere Bände, Broschüre). Vgl. Sammelwerk, Werke eines Autors. Musiktitel in : Ein kleineres Musikstück (Lied, Sonate, kleine Sinfonie u. ä.), das zusammen mit anderen Stücken in einem Musikalbum veröffentlicht ist. Technischer Hinweis: Um den Musiktitel bibliographieren zu können, sollte das betreffende Musikalbum vorher in Ihrem Citavi-Projekt erfasst worden sein. Musikwerk / Musikalbum: Ein größeres Musikwerk (Sinfonie, Oper u. ä.) oder eine Sammlung mehrerer Stücke (Album), die auf einem oder mehreren Tonträgern veröffentlicht sind. Norm: Publikation einer Normung, die von einer nationalen oder internationalen Normeninstitution zur Vereinheitlichung von Benennungen, Abmessungen, Beschaffenheiten usw. verabschiedet wurde. Patentschrift: Beurkundung eines gewerblichen Schutzrechtes zur alleinigen, zeitlich begrenzten Nutzung eines technischen Verfahrens oder Produkts. Persönliche Mitteilung: Information, die per Brief, Fax, , Telefonat oder im direkten Gespräch übermittelt wurde. Dieser Dokumententyp kann für private Zwecke, aber auch zur Erfassung von Informationen, die als Rohmaterial im Rahmen wissenschaftlicher oder journalistischer Arbeiten anfallen, verwendet werden. Publizierte Briefwechsel sind als Monographien oder Werke eines Autors, persönliche Mitteilungen, die in einem Archiv aufbewahrt werden, als Archivgut zu bibliographieren. Pressemitteilung: Text- und Bildmaterial, das von einem Unternehmen, einer Behörde, Hochschule, Privatperson usw. zur Unterrichtung der Presse verfasst wurde. Vgl. Agenturmeldung. Radio- oder Fernsehsendung: Ein für das Medium Radio oder Fernsehen hergestellter und über diese Medien ausgestrahlter Beitrag. Vgl. Hörbuch, Hörspiel, Spielfilm, Ton- oder Filmdokument. Sammelwerk: Ein- oder mehrbändiges Werk mit gesonderten, einzeln verantworteten Beiträgen verschiedener Autoren, das in der Regel von einem Herausgeber(team) editiert wurde (auch Wörterbuch oder Lexikon). Sammelwerke, die nicht in einem Verlag erschienen und nicht über den Buchhandel zu beziehen sind, sollten als Graue Literatur bibliographiert werden. Vgl. Tagungsband, Sonderheft / Beiheft, Werke eines Autors. Software: Ein Computerprogramm (Büro-, Lern-, Spielprogramm usw.), das auf einem Datenträger publiziert ist oder über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Vgl. Internetdokument. Sonderheft / Beiheft: Ein Heft zu einer Zeitschrift, das zusätzlich zu den regelmäßig erscheinenden Ausgaben dieser Zeitschrift erscheint und in der Regel einen eigenen Herausgeber hat, eine eigene Zählung aufweist und einem speziellen Thema gewidmet ist. Vgl. Tagungsband, Sammelwerk. Spielfilm: Öffentlich vorgeführter oder ausgestrahlter Kino- oder Fernsehfilm mit fiktionaler Handlung, ggf. gespeichert auf einem technischen Datenträger. Vgl. Radio- oder Fernsehsendung, Ton- oder Filmdokument. Tagungsband: Eine Sammlung von Beiträgen einer wissenschaftlichen Tagung in einem Band (Konferenzband, Proceedings). Vgl. Sammelband, Sonderheft / Beiheft. Ton- oder Filmdokument: Ton- oder Filmaufnahmen dokumentarischer Art, die auf einem Ton- oder Bildträger publiziert sind (z. B. aktuelle Lehr- und Dokumentarfilme, aber auch historische Ton- und Filmaufnahmen von Reden, Ereignissen usw.). Vgl. Hörbuch, Hörspiel, Spielfilm, Radio- oder Fernsehsendung. 23

25 Literatur verwalten Unklarer Dokumententyp: Benutzen Sie diesen Dokumententyp als Zwischenlösung (bis zur Prüfung am Original) bei lückenhaften oder unklaren Titelangaben aus zweiter Hand, die eine eindeutige Zuordnung des Titels zu einem Dokumententyp nicht erlauben. Vortrag: Mitschrift, Mitschnitt oder Handout eines unveröffentlichten Vortrags oder Referats oder einer Vorlesung. Veröffentlichte Vorträge sind entsprechend ihrer Publikationsform zu bibliographieren, z. B. als Zeitschriftenaufsatz, Beitrag in Werke eines Autors: Sammlung ausgewählter oder sämtlicher Werke eines Autors in einem Band oder in mehreren Bänden. Dabei kann es sich um einen kleinen Sammelband mit belletristischen Werken oder wissenschaftlichen Aufsätzen eines Autors, aber auch um die Historisch-kritische Gesamtausgabe eines Klassikers handeln. Vgl. Monographie, Sammelwerk. Wenn Sie ein einzelnes Werk aus der Sammlung der Werke eines Autors bibliographieren möchten, verwenden Sie dazu den Dokumententyp Beitrag in Zeitschriftenaufsatz: Ein Aufsatz eines Autors oder eines Autorenteams in einer wissenschaftlichen Zeitschrift oder einer Publikumszeitschrift (Magazin). Vgl. Zeitungsartikel, Beitrag in Zeitungsartikel: Ein Artikel eines Autors oder Autorenteams in einer Tages- oder Wochenzeitung. Vgl. Zeitschriftenaufsatz, Beitrag in Den Dokumententyp wechseln Gelegentlich werden Sie den Wunsch haben, den Dokumententyp eines Titels zu wechseln, zum Beispiel, weil Sie festgestellt haben, dass eine Monographie doch ein Sammelwerk war. So wechseln Sie den Dokumententyp 1. Im Programmteil Literaturverwaltung wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl Dokumententyp ändern oder klicken Sie auf die blaue Bezeichnung des Dokumententyps oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+D. 2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Dokumententypen den passenden Typen und klicken Sie auf OK. Sie können auch für mehrere Titel auf einmal den Dokumententyp wechseln. Treffen Sie dazu zuerst eine Auswahl und wählen Sie dann aus dem Menü Titel den Befehl Dokumententyp ändern. Bei einigen Wechseln werden Sie feststellen, dass bestimmte Feldinhalte nicht mehr angezeigt werden. Haben Sie beispielsweise einen Reihentitel bei einem Titel vom Typ Beitrag in Sammelwerk eingegeben und ändern Sie nun den Typ zu Zeitschriftenaufsatz, so werden die Daten aus dem Feld Reihentitel ausgeblendet. Die Daten sind aber weiterhin vorhanden. Wenn Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Ansicht den Befehl Alle Felder anzeigen wählen, sehen Sie alle Daten, die Sie für den aktuellen Titel gesammelt haben Vier Beispiele für eine Titelaufnahme Sie können mit Citavi 35 verschiedene Dokumententypen erfassen. In dem folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Sie die am häufigsten vorkommenden Dokumententypen erfassen: eine Monographie einen Beitrag in einem Sammelwerk einen Zeitschriftenaufsatz eine elektronische Publikation. 24

26 Literatur verwalten Eine Monographie aufnehmen Der einfachste, aber auch häufigste Fall ist die Aufnahme einer Monographie. Monographien repräsentieren den Typ der selbstständigen Publikation. Für ihre bibliographische Erfassung genügt das beschriebene Grundschema: Name (Nachname, Vorname) des Autors, Titel, Verlagsort (Druckort), Erscheinungsjahr. Tipp: Den Namen des Übersetzers tragen Sie vorzugsweise in das Feld Titelzusätze ein, z. B. Aus dem Englischen von Anna Müller 25

27 Literatur verwalten Einen Beitrag aus einem Sammelwerk aufnehmen Anders als bei der Aufnahme einer Monographie müssen Sie bei der Aufnahme eines Beitrages in einem Sammelwerk zwei Schritte gehen. Nehmen Sie zunächst das Sammelwerk als selbstständige Publikation auf (Dokumententyp Sammelwerk ). Beachten Sie, dass der Feldname Autor durch Herausgeber ersetzt ist. Nehmen Sie dann den Beitrag auf, der in dem Sammelwerk erschienen ist, indem Sie auf den blauen Text Beitrag hinzufügen klicken. Ein neues Formular erscheint, in das Sie nun die Angaben für den Beitrag erfassen: 26

28 Literatur verwalten Der Beitrag hat einen Autor und einen Titel, die Sie in die entsprechenden Textfelder in der oberen Hälfte der Karteikarte eingeben. Die untere Hälfte der Karteikarte steht unter der Überschrift Übergeordneter Titel und hat als ersten Feldnamen das Wort In:. Dieses In: erscheint später in der bibliographischen Angabe und ist das Signal dafür, dass es sich bei der vor ihm stehenden Angabe von Autor und Titel um eine unselbstständige Publikation, einen Beitrag zu einem Werk mit mehreren Beiträgen, handelt. Wenn Sie im Textfeld In: auf den blau unterlegten Pfeil klicken, sehen Sie eine Liste der Sammelwerke, die Sie in Citavi schon aufgenommen haben. Sie sehen also auch das im ersten Arbeitsschritt aufgenommene Werk Einen Zeitschriftenaufsatz aufnehmen Auch bei einem Zeitschriftenaufsatz handelt es sich um eine unselbstständige Publikation. Die Zeitschrift, in der er erscheint, ist nichts anderes als ein Sammelwerk, das sich lediglich dadurch auszeichnet, dass es regelmäßig erscheint und als Medium der fachinternen Kommunikation allen am Fach Interessierten bekannt ist. Deshalb verzichtet man bei Zeitschriften auf die Angabe von Herausgebern. Wichtiger ist, wann (Jahrgang und/oder Jahr) und in welchem Heft (Heftnummer) ein Beitrag erschienen ist. 27

29 Literatur verwalten Eine elektronische Publikation aufnehmen Elektronische Publikationen sind nicht in Druckform gespeichert und werden daher mit Hilfe anderer Komponenten bibliographisch erfasst. Auch sie haben Autor und Titel. Entscheidender Unterschied aber ist Speicherart und - ort. An die Stelle von Verlag und Verlagsort tritt die URL (Uniform Resource Locator = Adresse im Internet), in der Publikationsmedium und -datum enthalten sind und die den Zugriff auf die Publikation im virtuellen Speicher des Internet ermöglicht. In Citavi erfassen Sie solche Publikationen mit dem Dokumententyp Internetdokument. 28

30 Literatur verwalten Einen Titel duplizieren In einigen Fällen möchten Sie einen vorhandenen Titel als Vorlage verwenden, um eine Reihe ähnlicher Titel schneller aufzunehmen. So zum Beispiel, wenn Sie ein mehrbändiges Werk oder mehrere Aufsätze aus einer Zeitschrift erfassen möchten. Für diese Fälle bietet Ihnen Citavi die Möglichkeit, eine Kopie eines vorhandenen Titels zu erstellen, bei der Sie nur noch einige kleinere Anpassungen vornehmen müssen. So duplizieren Sie einen Titel 1. Rufen Sie im Programmteil Literaturverwaltung den zu duplizierenden Titel auf. 2. Wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl Duplizieren. 3. Citavi erstellt eine Kopie des aktuellen Titels und fügt im Titelfeld die Formulierung [Duplikat] hinzu. Führen Sie an dem Duplikat die notwendigen Änderungen durch und löschen Sie dann das Wort [Duplikat]: 4. Um weitere Duplikate zu erstellen, gehen Sie zum ursprünglichen Titel zurück (z. B. durch die Tastenkombination Strg+Umschalt+PfeilAuf) und wiederholen Sie die Schritte 2 und Ein Buch mittels ISB-Nummer aufnehmen Die ISBN (International Standard Book Number, Internationale Standardbuchnummer) ist eine Nummer zur Kennzeichnung von Büchern und anderen selbstständigen Publikationen, um das Bestellwesen im Buchhandel zu vereinfachen. Citavi kann in verschiedenen Buchhandels- und Bibliothekskatalogen nach dieser Nummer suchen, um die bibliographischen Stammdaten eines Buchs automatisch zu übernehmen. Es spielt keine Rolle, ob Sie die ISBN in ihrer alten 10-stelligen oder der neuen 13-stelligen Form eingeben. Citavi führt intern eine Umrechnung durch, wenn die Recherche in einem Fall nicht erfolgreich war und wiederholt die Suche mit der umgerechneten ISBN. So erfassen Sie neue Bücher oder andere Werke durch die Eingabe der ISB-Nummer 1. Öffnen Sie eine neue Karteikarte Titelangaben. Wählen Sie dazu im Menü Titel den Befehl Neuer Titel oder klicken Sie auf das Icon Neu. Wählen Sie dann den in Frage kommenden Dokumententyp, zum Beispiel Monographie, Sammelwerk, Werke eines Autors, Tagungsband, Hörbuch oder Hörspiel oder Software aus. 2. Geben Sie die ISB-Nummer in das Feld ISBN ein. 3. Klicken Sie bei bestehender Internetverbindung auf das Wort Download. 4. Citavi prüft in allen Katalogen, die Sie unter den Projektübergreifenden Optionen für den ISBN-Download ausgewählt haben, ob einer davon die Daten enthält. Die Daten werden vom ersten Katalog bezogen, der den Titel aufweist. Wenn Sie öfter die Nachricht erhalten, dass zu der eingegebenen ISBN keine Treffer gefunden wurden, sollten Sie die Kataloge wechseln, in denen Citavi die Recherche durchführt. 29

31 Literatur verwalten So wählen Sie die Kataloge für den ISBN-Download aus 1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Projektübergreifende Optionen. 2. Auf der Registerkarte Recherche klicken Sie auf die Feldbeschriftung ISBN-Download von: 3. Bei bestehender Internet-Verbindung wird die Liste der verfügbaren Kataloge aktualisiert. Wählen Sie aus dieser Liste die gewünschten Anbieter aus. Tipp: Wenn Sie vor dem ISBN-Download als Dokumententyp Monographie gewählt haben, sollten Sie nach dem Download der Titelangaben prüfen, ob es sich wirklich um eine Monographie oder vielleicht nicht doch um ein Sammelwerk oder einen Tagungsband handelt. Nicht immer kann Citavi diese Angaben anhand der Daten automatisch erkennen Mehrere Bücher mittels ISB-Nummer aufnehmen Immer wieder haben Sie Dokumente vor sich, die Literaturlisten enthalten, sei es in Form einer Excel-Datei, einer Webseite oder eines Text-Dokuments. Wenn solche Listen ISB-Nummern enthalten, können Sie mit Hilfe der Funktion ISBN-Liste auswerten auf sehr einfache Weise die betreffenden Bücher in eines Ihrer Citavi-Projekte aufnehmen. So werten Sie eine Liste mit ISB-Nummern mit Hilfe der Zwischenablage aus 1. Markieren Sie den Text, der die ISB-Nummern enthält, und kopieren Sie diesen mit Strg+C in die Zwischenablage. 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Titel den Befehl ISBN-Liste auswerten. 3. Wählen Sie die Option Text aus der Zwischenablage. 4. Klicken Sie auf Zwischenablage übernehmen. 5. Citavi liest die ISB-Nummern ein und stellt sie in einer Liste dar. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Titel suchen. 7. Citavi recherchiert in den von Ihnen gewählten Bibliotheken nach den Büchern. Wenn Sie zu wenig Treffer erhalten, wechseln Sie den Katalog für die ISBN-Recherche, indem Sie auf den Link Diese Liste anpassen klicken. Wählen Sie dort einen Katalog, der thematisch oder geographisch besser zu Ihrer Literaturliste passt. Führen Sie die Suche erneut durch. 8. Klicken Sie auf Titel übernehmen, um alle Titel in das aktuell geöffnete Citavi-Projekt zu übernehmen. Um nur einzelne Titel zu übernehmen, markieren Sie diese in der Liste und klicken Sie dann auf Titel übernehmen. Tipp: Wenn die bibliographischen Angaben zu einer ISBN nicht in einem der von Ihnen gewählten Kataloge gefunden wurde, können Sie die ISBN für eine Literatursuche beim Karlsruher Virtuellen Katalog nutzen. Markieren Sie dazu die ISBN und wählen Sie den Befehl Markierte ISBN im Web nachschlagen aus der Symbolleiste oder dem Kontextmenü. So werten Sie eine Liste mit ISB-Nummern mit Hilfe der manuellen Eingabe aus 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Titel den Befehl ISBN-Liste auswerten. 2. Wählen Sie die Option Manuelle Eingabe. 3. Geben Sie eine einzelne ISB-Nummer ein und drücken Sie die Return-Taste. Sie können diese Eingabe beliebig oft wiederholen, um eine Liste von ISB-Nummern zu erstellen. 4. Klicken Sie auf Eingabe übernehmen. 5. Citavi liest die ISB-Nummern ein und stellt sie in einer Liste dar. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Titel suchen. 30

32 Literatur verwalten 7. Citavi recherchiert in den von Ihnen gewählten Bibliotheken nach den Büchern. Wenn Sie zu wenig Treffer erhalten, wechseln Sie den Katalog für die ISBN-Recherche, indem Sie auf den Link Diese Liste anpassen klicken. Wählen Sie dort einen Katalog, der thematisch oder geographisch besser zu Ihrer Literaturliste passt. Führen Sie die Suche erneut durch. 8. Klicken Sie auf Titel übernehmen, um alle Titel in das aktuell geöffnete Citavi-Projekt zu übernehmen. Um nur einzelne Titel zu übernehmen, markieren Sie diese in der Liste und klicken Sie dann auf Titel übernehmen. So werten Sie eine Liste mit ISB-Nummern mit Hilfe einer importierten Textdatei aus 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Titel den Befehl ISBN-Liste auswerten. 2. Wählen Sie die Option Datei importieren. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei wählen, wählen Sie eine Word- (*.doc, *.docx), Writer- (*.odt), Rich Text Format- (*.rtf), HTML- (*.htm oder *.html) oder einfache Textdatei (*.txt) aus. 4. Citavi liest die ISB-Nummern ein und stellt sie in einer Liste dar. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Titel suchen. 6. Citavi recherchiert in den von Ihnen gewählten Bibliotheken nach den Büchern. Wenn Sie zu wenig Treffer erhalten, wechseln Sie den Katalog für die ISBN-Recherche, indem Sie auf den Link Diese Liste anpassen klicken. Wählen Sie dort einen Katalog, der thematisch oder geographisch besser zu Ihrer Literaturliste passt. Führen Sie die Suche erneut durch. 7. Klicken Sie auf Titel übernehmen, um alle Titel in das aktuell geöffnete Citavi-Projekt zu übernehmen. Um nur einzelne Titel zu übernehmen, markieren Sie diese in der Liste und klicken Sie dann auf Titel übernehmen. So werten Sie eine Liste mit ISB-Nummern mit Hilfe eines Strichcode-Scanners aus 1. Erfassen Sie gemäß der Gebrauchsanweisung Ihres Strichcode-Scannersdie ISB-Nummern. Die Nummern werden als Textdatei auf Ihrem Scanner abgelegt. 2. Schließen Sie den Scanner an Ihren Computer an und klicken Sie auf Scannerinhalt abrufen. 3. Klicken Sie auf Titel suchen. 4. Citavi recherchiert in den von Ihnen gewählten Bibliotheken nach den Büchern. Wenn Sie zu wenig Treffer erhalten, wechseln Sie den Katalog für die ISBN-Recherche, indem Sie auf den Link Diese Liste anpassen klicken. Wählen Sie dort einen Katalog, der thematisch oder geographisch besser zu Ihrer Literaturliste passt. Führen Sie die Suche erneut durch. 5. Klicken Sie auf Titel übernehmen, um alle Titel in das aktuell geöffnete Citavi-Projekt zu übernehmen. Um nur einzelne Titel zu übernehmen, markieren Sie diese in der Liste und klicken Sie dann auf Titel übernehmen. Auf unserer Website < erfahren Sie, welche Strichcode-Scanner Citavi unterstützt Exkurs: Probleme mit Namen und Sonderzeichen Die meisten Namen bestehen aus einem Vornamen und einem Nachnamen und sind darum einfach zu erfassen. Schwieriger gestaltet sich die Aufgabe, wenn Adelstitel oder Namenszusätze ins Spiel kommen, wie das Beispiel Liselotte von der Pfalz zeigt. Beachten Sie hierbei folgende Regeln: Grundsätzlich gilt, dass die Namen von Personen in der Form aufgenommen werden, wie sie ihn selbst verwenden. Natürlich kommt es häufig zu Namensgleichheiten. Dies hat aber keine Auswirkung auf die Erfassung des Personennamens. 31

33 Literatur verwalten Folgende seltene Fälle bilden die Ausnahmen: Ausnahme Biblische Namen altgriechische, altrömische, byzantinische Namen Namen des Mittelalters Namen von Fürsten und Mitgliedern von Fürstenhäusern Namen von Päpsten und geistlichen Würdenträgern Namen von sehr bekannten Personen, die häufig mit unterschiedlichen Zusätzen zitiert werden Beispiele Paulus [Apostolus] Andron [Alexandrinus] Andron [Historicus] Andron [Teius] Bernardus [Claraevallensis] Bernardus [de Waging] Louis [France, Roi, XI.] Louis [France, Roi, XVI.] Pius [Papa, X.] Pius [Papa, XII.] Cranach, Lucas [der Ältere] Cranach, Lucas [der Jüngere] Öffnen Sie das Detailformular für Autorennamen (stellen Sie die Einfügemarke in das Textfeld Autor bzw. Herausgeber oder Mitarbeiter und drücken Sie die Taste F3 oder klicken Sie auf die blaue Feldbeschriftung) und setzen Sie die Namenszusätze in eckigen Klammern hinter den Nachnamen. Wenn eine Person unter einem Pseudonym publiziert hat, erfassen Sie deren wirklichen Namen im Feld Autor. Den Verweis auf das Pseudonym, sofern er möglich ist, setzen Sie in das Feld Titelzusätze. Wann man Pseudonyme bzw. Künstlernamen auflösen soll, ist nicht klar geregelt. Treten Personen mit ihren Werken vorwiegend oder ausschließlich unter einem Pseudonym an die Öffentlichkeit und sind sie im kulturellen Gedächtnis unter diesem Pseudonym verankert (z.b. Novalis, Caravaggio), ist es durchaus erlaubt, sie unter diesem (Künstler-)Namen zu zitieren. Adelstitel, Berufsbezeichnungen, geistliche Titulaturen, Ordensbezeichnungen und ähnliches werden bei der Aufnahme von Personennamen nicht berücksichtigt: Vorlage Otto Fürst von Bismarck Prof. Dr. Norbert Henrichs Sir Peter Ustinov Pater Alban Dold O.S.B. in Citavi Bismarck, Otto von Henrichs, Norbert Ustinov, Peter Dold, Alban 32

34 Literatur verwalten Präfixe also Präpositionen, Artikel und deren Verschmelzungen bei Personennamen werden je nach Sprachregion entweder zum Vornamen oder zum Nachnamen gestellt. In Citavi hilft Ihnen hierbei das Detailformular zur Erfassung von Personennamen (stellen Sie die Einfügemarke in das Textfeld Autor und drücken Sie die Taste F3 oder klicken Sie auf die blaue Feldbeschriftung). Wenn Sie die Personennamen jedoch nicht über das Detailformular erfassen möchten, beachten Sie bitte folgende Regeln: Präfixe werden in Staaten mit deutscher Sprache dem Vornamen zugeordnet: Vorlage Max von der Grün Karl Reichsfreiherr vom und zum Stein in Citavi Grün, Max von der Stein, Karl vom und zum Präfixe werden jedoch dem Nachnamen zugeordnet a) wenn Präposition und Artikel am Anfang eines Namens verschmelzen: Vorlage Jürgen vom Scheidt in Citavi Vom Scheidt, Jürgen b) bei luxemburgischen Namen: Vorlage Émile van der Vekene in Citavi Van der Vekene, Émile c) bei Staaten mit englischer Sprache: Vorlage Daphne du Maurier Knightley d Anvers in Citavi Du Maurier, Daphne D Anvers, Knightley d) beim schottischen Mac: Vorlage Arthur MacDonald in Citavi MacDonald, Arthur 33

35 Literatur verwalten e) bei französischen, italienischen und spanischen Namen sowie allgemein bei Namen romanischen Ursprungs: Vorlage in Citavi Jean de La Fontaine La Fontaine, Jean de Antonio Di Pietro Maria Della Casa Gertrud von le Fort Di Pietro, Antonio Della Casa, Maria Le Fort, Gertrud von Mehrere Nachnamen: Im Spanischen und Amerikanischen kann es zwei verschiedene Nachnamen geben. Im Spanischen ist dabei der erste bei der Einordnung maßgebend, im Amerikanischen hingegen der zweite. Vorlage Luis Eduardo Romero Vera Martin Luther King in Citavi Romero Vera, Luis Eduardo King, Martin Luther Durch Bindestrich verbundene Doppelnamen werden stets als ein einziger Name angesehen und werden entsprechend eingeordnet. Vorlage Dieter Meyer-Renschhausen Klaus-Dieter Meyer-Schmidt in Citavi Meyer-Renschhausen, Dieter Meyer-Schmidt, Klaus-Dieter Auch Körperschaften können als Autoren von Veröffentlichungen auftreten. Dies ist immer dann der Fall, wenn das Werk keinen persönlichen Autor hat und zudem der Name der Körperschaft im Titel des Buches enthalten ist. So kann für das Jahrbuch der Europäischen Gemeinschaften als Autor Europäische Gemeinschaften: Jahrbuch angesetzt werden Exkurs: Probleme mit Sonderzeichen Als Standardschrift verwendet Citavi Arial Unicode MS. Diese Schrift umfasst mehrere zehntausend Zeichen, vom lateinischen über das griechische und arabische bis zum chinesischen, koreanischen und japanischen Alphabet. Wenn diese Schrift auf Ihrem Computer nicht installiert ist, verwendet Citavi die Standardvariante der Arial. Diese reicht für westliche Alphabete problemlos aus. Nicht-westliche Schriften können mit der Standard-Arial jedoch nicht angezeigt werden (auf dem Bildschirm erscheint dann ein leeres Quadrat). Bei der Eingabe von Unicode-Zeichen unterstützt Sie Citavi wie folgt: Üblicherweise werden Sprachunterstützung und Tastaturtreiber auf Betriebssystem-Ebene festgelegt. Konsultieren Sie dazu Ihr Windows-Handbuch. Citavi verhält sich hier wie jede andere Textverarbeitung auch. Darüber hinaus kennt Citavi einen speziellen Befehl zur Umwandlung von Unicode-Codes: Tippen Sie den vierstelligen Code des Zeichens (z. B. 00E5 um das Zeichen å zu erhalten) in ein Textfeld und drücken Sie danach Strg+Alt+U. Citavi wandelt nun die letzten vier Zeichen in ein Unicode-Zeichen um, sofern es sich um einen gültigen Code handelt. Beachten Sie bitte, dass die Arial Unicode MS auf dem Unicode 3.0-Standard beruht. Zeichen, die in einer höheren Unicode-Version definiert wurden, können mit dieser Schrift nicht angezeigt werden (beispielsweise koptische 34

36 Literatur verwalten Schrift). Im Standardmodus kann Citavi Zeichen bis Unicode 3.0 darstellen. Im erweiterten Modus (d. h. bei Abstracts, Zitaten usw.) tritt dieses Problem nicht auf. Dort können Sie selbst eine Schrift festlegen, welche die benötigten Zeichen enthält. Weitere Informationen zum Thema Unicode finden Sie im Internet: < Anmerkung: Falls Sie mit nicht-westlichen Alphabeten arbeiten und demzufolge eine ausgefeilte Unicode-Unterstützung benötigen, empfehlen wir Ihnen dringend die Verwendung von Windows XP oder Windows Vista. Frühere Versionen von Windows unterstützen Unicode nicht bzw. unzureichend Die Richtigkeit der Titelangaben prüfen Insbesondere bei der Auswertung fremder Literaturverzeichnisse werden Sie häufig bibliographische Angaben übernehmen. Solange Ihnen die betreffenden Titel nicht im Original vorliegen, sollten Sie es sich selbst zur Aufgabe machen, die Titelangaben zu überprüfen. So definieren Sie die Aufgabe, die Titelangaben zu überprüfen 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Aufgaben. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnell einfügen. 3. Wählen Sie den Befehl Titelangaben überprüfen. Wenn Sie das Werk vor sich liegen haben, können Sie die bereits in Citavi vorhandenen Daten mit denen des Originals vergleichen und gegebenenfalls korrigieren. Notieren Sie abschließend, dass Sie die Richtigkeit der Titelangaben erfolgreich geprüft haben. So notieren Sie, dass Sie die Richtigkeit der Titelangaben überprüft haben 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Zusätze. 2. Wählen Sie aus der Liste des Felds Quelle der Titelangaben den zutreffenden Eintrag aus, vorzugsweise Am Original geprüft. In diesem Fall ergänzt Citavi automatisch das Tagesdatum im Feld Am Original geprüft von / am. Tipp: Sie können im Feld Quelle der Titelangaben auch andere Informationen von Hand eintragen, zum Beispiel: Empfehlung von Prof. Henrichs Einen Titel bearbeiten oder löschen Für die von Ihnen aufgenommenen Titel stellt Citavi im Programmteil Literaturverwaltung drei Ansichten bereit: die Karteikartenansicht die Listenansicht die Tabellenansicht Nur in der Karteikartenansicht können Sie Texteingaben bearbeiten, also die Namen von Autoren ändern, Titel oder Untertitel korrigieren, Erscheinungsdaten hinzufügen und so weiter. Das Löschen von Titeln funktioniert in allen drei Ansichten über die Schaltfläche Titel löschen. In der Karteikartenansicht können Sie immer nur den aktuell angezeigten Titel löschen. In der Listen- oder Tabellenansicht können Sie mehrere Titel markieren, um sie auf einmal zu löschen. Anmerkung: Das Löschen von Titeln lässt sich nicht rückgängig machen! 35

37 Literatur verwalten So arbeiten Sie mit der Karteikartenansicht 1. Klicken Sie in der Eingabemaske auf eine der Karteikarten, zum Beispiel Titelangaben. 2. Setzen Sie die Einfügemarke in das Textfeld, dessen Text Sie ändern bzw. neu eingeben wollen, und geben Sie Ihre Änderungen ein. Bei Feldern, die mit einem blauen Text beschriftet sind, können Sie auch auf den Feldnamen klicken oder drücken Sie die Taste F3. In Feldern, die am rechten Rand ein Pfeil-Symbol haben, können Sie auf dieses Symbol klicken und dort einen anderen Texteintrag aus einer Liste der bereits eingetragenen Inhalte auswählen. 3. Zum Löschen von Texteingaben markieren Sie den Text in dem entsprechenden Textfeld und drücken Sie die Tasten Backspace oder Delete. So arbeiten Sie mit der Listenansicht Die Listenansicht gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die aufgenommenen Titel. Sie ist auch eine Grundlage für das Erstellen einer Literaturliste (vgl. Kapitel Eine Literaturliste erstellen, s. S. 100). Klicken Sie in der Symbolleiste im Programmteil Literaturverwaltung auf das Icon Listenansicht (oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+L). Im daraufhin erscheinenden Fenster Titelliste können Sie durch Klicken auf die Symbole Kringelmarke und Strichmarke am linken Rand eines jeden Eintrags diesen zusätzlich kennzeichnen, durch Klicken auf die Schaltfläche Sortieren die Einträge umsortieren, mit Hilfe des Befehls In ein anderes Citavi-Projekt verschieben/kopieren aus dem Menü Titel Einträge in andere Projekte übertragen, mit Hilfe des Befehls Zitationsstil wechseln aus dem Menü Zitation die Formatierung eines Eintrags ändern, mit Hilfe der Schaltfläche Literaturliste eine Literaturliste erstellen. So arbeiten Sie mit der Tabellenansicht Klicken Sie in der Symbolleiste im Programmteil Literaturverwaltung auf das Icon Tabellenansicht (oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+T). Im daraufhin erscheinenden Fenster können Sie Kurzinformationen über die von Ihnen aufgenommenen Titel einschließlich des Dokumententyps einsehen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Spalten wählen Sie aus, welche Bestandteile der Titelangabe angezeigt werden, durch Klicken auf die Markierungszeichen Kringelmarke und Strichmarke am linken Rand einer jeden Textzeile den in der Zeile dargestellten Titel zusätzlich kennzeichnen, durch Klicken auf die Spaltentitel die Sortierung der betreffenden Spalte ändern, mit Hilfe des Befehls Nach Microsoft Excel exportieren oder Nach OpenOffice.org Calc exportieren im Menü Titel Titelangaben in eine Tabellenkalkulation exportieren. So markieren Sie mehrere Titel in der Listen- oder Tabellenansicht Um eine zusammenhängende Reihe von Titeln zu markieren, 1. markieren Sie den ersten Titel der Reihe durch einfachen Mausklick, 2. scrollen Sie zum letzten Titel der Reihe, 3. halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie auf den letzten Titel der Reihe klicken. Um mehrere Titel zu markieren, die nicht unmittelbar aufeinander folgen, 1. markieren Sie den ersten Titel durch einfachen Mausklick, 2. halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die weiteren Titel anklicken. 36

38 Literatur verwalten Strich- oder Kringelmarken setzen und löschen Kreuzen Sie schon mal Wichtiges am Rand einer Zeitung oder einer Literaturliste an? Genau dazu dienen die Strich- und Kringelmarken in Citavi. Strich- und Kringelmarke sind die kürzeste Form einer Annotation. So kann der Strich für wichtig und der Kreis für herausragend stehen. Sie können die Marken aber auch verwenden, um das Arbeiten mit mehreren Titeln zu ermöglichen. Setzen Sie beispielsweise Strichmarken für alle Titel, die sie exportieren möchten. Oder markieren Sie alle Titel mit einem Kringel, die Sie in der kommenden Woche bearbeiten möchten. Am schnellsten markieren Sie mehrere Titel in der Listen- oder Tabellenansicht: Markieren Sie mit der Maus eine beliebige Anzahl Titel und wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Kringelmarke (Strichmarke) > Setzen (oder die Tastenkombination Strg+K für Kringel- bzw. Strg+H für Strichmarken). Auf gleiche Weise können Sie bei mehreren Titeln auf einmal die gesetzten Marken wieder löschen (Strg+Umschalt+K zum Entfernen der Kringelmarken bei den ausgewählten Titeln bzw. Strg+Umschalt+H zum Entfernen der Strichmarken). Einen einzelnen Titel können Sie im Vorschaufeld durch Klick auf eines der Marken-Symbole mit einer Strich- oder Kringelmarke auszeichnen. Ein zweiter Klick auf die gesetzte Marke löscht diese wieder: Einen Titel mit einer Datei verknüpfen Mit zunehmender Digitalisierung der Literaturversorgung ist es einfacher geworden, Originaltexte in Form von PDF-Dateien oder in anderen Formaten zu erhalten. Citavi unterstützt Sie dabei, diese Dateien zu verwalten. So verknüpfen Sie einen Titeleintrag mit einer Datei Rufen Sie im Programmteil Literaturverwaltung den Titeleintrag auf, mit dem Sie eine Datei verknüpfen wollen. Wenn sich die Datei im Internet befindet, tragen Sie die Internetadresse im Feld Adresse im Internet ein. Wenn sich die Datei in einem Intranet befindet, tragen Sie die Intranetadresse im Feld Adresse im Intranet ein. Wenn Sie eine digitale Kopie der Datei auf Ihrem eigenen Rechner haben, zum Beispiel als PDF-Datei, klicken Sie im Feld Lokale Datei auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Wählen Sie im Öffnen-Dialog die Datei aus, zu der Sie die Verknüpfung herstellen wollen. Wenn Sie mehrere Dateien verknüpfen wollen, die auf Ihrem Rechner oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert sind, wählen Sie auf der Registerkarte Standorte die Funktion Neue Bestandsinformation. Um einer Verknüpfung zu folgen, also die Seite im Internet zu öffnen oder die Datei auf dem lokalen Rechner zu öffnen, klicken Sie auf die Pfadangabe, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Um eine Verknüpfung zu löschen, stellen Sie die Einfügemarke in das betreffende Feld, markieren Sie den gesamten Feldinhalt (zum Beispiel mittels Tastenkombination Strg+A) und drücken Sie dann die Delete-Taste Ihres Computers. Tipp: Legen Sie im Ordner Eigene Dateien\Citavi ein neues Verzeichnis Meine Dokumente an. Speichern Sie hier alle Dateien ab, zu denen Sie aus Citavi heraus Verknüpfungen herstellen. Benennen Sie die Dateien mit dem Kurztitel, den Sie in Citavi für den jeweiligen Titeleintrag erstellt haben, also beispielsweise Brunschede 2002 Das Projekt im politischen Spielfeld.pdf. Arbeiten Sie mit relativen Pfaden. 37

39 Literatur verwalten So verknüpfen Sie einen Titeleintrag mit mehreren Dateien Wenn Sie über mehrere digitale oder gedruckte Dokumente zu einem Titel verfügen, verwenden Sie die Funktion Eigener Bestand. 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Standorte. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Bestandsinformation. 3. Klicken Sie im Feld Ablage/Dateipfad auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählen Sie im Dialog den Pfad zur gewünschten Datei aus. 4. Wenn Sie anstelle einer Datei im Feld Ablage/Dateipfad einen physischen Standort eingetragen haben (z. B. Meine Privatbibliothek), notieren Sie die Signatur. 5. Klicken Sie auf OK. Tipp: Wenn Sie mehrere Dateien mit einem Titel verknüpfen wollen, geht das am schnellsten mittels Drag & Drop. Markieren Sie dazu die betreffenden Dateien im Windows Explorer und ziehen Sie die Dateien mit gedrückter linker Maustaste in das untere Fenster der Registerkarte Standorte. So arbeiten Sie mit relativen Pfaden In einem Dateisystem ist der Pfad die Abfolge der Verzeichnisse, die durchlaufen werden muss, um von einer bestimmten Stelle im Dateisystem aus zu einer bestimmten Datei zu gelangen. Standardmäßig verwendet Citavi absolute Pfadangaben, die von der Wurzel des Dateisystems bis zur eigentlichen Datei reichen. Wenn Sie zum Beispiel auf Ihrem privaten Computer eine PDF-Datei mit einem Titeleintrag verknüpfen, fände sich im Feld Lokale Datei ein Eintrag wie D:\Meine Projekte\Diss\docs\ALA_Standards.pdf. An Ihrem dienstlichen Computer könnte der Pfad anders aussehen: V:\Team\Mueller\Diss\docs\ ALA_Standards.pdf. Um mit dem gleichen Citavi-Projekt auf beiden Computern wechselweise zu arbeiten, können Sie in beiden Citavi-Installationen die Option Relative Pfade verwenden. Sie finden diese Option im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Speicherorte. Citavi startet den relativen Pfad von dem Verzeichnis aus, in dem Sie Ihre Projektdatei gespeichert haben. Anmerkung: Um relative Pfade verwenden zu können, müssen die Citavi-Projekte und die Dokumente, auf die Sie aus den entsprechenden Citavi-Projekten verweisen, auf dem gleichen Laufwerk gespeichert sein. Sie können also nicht mit relativen Pfaden arbeiten, wenn Ihr Citavi-Projekt über den Pfad D:\Meine Projekte\Diss\ Projects\Promotion.ctv und die verknüpften Dateien über den Pfad V:\Team\Mueller\Diss\ Docs\ zu erreichen sind. Beachten Sie bitte auch, dass relative Pfade nicht funktionieren, wenn Sie so genannte UNC-Pfade verwenden (z. B. \\SERVERNAME\D$). Solche UNC-Pfade werden manchmal in größeren Organisationen vom Administrator vergeben. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, wie Sie den UNC-Pfad auf einen Laufwerksbuchstaben mappen können und öffnen Sie dann Ihr Citavi-Projekt und Ihre verknüpften Dateien von diesem Laufwerksbuchstaben Ein Inhaltsverzeichnis erfassen Citavi bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem gesonderten Feld das Inhaltsverzeichnis eines aufgenommenen Titels festzuhalten (Karteikarte Inhalt). Ein Inhaltsverzeichnis ist deshalb von Interesse, weil sich aus ihm Themenbereiche, Fragestellungen und inhaltlich-thematische Gewichtungen eines Werks erkennen lassen. Es kann Ihnen helfen, aufgenommene Materialien (vgl. Kapitel Wissen festhalten und organisieren, s. S. 69) später wieder in einen allgemeineren Zusammenhang zu stellen. Häufig müssen Sie den Text nicht mehr von Hand eingeben, sondern können von den Webseiten einzelner Verlage und Online-Buchhandlungen und immer mehr auch aus Online-Bibliothekskatalogen Inhaltsverzeichnisse in 38

