2 ALLGEMEINE NEUERUNGEN

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1 Umstieg auf MS Office ALLGEMEINE NEUERUNGEN In diesem Abschnitt werden die Änderungen besprochen, die für das ganze Office- Paket gelten und sich in den einzelnen Programmen nur unwesentlich voneinander unterscheiden. Es werden daher auch Abbildungen aufscheinen, die aus Word oder PowerPoint entnommen sind. 2.1 Technische Möglichkeiten Office 2010 bietet innovative Möglichkeiten Menschen zusammenzubringen. Dank neuer Technologien und verbesserter Funktionen können Sie Ihre Dateien mühelos freigeben und Ihre Kontakte aktiv pflegen. Über die neuen Funktionen zur gemeinsamen Dokumenterstellung in Office 2010 können Sie Ihre Dateien mit anderen an verschiedenen Standorten gleichzeitig bearbeiten. Eine gemeinsame Dokumenterstellung ist in den Programmen Word, PowerPoint, OneNote, Excel Web App und OneNote Web App möglich. Dafür ist jedoch entweder Microsoft SharePoint Foundation 2010 oder ein kostenloses Windows Live-Konto erforderlich. Office 2010 ermöglicht Ihnen damit, auch unterwegs produktiv zu sein, indem Sie überall über einen Webbrowser, Computer oder ein Smartphone auf Ihre Office- Dokumente und -Notizen zugreifen können. Office Web Apps sind Office-Anwendungen, die es ermöglichen, dass Sie Ihre Dateien auf eine SharePoint-Website oder in Ihrem Windows Live SkyDrive-Ordner übertragen. Dadurch können Sie über einen Computer mit Internetzugang auf diese Dateien zugreifen und sie bearbeiten. Die Office Web Applikationen bestehen aus Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App und OneNote Web App. Die Nutzung ist auch in diesem Fall nur mit SharePoint 2010 (im geschäftlichen Bereich) oder ein kostenloses Windows Live-Konto (für private Zwecke) möglich. 2.2 Bessere Benutzerführung In Office 2010 ist das Auffinden und Verwenden von Features nun noch einfacher. Die neue Microsoft Office Backstage -Ansicht (siehe Seite 17) ersetzt das bisherige Menü Datei, sodass Sie einen zentralen und einfachen Zugriff auf Befehle zum Speichern, Freigeben, Drucken und Veröffentlichen haben. Die Menüstruktur der Version 2003 wurde bereits in der Version 2007 durch eine Multifunktionsleiste ersetzt. Mit geringen Änderungen wird dieser Teil in der Version 2010 als Menüband weiter geführt. Über dieses lässt sich noch rascher auf Befehle zugreifen und es kann zusätzlich an Ihren persönlichen Arbeitsstil angepasst werden. Nutzen Sie die in vielen Office 2010-Anwendungen verfügbare Funktion zum Einfügen mit Livevorschau, um vor dem Einfügen eine Vorschau der Einfügeoptionen anzuzeigen. Team ALGE Seite 3

2 Umstieg auf Office 2010 Mit Einführung des Navigationsbereichs, zum Beispiel bei der Festlegung von Objekteigenschaften, vereinheitlicht Microsoft die Darstellung von Dialogen. Dieser Navigationsbereich ersetzt in vielen Fällen die in den Vorversionen verwendeten Registerkarten innerhalb eines Dialogfensters. 2.3 Neuer Dateityp Bereits mit Einführung von Microsoft Office 2007 wurden standardmäßig alle Dokumenten, die in der Version 2007 erstellt wurden, mit dem neuen auf XMLbasierenden Dateiformat erstellt und gespeichert. Dieses Dateiformat ermöglicht eine kompaktere Dateigröße (bis zu 25% kleiner) und ist für den Datentausch mit anderen Programmen besser geeignet. Dieser Dateityp wird auch in der Version Office 2010 verwendet. Selbstverständlich können die in der Version 2010 erzeugten Dateien auch im Dateityp der Vorgängerversionen gespeichert werden. Sie verlieren damit jedoch alle Eigenschaften und Funktionen, die erst in der neuen Version zur Verfügung stehen. Eine weitere Neuerung ist, dass Dateien, die Makros enthalten, als eigener Dateityp behandelt werden. Worddateien erhalten die Endung *.docm, Exceldateien *.xlsm. Programm Dateityp in Version 2003 Dateityp in Version 2010 Dateityp mit Makros Dateityp von Vorlage Word *.doc *.docx *.docm *.dotx Excel *.xls *.xlsx *.xlsm *.xltx PowerPoint *.ppt *.pptx *.pptm *.potx Speichern einer Office-Datei im Format einer früheren Version Wenn Sie Microsoft Office 2010 verwenden, können Sie Dateien für Benutzer freigeben, die eine frühere Version von Microsoft Office verwenden, indem Sie die Dateien im entsprechenden Dateiformat speichern. Sie können zb Ihre Power- Point 2010-Datei (PPTX) als Dokument (PPT) speichern, damit Benutzer, die mit Microsoft Office PowerPoint 2000 arbeiten, das Dokument öffnen können. Durch Verwenden der Kompatibilitätsprüfung können Sie die Kompatibilität mit früheren Versionen von Word, Excel und PowerPoint testen. Weitere Informationen zum Speichern von Dateien in anderen Formaten finden Sie unter Datei speichern, Seite 18. Das Speichern in Formaten von Microsoft Office 95 und früher wird in Office 2010 nicht mehr unterstützt. Seite 4 Team ALGE

