Karlsruher Integriertes Informationsmanagement - KIM

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1 Prozessmanagement Kompetenzen und Methoden Implementierung eines Campusmanagementsystems Software durch Umbruch oder Umbruch durch Software? 23. Februar 2011 A. Maurer Karlsruher Integriertes Informationsmanagement - KIM KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Campusmanagement warum eigentlich? Zentrale Verwaltung funktioniert in der Regel ganz gut mit dem alten System Fakultäten helfen sich selbst und finden kreative Lösungen Unklare Rollenverteilung zwischen den Beteiligten Serviceportfolio der zentralen Verwaltung wird häufig als willkürlich empfunden Das vorhandene Softwaresystem reicht nicht aus, um den Anforderungen der Hochschule gerecht zu werden. Geringe Unterstützung des Zusammenspiels von zentraler Verwaltung und Fakultäten A. Maurer KIM-CM DINI

3 Kostenbetrachtung Eine Universität mit Studierenden gibt pro Jahr ca. 8 Mio. für Campusmanagement aus (TU9 Studie zur Wirtschaftlichkeitsanalyse) Effizienzsteigerung von 10% ergibt eine theoretische Ersparnis von Amortisation eines CMS-Projektes liegt bei ca. 5 Jahren A. Maurer KIM-CM DINI

4 Qualitative Betrachtung Steigerung der Dienstleistungsqualität für die Studierenden und die Dozenten Klare Regelungen für Prozesse und Zuständigkeiten Höhere Verbindlichkeit der Information Steigerung der Nutzerfreundlichkeit Bessere Unterstützung der Studierenden und Dozenten Höhere Transparenz für die Studierenden Was muss ich als nächstes belegen? Welche Konsequenzen hat das? Wo stehe ich im Studium Woran hängt es, dass? Wer ist zuständig? A. Maurer KIM-CM DINI

5 Auslöser der Veränderung Governance z.b. Vereinheitlichung der Prüfungsordnungen Risk z.b. Verringerung des Klagerisikos durch Studierende, Steigerung der Kosten durch komplizierte Prozesse Compliance z.b. Gebührenregelungen, Hochschulzulassung Wichtig für ein CM-Projekt sind die Ziele Soll die Qualität gesteigert oder die Kosten gesenkt werden? Beides widerspricht sich, obwohl die Hersteller der Software anderes behaupten Kostensenkung kann auch darin bestehen, dass mit gleichbleibenden Ressourcen mehr geleistet werden soll. Beispielsweise durch Verlagerung von Aufgaben von den Fakultäten zur zentralen Verwaltung oder umgekehrt (Re- bzw. Dezentralisierung) A. Maurer KIM-CM DINI

6 Projekt KIM-CM am KIT Reorganisation der Prozesse im Bereich der Lehre Erarbeitung eines Prozessmodells Interviews mit Fakultäten und zentralen Einrichtungen Vorschläge für Organisationsmodelle Teil A Teil B Einführung einer Software zur Unterstützung der Prozesse Analyse der Anforderungen aus Prozess- und Organisationsmodell Gemeinsame Entwicklung neuer Standards Erweiterung der Software Konfiguration der Software Inbetriebnahme A. Maurer KIM-CM DINI

7 KIM-CM Kernprozesse Bewerbungs- und Zulassungsmanagement Studierendenmanagement Campus Management umfasst administrative Aktivitäten in der zentralen Verwaltung und dezentral in den Fachbereichen Gebührenmanagement Studiengangsmanagement Betreuung Interessierte und Studierende Prüfungsmanagement Veranstaltungsmanagement Raumbelegungsmanagement A. Maurer KIM-CM DINI

8 Teilprojekte Teil B Basisdienste/ Schnittstellen / Migration Studierendenportal Migration der Altdaten Berichtswesen Sicherheit / Datenschutz Externe Datenlieferungen KIM- Services Identitätsmanagement Finanzwesen Studierendenmangement ment Gebühren- manage- ment Studiengangsmanagement Prüfungs- manage- Lehrveranstaltungsmanagement Bewerbung und Zulassung E-Learning Schulung / Ausbildung IT-Anwendungsunterstützung / Service & Support Technische Infrastruktur und Betrieb A. Maurer KIM-CM DINI