40 Literatur verwalten die Zwischenablage kopieren und dann in Citavi einfügen. Besonders schnell geht das, wenn Sie hierzu die kostenlosen Browser-Erweiterungen Citavi Picker (für Internet Explorer und Firefox) verwenden, die Sie von unserer Homepage erhalten: < Eine Notiz anheften Das Feld für die Aufnahme von Notizen finden Sie unten auf der linken Seitenhälfte des Arbeitsfensters. Hier können Sie Hinweise, zum Beispiel auf noch zu Erledigendes, auf Termine etc., unterbringen, die nicht unmittelbar mit der inhaltlichen Arbeit an Ihrem Projekt, d. h. der Formulierung von Arbeitsergebnissen, zusammenhängen. Durch Klick in das Fenster vergrößern bzw. verkleinern Sie es. So heften Sie einem Titel eine Notiz an 1. Rufen Sie den gewünschten Titel im Programmteil Literaturverwaltung auf. 2. Klicken Sie links unten auf Notizfeld einblenden. 3. Geben Sie Ihre Notizen ein (Datum und Initialen ergänzt Citavi automatisch). Für die Anzeige aller eingegebenen Notizen bieten sich drei Möglichkeiten: Im Programmteil Literaturverwaltung öffnen Sie die Listenansicht (Strg+L) und wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Weitere Details. Wählen Sie dort Notiz aus. Um eine Literaturliste mit Notizen zu erstellen, wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung die Schaltfläche Literaturliste, wählen dann Annotierte Literaturliste und nach Klick auf Weiter die Option Notiz. Im Programmteil Wissensorganisation wählen Sie die Ansicht Titel und dort aus dem Menü Ansicht den Befehl Weitere Details. Wählen Sie dort Notiz aus Schlagwörter vergeben Beschreiben Sie Ihre Quellen mit Schlagwörtern, um in Ihrem Projekt einzelne Titel schnell wiederzufinden bzw. um sich an deren Inhalt einfacher zu erinnern. Schlagwörter beziehen sich auf den Inhalt des Werks. So verschlagworten Sie einen Titel 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu dem Titel, den Sie verschlagworten möchten. 2. Wechseln Sie auf die Karteikarte Inhalt. 3. Schreiben Sie die beschreibenden Begriffe in das Feld Schlagwörter und trennen Sie die Begriffe durch Semikola ab. 39

41 Literatur verwalten Ein Schlagwort kann eine Phrase sein oder Klammern enthalten. Beispiele: Bei der Eingabe der ersten Buchstaben eines bereits vorhandenen Schlagworts bietet Citavi Ihnen dieses zur schnellen Übernahme an. Drücken Sie auf die Return-Taste, um das vorgeschlagene Wort zu übernehmen. Wenn Sie ein neues Wort eingeben, das Teil eines bereits vorhandenen ist (z. B. vorhanden: Qualitätskriterien, neu: Qualität), geben Sie hinter dem letzten Buchstaben ein Semikolon ein oder drücken Sie die Escape-Taste, damit Citavi nicht selbstständig das längere Wort einsetzt. Über das Detailformular können Sie für einen Titel mehrere Schlagwörter auf einmal vergeben. Klicken Sie auf den blauen Feldnamen Schlagwörter oder stellen Sie die Einfügemarke in das Feld Schlagwörter und drücken Sie dann die Taste F3, um das Detailformular zu öffnen. Über die Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen verschieben Sie vorhandene Schlagwörter zwischen den Spalten Alle Schlagwörter und Ausgewählte Schlagwörter. Sie bewirken dies auch durch Doppelklick auf ein Schlagwort. Enthält die Spalte Ausgewählte Schlagwörter alle von Ihnen gewünschten Schlagwörter, klicken Sie auf OK. Citavi weist die ausgewählten Schlagwörter dem aktiven Titel zu. Wenn Sie ein neues Schlagwort formulieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Schlagwort. Geben Sie im sich öffnenden Fenster das neue Schlagwort ein und klicken Sie auf OK. Zugewiesene Schlagwörter entfernen Sie aus der Karteikarte, indem Sie sie markieren und die Delete-Taste drücken. Rufen Sie die Liste aller Schlagwörter in einem Projekt auf, indem Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Listen den Eintrag Schlagwörter wählen. In der Listenverwaltung stehen Ihnen zahlreichen Funktionen zur Pflege Ihrer Schlagwörtersammlung zur Verfügung. Sie finden dort auch die Möglichkeit, die Schlagwörter aller Titel eines Projekts alphabetisch zu sortieren. Lesen Sie mehr hierzu im Kapitel Listen pflegen (s. S. 171). 40

42 Literatur verwalten So verschlagworten Sie mehrere Titel auf einmal 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Listenansicht oder Tabellenansicht. 3. Markieren Sie die gewünschten Titel: Einzelne Titel mit der Maus anklicken und bei gedrückter Ctrl-(Strg)- Taste weitere Titel markieren. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Titel. 5. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Mehrfach zuweisen/entfernen > Schlagwörter zuweisen. 6. Wählen Sie aus dem Auswahldialog, ob Sie den gerade markierten Titeln, anders markierten Titeln oder allen Titeln Schlagwörter zuweisen möchten. 7. Wählen Sie die gewünschten Schlagwörter aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen. 8. Klicken Sie auf OK Rezensionen und Nachträge aufnehmen Rezensionen sind eine spezifische Form wissenschaftlicher Kommunikation. Sie erfüllen die Aufgabe, neue Publikationen und Forschungsergebnisse bekannt zu machen, kritisch zu sichten und zu bewerten. Ohne kritisches Für und Wider ist moderne Wissenschaft nicht denkbar. Dank ihrer relativen Kürze können Rezensionen ihre Aufgabe in der Regel zeitnah erfüllen. Viele Fachzeitschriften führen regelmäßig eine Rubrik Rezensionen. Darüber hinaus gibt es selbstständige Rezensionen-Zeitschriften und elektronische Datenbanken, in denen Sie online recherchieren können. Im journalistisch-publizistischen Bereich erfüllen Rezensionen die Funktion, auf literarische, künstlerische, generell: auf kulturelle Ereignisse und Phänomene zu reagieren und eine öffentliche Diskussion über sie zu ermöglichen. Dabei sind die Maßstäbe und Kriterien nicht so eng gefasst wie bei wissenschaftlichen Rezensionen. Von letzteren erwartet man, dass sie analytischer Art sind und ihre Urteile auf nachvollziehbare Weise argumentativ begründen. Die Kenntnisnahme von Rezensionen kann Sie in Ihrer eigenen Auseinandersetzung mit wissenschaftlichen Publikationen bestätigen oder korrigieren und Ihnen ein vertieftes Verständnis für den Problem- und Forschungszusammenhang vermitteln, in dem der fremde Text steht. Citavi ermöglicht es Ihnen, zu jedem von Ihnen aufgenommenen Titel beliebig viele Rezensionen anzulegen. So verweisen Sie von einem Titel auf eine Rezension dieses Titels 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Titelangaben. 2. Nehmen Sie zuerst den rezensierten Titel auf, z. B. eine Monographie. 3. Nehmen Sie als nächstes den Titel auf, in dem die Rezension erschienen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Ist die Rezension in einer Zeitschrift erschienen, wählen Sie den Dokumententyp Zeitschriftenaufsatz ; ist sie in einer Rezensionen-Zeitschrift erschienen, wählen Sie den Dokumententyp Beitrag in. Die Rezensionen-Zeitschrift erfassen Sie vorzugsweise als Sammelwerk. 4. Wechseln Sie zurück zum rezensierten Werk. Das geht am schnellsten, wenn Sie mit der rechten Maustaste ins Vorschau-Fenster klicken und den Befehl Zurück in der History wählen. 5. Wechseln Sie zur Karteikarte Inhalt und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rezension. 6. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster im Feld Rezensiert in: auf das blau unterlegte Pfeil-Symbol und markieren Sie den Kurztitel des Werkes, in dem sich die Rezension befindet. 7. Geben Sie ggf. die Seitenzahlen ein, auf denen sich die Rezension befindet. 8. Fügen Sie ggf. eine Notiz an. 9. Klicken Sie auf OK. 41

43 Literatur verwalten So suchen Sie nach Rezensionen eines Titels 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu dem Titel, dessen Rezensionen Sie bereits erfasst haben. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Inhalt. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Textfeld neben dem Feldnamen Rezensiert in:. 4. Wählen Sie den Befehl Gehe zu [Name des Titels, der die Rezension enthält] mit dem Icon am linken Rand des Befehle-Fensters. 5. Citavi zeigt Ihnen die Titelangaben der Rezension. Sofern Sie bei deren Titelaufnahme inhaltliche Einträge gemacht haben, finden Sie diese unter den Karteikarten Inhalt und/oder Zitat. So stellen Sie fest, ob ein Titel Rezensionen anderer Titel enthält 1. Gehen Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu einem beliebigen Titel. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Inhalt. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Rezensiert in: (auch wenn dort unter Umständen kein Text steht). 4. Wählen Sie den Befehl Gehe zu Titeln, die in [Name des aktuellen Titels] rezensiert sind. 5. Citavi zeigt Ihnen sofern Sie die Rezensionen aufgenommen haben (s. o.) die Rezensionen, die das Werk enthält. Per Mausklick können Sie direkt dorthin wechseln. Nutzen Sie das Feld Nachträge, um Hinweise auf weitere Rezensionen zu notieren, wenn Sie diese nicht als selbstständige Titeleinträge erfassen möchten. Tipp: Es empfiehlt sich, von Rezensionen, die Ihrer Meinung nach eine gründliche und produktive Auseinandersetzung mit dem rezensierten Werk enthalten, über die Karteikarten Inhalt und Zitat Materialien aufzunehmen. 42

44 Literatur verwalten Standorte vermerken Auf der Karteikarte Standorte können Sie vermerken, unter welcher Signatur ein Werk in einer öffentlichen oder in Ihrer privaten Bibliothek gelagert ist, oder im welchem Verzeichnis und unter welchem Namen Sie eine Datei auf Ihrem Rechner gespeichert haben. So notieren Sie den Standort eines Werks in einer Bibliothek 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Standorte. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Standort. 3. Geben Sie den Namen der Bibliothek ein. Falls Sie die Bibliothek das erste Mal eingeben, lädt Citavi Sie ein, ergänzende Informationen zu der Bibliothek zu speichern. 4. Notieren Sie die Signatur. 5. Klicken Sie auf OK. Tipp: Eine Liste der von Ihnen aufgenommenen Bibliotheken sehen Sie, indem Sie aus dem Menü Listen den Befehl Bibliotheken wählen. Sie können die Liste manuell sortieren. Markieren Sie dazu den gewünschten Bibliothekseintrag und bewegen Sie ihn mit Hilfe der Pfeile in der Symbolleiste nach oben oder nach unten. Auf diese Weise können Sie die von Ihnen bevorzugte Bibliothek an die Spitze der Liste stellen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie im Programmteil Aufgabenplanung Aufgaben nach Standorten sortieren lassen. Das erlaubt Ihnen, alle Aufgaben zusammenfassen, die Sie in Ihrer bevorzugten Bibliothek erledigen möchten. 43

45 Literatur verwalten Standorte suchen Wenn Sie bereits ein Buch in Ihrem Projekt aufgenommen haben, aber nicht wissen, ob dieses Buch in Ihrer örtlichen Bibliothek vorhanden ist, können Sie die fehlenden Standort-Informationen leicht ergänzen. Voraussetzungen sind: Der jeweilige Titel muss über eine International Standard Book Number (ISBN) verfügen. Der Bibliothekskatalog muss eine Recherche nach ISBN unterstützen. Der Bibliothekskatalog muss Standort-Informationen bei der Recherche ausgeben. So prüfen Sie, ob Ihre Bibliothek ein gewünschtes Buch führt 1. Wechseln Sie zu dem Titel, dessen Standortinformation Sie ergänzen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Standorte auf die Schaltfläche Standorte suchen. 3. Wählen Sie ggf. die Option Erfolglose Suche dokumentieren, um eine Notiz einfügen zu lassen, sofern kein Standortnachweis in den ausgesuchten Katalogen gefunden wurde. 4. Wählen Sie ggf. die Option Standortsuche auf einen Katalog pro Titel begrenzen (empfohlen; kann aber auch ignoriert werden, wenn Sie für die Standortsuche nur einen Katalog verwenden), wenn Sie mehrere Kataloge für die Standortsuche nutzen und nur einen einzigen Standortnachweis wünschen. Citavi bricht beim jeweils aktuellen Titel die Standortsuche ab, sobald ein Standort gefunden wurde und prüft den nächsten Titel in der Liste. 5. Passen Sie ggf. die Liste der durchsuchbaren Bibliothekskataloge an: Klick auf Diese Liste anpassen An erster Stelle in dieser Liste sollte Ihr örtlicher Katalog stehen. 6. Klicken Sie auf Standorte suchen. Die Recherche startet. 7. Wenn alle Standorte geprüft wurden, klicken Sie auf Standorte eintragen. Ergebnis: Alle Titel mit ISBN, die in einem Katalog gefunden wurden, erhalten einen Standortnachweis. Wenn Sie für mehrere Bücher auf einmal ermitteln möchten, ob diese im Bestand Ihrer bevorzugten Bibliothek sind, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten: Nur Standorte suchen Diese Variante eignet sich, wenn die bibliographischen Daten bereits ermittelt und in Citavi gespeichert sind (z.b. nach dem Import einer RIS-Datei). 1. Treffen Sie ggf. eine Auswahl nach Titeln, die noch keine Standortnachweise erhalten. Rufen Sie die Schnellsuche mit Strg+F auf und geben Sie als Suchphrase Standorte:! ein. Markieren Sie alle Treffer und klicken Sie auf Gefundene Titel als Auswahl übernehmen. 2. Wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl Standorte suchen und wählen Sie ggf. aus der Liste Standorte suchen bei den n Titeln mit ISBN der aktuellen Auswahl. 3. Wählen Sie ggf. die Option Erfolglose Suche dokumentieren, um eine Notiz auf der Registerkarte Standorte einfügen zu lassen, sofern kein Standortnachweis in den ausgesuchten Katalogen gefunden wurde. 4. Wählen Sie ggf. die Option Standortsuche auf einen Katalog pro Titel begrenzen (empfohlen; kann aber auch ignoriert werden, wenn Sie für die Standortsuche nur einen Katalog verwenden), wenn Sie mehrere Kataloge für die Standortsuche nutzen und nur einen einzigen Standortnachweis wünschen. Citavi bricht beim jeweils aktuellen Titel die Standortsuche ab, sobald ein Standort gefunden wurde und prüft den nächsten Titel in der Liste. 5. Passen Sie ggf. die Liste der durchsuchbaren Bibliothekskataloge an: Klick auf Diese Liste anpassen An erster Stelle in dieser Liste sollte Ihr örtlicher Katalog stehen. 6. Klicken Sie auf Standorte suchen. Die Recherche startet. 44

46 Literatur verwalten 7. Wenn alle Standorte geprüft wurden, klicken Sie auf Standorte eintragen. Ergebnis: Alle Titel mit ISBN, die in einem Katalog gefunden wurden, erhalten einen Standortnachweis. ISBN-Liste auswerten und Standorte suchen Diese Variante eignet sich, wenn die Titel noch nicht in Citavi erfasst sind und Ihnen eine unstrukturierte Literaturliste mit ISB-Nummern als digitales Dokument vorliegt. 1. Kopieren Sie die Literaturliste in die Zwischenablage. 2. Wählen Sie in Citavi aus dem Menü Titel den Befehl ISBN-Liste auswerten > Text aus Zwischenablage > Zwischenablage übernehmen. 3. Passen Sie ggf. die Liste der durchsuchbaren Kataloge an: Klick auf Diese Liste anpassen An erster Stelle in dieser Liste sollte Ihr örtlicher Katalog stehen. Nehmen Sie möglichst große Kataloge als weitere Kataloge in die Liste auf, z. B. GBV, Deutsche Nationalbibliothek, Library of Congress. 4. Klicken Sie auf Titel suchen. Die Recherche startet. 5. Wenn alle ISB-Nummern geprüft wurden, klicken Sie auf Titel übernehmen. Die gefundenen Titel werden als Auswahl in das aktuelle Projekt übernommen. Sie können bei dieser Gelegenheit auch schnell ermitteln, welche Titel noch nicht in Ihrer Bibliothek vorhanden sind. Das kann nützlich sein, um all diesen Titeln die Aufgabe Kaufen/Bestellen zuzuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: So ermitteln Sie Titel, die nicht in der gewünschten Bibliothek vorhanden sind 1. Rufen Sie mit Strg + F die Schnellsuche auf. 2. Ermitteln Sie zuerst die lokal vorhandenen Titel. Geben Sie dazu als Suchbegriff den Namen Ihrer Bibliothek ein. Wenn das zum Beispiel die Universitätsbibliothek Lüneburg sei, geben Sie ein: Standorte: Lüneburg, um alle Titel zu finden, die den Standort Lüneburg aufweisen. 3. Markieren Sie alle Treffer. 4. Klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie Markierte Titel aus der Auswahl ausschließen. Ergebnis: In der Auswahl befinden sich alle Titel, die nicht lokal vorhanden sind. 5. Sie können diesen Titeln nun eine Aufgabe zuweisen. Wählen Sie dazu aus dem Menü Titel den Befehl Mehrfach zuweisen/entfernen > Aufgabe zuweisen > Die n Titel der aktuellen Auswahl. Wählen Sie beispielsweise den Aufgabentyp Kaufen/Bestellen. Ergebnis: Jedem nicht lokal vorhandenen Titel wird die Aufgabe Kaufen/Bestellen zugewiesen. 45

47 Literatur verwalten 3.2 Besondere Dokumententypen Das kann vorkommen: Sie haben ein Werk vorliegen und können sich nicht entscheiden, mit welchem Dokumententyp Sie es am besten in Citavi aufnehmen. Hier finden Sie Tipps! und wenn nicht? Der Online-Support hilft Ihnen weiter Eine Festschrift erfassen Die meisten Festschriften sind Sammlungen einzelner Beiträge; es handelt sich also formal gesehen in der Regel um ein Sammelwerk. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie Festschriften in Citavi erfassen können: Tragen Sie die Festschrift-Information in das Feld Titelzusätze ein Eine Aufsatzsammlung erfassen Kürzere Arbeiten eines Autors werden gelegentlich in Aufsatzsammlungen zusammengefasst. Formal handelt es sich damit zwar um Monographien, übersichtlicher ist es aber, wenn Sie diese Titel als Werke eines Autors und die einzelnen Aufsätze mit dem Dokumententyp Beitrag in erfassen. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie eine Aufsatzsammlung in Citavi erfassen können: 46

48 Literatur verwalten Eine ganze Zeitschrift erfassen Bei der Aufnahme kompletter Zeitschriftenhefte sind drei Fälle zu unterscheiden: Reines Themenheft Bei einem reinen Themenheft finden sich wie in einem Sammelband ausschließlich Beiträge zu einem Titelthema. Weitere Kennzeichen eines solchen Themenhefts sind z. B.: das Heft wird von einem speziellen Herausgeber und nicht von dem Herausgeber bzw. dem Herausgeberteam der Zeitschrift betreut; das Heft hat eine eigene Seitenzählung, die mit 1 beginnt, es enthält also keine jahrgangsbezogene Durchnummerierung der Seiten; manchmal haben solche Hefte sogar eine eigene ISBN (zusätzlich zur ISSN der entsprechenden Zeitschrift). Alle diese Merkmale sind nicht zwingend und müssen nicht komplett auftreten. Wenn das Hauptmerkmal (Heft enthält ausschließlich Beiträge zum Titelthema) erfüllt ist, sollten Sie das Heft mit Hilfe des Dokumententyps Sonderheft / Beiheft aufnehmen. Wie jedes Sammelwerk ist aber auch dieses Sonder- oder Beiheft nicht direkt zitierfähig. Man kann also in einer wissenschaftlichen Arbeit nicht einfach Text aus Seite 21 des Kursbuchs 160 zitieren, sondern muss, wenn man sich (in Form eines Zitats oder auch nur eines Verweises) auf Seite 21 beziehen will, den Autor Manfred Schneider und seinen Beitrag Der Ritualironiker nennen. Zu nennen und zu zitieren ist nämlich immer der für den Text Verantwortliche und das ist der Autor und nicht der Herausgeber eines Sammelwerks oder Zeitschriftenheftes. Verwenden Sie für den Beitrag in einem Sonder- oder Beiheft den Dokumententyp Beitrag in. Einzelheft einer Zeitschrift Eindeutig nicht sinnvoll ist es, ein Einzelheft einer Zeitschrift in Citavi zu erfassen, das vielleicht zwei oder drei thematisch zusammengehörende Beiträge enthält, die sogar (mehr oder weniger zu Werbezwecken) als Themenschwerpunkt auf dem Umschlag ausgewiesen sein mögen, das aber ansonsten ein buntes Gemisch von Aufsätzen, Kurzbeiträgen und Rezensionen enthält. Solche Hefte haben keinen speziellen Herausgeber, sondern werden wie alle anderen Hefte auch nur von den Herausgebern der Zeitschrift betreut. Sie haben auch keine eigenständige Seitenzählung, sondern zählen die Seiten nach Jahrgang, weil die Hefte üblicherweise in Bibliotheken zu einem Jahrgang zusammengebunden werden. Hier sollten die thematisch relevanten Beiträge in Citavi einzeln als Dokumententyp Zeitschriftenaufsatz aufgenommen werden. Echte Grenzfälle Gerade die Verleger von Zeitschriften aus dem Grenzbereich zwischen wissenschaftlicher Zeitschrift und Publikums-Zeitschrift gehen immer mehr dazu über, Themenhefte zu produzieren (und dem Herausgebergremium entsprechende Vorgaben zu machen), weil sie dann nicht nur auf die Abonnenten zählen, sondern auch auf den Sonderverkauf attraktiver Einzelhefte hoffen können. Sie müssen dann selbst entscheiden, wie Sie in Citavi verfahren wollen. Wir haben keinen eigenen Dokumententyp Themenheft vorgesehen, weil er für wissenschaftliche Zwecke von recht zweifelhaftem Nutzen ist. Prinzipiell wäre ein solches Themenheft als Sammelwerk aufzunehmen. Sinn, wie gesagt, macht es eigentlich (vor allem bei diesen Grenzfällen) nur wenig. Probleme macht es obendrein, weil in der Regel ein spezifischer Herausgeber fehlt und die Jahrgangs- und Heftnummern beim Citavi-Dokumententyp Sammelwerk nicht so ganz leicht unterzubringen sind. Freitextfelder sollten dafür nicht verwendet werden, weil die von den Zitationsstilen nicht berücksichtigt werden können (es sei denn, man erstellt eigene Zitationsstile). Die Jahrgangs- und Heftnummern müssen also komplett in das Feld Band eingetragen werden, das von den Zitationsstilen ausgelesen 47

49 Literatur verwalten und in die Titelangaben übernommen wird. Um die Besonderheit eines solchen untypischen Sammelwerks zu vermerken, empfiehlt es sich außerdem, als Untertitel in Klammern (Themenheft) einzutragen. Falls man mit Zitationsstilen arbeitet, die Untertitel nicht berücksichtigen, kann man den Klammerzusatz auch an den Titel anhängen Eine Loseblattsammlung erfassen Loseblattsammlungen (oder -werke) sind in der Regel Sammlungen einzelner Beiträge, die periodisch ausgetauscht oder ergänzt werden. Das Grundwerk wird in Citavi als Sammelwerk erfasst. Für alle einzelnen Beiträge und damit auch die Ergänzungslieferungen verwenden Sie den Dokumententyp Beitrag in Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie das Grundwerk einer Loseblattsammlung in Citavi erfassen können: Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie einen Beitrag einer Loseblattsammlung in Citavi erfassen können: Wenn Sie das Sammelwerk, wie oben abgebildet, zuerst aufgenommen haben, können Sie in der Eingabemaske Beitrag in auf das blau unterlegte Pfeil-Symbol in der Eingabezeile In: klicken. In der aufklappenden Liste finden Sie den Kurztitel des Sammelwerks verzeichnet. Mit einem Klick auf den Titel fügen Sie diesen in das Textfeld ein. 48

50 Literatur verwalten Einen Bericht (Report) erfassen Forschungs- und ähnliche Berichte werden in der Regel nicht über den Buchhandel veröffentlicht. Sie fallen damit formal gesehen in die Kategorie Graue Literatur. Citavi bietet für Berichte den Dokumententyp Graue Literatur / Bericht / Report. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie einen Forschungsbericht in Citavi erfassen können: Einen Lexikonartikel erfassen Wenn es sich um ein gedrucktes Lexikon handelt, erfassen Sie Lexikonartikel, indem Sie zuerst das Lexikon als Sammelwerk und dann für jeden Artikel einen neuen Eintrag vom Typ Beitrag in anlegen. Bei einem Artikel aus den Online-Ausgaben eines Lexikons wie Encyclopædia Britannica, Brockhaus oder Encarta bzw. bei einem reinen Online-Lexikon wie Wikipedia verwenden Sie stattdessen den Dokumententyp Internetdokument. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie ein gedrucktes Lexikon in Citavi erfassen können: Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie einen Artikel aus einem gedruckten Lexikon (siehe oben) in Citavi erfassen können: 49

51 Literatur verwalten Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Sie einen Artikel aus einem Online-Lexikon in Citavi erfassen können: Ein mehrbändiges Werk erfassen Es ist nicht einfach, komplizierte mehrbändige Ausgaben und die darin enthaltenen Beiträge verschiedener Verfasser angemessen in einem Literaturverwaltungsprogramm zu erfassen, wie das Beispiel Propyläen- Weltgeschichte zeigt. In Citavi können für solche Werke die Dokumententypen Sammelwerk und Beitrag in verwendet werden. Hier, als Beispiel, zuerst der Eintrag für das Sammelwerk: Und hier, als Beispiel, die Aufnahme eines Beitrages in diesem Sammelwerk, das in einem der 10 Bände erschienen ist: Handelt es sich dagegen um Werke eines einzigen Autors (z. B. um eine historisch-kritische Gesamtausgabe eines Klassikers in mehreren Bänden oder aber auch nur um einen einzelnen Auswahlband mit Werken eines Autors), 50

52 Literatur verwalten wählen Sie in Citavi dafür den Dokumententyp Werke eines Autors. Auch hier können Teile einer solchen Ausgabe mit dem Dokumententyp Beitrag in erfasst werden. 51

53 Literatur recherchieren 4 Literatur recherchieren Citavi hilft Ihnen, die Informationsflut zu bewältigen und dabei noch Zeit zu sparen! Anstatt Literaturstellen mühsam von Hand einzutippen, können Sie mit Citavi viele Bibliotheks- und Buchhandelskataloge sowie Fachdatenbanken direkt abfragen. Ihre Suchergebnisse importieren Sie per Mausklick in Ihre Projekte. Erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie eine Suchstrategie entwickeln wie Sie eine Recherche mit Hilfe von Citavi durchführen und wie Citavi Sie dabei unterstützt, die Originalliteratur zu beschaffen. 4.1 Eine Suchstrategie entwickeln Citavi hilft Ihnen dabei, eine Suchstrategie zu entwickeln und diese umzusetzen. Sie können in vielen hochwertigen Informationsquellen direkt recherchieren und dabei ihre Suchstrategie fortlaufend weiterentwickeln Was ist eine gute Suchstrategie? Jede Suchstrategie gibt Antwort auf eine dreigeteilte Frage: Wo kann ich wann* mit welchen Suchbegriffen Informationen finden? Suchen Sie mit Citavi in Bibliothekskatalogen (OPAC = Online Public Access Catalogue) nach Büchern, Buchhandelskatalogen nach lieferbaren Büchern, Fachdatenbanken nach Büchern, Sammelwerkbeiträgen, Zeitschriftenaufsätzen und Grauer Literatur, Zeitschriftendatenbanken (z. B. < nach Zeitschriftenaufsätzen. *) Jede Informationsquelle hat ihren eigenen Aktualisierungsrhythmus. Sie müssen den Datenbestand eines Bibliothekskatalogs seltener durchsuchen als den einer Fachdatenbank. Tipp: Notieren Sie sich in Ihrem Kalender, wann Sie in welchen Quellen mit welchen Begriffen eine Suche wiederholen möchten, um Ihren Informationsbestand zu aktualisieren. Sie können zu diesem Zweck auch die Meilenstein-Funktion von Citavi einsetzen. Nutzen Sie ergänzend so genannte Alert-Services, um über Neuerscheinungen automatisch unterrichtet zu werden Suchbegriffe finden Die Wahl der richtigen Suchbegriffe und deren Verknüpfung zu einer Suchabfrage verlaufen meistens in mehreren Schritten. Die ersten Suchbegriffe finden sich häufig im Titel, Abstract oder im Klappentext von Werken bzw. unter den Schlagwörtern, mit denen Fachleute das Werk schon beschrieben haben. Eventuell übersetzen Sie die Begriffe in andere Sprachen, die Ihnen vertraut sind. Führen Sie mit diesen Begriffen aus Citavi heraus oder direkt in einer Fachdatenbank eine Suchabfrage durch. 52

54 Literatur recherchieren Sie haben zu viele Treffer? Ihre Suchabfrage ist noch nicht präzise genug. Versuchen Sie zusätzliche oder andere Begriffe zu finden, die Ihr Thema besser beschreiben. Verwenden Sie dazu Schlagwörter oder Stichwörter von Werken, die Sie bei der ersten Durchsicht Ihrer Trefferliste als relevant bewertet haben. Sie haben zu wenige oder gar keine Treffer? Dann haben Sie mit den falschen Begriffen oder am falschen Ort gesucht. Versuchen Sie Synonyme zu Ihren Suchbegriffen zu formulieren. Lassen Sie sich von Fachleuten bessere Informationsquellen empfehlen. Tipp: Prüfen Sie gelegentlich die Schlagwörter, die bei dem Import von Trefferlisten aus Fachdatenbanken oder OPACs von Citavi übernommen werden, auf für Sie nützliche Suchbegriffe Informationsquelle wählen Von daheim oder vom Arbeitsplatz aus können Sie heute den Katalog fast jeder Bibliothek durchsuchen. Sie nutzen in diesem Fall den OPAC, also den Online Public Access Catalogue der betreffenden Bibliothek. In Citavi finden Sie viele OPACs großer Bibliotheken. Sie können Ihre Suchergebnisse direkt in Citavi speichern und zur Grundlage für die Beschaffung der Originalliteratur machen. Zu fast jedem Themengebiet unserer Zeit existiert eine Datenbank, in der Fachleute ausgewählte Informationen zusammengetragen haben. Solche Fachdatenbanken sind Goldgruben bei der Informationssuche. Beispielsweise ist MedLine eine der wichtigsten Fachdatenbanken für Medizin und FIS Bildung für Pädagogik. Rechercheportale wie < oder < liefern Ihnen einen Überblick interessanter Quellen. Tipp: Auf der Homepage Ihrer Bibliothek finden Sie in der Regel einen Abschnitt, der Sie über die lizensierten Fachdatenbanken informiert. 4.2 Eine Recherche durchführen Für Ihre Recherchen stehen Ihnen viele tausend hochwertige Informationsquellen zur Verfügung. Diese unterteilen sich in frei zugängliche Instituts- und Hochschulbibliotheken teilweise zugangsbeschränkten, weil lizenzpflichtigen Fachbibliographien und in teils frei zugängliche, teils zugangsbeschränkte Internetdatenbanken, die einen Export der Suchtreffer ermöglichen In Bibliotheskatalogen oder Fachdatenbanken mit Citavi recherchieren Wichtige Quelle für die Suche nach Informationen sind Fachdatenbanken, Kataloge öffentlicher Bibliotheken und auch Warenkataloge der Online-Buchhandlungen. Sie können mit Citavi in vielen dieser Verzeichnisse Recherchen durchführen und die gefundenen Titeleinträge sofort in Citavi übernehmen. Einige Fachdatenbanken sind lizenzpflichtig. In diesen Datenbanken können Sie nur Recherchen durchführen, wenn Sie hierfür autorisiert sind. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel In zugangsbeschränkten Datenbanken recherchieren (s. S. 57). 53

55 Literatur recherchieren So führen Sie eine Online-Recherche durch 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Recherchieren Bei bestehender Internet-Verbindung prüft Citavi automatisch, ob neue Datenbanken oder Kataloge verfügbar sind. 2. Passen Sie die Liste der zu durchsuchenden Kataloge Ihren Bedürfnissen an, indem Sie auf Diese Liste anpassen klicken: 3. Wählen Sie eine oder mehrere Datenbanken oder Kataloge aus, die Sie durchsuchen möchten: Ist die von Ihnen gesuchte Bibliothek oder Fachdatenbank (noch) nicht in Citavi verfügbar? Bitte teilen Sie uns Ihren Wunsch mit; verwenden Sie dazu vorzugsweise das Formular auf unserer Homepage: Führen Sie dort zuerst die Suche erneut aus und geben Sie im nächsten Schritt die fehlenden Daten ein. 54

56 Literatur recherchieren 4. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Eingabefenster am Fuß der Arbeitsfläche ein: 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Citavi führt jetzt die Suche durch. (Hinweis: In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Bibliothekskatalog nicht oder nur schwer erreichbar ist. Citavi versucht bis zu 30 Sekunden lang, den Katalog zu kontaktieren. In dieser Zeit sind weitere Aktivitäten im Programm gesperrt.) 6. Wenn Sie nicht alle gefundenen Titel in Ihr Projekt übernehmen wollen, markieren Sie die für Sie relevanten Titel. 7. Klicken Sie auf In das Projekt übernehmen. 55

57 Literatur recherchieren Tipp: Wenn Sie beim Import die Option Die importierten Titel als Auswahl übernehmen gewählt haben, können Sie den importierten Titeln Kategorien, Schlagwörter oder Aufgaben zuweisen. Rufen Sie hierzu vorzugsweise die Tabellenansicht mit Strg+T auf, markieren Sie die gewünschten Titel, rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und führen Sie die gewünschten Aktionen durch. Hinweis: Es kann vorkommen, dass Datenbankanbieter andere Dokumententypen verwenden als Citavi. Wenn Sie vermuten, dass Daten aus einer Recherche importiert wurden, aber nicht angezeigt werden, können Sie zur Kontrolle alle Felder einblenden. Wählen Sie dazu im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Ansicht den Befehl Alle Felder anzeigen. Sie können dann leichter entscheiden, ob Sie die Feldinhalte neu verteilen oder den Dokumententyp wechseln möchten In zugangsbeschränkten Datenbanken recherchieren Fachdatenbanken sind entweder für die Allgemeinheit oder für einen eingeschränkten Nutzerkreis zugänglich. Hochschulen und Firmen schließen Verträge mit Informationsanbietern ab, damit ihre Mitarbeitenden auch in lizenzpflichtigen Datenbanken recherchieren können. Ob Sie tatsächlich Angehöriger einer Institution sind, die einen Lizenzvertrag mit einem Informationsanbieter abgeschlossen hat und darum nutzungsberechtigt sind, ist Gegenstand der Autorisierungsprüfung. So weisen Sie Ihre Nutzungsberechtigung nach 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Recherchieren Bei bestehender Internet-Verbindung prüft Citavi automatisch, ob neue Datenbanken oder Kataloge verfügbar sind. 2. Wählen Sie eine zugangsbeschränkte Datenbank aus (zum Beispiel Psyndex) und geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. 3. Wenn Sie zum ersten Mal eine zugangsbeschränkte Datenbank durchsuchen wollen, erscheint eine Dialogbox, mit deren Hilfe Sie das Anmeldeverfahren festlegen: 4. Wenn Sie Mitglied einer Institution sind, die eine Lizenz für die betreffende Datenbank erworben hat, und Ihr Computer im Netzwerk dieser Institution angemeldet ist, testen Sie, ob eine Prüfung der Nutzungsberechtigung anhand der Internetadresse Ihres Computers (IP-Nummer) ausreicht. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Testen. In einigen Fällen verlangen die Anbieter der Datenbanken zusätzlich zur IP- Autorisation die Eingabe eines Benutzernamens und eines Passworts (ggf. auch einen Gruppennamen). 56

58 Literatur recherchieren Erfragen Sie diese Daten bei der zuständigen Person Ihrer Institution und tragen Sie die Daten dann in das Formular an. 5. Besitzer von Citavi Pro können ihre Angaben speichern, indem sie auf die Checkbox Speichern klicken. Benutzer von Citavi Free müssen aus technischen Gründen den Autorisierungsprozess nach jedem Neustart von Citavi wiederholen. Anmerkung: Bei einer Recherche in einer Fachdatenbank über ein Webformular ist die Autorisationsprüfung in der Regel auf die Erkennung der IP-Nummer beschränkt. Citavi verwendet ein anderes Verfahren: das Z Protokoll. Viele Hersteller lizenzpflichtiger Datenbanken erwarten, dass bei einer Z39.50-Abfrage alternativ oder ergänzend eine Zugangskennung in Form von Benutzername und Passwort übermittelt wird. So löschen Sie gespeicherte Anmeldedaten 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Extras den Befehl Projektübergreifende Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Recherche. 3. Markieren Sie in der Box Zugänge zu geschützten Datenbanken die Datenbank, deren Zugangsdaten Sie löschen möchten. (Die Verbindungsdatei zur Datenbank wird nicht gelöscht.) 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Tipp: Die Anmeldedaten können Sie in verschlüsselter Form in eine Datei exportieren und diese dann anderen (berechtigten) Anwendern für den Import anbieten. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Einstellungen importieren oder exportieren (s. S. 181) In Webdatenbanken recherchieren und Trefferlisten importieren Viele Fachdatenbanken im Internet erlauben es, Recherche-Ergebnisse direkt in eine Literaturverwaltung zu exportieren. Die Benennung der einzelnen Befehle unterscheidet sich von Datenbank zu Datenbank: save to reference software, export to citation manager, download selected citations, in EndNote importieren usw. In all diesen Fällen können Sie Ihre Treffer auch in Citavi importieren. Für den Import bietet Ihnen Citavi Importfilter für bibliographische Daten an. Das sind zum einen Filter für die bekanntesten Austauschformate: RIS, BibTeX und ENW (EndNote Tagged). Zum anderen finden Sie in Citavi auch Filter, die speziell auf einzelne Datenbanken zugeschnitten sind. Wir illustrieren am Beispiel von SCIRUS < das Vorgehen, wenn die zu importierenden Daten in einem Standardformat (hier: RIS) vorliegen. 57

59 Literatur recherchieren So übernehmen Sie Recherche-Ergebnisse in eine Citavi-Datenbank (Beispiel Scirus) 1. Führen Sie eine Recherche durch und markieren Sie die relevanten Titel. 3. Klicken Sie auf Export checked results. 4. Wählen Sie, ob Sie nur die Titeldaten ( citations only ) oder was sicherlich attraktiver ist auch das Abstract und die Schlagwörter übernehmen möchten: 5. Wählen Sie die Option Save file to disk or open Reference Software und klicken Sie auf Export. 6. Die Datei wird erstellt und an Ihren Computer übermittelt. Ihr Internetbrowser erscheint mit einem Fenster, das Ihnen die Wahlmöglichkeit bietet, die übermittelte Datei auf Ihrem Computer zu speichern oder zu öffnen. Wählen Sie die Option Öffnen: 58

