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1 Informationen verwalten

2 Registratur Arbeitsplatzorganisation Aktenplan/Informationsstrukturplan Notwendigkeit der Schriftgutablage Wertstufen Ablagearten Aktenführung Registraturform Standorte Registraturkosten

3 Registratur Die Registratur (Schriftgutablage) die der geordneten Aufbewahrung der täglich anfallenden Schriftstücke, die inner- und außerbetriebliche Vorgänge benötigt werden. Eine schlecht organisierte Ablage bedeutet, dass sich Aktenberge irgendwo stapeln und niemand weiß, wo was liegt.

4 Tipps zur Arbeitsplatzorganisation Vermeiden Sie Ansammlungen von losen Blättern zu verschiedenen Vorgängen. Verwenden Sie Sichthüllen. Verwenden Sie eine Wiedervorlagemappen für Dokumente/Vorgänge, wie sie nicht sofort bearbeiten können oder müssen. Stapelkörbe und Stehsammler in Greifnähe Die Schreibtischplatte sollte leer sein. Täglich 10 Minuten für die Arbeitsplatzorganisation.

5 Aktenplan Der Aktenplan gibt Auskunft über den Namen und den Ablageort der Akten. Am Anfang steht die Schriftgutanalyse. Informationsstrukturplan/Aktenplan für umfangreiche und sachbezogene Unterlagen. Dekadische Ordnung. Aktenplan und alphabetische Auflistung müssen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Erweiterbar/flexibel.

6 Aktenplan

7 Schriftgutablage Nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Steuerrecht (UStG und AO) sind nur Unterlagen aufbewahrungspflichtig, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen. Die Aufbewahrungsfrist ist geregelt im HGB 238, 239, AO 146 und 147 UStG 14 b

8 Schriftgutablage Aufbewahrt werden müssen: 6 Jahre: Handelsbriefe (z.b. Geschäftsbriefe, Angebote mit Auftragsfolge, Frachtbriefe, Mahnbescheide, Bruttolohnlisten, Transportunterlagen, Betriebsabrechnungsbögen) 10 Jahre Bilanzen und Jahresabschlüsse, Handelsbücher (Warenein- und -ausgangsbücher, Lagerbücher) und Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Auszahlungsbelege, Bewirtungsunterlagen). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in denen das Schriftgut entstanden ist.

9 Schriftgutablage betriebliche Gründe Schriftgut, dass keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt, kann als Arbeits- oder Beweismittel eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden. Arbeitsmittel zur Dokumentation von Abläufen um ähnliche Vorgänge gleich entscheiden zu können um frühere Fehler zu vermeiden als Gedächtnisstütze für schnelle Auskunftserteilung um Briefe nicht neu entwerfen zu müssen Beweismittel gegenüber Geschäftspartnern bei gerichtlichen Auseinandersetzungen gegenüber dem Finanzamt zur Abwehr unberechtigte Ansprüche von außen zur Sicherung von Ansprüchen nach außen als Nachweis darüber, was getan wurde

10 Wertstufen Untersuchung in vielen Betrieben belegen immer wieder, dass Schriftgut zu lange aufbewahrt wird. Der Umfang der täglich eingehenden Post beziehungsweise vieler innerbetrieblicher Aufzeichnungen, die nur von kurzfristigem Informationswert sind, nimmt ständig zu. Aus diesen Gründen ist das täglich anfallende Schriftgut nachfolgenden Wertigkeitsstufen zu überprüfen:

11 Wertstufen Wertigkeitsstufen Definitionen Aufbewahrungsmöglichkeiten 1. Tageswert Einmalige Information ohne bleibenden Wert (z. B. Infos, unverlangte Angebote, Prospekte, Zeitungen) 2. Prüfwert Dynamische Daten: In Bearbeitung befindliche Vorgänge und Unterlagen mit zeitlich befristetem Wert (z. B. Angebote, Projekte, Mahnungen, Statistiken, Preislisten) 3. Gesetzeswert Statische Daten: Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist, z. B. nach HGB und AO ( Handelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege usw.) 4. Dauerwert Unterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen/die Verwaltung (z. B. Fotos, Umsätze, Rechtsverhältnisse, Verträge, Patente, Muster, Verfahren) Nach Kenntnisnahme vernichten bzw. löschen Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage Raumsparende Registraturen, 6 und 10 Jahre Archive, Spezial-Ablagen, 10 Jahre und länger