3 Umstieg auf MS Office Öffnen von Dateien In der Version 2010 können alle Dateien aus Vorversionen problemlos geöffnet und bearbeitet werden. Das gilt sowohl für Word-Dokumente als auch für Excel- Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen. Wird eine Datei, die im Dateityp XML gespeichert wurde, mit einem Programm früherer Version geöffnet, so wird diese neuere Version erkannt und das jeweilige Office-Programm bietet eine praktikable Lösung an: Wenn dieses Angebot mit angenommen wird, so wird automatisch eine Verbindung zum Microsoft-Downloadcenter hergestellt. Vorausgesetzt, dass der Rechner einen Zugang zum Internet hat. In der nachstehenden Abbildung sehen Sie einen Ausschnitt aus dem Download- Dialog über den Sie das Kompatibilitätspaket auf Ihren PC laden und installieren können. Die beiden oben stehenden Abbildungen entsprechen der Version Windows XP, in der Sie den Download für das Konvertierungspaket durchführen, um damit in Office 2003 Dateien der Versionen Office 2007 und Office 2010 bearbeiten zu können. Team ALGE Seite 5

4 Umstieg auf Office 2010 Stellen Sie die gewünschte Sprache ein (zb Deutsch) und klicken Sie auf Download. Alles andere erledigt das Programm für Sie. Ist dieses Tool installiert, können alle Dateien ab der Version Office 2007 auch unter früheren Versionen geöffnet und bearbeitet werden. Der Dateityp (XML) bleibt erhalten und die Dateien können danach wieder in der ursprünglichen Version (2010) gespeichert werden. 2.4 Bibliotheken eine Neuerung im Betriebssystem Eine Neuerung, die nicht den Office-Programmen zuzurechnen ist, jedoch starken Einfluss auf Speichern und Öffnen von Dateien hat, ist die so genannte Bibliothek. Eine Bibliothek in Windows 7 ist einem Ordner, der Ordner und Dateien enthalten kann, sehr ähnlich. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Ordner kann die Bibliothek aber auch Ordner/Dateien beinhalten, die an mehreren oder unterschiedlichen Speicherorten gespeichert sind. Als Speicherorte können dabei Festplatten auf dem lokalen Rechner aber auch externe Speichermedien oder verbundene Computer dienen. In den Bibliotheken werden somit Auswahllisten von Ordnern angezeigt, die einen raschen Zugang zu den darin gesammelten Dateien ermöglichen. Das Original liegt jedoch nicht in der Bibliothek, sondern in seinem ursprünglichen Verzeichnis. In Windows 7 sind standardmäßig 4 BIBLIOTHEKEN fix angelegt: Bilder, Dokumente, Musik und Videos. Damit können Daten themenbezogen gesammelt und entsprechend aufgelistet werden. Darüber hinaus können jederzeit weitere Bibliotheken angelegt werden. Seite 6 Team ALGE

5 Umstieg auf MS Office Bibliothek erstellen Zweck einer Bibliothek ist es, die themenmäßig zusammengehörenden Dateien schnell aufzufinden. Es können daher jederzeit neue Bibliotheken angelegt werden. 1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche und wählen Sie auf der rechten Seite des Startmenüs den Eintrag DOKUMENTE. 2. Wählen Sie im Navigationsbereich den Eintrag Bibliotheken 3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf NEUE BIBLIOTHEK 4. Geben Sie der neuen Bibliothek einen aussagefähigen Namen (in dieser Demonstration ist es PC Einsteiger), indem Sie den markierten Text überschreiben und mit bestätigen Ordner in eine Bibliothek einbinden. Die Bibliotheken beinhalten Ordner, die auf verschiedenen Datenträgern gespeichert sein können. Wenn nun Übungsdateien zu unserer Kursunterlage bisher in einem Ordner auf dem Desktop gelegen sind, andere Dateien in einem Ordner auf einen externen Datenträger (Festplatte), so können diese zu einer Kollektion zusammengefasst werden. 1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche und wählen Sie auf der rechten Seite des Startmenüs den Eintrag DOKUMENTE. 2. Klicken Sie im nun geöffneten Fenster im Navigationsbereich auf Desktop 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der in die Bibliothek eingebunden werden soll, und wählen den Eintrag IN BIBLIO- THEK AUFNEHMEN. In dem sich nun öffnenden Untermenü wählen Sie die Bibliothek aus, in der dieser Ordner aufscheinen soll (in unserem Abbildung PC EINSTEIGER) PC Einsteiger Team ALGE Seite 7