60 Literatur recherchieren 7. Citavi wird gestartet, falls es nicht bereits läuft. Citavi zeigt Ihnen eine Liste Ihrer Projekte. Wählen Sie das Projekt, das die recherchierten Daten aufnehmen soll: 8. Der Import startet. Prüfen Sie, ob Sonderzeichen (zum Beispiel Umlaute) korrekt dargestellt werden. Ändern Sie gegebenenfalls die Zeichencodierung. Klicken Sie auf Weiter. 9. Klicken Sie auf In das Projekt übernehmen. Anmerkung: Citavi beginnt den direkten Import, wenn die Datei, die Ihr Webbrowser empfängt, eine der folgenden Endungen hat: *.ris, *.ovd, *.bib und *.enw. Der direkte Import funktioniert nicht, wenn die Online- Datenbank der Export-Datei Endungen wie *.asp oder *.txt anhängt. Diese unspezifischen Dateiendungen darf Citavi nicht für den automatischen Import beanspruchen. In diesem Fall (und auch beim Betrieb von Citavi auf einem USB-Stick) laden Sie die Recherchedatei auf Ihren Computer herunter und beginnen Sie den Importvorgang über den Befehl Importieren im Menü Datei des Programmteils Literaturverwaltung. 59

61 Literatur recherchieren So importieren Sie Trefferlisten, die abweichend vom Standard strukturiert sind Einige Informationsanbieter scheinen auf den ersten Blick einen Export in ein allgemein gültiges Format anzubieten. So können Sie beispielsweise Ihre Treffer bei Wiley Interscience nach EndNote exportieren. Nach einem erfolglosen Importversuch wird aber deutlich, dass die Daten in der Exportdatei abweichend von der Regel strukturiert sind. In solchen Fällen benötigen Sie einen angepassten Importfilter. 1. Führen Sie Ihre Recherche beim Informationsanbieter durch. 2. Speichern Sie die Trefferdatei auf Ihrem Computer. 3. Wählen Sie in Citavi aus dem Menü Datei den Befehl Importieren > Aus einer Textdatei. 4. Klicken Sie auf Textfilter hinzufügen. 5. Geben Sie den Namen des Informationsanbieters, hier also Wiley, in das Feld Name ein und klicken Sie auf Jetzt suchen. Ist der von Ihnen gesuchte Importfilter (noch) nicht in Citavi verfügbar? Bitte teilen Sie uns Ihren Wunsch per mit. 6. Markieren Sie den Treffer und klicken Sie auf Hinzufügen und OK. 60

62 Literatur recherchieren 7. Wählen Sie nun den ausgewählten Filter für den Import aus und klicken Sie auf Weiter: 8. Wählen Sie die auf Ihrem Computer gespeicherte Trefferliste aus und klicken Sie auf Weiter: 61

63 Literatur recherchieren 9. Sie haben nochmal die Gelegenheit, einzelne Titel für den Import auszuwählen. Klicken Sie abschließend auf In das Projekt übernehmen: 4.3 Die Originalliteratur beschaffen Sofern Ihre Institution die entsprechenden technischen Voraussetzungen dafür bereitstellt, können Sie aus Citavi heraus direkt prüfen, ob ein Buch in Ihrer Bibliothek vorhanden ist. Citavi unterstützt Sie aber auch dabei, Fachliteratur bei einem Online-Buchhändler oder einer lokalen Buchhandlung zu bestellen Verfügbarkeit von Titeln prüfen Durch Ihre Recherchen haben Sie bibliographische Daten über relevante Literatur in Citavi erfasst. Nun möchten Sie die entsprechenden Bücher entleihen oder Kopien einzelner Zeitschriftenaufsätze anfertigen. Es stellen sich also Fragen nach der Verfügbarkeit: Ist das Buch im Bestand der Bibliothek meiner Hochschule? Wenn ja, ist es gerade entleihbar? Falls nein, ist eine Fernleihe möglich? Bei Zeitschriftenaufsätzen: Hat meine Bibliothek eine gedruckte oder elektronische Fassung der Zeitschrift abonniert, die den gesuchten Aufsatz enthält? Falls nein, kann ich eine Kopie über einen Dokumentenlieferdienst beziehen? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie mit Hilfe der Verfügbarkeitsrecherche. Diese führt Sie über einen sogenannten Linkresolver zu für Sie nutzbaren Informationsressourcen. Die Nutzungsberechtigung hat in der Regel Ihre Hochschule oder Ihre Firma durch Lizenzverträge erworben. Ob Sie Mitglied der Hochschule sind und darum zum Kreis der Berechtigten gehören, wird anhand der IP-Adresse Ihres Computers geprüft. (Sie können das mit einer Telefonnummer vergleichen, an deren ersten Zahlen erkennbar ist, ob die Rufnummer zu einer bestimmten Firma gehört.) Alternative Autorisationsprüfungen sind möglich. Wie funktioniert die Verfügbarkeitsrecherche? Die Verfügbarkeitsrecherche wird mit einem Verfahren namens OpenURL vorgenommen. Die bibliographischen Daten eines Titels werden in eine URL (Uniform Resource Locator) umgewandelt. Diese Umwandlung erledigt 62

64 Literatur recherchieren Citavi für Sie. (Aus welchen Bestandteilen sich eine OpenURL zusammensetzt, erfahren Sie am Ende dieses Kapitels.) Citavi gibt die Daten anschließend an den so genannten Linkresolver Ihrer Bibliothek weiter. Der Resolver verbindet verschiedene Informationsquellen und Services einer Bibliothek miteinander, so dass Sie von Ihren Suchergebnissen aus direkt die entsprechenden Serviceleistungen abrufen können. So finden Sie beispielsweise in einer Fachdatenbank einen Verweis auf einen Zeitschriftenartikel. Diesen Artikel können Sie (falls die entsprechende Zeitschrift lizenziert ist) im Volltext lesen. Im Literaturverzeichnis des Artikels finden Sie einen Titel, der Sie interessiert. Per Klick können Sie feststellen, ob dieses Buch in Ihrer Bibliothek verfügbar ist. Um die Verfügbarkeitsrecherche nutzen zu können, müssen Sie wissen, ob die von Ihnen gewünschte Bibliothek einen Linkresolver betreibt und wie dessen URL (die so genannte Base URL ) lautet. In Citavi sind die Base URLs vieler Bibliotheken bereits hinterlegt. Wenn Ihre örtliche Bibliothek nicht in der Liste aufgeführt ist, erfragen Sie bitte die nötigen Informationen bei Ihrer Bibliothek. So geben Sie die Adresse des Linkresolvers in Citavi ein 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Extras den Befehl Projektübergreifende Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Verfügbarkeit. 3. Wenn Sie die Webadresse des Linkresolvers selbst ermittelt haben, fügen Sie diese in das Feld Base URL ein. (Weiter mit Schritt 5.) Wenn Sie eine der mitgelieferten Adressen nutzen wollen, klicken Sie auf die blaue Feldbeschriftung Base URL. 4. Wählen Sie aus der Liste das Land und dann die Bibliothek aus, die den Linkresolver betreibt. 5. Klicken Sie auf OK. So steuern Sie, welche Parameter für die OpenURL-Generierung genutzt werden 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Extras den Befehl Projektübergreifende Optionen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Verfügbarkeit. 3. Setzen Sie durch Klick auf die Checkboxen ein Häkchen vor diejenigen Deskriptoren, die zur OpenURL- Generierung herangezogen werden sollen. So führen Sie eine Verfügbarkeitsrecherche durch 1. Stellen Sie sicher, dass die Base URL des Linkresolvers der gewünschten Bibliothek in den Projektübergreifenden Optionen eingetragen ist (s. o.). 2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer mit dem Internet verbunden ist. 3. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu dem Titel, zu dem Sie eine Verfügbarkeitsrecherche durchführen möchten. 4. Wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl Verfügbarkeit prüfen (oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+R). 5. Citavi startet Ihren Webbrowser und fügt die passende OpenURL in das Adressfeld des Browsers ein. 6. Sie werden zur Linkresolver-Seite Ihrer Bibliothek geführt und sehen die Ergebnisse Ihrer Recherche sowie evtl. zusätzliche Serviceangebote: Tipp: Zeitschriften verfügen über eine ISSN (International Standard Serial Number), über die sie eindeutig identifizierbar sind. Wenn Sie die ISSN in Citavi notieren (Menü Listen > Zeitschriften und Zeitungen), nutzt Citavi die ISSN für OpenURL-Abfragen. 63

65 Literatur recherchieren OpenURL und SFX Häufiger noch als OpenURL wird Ihnen der Begriff und das Logo SFX begegnen. Entwickelt wurde SFX, das auf den OpenURL-Standard aufbaut, 1999 an der Universitätsbibliothek Gent von Herbert van de Sompel. Die Rechte an der Software erwarb kurz darauf die Firma Ex Libris. Über den SFX-Button, der in jedem Eintrag einer Datenbank oder eines OPACs erscheint, können Sie also zusätzliche Services aufrufen. Sie sehen stets nur die Angebote, die für Sie lizenziert wurden, und zwar maximal folgende: Full Text available via = der Online-Volltext ist bei Ihrer Bibliothek verfügbar; Holdings in = Liste der Bibliotheken, die das Buch oder die Zeitschrift besitzen; Order a copy of this article from = kostenpflichtige Kopien bestellen (wenn kein Online-Volltext verfügbar ist); Reviews = nach Buchrezensionen suchen, und zwar bei Online-Buchhändlern bzw. Buchsuchdiensten (z. B. Amazon, BookFinder, addall); Author / Citation Analysis = nach Zeitschriftenartikel des/der Autoren/in im Web of Science suchen, in dem verzeichnet ist, wie oft und von wem ein Artikel zitiert worden ist; Search for related information in Google Scholar = nach Titelwörtern oder Autorennamen in Google Scholar suchen; Search for related information in a Web Search Engine = nach Titelwörtern in diversen Suchmaschinen suchen; Journal Info = Informationen (Verlag, Erscheinungsweise, Abonnementspreise etc.) zur Zeitschrift (z. B. aus ulrichsweb.com) anzeigen; Reference = bibliographische Daten direkt nach Citavi (oder EndNote) exportieren. Für technische Interessierte: So entsteht eine OpenURL Eine OpenURL setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: die Base URL, die den OpenURL Resolver bezeichnet (obligatorisch) Informationen zum OpenURL-Ersteller (optional) die eigentliche Abfrage als eine Folge von Deskriptoren und deren Werten (obligatorisch), Sie erkennen in folgender OpenURL den Resolver der Freien Universität Berlin (sfx.kobv.de/sfx_fub) und die bibliographischen Daten zum Autor, Veröffentlichungsjahr, ISSN etc.: date=2005&epage=1048&issn= &issue=3&pages= &spage=1044& title=student%20information%20literacy:%20psychometric%20validation%20of%20a%20selfefficacy%20report&volume= Bücher und Aufsätze bestellen Citavi unterstützt Sie dabei, Bücher direkt im Buchhandel zu bestellen. Das kann eine Online-Buchhandlung oder die Buchhandlung um die Ecke sein. (Übrigens: Für Bestellungen, die Sie auf diese Weise tätigen, fließen keine Provisionen.) Sie können die Bestellfunktion auch nutzen, um Ihrer Leihbibliothek Anschaffungen vorzuschlagen. 64

66 Literatur recherchieren Wenn Ihnen eine Service-Einrichtung dabei hilft, digitale oder gedruckte Kopien von Aufsätzen zu beziehen, nutzen Sie die Funktion Sonstige Bestellungen per . So wählen Sie Ihre bevorzugte Online-Buchhandlung aus 1. Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Projektübergreifende Optionen. 2. Auf der Registerkarte Buchbestellung klicken Sie auf die blaue Feldbeschriftung Online-Buchhandlungen. 3. Bei bestehender Internet-Verbindung wird die Liste der verfügbaren Buchhandlungen aktualisiert. Wählen Sie aus dieser Liste die gewünschten Anbieter aus. Tipp: Wenn Sie mehrere Buchhandlungen auswählen, prüft Citavi in der Reihenfolge der gewählten Buchhandlungen, ob das gewünschte Werk verfügbar ist. Die Bestellung wird bei der ersten Buchhandlung platziert, die über das Buch verfügt. So bestellen Sie ein Buch in einer Online-Buchhandlung 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung und prüfen Sie, ob das betreffende Buch eine ISB- Nummer hat. 2. Wechseln Sie zur Karteikarte Aufgaben. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellen > Buchbestellung online. 4. Citavi durchsucht die von Ihnen ausgewählten Buchhandelskataloge und ruft die Seite auf, auf der das gewünschte Buch verzeichnet ist. Sie befinden sich im Shop-System des jeweiligen Anbieters, wo Sie Ihre Bestellung abschließen können. So bestellen Sie ein Buch bei Ihrer lokalen Buchhandlung 1. Rufen Sie im Programmteil Literaturverwaltung den gewünschten Titel auf. 2. Wechseln Sie zur Karteikarte Aufgaben. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellen > Buchbestellung per Citavi kopiert die Titelangaben des aktuellen Buchs zusammen mit einem kurzen Text in eine , sofern auf Ihrem Computer ein -Programm wie Outlook, Outlook Express oder Thunderbird installiert ist. Die ist bereits an die in den Grundeinstellungen festgelegte Buchhandlung (s. u.) adressiert. 5. Den endgültigen Versand der lösen Sie dann in Ihrem Mail-Programm aus. So bestellen Sie Kopien von Aufsätzen 1. Rufen Sie im Programmteil Literaturverwaltung den gewünschten Titel auf. 2. Wechseln Sie zur Karteikarte Aufgaben. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellen > Sonstige Bestellung per Citavi kopiert die Titelangaben des aktuellen Titels zusammen mit einem kurzen Text in eine , sofern auf Ihrem Computer ein -Programm wie Outlook, Outlook Express oder Thunderbird installiert ist. Die ist bereits an die in den Grundeinstellungen festgelegte Service-Einrichtung (s. u.) adressiert. 5. Den endgültigen Versand der lösen Sie dann in Ihrem Mail-Programm aus. An wen die Bestellung geschickt wird, legen Sie in den Grundeinstellungen fest: Extras > Projektübergreifende Optionen > Bestellungen > Buchbestellungen per bzw. Sonstige Bestellungen per . Dort können Sie auch festlegen, welcher Begleittext in der erscheinen soll: Extras > Projektübergreifende Optionen > Bestellungen > Text für Bestellungen per bzw. Text für sonstige Bestellungen per . 65

67 Aufgaben planen 5 Aufgaben planen Die Arbeit mit gedruckten und anderen Quellen will gut organisiert sein. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einem Titel eine Aufgabe hinzufügen wie Kopieren, Entleihen oder ähnliches, einen wichtigen Meilenstein setzen, und schnell eine Aufgabenliste drucken. 5.1 Eine Aufgabe hinzufügen Im Rahmen von Recherchen und Auswertungen fallen typische Aufgaben an: Kopieren, Titelangaben überprüfen oder Bücher ausleihen. Sie können für jeden Titel Ihres Projekts beliebig viele Aufgaben definieren. So fügen Sie eine Aufgabe hinzu 1. Gehen Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu dem Titel, für den Sie eine Aufgabe erstellen wollen. 2. Wechseln Sie zur Karteikarte Aufgaben. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe 4. Klicken Sie auf den blau unterlegten Pfeil im Textfeld Aufgabentyp und wählen Sie die passende Aufgabe aus der Liste der definierten Aufgaben aus oder wählen Sie Sonstiges und beschreiben Sie im Notizfeld, was zu tun ist. 5. Füllen Sie falls nötig die weiteren Felder aus. 6. Klicken Sie auf OK. Eine Übersicht über alle von Ihnen formulierten Aufgaben erhalten Sie im Programmteil Aufgabenplanung. Sie können jeder Aufgabe einen Zieltermin ( Erledigen bis ) geben. Wenn Sie in einem Projekt solche terminierten Aufgaben haben und der Zieltermin in die aktuelle Arbeitswoche fällt, erscheint im Citavi- Startfenster und in der Statuszeile von Citavi eine Uhr. Ist eine Frist verstrichen, beginnt die Uhr zu blinken. Tipp: Wenn Sie keine besonderen Angaben (zum Beispiel Erledigungs-Datum) festhalten wollen, können Sie die Aufgabenzuteilung in einem Schritt erledigen. Klicken Sie auf der Karteikarte Aufgaben auf die Schaltfläche Schnell einfügen. Sie öffnen eine Liste mit Aufgaben. Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe, und Citavi trägt sie in das Aufgaben-Fenster ein. 66

68 Aufgaben planen So weisen Sie eine Aufgabe mehreren Titeln zu 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Listenansicht oder Tabellenansicht. 3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die gewünschten Titel. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Titel. 5. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Mehrfach zuweisen/entfernen > Aufgabe zuweisen. 6. Entscheiden Sie sich im Auswahlfenster für die Option Die markierten Titel. 7. Wählen Sie den gewünschten Aufgabentyp aus und nehmen Sie ggf. weitere Angaben (Wichtigkeit, Erledigungsdatum, Arbeitsstand) vor. 8. Klicken Sie auf OK. 5.2 Einen Meilenstein definieren Ein Meilenstein ist ein bevorstehendes Ereignis, das für Ihr Projekt von besonderer Bedeutung sein wird, beispielsweise der Abgabetermin für eine Abschlussarbeit, die Präsentation von Arbeitsergebnissen vor einem Kunden oder das Ende einer einzelnen Projektphase. Meilensteine stehen darum nicht in direktem Zusammenhang mit den Titeln, die Sie in Ihrem Projekt aufgenommen haben. So fügen Sie einen Meilenstein in Ihr Projekt ein 1. Wechseln Sie in den Programmteil Aufgabenplanung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Meilenstein. 3. Füllen Sie das Formular entsprechend Ihren Wünschen aus. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 5.3 Eine Aufgabenliste drucken Nutzen Sie die Druckfunktion von Citavi, um eine Aufgabenliste für einen bevorstehenden Besuch in einer Bibliothek oder einem Archiv zu erstellen. Sie können auch eine Liste erstellen, die nur Kopieraufträge enthält, um diese einem Mitarbeiter zur Erledigung zu übergeben. Oder Sie nutzen die Funktion, um eine Liste aller zu entleihenden Bücher zu drucken, die in einer bestimmten Bibliothek vorrätig sind. 67

69 Aufgaben planen So drucken Sie eine Aufgabenliste 1. Wechseln Sie in den Programmteil Aufgabenplanung. 2. Wählen Sie in der Spalte Aufgabentypen in der oberen Hälfte des Fensters, welche Aufgaben angezeigt werden sollen. (Alternativ können Sie auch alle Aufgaben auswählen, die besonders wichtig und/oder dringend sind.) 3. Legen Sie auf Wunsch die Sortierreihenfolge der Aufgaben über die Schaltfläche Sortieren in der Symbolleiste oder über den Befehl Sortieren im Menü Aufgaben fest. (Tipp: Sortieren Sie zuerst nach Standort. Im Idealfall verkürzen Sie so Ihre Wege durch die Bibliothek.) 4. Wählen Sie über das Menü Ansicht > Weitere Details aus, welche weiteren Informationen Sie auf der Aufgabenliste sehen möchten, z. B. Notizen, Arbeitsstand o.ä. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenliste oder wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Aufgabenliste oder drücken Sie Strg+P. 6. Wählen Sie In die Zwischenablage kopieren, wenn Sie die Aufgabenliste zum Beispiel schnell in eine einfügen möchten. Wählen Sie alternativ Speichern, um die Liste als Textdatei zu speichern, oder Drucken, um die Liste sofort auszudrucken. 68

70 Wissen festhalten und organisieren 6 Wissen festhalten und organisieren Citavi bietet Ihnen viele Möglichkeiten und Arbeitsmittel, die von Ihnen im Rahmen eines Projektes aufgenommenen Titel inhaltlich zu erschließen und die erstellten Materialien Ihren Bedürfnissen gemäß zu organisieren. So können Sie zu jedem Titel Abstracts und Kommentare erfassen Zitate in beliebiger Zahl und in beliebigem Umfang festhalten, Gedanken und Kommentare zu einzelnen Zitaten, Werken, zu Themenbereichen oder zum Gesamtthema formulieren, Zitate und Gedanken ordnen, inhaltliche Zusammenhänge und argumentationsbezogene Gliederungen mit Hilfe von Kategorien herstellen, Zitate und Gedanken als Skript drucken. 6.1 Abstracts und Kommentare schreiben Ein Abstract erstellen und erfassen Ein Abstract dient der raschen Orientierung über die Fragestellung, den methodischen Ansatz, die wichtigsten Ergebnisse einer Arbeit und (evtl.) über die weiterführenden Perspektiven, die sie im Hinblick auf ihren Gegenstand entwirft. Es soll sachlich, d. h. im Stil einer nüchternen Beschreibung, und knapp formuliert sein. (Eigene Stellungnahmen und kritische Bewertungen nehmen Sie im Textfeld Kommentar auf.) Wenn Sie ein Abstract erstellen, können Sie sich an folgenden Gesichtspunkten orientieren: 1. Fassen Sie kurz zusammen, was der Text untersucht: Gegenstand, Fragestellung, Problemformulierung. 2. Fragen Sie nach seinem fachspezifischen Kontext: An welche Diskussion knüpft er an? Aufgrund welcher methodischen und theoretischen Voraussetzungen argumentiert der Autor? 3. Bestimmen Sie annäherungsweise seinen Beitrag zur Forschung: Welchen Nutzen brachte die Arbeit? Wo liegt der besondere Fortschritt? Welche Punkte bleiben offen? Setzen Sie Ihren Namen sowie das Datum der Texterstellung in eckigen Klammern an den Beginn Ihres Textes, um sich als Urheber des Abstracts auszuweisen. So erfassen Sie ein neues Abstract 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Inhalt. 2. Schreiben Sie den Text in das Feld Abstract. Wenn Sie mit Textformatierungen arbeiten möchten (z.b. fett, unterstrichen etc.), klicken Sie auf den blauen Feldnamen Abstract oder drücken Sie die Taste F3. So erfassen Sie ein bereits formuliertes Abstract 1. Gelegentlich verfassen Autoren ein Abstract ihres eigenen Textes, das Sie sofern das Dokument digital vorliegt kopieren können. Nachdem Sie den Text in die Zwischenablage kopiert haben, wechseln Sie zu Citavi und dort zum Programmteil Literaturverwaltung. 2. Wechseln Sie zur Karteikarte Inhalt. 3. Setzen Sie die Einfügemarke in das Feld Abstract und drücken Sie Strg+V. 4. Citavi fügt den Text aus der Zwischenablage in das Textfeld ein. 69

71 Wissen festhalten und organisieren 5. Wenn Sie den Text weiter formatieren möchten, drücken Sie die Taste F3 und nehmen Sie dann die Formatierungen vor. Tipp: Die Formatierungen des Originaltextes bleiben erhalten, wenn Sie das Textfeld mit der Taste F3 im erweiterten Bearbeitungsmodus öffnen und den kopierten Text mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+V in das Feld einfügen. Mit der Tastenkombination Strg+Leertaste löschen Sie alle Zeichenformatierungen. Mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Leertaste löschen Sie alle Zeilenumbrüche und Tabulatoren Einen Kommentar anfügen Sie können zu jedem Titel in einem Projekt einen Kommentar schreiben (Karteikarte Inhalt). Der Kommentar dient dazu, Ihnen wichtig erscheinende Aspekte des Werkes festzuhalten, so dass Sie sich rasch an seine spezifischen Leistungen und Merkmale erinnern können. Er kann die Aussagekraft eines aufgenommenen Inhaltsverzeichnisses ergänzen und vertiefen. Mit Hilfe des Kommentars bewerten Sie vor allem auch die Bedeutung des Werkes für Ihr Projekt. So fügen Sie einem Titel einen Kommentar an 1. Rufen Sie den gewünschten Titel im Programmteil Literaturverwaltung auf. 2. Wechseln Sie auf die Karteikarte Inhalt. 3. Fügen Sie Ihren Kommentar in das gleichnamige Feld ein. 6.2 Zitate erfassen Zum modernen Verständnis von Wissenschaft gehört, dass deren Resultate veröffentlicht werden und, gedruckt oder elektronisch gespeichert, für eine Allgemeinheit zugänglich sind. Wissenschaft ist ein arbeitsteiliger und dialogischer Prozess. Es ist ein Wesensmerkmal wissenschaftlichen Arbeitens, dass man sich in diesen Prozess einfügt und ihn vorantreibt. Das hat zur Folge, dass man das, was zu einem Gegenstandsbereich schon erarbeitet worden ist, zur Kenntnis nehmen und das eigene Tun und seine Ergebnisse zu dem vorhandenen Wissensstand in Beziehung setzen muss. Ein weiteres Wesensmerkmal wissenschaftlichen Arbeitens ist, dass man die eigenen Forschungsinteressen, Fragestellungen und Untersuchungsergebnisse argumentativ begründet und darlegt. Das erfordert die detaillierte Auseinandersetzung mit fremden Positionen und Forschungsmeinungen. Eine wichtige, wenn auch einige Übung und Erfahrung voraussetzende Arbeitstechnik, die diesen Erfordernissen entspricht, ist, vor allem in den Geistes- oder Humanwissenschaften, das Exzerpieren. Darunter versteht man das Anlegen von Textauszügen aus Werken Dritter. Ihr Zweck ist es, Aussagen zu belegen und dadurch nachprüfbar zu machen. Exzerpte erstellen Sie in der Regel in Form von Zitaten. Man unterscheidet das direkte Zitat, in dem eine Textstelle in exakt dem Wortlaut, den sie im Ursprungstext hat, wiedergegeben ist. Der Textauszug steht zwischen Anführungszeichen. Eingriffe in diesen Textbestand sind nur erlaubt, wenn sie nicht sinnentstellend und durch eckige Klammern [ ] als Eingriff kenntlich gemacht sind. Beim indirekten Zitat hingegen fassen Sie den Sinngehalt einer Textstelle in eigenen Worten zusammen; diese stehen daher nicht zwischen Anführungszeichen. In beiden Fällen müssen Sie darauf achten, dass Sie die Quelle (Titel und Seitenzahl/-zahlen, auf denen der Ursprungstext sich befindet) genau und vollständig festhalten und beim späteren Gebrauch der Exzerpte mit angeben. 70

72 Wissen festhalten und organisieren Für das Erstellen von Exzerpten/Zitaten ist es sinnvoll, zwei Situationen zu unterscheiden: Sie lesen aus einem allgemeinen Interesse heraus (zum Beispiel Grundlagentexte, Standardwerke, Werke mit nicht allzu engem Fachbezug). In diesem Fall werden Sie sich beim Erstellen von Exzerpten auf solche Stellen beschränken, in denen das Frageinteresse, das Problemverständnis, die wichtigsten Thesen/Ergebnisse des Werkes formuliert sind. Sie lesen aus einem fach-, meist auch situationsspezifischen Interesse heraus, etwa im Zusammenhang eines anzufertigenden Referates, einer projektierten Veröffentlichung o. ä. In diesem Fall werden Sie sich zusätzlich um Detailaspekte und um Thesen kümmern, denen Sie zustimmen oder die Sie kritisieren wollen. Ihre Exzerpte dienen dann als Material bei der Ausarbeitung Ihrer Untersuchung. Citavi ermöglicht Ihnen mit der Karteikarte Zitate im Programmteil Literaturverwaltung, eine der Anzahl und dem Umfang nach unbegrenzte Menge von Exzerpten zu einem aufgenommenen Titel zu erstellen und zu verwalten. Bei der Aufnahme eines Exzerptes können Sie in einem gesonderten Eingabefeld Kernaussagen formulieren. Das ermöglicht es Ihnen, später den Inhalt des Exzerptes leichter wiederzuerkennen und seinen Text rascher zu verwerten. Sie können auch eine erste, vorläufige Ordnung unter Ihren Materialien schaffen, indem Sie in das Feld Kernaussage gleichlautende Schlagwörter eintragen. Eine verfeinerte Ordnung unter systematischen Gesichtspunkten schaffen Sie durch die (zusätzliche) Zuweisung von Kategorien. Kommentare zu Exzerpten können Sie entweder unmittelbar in das Eingabefeld für Zitate mit aufnehmen; Sie müssen sie dann allerdings deutlich als solche kennzeichnen und vom zitierten Text absetzen. Sie können aber oftmals besser auch die Funktion Gedanken nutzen, die Citavi eigens für solche Zwecke bereitstellt. In Citavi haben Sie die Möglichkeit, sowohl Text-Zitate als auch Bild-Zitate aufzunehmen Ein Text-Zitat erfassen 1. Wechseln Sie im Programmteil Literaturverwaltung zu dem Titel, dem Sie Exzerpte entnehmen möchten, und klicken Sie auf die Karteikarte Zitate. 2. Klicken Sie auf Neues Text-Zitat. (Sie können auch Grafiken als Zitate einfügen, wählen Sie dann Neues Bild- Zitat.) 3. In dem sich öffnenden Eingabe-Fenster ist der Kurztitel des Werkes schon eingetragen. Geben Sie in das Textfeld Seiten von-bis die korrekte Seitenzahl ein. Haben Sie mehrere Zitate entnommen, die in der Vorlage auf derselben Seite standen und möchten Sie diese Reihenfolge beibehalten, nutzen Sie das Feld Position, um die Reihenfolge der Originalvorlage auch in Ihrer Zitatesammlung zu erhalten. 71

73 Wissen festhalten und organisieren 4. Geben Sie in das Textfeld Zitat den Text ein, den Sie exzerpieren wollen. Vergessen Sie bei einem direkten Zitat nicht die Anführungszeichen! 5. Geben Sie in das Textfeld Kernaussage eine kurze Formulierung Ihrer Wahl ein, um den Inhalt des Zitats möglichst knapp zu umreißen. Wenn Sie nichts eingeben, fügt Citavi automatisch die ersten Worte des Exzerptes ein. Über das Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein können Sie die Option wählen, dass Kernaussagen immer manuell einzugeben sind. 6. Klicken Sie auf den blauen Feldnamen Kategorie oder drücken Sie die Taste F3. Wenn Sie schon Kategorien entwickelt haben (siehe Kapitel Inhalte durch Kategorien gliedern, s. S. 77), klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf die Checkbox vor der Kategorie, die Sie zuweisen wollen. Citavi trägt die Kategorie ein. Sie können auch mehrere Kategorien zuweisen. 7. Im Textfeld Bearbeitung trägt Citavi Ihr Namenskürzel und den Tag der Bearbeitung selbstständig ein. Klicken Sie auf OK. Citavi zeigt das Zitat in der Listen-Ansicht, geordnet nach Seitenzahl(en) in aufsteigender Reihenfolge. Klicken Sie auf das grüne Dreieck, um Details zu dem Titel zu sehen. Ein weiterer Klick auf das Dreieck führt zurück zur Listen- Ansicht Ein Bild-Zitat erfassen 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Karteikarte Zitate und dort auf Neues Bild-Zitat. Oder wählen Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+Q. 2. Wählen Sie den Befehl Bild. 3. Fügen Sie ein neues Bild ein, indem Sie im Arbeitsfenster aus dem Menü Bild die Funktion Aus Datei einfügen wählen (oder klicken Sie mit der Maus auf die blaue Feldbezeichnung Bild). 4. Wählen Sie von Ihrer Festplatte eine Grafikdatei aus. Citavi unterstützt die Bitmap-Formate bmp, tif (unkomprimiert und LZW-komprimiert), jpg, gif, png. Sie können auch ein beliebiges anderes Dateiformat verknüpfen, zum Beispiel eine Filmdatei. Eine direkte Vorschau unterstützt Citavi jedoch nur für die genannten Grafikformate. In diesem Fall wird zusätzlich eine Miniaturansicht in der Projektdatei abgelegt (für den Fall, dass die Originaldatei nicht mehr zur Verfügung steht). 5. Citavi fügt den Pfad zur Originaldatei in das Feld Originaldatei ein. 72

74 Wissen festhalten und organisieren 6. Füllen Sie die weiteren Felder im Arbeitsfenster aus. Ergänzen Sie eine kurze Bildbeschreibung im Feld Legende für eine spätere Publikation und eine ausführlichere Beschreibung für die projektinterne Verwaltung Ein Sekundärzitat erfassen Citavi unterscheidet nicht zwischen Primär- und Sekundärzitaten. Sekundärzitate (die nicht der originalen, sondern einer sekundären Quelle entnommen werden) sind ein Notbehelf, der in wissenschaftlichen Texten nach Möglichkeit vermieden werden sollte. Wenn Sie Sekundärzitate in Citavi erfassen wollen, müssen Sie ein wenig um die Ecke denken. Das folgende Beispiel soll das Vorgehen illustrieren: Ihnen liegt ein Buch von Müller aus dem Jahre 2006 vor, in dem Sie ein interessantes Zitat von Schmidt finden, das Sie festhalten möchten. Das originale Werk von Schmidt ist nicht zu beschaffen. Bei Müller heißt es auf Seite 14: Hierzu sagte schon Schmidt, die Kraft des Faktischen hat mehr Gesetze auf den Weg gebracht, als die Legislative wahrhaben will (Schmidt 1994, S. 84). Um das Schmidt-Zitat in Ihrem eigenen Text verwenden zu können, müssen Sie die Titelangaben beider Veröffentlichungen (Müller und Schmidt) in Ihr Citavi-Projekt eingeben (den Titel von Schmidt finden Sie im Literaturverzeichnis von Müller; die Titelangaben können Sie ggfs. noch in einer Datenbank verifizieren). Und wo notieren Sie das Zitat? Das Zitat von Schmidt müssen Sie als Zitat beim Müller-Titel eingeben. Es wäre inkorrekt, das Zitat beim Schmidt- Titel zu vermerken; schließlich liegt Ihnen nicht der Text von Schmidt, sondern nur der von Müller vor. Sie geben also als Zitattext (Müller, S. 14) ein: die Kraft des Faktischen hat mehr Gesetze auf den Weg gebracht, als die Legislative wahrhaben will (Schmidt 1994, S. 84). Sekundärzitate werden mit der einleitenden Floskel zit. nach nachgewiesen. Wenn Sie dieses Zitat über den Publikationsassistenten in Ihren eigenen Text einfügen, müssen Sie einen kleinen Umweg gehen: die Kraft des Faktischen hat mehr Gesetze auf den Weg gebracht, als die Legislative wahrhaben will ({Schmidt 1994: 84}, zit. nach {Müller 2003: 14}). Bei Sekundärzitaten muss man also etwas tricksen oder besser noch ganz auf sie verzichten. Sie sind wirklich ein wissenschaftlicher Notbehelf Ein Zitat bearbeiten Zitate können Sie im Programmteil Literaturverwaltung und im Programmteil Wissensorganisation bearbeiten. Im Programmteil Wissensorganisation haben Sie Zugriff auf alle Zitate (und Gedanken) Ihres Projekts, im Programmteil Literaturverwaltung nur auf diejenigen Zitate, die dem jeweils aktiven Titel entnommen sind. Wechseln Sie zum Programmteil Literaturverwaltung. 1. Wechseln Sie zu dem Titel, dem das Zitat entstammt, das Sie bearbeiten wollen. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Zitate. 3. Klicken Sie in der Liste der Zitate auf den gesuchten Eintrag. 4. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen wollen (Sie können auch den Befehl Zitat bearbeiten aus dem Kontextmenü verwenden). Citavi öffnet das Eingabe-Fenster. Nehmen Sie Ihre Veränderungen am bestehenden Text vor und klicken Sie auf OK. 5. Öffnen Sie durch Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü und nutzen Sie den Befehl 73

75 Wissen festhalten und organisieren Kategorien zuweisen, wenn Sie dem Eintrag eine oder mehrere Kategorien zuweisen wollen, {Zitieren mit Titel-Platzhalter}, wenn Sie das Zitat (zusammen mit dem Titel-Platzhalter) in die Zwischenablage kopieren und dann in eine Textverarbeitung einfügen möchten, Zitat löschen, wenn Sie das Zitat endgültig löschen möchten. Wechseln Sie zum Programmteil Wissensorganisation. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie Ihr Kategoriensystem. Hinter jeder Kategorie steht in Klammern die Zahl der ihr zugeordneten Zitate und Gedanken. Sie können sich als zweite Zahl die Anzahl der Titel pro Kategorie anzeigen lassen, wenn Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Anzahl der Titel anzeigen auswählen. In der unteren Fensterhälfte sehen Sie alle Zitate und Gedanken Ihres Projekts. 1. Markieren Sie in der unteren Fensterhälfte in der Liste der Gedanken und Zitate den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen. 2. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, wenn Sie seinen Text bearbeiten wollen. Citavi öffnet das Eingabe- Fenster. Nehmen Sie Ihre Veränderungen am bestehenden Text vor und klicken Sie auf OK. (Sie können auch den Befehl Gedanken/Zitat bearbeiten aus dem Kontextmenü oder den gleichnamigen Befehl aus dem Menü Gedanken/Zitate verwenden.) 3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Kategorien zuweisen, wenn Sie dem Eintrag eine Kategorie zuweisen oder eine ihm zugewiesene Kategorie ändern wollen (siehe Kapitel Inhalte durch Kategorien gliedern, s. S. 77). Sie können den Eintrag auch mit der Maus in das obere Textfeld auf diejenige Kategorie ziehen, die Sie ihm zuweisen wollen. Wenn Sie die Maus loslassen, trägt Citavi die Kategorie ein. 4. Wenn Sie im Menü Gedanken/Zitate den Befehl Zugeordneten Titel bearbeiten wählen, wechselt Citavi zum Programmteil Literaturverwaltung und zeigt auf der Karteikarte Titelangaben die aufgenommenen Daten an. So kopieren Sie ein Zitat 1. Um ein einzelnes Zitat von einem Titel zu einem anderen Titel (z.b. in einem anderen Projekt) zu kopieren, markieren Sie das Zitat und drücken Sie die Tastenkombination Strg+C. 2. Um ein einzelnes Zitat zu verschieben (also bei einem Titel zu löschen und bei einem anderen einzufügen), markieren Sie das Zitat und drücken Sie die Tastenkombination Strg+X. 3. Wechseln Sie zu dem Titel, an dem das Zitat angefügt werden soll, und drücken Sie die Tastenkombination Strg+V Schnelles Zitieren In der Regel fügen Sie Ihre gesammelten Zitate über den Publikationsassistenten in Ihre Arbeit ein. Wenn Sie jedoch nur ein einzelnes Zitat mit Quellenangabe benötigen, um z. B. eine Kollegin per Mail auf eine Textpassage hinzuweisen, können Sie auch die Zwischenablage nutzen. So fügen Sie Gedanken und Zitate ohne Verwendung des Publikationsassistenten in einen Text ein 1. Markieren Sie das Zitat im Programmteil Literaturverwaltung auf der betreffenden Karteikarte Zitate. Oder markieren Sie das Zitat oder den Gedanken im Programmteil Wissensorganisation. 2. Drücken Sie Alt+C. Citavi kopiert den Gedanken oder das Zitat samt Titel-Platzhalter in die Zwischenablage. Drücken Sie alternativ Strg+C, wenn Sie das Zitat mit seinem Vollbeleg in die Zwischenablage kopieren möchten. 3. Wechseln Sie zum Zieldokument und setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Drücken Sie Strg+V. 74