12 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Aufbewahrungspfichtige Unterlagen Beispiele Fristen (Jahre) 1. Handelsbücher Kontenblätter Inventar Alle Aufzeichnungen über die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände, z. B. Grundstücksverzeichnis 3. Eröffnungsbilanz Jahresabschluss Lagebericht Konzernabschluss 4. Arbeitsanweisungen Organisationsunterlagen geprüfter und mit Bestätigungsvermerk versehener Abschlussbericht Wertpapieraufstellungen Geschäftsberichte Für EDV-Buchführung Handelsbriefe Alle Schriftstücke, die das Handelsgeschäft betreffen, aus dem Verkehr mit Behörden, Lieferanten, usw. Angebote mit Auftragsfolge, Frachtbriefe, Mahnbescheide, Leasingverträge, Lieferscheine, Urlaubslisten, Transportunterlagen, Prozessakten, Mietunterlagen, Gehaltslisten und -quittungen 6. Buchungsanweisungen Alle Belege, nach den Buchungen in den Handelsbüchern vorgenommen werden können Rechnungen, Gehaltskonten, Kontoauszüge, interne Buchungsanweisungen (Belege mit Buchfunktion, Bewertungsunterlagen für Inventur), Nachnamebelege, Quittungen, Preislisten, Reisekostenabrechnungen, Kaufverträge 6 10

13 Registraturformen Ablageformen Ablageart Aktenführung Registraturform Loseblatt Einzelakte liegend geheftet Sammelakte stehend hängend

14 Ablagearten Loseblatt-Ablage Schriftgut wird lose eingelegt Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen bei umfangreichen Akten dadurch längere Suche Zeitgewinn beim Ablegen

15 Ablagearten geheftete Ablage Abheften von gelochtem Schriftgut in Heftern und Ordnern durch Lochen und Einheften zeitaufwändiger Aufbewahrung schnelleres Wiederauffinden bei richtiger Reihenfolge sicherer Aktenumlauf Personalakten, Kreditakten, Bausparakten und Behördenakten sollten abgeheftet werden.

16 Aktenführung Einzelakte enthält einzelnen Vorgang Hefter, Mappen und Taschen Sammelakten Schriftgut gleichartiger Vorgänge fast nur einzelne Blätter Ordner und Sammler

17 Schriftgutdurchlauf

18 Registraturform - liegend Früher herrschte die liegende Registratur in Regalen oder Fächern von Schränken vor, nicht nur Freitag. Heute wird oft nur noch lebendes Schriftgut liegend abgelegt, d. h. Dokumente, die noch in Arbeit sind. Sie befinden sich meist direkt auf dem Schreibtisch: In Ablagefächern und Körben In Aktendeckel, Schnellhefter usw., in denen die Schriftstücke waagrecht aufeinander liegen. Vorteile - preisgünstige Schriftgutbehälter - platzsparende Aufbewahrung für Altakten, die fast nie gebraucht werden Nachteile - nicht besonders übersichtlich - Bearbeitung umständlich, wenn der Vorgang unten im Stapel liegt

19 Registraturform - stehend Es gibt sie in 2 Formen: geheftet (Ordner) und als Loseblatt-Ablage (Stehsammler). Ordnerablage Die Ordnerablage ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Registraturform. Grund: durch Heftung sicher. Vorteile - Durch Heftung geht kein Blatt verloren - Hilfsmittel verfeinern die Ordnung im Ordner: Register, Heftstreifen, Trennblätter. - Gute Raumausnutzung (Stellmöglichkeit bis Griffhöhe) - Bestens geeignet für Sammelakten Nachteile - Es muss immer der ganze Behälter bewegt werden - Sehr zeitaufwändig durch Lochen und nötige Feinsortierung - Platzverschwendung durch Totraum (ungenutzter Platz)

20 Registraturform - stehend Stehsammlerablage/Stehsammlerregistratur In nach vorne offenen Kartons können z. B. Zeitschriften aufrecht stehend gelagert oder einzelne Blätter in Einstellmappen und taschen gesammelt werden. Vorteile - Übersichtliche Gliederung durch Farbsignale und Ziffern - Durch Wegfall der Arbeitsschritte Lochen und Feinsortierung reduzierte Bearbeitungszeit - Eignet sich gut für schmale Einzelakten Nachteile - Vielen erscheint diese Form als zu unsicher und zu wenig geordnet

