Schnell-Umstieg auf Office 2010 René Gäbler

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1 Schnell-Umstieg auf Office 2010 René Gäbler DATA BECKER

2 38 2. So importieren Sie Ihre alten Dateien und Einstellungen Kopieren Sie die Datendatei von Outlook 2003/2007 auf den Rechner, auf dem Sie Outlook 2010 nutzen. Legen Sie die Datei im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook ab. 1 Wählen Sie Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen Sie den gleichnamigen Menüpunkt. 2 Wechseln Sie in den Register Datendateien und klicken Sie hier auf Hinzufügen. 3 Wählen Sie das Verzeichnis, in dem sich die zu importierende Datendatei befindet. Markieren Sie diese. Bestätigen Sie mit OK. 4 In den Kontoeinstellungen sehen Sie nun die importierte Datei. Um sie immer zu verwenden, markieren Sie sie und klicken auf Als Standard verwenden.

3 2.5 So verwenden Sie Ihr bisheriges -Konto weiterhin mit Outlook Eine vorhandene zweite Datendatei, die beim Einrichten des Programms erstellt wurde, löschen Sie. Markieren Sie diese dazu und klicken Sie auf Entfernen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm neu.

4 3. Office 2010 kennenlernen: So verwenden Sie die neue Ribbon-Oberfläche und kommen schnell zum Ziel Die Ribbon-Oberfläche führt Sie immer schnell zum Ziel. Viele Aufgaben sind mit dieser Multifunktionsleiste schneller erledigt als bei Office 2003 oder älteren Programmversionen. In verschiedenen Registern finden Sie alle wichtigen Funktionen. Weitere sind in Listenfeldern angeordnet. Nur sehr selten ist das Öffnen von Dialogfeldern und Menüs notwendig. Mit Office 2010 arbeiten Sie so bequem und effektiv wie mit keiner anderen Office-Version davor. 3.1 Mit der neuen Office Backstage-Ansicht legen Sie wichtige Einstellungen fest Noch nie war ein Office so einfach: schneller Zugriff auf wichtige Dateien und Einstellungen Dank der neuen Ribbon-Oberfläche schnell die gewünschte Funktion finden und benutzen Die wichtigsten Befehle immer zur Hand: die Schnellzugriffsleiste verwenden Wichtige Meldungen und Schaltflächen immer in Sichtweite: die Statusleiste von Office 2010 effektiv nutzen Schützen Sie mit wenigen Mausklicks Ihre Dokumente vor unberechtigtem Zugriff So legen Sie mit wenigen Einstellungen wichtige Sicherheitsoptionen fest...64

5 3.1 Mit der neuen Office Backstage-Ansicht legen Sie wichtige Einstellungen fest Mit der neuen Office Backstage-Ansicht legen Sie wichtige Einstellungen fest Mit der Backstage-Ansicht haben Sie wichtige Funktionen im Blick. Sie können hier auf die folgenden Möglichkeiten zurückgreifen: Beginnen eines neuen leeren Dokuments Zugriff auf Vorlagen Öffnen der zuletzt verwendeten Dokumente Festlegen der Eigenschaften eines Dokuments Speichern und Drucken von Dokumenten Freigeben von Dokumenten Zugriff auf die globalen Optionen des Programms Verwenden der Office-Hilfe Schließen des Dokuments Beenden der Office-Anwendung Um in die Backstage-Ansicht zu wechseln, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei. In der Backstage-Ansicht wählen Sie über das am linken Rand befindliche Menü, zu welchem Ziel Sie gelangen wollen. Um wichtige Programmeinstellungen festzulegen, wählen Sie den Menüpunkt Optionen. Nun wird ein Dialogfenster geöffnet. Schauen Sie sich nach und nach alle Einstellungsdialoge an. Entscheiden Sie, ob eine Einstellung für Ihre Arbeit notwendig ist oder nicht. Viele Optionen sind bereits an- oder abgewählt. Diese Voreinstellungen sind so gewählt, dass sie in den meisten Fällen sinnvoll sind. Im Register Allgemein tragen Sie Ihren Benutzernamen ein und ergänzen dazu passende Initialen. Wenn Sie möchten, können Sie das Farbschema über ein Listenfeld und damit das optische Erscheinungsbild von Office ändern.