76 Wissen festhalten und organisieren 6.3 Gedanken festhalten Mit dem Modul Gedanke bietet Ihnen Citavi die Möglichkeit, zu jedem aufgenommenen Eintrag und/oder zu einem in Arbeit befindlichen Thema bzw. Projekt selbst eigene Bemerkungen und ergänzende oder kommentierende Ausführungen zu formulieren und separat zu verwalten. Mit Ihren Gedanken schaffen Sie eine materialbasierte Reflexionsebene, die sich u. a. auf Fragen der Konzeption Ihrer eigenen Ausführungen, auf den relativen Stellenwert einer fremden Aussage (Zitat) in Ihrem geplanten Argumentationszusammenhang, auf inhaltliche Aspekte einer fremden Aussage (argumentative Auseinandersetzung mit ihr) beziehen kann. Dadurch, dass Sie auch den Gedanken Kategorien (eine oder mehrere) zuweisen können, schaffen Sie ein Zuordnungsgeflecht, das Ihre spätere Argumentation vorstrukturiert und Ihnen die spezifische Teilmenge der Materialien gezielt verfügbar macht, die Sie hierfür für relevant halten. Gedanken werden in Citavi auf zweierlei Weise in die Liste der Materialien eingeordnet. Wenn Sie einem Zitat eine Kategorie zugewiesen haben, können Sie einen Gedanken direkt hinter dieses Zitat stellen. Markieren Sie dazu das Zitat und drücken Sie dann die Schaltfläche Gedanken. Wenn Sie einem Zitat oder einer Gruppe von Zitaten noch keine Kategorie(n) zugewiesen haben, werden Gedanken am Ende der Liste Nicht kategorisiert eingefügt Einen Text-Gedanken festhalten 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung oder im Programmteil Wissensorganisation in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Gedanke. 2. Geben Sie im sich öffnenden Arbeitsfenster im Textfeld Ihre Ausführungen ein. 3. Formulieren Sie im Textfeld Kernaussage Stich- oder Schlagwörter, mit deren Hilfe Sie den inhaltlichen Schwerpunkt der Ausführungen bezeichnen wollen. 4. Fügen Sie im Textfeld Kategorien eine oder mehrere der Kategorien ein, die die inhaltliche Zuordnung des Gedankens zu anderen Gedanken oder Zitaten herstellen. 5. Im Textfeld Bearbeitung protokolliert Citavi, wer diese Ausführungen zuletzt bearbeitet hat. Sie können diese Angaben nicht manuell ändern Einen Bild-Gedanken festhalten 1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche Gedanke. und wählen Sie den Befehl Bild. Sie können auch die Tastenkombination Strg+Umschalt+G verwenden. 2. Fügen Sie ein neues Bild ein, indem Sie im Arbeitsfenster aus dem Menü Bild die Funktion Aus Datei einfügen wählen (oder klicken Sie mit der Maus auf die blaue Feldbezeichnung Bild). 3. Wählen Sie von Ihrer Festplatte eine Grafikdatei aus. 4. Citavi fügt den Pfad zur Originaldatei in das Feld Originaldatei ein. 5. Füllen Sie die weiteren Felder im Arbeitsfenster aus. Ergänzen Sie eine kurze Bildbeschreibung im Feld Legende für eine spätere Publikation und eine ausführlichere Beschreibung für die projektinterne Verwaltung. Durch einen Doppelklick auf die Bildvorschau wird die Originaldatei in Ihrem Grafikprogramm zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie das Bild löschen wollen, klicken Sie es mit der Maus an und wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Entfernen. 75

77 Wissen festhalten und organisieren Einen Gedanken bearbeiten 1. Wechseln Sie zum Programmteil Wissensorganisation. 2. Doppelklicken Sie in der unteren Hälfte des sich öffnenden Fensters auf den Gedanken, den Sie bearbeiten wollen. (Sie können auch den Befehl Gedanken/Zitat bearbeiten aus dem Kontextmenü oder den gleichlautenden Befehl aus dem Menü Gedanken/Zitate verwenden.) 3. Setzen Sie die Einfügemarke in das Textfeld und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 4. Bestätigen Sie mit OK Einen Gedanken in ein anderes Projekt kopieren 1. Wechseln Sie zum Programmteil Wissensorganisation. 2. Markieren Sie einen oder mehrere Gedanken per Mausklick. 3. Öffnen Sie durch Rechtsklick auf den oder die markierten Gedanken das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Zitieren mit {Titel-Platzhalter} > In Zwischenablage kopieren oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+C. 4. Öffnen Sie das Projekt, in das Sie den oder die Gedanken einfügen möchten, und wechseln Sie zum Programmteil Wissensorganisation. 5. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+V. Der Gedanke wird in das neue Projekt kopiert. 6.4 Zitate und Gedanken ordnen Im Programmteil Wissensorganisation haben Sie die Möglichkeit, die aus der verarbeiteten Literatur entnommenen Zitate und Ihre dabei festgehaltenen Gedanken zu ordnen Zitate und Gedanken ordnen Sie können Zitate und Gedanken schon bei der Erstellung vorläufig ordnen, indem Sie ihnen Kategorien zuweisen. Sie können diese Ordnung jederzeit erweitern und/oder ändern. Dazu formulieren Sie entweder neue Kategorien oder Sie ändern die den Zitaten und Gedanken zugewiesenen Kategorien. Wenn Sie sehen wollen, welche Materialien Sie unter einer Kategorie gesammelt haben, wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. Klicken Sie auf die in Frage kommende Kategorie im oberen Teil des Fensters. Im unteren Teil werden die der Kategorie zugeordneten Einträge in Listenform angezeigt. Wenn Sie die Reihenfolge der aufgelisteten Zitate und Gedanken ändern wollen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag im unteren Fenster und verschieben ihn mit Hilfe der Schaltfläche Pfeile oder mit Hilfe der Befehle des Kontextmenüs. Sie können mehrere Einträge gleichzeitig markieren und verschieben. Wenn Sie die Zuordnung eines Eintrag zu einer Kategorie ändern oder einem Eintrag eine weitere Kategorie hinzufügen wollen, ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf die gewünschte Kategorie im oberen Fenster. Citavi trägt die Änderung automatisch ein. Sie können auch im Kontextmenü den Befehl Kategorien zuweisen verwenden, um Änderungen an der Zuordnung zu Kategorien vorzunehmen. Wenn Sie die Zuordnung einer Kategorie rückgängig machen möchten, öffnen Sie das Zitat oder den Gedanken in der Detailansicht, stellen Sie die Einfügemarke in das Feld Kategorie und drücken Sie die Taste F3. Entfernen Sie das oder die Häkchen vor den nicht mehr gewünschten Kategorien. 76

78 Wissen festhalten und organisieren Gedanken werden in Citavi auf zweierlei Weise in die Liste der Materialien im Programmteil Wissensorganisation eingeordnet. Sie haben noch kein Kategoriensystem angelegt oder keine der vorhandenen Kategorien markiert: Citavi ordnet den neuen Gedanken an das Ende der Liste Alle bzw. Nicht kategorisiert. Sie haben ein Kategoriensystem angelegt und im oberen Fenster eine Kategorie markiert: Citavi weist dem neuen Gedanken automatisch die markierte Kategorie zu und ordnet ihn unter das zuletzt markierte Zitat bzw. den zuletzt markierten Gedanken ein Zitate und Gedanken automatisch sortieren Citavi kann die gesammelten Zitate und Gedanken automatisch sortieren, und zwar nach Kernaussagen entweder alphabetisch oder nach einem Datum, das Sie evt. in das Feld Kernaussage eingetragen haben Bearbeitungsdatum Zitaten (hier: den Kurztiteln, denen Sie entstammen) und anschließend nach Gedanken (hier: deren Bearbeitungsdatum). So lassen Sie Gedanken und Zitate automatisch sortieren 1. Wechseln Sie zum Programmteil Wissensorganisation in die Ansicht Gedanken/Zitate. 2. Markieren Sie die Kategorie, innerhalb derer Sie die Gedanken bzw. Zitate sortieren möchten. 3. Wählen Sie aus dem Menü Gedanken/Zitate den Befehl Sortieren. 4. Wählen Sie die Sortierkriterien und klicken Sie auf Vorschau aktualisieren. 5. Wenn die Vorschau Ihren Wünschen entspricht, klicken Sie auf Neue Sortierung übernehmen. Bitte beachten Sie, dass die automatische Sortierung immer zuerst in einer Vorschau angezeigt wird und temporär ist. Wenn Sie die neue Sortierung übernehmen, gehen alle vorher manuell vorgenommenen Sortierungen verloren und lassen sich auch nicht wieder herstellen. Um die Zitate und Gedanken auszudrucken, verwenden Sie die Funktion Skript (s. S. 83). 6.5 Inhalte durch Kategorien gliedern Die Kategorienverwaltung ist das Herzstück von Citavi. Mit Hilfe von Kategorien ordnen Sie verschiedene Werke, Zitate oder Gedanken einander zu, die inhaltlich zusammen gehören oder die sich in anderer Weise aufeinander beziehen. Sie können in Citavi für jedes Projekt ein Kategoriensystem erstellen. Das Kategoriensystem können Sie jederzeit, auch während der Arbeit, verändern. Sie können ein Kategoriensystem auch in ein anderes Citavi-Projekt übertragen oder in eine Textverarbeitung (z. B. Microsoft Word ) oder ein MindMapping -Programm exportieren. Unter besonderen Voraussetzungen (s.u.) lässt sich von Citavi eine in Microsoft Word erstellte Gliederung als Kategoriensystem importieren. Ein Kategoriensystem entspricht einer Gliederung, wie Sie sie von schriftlichen Arbeiten her kennen. Eine Gliederung ist die von einem Frage- und Darstellungsinteresse her konzipierte Ordnung des zur Verfügung stehenden Materials (Zitate und Gedanken/Thesen) in Hinsicht auf ein bestimmtes Thema. Ein effektiver Schreibprozess setzt eine klare Vorstellung vom Thema, von der Problemstellung, dem Untersuchungsgegenstand und dem Darstellungsziel voraus. Diese Vorstellung schlägt sich in der Gliederung nieder. Zum Wesen des Schreibprozesses gehört es, dass er eigene, nicht vorhersehbare Gewichtungen schafft und dass sich die Einsicht in Sach- und Problemzusammenhänge während des Schreibens ständig vertieft und verändert. 77

79 Wissen festhalten und organisieren Deshalb sind die Fähigkeit und die technische Möglichkeit, jederzeit um- und neudisponieren zu können, unabdingbar. Citavi kommt dem durch die Flexibilität seiner Kategorienverwaltung entgegen. Sie können ein Kategoriensystem als erstes Konzept vor Beginn einer Untersuchung entwerfen. In aller Regel aber entwickeln Sie es bei der Erarbeitung von Material als jeweils vorläufige Ordnung desselben. Die vorläufig endgültige Form erhält es nach Abschluss der Recherchen, als Entwurf eines Darstellungskonzepts. Danach ist es den aus dem Schreibprozess sich ergebenden Notwendigkeiten der Veränderung unterworfen Kategorien erstellen Kategorien im Programmteil Literaturverwaltung erstellen So erstellen Sie ein Kategoriensystem im Programmteil Literaturverwaltung 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Inhalt oder klicken Sie auf die Karteikarte Zitat und doppelklicken Sie auf ein Zitat. 3. Klicken Sie auf den blauen Feldnamen Kategorien. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Kategorie oder wählen Sie aus dem Auswahlmenü den Eintrag Neue untergeordnete Kategorie. 5. Geben Sie den Namen der Kategorie ein Kategorien im Programmteil Wissensorganisation erstellen So erstellen Sie ein Kategoriensystem im Programmteil Wissensorganisation 1. Wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. 2. Wählen Sie aus dem Menü Kategorien den Befehl Neue Kategorie (oder drücken Sie Strg+K) oder den Befehl Neue untergeordnete Kategorie (Strg.+Umschalt+K). 3. Geben Sie den Namen der Kategorie ein. Um die Position der Kategorie zu ändern, klicken Sie auf einen der blauen Pfeile in der Citavi-Symbolleiste oder öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Sie können eine Kategorie nach oben bzw. unten verschieben oder höher- bzw. tieferstufen. Um eine Kategorie umzubenennen, klicken Sie auf die Kategorie und drücken Sie entweder die Taste F2 oder öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Sie finden hier den Befehl zum Umbenennen der Kategorie. Über den Befehl Zusammenführen im Menü Kategorien können Sie zwei Kategorien zu einer vereinigen. (Alternativ: Bei gedrückter Alt-Taste mit der Maus eine Kategorie über eine andere ziehen.) Kategorien zuweisen Kategorien einem oder mehreren Titeln zuweisen So weisen Sie Kategorien einzelnen Titeln zu 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Inhalt. 3. Klicken Sie auf den blauen Feldnamen Kategorien. 4. Klicken Sie in die Checkboxen, um dem Titel eine oder beliebig viele Kategorien zuzuweisen. 5. Citavi trägt die zugewiesene(n) Kategorie(n) ein. 78

80 Wissen festhalten und organisieren So weisen Sie eine Kategorie mehreren Titeln zu 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Listenansicht oder Tabellenansicht. 3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die gewünschten Titel. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Titel. 5. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Mehrfach zuweisen/entfernen > Kategorien zuweisen. 6. Entscheiden Sie sich im Auswahlfenster für die Option Die markierten Titel. 7. Wählen Sie im linken Fenster die gewünschte Kategorie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen. 8. Klicken Sie auf OK. Eine Übersicht aller Zitate und Gedanken geordnet nach Kategorien erhalten Sie im Programmteil Wissensorganisation. Rufen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Titel auf oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Titel Kategorien einem Zitat oder Gedanken zuweisen So weisen Sie Kategorien einem Zitat zu 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Klicken Sie auf die Karteikarte Zitate. 3. Klicken Sie auf Neues Text-Zitat. 4. Geben Sie den Text des Zitates ein und klicken Sie auf den blauen Feldnamen Kategorien. 5. Klicken Sie auf die Checkboxen, um dem Zitat eine oder beliebig viele Kategorien zuzuweisen. Zwischen den Kategorien können Sie mit Hilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur wechseln; die Checkbox einer Kategorie können Sie durch Drücken der Leertaste auswählen. 6. Citavi trägt die zugewiesene(n) Kategorie(n) ein. 7. Klicken Sie auf OK. Auf die gleiche Weise können Sie Kategorien auch einem Gedanken zuweisen. Eine Übersicht aller Zitate und Gedanken geordnet nach Kategorien erhalten Sie im Programmteil Wissensorganisation. Rufen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Gedanken/Zitate auf oder klicken Sie in der 79

81 Wissen festhalten und organisieren Symbolleiste auf die Schaltfläche Gedanken/Zitate. Sie können diese Übersicht als Skript ausdrucken (s. Kapitel Zitate und Gedanken als Skript drucken, S. 83) Kategorien verwalten Zugänge zur Kategorienansicht Die Kategorienansicht erreichen Sie über die Programmteile Literaturverwaltung oder Wissensorganisation sowie über den Publikationsassistenten. Im Programmteil Literaturverwaltung Karteikarte Inhalt, Klick auf den blauen Feldnamen Kategorien. Karteikarte Zitate, Rechtsklick auf einen Eintrag (Kontextmenü) > Kategorien zuweisen Im Programmteil Wissensorganisation Das Arbeitsfenster zeigt standardmäßig im oberen Teil Ihr Kategoriensystem. (Die Größe des Fensters bestimmen Sie mit Hilfe der Befehle Splitter oben/mittig/unten aus dem Menü Ansicht oder mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste.) Rechtsklick auf einen Eintrag in der Liste der Zitate und Gedanken (Kontextmenü) > Kategorien zuweisen Menü Gedanken/Zitate > Kategorien zuweisen Menü Kategorien > Neue Kategorie Im Publikationsassistenten Den Publikationsassistenten starten Sie im Programmteil Literaturverwaltung oder Wissensorganisation über das Menü Zitation > Publikationsassistent oder durch Drücken der Taste F7. Registerkarte Titel Menü Ansicht > Nach Kategorien Rechtsklick auf einen Titel > Anordnen > Nach Kategorien Rechtsklick auf einen Titel > Kategorien zuweisen Registerkarte Wissen Menü Ansicht > Nach Kategorien Rechtsklick auf einen Gedanken oder ein Zitat > Kategorien zuweisen Rechtsklick auf einen Gedanken oder ein Zitat > Gedanken/Zitat bearbeiten > im neuen Arbeitsfenster Klick auf blauen Feldnamen Kategorien (Sie können auch den gleichnamigen Befehl aus dem Menü Bearbeiten wählen.) Rechtsklick auf einen Gedanken oder ein Zitat > Zugeordneten Titel bearbeiten > Rechtsklick auf einen markierten Eintrag in der Karteikarte Zitat > Kategorien zuweisen (Sie können auch den gleichnamigen Befehl aus dem Menü Bearbeiten wählen.) Zugewiesene Kategorien prüfen und ändern Wenn Sie sehen wollen, welche Titel, Zitate und Gedanken Sie unter einer Kategorie zusammengeführt haben, wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. Entscheiden Sie sich für die Ansicht Titel oder Gedanken/Zitate. Klicken Sie auf die in Frage kommende Kategorie im oberen Teil des Fensters. Im unteren Teil werden die der Kategorie zugeordneten Einträge in Listenform angezeigt. 80

82 Wissen festhalten und organisieren Wenn Sie die Reihenfolge der aufgelisteten Zitate und Gedanken ändern wollen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag im unteren Fenster und verschieben ihn mit Hilfe der Schaltfläche Pfeile oder mit Hilfe der Befehle des Kontextmenüs. Sie können die Reihenfolge auch mittels Drag & Drop ändern: Sie markieren eine Kategorie mit der Maus und schieben diese mit gedrückter Maustaste an die neue Position, wo Sie dann die Maustaste loslassen. Sie können mehrere Einträge gleichzeitig markieren und verschieben. Beachten Sie bitte, dass Citavi neue Gedanken immer hinter einem markierten Zitat oder Gedanken einfügt. Wenn Sie die Zuordnung eines Eintrags zu einer Kategorie ändern oder einem Eintrag eine weitere Kategorie hinzufügen wollen, ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf die gewünschte Kategorie im oberen Fenster. Citavi trägt die Änderung automatisch ein. Sie können auch im Kontextmenü den Befehl Kategorien zuweisen verwenden, um die Zuordnung zu einer Kategorie vorzunehmen oder zu löschen Kategorien durchsuchen So durchsuchen Sie Ihr Kategoriensystem 1. Wählen Sie im Programmteil Wissensorganisation aus dem Menü Kategorien den Befehl Symbolleiste Kategorien-Auswahl einblenden. 2. Geben Sie in das unterhalb der Symbolleiste erscheinende Suchfeld Kategorien auswählen: eine Kategorie ein. 3. Citavi zeigt Ihnen im oberen Teil des Fensters die ausgewählte Kategorie mit den ihr zugeordneten Materialien, gleichgültig, ob es sich um eine Hauptkategorie oder um eine in mehreren Hauptkategorien vorkommende Unterkategorie handelt Kategorien importieren oder exportieren Die von Ihnen in Citavi erstellten Kategorien können Sie nach Microsoft Word, OpenOffice.org Writer, ConceptDraw, FreeMind oder Mindjet MindManager exportieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Gliederung, die Sie mit Ihrem Textverarbeitungs- oder MindMapping -Programm weiter nutzen können Kategorien zwischen Citavi-Projekten austauschen So übertragen Sie ein Kategoriensystem zwischen zwei Citavi-Projekten 1. Beginnen Sie ein neues Projekt. 2. Geben Sie dem Projekt einen Namen und speichern Sie es im Citavi-Ordner Projects. 3. Wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. 4. Wählen Sie im Menü Kategorien den Befehl Kategoriensystem importieren > Aus einem Citavi-Projekt. 5. Markieren Sie in dem sich öffnenden Citavi-Ordner Projects das Projekt, aus dem Sie das Kategoriensystem übertragen wollen. 6. Klicken Sie auf Öffnen. 7. Citavi überträgt das Kategoriensystem und meldet Ihnen die erfolgreiche Übertragung Kategorien als Gliederung importieren oder exportieren So importieren Sie ein Kategoriensystem aus einem Textverarbeitungsprogramm Sie können in Microsoft Word oder OpenOffice.org Writer eine Gliederung entwickeln und sie von Citavi importieren lassen. Voraussetzung ist, dass Sie die Gliederung mit den Standardformatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. formatiert haben. 1. Speichern Sie Ihr Word- oder Writer-Dokument. 2. Wechseln Sie zu Citavi und öffnen Sie das Projekt, in das Sie die Gliederung übernehmen wollen. 81

83 Wissen festhalten und organisieren 3. Wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. 4. Wählen Sie im Menü Kategorien den Befehl Kategoriensystem importieren > Aus einem Word-Dokument bzw. Aus einem Writer-Dokument. 5. Wählen Sie das betreffende Text-Dokument aus und klicken Sie auf Öffnen. 6. Citavi überträgt die Gliederung als Kategoriensystem in Ihr Projekt. So exportieren Sie ein Kategoriensystem in ein Textverarbeitungsprogramm 1. Wechseln Sie in Citavi in den Programmteil Wissensorganisation. 2. Klicken Sie im Menü Kategorien auf den Befehl Kategoriensystem exportieren > Nach Word bzw. Nach Writer. 3. Citavi öffnet ein neues Textdokument und überträgt das Kategoriensystem. 4. Formatieren Sie in Word oder Writer das übertragene Kategoriensystem (Gliederung) nach Ihren Bedürfnissen. So nummerieren Sie Kapitelüberschriften Citavi exportiert die Kategorien mit den passenden Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2 etc.) nach Word oder Writer. Wählen Sie nach dem Export in Ihre Textverarbeitung das passende Gliederungsschema aus. in Word Wählen Sie aus dem Menü Format den Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Gliederung. 3. Klicken Sie auf ein Nummerierungsformat, das Überschrift 1, Überschrift 2 usw. enthält, und klicken Sie anschließend auf OK. in Word Stellen Sie die Einfügemarke in die erste Überschrift und klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen. 2. Wählen Sie aus der Listenbibliothek ein Muster, das Überschrift 1, Überschrift 2 usw. enthält. in OpenOffice.org Writer 3 1. Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Kapitelnummerierung. 2. Klicken Sie auf das Register Nummerierung. 3. Wählen Sie im Feld Absatzvorlage die Überschriftenvorlage aus, die Sie mit einer Kapitelnummer versehen möchten. 4. Wählen Sie im Feld Nummer die gewünschte Nummerierungsvorlage und klicken Sie dann auf OK Kategorien als MindMap importieren oder exportieren So importieren Sie ein Kategoriensystem aus einem MindMapping -Programm Sie können in MindManager (Version 6 und 7, Version 8 erst ab Citavi 3) oder mit der Software FreeMind oder mit ConceptDraw eine MindMap erstellen und sie von Citavi importieren lassen. 1. Speichern Sie Ihre MindMap. 2. Wechseln Sie zu Citavi und öffnen Sie das Projekt, in das Sie die Datei übernehmen wollen. 3. Wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. 4. Wählen Sie im Menü Kategorien den Befehl Kategoriensystem importieren > Aus einem MindManager- (bzw. FreeMind oder ConceptDraw)-Dokument. 82

84 Wissen festhalten und organisieren 5. Wählen Sie die MindMap-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. 6. Citavi überträgt die Datei als Kategoriensystem in Ihr Projekt. So exportieren Sie ein Kategoriensystem zur Weiterverarbeitung mit Mindjet MindManager oder FreeMind Die Software MindManager hat kein eigenständiges Importformat, sondern nutzt das von Microsoft definierte Format MPX (Microsoft Project Exchange). MPX dient ursprünglich dem Austausch von Projektplanungsdaten. Bitte beachten Sie, dass Sie die von Citavi erzeugten MPX-Dateien nicht in Microsoft Project importieren können; sie sind allein für den Import in Mindjet MindManager Pro (ab Version 6) bestimmt. 1. Wechseln Sie in Citavi in den Programmteil Wissensorganisation. 2. Klicken Sie im Menü Kategorien auf den Befehl Kategoriensystem exportieren > Nach MindManager (bzw. FreeMind oder ConceptDraw). 3. Citavi speichert das Kategoriensystem als MPX-Datei ab, falls Sie MindManager gewählt haben, bzw. als MM- Datei, falls Sie FreeMind gewählt haben. 4. Falls Sie mit MindManager arbeiten, starten Sie MindJet MindManager Pro und wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Importieren > Import aus MPX-Datei. 5. Falls Sie mit FreeMind arbeiten, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen. 6.6 Zitate und Gedanken drucken Zitate eines Titels drucken Sie können ein Zitat oder alle Zitate eines Titels drucken. So drucken Sie ein Zitat eines Titels 1. Doppelklicken Sie auf das betreffende Zitat. 2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Drucken. So drucken Sie alle Zitate eines Titels 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf die Schaltfläche Literaturliste. 2. Wählen Sie bei der Frage Welche Titel möchten Sie einschließen die Option Den aktiven Titel. 3. Wählen Sie Annotierte Literaturliste und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie bei der Frage Welche Informationen möchten Sie einschließen? die Option Zitate. 5. Klicken Sie auf Drucken Zitate und Gedanken als Skript drucken Sie können die von Ihnen erstellten (Text- oder Bild-) Zitate und Gedanken ausdrucken. Wenn Sie Ihren Zitaten und Gedanken Kategorien zugewiesen haben, sind Ihre Einträge nach den zugewiesenen Kategorien geordnet. Sie können die Benennung und Reihenfolge der Kategorien sowie die Reihenfolge der einer Kategorie zugeordneten Einträge jederzeit ändern (siehe Kapitel Wissen festhalten und organisieren, s. S. 69). So erstellen Sie ein Citavi-Skript 1. Wechseln Sie in den Programmteil Wissensorganisation. Sie sehen in der oberen Hälfte des Arbeitsfensters die von Ihnen erstellten Kategorien. Sie sehen in der unteren Hälfte die von Ihnen erstellten Zitate und Gedanken. Korrigieren Sie evtl. die Benennung der Kategorien und deren Reihenfolge. Ändern Sie evtl. die 83

85 Wissen festhalten und organisieren Reihenfolge der Zitate und Gedanken innerhalb der Kategorien. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Nach oben bzw. Nach unten. 2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Skript oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Skript oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+P. 3. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster, 3.1 welche Gedanken und Zitate Sie in das Skript übernehmen möchten. Klicken Sie im oberen Teil des Arbeitsfensters auf den blau unterlegten Pfeil und wählen Sie alle Gedanken und Zitate, oder wenn Sie eine bestimmte Kategorie markiert haben die Gedanken und Zitate der ausgewählten Kategorie, oder wenn Sie einige Gedanken, Zitate markiert haben die (n) markierten Zitate/Gedanken. 3.2 ob das Skript fertig formatiert sein soll, das heißt, ob ein Literaturverzeichnis erstellt werden soll. Wählen Sie dazu im Arbeitsbereich Wie soll das Skript formatiert sein? die Option Fertig. Mit Titelnachweisen und Literaturverzeichnis. Bestimmen Sie durch Klick auf die entsprechenden blau unterlegten Pfeile die Position der Titelnachweise und den Zitationsstil, in dem das Literaturverzeichnis formatiert sein soll. Dieses Format eignet sich besonders, wenn Sie einen Zwischenstand Ihrer Arbeit einer dritten Person zur Verfügung stellen möchten. 3.3 ob das Skript vorläufig formatiert sein soll, das heißt, dass es anstelle der vollständigen Titelnachweise Titel-Platzhalter enthält. Wählen Sie dazu die Option Vorläufig: Mit Platzhaltern zur Weiterverarbeitung mit dem Publikationsassistenten. Durch Klick auf den blau unterlegten Pfeil bestimmen Sie, ob die Titel-Platzhalter in den Fließtext oder in die Fußnoten eingefügt werden sollen. Titel-Platzhalter ermöglichen es Ihnen, das Skript zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe des Publikationsassistenten um weitere Titel, Gedanken und Zitate zu ergänzen. Dieses Format eignet sich besonders, wenn Sie das Skript als Grundlage für eine spätere Publikation verwenden möchten. 3.4 ob den Gedanken und Zitaten Überschriften in Form der Kernaussagen vorangestellt werden sollen. 4. Sie können das Skript in die Zwischenablage kopieren, um es z. B. in eine oder ein Textdokument einzufügen, als Textdatei speichern (RTF, Word, Writer) oder drucken. 84

86 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren 7 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Mit Citavi sammeln und strukturieren Sie in kürzester Zeit eine große Menge von Informationen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt nach Titeln, Gedanken und Zitaten durchsuchen, Titel in der Listen- oder Tabellenansicht sortieren. 7.1 Suchen und auswählen Einen bekannten Titel aufrufen Wenn Sie schnell zu genau einem Titel in Ihrem Projekt wechseln möchten, nutzen Sie die Funktion Gehe zu. So rufen Sie schnell einen Titel in Ihrem Projekt auf 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Gehe zu oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Leertaste. 2. Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein, Citavi führt umgehend die Suche im Feld Kurztitel durch. 3. Markieren Sie in der Trefferliste den gewünschten Titel und klicken Sie auf OK. 4. Das Fenster schließt sich und Citavi zeigt den gesuchten Titel an. Bitte beachten Sie, dass Citavi den Titel nur finden kann, wenn Sie Suchbegriffe eingeben, die im Kurztitel vorkommen (Autor, Herausgeber, erste Worte des Sachtitels). Falls Sie andere Suchbegriffe verwenden möchten, benutzen Sie bitte die Schnellsuche. 85

87 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Schnellsuche Mit der Schnellsuche finden Sie alle gewünschten Einträge in Ihrem Projekt. Gerade in kleineren Projekten mit wenigen hundert Titeln wird die Schnellsuche eine überschaubare Trefferliste liefern, in der Sie in kürzester Zeit den gewünschten Titel, das Zitat oder den Gedanken finden: So nutzen Sie die Schnellsuche 1. Rufen Sie über die Schaltfläche Suchen oder die Tastenkombination Strg+F die Schnellsuche auf. 2. Geben Sie in das Suchfeld einen Suchbegriff ein. Sie können auch ein Suchkürzel zusammen mit dem Suchbegriff eingeben, um die Suche auf bestimmte Felder zu begrenzen. 3. Klicken Sie auf Suchen. 86

88 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Um in Ihrem Projekt nur die gefundenen Treffer zu sehen, klicken Sie auf Gefundene Titel als Auswahl übernehmen. Anmerkung: Sie suchen immer nur innerhalb eines Projekts. So nutzen Sie die Auswahl Mit Hilfe der Funktion Titel als Auswahl übernehmen können Sie Citavi veranlassen, in der Karteikarten-, Listenund Tabellenansicht nur diejenigen Titel anzuzeigen, die Sie gefunden haben. Gerade bei größeren Projekten behalten Sie in den so erzeugten Teilmengen leichter den Überblick. 1. Führen Sie eine Suche durch. 2. Klicken Sie auf Titel als Auswahl übernehmen. 3. Führen Sie die gewünschten Arbeiten mit den ausgewählten Titeln durch. 4. Klicken Sie auf Auswahl aufheben, damit wieder alle Titel angezeigt werden. 87

89 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren So können Sie die Treffermenge steuern Sie erhalten mehr Treffer, wenn Sie die Option Groß- und Kleinschreibung ignorieren aktivieren. Citavi findet Automat und automat., die Option zeichenäquivalent suchen aktivieren. Citavi findet Häussler und Haeussler. (Klicken Sie auf Anpassen, um selbst zu definieren, welche Zeichen Citavi bei der Suche als gleich bedeutend behandeln soll.) Sie erhalten weniger bzw. genauere Treffer, wenn Sie die Option Ganzes Wort aktivieren: Citavi findet Kompetenzen, nicht aber Kompetenz, mit Hilfe der Suchkürzel die Suche auf bestimmte Felder einschränken. 88

90 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Erweiterte Suche In größeren Projekten hilft Ihnen die Erweiterte Suche, eine ausgefeilte Suchstrategie zu entwickeln: So nutzen Sie die erweiterte Suche 1. Rufen Sie über die Schaltfläche Suchen das Suchfenster auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Erweiterte Suche oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F. 2. Klicken Sie im Arbeitsbereich in der Spalte Feld auf den blau unterlegten Pfeil des ersten Eingabefeldes und wählen Sie das Feld aus, dessen Inhalte Sie durchsuchen möchten. 3. Tragen Sie in das dahinter stehende Feld in der Spalte Suchen nach den Suchbegriff ein. (Bei einigen Feldern, z. B. Schlagwörter, können Sie den Suchbegriff aus der Liste der vorhandenen Begriffe wählen). Sie können auch mit Jokern arbeiten. 4. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe verwenden, wählen Sie, ob diese Begriffe mit AND oder mit OR verknüpft werden sollen. 5. Klicken Sie auf Suchen. Anmerkung: Sie suchen immer nur innerhalb eines Projekts Suchen mit Suchkürzeln Sie können gezielt in den Inhalten einzelner Felder suchen, wenn Sie bei der Schnellsuche den Namen des betreffenden Feldes vor den Suchbegriff stellen. Wenn Sie zum Beispiel Titel des Autors Luhmann suchen, geben Sie ein: Autor: Luhmann Mit einem Suchkürzel geht es noch schneller: a: Luhmann 89

91 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Für die wichtigsten Feldnamen stehen Suchkürzel zur Verfügung: a c d full i iq j k kn l loc n o pl pub q r t t1 t2 task Personenfelder Kategorien Erscheinungsdatum Volltext Gedanken Gedanken und Zitate Zeitschrift / Zeitung Schlagwörter Wissensfelder (Gedanke, Zitat, Kategorie, Kernaussage, Abstract, Inhaltsverzeichnis, Kommentar) Strichmarke Standort-Felder Notizen Kringelmarke Verlagsort Verlag Zitate Dokumententyp Titel, Untertitel, Titelzusätze, Titelvarianten Titel Untertitel Aufgabenfelder Tipp: Wenn Sie Titel nach Ihrem Erscheinungsdatum suchen bzw. auswählen wollen, sollten Sie der Jahreszahl das Kürzel d: voranstellen. Tun Sie dies nicht, sucht Citavi in allen Feldern und präsentiert Ihnen z. B. bei der Suche nach 2008 auch Bearbeitungsdaten und ISBN-Nummern, die diese Ziffernfolge aufweisen. 90

92 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Um zu erfahren, welche Felder anhand der Suchkürzel durchsucht werden, rufen Sie bei der Erweiterten Suche die Feldauswahl auf und klicken Sie auf Info: Suchen mit Verknüpfungen: AND, OR, NOT Sie können mehrere Suchbegriffe durch Operatoren verknüpfen und so die Treffermenge und -qualität steuern. Drei Operatoren stehen Ihnen zur Verfügung: AND, OR und NOT. Beachten Sie bitte, dass die Operatoren immer groß geschrieben werden müssen, damit Citavi sie als solche erkennt. Mit der Oder-Verknüpfung OR vergrößern Sie die Treffermenge Parsons OR System findet Titel, die den Suchbegriff Parsons oder den Suchbegriff System enthalten. Mit der Und-Verknüpfung AND verkleinern Sie die Treffermenge Parsons AND System findet Titel, die den Suchbegriff Parsons und auch den Suchbegriff System enthalten. Mit der Nicht-Verknüpfung NOT verkleinern Sie die Treffermenge: Parsons NOT System findet Titel, die den Suchbegriff Parsons, aber nicht den Suchbegriff System enthalten. Wenn Sie in einer Suchfrage mehrere Suchbegriffe mit unterschiedlichen Operatoren verknüpfen, müssen Sie Klammern setzen, damit Citavi Ihre Suchabsicht richtig erkennt: Parsons OR Luhmann AND System findet Titel, die den Suchbegriff Parsons enthalten (ohne dass unbedingt der Begriff System vorkommen muss) und Titel, in denen Luhmann und System vorkommen. (Parsons OR Luhmann) AND System findet Titel, die den Suchbegriff System enthalten, und zwar in Kombination mit den Suchbegriffen Luhmann oder Parsons. 91

93 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Wenn Sie eine bestimmte Phrase suchen, setzen Sie die Suchbegriffe in Anführungszeichen: social system Tipp: Sie können die Feldnamen, Suchbegriffe, Operatoren und Klammern auch direkt in die Schnellsuche eingeben, z. B. k: informationskompetenz OR "information literacy" Suchen mit Vergleichsoperatoren Sie suchen Titel, die nach 2004 erschienen sind? Oder Titel, die (noch) keine Standortinformationen enthalten? In diesen Fällen können Sie mit Vergleichsoperatoren eine präzise Suche durchführen, und zwar sowohl in der Schnell- als auch in der Erweiterten Suche. Größer, Kleiner Verwenden Sie die folgenden Operatoren, um Titel zu finden, die in einem bestimmten Zeitraum erschienen sind: > Größer als < Kleiner als >= Gleich wie oder größer als <= Gleich wie oder kleiner als Beispiele: Suchwunsch Eingabe ins Feld Schnellsuche Titel, die vor 2009 erschienen sind d: < 2009 Titel, die im Jahr 2009 aufgenommen wurden "Erfasst von/am": >= Gedanken und Zitate, die zwischen 30. November iq: >= AND iq: < und 4. März 2009 erfasst wurden. Leer und nicht leer Für die Suche nach leeren bzw. nicht-leeren Feldern verwenden Sie das Ausrufezeichen bzw. das Sternchen:! Ist leer * Ist nicht leer Beispiele: Suchwunsch Eingabe ins Feld Schnellsuche Titel ohne Schlagwörter k:! Titel, deren Titelangaben noch nicht am Original "Am Original geprüft von/am":! geprüft wurden Titel mit einem Erstveröffentlichungsdatum Erstveröffentlichung: * Suchen mit Jokern Wenn Sie in Citavi einen Suchbegriff eingeben, führt Citavi automatisch eine so genannte Rechts- und Linkstrunkierung durch. Es sucht nach allen Wörtern, die identisch mit Ihrem Suchbegriff sind, aber auch nach allen Wörtern, die den Suchbegriff enthalten. Bei der Eingabe von Schule findet Citavi deshalb auch Treffer, die das Wort Schulen oder Primarschulen enthalten. Um die automatische Trunkierung abzuschalten, aktivieren Sie die Option Ganzes Wort. 92

94 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Mit Jokern können Sie zusätzlich eine Binnentrunkierung durchführen. Citavi bietet Ihnen hierfür zwei verschiedene Joker (Trunkierungszeichen) an: das Sternchen * ersetzt in Ihren Suchbegriffen beliebig viele Zeichen: M*er findet Meier, Meter, Maierbacher das Fragezeichen? ersetzt genau ein Zeichen (auch ein Leerzeichen): M?ller findet Müller, Miller M??er findet Meier, Mayer Suchen mit Regulären Ausdrücken Für technisch versierte Anwenderinnen und Anwender unterstützt Citavi die Suche mit so genannten Regulären Ausdrücken (Regex). Eine Einführung in Reguläre Ausdrücke erhalten Sie unter < regexintroduction>. Weiterführende Informationen über Regex erhalten Sie auf: < id=regexinfo>. Bei der Regex-Suche stellen Sie Ihrem Suchbegriff den Kennzeichner RX_ voran. Um beispielsweise nach Meier, Maier, Meyer und Mayer zu suchen, geben Sie ein: RX_M[ae][iy]er Achten Sie darauf, RX_ immer groß zu schreiben, damit es Citavi als Suchbefehl versteht. Sie können Reguläre Ausdrücke in der Schnellsuche und in der Erweiterten Suche einsetzen: Sie können die Standard-Suchsyntax von Citavi mit Regulären Ausdrücken kombinieren. Im folgenden Beispiel wird in Personen-Feldern mit dem Regulären Ausdruck M[ae][iy]er gesucht, in Dokumententyp-Feldern mit dem Standard-Suchbegriff Sammelwerk. Falls Ihr Regulärer Ausdruck Klammern oder Leerzeichen enthält, müssen Sie ihn mitsamt dem Kennzeichner RX_ in Anführungszeichen setzen: 93

