Hausaufgaben. 1. Ferien geniessen! 2. Etwas für die Ergonomie und Ökologie tun. 3. Persönliches Ordnungssystem zuhause überdenken. 4. IKA 1 mitnehmen!

Transkript

1 IKA Wo 17

2 Hausaufgaben 1. Ferien geniessen! 2. Etwas für die Ergonomie und Ökologie tun 3. Persönliches Ordnungssystem zuhause überdenken 4. IKA 1 mitnehmen! kbsglarus

3 Organisationssysteme + Archivierungen «Hausaufgabe»: Persönliches Ordnungssystem zuhause überdenken: Im Zimmer Auf dem PC Allenfalls im Zusammenhang mit Ihrem Hobby Nach welchen Kriterien ordnen Sie Ihre Sachen?

4 Übersicht Wo 17 ff 1. Rückblick Feedbacks 2. Ausblick Lektionenplan: Organisationssysteme und Archivierungen ÜK: IKA 6 Seriendruckprüfung Schriftstücke aller Art (S ) Automatisierungen in Word Wiederholung ECDL-Tests PowerPoint Gestaltungsrichtlinien Grundlagen Animationen Schlussarbeit kbsglarus

5 Organisationssysteme und Archivierungen Worum geht's? Begriff Archivierung Was wird wie lang archiviert? Gibt's Vorschriften zur Archivierung? Gibt's Archivierungskriterien? sogenannte Ordnungssysteme!

6 Aufbewahren von Akten S. 168 Hauptsächlich aus 2 Gründen: Geschäftlich für schnelles und sicheres Wiederfinden von Unterlagen: Für laufende Geschäftsfälle Für Entscheidungsfindung in ähnlichen Fällen Zur Vermeidung von früheren Fehlern Für Stellvertretung und Schulung Zur Arbeitsplanung Zur Arbeitskontrolle Zur Erleichterung der Arbeit durch Vorlagen Zum Schutz von Angriffen Aus gesetzlichen Gründen: OR Art. 962./. OR Art. 963 seit 1. Jan aufgehoben

7 OR Art. 962 Dauer der Aufbewahrungspflicht: 1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. 2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

8 Ordnungssysteme S. 169 f Mögliche Bezugspunkte nach denen geordnet werden kann: Namen Beruf oder Branche Ortsnamen Datum Inhalt Sprache Art/Form der Daten

9 Ordnungssysteme S. 169 f Mögliche Ordnungskriterien, nach denen geordnet werden kann: Alphabetisch Abegg, Accoto, Numerisch 01, 02, 03, Alphanumerisch A01, A02,, B01, Sachlogisch Pop, Folk, Jazz, Geografisch Glarus Süd, «Mitte», Chronologisch 2012, 2011, 2010,

10 Aufgabe: Ordnungssysteme S. 169 f Erstellen Sie in Word eine tabellarische Übersicht zu den verschiedenen Ordnungskriterien: Ordnungsprinzip Prinzip Vorteile Nachteile Anwendung/Beispiele Alphabetisch Numerisch Alphanumerisch Sachlogisch Geografisch Chronologisch Danach lösen Sie die Aufgaben Aufgabe 54 Lösung 54 Aufgabe 55 Lösung 55

11 Hausaufgabe: Ordnungssysteme Halten Sie Ordnung? Wie sieht es in Ihrem Zimmer [allenfalls auch in anderen Räumen] aus? Beschreiben Sie Ihr Ordnungssystem folgender Ablagen in Word/PowerPoint: 1. Schulsachen (Papier, elektronisch) 2. Bilder, Fotos, Erinnerungen 3. Sachen für Hobbies (Reitstiefel, Fussballschuhe) 4. «Sammlungen» 5. «Kleider» 6. Fotos von der (Un)Ordnung einfügen erlaubt Dateiname: Klasse_Name Vorname_Mein Ordnungssystem Lösung per Di/Mi Wo 18 kbsglarus

12 Aufbewahrungsplan S. 172f Ein Organisationsinstrument zur Effizienzsteigerung in der Administration Zuerst: Was soll abgelegt werden? Schriftstücke, Broschüren, Zeitschriften, Bücher? Datenträger? Fotos? Pläne? Warenmuster? u. a. Aufbewahrungsdauer: Ohne Wert/Augenblickswert z. B. Zeitungen Wochenwert z. B. Lieferschein von Dritten Jahreswert z. B. Fahrpläne Gesetzeswert z. B. Buchungsbelege Archiv- oder Dauerwert z. B. Anstellungsverträge Aufgabe 56 Lösung 56 Geeignete Ablageform?

13 Aufbewahrungsdauer: Aufgabe Erstellen Sie eine zweispaltige Tabelle wie folgt: 1. Spalte: Dauer: 1, 5, 5 10, 10 Jahre, dauernd 2. Spalte: Dokumente Füllen Sie die folgenden Dokumente am richtigen Ort ein Dauer Dokumente 1 Jahr Arbeitsrapporte, 5 Jahre Kalkulationsformulare 5 10 Jahre Aufträge 10 Jahre Bankkorrespondenz und-auszüge dauernd Gründungsunterlagen Dokumente: Arbeitsrapporte, Aufträge,./.