6 42 3. Office 2010 kennenlernen Unter Anzeige lassen sich verschiedene Formatierungsbefehle einblenden. Sie können hier die Druckoptionen und die Seitenanzeige verändern. Die Voreinstellungen sind sinnvoll gewählt und bedürfen keiner Anpassung. Im Register Dokumentprüfung finden Sie die Einstellungen zur Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur. Passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an. Im Register Speichern bestimmen Sie das Standarddateiformat. Voreingestellt ist das neue Office 2007/2010-Format. Mit der AutoSpeichern-Funktion wird in regelmäßigen Abständen automatisch eine Dateisicherung des aktuell in Bearbeitung befindlichen Dokuments erstellt. In der Vorgabe geschieht dies im Abstand von zehn Minuten. Außerdem werden in diesem Register die Verzeichnisse festgelegt, in denen Ihre Dokumente abgelegt werden. Bei der Arbeit mit einem Dokumentverwaltungsserver legen Sie hier den Speicherort des Servers fest.

7 3.1 Mit der neuen Office Backstage-Ansicht legen Sie wichtige Einstellungen fest 43 Die Spracheinstellungen müssen nicht verändert werden. Hier ist die deutsche Sprache vorgegeben. Erfahrene Anwender können im Register Erweitert weitere Einstellungen vornehmen. Möchten Sie mit Visual Basic für Anwendungen (VBA) Makros erstellen und bearbeiten, wechseln Sie in das Register Menüband anpassen. In der Liste Hauptregisterkarten schalten Sie die Anzeige der Entwicklertools an.

8 44 3. Office 2010 kennenlernen Nach dem Anschalten der Entwicklertools im Einstellungsdialog steht eine zusätzliche Registerkarte in der Multifunktionsleiste zur Verfügung. Hier finden Sie alle Funktionen, die Sie für die Arbeit mit Makros benötigen. Im Optionsdialog von Excel 2010 finden Sie das zusätzliche Register Formeln. Mit diesem legen Sie wichtige Einstellungen für die Arbeit mit Formeln und Zahlenwerten fest. Die Zeilen und Spalten werden normalerweise mit Buchstaben gekennzeichnet. Wenn Sie dies ändern möchten, schalten Sie die Option Z1S1-Bezugsart an. Nun verwendet Excel 2010 Zahlen anstelle der Buchstaben. Aus der Zelle C10 wird dann Z10S3 (Zeile 10 Spalte 3). Bei Outlook finden Sie im Dialog Optionen zusätzliche Register, mit denen Sie die Programmelemente , Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen sowie Journal anpassen können. Entscheiden Sie selbst, welche Einstellungen für Ihre Arbeit sinnvoll sind. Für die Datensynchronisation mit einem Mobiltelefon gibt es ein weiteres Register. Wie Sie mit diesem ein SMS-Konto einrichten, erfahren Sie in Kapitel 7.3.

9 3.2 Noch nie war ein Office so einfach Noch nie war ein Office so einfach: schneller Zugriff auf wichtige Dateien und Einstellungen Viele Funktionen in Office 2010 wurden optimiert. Sie erreichen noch schneller, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, und können noch effektiver Ihre Aufgaben erledigen. Umsteiger-Workshop: Mit der neuen Vorlagenauswahl schnell ein Dokument erstellen Office 2010 bietet eine Reihe an Vorlagen. Für jeden Anwendungsbereich finden Sie vorgefertigte Dokumente. Sie müssen diese nur an Ihre Wünsche und Erfordernisse anpassen und die entsprechenden Inhalte eingeben. 1 Öffnen Sie mit Datei die Backstage-Ansicht. 2 Klicken Sie auf Neu. Wählen Sie im oberen Bereich eine der vorhandenen Vorlagen.