6 4. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit jedem weiteren Ordner den Sie einbinden wollen. 5. Im Navigationsbereich sehen Sie die Zugehörigkeit der Ordner, die Sie vom Desktop (einem Element der Festplatte C:) in Ihren Bibliothek- Ordner zugewiesen haben. Auch der Ordner Eigene Dokumente mit seinen Unterordnern scheint quasi doppelt auf. PC Einsteiger Umstieg auf Office 2010 Bibliothek Bibliothek Speicherort Speicherort Seite 8 Team ALGE

7 Umstieg auf MS Office Bildschirm Der auffälligste Unterschied erscheint den Anwendern und Anwenderinnen, wenn ein Programm der Version 2010 aufgerufen wird. Anstelle der über Jahre hindurch gewohnten Menüleiste und den darunterliegenden Symbolleisten erscheint nun das Menüband. Verweisschaltfläche zu Dialog Register Symbolleise für den Schnellzugriff Menüband Name der Gruppe Ansichten Zoom-Einstellleiste Abbildung des Bildschirms nach Öffnen des Programms PowerPoint Menüband Das neue Design von Microsoft Office 2010 umfasst standardmäßig 9 Registerkarten. Jedes dieser Register enthält Befehlsschaltflächen, die in Gruppen zusammengefasst sind. In manchen dieser Gruppen finden Sie in der rechten unteren Ecke eine Schaltfläche, die auf einen Dialog verweist. Die Befehlsschaltflächen zeigen den Inhalt bzw ihre Wirkung vorrangig durch Symbole, in manchen Fällen ergänzt mit einem DropDown-Pfeil an. Eine Besonderheit nimmt dabei das Register Datei ein. Diese Registerkarte wird als "Backstage-Ansicht" bezeichnet und ersetzt das Menü Datei, das in Microsoft Office 2003 und älteren Versionen verwendet wurde. Derzeit wird von Microsoft keine Option zur Verfügung gestellt, um die Benutzeroberfläche(das Menü Datei, die Symbolleisten und die Befehle) auf die in einigen 2007 Microsoft Office System-Programmen, in Microsoft Office 2003 und in früheren Versionen enthaltene Darstellung umzuschalten. Team ALGE Seite 9

8 Menüband anpassen Umstieg auf Office 2010 Das Menüband enthält eine Reihe von Registerkarten. Neben jenen, die dauernd sichtbar sind, gibt es auch kontextbezogene Register, die nur dann eingeblendet werden, wenn eine bestimmte Arbeit durchgeführt wird. Meist sind das Aktionen, die auf ein Objekt innerhalb des aktuellen Dokuments durchgeführt werden. Dem Menüband können weitere Register mit Gruppen hinzugefügt werden, in die Sie Ihre häufig verwendeten Befehle einbinden können. In die Gruppen innerhalb der Standardregisterkarten können keine zusätzlichen Befehle eingebunden werden, hier müssen vorher benutzerdefinierte Gruppen eingebunden werden, die Befehlsschaltflächen aufnehmen können. mögliche Anpassung Hauptregisterkarten Registerkarten für Tools Neue Registerkarte hinzufügen ja ja Registerkarten benutzerdefiniert Neue Gruppen hinzufügen ja ja ja Befehle in Registerkarten hinzufügen nein nein ja Befehle in Standardgruppe hinzufügen nein nein Befehle in benutzerdefinierte Gruppen hinzufügen ja ja ja Die Menübandanpassung bezieht sich speziell auf das Microsoft Office-Programm, in dem Sie gerade arbeiten. Die Menübandanpassung wird nicht für alle Office-Programme übernommen. Hinzufügen neuer Registerkarten 1. Öffnen Sie die Backstage-Ansicht mit DATEI. 2. Wählen Sie OPTIONEN. 3. Klicken Sie auf MENÜBAND ANPASSEN. 4. Wählen Sie aus, ob die neue Karte bei den Hauptregisterkarten oder in eine der Tools aufscheinen soll. 5. Klicken Sie auf NEUE REGISTERKARTE. 6. Bestätigen Sie die Auswahl mit. Die Anpassung des Menübands erfolgt im den jeweiligen Programm-Optionen. Das entsprechende Backstage-Fenster ist in den verschiedenen Office-Anwendungen gleich, sodass die Arbeitsschritte zur Veränderung des Menübands ebenso wie die Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff (siehe Seite 13) in allen Office-Programmen gleich ist. Seite 10 Team ALGE