95 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren Suchoptionen: Die Option A = a (Groß-/Kleinschreibung beachten) wird bei der Regex-Suche berücksichtigt. Die Optionen Ganzes Wort und ä = ae (Zeichenäquivalenz) werden bei der Regex-Suche hingegen ignoriert. Falls gewünscht, müssen Sie die entsprechenden Bedingungen direkt im Regex-Ausdruck formulieren: RX_\binfo\b findet das ganze Wort info RX_Z(u ü)rich findet Zurich und Zürich. Joker: Die beiden Zeichen? und * haben bei der Regex-Suche ihre normale Regex-Bedeutung, werden also nicht wie bei der Standard-Suche als Jokerzeichen interpretiert Auswahlmöglichkeiten nach einer Suche Über das Menü Suche stehen Ihnen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wählen Sie Aus der Auswahl ausschließen, um alle Titel außer dem aktiven Titel, oder die mit Kringelmarken oder mit Strichmarken versehenen Titel zu sehen, Auswahl umkehren, wenn diejenigen Titel als Auswahl zu sehen, die in der aktuellen Auswahl nicht angezeigt wurden Auswahl aufheben, um wieder alle Titel im Projekt zu sehen Aktionen nach einer Suche Sie können die Suche dazu nutzen, eine Reihe von Aktionen auf mehrere Titel gleichzeitig anzuwenden. So führen Sie mehrere Aktionen in ausgewählten Titeln durch 1. Führen Sie eine Suche durch. 2. Markieren Sie die gewünschten Titel in der Trefferliste. (Mehrere Titel markieren Sie, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie mit der Maus die einzelnen Titel anklicken, mehrere aufeinander folgende Titel markieren Sie, indem Sie den ersten Titel mit der Maus anklicken und bei gedrückter Umschalt-Taste den letzten Titel anklicken.) 3. Klicken Sie auf Weitere Aktionen oder rufen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü auf. 4. Wählen Sie die gewünschte Aktion: z. B. Strich- oder Kringelmarken setzen oder über den Befehl Mehrfach zuweisen/entfernen Kategorien, Schlagwörter oder Aufgaben zuweisen. 94

96 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren 7.2 Sortieren Sortieren in der Liste Die Listenansicht gibt Ihnen eine kompakte Darstellung der Titel Ihres Projekts. In der Grundeinstellung sortiert Citavi Ihre Einträge nach den Kurztiteln. Sie können die Sortierkriterien ändern. So öffnen Sie die Listenansicht der Titel Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf das Icon Listenansicht oder wählen Sie aus dem Menü Listen den Befehl Listenansicht. (Sie können auch die Tastenkombination Strg+L verwenden.) 95

97 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren So ändern Sie die Sortierung innerhalb der Liste 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Sortieren. 2. Wählen Sie aus den folgenden Optionen: 3. Definieren Sie alternativ selbst, in welcher Reihenfolge die Titel erscheinen sollen. Klicken Sie dazu auf den Befehl Benutzerdefiniert. Treffen Sie im sich öffnenden Fenster Titel sortieren Ihre Wahl: Sortieren in der Tabelle So öffnen Sie die Tabellenansicht der Titel Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung auf das Icon Tabellenansicht, um die Tabellenansicht der Titel zu öffnen, oder wählen Sie aus dem Menü Listen den Befehl Tabellenansicht. (Sie können auch die Tastenkombination Strg+T verwenden.) Die Tabellenansicht eignet sich besonders dafür, schnell den Datenbestand numerisch (z. B. nach Jahreszahl der Veröffentlichungen) oder alphabetisch (z. B. nach Autorennamen) zu sortieren. Klicken Sie hierzu einfach auf einen Spaltenkopf. 96

98 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren So ergänzen Sie die Tabellenansicht um weitere Spalten 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Spalten. 2. Um Spalten in der Tabellenansicht hinzuzufügen, markieren Sie in der Rubrik Alle Spalten (linke Fensterhälfte) die entsprechenden Einträge und klicken auf Hinzufügen. Um Spalten aus der Tabellenansicht zu entfernen, markieren Sie in der Rubrik Ausgewählte Spalten (rechte Fensterhälfte) die entsprechenden Einträge und klicken auf Entfernen. Klicken Sie auf OK. 3. Um die Reihenfolge der Spalten in der Tabelle zu ändern, markieren Sie in der Rubrik Ausgewählte Spalten die gewünschte Spalte und klicken Sie auf den passenden Pfeil. Anmerkung: Die Titel der Spalten richten sich nicht nach den Dokumententypen, sondern nach der allgemeingültigen Datenbankstruktur. Der Name Spielberg (Regisseur) steht darum in der Spalte Autor, ebenso wie Edison (Erfinder). 97

99 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren So ändern Sie die Sortierung in der Tabelle Klicken Sie auf die Bezeichnung der Spalte (Spaltenkopf), deren Inhalt Sie alphanumerisch sortieren möchten. Citavi sortiert die Einträge von A nach Z und von 1 aufsteigend. Um die Sortierung umzukehren, klicken Sie erneut auf den Spaltenkopf. Um eine weitere Spalte in die Sortierung mit einzubeziehen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie mit der Maus auf den nächsten Spaltenkopf klicken. Tipp: Sie können in der zuletzt markierten Spalte schnell zu einem Titel springen, indem Sie einfach die ersten Buchstaben eintippen. Haben Sie beispielsweise in der Tabelle nach der Spalte Titel sortiert, tippen Sie man ein, um zum Titel Management unstrukturierter Informationen zu gelangen. 98

100 Im Projekt suchen, auswählen oder sortieren So gruppieren Sie Spalten in der Tabelle Sie können auf einfache Weise Ihre Titel nach unterschiedlichen Kriterien (Spalten) gruppieren, z. B. nach Kategorien, Schlagwörter u. a. 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche auf Gruppieren. 2. Um Spalten für die Gruppierung auszuwählen, markieren Sie in der Rubrik Alle Spalten (linke Fensterhälfte) die entsprechenden Einträge und klicken auf Hinzufügen. Um Spalten aus der Tabellenansicht zu entfernen, markieren Sie in der Rubrik Gruppierte Spalten (rechte Fensterhälfte) die entsprechenden Einträge und klicken auf Entfernen. 3. Klicken Sie auf OK. 99

101 Eine Publikation erstellen 8 Eine Publikation erstellen Das Ziel, mit dem Sie Informationen recherchiert und verarbeitet haben, ist für gewöhnlich eine schriftliche Ausarbeitung oder Darlegung (Seminararbeit, Vortrag, Dissertation etc.). In einer solchen Darlegung (Publikation) präsentieren Sie die Ergebnisse, die Sie bei der Bearbeitung eines Themas, d. h. bei der Untersuchung eines bestimmten Problems, gewonnen haben. Diese Ergebnisse müssen Sie begründen und belegen. Dazu müssen Sie sowohl aus Ihren Quellen zitieren als auch nachweisen, welche Literatur und welche Hilfsmittel Sie zu Rate gezogen haben. Bei einem Manuskript geringeren Umfanges, das nur wenige Zitate und dementsprechend auch eine kleinere Zahl an Literaturnachweisen enthalten soll zum Beispiel ein Exposé, eine Skizze oder eine argumentierende Zusammenfassung, kann es sinnvoll sein, Zitate, Gedanken und Literaturnachweise über die Zwischenablage direkt in Ihre Arbeit einzufügen. (Lesen Sie dazu bitte auch das Kapitel Zitate erfassen, s. S. 70.) Wie Sie eine Literaturliste manuell erstellen, ist im Kapitel Eine einfache Literaturliste erstellen (s. S. 100) erläutert. Für umfangreichere Manuskripte, bei denen immer auch eine größere Menge an Zitaten, Gedanken und Literaturangaben zu bewältigen ist, empfiehlt es sich, den Publikationsassistenten zu Hilfe zu nehmen. Er bietet Ihnen Funktionen, mit deren Hilfe Sie Ihre Materialien in unterschiedlichen Modi überblicken, Zitate, Gedanken und Nachweise in Ihr Manuskript übernehmen, automatisch ein komplettes Literaturverzeichnis erstellen können. 8.1 Eine Literaturliste manuell erstellen Eine Literaturliste ist, anders als ein Literaturverzeichnis (vgl. Eine Publikation mit Word oder Writer erstellen ), eine Zusammenstellung bibliographischer Daten, die Sie kurzfristig erstellen, z.b. um Informationen an Kollegen weiterzugeben, Arbeitsaufträge an Dritte zu erteilen oder eine Gedächtnisstütze für eigene Recherchen in einer Bibliothek zu haben. Eine Literaturliste können Sie manuell erstellen. In Citavi können Sie einer solchen Liste auch weitere Daten wie Standorte, Zitate, Kommentare oder Gliederungsüberschriften hinzufügen Eine einfache Literaturliste erstellen Die einfache Literaturliste enthält lediglich die von Ihnen hierfür ausgewählten bibliographischen Daten. So erstellen Sie eine einfache Literaturliste 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Literaturliste. 2. Wählen Sie die Option Als einfache Literaturliste. 3. Wählen Sie die Option Mit Zwischenüberschriften, wenn die Titel in der Literaturliste gruppiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter, um die Felder auszusuchen, nach denen die Titel gruppiert werden sollen. 4. Wählen Sie In die Zwischenablage kopieren, wenn Sie die Literaturliste zum Beispiel schnell in eine einfügen möchten. Wählen Sie alternativ Speichern, um die Liste als Textdatei zu speichern, oder Drucken, um die Liste sofort auszudrucken. 100

102 Eine Publikation erstellen Eine annotierte Literaturliste erstellen Die annotierte Literaturliste enthält die von Ihnen ausgewählten bibliographischen Daten und beliebige weitere Daten wie z.b. Zitate, Kommentare, Standorte, Schlagwörter etc. So erstellen Sie eine annotierte Literaturliste 1. Klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Literaturliste. 2. Wählen Sie die Option Als annotierte Literaturliste, wenn Sie zusätzlich zu den reinen Titelangaben noch weitere Informationen ausgeben möchten. 3. Wählen Sie die Option Mit Zwischenüberschriften, wenn die Titel in der Literaturliste gruppiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter, um die Felder auszusuchen, nach denen die Titel gruppiert werden sollen. 4. Wählen Sie In die Zwischenablage kopieren, wenn Sie die Literaturliste zum Beispiel schnell in eine einfügen möchten. Wählen Sie alternativ Speichern, um die Liste als Textdatei zu speichern, oder Drucken, um die Liste sofort auszudrucken. 8.2 Eine Publikation mit Word oder Writer erstellen Von einer wissenschaftlichen Publikation wird erwartet, dass sie alle in ihr verwendeten Quellen vollständig, korrekt und in einheitlicher Form nachweist. Dies geschieht im Literaturverzeichnis. Für die Vollständigkeit und Korrektheit ist der Autor verantwortlich; die Einheitlichkeit wird durch die Verwendung eines Zitationsstils hergestellt. Citavi bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Literaturverzeichnis automatisch erstellen zu lassen. Dabei wandelt Citavi Titel-Platzhalter, die Sie zuvor als Stellvertreter für Ihre Nachweise in Ihr Manuskript eingefügt haben, nach Maßgabe des gewählten Zitationsstils in vollständige bibliographische Angaben um. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie der Publikationsassistent dabei unterstützt, Zitate und Gedanken sowie Referenzen in Form von Titel-Platzhaltern in Ihre Publikation einzufügen, wie Sie die Titel-Platzhalter in Ihrer Publikation durch die vollständigen bibliographischen Nachweise ersetzen und ein Literaturverzeichnis auf Basis der in Ihrer Arbeit zitierten Literatur anfügen Die Funktionen des Publikationsassistenten Der Publikationsassistent ist ein Fenster, das Ihnen eine spezielle Ansicht auf den Inhalt eines Citavi-Projekts ermöglicht. Per Doppelklick können Sie aus dem Publikationsassistenten Literaturnachweise (in Form von Titel- Platzhaltern) in Ihre Publikation einfügen. Auf die gleiche Weise können Sie die Zitate (und Gedanken), die Sie in Citavi gesammelt haben, in Ihre Arbeit übernehmen: 101

103 Eine Publikation erstellen Der Titel-Platzhalter Wenn Sie Zitat- und Literaturnachweise mit Hilfe des Publikationsassistenten in Ihr Manuskript einfügen, generiert dieser zuerst Titel-Platzhalter, die er, wenn Sie Ihr Manuskript abgeschlossen haben, in einem zweiten Verfahren in voll formatierte Kurz- und Langnachweise umwandelt. Sobald Sie die Arbeit an Ihrem Manuskript abgeschlossen haben, kann Citavi auf der Basis dieser Titel-Platzhalter automatisch ein komplettes, voll formatiertes Verzeichnis der in Ihrem Manuskript zitierten Literatur (Literaturverzeichnis) erstellen. Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Titel-Platzhaltern ist, dass Nachweise schnell ausgetauscht oder gelöscht werden können, wenn Sie bei der Überarbeitung Ihres Manuskripts Änderungen am Text vornehmen. Ein Titel-Platzhalter besteht aus einer geschweiften Klammer { }, die Textelemente umschließt, die im Kurztitel eines von Ihnen in Citavi aufgenommenen Titeleintrags enthalten sind. Solche Elemente sind in der Regel Nachname des Autors und Erscheinungsjahr bzw. Stichworte aus dem Titel des betreffenden Werkes; es können aber auch andere, dem Titeleintrag in Citavi zugeordnete Elemente sein. So kann zum Beispiel der Titel- Platzhalter für einen Titel wie»luhmann, Niklas: Die Kunst der Gesellschaft. Frankfurt a.m. 1997«folgende Formen haben: {Luhmann 1997}, {Luhmann, Kunst}, {Luhmann #138} oder auch nur {Luhmann}. In letzterem Falle, in dem nur ein Identifikationselement angegeben ist, kann Citavi das geöffnete Citavi-Projekt nach Titeln durchsuchen, in denen das Stichwort <Luhmann> vorkommt. Es zeigt Ihnen dann eine Liste der in Frage kommenden Titel, aus denen Sie den richtigen auswählen. Citavi wandelt daraufhin den Titel-Platzhalter zur eindeutigen Bestimmung um in einen solchen mit zwei Identifikationsmerkmalen: {Luhmann #138}, wobei die Zahl hinter dem Zeichen # die Laufnummer ist, die jeder Titel in einem Citavi-Projekt hat. Diese Laufnummer können auch Sie bei der Formulierung von Titel-Platzhaltern anstelle eines sprachlichen Elementes verwenden. Sie finden die Laufnummer in der Statuszeile im Programmteil Literaturverwaltung. Seitenzahlen fügen Sie mit einem Doppelpunkt an die vorausgehenden Elemente an {Luhmann 1997 #138: 87}. Sie können eine einzelne Seitenzahl (12) oder Seitenzahlbereiche (12-14) verwenden. 102

104 Eine Publikation erstellen Beachten Sie bitte folgende Darstellungsmöglichkeiten: Vor der Formatierung Nach der Formatierung* (vgl. {Müller 2004 #38:12}) (vgl. Müller 2004, S. 12) ({Erpenbeck 2005 #65}{Lloyd 2003 #57}{Mugabushaka 2005 #101}) (Erpenbeck 2005; Lloyd 2003; Mugabushaka 2005) ({Schmidt 1994: 84}, zit. nach {Müller 2003: 14}) (Schmidt 1994, S. 84, zit. nach Müller 2003, S. 14) *) Die Darstellung unterscheidet sich je nach gewähltem Zitationsstil. Mehrfachnachweise einfügen Wenn Sie für eine Argumentation mehrere Titel als Beleg anführen möchten, setzen Sie die Titel-Platzhalter einfach hintereinander: Aus {Luhmann 1993}{Fuchs 1992} wird beim Citavi Basis-Stil (Luhmann 1993; Fuchs 1992). Falls Sie einen solchen Mehrfachnachweis nicht wünschen, fügen Sie zwischen die einzelnen Titel- Platzhalter ein geschütztes Leerzeichen ein,. In Word erzeugen Sie ein geschütztes Leerzeichen, indem Sie gleichzeitig die Tasten Strg+Umschalt+Leertaste drücken. Die Registerkarten Titel und Wissen Wenn Sie im Menü Zitation den Befehl Publikationsassistent wählen, öffnet sich das Arbeitsfenster des Publikationsassistenten. Sie sehen die Registerkarten Titel und Wissen und darüber eine je nach gewählter Registerkarte sich ändernde Leiste mit Menüs und Schaltflächen. Tipp: Wählen Sie aus dem Menü Ansicht des Publikationsassistenten den Befehl Fenster im Vordergrund und andere Citavi-Fenster ausblenden oder klicken Sie auf das Icon mit dem roten Pinn Immer vorne. So können Sie mit Ihrer Textverarbeitung arbeiten und haben das Fenster des Publikationsassistenten trotzdem immer im Vordergrund. Die Registerkarte Titel zeigt Ihnen sämtliche Titel Ihres aktuell geöffneten Projekts. Sie können im Menü Ansicht mit Hilfe der Befehle Nach Kurztiteln, Nach Titeln, Nach Kategorien, Nach Schlagwörtern wählen, ob die Titel in der Langform (vollständige bibliographische Angabe) oder als Kurztitel, und ob die Titel alphabetisch sortiert oder in einer Baumstruktur geordnet nach Kategorien oder Schlagwörtern erscheinen sollen. Im Menü Ansicht können Sie auch festlegen, ob hinter dem Titel zusätzlich dessen Laufnummer angezeigt wird. 103

105 Eine Publikation erstellen Mit Hilfe der Schaltfläche In Word einfügen (oder in Writer bzw. ein LaTeX-Dokument, einzustellen im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein), die Sie links unterhalb der Zeile mit den Menüs sehen, können Sie Text (Titel und Zitate/Gedanken) aus Citavi in ein Dokument Ihrer Textverarbeitung übertragen. Sie können Zitate (zusammen mit dem Titelnachweis) und Gedanken direkt in den Fließtext einfügen. Sie können Citavi aber auch veranlassen, im Fließtext nach dem Einfügen eines Zitats eine Fußnote zu erzeugen und den Titelnachweis in die Fußnote zu stellen. Wenn Sie ein Zitat mit dem zugehörigen Titelnachweis bzw. den Gedankentext in die Fußnote einfügen möchten, erzeugen Sie zuerst in der Textverarbeitung die Fußnote (Tastenkombination für Word: Strg+Alt+F) und fügen Sie dann mit dem Befehl Direkt in [Textverarbeitung] einfügen die gewünschten Einträge in die Fußnote ein. Mit Hilfe der Schaltfläche In Word einfügen (oder in Writer bzw. ein LaTeX-Dokument), die Sie links unterhalb der Zeile mit den Menüs sehen, können Sie Text (Titel und Zitate/Gedanken) aus Citavi in ein Dokument Ihrer Textverarbeitung (Manuskript) übertragen. Die Einträge können direkt in den Fließtext erfolgen. Alternativ können Sie Citavi auch veranlassen, eine Fußnote zu erstellen und den Eintrag dort einzufügen. Hinweis: Bevor Sie Text aus Citavi in ein fremdes Dokument übertragen können, müssen Sie in diesem Dokument die Einfügemarke an die Stelle gesetzt haben, an der der Text eingefügt werden soll. Durch Rechtsklick auf einen Eintrag öffnen Sie das Kontextmenü. Dort finden Sie weitere Befehle, u. a. den Befehl Titel anzeigen, der die Karteikarten-Ansicht des Programmteils Literaturverwaltung aufruft, und den Befehl Anordnen (s. o.), die Befehle, mit denen Sie die eingangs beschriebenen Ansichten herstellen können Um schnell zu einem bestimmten Titel zu springen, geben Sie die ersten Buchstaben in das Feld Auswählen ein. Wenn Sie auf die durchgestrichene Lupe hinter dem Auswählen-Feld klicken, werden wieder alle Titel angezeigt. Die Registerkarte Wissen zeigt Ihnen die Zitate und Gedanken des aktuell geöffneten Projekts. Sie können im Menü Ansicht mit Hilfe der Befehle Nach Kerngedanken, Nach Titeln, Nach Kategorien wählen, ob in der Registerkarte die Zitate und Gedanken nach Kerngedanken oder nach Titeln alphabetisch sortiert oder ob die Zitate und Gedanken nach Kategorien sortiert und innerhalb der Kategorien in der Reihenfolge erscheinen sollen, wie Sie diese im Programmteil Wissensorganisation festgelegt haben. (Lesen Sie dazu auch das Kapitel Zitate und Gedanken ordnen, s. S. 76.) 104

106 Eine Publikation erstellen Auch hier gilt: Bevor Sie Text aus Citavi in ein fremdes Dokument übertragen können, müssen Sie in diesem Dokument die Einfügemarke an die Stelle gesetzt haben, an der der Text eingefügt werden soll. So fügen Sie ein Zitat in ein Textdokument ein 1. Öffnen Sie in Citavi das Projekt, dessen Inhalte Sie für Ihre Publikation benötigen. 2. Wählen Sie aus dem Menü Zitation den Befehl Publikationsassistent (oder drücken Sie F7) und wechseln Sie auf die Registerkarte Wissen. Wenn Sie auf die rote Pinnnadel klicken, legt sich das Fenster des Publikationsassistenten über alle anderen Anwendungen. 3. Wechseln Sie zu Ihrem Textdokument und setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Zitat eingefügt werden soll. (Das kann auch eine Fußnote sein.) 4. Wechseln Sie zurück zum Publikationsassistenten und markieren Sie den gewünschten Eintrag. 5. Klicken Sie auf Direkt in Word einfügen, wenn Sie das Zitat (mit Seitenzahl) und zugehörigem Titel- Platzhalter in den laufenden Text Ihres Manuskripts stellen wollen. Klicken Sie auf Direkt als Word-Fußnote einfügen, wenn der Titel-Platzhalter als Fußnote eingefügt werden soll. Wenn Sie weitere Formatierungselemente anbringen wollen, wählen Sie Mit Optionen kopieren/einfügen und treffen Sie Ihre Zuweisungen in dem sich öffnenden Dialogfenster. Sie erreichen diese Befehle alle auch über das Kontextmenü. Sie können ein Zitat oder einen Gedanken auch per Doppelklick in Ihren Text einfügen, sofern Sie dies entsprechend eingestellt haben (Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein > Publikationsassistent). Wenn Sie anstelle des vollen Zitattextes nur den Titelplatzhalter in Ihre Publikation einfügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Wissen und wählen Sie aus dem Menü Zitation den Befehl Nur Titelplatzhalter. Wenn Sie zusätzlich zum Zitat auch die von Ihnen verwendete Kernaussage einfügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Wissen und wählen Sie aus dem Menü Zitation den Befehl Kernaussage einschließen. Behandlung von Bildzitaten Bildzitate werden in der Standardeinstellung von Citavi in das Textdokument eingebettet. Bei vielen oder sehr großen Bildern kann es sinnvoll sein, die Bilder lediglich zu verknüpfen. In diesem Fall enthält Ihr Textdokument lediglich den Pfadnamen zur Originaldatei anstelle der eigentlichen Grafik. Dies spart viel Speicherplatz und erleichtert die Aktualisierung der Originalgrafiken. 105

107 Eine Publikation erstellen Sie können in Citavi Extras > Projektübergreifende Optionen > Formatierung > Bilder beim Export einbetten einstellen, ob Bildzitate bzw. Bildgedanken eingebettet oder verknüpft werden sollen. Citavi unterstützt die Option Einbetten bei folgenden Bildformaten: bmp, tif (unkomprimiert und LZWkomprimiert), jpg, gif, png, emf und wmf. So fügen Sie einen Titel-Platzhalter in ein Textdokument ein 1. Öffnen Sie in Citavi das Projekt, dessen Inhalte Sie für Ihre Publikation benötigen. 2. Wählen Sie aus dem Menü Zitation den Befehl Publikationsassistent (oder drücken Sie F7) und wechseln Sie auf die Registerkarte Titel. 3. Wechseln Sie zu Ihrem Textdokument und setzen Sie die Einfügemarke an die Textstelle, an der der Titel- Platzhalter eingefügt werden soll. 4. Wenn Sie den Titel-Platzhalter in den Text Ihres Manuskripts einfügen wollen, klicken Sie auf Direkt in Word einfügen. Wenn Sie ihn als Fußnote einfügen wollen, klicken Sie auf Direkt als Word-Fußnote einfügen. Wenn Sie weitere Formatierungselemente anbringen wollen, klicken Sie auf Mit Optionen kopieren/einfügen und treffen Sie Ihre Zuweisungen in dem sich öffnenden Dialogfenster. Sie erreichen diese Befehle alle auch über das Kontextmenü. Sie können einen Titel-Platzhalter auch per Doppelklick in Ihren Text einfügen, sofern Sie dies entsprechend eingestellt haben (Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein > Publikationsassistent). Anmerkung: Wenn Sie in Ihrem Manuskript auf ein Werk Bezug nehmen, ohne direkt aus ihm zu zitieren, also in eigenen Worten Textstellen referieren oder resümieren (Paraphrase und/oder indirektes Zitat), müssen Sie gleichwohl den Fundort (bibliographischer Nachweis des Titels und Angabe der in Frage kommenden Seitenzahlen) nennen. Dazu fügen Sie ebenfalls einen Titel-Platzhalter in Ihr Manuskript ein. Er wird von Citavi später in einen korrekten Nachweis umgewandelt. So wird aus (vgl. {Müller 1997 #84: 13-14}) der Eintrag (vgl. Müller 1997, S ) Zusätzliche Optionen für Titel-Platzhalter Die Formatierung der Referenzen wird vom gewählten Zitationsstil gesteuert. Sie können die Formatierung aber durch eine Reihe von Optionen weiter beeinflussen. Zu diesem Optionen-Dialog gelangen Sie direkt aus Citavi heraus: Menü Zitation > Zitieren mit Titel-Platzhalter > Mit Optionen kopieren/einfügen oder Tastaturkürzel Alt+Umschalt+C. Alternativ können Sie den Dialog vom Publikationsassistenten aus erreichen: Menü Zitation > Mit Optionen kopieren/einfügen oder Tastaturkürzel Strg+Umschalt+C. 106

108 Eine Publikation erstellen /bibcit Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit auch in einer Fußnote* oder im Anschluss an ein Zitat* eine Referenz im Stil des Literaturverzeichnisses erzwingen. Beispiel: {Luhmann 1997 /bibcit} wird umgewandelt in: Luhmann, Niklas: Die Kunst der Gesellschaft. Frankfurt 1997 /textcit Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit auch in einer Fußnote einen Eintrag in Form eines Kurznachweises im Text erzwingen. Der Sinn dieses Schalters liegt vor allem bei wiederholten Zitationen. Folgendes Beispiel soll dies veranschaulichen: Luhmann {Luhmann 1993 /yearonly} beschreibt unsere Gesellschaften als soziale Systeme. Siehe dazu folgende Grafik: <Grafik> {Luhmann 1993 /textcit} Wenn der Zitationsstil festlegt, dass bei wiederholter Nennung eines Titels ein ebd. gesetzt werden muss, würde die Legende nach der Grafik nur ebd. beinhalten. Möchten Sie stattdessen die ganze Zitation erzwingen, unabhängig davon, ob der Titel wiederholt wird oder nicht, verwenden Sie den Schalter /textcit. Beispiel: {Luhmann 1997: 27 /textcit} wird umgewandelt in: (Luhmann 1997, S. 27) /footcit Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit auch im Anschluss an ein Zitat einen Eintrag erzwingen, wie er eigentlich für Fußnoten vorgesehen ist. Beispiel: {Luhmann 1997: 27 /footcit} wird umgewandelt in: Lehmann 1997, S. 27 /persononly Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit im Fließtext auf Personennamen verweisen, ohne das vollständige Werk zu nennen. Dieses erscheint trotzdem im Literaturverzeichnis. Beispiel: {Luhmann 1997 /persononly} wird umgewandelt in»wie Luhmann in seinem viel beachteten Werk ausführte «. Im Literaturverzeichnis erscheint der vollständige bibliographische Nachweis. /yearonly Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit im Fließtext Publikationen aus mehreren Jahren nennen. Beispiel:»Die beiden bedeutsamsten Werke Luhmanns erschienen {Luhmann 1997 /yearonly} und {Luhmann 1999 /yearonly}«. Die Titel-Platzhalter werden umgewandelt in:»die beiden bedeutsamsten Werke Luhmanns erschienen 1997 und 1999«. Im Literaturverzeichnis erscheinen beide Werke mit vollständigem Nachweis. /nopar Bedeutung: Einige Zitationsstile schreiben vor, dass Kurzverweise im Text in Klammern erscheinen sollen. Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Klammern am Anfang und Ende der Referenz unterdrücken. Beispiel:»Nach {Luhmann 1997 /nopar} bedeutet dies, «wird umgewandelt in»nach Luhmann 1997 bedeutet dies, «. Anmerkung: Citavi erkennt automatisch, dass eine Zitation bereits in Klammern steht und lässt die Zitations- Klammern in diesem Falle weg. Aus (siehe auch {Luhmann 1993}) macht Citavi nicht (siehe auch (Luhmann 1993)), sondern (siehe auch Luhmann 1993). Die Option /nopar ist für solche Fälle also nicht nötig. Es gibt keine Option zum Hinzufügen von Klammern, denn die Klammersetzung wird vom Zitationsstil bestimmt. 107

109 Eine Publikation erstellen /nobib Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit den Titel in den Fließtext einfügen, ohne dass dieser im Literaturverzeichnis erscheint. Beispiel:»Nach {Luhmann 1997 /nobib} bedeutet dies, «wird umgewandelt in»nach Luhmann 1997 bedeutet dies, «. Das zitierte Buch erscheint aber nicht im Literaturverzeichnis. /bibonly Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit den Titel im Literaturverzeichnis erscheinen lassen, ohne dass er im Fließtext genannt ist. Beispiel:»Dieser Ansatz wurde von seinen Schülern fortgeführt. {Fuchs 2001 /bibonly} {Baecker 2005 /bibonly}«/page Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen als Paragraphen formatieren. /pagecol Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen als Spaltennummern formatieren. /pagemargin Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen als Randnummern formatieren. /pageother Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen so formatieren, wie dies im Zitationsstil für Andere Zahlen definiert wurde. /pageroman Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen als kleine römische Zahlen formatieren. /pageromanuc Bedeutung: Sie können mit dieser Wahlmöglichkeit Zahlen als große römische Zahlen formatieren. *) Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Die Funktionen des Zitationsstil-Editors (s. S. 119). Verschiedene Optionen kombinieren Der Publikationsassistent von Citavi verhindert unlogische Kombinationen. Er kann aber nicht verhindern, dass solche Kombinationen manuell im Dokument eingesetzt werden. In diesem Fall verfügt Citavi über interne Regeln, welche Optionen im Konfliktfall gewinnen und welche verlieren. /persononly und /yearonly können nicht kombiniert werden. Im Konfliktfall gewinnt /persononly. /persononly und /nopar sind zulässig; aus (Luhmann 1993: 234 /persononly /nopar) wird Luhmann, S. 234 /yearonly und /nopar sind zulässig; aus (Luhmann 1993: 234 /yearonly /nopar) wird 1993, S. 234 ; /persononly bzw. /yearonly können nicht mit /textcit kombiniert werden. /textcit gibt den ausdrücklichen Befehl, den Kurznachweis im Text zu erzwingen; somit sind die beiden anderen Schalter sinnlos und werden unterdrückt. 108

110 Eine Publikation erstellen Die Titel-Platzhalter automatisch umwandeln Ist Ihr Manuskript abgeschlossen und haben Sie Titel-Platzhalter, wie oben beschrieben, verwendet, können Sie Citavi mit Hilfe des Publikationsassistenten anweisen, für Sie ein vollständiges Literaturverzeichnis zu erstellen, das alle im Manuskript verwendeten Titel enthält. Citavi formatiert dieses Literaturverzeichnis in dem von Ihnen gewählten Zitationsstil. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zuerst Ihr Manuskript bzw. die einzelnen Dateien des Manuskripts an Citavi übergeben. Wie dies geschieht und wie Sie den Publikationsassistenten dabei einsetzen, lesen Sie im Kapitel Ein Literaturverzeichnis automatisch erstellen (S. 109). Wenn Citavi Ihr Textdokument nach geschweiften Klammern durchsucht, stellt es anhand folgender Kriterien fest, ob es sich um einen Titel-Platzhalter handelt: 1. Stehen Wörter aus dem Kurztitel innerhalb der geschweiften Klammern? Wörter aus dem Kurztitel sind üblicherweise Autor und Jahr, im Prinzip können Sie für Ihre vorläufigen Zitationen jedes beliebige Wort des Kurztitels verwenden. 2. Steht eine Citavi-Laufnummer innerhalb der geschweiften Klammern? Jeder Titel in einem Citavi-Projekt hat eine Laufnummer, die Sie in der Statuszeile im Programmteil Literaturverwaltung an letzter Position finden: Die Titellaufnummer hat die Form >#Zahl<. Findet sich in einer geschweiften Klammer die Laufnummer, wird sie als alleinige Angabe verwendet, um die vollständige Referenz in Ihrem Citavi-Projekt zu identifizieren. In diesem Fall werden also die Kurztitel-Wörter ignoriert. Das hat den Vorteil, dass Citavi auch dann den korrekten Titel findet, wenn Sie den Kurztitel in Ihrem Projekt ändern. Diese Funktion kann aber auch von Nachteil sein und zwar immer dann, wenn Sie, parallel zum Verfassen Ihrer Publikation, häufiger Titel von einem Projekt in ein anderes Projekt verschieben. Dann ändern sich nämlich die Laufnummern der jeweiligen Titel, und Citavi würde beim Formatieren falsche Zuordnungen vornehmen. Sie können darum schon vor dem Erstellen einer Publikation festlegen, dass Citavi keine Laufnummern in die Titel-Platzhalter einfügt. Deaktivieren Sie hierzu die Option Laufnummer einsetzen im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein > Publikationsassistent. Alternativ hierzu können Sie vor dem Formatieren Ihrer Publikation (s. Kapitel 8.2.4) Citavi anweisen, die Laufnummern zu ignorieren. Den Befehl Laufnummern beim Formatieren ignorieren finden Sie, sobald Sie eine Publikation formatieren, im dann erscheinenden Menü Formatierung. 3. Steht ein Doppelpunkt gefolgt von Seitenzahlen innerhalb der geschweiften Klammern? Seitenangaben (aber auch Spalten-, Rand- oder Paragraphennummern) werden mit einem Doppelpunkt an die Titelelemente oder die Laufnummer angeschlossen und können als einfache Zahl (12) oder als Zahlenbereich (12-14) angegeben werden. Anmerkung: Wenn Sie Formulierungen wie vgl., s. a. oder ähnliches verwenden, müssen diese Texte außerhalb des Titel-Platzhalters stehen, also:» damit ist der Beweis erbracht. (Vgl. auch {Luhmann 1997}).«8.2.4 Ein Literaturverzeichnis automatisch erstellen Damit Citavi das Literaturverzeichnis zu Ihrem Manuskript erstellen kann, müssen Sie das abgeschlossene Textdokument zuerst aus Ihrer Textverarbeitung heraus speichern und das gespeicherte Dokument an Citavi übergeben. Citavi kann Textdokumente aus Microsoft Word (ab Word) und OpenOffice.org Writer (ab OpenOffice.org 3) lesen. Benutzen Sie hierfür die Funktion Publikation formatieren. Mit ihrer Hilfe können Sie auch mehrere Textdokumente an Citavi zur bibliographischen Bearbeitung übergeben. Das ist insbesondere 109

111 Eine Publikation erstellen dann nützlich, wenn Sie, was bei größeren Arbeiten die Regel ist, den gesamten Text in mehrere Dokumente aufgeteilt haben. So übergeben Sie ein Dokument an Citavi 1. Stellen Sie sicher, dass das betreffende Textdokument nicht in Microsoft Word oder OpenOffice.org Writer geöffnet ist. 2. Wählen Sie in Citavi im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Zitation den Befehl Publikation formatieren. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen und wählen Sie im Öffnen-Dialogfenster das betreffende Dokument aus. Citavi scannt dieses nach Titel-Platzhaltern. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Dokumente in der Liste erscheinen. Tipp: Das Einlesen des Dokuments (s. Schritt 3) können Sie im Falle von Microsoft Word beschleunigen, wenn Sie das Dokument in Word über die Funktion Speichern unter im Rich Text Format (RTF) speichern und dann die RTF-Datei über die Schaltfläche Dokument hinzufügen an Citavi übergeben. Nach dem Scannen des Dokuments zeigt Ihnen Citavi in einer Übersicht alle verwendeten Titel-Platzhalter an. Falls Citavi für einen Titel-Platzhalter keine eindeutige Entsprechung in Ihrem Citavi-Projekt findet (im folgenden Beispiel Berelson ), weist Citavi Sie durch eine rote Markierung auf die problematische Stelle hin: So korrigieren Sie fehlerhafte Titel-Platzhalter 1. Klicken Sie auf den rot markierten Titel-Platzhalter. (Im Vorschaufenster sehen Sie den Titel-Platzhalter im Kontext Ihres Dokuments.) 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Titel zuordnen 3. Citavi öffnet ein Suchfenster. Wählen Sie mit Hilfe der Schnellsuche den richtigen Titel aus und klicken Sie auf OK. 4. Citavi korrigiert den Eintrag. 110

112 Eine Publikation erstellen So erstellen Sie automatisch ein Literaturverzeichnis Nachdem Sie fehlerhafte Titel-Platzhalter korrigiert haben, können Sie die eigentliche Formatierung durchführen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Jetzt formatieren Citavi wird dann die Titel-Platzhalter durch die gemäß Zitationsstil formatierte Referenz ersetzen. Den Zitationsstil können Sie wechseln, wenn Sie im Textfeld Zitationsstil durch Klick auf den blau unterlegten Pfeil einen anderen Stil wählen; anhand der Titel-Platzhalter das Literaturverzeichnis erstellen (das Literaturverzeichnis wird an das Ende des letzten Dokuments angefügt, das Sie an Citavi übergeben haben); Ihr Dokument (z. B. Dissertation.doc) unter einem neuen Namen speichern und dem Dokumentennamen den Namen des Zitationsstils anhängen (zum Beispiel Dissertation APA 5th ed.doc). Wie Sie selbst einen Zitationsstil definieren, erfahren Sie im Kapitel Zitationsstile selbst erstellen (s. S. 119). Dort beschreiben wir auch, wie Sie das Layout des Literaturverzeichnisses formatieren können. Tipp: Sie können die in Ihrer Publikation zitierten Titel schnell als Auswahl anzeigen lassen. Wählen Sie dazu im Fenster Publikation formatieren aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Zitierte Titel als Auswahl anzeigen. 8.3 Eine Publikation in TeX erstellen Citavi unterstützt Sie, wenn Sie Ihre Publikationen mit TeX, ein von Donald E. Knuth entwickeltes Textsatzsystem, erstellen. Dabei nutzen Sie das BibTeX-Konzept: Sie schreiben Ihre Publikation mit einem TeX-Editor, fügen an den entscheidenden Stellen Hinweise (BibTeX Keys) auf die verwendete Literatur ein und erstellen zum Abschluss aus der TeX-Datei (Ihre Ausführungen) und der BibTeX-Datei (die von Ihnen zitierte Literatur) das fertig formatierte Dokument. Die Formatierung der Titelnachweise und des Literaturverzeichnisses wird vom gewählten TeX-Paket bestimmt. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie BibTeX Keys erzeugen, eine BibTeX-Datei erzeugen, den Publikationsassistenten zusammen mit einem TeX-Editor verwenden und Formeln in Zitate einfügen. Wichtig: Um die nachfolgenden Funktionen nutzen zu können, müssen Sie zuvor im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option TeX-Unterstützung aktivieren. 111