10 46 3. Office 2010 kennenlernen Mit Meine Vorlagen öffnen Sie einen Auswahldialog. Hier lassen sich alle Vorlagen wählen, die bereits auf Ihrem Rechner vorhanden sind oder die Sie selbst erstellt haben. Zu Beginn ist hier nur ein leeres Dokument vorhanden. 3 Wählen Sie eine der Kategorien aus. Nun sehen Sie eine Auswahl an Vorlagen, die Microsoft im Internet für Sie bereitstellt. Bei einigen Kategorien müssen Sie eine Unterkategorie wählen, bevor Sie die zur Verfügung stehenden Vorlagen angezeigt bekommen. Die Vorlage wird mit einem Vorschaubild angezeigt. Um Sie auf Ihren Rechner zu laden, wählen Sie Download. Die Vorlage wird auf Ihren Rechner geladen und im Arbeitsfenster geöffnet. Microsoft stellt viele verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Aufgaben zur Verfügung. Sie können auch mehrere Vorlagen auswählen und auf Ihren Rechner laden. Eine einmal heruntergeladene Vorlage finden Sie später unter Meine Vorlagen. Wo sind meine Dateien: Hier finden Sie Ihre zuletzt bearbeiteten Office-Dokumente und setzen Ihre Arbeit an diesen fort In der Backstage-Ansicht finden Sie mit Zuletzt verwendete Dokumente eine Liste all der Dokumente, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Ein Mausklick genügt und das Dokument wird geöffnet. Die Inhalte der Liste der zuletzt geöffneten Dateien werden mit jedem neuen Dokument, das Sie bearbeiten, ergänzt. Möchten Sie, dass ein Dokument in

11 3.2 Noch nie war ein Office so einfach 47 der Liste bestehen bleibt, so klicken Sie auf das Reißzwecken-Symbol auf der rechten Seite. Die oberen beiden Dateien in diesem Beispiel bleiben in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien. Um die Dateien wieder aus der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente zu entfernen, genügt ein weiterer Mausklick auf das Reißzwecken-Symbol. Dokumente drucken: alle wichtigen Einstellungen auf einen Blick In der Backstage-Ansicht finden Sie auch den Druckdialog. Mit Datei/Drucken werden Ihnen alle wichtigen Einstellungen angezeigt. Öffnen Sie eines der Listenfelder, um die Einstellungen anzupassen. Sind alle Einstellungen korrekt, drücken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Über das Listenfeld Exemplare stellen Sie ein, wie viele Ausdrucke des Dokuments Sie erstellen möchten. Stehen verschiedene Drucker zur Verfügung, wählen Sie diese im gleichnamigen Auswahlfeld. Öffnen Sie das Feld mit der Aufschrift Alle Seiten drucken, um auszuwählen, dass nur die aktuelle Seite oder ein bestimmter Bereich ausgedruckt werden soll. Im Eingabefeld Seiten können Sie bestimmte Seiten in der Schreibweise von bis angeben. In den Listenfeldern darunter lassen sich zweiseitige Ausdrucke (sogenannte Duplexausdrucke) erstellen und Sie können das Format von Hoch- auf Querformat wechseln. Sie können die Papiergröße bestimmen und Seitenränder festlegen. Auch die Ausgabe von mehreren Seiten auf einem Blatt ist möglich.

12 48 3. Office 2010 kennenlernen In der Backstage-Ansicht finden Sie unter Drucken alle Einstellungen, die Sie zur Ausgabe des Dokuments auf Ihren Drucker brauchen. Erfahrene Anwender können mit Seite einrichten genaue Angaben zu der Größe der Seite, dem verwendeten Papier, dem Layout und den Seitenrändern machen. Mit einem Regler in der rechten unteren Ecke können Sie die Voransicht des Dokuments zoomen. Mit dem Mausrad lässt sich zu einer anderen Seite blättern. Der Inhalt des Dialogs Druckereigenschaften ist vom installierten Druckertreiber und damit von dem Modell des Druckers, den Sie verwenden, abhängig. 3.3 Dank der neuen Ribbon-Oberfläche schnell die gewünschte Funktion finden und benutzen Wenn Sie Office 2007 bereits verwendet haben, werden Sie sich auch schnell bei Office 2010 zurechtfinden. Auch hier finden Sie die intuitive Benutzerober-