9 Das Referenz-Prozessmodell Gebührenmanagement Betreuung Interessierte Studierende Prüfungsmanagement Bewerbungsu. Zulassungsmanagement Studierendenmanagement Studiengangsmanag. Veranstaltungsmgt Raumbelegungsmgt. Verfahren verwalten Freie Fächer, Bac. u. Master Beschr. Fächer Inländer, Bac Beschr. Fächer Inländer, Master Beschr. Fächer Ausländer, Bac./Master Berichtswesen Bewerber immatrikulieren für freie Fächer Bewerber für beschr. Fächer immatrikulieren Imma. Bildungsausl. Studierende rückmelden Rückmeldestatus anpassen Studierende exmatrikulieren Studierende von Amts wegen exmatr. Befreiungstatbestände feststellen Studiengang wechseln Studierendendaten aktualisieren Bescheinigun gen erstellen Anträge bearbeiten Berichtswesen Gebühren ermitteln Lastschriftfehler bearb. (Rücklastschr.) Automatische Zuordnung von Gebühren Manuelle Zuordnung von Gebühren Gebühren anmahnen Gebühren zurückzahlen BAföG- Teilerlass erstellen Studienkredit bearbeiten Berichte zum Gebührenmanagement Studiengang entwickeln u. abstimmen Studiengang realisieren Prüfungsordnung aktualisieren Zula- und Auswahlsatz. aktualisieren Studienplan aktualisieren Module und Handbücher aktualisieren Studienverlauf planen Interessenten informieren / bewerben Studierende beraten Schriftl. Prüf.- termin organisieren Mündl. Prüf.- termin organisieren Mündl. Gruppenprüf.- termin organ. Mündlichen Nachprüftermin organisieren Zula.und Anmeldung zur Prüfung Erfolgskontrollen anderer Art Schriftl. Prüfungstermin Mündl. Prüfungstermin Nachprüfung Prüfung abschließen Abschlussarbeiten Zeugnis erstellen Prüfungsordn ungswechsel Leistungen anerkennen Berichtswese n LV planen und veröffentlichen Belegungsverfahren Belegungsverfahren bei Kleingruppen Lehrveranstaltu ng Evaluation Berichtswesen Raumbelegungszeiträume definieren Raumvergabe vor Semester planen Raumvergabe innerhalb des Semester Räume umbuchen Raumdaten pflegen A. Maurer KIM-CM DINI

10 KIM-CM Rollenmodell Universitätszentrale Studienbüro-Mitarbeiter Zentraler Studienberater Zentraler Raummanager Finanzbuchhalter Studiengangsberater Anwendungsberater Fakultätszentrale Dekan / Studiendekan Fachstudienberater Studienkommissionen Prüfungsausschüsse Prüfungskoordinator Stundenplanreferent Studierenden- Servicesmitarbeiter Institute Modulverantwortlicher Dozent A. Maurer KIM-CM DINI

11 Meilensteinplan - ausgerichtet am akademischen Kalender VAM Veranstaltung Umstellung des öffentlichen VVZ Abschluss der Planungsphase Belegungsverfahren Zuordnung Veranst. <-> Prüfg. Anmeldung zu Prüfungen SGM StudiengangPOS-Migration PO Abb. StG Studiengänge sind abgebildet Migration ModHB Modulhandbücher werden erstellt Öffentliche Sicht der Studiengänge PRM Prüfung POS-Migration Teilleistungen POS-Migration Noten Anerkennung von Leistungen Wechsel der Prüfungsordnung Zeugniserstellung STM Studierenden Teilmigration der Studierenden Studiengangswechsel Endmigration der Studierenden BZM Bewerbung- und Zulassung Umstellung der Bewerbung und Zulassung A. Maurer KIM-CM DINI

12 Ablauf inhaltsbezogene Teilprojekte Spezifikation KIT Spezifikation CAS Iterationsphase KIT / CAS Implemetierung CAS Testphase KIT Angebot CAS Lieferung CAS Abnahme KIT Installation der Facharbeitsgruppe Spezifikation der Adaption für das KIT Lieferung der Software und der Prozessbeschreibungen Abstimmungsworkshops mit CAS A. Maurer KIM-CM DINI

13 Fazit und Lehren adhuc (1) Die reine Prozesslehre ist an Universitäten nicht umsetzbar. Diversifizierung der Ziele einer Hochschule Messbarkeit der Prozessqualität Aufwändige Erhebung, geringe Halbwertszeit Schlechte Nachhaltigkeit Prozessmanagement in der Lehre sollte sich an Prozessergebnissen (Meilensteinen) orientieren Pragmatischer Ansatz aus Prozessdenken (90%) und Individuallösung (10%) A. Maurer KIM-CM DINI

14 Fazit und Lehren adhuc (2) Wichtig ist ein einfaches und übersichtliches Rollenmodell Software muss das Rollenmodell uneingeschränkt unterstützen Risiken der Verteilung / Zentralisierung müssen transparent gemacht werden Durchsetzung zentraler Regelungen (Governance) kann durch Software erzwungen werden, muss jedoch durch Ressourceneinsatz gestützt werden Das Projekt muss immer wieder an den festgelegten Zielen gemessen werden A. Maurer KIM-CM DINI