113 Eine Publikation erstellen BibTeX Keys erzeugen Ein BibTeX Key ist ein eindeutiger Verweis auf einen Titel in einer BibTeX-Datei. Wenn Sie ein TeX-Dokument erstellen und eine Quelle zitieren, fügen Sie in der TeX-Datei an der betreffenden Stelle einen BibTeX Key ein. Bei der späteren Übersetzung Ihres Dokuments findet Ihr TeX-Editor anhand des BibTeX Keys in der BibTeX-Datei die für den korrekten Nachweis benötigten bibliographischen Daten. Beispiel In Ihrer BibTeX-Datei gibt es folgenden author = {Andretta, Susie}, year = {2005}, title = {Information literacy}, publisher = {Chandos}, address = {Oxford}, } Sie zitieren das Buch in Ihrem TeX-Dokument: \cite{andretta.2005} Nach der Übersetzung Ihres TeX-Dokuments erscheint im Literaturverzeichnis der Eintrag, der beispielsweise so formatiert ist: Andretta, Susie (2005): Information literacy. Oxford: Chandos. So erzeugen Sie einen BibTeX Key in Citavi 1. Aktivieren Sie im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option TeX- Unterstützung. 2. Wechseln Sie zum gewünschten Titel und klicken Sie auf der Karteikarte Titelangaben auf den Zauberstab neben dem Feld BibTeX Key: 3. Citavi erstellt automatisch den BibTeX Key. Sie können den Vorschlag manuell ändern. So ändern Sie das Schema für die Erzeugung von BibTeX Keys 1. Klicken Sie im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein auf den Link Anpassen. (Dieser wird nur angezeigt, wenn Sie die Option TeX-Unterstützung aktiviert haben.) 2. Um die Grundeinstellung für alle Dokumententypen zu ändern, klicken Sie auf den Link Standard. 112

114 Eine Publikation erstellen 3. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. Sie können z. B. die Darstellung der Namen, des Datums oder die Interpunktion zwischen diesen Elementen definieren. Wenn Sie wünschen, dass eine Interpunktion zwischen zwei Elementen wegfallen soll, wenn ein Element keine Daten enthält, geben Sie das Nicht- Zeichen (über den Ziffernblock Ihrer Tastatur zu erreichen mittels Alt+0172) und dann die Interpunktion ein. Dieses Zeichen sorgt dafür, dass der nachfolgende Text wegfallen kann, wenn das nachfolgende Element keinen Text enthält. 4. Falls Sie für einzelne Dokumententypen Ausnahmen definieren möchten, klicken Sie auf den Link Vorlage für weiteren Dokumententyp hinzufügen und nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. 5. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, fragt Citavi Sie, ob bei den vorhandenen Titeln der BibTeX Key geändert werden soll. Anmerkung: Citavi aktualisiert vorhandene BibTeX Keys nicht automatisch. So ist sichergestellt, dass die in Ihrem TeX-Dokument bereits verwendeten BibTeX Keys weiterhin gefunden werden Eine BibTeX Datei erzeugen Citavi bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, eine BibTeX Datei zu erzeugen: manuell: Sie exportieren ausgewählte Dateien im BibTeX-Format automatisch: Sie lassen Citavi ein TeX-Dokument nach BibTeX Keys durchsuchen und Citavi erstellt selbstständig die BibTeX Datei. So erzeugen Sie manuell eine BibTeX Datei 1. Treffen Sie eine Auswahl von Titeln in Ihrem Citavi-Projekt. 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren. 3. Wählen Sie als Zielformat In eine BibTeX-Datei. 4. Wählen Sie eine der verfügbaren Exportdefinitionen: entweder den Standardexport oder eine für bestimmte TeX Packages (z. B. jurabib) angepasstes BibTeX-Format. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen und legen Sie einen Speicherort und -namen fest. 6. Klicken Sie auf Fertigstellen. Citavi erstellt eine BibTeX Datei am gewünschten Ort. 113

115 Eine Publikation erstellen So erzeugen Sie automatisch eine BibTeX Datei Voraussetzung für die automatische Erzeugung einer BibTeX-Datei ist, dass die BibTeX Keys in der TeX-Datei sich in der gleichen Form auch im Citavi-Projekt befinden. Am vorteilhaftesten ist es für Sie, wenn Sie den Publikationsassistenten von Citavi nutzen, um BibTeX Keys in Ihre TeX-Dokumente einzufügen. Details hierzu finden Sie im Kapitel Den Publikationsassistenten mit TeX verwenden (s. S. 115). 1. Stellen Sie sicher, dass unter Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option TeX- Unterstützung aktiviert ist. 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Zitation den Befehl Automatischer BibTeX-Export. 3. Wählen Sie mit dem Befehl Dokumente auswählen die gewünschte TeX-Datei aus. 4. Citavi durchsucht die TeX-Datei nach BibTeX-Keys und informiert Sie über mögliche Probleme: Für einen BibTeX Key im TeX-Dokument gibt es keinen entsprechenden Titel im Citavi-Projekt. Tragen Sie den Titel in Ihrem Citavi-Projekt nach. Ein BibTeX-Eintrag ist unvollständig. Ergänzen Sie die fehlenden Informationen bei dem entsprechenden Titel in Ihrem Citavi-Projekt. 5. Wählen Sie die gewünschte Exportdefinition und klicken Sie auf Jetzt erstellen. Citavi erzeugt eine BibTeX- Datei. So erstellen Sie eine neue BibTeX Exportdefinition Neben dem Standardformat stehen Ihnen weitere, bereits definierte Exportformate zur Verfügung, die auf den Einsatz mit unterschiedlichen TeX-Packages ausgelegt sind, unter anderem jurabib und natbib. Sie können ein eigenes Exportformat definieren: 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren. 2. Wählen Sie, welche Titel Sie exportieren möchten. 3. Wählen Sie als Exportziel In eine BibTeX-Datei. 4. Aktivieren Sie die Option Exportdefinition anpassen. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Speicherort und -namen für die zu erstellende BibTeX Datei festzulegen. 6. Klicken Sie auf Weiter. Verändern Sie auf Wunsch die Zuordnung der Citavi-Dokumententypen zu den BibTeX-Eintragstypen. 7. Klicken Sie auf Weiter. Verändern Sie auf Wunsch die Zuordnung der Citavi-Felder zu den BibTeX-Feldtypen. Um festzulegen, ob ein Feld ausgefüllt werden muss, klicken Sie auf den Kreis hinter dem jeweiligen Feld, so dass dessen Fläche gefüllt ist. 8. Klicken Sie auf Weiter. Legen Sie weitere Exportoptionen fest. 9. Klicken Sie auf Weiter. Benennen Sie die Exportdefinition und ergänzen Sie ggf. eine kurze Beschreibung. Klicken Sie auf Fertigstellen. Tipp: Gelegentlich benötigen Sie nur einen einzigen Titel im BibTeX Format, z. B. um den Titel in ein Online- Formular einzutragen. In solchen Fällen klicken Sie im Programmteil Literaturverwaltung mit der rechten Maustaste in das Vorschaufeld und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Formatiert kopieren. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster BibTeX; Citavi legt den jeweiligen Titel im zuletzt gewählten BibTeX-Exportformat in die Windows-Zwischenablage. 114

116 Eine Publikation erstellen Den Publikationsassistenten mit TeX verwenden Der Publikationsassistent von Citavi arbeitet mit mehreren TeX-Editoren zusammen: LEd LyX TeXnicCenter TeXMaker WinShell WinTeX WinEdt So wählen Sie Ihren TeX-Editor in Citavi 1. Aktivieren Sie im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option TeX- Unterstützung. 2. Wählen Sie im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein im Bereich Publikationsassistent > Standard-Textverarbeitung den von Ihnen verwendeten Editor. 3. Passen Sie ggf. das Cite-Kommando an das TeX-Package an, das Sie verwenden. 4. Passen Sie ggf. das Quote-Kommando an das TeX-Package an, das Sie verwenden. 5. Wählen Sie im Feld LaTeX-Projektordner das Verzeichnis, in dem Sie Ihre TeX-Projekte speichern. So nutzen Sie den Publikationsassistenten zusammen mit TeX Der Publikationsassistent ist ein Fenster, das Ihnen eine spezielle Ansicht auf den Inhalt eines Citavi-Projekts ermöglicht. Per Doppelklick können Sie aus dem Publikationsassistenten Literaturnachweise in Form von Titel- Platzhaltern in Ihre Publikation einfügen. Auf die gleiche Weise können Sie die Zitate und Gedanken, die Sie in Citavi gesammelt haben, in Ihre Arbeit übernehmen. Sie müssen dazu die entsprechenden Einstellungen in den Projektübergreifenden Optionen > Allgemein, Bereich Publikationsassistent, vorgenommen haben. 1. Öffnen Sie in Citavi das Projekt, dessen Inhalte Sie für Ihre Publikation benötigen. 2. Wählen Sie aus dem Menü Zitation den Befehl Publikationsassistent (oder drücken Sie F7) und wechseln Sie auf die Registerkarte Wissen. Wenn Sie auf die rote Pinnnadel klicken, legt sich das Fenster des Publikationsassistenten über alle anderen Anwendungen. 3. Wechseln Sie zu Ihrem TeX-Dokument und setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Zitat eingefügt werden soll. 4. Wechseln Sie zurück zum Publikationsassistenten und markieren Sie den gewünschten Eintrag. 5. Klicken Sie auf das Icon Direkt in LEd einfügen (der angezeigte Editor-Name richtet sich nach Ihrer Auswahl, s. o.), wenn Sie das Zitat (mit Seitenzahl) samt Kommando und BibTeX Key in den Text Ihres Manuskripts stellen wollen. Klicken Sie auf das Icon Direkt als LEd-Fußnote einfügen, wenn das Kommando und der 115

117 Eine Publikation erstellen BibTeX Key als Fußnote eingefügt werden soll. Sie erreichen diese Befehle alle auch über das Kontextmenü. Sie können ein Zitat oder einen Gedanken auch per Doppelklick in Ihren Text einfügen, sofern Sie dies in den Projektübergreifenden Optionen von Citavi entsprechend eingestellt haben. 6. Wenn Sie Ihre Arbeit am TeX-Dokument fertiggestellt haben, lassen Sie Citavi die TeX-Datei nach BibTeX Keys durchsuchen und automatisch eine BibTeX-Datei erzeugen Formeln in Zitate einfügen Citavi verfügt über einen integrierten Formel-Editor. Der Formel-Editor arbeitet rein textbasiert. Auf diese Weise lassen sich die mit Citavi erstellten Formeln in TeX-Dokumenten verwenden. So erstellen Sie eine Formel 1. Erstellen oder öffnen Sie einen Gedanken oder ein Zitat. 2. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Formel. 3. Wählen Sie die Formelbestandteile aus den Menüs oder klicken Sie auf Eingabehilfe einblenden. 4. Klicken Sie auf Vorschau, um Ihre Formel zu prüfen. 5. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen. Citavi fügt ein Vorschaubild im entsprechenden Zitat oder Gedanken ein: 6. Um die Formel wieder zu editieren, führen Sie einen Doppelklick auf das Vorschaubild aus. Wenn Sie die Formel in ein TeX-Dokument einfügen, verwandelt Citavi das Bild in die Textvariante der Formel. 116

118 Zitationsstile auswählen oder erstellen 9 Zitationsstile auswählen oder erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die in Citavi vorhandenen Zitationsstile, wie Sie einen neuen Stil zur Formatierung Ihres Literaturverzeichnisses und der Kurznachweise in den Fußnoten und im Text erstellen. Für dieses Kapitel sollten Sie bibliographische Grundkenntnisse, etwas Erfahrung in der Technik des wissenschaftlichen Arbeitens und Geduld mitbringen. Sie werden im Folgenden häufig auf die Begriffe Bibliographie und Literaturverzeichnis stoßen. Diese Begriffe sind nicht genau voneinander abgegrenzt. Sie werden häufig wie Synonyme gebraucht. Gleichwohl ist es, für Zwecke der Eindeutigkeit und Klarheit, sinnvoll, terminologisch zu unterscheiden zwischen Bibliographie im Sinne einer (wissenschaftlichen) Publikationsform, die (in der Regel) ausschließlich bibliographische Angaben enthält. Es handelt sich um Nachschlagewerke, die unter anderem als Allgemeine Bibliographien und als Fachbibliographien vorliegen; und Literaturverzeichnis im Sinne eines (in der Regel alphabetisch geordneten) Quellennachweises. Es erscheint am Ende einer schriftlichen Arbeit und enthält alle Titel, auf die in der Arbeit direkt oder indirekt Bezug genommen wurde. Wenn weiter unten der Begriff Bibliographie auftaucht, ist immer die Erstellung einer vollständigen bibliographischen Angabe gemeint (abhängig von den Anforderungen des gewählten Zitationsstils), so wie sie in einem eben definierten Nachschlagewerk Bibliographie erscheinen könnte und wie sie im Literaturverzeichnis Ihrer Arbeit erscheinen sollte. 9.1 Zur Verwendung von Zitationsstilen In einem Manuskript müssen die bibliographischen Nachweise im Literaturverzeichnis (Bibliographie) und im Text einheitlich formatiert sein. Sie müssen also, bevor Sie Ihr Manuskript beginnen, einen Zitationsstil festlegen. Damit die Zitationsstile korrekt angewendet werden können, ist es eine zwingende Voraussetzung, dass Sie die bibliographischen Daten in Citavi strukturiert und möglichst vollständig erfassen. Am Beispiel der Verfassernamen wird das Prinzip deutlich: Ein Buch sei von den Autoren Maria Garcia, Susan Miller und Peter Thomas Smith publiziert worden. In Citavi erfassen Sie die Namen wie folgt: Garcia, Maria; Miller, Susan; Smith, Peter Thomas. (Die kurzen Hilfetexte in der Eingabemaske erläutern bei jedem Feld, in welcher Weise Sie die Daten eingeben müssen.) In Ihrer Publikation zitieren Sie das Buch mit Hilfe des Publikationsassistenten von Citavi. Dieser fügt an der betreffenden Stelle den Titel-Platzhalter ein: {Garcia 2004}. Nachdem Sie Ihre Publikation abgeschlossen haben, lassen Sie das Dokument von Citavi formatieren. Citavi durchsucht das Dokument nach den Titel-Platzhaltern und ersetzt diese nach den Vorgaben, die der Zitationsstil macht. Im Fließtext steht dann beispielsweise diese Argumentation findet man auch bei Garcia et al Abschließend prüft Citavi, welche Titel Sie in Ihrem Textdokument zitiert haben und erstellt daraus das Literaturverzeichnis. Auch hier bestimmt erneut der von Ihnen gewählte Zitationsstil, wie das Literaturverzeichnis aussieht, beispielsweise: Garcia, M, S Miller & PT Smith. 117

119 Zitationsstile auswählen oder erstellen Leider gibt es kein einheitliches Zitationsformat. Jede Disziplin hat ihre eigenen Traditionen (und Bedürfnisse), oft haben Fakultäten oder Fächer ihre eigenen Varianten. Verlage und Zeitschriften machen in aller Regel sehr genaue Formatierungsvorschriften, die Sie einhalten müssen, wenn Sie einen Text publizieren wollen. Citavi hat einen Zitationsstil entwickelt, den Citavi Basis-Stil, der standardmäßig eingestellt ist und der in vielen Fächern als Arbeitsgrundlage ausreicht. Daneben enthält Citavi oft verwendete Zitationsstile aus unterschiedlichen Fachgebieten. Weitere Stile veröffentlichen wir fortlaufend und Sie können diese aus Citavi heraus laden. Mit Hilfe des Zitationsstil-Editors können Sie alle diese Stile bearbeiten und so einen eigenen Stil definieren. 9.2 Den Zitationsstil wechseln Nach der Installation befinden sich bereits einige Zitationsstile auf Ihrem Computer. Wenn Sie sehen wollen, welche Zitationsstile verfügbar sind, wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung oder im Programmteil Wissensorganisation aus dem Menü Zitation den Befehl Zitationsstil wechseln. Es öffnet sich ein Fenster mit den Zitationsstilen, die Citavi bereits vom Citavi-Server heruntergeladen hat. Standardmäßig voreingestellt ist der Citavi Basis Stil. Wenn Sie zu einem anderen Stil wechseln wollen, klicken Sie in den Kreis vor dem gewünschten Stil und bestätigen Sie mit OK. Citavi formatiert den gerade aktiven Titel um; das Ergebnis sehen Sie im Programmteil Literaturverwaltung im Vorschaufenster: Anmerkung: Aus technischen Gründen können in der Vorschau keine KAPITÄLCHEN angezeigt werden. Weitere Stile bieten wir online an. Um diese auf Ihren Rechner herunterzuladen, klicken Sie bei bestehender Internetverbindung auf Zitationsstile hinzufügen Wenn Sie einen Stil selbst erstellt haben, und dieser nicht im Verzeichnis Eigene Dateien:\Citavi\Custom Citation Styles liegt, klicken Sie auf Zitationsstil-Datei öffnen, um nach der Datei auf Ihrem Computer zu suchen. 118

120 Zitationsstile auswählen oder erstellen Wenn kein Zitationsstil Ihren Anforderungen genügt, müssen Sie durch Ändern eines vorhandenen Zitationsstils einen neuen Zitationsstil erstellen. Das Werkzeug zum Ändern eines Zitationsstils ist der Zitationsstil-Editor. Selbstverständlich können Sie auch von Grund auf einen neuen Stil erstellen. 9.3 Zitationsstile selbst erstellen Um die für das Erstellen eines neuen Zitationsstils notwendigen Aktivitäten so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, aus den verfügbaren Zitationsstilen denjenigen zu wählen, der Ihren Bedürfnissen so nahe wie möglich kommt. Die in Citavi mitgelieferten Stile sind schreibgeschützt. Sie müssen daher von diesen Stilen immer zuerst eine Kopie anfertigen, bevor Sie sie bearbeiten können. Verwenden Sie dazu aus dem Menü Zitation > Zitationsstil- Editor den Befehl Kopie erstellen. Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie beim Erstellen eines neuen Stils ein Citavi-Projekt zugrundelegen, das nur die Dokumententypen enthält, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit wirklich brauchen. Wenn Sie noch nicht über ein solches Projekt verfügen, können Sie ein vorbereitetes Projekt mit allen Dokumententypen verwenden. Sie finden dieses in der Liste der Beispielprojekte. Für jeden Dokumententyp sollten Sie im Programmteil Literaturverwaltung mehrere Titelaufnahmen gemacht haben, bei denen unterschiedliche Textfelder ausgefüllt sind (bibliographische Varianten). Das Erstellen eines neuen Stils in Citavi geschieht in zwei Schritten: 1. Zuerst legen Sie mit Hilfe des Zitationsstil-Editors eine neue Datei an. In ihr wird der künftige Stil unter einem eigenen Namen gespeichert. Diese neue Datei hat die Endung.ccs und muss in dem Verzeichnis Eigene Dateien\Citavi\Custom Citation Styles abgelegt werden. 2. Danach erstellen Sie die Grundschemata der bibliographischen Angaben, die in dem neuen Stil erscheinen sollen, und zwar getrennt nach Anwendungsfällen (Monographie, Beitrag im Sammelwerk, Beitrag im Tagungsband, Zeitschriftenaufsatz etc.) und den Regelsets (Darstellung im Literaturverzeichnis, im Text oder in der Fußnote), die zu diesen gehören Die Funktionen des Zitationsstil-Editors Der Zitationsstil-Editor ist das Werkzeug, mit dem Sie einen vorhandenen Stil bearbeiten, um einen neuen Stil zu erstellen. Im Folgenden erläutern wir vorab Aufbau und Funktionen dieses Werkzeugs. Wie Sie mit den Funktionen des Zitationsstil-Editors arbeiten, um einen neuen Stil zu erstellen, erfahren Sie im folgenden Kapitel. Das Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors Zitationsstile bestimmen die bibliographische Erscheinungsform von Dokumententypen. Die Komponenten, aus denen sich eine bibliographische Angabe zusammensetzt, variieren je nach Dokumententyp. Im Zitationsstil- Editor sehen Sie deshalb in der Mitte des Arbeitsfensters eine Register-Leiste. Durch Klick in eine der Registerkarten wählen Sie den zu bearbeitenden Anwendungsfall aus. Die Anwendungsfälle entsprechen weitgehend den in Citavi vorhandenen Dokumententypen (Monographie, Zeitschriftenaufsatz etc.). 119

121 Zitationsstile auswählen oder erstellen Es gibt jedoch Dokumententypen, die je nach Kontext unterschiedlich zitiert werden. So wird ein Beitrag in einem Sammelwerk anders zitiert als in einem Sonderheft. Am linken Rand sehen Sie eine Spalte mit der Überschrift Komponenten für ; sie enthält die von Citavi bereitgestellten Komponenten für den jeweils ausgewählten Dokumententyp. Arbeiten Sie am bibliographischen Schema eines Dokumententyps, bei dessen Erfassung im Programmteil Literaturverwaltung zwei Titelaufnahmen nötig sind, wie zum Beispiel bei einem Beitrag in einem Sammelwerk (Dokumententyp Beitrag in und Dokumententyp Sammelwerk im Programmteil Literaturverwaltung), sehen Sie in der linken Spalte außer dem Komponentenfeld mit der Überschrift Komponenten für: Beitrag in in der unteren Spaltenhälfte ein zweites Komponentenfeld mit der Überschrift Komponenten für: Sammelwerk. Sie bearbeiten zuerst mit den Komponenten der oberen Spaltenhälfte das Schema der bibliographischen Angabe für den Beitrag (eingebettetes Werk); danach mit den Komponenten der unteren Hälfte das Schema der bibliographischen Angabe für das übergeordnete Werk (in unserem Beispiel: Sammelwerk). Hinweis: Wenn die Vorschriften eines Zitationsstils Komponenten fordern, die von Citavi in der jeweiligen Komponentenspalte nicht bereitgestellt werden, können Sie eigene Komponenten definieren. Näheres dazu im Kapitel So erstellen Sie eine eigene Komponente (s. S. 129). In der Mitte des Fensters sehen Sie drei Rubriken, die mit Regelset überschrieben sind. In diesen Rubriken ändern bzw. bestimmen Sie die Reihenfolge und Zusammensetzung der Komponenten. Sie bestimmen hier also den Umfang einer bibliographischen Angabe, abhängig von ihrer jeweiligen Verwendung als Quellennachweis in einem Literaturverzeichnis (in einer Bibliographie), als Kurznachweis in einer Fußnote oder als Kurznachweis im Text im Anschluss an ein aus Citavi übernommenes Zitat. Was ist ein Regelset? Ein Regelset legt fest, welche Komponenten in einer bibliographischen Angabe vorkommen (Umfang) und in welchem Druckbild (normal, kursiv, Kapitälchen) sie erscheinen. Es legt auch fest, mit Hilfe welcher Zeichen die Komponenten voneinander getrennt werden (Interpunktion). 120

122 Zitationsstile auswählen oder erstellen Wenn Sie einen Zitationsstil erstellen, müssen Sie für jede der drei Formen, in denen bibliographische Angaben in Veröffentlichungen vorkommen, ein Regelset definieren. Die drei Rubriken, die Sie im Mittelteil des Fensters sehen, entsprechen diesen drei Formen. Eintrag in einem Literaturverzeichnis, zum Beispiel Hugenschmidt, C. (2005): Studier- und Arbeitstechnik für Juristinnen und Juristen. Basel (Helbing & Lichtenhahn). oder Hugenschmidt, Carl: Studier- und Arbeitstechnik für Juristinnen und Juristen. Basel: Helbing & Lichtenhahn 2005 Kurznachweis in der Fußnote Hugenschmidt 2005, S oder Hugenschmidt (2005), S oder Hugenschmidt: Arbeitstechnik, S Kurznachweis im Text (Hugenschmidt 2005, S ) oder (Hugenschmidt 2005: S ) oder [Hugenschmidt: Arbeitstechnik, 14-16] So legen Sie eine neue Zitationsstil-Datei an 1. Legen Sie ein Projekt an, das Titelaufnahmen der Dokumententypen enthält, mit denen Sie in Ihrer täglichen Arbeit umgehen, und öffnen Sie es. (Sie können auch unser Beispielprojekt Dokumententypen verwenden.) 2. Wechseln Sie zum Programmteil Literaturverwaltung und wählen Sie im Menü Zitation den Befehl Zitationsstil-Editor. 3. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster Zitationsstil bearbeiten auf die Schaltfläche Kopie erstellen. 4. Geben Sie im sich öffnenden Fenster einen Dateinamen ein (Namen des Stils) und speichern Sie die Datei im Ordner Custom Citation Styles. 5. Wählen Sie im Arbeitsfenster Zitationsstil bearbeiten den gerade kopierten Zitationsstil und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 6. Sie sehen das Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors mit der Montagefläche in der Mitte Grundregeln für die Arbeit mit dem Zitationsstil-Editor Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie bei der Arbeit mit den Zitationsstilen folgende Grundregeln beachten: Eine Komponente behält ihre Eigenschaften über alle Anwendungsfälle hinweg. Wenn Sie einmal bei einer Komponente z. B. Autor definiert haben, dass diese in einer bestimmten Form z. B. Nachname in Kapitälchen, Vornamen ausgeschrieben auftreten soll, dann können Sie diese Form der Darstellung bei allen Anwendungsfällen (Monographie, Hochschulschrift, Werke eines Autors etc.) immer gleich verwenden. Sie müssen die Komponente kein zweites Mal definieren. Umgekehrt heißt das: Möchten Sie eine Komponente in unterschiedlichen Formen verwenden z. B. soll in 121

123 Zitationsstile auswählen oder erstellen den Fußnoten nur der Nachname des Autors, und zwar in Normalschrift stehen dann erstellen Sie eine Kopie der Komponente und nehmen an dieser die Modifikationen vor. Interpunktion davor ist wichtiger als Interpunktion danach. Der Zitationsstil legt fest, welche Interpunktion zwischen den einzelnen Komponenten erscheinen soll. Zwischen Autor und Titel verlangen z. B. viele Stile, dass ein Doppelpunkt gesetzt werden soll. Lesen Sie solche Vorlagen von hinten. Das heißt: tragen Sie den Doppelpunkt in das Feld Interpunktion davor der Komponente Titel ein. Wenn die meisten Satzzeichen bei einer vollständigen Literaturreferenz Punkte sind, tragen Sie in das Feld Interpunktion danach immer einen Punkt und ein Leerzeichen ein. Das Feld Interpunktion davor nutzen Sie insbesondere für Abweichungen von der Regel. Sie machen sich dabei eine besondere Eigenschaft des Felds Interpunktion davor zunutze: Treffen zwei Komponenten (z. B. Autor und Titel) aufeinander, überschreibt das Feld Interpunktion davor der Komponente Titel den Inhalt des Felds Interpunktion danach der voranstehenden Komponente, also hier der Komponente Autor. Nutzen Sie die Interpunktionsfelder nur für die Interpunktion. Tragen Sie in die Felder Interpunktion davor und Interpunktion danach nur Satzzeichen ein. Wenn Sie Klammern benötigen, erstellen Sie eine neue Komponente und fügen Sie die Klammern (oder ähnliches) als Textelement hinzu. Nutzen Sie die Ersetzungsfunktion. Manchmal kann es vorkommen, dass die Interpunktionsregeln zu einem unerwünschten Ergebnis führen. Vielleicht endet mal ein Eintrag mit einem Komma, einem Leerzeichen und einer schließenden Klammer. Wenn sich solche Fälle logisch nicht lösen lassen, greifen Sie sinnbildlich gesprochen zur Schere. Öffnen Sie über das Menü Datei > Eigenschaften die Registerkarte Ersetzungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere. Lassen Sie Citavi nach Komma Leerzeichen Klammer suchen und durch Klammer ersetzen. Lassen Sie Regelsets auf Vorlagen anderer Anwendungsfälle basieren. Bei manchen Stilen reicht es, wenn in der Fußnote oder beim Kurznachweis im Text nur die Nachnamen der Verfasser, das Jahr der Publikation und die Seitenzahl des Zitats genannt wird. Definieren Sie diese Einstellungen einmal beim Anwendungsfall Unklarer Dokumententyp und lassen Sie die Regelsets der anderen Anwendungsfälle auf diese Definition verweisen. Klicken Sie dazu jeweils auf den Hyperlink Basiert auf keiner Vorlage und wählen Sie Unklarer Dokumententyp aus So legen Sie ein bibliographisches Grundschema an 1. Wählen Sie im Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors in der Register-Leiste den Anwendungsfall aus, für den Sie ein bibliographisches Grundschema erstellen wollen, z. B. Monographie. 2. Ziehen Sie aus der linken Spalte mit der Überschrift Komponenten für die von Citavi bereitgestellten Komponenten mit der Maus in diejenige Rubrik der Montagefläche, die Sie zuerst bearbeiten wollen. Das ist in der Regel die Rubrik Literaturverzeichnis. 3. In der Regel beginnen Sie mit der Komponente Autor. Ziehen Sie dann die weiteren Komponenten in der Reihenfolge, in der sie später in der bibliographischen Angabe erscheinen sollen, in die Montagefläche. Der Inhalt der Komponenten-Palette wechselt je nach gewähltem Anwendungsfall. Die bereits definierten und die von Ihnen selbst erstellten Komponenten stehen Ihnen für alle Anwendungsfälle innerhalb eines Stils zur Verfügung. Was in der Vorschau angezeigt wird (Literaturverzeichnis, Fußnote, Kurznachweis im Text), bestimmen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Vorschau klicken und aus den Optionen die gewünschte Ansicht wählen. Wenn die von Citavi angebotenen Komponenten für Ihre Zwecke nicht ausreichen, können Sie neue erstellen und in das Grundschema einbauen. Lesen Sie dazu das Kapitel So erstellen Sie eine eigene Komponente (s. S. 129). 122

124 Zitationsstile auswählen oder erstellen Hinweis: Wenn Sie ein Grundschema (eine Vorlage) erstellen, gehen Sie vom bibliographischen Standardfall aus. Sie fügen also in aller Regel mindestens diejenigen Komponenten ein, die üblicherweise in dem Dokumententyp vorkommen. Im Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors sehen Sie deshalb in den drei Rubriken den Begriff Standardvorlage. Für ein Sammelwerk sieht eine solche Standardvorlage beispielsweise so aus: Eine Variante liegt vor, wenn ein Sammelwerk nicht von einer Person, sondern von einer Institution herausgegeben wurde. Für diesen Fall können Sie eine neue Vorlage erstellen. Markieren Sie die Standardvorlage und klicken Sie im Menü Vorlage auf Neu. Wählen Sie den Fall aus, für den Sie eine andere Darstellung benötigen: Ziehen Sie nun die gewünschten Komponenten in die neue Vorlage: Für jede Variante müssen Sie eine eigene Vorlage erstellen. Wollen Sie auf der Basis einer Variante die Vorlage für eine weitere Variante erstellen, können Sie die Komponenten der ersten Vorlage in die Zwischenablage kopieren (markieren, dann Strg+C) und dann in die neue Vorlage einfügen. Ergänzen Sie hier fehlende Komponenten oder erstellen Sie neue. 123

125 Zitationsstile auswählen oder erstellen So nutzen Sie die Ähnlichkeit von Anwendungsfällen Sie können Zeit sparen, wenn Sie nicht für jeden Anwendungsfall neue Vorlagen definieren, sondern eine zu erstellende Vorlage auf einer anderen, bereits definierten Vorlage basieren lassen. Das Vorgehen eignet sich immer dann, wenn sich die Zitierweisen der Anwendungsfälle sehr ähneln. Vergleichen Sie an folgendem Beispiel die Ähnlichkeiten zwischen Monographie und Hochschulschrift: Eine Hochschulschrift, beispielsweise eine Diplomarbeit, wird nicht von einem Verlag veröffentlicht und erscheint auch nicht in mehreren Auflagen. Die entsprechenden Angaben existieren nicht. Die Informationen zum Hochschulort, an dem die Hochschulschrift verfasst wurde, finden sich in Citavi an der gleichen Stelle wie die Informationen zum Verlagsort, an dem die Monographie erschienen ist. Die Komponenten Verlagsort und Hochschulort haben also unterschiedliche Namen, beziehen ihre Daten aber aus dem gleichen Datenbankfeld. Machen Sie sich diese Mehrfachbelegung von Feldern zunutze, indem Sie eine Vorlage einmal definieren und ähnliche Vorlagen darauf beruhen lassen. Welche Felder die unterschiedlichen Dokumententypen nutzen, lesen Sie im Kapitel Feldstruktur der Dokumententypen in Citavi (s. S. 197). 124

126 Zitationsstile auswählen oder erstellen Um eine Vorlage auf einer anderen, bereits definierten Vorlage basieren zu lassen, klicken Sie auf die blaue Beschriftung basiert auf keiner Vorlage und wählen Sie aus dem Menü den Befehl Basiert auf und den entsprechenden Anwendungsfall aus: So fügen Sie Interpunktionszeichen ein Nachdem Sie ein Grundschema dem Umfang nach erstellt haben (Anzahl der Komponenten), müssen Sie seine Komponenten durch Interpunktionszeichen voneinander trennen. Für die Verwendung von Interpunktionszeichen gibt es so viele Regeln wie Zitationsstile. 1. Doppelklicken Sie in der Montagefläche auf eine der Komponenten, deren Interpunktion Sie definieren wollen. 2. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Klicken Sie in das weiße Feld. Es öffnen sich in der unteren Fensterhälfte Eingabefelder für Interpunktion. 3. Geben Sie in die entsprechenden Felder ein, welche Interpunktionszeichen vor und welche nach der Komponente stehen sollen. Häufig enden die Elemente einer bibliographischen Angabe wie Titel, Untertitel etc. mit einem Punkt. Klicken Sie auf OK. Sie sollten die Felder Interpunktion davor und Interpunktion danach nur für folgende Satzzeichen nutzen: Komma Punkt Strichpunkt Doppelpunkt Leerzeichen 125

127 Zitationsstile auswählen oder erstellen geschütztes Leerzeichen (Shift+Leertaste gleichzeitig drücken) Tabulator Zeilenschaltung Wenn Sie ein Element in Klammern setzen oder um Text ergänzen möchten, erstellen Sie stattdessen eine neue Komponente. (Befehl Neu im Menü Komponente). Anmerkung: Sie sollten möglichst nur mit Interpunktion davor arbeiten. Wenn Sie hier Eingaben machen, wird die Interpunktion danach der vorhergehenden Komponente überschrieben. Das ist eine hilfreiche Eigenschaft, wenn Sie die Interpunktion zwischen den Komponenten abwechselnd gestalten (Punkt, Komma, Strichpunkt) und damit zu rechnen ist, dass einmal eine Komponente nicht mit Inhalt gefüllt ist So formatieren Sie ein Grundschema Sie müssen bestimmen, in welcher Reihenfolge der Vor- und Nachname des Autors oder die Vor- und Nachnamen mehrerer Autoren erscheinen sollen, ob und gegebenenfalls welche Komponenten (Autor, Titel, Zeitschrift etc.) kursiv oder in Kapitälchen ausgegeben, ob und gegebenenfalls welche Komponenten unterstrichen oder in runden Klammern stehen sollen usw. Auch hier gibt es so viele Varianten wie Zitationsstile. 1. Doppelklicken Sie auf die Komponente, die Sie formatieren wollen. 2. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster. 3. In der unteren Fensterhälfte erscheinen je nach Komponente spezifische Textfelder. Nehmen Sie Ihre Eingaben vor oder wählen Sie unter den angebotenen Alternativen. 4. Klicken Sie auf OK. 126

128 Zitationsstile auswählen oder erstellen So nutzen Sie spezielle Komponenten Im Zitationsstil-Editor finden Sie mehrere Komponenten, die Ihnen besondere Funktionen zur Verfügung stellen: Jahr ermittelt Die Komponente Jahr ermittelt sorgt dafür, dass immer eine Jahreszahl angezeigt wird, auch wenn im entsprechenden Dokumententyp anstelle eines Jahres eine Datums-Information angezeigt wird. Dieses wird wie folgt gebildet: Wenn der Dokumententyp das Feld Datum kennt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum an; das Feld Jahr kennt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Jahr an; einen übergeordneten Titel hat und dieser das Feld Datum führt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum des übergeordneten Titels an; einen übergeordneten Titel hat und dieser das Feld Jahr führt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum des übergeordneten Titels an. Auflagennummer ermittelt Die Komponente Auflagennummer ermittelt sucht im Feld Auflage nach einer Zahl und fügt nur diese an der von Ihnen gewünschten Stelle ein. Informationen wie überarbeitete u. erweiterte Aufl. entfallen. Autor, Herausgeber oder Institution Die Komponente Autor, Herausgeber oder Institution kann stellvertretend für die jeweiligen Einzelkomponenten verwendet werden. Beachten Sie bitte, dass Sie bei dieser Komponente nicht mit Gruppensuffixen, z. B. (Hrsg.), arbeiten können. Die Komponente eignet sich daher besonders für den Einsatz in Fußnoten oder Kurznachweisen im Text. Index im Literaturverzeichnis Die Komponente Index im Literaturverzeichnis verwenden Sie, wenn Sie einen Zitationsstil mit Referenznummernsystem (bibliographic number) erstellen möchten. Fügen Sie die Komponente in das Regelset Kurznachweis im Text ein und legen Sie über das Menü Datei > Eigenschaften des Zitationsstils > Literaturverzeichnis fest, dass die Einträge im Literaturverzeichnis nummeriert werden sollen. Bei der späteren Formatierung Ihrer Publikation durch Citavi fügt Citavi im Text eine fortlaufende Nummer ein. Im Literaturverzeichnis wird diese Nummer dem Titel vorangestellt. Die Titel erscheinen in der Reihenfolge, in der sie im Text zitiert wurden. Erste Fußnotennummer Die Komponente Erste Fußnotennummer verwenden Sie, wenn Sie in einer Fußnote einen Titel das zweite (bzw. wiederholte) Mal zitieren und einen Querverweis einfügen möchten: Müller (s. Fußnote 14). Voraussetzung für den Einsatz dieser Komponente ist, dass Sie das betreffende Regelset Fußnote um eine Vorlage mit der Bedingung Titel wurde bereits in einer vorherigen Fußnote genannt ergänzen. Fügen Sie in diese Vorlage die Komponente Erste Fußnotennummer ein. Kurzbeleg Die Komponente Kurzbeleg verwenden Sie, wenn Sie als Kurznachweis im Text anstelle der häufig anzutreffenden Form (Müller 2007) eine besondere Form der Darstellung benötigen, zum Beispiel [Mue07] oder (Müller, Morphologischer Baukasten, 2007). 127

129 Zitationsstile auswählen oder erstellen Stellen Sie sicher, dass Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option Kurzbeleg unterstützen gewählt haben. Über den Link Anpassen können Sie festlegen, nach welchen Regeln der Kurzbeleg erstellt werden soll So nutzen Sie die Vorschau zur Kontrolle In der rechten Spalte sehen Sie nach jedem Schritt an dem Titel, der dort von Citavi gezeigt wird, die Ergebnisse Ihres Tuns: Wenn die richtige Form noch nicht erreicht ist, spielen Sie in den einzelnen Arbeitsschritten so lange mit den Variationsmöglichkeiten, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind So bearbeiten Sie die übrigen Regelsets Im Regelset: Literaturverzeichnis definieren Sie eine vollständige bibliographische Angabe, wie sie im Literaturverzeichnis oder als erster vollständiger Nachweis in Form einer Fußnote im Text Ihrer schriftlichen Arbeit erscheint. Die beiden anderen Regelsets beziehen sich auf Kurznachweise. Kurznachweise können nicht in ein Literaturverzeichnis aufgenommen werden. Sie werden als Nachweise für direkte und indirekte Zitate eingesetzt. Sie erscheinen in Ihrer schriftlichen Arbeit entweder als Fußnote oder sie stehen direkt hinter einem Zitat als Kurznachweis im Text. Daher sind je eigene Definitionen nötig. Sie bearbeiten die in Frage kommenden Rubriken im Montagefeld des Zitationsstil-Editors auf die gleiche Weise wie das Regelset Bibliographie. 128