21 Schriftgutbehälter liegend und stehend Aktendeckel Schnellhefter Jurismappe Ordner Einstellmappen Stehsammler Kassetten Archivschachteln

22 Registraturform hängend vertikal Es gibt sie in 2 Formen: als Hänge- (2-Punkt-) und als Pendelregistratur (1-Punkt- Aufhängung). Hängeregistratur Die Ordnerablage ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Registraturform. Grund: durch Heftung sicher. Vorteile - Durch Heftung geht kein Blatt verloren - Hilfsmittel verfeinern die Ordnung im Ordner: Register, Heftstreifen, Trennblätter. - Gute Raumausnutzung (Stellmöglichkeit bis Griffhöhe) - Bestens geeignet für Sammelakten Nachteile - Es muss immer der ganze Behälter bewegt werden - Sehr zeitaufwändig durch Lochen und nötige Feinsortierung - Platzverschwendung durch Totraum (ungenutzter Platz)

23 Registraturform hängend lateral Stehsammlerablage/Stehsammlerregistratur In nach vorne offenen Kartons können z. B. Zeitschriften aufrecht stehend gelagert oder einzelne Blätter in Einstellmappen und taschen gesammelt werden. Vorteile - Übersichtliche Gliederung durch Farbsignale und Ziffern - Durch Wegfall der Arbeitsschritte Lochen und Feinsortierung reduzierte Bearbeitungszeit - Eignet sich gut für schmale Einzelakten Nachteile - Vielen erscheint diese Form als zu unsicher und zu wenig geordnet

24 Schriftgutbehälter Hängeregistratur/Pendelregistratur Hängemappe Hängetasche Hängeordner Hängesammler Pendeltasche Pendelmappe Pendelhefter Pendelsammler

25 Registraturformen

26 Registraturformen

27 Standorte Arbeitsplatzablage (direkter Zugriffsbereich) Abteilungsablage (indirekter Zugriffsbereich) Zentralregistratur (Altablage Distanzbereich) Archiv (Distanzbereich)

28 Registraturformen Registraturform Schriftgutbehälter liegend Flachablage Klarsichtshüllen, Aktendeckel, Schnellhefter, Jurismappen stehend Ordnerregistratur Ordner stehend Stehsammlerregistratur Einstellmappen, Stehsammler, Kassetten, Archivschachteln hängend Hängeregistratur Hängemappen, Hängetaschen, Hängehefter, Hängeordner, Hängesammler hängend Pendelregistratur Pendeltaschen, Pendelmappen, Pendelhefter, Pendelsammler

29 Standorte Standorte Aktualitätsstufe Schriftgutbehälter Möbel Arbeitsplatz Vorgänge im Bearbeitung Ständig benötigte Sachakten Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler für Einstellmappen Organisationsschreibtisch mit hellen Auszügen Fahrbare Beistellmöbel für Hängebehälter Abteilungs- bzw. Bereichsablage Erledigte bzw. in Überwachung befindliche Vorgänge Ordner, Stehsammler, Pendelmappen oder taschen Ordner- bzw. Sammlertheken Ordner-, Sammler- bzw. Pendelregale Altablage (Zentralregistratur) Abgeschlossene Vorgänge, die z. B. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen Stehe oder Hängeordner, Pendelhefter, Archivschachteln, Archivsammler Verschiebbare Regalanlagen, Umlaufregale, Tresore für feuersichere Ablage

30 Aktenvernichtung Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kann das Schriftgut vernichtet werden. Papierkorb aus Datenschutzgründen nicht geeignet Aktenvernichter nach DIN Verschiedene Sicherheitsstufen (S1 bis S5)

31 Registraturkosten Registratur stellt beträchtlichen Kostenfaktor dar Personalkosten (Ablage und Suchzeiten) Materialkosten (Möbel, Schriftgutbehälter, Locher usw.) Raumkosten Personalkosten machen den Großteil der Gesamtkosten aus

32 Registraturkosten Auswahl der Registraturform nicht allein nach Anschaffungskosten Registraturuntersuchung zur Senkung der Personalkosten Ablegen kompletter Vorgänge senkt Personalkosten Außerdem wichtig: Zugriffshäufigkeit Verfügbarkeit der Informationen (Transportabel) Häufigkeit von Änderungen Änderung der Sortierung Gesetzliche Vorschriften