13 3.3 Ribbon-Oberfläche: schnell die gewünschte Funktion finden und benutzen 49 fläche. Statt verschachtelter Menüs und Dialogboxen sind die meisten Funktionen über die Multifunktionsleiste und die darin integrierten Listenfelder abrufbar. Nur selten müssen Dialoge geöffnet werden. Haben Sie viel mit Office 2003 oder älteren Versionen gearbeitet, werden Sie sich zu Beginn schwertun. In Office 2010 sieht die Oberfläche völlig anders aus. Funktionen und Symbolschaltflächen sind grundlegend anders verteilt als in Office 2003 oder älteren Versionen von Office. Beim Start einer Office 2010-Anwendung fällt als Erstes das Ribbon auf. Alle Funktionen sind über aufgabenorientierte Registerkarten abrufbar. Für die meisten Befehle stehen Symbolschaltflächen zur Verfügung. Auf den ersten Blick sieht der Anwender, welche Funktion hinter einer Schaltfläche steckt. Alle Befehle im Ribbon sind in Gruppen angeordnet. Ein Mausklick auf eine Befehlsschaltfläche führt einen Befehl sofort aus oder öffnet ein Befehlsmenü. Welche Funktion verbirgt sich hinter einer Schaltfläche? Wenn einmal nicht gleich auf den ersten Blick zu erkennen ist, welche Funktion sich hinter einer Schaltfläche verbirgt, führen Sie die Maus über die Symbolschaltfläche, jedoch ohne zu klicken. Warten Sie kurz. Das Programm blendet die Quickhilfe ein. Sie sehen eine Kurzbeschreibung der Funktion. Ist diese mit einem Tastaturkürzel versehen, wird auch dieses angezeigt. Bei vielen Schaltflächen finden Sie neben einer Beschreibung der Funktion eine schematische Darstellung, die die Anwendung verdeutlicht. Zusätzlich zu den Standardregisterkarten enthält das Ribbon bei Bedarf verfügbare Register. Diese werden nur in bestimmten Situationen eingeblendet. Dies geschieht dann, wenn in der aktuellen Situation die zusätzlichen Befehle verfügbar sind. Office 2010 kennt zwei unterschiedliche Typen von bei Bedarf verfügbaren Registerkarten:

14 50 3. Office 2010 kennenlernen Kontexttools: Kontexttools stellen Befehle für die Arbeit mit bestimmten Objekten zur Verfügung. Beispiele hierfür sind in Word 2010 die Bildbearbeitungsfunktionen. Markieren Sie eine Bilddatei in einem Word- Dokument, steht das Register Bildtools/Format zur Verfügung. Zeichnungen und Tabellen sind weitere Beispiele für Kontexttools in Word In Excel 2010 und PowerPoint 2010 sind beim Markieren eines im Dokument vorhandenen Diagramms die drei Register Diagrammtools/Entwurf, Layout und Format verfügbar. Programmregisterkarten: Programmregisterkarten stellen Funktionen in bestimmten Darstellungsmodi und -ansichten zur Verfügung. Ein Beispiel dafür ist der Ansichtsmodus Gliederung in Word Wechseln Sie in diesen, finden Sie in der Registerkarte Gliederung bestimmte Bearbeitungsbefehle für die Arbeit mit Gliederungen. Markieren Sie eine Bilddatei in einem Word-Dokument, erscheint die Registerkarte Bildtools/Format. Diese stellt verschiedene Bildbearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Beim Wechsel in den Ansichtsmodus Gliederung erscheint ebenfalls eine spezielle Programmregisterkarte. Verwenden Sie die Vorlage Blogbeitrag, erhalten Sie ebenfalls eine angepasste Programmregisterkarte. Einige Befehlsschaltflächen öffnen ein Auswahlmenü. Hier können Sie schnell aus einer Reihe von Befehlen einen auswählen. Anhand der Befehlsbeschreibung sehen Sie, was der Befehl tut. Sie erkennen ein solches Listenmenü an einem kleinen Pfeil in der Befehlsschaltfläche. Führen Sie einen Linksklick darauf aus, um das Listenmenü zu öffnen. Halten Sie die Taste gedrückt und wählen Sie den gewünschten Befehl