130 Zitationsstile auswählen oder erstellen So erstellen Sie eine eigene Komponente Es wird häufiger vorkommen, dass Sie eine Komponente in unterschiedlichen Formaten benötigen. Zum Beispiel soll der Titel einer Monographie kursiv gesetzt sein, der Titel eines Zeitschriftenaufsatzes aber in normaler Schrift erscheinen. In solchen und ähnlichen Fällen erstellen Sie eine neue Komponente und nehmen an dieser die gewünschten Einstellungen vor. So erstellen Sie eine neue Komponente Ziel soll es in diesem Beispiel sein, eine kursiv formatierte Variante des Elements Titel zu erzeugen, das für Monographien, Sammelwerke und ähnliche Anwendungsfälle verwendet werden soll. 1. Wählen Sie im geöffneten Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors aus dem Menü Komponente den Befehl Neu. 2. Es öffnet sich das Arbeitsfeld des Komponenten-Editors: In der oberen Hälfte der linken Spalte sehen Sie die beim ausgewählten Dokumententyp verfügbaren Elemente, in der unteren Hälfte eine Liste aller Dokumententypen. 129

131 Zitationsstile auswählen oder erstellen 3. In der oberen Spaltenhälfte finden Sie das Element Titel. Ziehen Sie dieses in das Montagefeld und klicken Sie auf das Aufklappmenü Stil. Wählen Sie kursiv : 130

132 Zitationsstile auswählen oder erstellen 4. Klicken in den weißen Bereich neben der Komponente: 5. Geben Sie in die Eingabefelder Interpunktion davor (ggf. auch in das Feld Interpunktion danach) die gewünschten Interpunktionszeichen ein. 6. Geben Sie in das Textfeld Beschriftung einen Namen für die erstellte Komponente ein. In unserem Beispiel also Titel. Effizienter ist es aber, wenn Sie mit Platzhaltern arbeiten. Eine geschweifte Klammer mit einer Zahl erfüllt diese Platzhalterfunktion. {0} ist der Platzhalter für das erste verwendete Dokumententypen-Feld (in unserem Beispiel Titel). Worin liegt der Vorteil, mit Platzhaltern zu arbeiten? Je nach Dokumententyp ändern die Felder ihre Bezeichnung. Das Feld Titel bei der Monographie heißt z. B. beim Archivgut Kurzbetreff. Wenn Sie im weiteren Verlauf festlegen, wie das von Ihnen zitierte Archivgut im Literaturverzeichnis dargestellt werden soll, erscheint in der Komponenten-Palette bei Archivgut ebenfalls die neu erstellte Titel-Komponente. Dank des Platzhalters passt sie sich dort aber den verwendeten Feldbezeichnungen an und heißt nun Kurzbetreff. 131

133 Zitationsstile auswählen oder erstellen 7. Weil später zwei Komponenten mit dem Namen Titel in der Komponenten-Palette erscheinen, ist es eine gute Idee, die Beschriftung um einen kleinen Hinweis zu ergänzen, was Sie an der Komponente geändert haben, zum Beispiel [kursiv] : 8. Klicken Sie auf OK. Citavi fügt die neue Komponente unter dem von Ihnen vergebenen Namen in die Komponentenliste in der oberen Hälfte der linken Spalte ein: Komponenten mit Textelementen erstellen Hin und wieder möchten Sie mehrere Komponenten miteinander verbinden und diese z. B. in Klammern setzen, um ein Ergebnis wie (Reihentitel, Bd. Band) zu erreichen. Verwenden Sie für diese Zwecke die Möglichkeit, Elemente zu kombinieren. 1. Wählen Sie im geöffneten Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors aus dem Menü Komponente den Befehl Neu. 2. Es öffnet sich das Arbeitsfeld des Komponenten-Editors. 3. Ziehen Sie gewünschten Elemente in das Montagefeld: 4. Fügen Sie zwei Textelemente für die Klammern ein, markieren Sie das erste Textelemente und setzen Sie ( in das Feld Text: 5. Tragen Sie nun die schließende Klammer beim zweiten Textelement ein. 132

134 Zitationsstile auswählen oder erstellen 6. Um vor dem Element Band noch den Text Bd. einzufügen, können Sie entweder wieder ein Textelement verwenden oder die Eigenschaften der Komponente selbst ändern. Wir wählen hier den zweiten Weg und tragen die Präfixe ein: 7. Bei einer zusammengesetzten Komponente können Sie bei den einzelnen Elementen nicht mehr die jeweilige Interpunktion festlegen. Das gewünschte Komma vor der Bandinformation muss darum noch einmal als Textelement eingefügt werden: 8. Abschließend benennen Sie die Komponente wieder und bedienen sich dabei erneut der Platzhalter. Den Inhalt der Textelemente schreiben Sie vorzugsweise im Klartext: 9. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 133

135 Zitationsstile auswählen oder erstellen So bestimmen Sie die Darstellung von Autorennamen Viele Zitationsstile machen detaillierte Vorgaben zum Umgang mit Namen: Reihenfolge der Vor- und Nachnamen Vornamen vollständig oder abgekürzt schreiben Nachnamen in Kapitälchen oder kursiv zwei Personennamen durch Komma oder Semikolon trennen vor der letzten Person ein und einfügen die erste Person mit Nachname-Vorname und alle weiteren mit Vorname-Nachname auflisten Namenszusätze (von, von der) abkürzen und Namenssuffixe (Jr.) unterdrücken alle Personen oder nur die ersten drei und den Rest unter u. a. aufführen vor den Herausgebern ein Präfix (Herausgegeben von) oder danach ein Suffix einfügen, wie zum Beispiel (Hg.). Alle diese Vorgaben können Sie über die Eigenschaften der Personenkomponenten festlegen. 1. Doppelklicken Sie in der Komponenten-Palette des Zitationsstil-Editors auf eine Personennamen- Komponente (zum Beispiel im Anwendungsfall Sammelwerk auf die Komponente Herausgeber oder bei Monographie auf die Komponente Autor). Der Komponenten-Editor erscheint mit einem Eigenschaften- Dialog, der speziell auf den Umgang mit Namen abgestimmt ist: 134

136 Zitationsstile auswählen oder erstellen 2. Gehen Sie Abschnitt für Abschnitt durch, um alle Einstellungen vorzunehmen: Dieses Feld darf nicht leer sein Wählen Sie diese Checkbox, wenn Sie möchten, dass die entsprechende Information immer in einer Bibliographie bzw. einem Literaturverzeichnis erscheinen soll. Citavi blendet dann an verschiedenen Stellen im Programm die Warnung Dieses Feld darf nicht leer sein ein. Person von 1 bis Text vor letzter Person Weitere Namensoptionen Namenspräfixe Namenssuffixe Abkürzung Gruppenpräfix Einige Stile legen fest, dass beispielsweise die ersten drei Personen in der Form Nachname, Vorname zu nennen sind. Wenn alle Personen einheitlich genannt werden sollen, können Sie dieses Feld ignorieren. In der Regel werden alle Personen durch das gleiche Satzzeichen (Strichpunkt oder Komma) voneinander getrennt. Für den Fall, dass die letzte Person durch ein und aufgeführt werden soll, können Sie hier diesen Text eingeben (mit einem Leerzeichen davor und dahinter). Verwenden Sie die Option Letzten Personennamen abweichend formatieren, wenn in einer Liste von Autoren der letzte Autor abweichend zu den vorher gegangenen Autoren angesetzt wird (z. B.: Mey, Maria; Nord, Norman and Ole Olsen). Verwenden Sie Abweichendes Trennzeichen bei genau zwei Personen, wenn z. B. bei Kurznachweisen im Text das &-Zeichen einmal ohne und einmal mit vorangestelltem Komma erwartet wird (z.b.: Mey, Nord, & Olsen aber: Mey & Nord). Für Namenszusätze, zum Beispiel bei Adelsnamen, können Sie festlegen, wie Citavi Abkürzungen erzeugen soll. Geben Sie die Langform ein, einen Strich (Pipe, meist mit Alt Gr + 7 einzufügen) und dann die Kurzform. Wenn sie also und u. eingeben, ersetzt Citavi ein und im Namen durch u. Sie können Namenszusätze am Ende eines Namens (Müller Senior) ausblenden lassen bzw. festlegen, wie diese vom Namen abgetrennt werden sollen. Besonders im naturwissenschaftlichen Bereich erscheinen bei Fachaufsätzen viele Autoren. Nicht alle Zitationsstile finden das wünschenswert und legen fest, dass nur die ersten drei, vier oder sechs Autoren zu nennen sind. Wenn es diese Regel gibt, sollten Sie die Option Liste abkürzen anwählen und im nächsten Feld festlegen, ab welcher Autorenzahl die weiteren Autoren durch einen Abkürzungstext (meist et al. ) ersetzt werden. Beim APA-Stil heißt es beispielsweise, dass bei sieben Autoren nur die ersten sechs angezeigt werden und dann die Formel et al. angehängt werden soll. Soll einem oder mehreren Namen ein Text vorangestellt werden, tragen Sie diesen in das Feld Gruppenpräfix ein. Das kann beispielsweise bei Musikwerken Solist (einzutragen ins Feld Singular) oder Solisten (einzutragen ins Feld Plural) sein. 135

137 Zitationsstile auswählen oder erstellen Gruppensuffix Dieses Feld wird häufig bei Herausgebern gebraucht. Wenn Sie hinter den Herausgebern den Zusatz (Hg.) oder (Hrsg.) einfügen möchten, tragen Sie diesen in die Felder Singular und Plural ein. Wenn Sie einen englischsprachigen Zitationsstil erstellen, würden Sie im Feld Singular (Ed.) und im Feld Plural (Eds.) eintragen. Führen Sie abschließend die weiteren Formatierungen durch, mit denen Sie das Druckbild (kursiv, fett etc.) für die einzelnen Elemente definieren So bestimmen Sie die Darstellung von Datumsangaben In Ihren bibliographischen Angaben tauchen häufig Datums- und Jahresangaben auf. Mit Hilfe der Eigenschaften der Datums-Komponente können Sie deren Aussehen steuern. Angenommen, Sie haben in ein Datum-Feld im Programmteil Literaturverwaltung das Datum eingefügt, dann können Sie die Darstellung des Datums in der Literaturliste wie folgt beeinflussen: Abkürzung führt zur Darstellung: yyyy 2006 y Januar 2006 yy-mm-dd d MMM d, yyyy Jan 16, 2006 Sie werden gelegentlich die bibliographischen Angaben zu Werken aufnehmen, die noch nicht erschienen sind. In solchen Fällen können Sie über die rechte Maustaste einen Platzhalter in das Datums- bzw. Jahr-Feld einsetzen: 136

138 Zitationsstile auswählen oder erstellen Im Zitationsstil-Editor definieren Sie, wie der Platzhalter im Druck durch anderen Text wie zum Beispiel in press ersetzt werden soll: Sie finden im Komponenten-Editor bei einigen Dokumententypen die Komponente Jahr ermittelt. Diese Komponente sorgt dafür, dass immer eine Jahreszahl angezeigt wird, auch wenn im entsprechenden Dokumententyp anstelle eines Jahres eine Datums-Information angezeigt wird. Dieses wird wie folgt gebildet: Wenn der Dokumententyp das Feld Datum kennt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum an; das Feld Jahr kennt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Jahr an; einen übergeordneten Titel hat und dieser das Feld Datum führt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum des übergeordneten Titels an; einen übergeordneten Titel hat und dieser das Feld Jahr führt und dieses Feld nicht leer ist, zeigt das Feld Jahr ermittelt das Datum des übergeordneten Titels an So bestimmen Sie die Darstellung von Zahlenangaben In bibliographischen Angaben werden Sie Zahlen u. a. an folgenden Stellen verwenden: Auflage, Band, Heftnummer, Seitenzahlen. Am Beispiel der Komponente Auflage möchten wir illustrieren, wie Sie die Darstellung der Zahlenangaben steuern können. Wir gehen nachfolgend von dem Fall aus, dass der zu definierende Stil in englischsprachigen Publikationen zum Einsatz kommen soll. Hinter die Nummer der Auflage soll ein Leerzeichen und danach die Ergänzung edition eingefügt werden. Zudem sollen die Ziffern als Ordinalzahlen (1st, 2nd, 3rd, 4th etc.) erscheinen. Doppelklicken Sie im Zitationsstil-Editor auf die Komponente Auflage, um deren Eigenschaften zu ändern: 137

139 Zitationsstile auswählen oder erstellen Über das Feld Spezielle Abkürzungen können Sie festlegen, wie Citavi mit Ersetzungen umgehen soll: Tragen Sie zuerst die Zeichen ein, die Citavi vorfindet. Fügen Sie nach einem senkrechten Strich (so genannte Pipe; meist über Alt Gr+7 erreichbar) die Zeichen ein, die Citavi einfügen soll. Auch für das Auflagenfeld gibt es mit der Komponente Auflage ermittelt eine spezielle Variante. Wenn Sie einen Zitationsstil erstellen und die Komponente Auflage ermittelt einsetzen, durchsucht Citavi einen Eintrag wie 7. durchgesehene und erw. Auflage nach der Nummer der Auflage und setzt nur diese im Literaturverzeichnis ein So bestimmen Sie die Darstellung von Seitenzahlen Bei vielen Dokumententypen müssen Sie die Seitenzahlen eingeben, unter denen ein bestimmter Beitrag zu finden ist. Dies ist der Fall bei Zeitschriftenaufsatz, Zeitungsartikel, Beitrag in Sammelwerk und anderen mehr. Die Zitationsstile gehen sehr unterschiedlich mit der Wiedergabe von Seitenzahlen um, wie die folgenden Beispiele illustrieren: ff. S pp (S ) Citavi hilft Ihnen dabei, die Seitenzahl-Darstellung exakt so zu steuern, wie vom Zitationsstil gewünscht. Doppelklicken Sie im Zitationstil-Editor auf die Komponente Seiten von-bis bzw. Zitat-Seiten, um das zugehörige Eigenschaftenfenster zu öffnen. Neben der Darstellung von Seitenzahlen können Sie hier auch die Darstellung von Spalten- und Randnummern bzw. Paragraphen steuern. 138

140 Zitationsstile auswählen oder erstellen So bestimmen Sie die Darstellung von Zeitschriften- oder Reihennamen In einigen Disziplinen ist es üblich, bei einer Literaturliste nicht den vollständigen Namen einer Zeitschrift oder einer Reihe anzuzeigen, sondern deren Abkürzung. In Citavi können Sie zu jeder Zeitschrift bzw. Reihe bis zu drei Abkürzungen eingeben. Sie verwenden dazu den Befehl Listen > Zeitschriften und Zeitungen bzw. Listen > Reihen im Programmteil Literaturverwaltung. Im Zitationsstil-Editor legen Sie fest, ob der volle Name einer Zeitschrift (einer Reihe) oder eine der Abkürzungen genannt werden soll. 1. Öffnen Sie das Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors. 2. Wählen Sie aus der Register-Leiste den Dokumententyp Zeitschriftenaufsatz für den Fall Zeitschrift, Monographie für den Fall Reihe. 3. Doppelklicken Sie in der Komponenten-Spalte auf die Komponente Zeitschrift bzw. Reihentitel. Es öffnet sich das Bearbeitungsfeld: 4. Für den Fall Reihe doppelklicken Sie in der Komponentenspalte auf die Komponente Reihentitel und verfahren analog. 5. Wählen Sie im Bereich Eigenschaften, ob der ganze Name oder eine der Abkürzungen verwendet werden soll. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK So kennzeichnen Sie den Stand Ihrer Bearbeitung Citavi ermöglicht es Ihnen, den Stand der Bearbeitung eines Zitationsstils, getrennt nach Dokumententypen, durch Farben zu kennzeichnen. Auf diese Weise haben Sie einen raschen Überblick über abgeschlossene und noch zu erledigende Änderungen. 1. Öffnen Sie das Arbeitsfenster des Zitationsstil-Editors. 2. Klicken Sie auf der Register-Leiste in den kleinen Kreis vor einem Dokumententyp, um ihm eine Farbe zuzuweisen. 3. Durch weitere Klicks in den Kreis ändern Sie die Farben. Die Farben haben folgende Bedeutung: durchsichtig: Notwendigkeit für Zitationsstil-Definition noch unbestimmt weiß: Zitationsstil-Definition nicht nötig rot: Zitationsstil-Definition in Arbeit 139

141 Zitationsstile auswählen oder erstellen orange: Zitationsstil-Definition fertig zur Prüfung grün: Zitationsstil-Definition abgeschlossen Zusätzliche Eigenschaften eines Zitationsstils Durch die bisher vorgenommenen Formatierungen haben Sie Spezifika eines einzelnen bibliographischen Nachweises festgelegt. Mit Hilfe der Wahlmöglichkeiten, die Ihnen über die Eigenschaften des Zitationsstils zur Verfügung stehen, können Sie nun die Erscheinungsform des Literaturverzeichnisses als Ganzes festlegen. Die Registerkarten Hilfetext und Einordnung haben jedoch keine operative Funktion; sie dienen Ihrer Orientierung bei der Verwaltung von Zitationsstilen. Für jeden Zitationsstil können Sie Eigenschaften definieren, die über das Editieren von Komponenten einer bibliographischen Angabe hinausgehen. Mit Hilfe der Registerkarten Literaturverzeichnis, Mehrdeutige Nachweise, Mehrfach-Nachweise und Ersetzungen können Sie das Layout eines Literaturverzeichnisses formatieren, indem Sie die Sortierung und die Absatzformatierung des Literaturverzeichnisses definieren, die Unterscheidung mehrdeutiger Nachweise steuern, Trennzeichen definieren, wenn ein Nachweis aus mehreren Einzelzitationen besteht, Regeln für die Ersetzung von Zeichenfolgen bestimmen. Mit Hilfe der Registerkarten Hilfetexte und Einordnung können Sie schon verwendete Zitationsstile verwalten, indem Sie einen erläuternden Text zum Zitationsstil anlegen und eine Einordnung in ein Sprach-, Layout- und Fachgebietsschema vornehmen. 1. Öffnen Sie den Stil mit Hilfe des Zitationsstil-Editors. 2. Rufen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Eigenschaften des Zitationsstils auf. 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf OK. Registerkarte Literaturverzeichnis Sie können festlegen, ob ein Literaturverzeichnis erstellt werden soll; das ist z. B. bei denjenigen Zitationsstilen nicht nötig, die die vollständigen Quellennachweise bei den Fußnoten genannt wissen wollen, das letzte Zeichen definieren, mit dem jeder Titeleintrag im Literaturverzeichnis enden soll; das ist häufig ein Punkt, die übergeordneten Titeleinträge (also z. B. das Sammelwerk, aus dem Sie einen Beitrag zitiert haben) in das Literaturverzeichnis mit aufnehmen, festlegen, ob die Einträge mit einem hängenden Einzug versehen und/oder durch einen größeren Absatzabstand vom nächsten Eintrag abgesetzt werden sollen., alle Titel im Literaturverzeichnis mit einem Aufzählungszeichen versehen oder nummerieren lassen, die Art der Titel-Sortierung bestimmen: Meist wird das Literaturverzeichnis alphabetisch nach den Nachnamen der zitierten Autoren sortiert. Alternativ können Sie festlegen, dass die Titel in der Reihenfolge sortiert werden, wie sie im Text zitiert wurden, festlegen, ob und welche Überschrift das Literaturverzeichnis erhalten soll (Klick in die Checkbox Überschrift vor dem Literaturverzeichnis einfügen und Eingabe der Überschrift, die das Literaturverzeichnis haben soll). 140

142 Zitationsstile auswählen oder erstellen Registerkarte Mehrdeutige Nachweise Häufig vorkommende Namen (Müller, Smith, Cheng) und Autoren, die mehrere Werke im selben Jahr veröffentlichen, können in Literaturverzeichnissen zu unerwünschten Mehrdeutigkeiten führen. Je nach Zitationsstil gibt es unterschiedliche Wege, diese Mehrdeutigkeiten aufzulösen. Sieht der Zitationsstil vor, dass im Literaturverzeichnis generell nur die Nachnamen genannt werden, kann die Mehrdeutigkeit durch das Nennen der Vornamen umgangen werden: Müller, Anne (2004) Müller, Herbert (2004) Wenn der Zitationsstil verlangt, dass immer nur der erste Autor einer Publikation genannt wird, können zur Vermeidung der Mehrdeutigkeit auch Co-Autoren oder Herausgeber genannt werden: Müller (2004) Müller, Schmidt (2004) Veröffentlicht der gleiche Autor mehrere Werke in einem Jahr, können diese durch einen der Jahreszahl nachgestellten Buchstaben voneinander unterschieden werden: Müller (2004a) Müller (2004b) Registerkarte Mehrfach-Nachweise Gelegentlich werden Sie mehrere Autoren summarisch zitieren, zum Beispiel: Dies führt zu sinkendem Nitratgehalt (vgl. Müller 2004, Cheng 2000, Sherman 2006). Definieren Sie hier, wie Sie im Text bzw. in den Fußnoten solche Mehrfachnachweise trennen, z. B. durch Komma, Semikolon oder ein anderes Zeichen. Sie können auch das Zeichen (meist ein Komma) festlegen, wenn der gleiche Autor mehrfach hintereinander zitiert wird: Müller 2004, Müller Optional können Sie die Wiederholung des Namens unterdrücken: Müller 2004, Im Zitationsstil-Editor können Sie über die Vorlagen-Bedingung Gleicher Titeleintrag wie vorheriger festlegen, dass ein Titel, der mehrmals unmittelbar hintereinander zitiert wird, durch einen Verweis ersetzt wird, z.b. ebd.. Mit der Option Bedingungen für 'vorherigen Titeleintrag' gelten auch für Mehrfach-Nachweise können Sie diese Ersetzung auch für Mehrfach-Nachweise erzwingen. Beispiel: Müller 2004, S ; Cheng 2000, S. 34; ebd., S. 56. Die genannte Option Bedingungen für 'vorherigen Titeleintrag' gelten auch für Mehrfach-Nachweise hat auch Einfluss auf die Vorlagen-Bedingung Autor/Herausgeber/Institution stimmt mit vorherigem Titeleintrag überein, mit der Sie bei zwei aufeinander folgenden Titeln des gleichen Autors ein ders. einsetzen können. Wenn die Option gesetzt ist, gilt dies auch innerhalb von Mehrfach-Nachweisen, sonst nicht. Beispiel: Müller 2004, S ; Cheng 2000, ders., Mehrere Titelnachweise können Sie alphanumerisch sortieren (Müller 2003, Müller 2007, Norman 2001) oder in der Reihenfolge der Zitierung erscheinen lassen (Norman 2001, Müller 2007, Müller 2003). Wenn Sie das Referenznummern-System verwenden, bei dem im Text nur eine Nummer erscheint, finden Sie weitere Einstellungen unter den Optionen für Referenznummern. Sie können die Referenznummern gruppieren lassen, so dass im Text statt [5; 6; 7; 8] die kompaktere Darstellung [5-8] erfolgt. In einigen naturwissenschaftlichen Stilen ist es üblich, unter einer Referenznummer mehrere Titel aufzuführen. Diese Anforderung setzen Sie durch Aktivieren der folgenden Option um: Titel, die nur ein Mal innerhalb eines Mehrfach-Nachweises vorkommen, im Literaturverzeichnis zu einem Nachweis zusammenfassen. Registerkarte Ersetzungen Gelegentlich treffen Satzzeichen aus dem bibliographischen Nachweis eines Werks auf Satzzeichen, die der Zitationsstil vorgibt. So kann ein Buchtitel mit einem Fragezeichen enden, während der Zitationsstil Titel und 141

143 Zitationsstile auswählen oder erstellen Untertitel eines Buches durch einen Punkt voneinander getrennt sehen möchte. Mit Hilfe der Registerkarte Ersetzungen können Sie festlegen, wie Citavi mit unerwünschten Satzzeichen umgehen soll. Die häufigsten Problemfälle sind bereits definiert. Sie können die Ersetzungsregeln erweitern. Möchten Sie beispielsweise in der Schweiz publizieren, wo das ß nicht mehr verwendet wird, können Sie durch Drücken der Schaltfläche Weitere ein Detailformular öffnen und dort festlegen, dass ß durch ss ersetzt wird. Citavi tauscht dann jedes ß in den Fußnoten oder im Literaturverzeichnis gegen ss aus. Wählen Sie ggf. aus der Auswahlliste Automatische Großschreibung des ersten Buchstabens die Option Am Anfang von Fußnoten, um jeden Eintrag mit einem Großbuchstaben beginnen zulassen. Am Anfang von Fußnoten, nur bei statischen Texten ( ebd. ), um beispielsweise die von Ihnen im Zitationsstil-Editor angelegte Textkomponente ebd. am Anfang einer Fußnote zu Ebd. zu ändern. Nach jedem Satzanfang, um bei Kurznachweisen im Text oder in Fußnoten einen von Citavi eingefügten Text mit einem Großbuchstaben beginnen zu lassen. So verwalten Sie schon verwendete Zitationsstile Wenn Sie selber eine größere Zahl von Zitationsstilen erstellt oder mit einer größeren Zahl von Zitationsstilen gearbeitet haben, können sie den Wunsch haben, sich einen nach Merkmalen geordneten Überblick über die verwendeten Stile zu verschaffen. Dieser Orientierung dienen die Registerkarten Hilfetext und Einordnung. Registerkarte Hilfetext Sie können auf dieser Registerkarte zu jedem Zitationsstil eigene Erläuterungen und Kommentare formulieren. Ihr Text erscheint als erläuternder Text zum Zitationsstil, wenn Sie den Befehl Zitationsstil wechseln aus dem Menü Zitation aufrufen. Nutzen Sie den Hilfetext, um auf Besonderheiten des Zitationsstils hinzuweisen, die bei dessen Anwendung zu beachten sind, zum Beispiel Bei Monographien erscheint im Literaturverzeichnis auch die ISB-Nummer. Registerkarte Einordnung Häufig finden sich in Zitationsstilen Textbausteine wie im Druck, Hrsg., ohne Ort etc. Über die Auswahlliste Sprache (Kultur) dokumentieren Sie, in welcher Sprache diese Textbausteine vorliegen. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf schnell den zur Sprache der Publikation passenden Zitationsstil auswählen. Mit Hilfe der Auswahlliste Layout bestimmen Sie, nach welchem Muster die bibliographischen Angaben in Ihrem Literaturverzeichnis erscheinen sollen. Dies wird in der Regel eine der folgenden Formen sein: Autor Jahr Titel, Autor Titel Jahr oder Autor Jahr (d. h. ohne Titelangaben, was jedoch selten vorkommt). In das Feld Fachgebiete tragen Sie die Fächer ein, in denen der Zitationsstil häufig eingesetzt wird. Sie können auch sehr allgemeine Einordnungen vornehmen wie z. B. Geisteswissenschaft oder dieses Feld leer lassen. 142

144 Daten importieren oder exportieren 10 Daten importieren oder exportieren Erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie Daten aus anderen Citavi-Projekten oder aus anderen Anwendungen in ein Citavi-Projekt importieren oder Daten aus einem Citavi-Projekt in ein anderes Citavi-Projekt oder auch in andere Anwendungen exportieren Daten aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen importieren Häufig möchten Sie größere Mengen von Literaturdaten in Citavi einfügen. Citavi importiert mit Hilfe definierter Filter Daten aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen (LiteRat; EndNote Versionen 9, 10, X1, X2, X3; ProCite 5; Bibliographix Versionen 4 bis 6; Biblioscape 7, Gelit/Win; Intranda, Liman 1 und 2 / Liman Pro, Liman Literaturmanager; Lidos 4 und 6; Bibliosoft Memo 2; Visual Composer 2, Zotero), speziell formatierten Text-Dateien (BibTeX, RIS, ENW und andere von uns definierte Filter), Excel -, Access -, Calc -Dateien und aus weiteren tabellarisch strukturierten Dateien (hier definieren Sie die Filter selbst), vielen Bibliothekskatalogen. Manchmal scheint es, dass Citavi mehr Titel importiert, als Sie gewünscht haben: Sie wollen 98 Titel importieren und erhalten in Citavi 115. Das ist aber kein Fehler, sondern im Gegenteil ein Vorzug von Citavi. Citavi unterscheidet zwischen Mutter - und Tochter -Dokumenten und teilt sie auf zwei Dokumententypen auf (z. B. auf Beitrag in und Sammelwerk ). Das erhöht die Konsistenz der Daten und erleichtert die Arbeit (z. B. bei vielen Beiträgen aus einem Sammelwerk). Diese Unterscheidung zwischen Mutter - und Tochter -Dokumenten kennen viele Literaturdatenbanken und -verwaltungsprogramme aber nicht. Beim Import aus solchen Quellen muss Citavi deshalb die fehlende Aufteilung nachholen. So kann es vorkommen, dass Sie aus einer Quelle 98 Titel importieren und Citavi 115 Titel verzeichnet. Anders als Citavi speichern einige Literaturverwaltungen die Namen von Personen als Ganzes ab, also nicht getrennt nach Vor-, Mittel- und Nachnamen. Beim Import prüft Citavi alle Namensfelder und zerlegt die Namen in ihre Bestandteile. Sie sollten gleichwohl die Namensansetzung nach einem Import noch einmal prüfen Bibliographix-Daten importieren Citavi kann Bibliographix-Datenbanken importieren, die mit Bibliographix bis zur Version 6.1 erstellt wurden. So importieren Sie eine Bibliographix-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Bibliographix aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 143

145 Daten importieren oder exportieren 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile Biblioscape-Daten importieren Citavi kann Biblioscape-Datenbanken importieren, die mit Biblioscape 7 erstellt wurden. So importieren Sie eine Biblioscape-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Biblioscape aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen..., um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile Bibliosoft-Memo-Daten importieren Citavi kann Bibliosoft Memo-Datenbanken importieren, die mit Bibliosoft Memo 2 erstellt wurden. So importieren Sie eine Bibliosoft Memo-Datenbank 1. Exportieren Sie die Literaturdaten aus Bibliosoft Memo im Format DOS Tabelle. 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 3. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie Bibliosoft Memo (via Export) aus und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die vorher exportierte Datei auf Ihrem Rechner auszuwählen. 6. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 7. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 8. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 9. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 10. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile. 144

146 Daten importieren oder exportieren EndNote-Daten importieren Citavi kann EndNote-Datenbanken importieren, die mit den EndNote-Versionen 8, 9, 10, X1, X2 oder X3 erstellt wurden. Einige Dokumententypen (z. B. Hearing) bildet Citavi aus fachlichen Gründen nicht ab. Die Daten gehen nicht verloren, sondern werden als Unbekannter Dokumententyp gespeichert. So importieren Sie eine EndNote-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie EndNote aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen (Achtung: Wenn Sie eine Datenbank importieren, die mit EndNote X oder höher erstellt wurde, benötigt Citavi neben der *.enl-datei auch den zugehörigen EndNote-Datenordner. Sie erkennen den Ordner daran, dass er den gleichen Namen wie die Datenbank trägt und zusätzlich die Bezeichnung.data hat.) 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile. Sie werden die Beobachtung machen, dass sich die Zahl der Titeleinträge zwischen der ursprünglichen EndNote- Datenbank und dem entsprechenden Citavi-Projekt unterscheidet: Citavi enthält mehr Titeleinträge. Das liegt daran, dass Citavi ein zweistufiges Verfahren verwendet, um bestimmte Titel abzubilden. Sie kennen das, wenn Sie bereits Beiträge aus einem Sammelwerk erfasst haben. Zuerst haben Sie das Sammelwerk in Citavi erfasst und dann für jeden Beitrag einen neuen Titeleintrag vorgenommen, den Sie mit dem Sammelwerk verknüpft haben. EndNote kennt diese Relationen nicht. Beim Import von EndNote-Datenbanken zerlegt Citavi darum Titeleinträge vom EndNote-Typ Book Section in zwei Titeleinträge: Sammelwerk und Beitrag in Sammelwerk. Gleiches gilt für Conference Paper, die in Citavi als Tagungsband und Beitrag in Tagungsband abgebildet werden. Zuordnung der Dokumententypen Citavi bietet die meisten der Dokumententypen an, die auch EndNote verwendet, außerdem einige zusätzliche. Aus der folgenden Tabelle ersehen Sie die Zuordnungen: Citavi EndNote (direkt) EndNote (indirekt) Agenturmeldung Akte Archivgut Beitrag in Gesetzeskommentar Beitrag in Book Section Conference Paper Geogr. Karte Map Gerichtsentscheidung Gesetz / Verordnung Statute Gesetzeskommentar Graue Literatur / Bericht / Report Report Hochschulschrift Thesis 145

147 Daten importieren oder exportieren Citavi EndNote (direkt) EndNote (indirekt) Hörbuch Hörspiel Internetdokument Electronic Source Online-Database, Online-Multimedia Interviewmaterial Manuskript Manuscript Monographie Book Electronic Book Musikstück in Musikwerk / Musikalbum Norm Patentschrift Patent Persönliche Mitteilung Personal Communication Pressemitteilung Radio- oder Fernsehsendung Sammelwerk Edited Book Software Computer Program Sonderheft/Beiheft Spielfilm Film or Broadcast Tagungsband Conference Proceedings Ton- oder Filmdokument Audiovisual Material Unklarer Dokumententyp Generic Vortrag Werke eines Autors Classical Work Zeitschriftenartikel Journal Article Magazine Article Zeitungsartikel Newspaper Article Artwork Bill Case Hearing Figure Chart or Table Equation Electronic Journal Government Report/Document Legal Rule/Regulation Anmerkung: Der Zusatz indirekt in der letzten Spalte der obigen Tabelle bedeutet, dass Citavi den EndNote- Dokumententyp unter einer anderen Bezeichnung abbildet. Daten aus Dokumententypen, die Citavi nicht kennt, werden beim Import in Citavi in Titel vom Typ Unklarer Dokumententyp umgewandelt Gelit/Win-Daten importieren Citavi kann Gelit/Win-Datenbanken importieren. So importieren Sie eine Gelit/Win-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Gelit/Win aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Rechner auszuwählen (Dateiendung: *.dbf). 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 146

148 Daten importieren oder exportieren 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile Intranda Dr.-Daten importieren Citavi kann Intranda-Datenbanken importieren. So importieren Sie eine Intranda-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Intranda aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile LIDOS-Daten importieren Citavi kann LIDOS-Datenbanken importieren, die mit LIDOS 4 oder 6 erstellt wurden. So importieren Sie eine LIDOS-Datenbank 1. Erstellen Sie in LIDOS eine Export-Datei (LIDOS-Export mit Feldauswahl). Eventuell müssen Sie in LIDOS die Export-Optionen ändern, damit Umlaute korrekt exportiert werden (Umschalten auf ANSI). 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 3. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie LIDOS 4 [oder LIDOS 6] (via Export) aus und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die vorab erstellte Export-Datei auf Ihrem Rechner auszuwählen. 6. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 7. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 8. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 147

149 Daten importieren oder exportieren 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile LiteRat-Daten importieren LiteRat ist das Vorgänger-Produkt von Citavi. Alle in LiteRat erfassten Daten können Sie in Citavi importieren. So importieren Sie eine LiteRat-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie LiteRat aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre alten Kurztitel übernehmen möchten und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen (Achtung: Wählen Sie nicht die Datei literat.mdb das ist die Programmdatei von LiteRat, die keine bibliographischen Daten enthält). 6. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 7. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel ankreuzen. 8. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile. Unterschiede zwischen LiteRat und Citavi Als Weiterentwicklung von LiteRat enthält Citavi (fast) alle Funktionen von LiteRat und ergänzt sie um viele weitere. Einige Funktionen aus LiteRat haben in Citavi darüber hinaus eine neue, eindeutigere Bezeichnung erhalten. Namensänderungen LiteRat Kürzel Eselsohren Themenbereiche Feld Außerdem Citavi Kurztitel Kringel- oder Strichmarke Kategorien Feld Notiz Funktionsänderungen Kurztitelbildung In LiteRat mussten Sie das Kürzel von Hand erzeugen. Citavi bildet nun den Kurztitel automatisch, bietet Ihnen alternativ die Möglichkeit, selbst einen Kurztitel zu formulieren. Standorte In LiteRat waren die Namen der Bibliotheken in den Grundeinstellungen gespeichert. In Citavi sind die Bibliotheksnamen pro Projekt gespeichert. Das erleichtert die Weitergabe von Projektdateien. Angaben ändern In LiteRat wurde zwischen Lese- und Bearbeitungsmodus unterschieden. Um einen Text zu bearbeiten, 148

150 Daten importieren oder exportieren musste zuerst die Schaltfläche Angaben ändern gedrückt werden. In Citavi gibt es diese Unterscheidung nicht mehr. Sie können sofort Feldinhalte bearbeiten. Leihfristenverwaltung In LiteRat gab es eine Leihfristen-Warnfunktion (Karteikarte Private Notizen ). Diese Funktion wurde in Citavi erweitert. Sie können nun festhalten, wann Sie einen Titel (Buch, Film etc.) zurückgeben müssen oder wann Sie ihn zurück erwarten. Sie finden die entsprechende Funktion auf der Karteikarte Aufgaben. Legen Sie eine neue Aufgabe an und wählen Sie entweder den Aufgabentyp Ausgeliehenen Titel zurückbringen oder wenn Sie Eigentümer(in) sind Verliehenen Titel zurückfordern. In das Datumsfeld tragen Sie dann die Leihfrist ein. Ein Uhr-Symbol im Startfenster und in der Statuszeile warnt Sie, wenn Sie in die Nähe der Leihfrist kommen. Dabei heißt Nähe, dass die Leihfrist in der aktuellen Arbeitswoche liegt. Wenn Sie die Frist überschritten haben, beginnt die Uhr zu blinken. Themenbereiche In LiteRat wurden die Themenbereiche alphabetisch sortiert. In Citavi können Sie die Reihenfolge der Kategorien von Hand festlegen. In Citavi wird im Programmteil Wissensorganisation unterschieden zwischen Zitaten, die Kategorien zugeordnet sind, und Titeln, die Kategorien zugeordnet sind. Kategorien, die nicht mit einem Zitat oder einem Titel verknüpft sind, werden grau dargestellt. Private Notizen In LiteRat waren die Informationen auf der Karteikarte Private Notizen nur für die Person einsichtig, die sich mit ihrem Passwort in die Datenbank eingeloggt hat. In Citavi gibt es diese geheimen Informationen nicht mehr: Leihfrist und Kommentar sind frei einsehbar; die (privaten) Markierungen sind weggefallen. Notwendige Nacharbeiten Nachdem Sie eine LiteRat-Datei in Citavi importiert haben, sind einige wenige Nacharbeiten in den Eingabebereichen Bibliotheken, Standorten und Aufgaben nötig. In LiteRat wurden die Bezeichnungen der Bibliotheken in den Grundeinstellungen gespeichert. Diese Grundeinstellungen sind nicht Bestandteil der einzelnen LiteRat-Bibliographien. Falls Sie in LiteRat Standorte notiert haben und in den LiteRat-Grundeinstellungen die Bibliotheken mit Namen versehen haben, müssen Sie in Citavi über das Menü Listen > Bibliotheken die Bezeichnungen für die Bibliotheken von Hand eingeben. In LiteRat wurde nicht zwischen externen und privaten Standorten unterschieden. Nach dem Import von LiteRat-Datenbanken müssen Sie evtl. die Standort-Informationen nachbearbeiten. Sie können dies auf einfache Weise auf der Karteikarte Standorte tun, indem Sie Informationen aus dem Standorte-Feld (für Bibliotheken) in das Einträge-Feld (für lokale Dateien) per Drag & Drop verschieben. Dieses Verschieben funktioniert in beide Richtungen. In LiteRat sahen Sie alle Aufgaben, die einem Titel zugeordnet waren. In Citavi sehen Sie pro Aufgabe, welche Titel davon betroffen sind. Sie können im Programmteil Aufgabenplanung zum Beispiel bestimmen, dass nur Titel angezeigt werden sollen, die kopiert werden sollen. Wenn Sie nun noch die Aufgabe Entleihen mit hinzunehmen, werden auch alle Titel angezeigt, die entliehen werden sollen. Es werden aber weiterhin die Titel angezeigt, die kopiert werden sollen. Ein Buch, das erst entliehen und dann kopiert werden soll, erscheint also zweimal in der Liste. Der Nutzen dieser Darstellung zeigt sich, wenn Sie einen Aufgabenzettel erstellen. Sie drucken z. B. eine Liste aller Titel, die Sie entleihen möchten und gehen damit in die Bibliothek. Mit einer zweiten Liste Kopieren in der Hand arbeiten Sie am Kopierer schnell die Kopieraufträge ab. 149