14 Aufbewahrungsdauer: Aufgabe Dokumente: Fabrikationsunterlagen wie Pläne, Rezepte, usw. / Buchhaltungsbelege / Vorschriften und Abkommen mit Behörden / Auftragsbestätigungen / Gesetze, Grundbücher / Personalakten / Arbeitsrapporte / Lizenzunterlagen / Gerichtsakten / Frachtdokumente / Bankkorrespondenz und Bankauszüge / Fabrikationskontrollen / Geschäftskorrespondenz / Steuerunterlagen / Verwaltungsratsunterlagen / Mängelrügen / Verbandsvorschriften und -abkommen / Kaufverträge z. B. von Liegenschaften / Aktienbuch / Gesellschaftsvertrag / Jahresberichte mit Bilanzen / Aufträge / Protokolle von wichtigen Sitzungen / Patente / Stiftungsurkunden / Preislisten / Beteiligungsunterlagen / Lieferscheine / sonstige Rapporte / Fusionsunterlagen / Verträge und Vertragskorrespondenz / Rechnungen und andere Buchungsbelege / Offerten / Lohnbelege / Protokolle de Jahresversammlungen / Kalkulationsformulare (rechtlich nur beschränkt von Bedeutung) / Quittungen (rechtlich nur beschränkt von Bedeutung) / Statistiken / Gründungsunterlagen / Verlustscheine / Weisungen und Instruktionen

15 Dokumentenmanagement am Arbeitsplatz Akten wechseln ihre Aktivität Aktive Akten Inaktive Akten Abgeschlossene Akten Arbeitsplatzorganisation: Von der Pendenz ins Archiv Mehrmals am Tag benötigt: Ablagen für «Unnötiges»: «Vorräte» beschränken: Persönlicher «Terminator» Geregelte Dossierführung inkl. Beschriftungen, Datum, Ermöglicht auch Stv. Checklisten Trennblätter, Register, Mäppchen benutzen Regelmässig entrümpeln!

16 Ablagesysteme und Organisationsmittel Analoge Systeme: Flachablage: Mäppchen, Briefkörbe und Briefkorbsysteme Offert-, Präsentations-, Organisations- und Pultmappen Schubladensysteme Analoge Registratursysteme [mit Farbcodierungen] Schubladen, mobile Vorrichtungen, Schränke Hängemappen Pendelmappen Stehsammler und Dokumentenordner Regale Archivboxen Mikrofilme

17 Ablagesysteme und Organisationsmittel Digital Systeme: Gescannte Dokumente werden mit OCR inhaltlich erfasst, indiziert und zum Index werden Suchbegriffe hinzugefügt Mit einer Dokumentmanagementsoftware DMS werden die Dokumente verwaltet und können bei Bedarf [und Berechtigung] am Arbeitsplatz eingesehen oder ausgedruckt werden Anforderungen: Unverändert archiviert, verlustsicher und jederzeit wieder auffindbar Unzerstörbar und in Originalform anzeigbar/ausdruckbar Alle Vorgänge werden protokolliert Für die geforderte Lebensdauer der Dokumente muss gesorgt werden Der Datenschutz muss gewährleistet sein

18 Ablagesysteme und Organisationsmittel Hybride Systeme: Nebst der digitalen Erfassung mit der DMS werden die Dokumente mikroverfilmt. Die Verwaltung der Mikrofilme erfolgt mit einer Datenbanksoftware. Vorteile: Mikrofilme können mit einfachsten Hilfsmitteln «gelesen» werden. (Welche?) Mikrofilme müssen bei richtiger Lagerung nicht regelmässig «gepflegt» werden. Nachteil: Kosten

19 Ablagesysteme und Organisationsmittel: Aufgabe Erstellen Sie eine vierspaltige Tabelle wie folgt: 1. Spalte: [Analoge] Ablage [ Bezeichnung und Abbildung] 2. Spalte: Einsatzbereich 3. Spalte: Vorteile 4. Spalte: Nachteile Untersuchen Sie folgende Ablagearten: Flachablage: Mäppchen, Briefkörbe und Briefkorb und Schubladensysteme Offert-, Präsentations-, Organisations- und Pultmappen Registratursysteme: Hängemappen Pendelmappen Stehsammler und Dokumentenordner Regale Archivboxen./.

20 Ablagesysteme und Organisationsmittel: Aufgabe [Analoge] Ablage Einsatzbereich Vorteile Nachteile Flachablage Pultmappe Registermappe Stehsammler Ordner Archivboxen

21 (Haus-) Aufgaben IKA 1 mitnehmen Repetition des Stoffs Fragen? Aufgabe «Mein Ordnungssystem» Dateiname: Klasse_Name Vorname_Mein Ordnungssystem Lösung per Di/Mi Wo 18 kbsglarus