151 Daten importieren oder exportieren Liman-Daten importieren Citavi kann Liman-Datenbanken importieren, die mit Liman 1, 2, Pro oder Literaturmanager erstellt wurden. So importieren Sie eine Liman-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die zutreffende Liman-Version aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel mit Strich- oder Kringelmarken oder Häkchen markieren. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile ProCite-Daten importieren Citavi kann ProCite-Datenbanken importieren, die mit ProCite 5 erstellt wurden. So importieren Sie eine ProCite-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie ProCite 5 aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel mit Strich- oder Kringelmarken oder Häkchen markieren. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile Reference Manager-Daten importieren Citavi kann Reference Manager-Datenbanken nicht direkt importieren. Exportieren Sie stattdessen Ihre Reference Manager-Datenbanken in das RIS-Format. Importieren Sie die RIS-Dateien in Citavi (s. S. 153). 150

152 Daten importieren oder exportieren Visual Composer-Daten importieren Citavi kann Visual Composer-Datenbanken importieren, die mit Visual Composer 2 erstellt wurden. So importieren Sie eine Visual Composer-Datenbank 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie die Option Aus einer anderen Literaturverwaltung importieren und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Visual Composer 2 aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datenbank auf Ihrem Rechner auszuwählen. 5. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 6. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel mit Strich- oder Kringelmarken oder Häkchen markieren. 7. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. 8. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile Zotero-Daten importieren Citavi kann Zotero-Daten im RIS -Format importieren. So importieren Sie eine Zotero-Bibliothek 1. Klicken Sie in Zotero auf das Zahnrad-Icon und wählen Sie den Befehl Bibliothek exportieren. 2. Wählen Sie das RIS-Format für den Export. 3. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 4. Wählen Sie die Option Aus einer Textdatei und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie das beim Export gewählte Exportformat aus: RIS. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datei auf Ihrem Rechner auszuwählen. 7. Klicken Sie auf Öffnen und Weiter. 8. Citavi öffnet das Import-Fenster, das Sie auch von den Online-Recherchen her kennen. Sie haben hier noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob Sie alle Titel oder eine Auswahl daraus importieren möchten, indem Sie die Titel mit Strich- oder Kringelmarken oder Häkchen markieren. Citavi bietet Ihnen an, die getroffene Auswahl oder alle Titel sowie zusätzliche Informationen zu importieren. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. 9. Citavi importiert die Datenbank. Sofern Sie im vorhergehenden Schritt die Option nicht abgewählt haben, zeigt Ihnen Citavi ausschließlich die gerade importierten Daten als Auswahl an. Um alle Datensätze im Projekt zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl aufheben in der Statuszeile. 151

153 Daten importieren oder exportieren 10.2 Textdateien importieren Eine BibTeX-Datei importieren Das BibTeX-Format ist ein verbreitetes Austauschformat für bibliographische Daten. Besonders wichtig ist es, um im Zusammenspiel mit TeX Literaturangaben und Literaturverzeichnisse in LaTeX-Dokumente einzufügen. Citavi importiert und exportiert bibliographische Angaben im BibTeX-Format. Ein typischer BibTeX-Eintrag sieht wie folgt year = {2006}, title = {The virtual linguistics campus}, address = {M\ unster}, publisher = {Waxmann}, isbn = { }, editor = {Handke, J\ urgen and Franke, Peter} } So importieren Sie eine BibTeX-Datei Wenn Sie eine Recherche in einer Web-Datenbank durchführen, können Sie die Daten über den direkten Import in Citavi übernehmen. Das Kapitel In Webdatenbanken recherchieren und Trefferlisten importieren (s. S. 57) beschreibt das Vorgehen. Wenn Sie die BibTeX-Datei bereits auf Ihrem Computer gespeichert haben und diese die Datei-Endung *.bib hat, starten Sie mit einem Doppelklick auf die Datei den Import. Zuordnung der Dokumententypen Die im BibTeX-Format möglichen Dokumententypen sind eine Teilmenge der in Citavi verfügbaren Dokumententypen. Die nachfolgende Übersicht zeigt Ihnen, wie die Citavi-Dokumententypen beim Export in BibTeX zugeordnet werden: Citavi Agenturmeldung Akte Archivgut Audio- oder Videodokument Beitrag in Gesetzeskommentar Beitrag in Sammelwerk Beitrag in Tagungsband Geogr. Karteikarte Gerichtsentscheidung Gesetz / Verordnung Gesetzeskommentar Graue Literatur / Bericht / Report Hochschulschrift Hörbuch Hörspiel Internetdokument Interviewmaterial Manuskript Monographie Musikstück in Musikwerk / Musikalbum Norm BibTeX Entry Types misc misc misc misc incollection incollection inproceedings misc misc misc book booklet phdthesis misc misc misc misc unpublished book misc misc misc 152

154 Daten importieren oder exportieren Citavi Patent Persönliche Mitteilung Pressemitteilung Radio oder Fernsehsendung Sammelwerk Software Sonderheft, Beiheft Spielfilm Tagungsband Unklarer Dokumententyp Vortrag Werke eines Autors Zeitschriftenaufsatz Zeitungsartikel BibTeX Entry Types patent misc misc misc book misc misc misc proceedings misc misc book article article Zuordnung der Felder Wenn Sie eine RIS-Datei in Citavi importieren, findet folgende Feldzuteilung statt: BibTeX author year title editor booktitle address publisher volume number series edition journal isbn keywords abstract note url pages Citavi Generic Authors Year Title1 Editors Title2; ParentReference PlacePublished Publishers Volume Number SeriesTitle Edition Journal Isbn/Issn Keywords Abstract Notes OnlineAddress1 PageRange Standardmäßig exportiert Citavi diejenigen Feldinhalte, die für den jeweiligen Dokumententyp von BibTeX als required und als optional betrachtet werden. Sie können die Ausgabe nach BibTeX völlig frei steuern. Aktivieren Sie hierzu im Menü Extras > Projektübergreifende Optionen > Allgemein die Option TeX-Unterstützung und klicken Sie auf den Link Anpassen Eine RIS-Datei importieren Viele Anbieter bibliographischer Datenbanken bieten den Export von Suchergebnissen im RIS-Format an. Es handelt sich um eine Textdatei, die einen oder mehrere Titeleinträge enthält. 153

155 Daten importieren oder exportieren Citavi importiert und exportiert bibliographische Angaben im RIS-Format. Ein typischer RIS-Eintrag sieht wie folgt aus: TY BOOK T1 The virtual linguistics campus SN T2 Strategies and concepts for successful e-learning KW - PB Waxmann PY 2006 CY Münster A2 Handke, Jürgen A2 Franke, Peter ER - Nach einem Bezeichner, der aus zwei Buchstaben besteht, folgen zwei Leerzeichen, ein Divis und ein Leerzeichen. Dann folgen die eigentlichen Feldinhalte. So importieren Sie eine RIS-Datei Wenn Sie eine Recherche in einer Web-Datenbank durchführen, können Sie die Daten über den direkten Import in Citavi übernehmen. Das Kapitel In Webdatenbanken recherchieren und Trefferlisten importieren (s. S. 57)beschreibt das Vorgehen. Wenn Sie die RIS-Datei bereits auf Ihrem Computer gespeichert haben und diese die Dateiendung *.ris hat, starten Sie mit einem Doppelklick auf die Datei den Import. Zuordnung der Dokumententypen Die im RIS-Format möglichen Dokumententypen sind eine Teilmenge der in Citavi verfügbaren Dokumententypen. Die nachfolgende Übersicht zeigt Ihnen, wie die RIS-Dokumententypen beim Import in Citavi zugeordnet werden: RIS Feldname RIS Dokumententyp Citavi Dokumententyp ABST Abstract Zeitschriftenaufsatz ADVS Audiovisual material Ton- oder Filmdokument ART Art Work Unklarer Dokumententyp BILL Bill/Resolution Unklarer Dokumententyp BOOK Book, Whole Monographie CASE Case Unklarer Dokumententyp CHAP Book chapter Beitrag in COMP Computer program Software CONF Conference proceeding Tagungsband CTLG Catalog Unklarer Dokumententyp DATA Data file Unklarer Dokumententyp ELEC Electronic Citation Internetdokument GEN Generic Unklarer Dokumententyp HEAR Hearing Unklarer Dokumententyp ICOMM Internet Communication Internetdokument INPR In Press Unklarer Dokumententyp JFULL Journal (full) Unklarer Dokumententyp JOUR Journal Zeitschriftenaufsatz MAP Map Geographische Karte MGZN Magazine article Zeitschriftenaufsatz MPCT Motion picture Spielfilm 154

156 Daten importieren oder exportieren RIS Feldname RIS Dokumententyp Citavi Dokumententyp MUSIC Music score Musikwerk/Musikalbum NEWS Newspaper Zeitungsartikel PAMP Pamphlet Unklarer Dokumententyp PAT Patent Patentschrift PCOMM Personal communication Persönliche Mitteilung RPRT Report Graue Literatur / Bericht / Report SER Serial (Book, Monograph) Monographie SLIDE Slide Unklarer Dokumententyp SOUND Sound recording Ton- oder Filmdokument STAT Statute Gesetz/Verordnung THES Thesis/Dissertation Hochschulschrift UNBILl Unenacted bill/resolution Unklarer Dokumententyp UNPB Unpublished work Graue Literatur, Bericht, Report VIDEO Video recording Ton- oder Filmdokument 155

157 Daten importieren oder exportieren Zuordnung der Felder Wenn Sie eine RIS-Datei in Citavi importieren, findet folgende Feldzuteilung statt: RIS Citavi Generic TY ReferenceType A1; AU Authors Y1; PY Year T1, TI, CT, BT Title1 A2; ED Editors T2; BT Title2; ParentReference CP; CY PlacePublished PB Publishers VL Volume IS Number SP PageRange JO; JF Journal A3 Collaborators T3 SeriesTitle ET Edition Y2 Date JA Journal SN Isbn/Issn U1 SpecialText1 U2 SpecialText2 U3 SpecialText3 U4 SpecialText4 U5 SpecialText5 KW Keywords N2 Abstract N1 Notes UR OnlineAddress1 L1-L4 InternetLink SP + EP PageRange Eine ENW-Datei importieren Neben RIS und BibTeX bieten einige Datenbank-Anbieter einen Export der recherchierten Daten im Format EndNote Tagged an. Citavi importiert und exportiert bibliographische Angaben im EndNote-Tagged-Format. Ein typischer EndNote- Tagged-Eintrag sieht wie folgt aus: %0 Edited Book %@ %E Handke, Jürgen %E Franke, Peter %T The virtual linguistics campus %D 2006 %C Münster 156

158 Daten importieren oder exportieren %I Waxmann %J Strategies and concepts for successful e-learning %P 324 S. Nach einem Prozentzeichen und einem Feldbezeichner folgen die Feldinhalte. So importieren Sie eine ENW-Datei Wenn Sie eine Recherche in einer Web-Datenbank durchführen, können Sie die Daten über den direkten Import in Citavi übernehmen. Das Kapitel In Webdatenbanken recherchieren und Trefferlisten importieren (s. S. 57)beschreibt das Vorgehen. Wenn Sie die Endnote-Tagged-Datei bereits auf Ihrem Computer gespeichert haben und diese die Dateiendung *.enw hat, starten Sie mit einem Doppelklick auf die Datei den Import. Zuordnung der Dokumententypen Die im ENW-Format möglichen Dokumententypen sind eine Teilmenge der in Citavi verfügbaren Dokumententypen. Die nachfolgende Übersicht zeigt Ihnen, wie die ENW-Dokumententypen beim Import in Citavi zugeordnet werden: EndNote Tagged Dokumententyp Citavi Dokumententyp %0 Ancient Text Archivgut %0 Artwork Unklarer Dokumententyp %0 Audiovisual Material Ton- oder Filmdokument %0 Bill Unklarer Dokumententyp %0 Book Monographie %0 Book Section Beitrag in Sammelwerk %0 Case Unklarer Dokumententyp %0 Chart or Table Unklarer Dokumententyp %0 Classical Work Werke eines Autors %0 Computer Program Software %0 Conference Paper Beitrag in Tagungsband %0 Conference Proceedings Tagungsband %0 Dictionary Sammelwerk %0 Edited Book Sammelwerk %0 Electronic Article Zeitschriftenaufsatz %0 Electronic Book Monographie %0 Electronic Source Internetdokument %0 Encyclopedia Sammelwerk %0 Equation Unklarer Dokumententyp %0 Figure Unklarer Dokumententyp %0 Film or Broadcast Spielfilm %0 Generic Unklarer Dokumententyp %0 Government Document Graue Literatur / Bericht / Report %0 Grant Unklarer Dokumententyp %0 Hearing Unklarer Dokumententyp %0 Journal Article Zeitschriftenaufsatz %0 Legal Rule or Regulation Gesetz / Verordnung %0 Magazine Article Zeitschriftenaufsatz %0 Manuscript Manuskript %0 Map Geographische Karte %0 Newspaper Article Zeitungsartikel %0 Online Database Unklarer Dokumententyp %0 Online Multimedia Unklarer Dokumententyp 157

159 Daten importieren oder exportieren EndNote Tagged Dokumententyp Citavi Dokumententyp %0 Patent Patent %0 Personal Communication Persönliche Mitteilung %0 Report Graue Literatur / Bericht / Report %0 Statute Gesetz / Verordnung %0 Thesis Hochschulschrift %0 Unpublished Work Graue Literatur / Bericht / Report %0 Web Page Internetdokument %0 Unused 1 Unklarer Dokumententyp %0 Unused 2 Unklarer Dokumententyp %0 Unused 3 Unklarer Dokumententyp Zuordnung der Felder Wenn Sie eine ENW-Datei in Citavi importieren, verwendet Citavi je nach Dokumententyp unterschiedliche Feldzuordnungen. In einer ENW-Datei finden Sie u. a. folgende Felder. ENW EndNote-Feld %A Author %B Secondary Title (of a Book or Conference Name) %C Place Published %D Year %E Editor /Secondary Author %F Label %G Language %H Translated Author %I Publisher %J Secondary Title (Journal Name) %K Keywords %L Call Number %M Accession Number %N Number (Issue) %P Pages %Q Translated Title %R Electronic Resource Number %S Tertiary Title %T Title %U URL %V Volume %W Database Provider %X Abstract %Y Tertiary Author %Z Notes %0 Reference Type %1 Custom 1 %2 Custom 2 %3 Custom 3 %4 Custom 4 %6 Number of Volumes %7 Edition %8 Date %9 Type of Work 158

160 Daten importieren oder exportieren ENW EndNote-Feld %? Subsidiary Author ISBN/ISSN %! Short Title %# Custom 5 %$ Custom 6 %] Custom 7 %& Section %( Original Publication %) Reprint Edition %* Reviewed Item %+ Author Address %^ Caption %> Link to PDF %< Research Notes %[ Access Date %= Last Modified Date %~ Name of Database Eine Access-, Excel-, Calc- oder CSV-Datei importieren In einer Datenbankanwendung wie Microsoft Access bzw. in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder OpenOffice.org Calc liegen Daten in strukturierter Form vor: In der ersten Zeile (Spaltenkopf) findet sich in der Regel eine kurze Beschreibung, welche Art von Daten in welcher Spalte eingetragen ist. In jeder Tabellenzeile beginnt ein neuer Datensatz. Auch einfache Textdateien können Daten enthalten, die in dieser Form strukturiert sind. Solche Dateien lassen sich gut in Citavi importieren. Wenn Sie das erste Mal eine Textdatei mit tabellarischen Daten importieren, definieren Sie, welche Dokumententypen aus der zu importierenden Datei den Dokumententypen in Citavi entsprechen. Gibt es beispielsweise in der Datei den Dokumententyp Buch, so legen Sie fest, dass alle Daten, die sich auf ein Buch beziehen, in Citavi als Daten einer Monographie eingetragen werden sollen (s. u. Schritt 7). 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Importieren 2. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Option Aus einer Datei mit tabellarischen Daten. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie, ob Sie eine Excel-, Access-, Calc- oder eine Textdatei (Dateiendung *.txt oder *.csv) importieren möchten. (Wenn Sie bereits eine Importdefinition erstellt haben, erscheint diese hier mit der vorangestellten Formulierung [Eigene Importdefinition]). 5. Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrer Festplatte aus. Gegebenenfalls enthält die Datei importierfähige Daten, die auf mehrere Blätter (Excel, Calc) oder auf mehrere Tabellen (Access) verteilt ist. Wählen Sie das Blatt oder die Tabelle aus, die die zu importierenden Dateien enthält. 6. Wenn die Datei nur einen einzigen Dokumententyp enthält (z. B. Zeitschriftenaufsätze) und darum keine Spalte mit Informationen über die Art der Dokumententypen aufweist, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte 159

161 Daten importieren oder exportieren den Eintrag Nicht vorhanden. Wenn die Datei Daten unterschiedlicher Dokumententypen enthält, wählen Sie im Auswahlfeld Spalte den Spaltennamen, der auf die Spalte mit den Dokumententypenbezeichnungen in der zu importierenden Datei verweist. Tragen Sie die Bezeichnungen für die Dokumententypen in der Datei neben die Bezeichnungen ein, die Citavi verwendet: 7. Wählen Sie den Dokumententyp in Citavi aus, für den Sie nun die einzelnen Feldzuordnungen vornehmen möchten. 8. Ordnen Sie jeder Spalte der Datei das korrespondierende Feld in Citavi zu. 160

162 Daten importieren oder exportieren Anmerkung: Für den erfolgreichen Import ist es nötig, dass mindestens eine Spalte der zu importierenden Datei dem Citavi-Feld Titel1 zugeordnet wurde. 9. Wenn die Datei unterschiedliche Dokumententypen enthält, wiederholen Sie den Zuordnungsprozess für jeden Dokumententyp. Sobald Sie alle Dokumententyp-Feldzuordnungen definiert haben, beenden Sie die Feldzuordnung. 161

163 Daten importieren oder exportieren 10. Wenn Sie häufiger Dateien importieren möchten, die dieselbe Struktur aufweisen, können Sie Ihre Definition als Importfilter ( Tag Definition ) abspeichern. 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Citavi beginnt den Import Daten aus einem Citavi-Projekt exportieren Citavi bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Daten aus einem Citavi-Projekt zu exportieren. Dabei bedeutet Exportieren, dass Daten aus einem Citavi-Projekt entweder in ein anderes Citavi-Projekt oder in eine andere Anwendung kopiert werden. Die ursprüngliche Citavi-Datei, aus der exportiert wurde, bleibt unverändert. Beim Exportieren in ein anderes Citavi-Projekt können Sie aber auch wählen, ob Daten verschoben werden sollen. Die Daten werden dann in das Zielprojekt kopiert und anschließend in dem Ausgangsprojekt gelöscht. Ein typischer Einsatzzweck für den Export ist der Wunsch, einer Kollegin oder einem Studenten einige Literaturempfehlungen zur Verfügung zu stellen. Sie können dazu eine Teilmenge aus Ihren Projektdaten bilden und entscheiden, welche zusätzlichen Informationen zu den bibliographischen Kerndaten weitergegeben werden sollen. Exportieren können Sie Daten aus einem Citavi-Projekt in ein anderes Citavi-Projekt, eine BibTeX-Datei, eine RIS-Datei, eine EndNote -Datei (zu öffnen mit Versionen ab EndNote 9) oder eine EndNote Tagged Format-Datei, eine Microsoft Excel - oder OpenOffice.org Calc-Datei. Sie können aus allen drei Ansichten (Karteikarte, Liste, Tabelle) einen einzelnen Titel, eine markierte Auswahl oder alle Titel des Projekts exportieren. Wenn Sie mehrere Titel exportieren wollen, empfehlen wir Ihnen, die Tabellen- Ansicht zu benutzen. Citavi-Projekte nutzen die Microsoft Access-Datenbanktechnologie. Sie können jedes Citavi-Projekt (Dateiendung *.ctv) in Access öffnen, ohne vorher einen Export vornehmen zu müssen. Beachten Sie, dass Manipulationen in Access die spätere Verwendung der Datei in Citavi beeinträchtigen können. Öffnen Sie darum vorzugsweise nur Kopien von Citavi-Projekten in Access. 162

164 Daten importieren oder exportieren Daten in ein anderes Citavi-Projekt exportieren So exportieren Sie Titel in ein anderes Citavi-Projekt 1. Markieren Sie gegebenenfalls die zu exportierenden Titel mit einer Strich- oder Kringelmarke. Müssen Sie aus einer größeren Menge von Titeln auswählen, führen Sie zuerst eine Suche durch, um die Suchergebnisse dann als Auswahl zu übernehmen. 2. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Titel den Befehl In ein Citavi-Projekt kopieren/verschieben. (Alternativ können Sie im Menü Datei den Befehl Exportieren wählen.) 3. Wählen Sie, ob Sie den aktiven Titel, die markierten Titel oder alle Titel exportieren wollen, den oder die Titel kopieren oder verschieben möchten (im letzteren Fall werden die betreffenden Titel aus dem Quellprojekt gelöscht), die Titel in ein vorhandenes oder ein neues Projekt kopieren oder verschieben möchten und ob Sie direkt nach dem Kopieren bzw. Verschieben das Zielprojekt öffnen möchten: 4. Klicken Sie auf Weiter, um festzulegen, welche weiteren Informationen Sie neben den bibliographischen Daten in ein anderes Projekt kopieren bzw. verschieben möchten: 163

165 Daten importieren oder exportieren 5. Klicken Sie auf Fertigstellen. Beachten Sie bitte, wie Citavi mit Kategorien umgeht, wenn Sie Titel aus einem Projekt (Quellprojekt) in ein anderes Projekt (Zielprojekt) kopieren oder verschieben: Quellprojekt Zielprojekt Ergebnis Fall 1: Titel werden mit der Option Gesamter Kategorienbaum in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das noch keine Kategorien enthält. Der Kategorienbaum wird vollständig übernommen. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich [Keine Kategorien] 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich Fall 2: Titel werden mit der Option Gesamter Kategorienbaum in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das den identischen Kategorienbaum enthält. Im Zielprojekt werden keine Änderungen am Kategorienbaum vorgenommen, sondern lediglich die zugewiesenen Kategorien übernommen. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Vergleich 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Vergleich Fall 3: Titel werden mit der Option Gesamter Kategorienbaum in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das einen abweichenden Kategorienbaum enthält. Im Zielprojekt wird der Kategorienbaum aus dem Quellprojekt an den vorhandenen Kategorienbaum angehängt. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich 1. Introduction 1.1 Definitions 2. Comparison 1. Introduction 1.1 Definitions 2. Comparison 3. Kategorien aus dem Projekt Quellprojekt 3.1. Einleitung Definitionen 3.2. Hauptteil Vergleich Fall 4: Titel werden mit der Option Nur Kategorien der ausgewählten Titel in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das noch keine Kategorien enthält. Der Kategorienbaum aus dem Quellprojekt wird bis zu der Ebene übernommen, die eine Kategorie enthält. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich [Keine Kategorien] 1. Einleitung 1.1 Definitionen Fall 5: Titel werden mit der Option Nur Kategorien der ausgewählten Titel in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das den identischen Kategorienbaum enthält. Im Zielprojekt werden keine Änderungen am Kategorienbaum vorgenommen, sondern lediglich die zugewiesenen Kategorien übernommen. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Vergleich 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Vergleich 164

166 Daten importieren oder exportieren Quellprojekt Zielprojekt Ergebnis Fall 6: Titel werden mit der Option Nur Kategorien der ausgewählten Titel in ein Zielprojekt verschoben oder kopiert, das einen abweichenden Kategorienbaum enthält. Im Zielprojekt werden die Kategorien aus dem Quellprojekt mit ihren übergeordneten Kategorien an den vorhandenen Kategorienbaum angehängt. 1. Einleitung 1.1 Definitionen 2. Hauptteil 2.1 Vergleich 1. Introduction 1.1 Definitions 2. Comparison 1. Introduction 1.1 Definitions 2. Comparison 3. Einleitung 3.1 Definitionen Sie können auch ein einzelnes Zitat, einen Gedanken, Aufgaben oder Standorte zwischen zwei Projekten kopieren bzw. verschieben. Markieren Sie dazu einfach das betreffende Objekt, kopieren Sie es mit Strg+C in die Zwischenablage (oder schneiden Sie es mit Strg+X aus) und fügen Sie das Objekt an der gewünschten Stelle mit Strg+V ein Daten in eine RIS-Datei exportieren So exportieren Sie Titel in eine RIS-Datei 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren 2. Entscheiden Sie sich, ob Sie alle Titel, nur die markierten Titel oder die Titel der aktuellen Auswahl exportieren möchten. 3. Entscheiden Sie sich für das RIS-Format. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um einen Ordner auf Ihrem Computer auszuwählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. 6. Citavi meldet Ihnen den abgeschlossenen Export mit dem Dialogfeld Export erfolgreich abgeschlossen Daten in eine BibTeX-Datei exportieren So exportieren Sie Titel in eine BibTeX-Datei 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren 2. Entscheiden Sie sich, ob Sie alle Titel, nur die markierten Titel oder die Titel der aktuellen Auswahl exportieren möchten. 3. Entscheiden Sie sich für das BibTeX-Format. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um einen Ordner auf Ihrem Computer auszuwählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. 6. Citavi meldet Ihnen den abgeschlossenen Export mit dem Dialogfeld Export erfolgreich abgeschlossen Daten in eine EndNote-Datei exportieren Für den Export nach EndNote stehen zwei Formate zur Verfügung: EndNote Tagged ist ein Format, das von vielen Literaturverwaltungsprogrammen importiert werden kann. EndNote ist das originäre Datenbankformat der Software EndNote. 165

167 Daten importieren oder exportieren So exportieren Sie Titel in eine EndNote-Datei 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren 2. Entscheiden Sie sich, ob Sie alle Titel, nur die markierten Titel oder die Titel der aktuellen Auswahl exportieren möchten. 3. Entscheiden Sie sich für eines der EndNote-Formate: EndNote Tagged oder EndNote. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um einen Ordner auf Ihrem Computer auszuwählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. 6. Citavi meldet Ihnen den abgeschlossenen Export mit dem Dialogfeld Export erfolgreich abgeschlossen Daten in eine Excel- oder Calc-Datei exportieren So exportieren Sie Titel in eine Excel- oder OpenOffice.org Calc Datei 1. Wechseln Sie in den Programmteil Literaturverwaltung. 2. Rufen Sie über die Schaltfläche Tabelle oder die Tastenkombination Strg+T die Tabellen-Ansicht auf. 3. Wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl Nach Microsoft Excel exportieren oder Nach OpenOffice.org Calc exportieren. 4. Wählen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer aus, in dem die Datei gespeichert werden soll, und geben Sie im Feld Dateiname den Namen der zu erstellenden Datei ein. 5. Klicken Sie auf die Sichern. 6. Citavi exportiert die Titel in die Datei. Excel bzw. OpenOffice.org Calc startet und öffnet die gerade exportierte Datei Daten in eine Online-Anwendung exportieren Einige Online-Dienste bieten Ihnen die Möglichkeit, Literaturlisten im Internet zu veröffentlichen. In der Regel kommen dabei die bekannten Exportformate RIS oder BibTeX zum Einsatz. Anhand von Bibsonomy und Stud.IP wird deutlich, welche unterschiedlichen Wege es hierbei gibt Daten mit Bibsonomy austauschen Bibsonomy ist eine Anwendung, mit der einzelne Personen oder Gruppen von Personen Literaturlisten im Web veröffentlichen können. Die Daten für Bibsonomy können mit Hilfe von Citavi recherchiert, hochgeladen und wieder heruntergeladen werden. Einschränkend muss gesagt werden, dass hierbei nur die bibliographischen Daten gemeinsam genutzt werden können. Die umfangreichen inhaltlichen Bearbeitungen, die Citavi anbietet, werden zurzeit von keiner Online-Literaturverwaltung unterstützt. So nutzen Sie Bibsonomy 1. Eröffnen Sie einen Account bei und zwar für die gesamte Gruppe. 2. Wählen Sie in Citavi unter Extras > Projektübergreifende Optionen > TeX-Unterstützung. 3. Exportieren Sie die Titel, die Sie in bibsonomy veröffentlichen möchten, über den BibTeX-Export. 4. Wechseln Sie in Bibsonomy auf die Registerkarte post publication und wählen Sie im Abschnitt Upload your BibTeX or EndNote file here die BibTeX-Datei aus. 166

168 Daten importieren oder exportieren Daten mit Stud.IP austauschen Stud.IP ist eine webbasierte Lernplattform, die Ihnen die Möglichkeit bietet, ein Literaturverzeichnis online zu publizieren. Sie können Citavi-Daten in einem Format exportieren, das von Stud.IP im entsprechenden Modul importiert werden kann. Umgekehrt können Sie eine Literaturliste aus Stud.IP in Citavi importieren. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass Sie den Import- bzw. Exportfilter für Stud.IP verwenden. So laden Sie den Import-Exportfilter für Stud.IP 1. Wählen Sie in Citavi aus dem Menü Datei den Befehl Importieren. 2. Wählen Sie Aus einer Textdatei. Klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Textfilter hinzufügen. 4. Geben Sie in das Feld Name Stud (oder Stud.IP) ein. Klicken Sie auf Jetzt suchen. 5. Wählen Sie im Feld Verfügbar: den Filter aus und klicken Sie auf Hinzufügen und Weiter. Verlassen Sie den Dialog durch Klick auf Abbrechen. So veröffentlichen Sie eine Literaturliste in Stud.IP In Citavi 1. Wählen Sie in Citavi die gewünschten Titel aus und wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren. Bestätigen Sie im sich öffnenden Fenster Ihre Titelauswahl und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie Stud.IP (der Filter steht erst zur Verfügung, wenn Sie ihn vorab einmal für den Import ausgewählt haben). Klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um Speicherort und -name für die Exportdatei festzulegen. Klicken Sie auf Speichern. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen. In Stud.IP 1. Loggen Sie sich in Ihren Stud.IP-Account ein. (Achtung: Je nach Rolle, die Sie in Stud.IP haben, können Sie keine Literaturlisten veröffentlichen.) 2. Klicken Sie auf Meine Veranstaltungen. Wählen Sie die Veranstaltung aus, der Sie eine Literaturliste hinzufügen möchten. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Literatur. 4. Klicken Sie auf den Link Literatur bearbeiten. 5. Wählen Sie als Format Literaturliste im Stud.IP Importformat. 167

169 Daten importieren oder exportieren 6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Textdatei, die Sie in Citavi erstellt haben, auszuwählen: 7. Klicken Sie auf Absenden. So importieren Sie eine Literaturliste aus Stud.IP In Stud.IP 1. Loggen Sie sich in Ihren Stud.IP-Account ein. 2. Klicken Sie auf Meine Veranstaltungen. Wählen Sie die Veranstaltung aus, aus der Sie eine Literaturliste übernehmen möchten. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Literatur. 4. Klicken Sie auf den Link Literatur bearbeiten. 5. Wählen Sie die gewünschte Literaturliste und klicken Sie auf Exportieren: In Citavi 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Importieren. Klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster Aus einer Textdatei. Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Stud.IP als Importfilter. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie über die Schaltfläche Textfilter hinzufügen als Importfilter StudIP. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Importdatei auf Ihrem Computer auszuwählen. Klicken Sie auf Weiter. 168

170 Daten importieren oder exportieren 6. Kontrollieren Sie die Zeichencodierung: Sind alle Umlaute korrekt dargestellt? Wenn nein, wählen Sie aus dem Auswahlmenü eine andere Codierung. 7. Klicken Sie auf Fertigstellen. 169

171 Daten pflegen und sichern 11 Daten pflegen und sichern Mit Citavi erweitern Sie ständig Ihren Informationsschatz. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ihn pflegen und sichern können, indem Sie durch Online-Recherchen erzeugte doppelte Einträge schnell finden und löschen, die Listen (Personen, Schlagwörter, Zeitschriften etc.) pflegen die Projektdatei verschlanken, nachdem Sie umfangreiche Bearbeitungen vorgenommen haben, regelmäßig Sicherungskopien anlegen Dubletten entfernen Wenn Sie wiederholt Recherchen zum gleichen Thema bei unterschiedlichen Informationsanbietern durchführen, ist es fast unvermeidlich, dass in Ihrem Citavi-Projekt ein Titel doppelt oder mehrfach vorkommt. Citavi hilft Ihnen mit der Dublettensuche, diesen unnötigen Ballast loszuwerden. Bücher mit gleicher ISBN oder bibliotheksinterner Buchungsnummer (diese Accession Number wird bei Online-Recherchen in ein verstecktes Feld importiert) identifiziert Citavi direkt als Dubletten. In allen anderen Fällen vergleicht Citavi die Autorennamen, den Titel und das Erscheinungsjahr. So suchen und löschen Sie Dubletten 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Titel den Befehl Dubletten > Nur Dubletten anzeigen. 2. Nach einer Dublettensuche präsentiert Ihnen Citavi die betreffenden Titel. 3. Vergleichen Sie nun die Titel untereinander und markieren Sie diejenigen Titel, die Sie später löschen möchten (z. B. mit einer Kringelmarke). 4. Treffen Sie ein Auswahl nach der soeben durchgeführten Markierung und löschen Sie die Titel dieser Auswahl. 170

172 Daten pflegen und sichern Sie können weitere Felder für die Suche hinzunehmen: Wählen Sie im Menü Titel den Befehl Dubletten > Einstellungen. Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie durch Klick in die entsprechenden Checkboxen weitere Suchkriterien festlegen: Klicken Sie auf Schließen, nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben Listen pflegen Es gibt eine Reihe von Wörtern, die bei der Aufnahme und Verwaltung von Titeln immer wieder vorkommen, z. B. Namen von Autoren, Bibliotheken, Institutionen etc. Solche Wörter verwaltet Citavi in gesonderten Listen. Bei der Aufnahme neuer Titel im Programmteil Literaturverwaltung trägt Citavi diese Wörter automatisch in die zugehörige Liste ein. Enthält die Liste schon Einträge, zeigt Citavi diese Einträge, sobald Sie den ersten Buchstaben eingegeben haben. Sie können dann das gewünschte Wort anklicken. Citavi trägt es in das Textfeld ein und erspart Ihnen die wiederholte Eingabe von Hand. (Durch das Drücken der ESC-Taste lehnen Sie einen Listeneintrag ab.) Citavi enthält Listen für folgende Eingabefelder: Personen und Institutionen Schlagwörter Zeitschriften und Zeitungen Verlage Bibliotheken Reihen 171

173 Daten pflegen und sichern Sie erreichen die Listen im Programmteil Literaturverwaltung und im Programmteil Wissensorganisation über das Menü Listen. In den Listen können Sie fehlerhafte Einträge korrigieren, nicht mehr benötigte Einträge löschen, zusätzliche Einträge vornehmen oder für jeden Eintrag eine Notiz hinzufügen. Sie sehen außerdem, welche Titel Ihres Projekts den jeweiligen Eintrag verwenden: Das Feld Notizen können Sie beispielsweise nutzen, um Definitionen für Ihre Schlagwörter zu ergänzen. So pflegen Sie die Listen 1. Wählen Sie aus dem Menü Listen den Namen der gewünschten Liste. 2. Um einen Listeneintrag zu ändern, führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus. 3. Um nicht mehr benötigte Einträge zu löschen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Unbenutzte markieren und dann auf die Schaltfläche Löschen (rotes X). 4. Um zwei ähnliche Schlagwörter (zum Beispiel Büchereien und Buchhandlung) durch ein einziges Schlagwort (zum Beispiel Buchhandlung) zu ersetzen, markieren Sie die betreffenden Schlagwörter und klicken Sie auf Zusammenführen. Anmerkung: Wenn ein Personennamen bei keinem Titel mehr verwendet wird (auch nicht als Herausgeber, Mitarbeiter oder weitere Person ), wird der Name aus der Liste Personen und Institutionen entfernt es sei denn, der Name ist von Ihnen manuell in die Liste eingetragen oder dort verändert worden. In diesem Fall markiert Citavi den Eintrag als geschützt und löscht ihn nicht mehr. Gleiches gilt für die entsprechenden Begriffe der anderen Listen, mit Ausnahme der Liste der Bibliotheken. Tipp: Mit Hilfe des Befehls Zusammenführen können Sie nicht nur zwei Schlagwörter, sondern auch zwei Personen- oder Institutionennamen, Zeitschriften, Zeitungen, Reihen und Kategorien zu jeweils einem Eintrag vereinigen. Sonderfall (Verlags-)Orte Citavi speichert die Namen der Orte (zum Beispiel Verlagsorte), die Sie im Laufe der Zeit eingeben, in einer dynamischen Liste. Wenn Sie einen neuen Titel eingeben, können Sie im Textfeld Verlagsort auf den blau unterlegten Pfeil klicken und in der aufklappenden Liste den gewünschten Eintrag anklicken. In der Liste finden Sie nur Ortsnamen, die auch tatsächlich verwendet werden. 172

174 Daten pflegen und sichern Um einen dort eingetragenen Ortsnamen zu löschen oder zu editieren, rufen Sie im Programmteil Literaturverwaltung die Karteikarte Titelangaben auf und ändern Sie den Ortsnamen in dem entsprechenden Datensatz Datenbank optimieren Die Citavi zugrunde liegende Datenbanktechnik bedingt, dass Projektdateien bei intensiver Nutzung mehrere Megabytes groß werden können. Um Speicherplatz zu sparen, aber auch um das Laden der Datei zu beschleunigen, lohnt es sich, die Datenbank hin und wieder zu optimieren. Wenn Sie Ihre Projekte automatisch von Citavi sichern lassen (s. Kapitel Projekte sichern, S. 173), führt Citavi gleichzeitig eine Datenbankoptimierung durch. Sie müssen also nichts Weiteres unternehmen. Anmerkung: Vor der Optimierung fordert Citavi Sie auf, die Datei zu speichern. In Citavi Free können maximal 100 Titel in einem Projekt gespeichert werden. Da Sie aber mehrere Projekte anlegen können und jedes Öffnen eines Projekts die darin enthaltenen Titel in den Speicher lädt, gilt auch: Wenn Sie ein Projekt mit 60 Titeln öffnen und zusätzlich ein zweites Projekt mit 50 Titeln öffnen, können Sie weder in dem einen noch in dem anderen Änderungen speichern, weil insgesamt mehr als 100 Titel im Speicher sind. Diese Begrenzung entfällt beim Einsatz von Citavi Pro. So optimieren Sie Ihre Projektdatei 1. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Projekteigenschaften. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Datenbank. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbank optimieren: 11.4 Projekte sichern Citavi speichert Ihre Daten in Projekten. Jedes Projekt entspricht einer Datei auf Ihrem Computer. Meistens werden Sie mit mehreren Projektdateien arbeiten, zum Beispiel ein Projekt für Ihre Dissertation, eins für ein bevorstehendes Referat, eins für Ihre Privatbibliothek usw. Sofern von Ihnen nicht anders gewünscht, speichert Citavi die Dateien im Verzeichnis Eigene Dateien\Citavi\Projects. Die Dateien haben die Dateiendung *.ctv. Sie sollten alle diese Dateien regelmäßig sichern. Citavi unterstützt Sie dabei mit einer Sicherungs-Funktion (Backup). Wenn Sie eine Änderung an einem Projekt vorgenommen haben und Citavi beenden, erstellt Citavi auf Wunsch eine Kopie des geänderten Projekts. Diese Kopie speichert Citavi in einem Ordner Ihrer Wahl, gleichzeitig wird bei der Original-Datei eine Datenbankoptimierung vorgenommen. Das kopierte Projekt komprimiert Citavi 173