SuccessFactors oder doch On-Premise? Versuch einer kurzen Gegenüberstellung

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1 SuccessFactors oder doch On-Premise? Versuch einer kurzen Gegenüberstellung Die Situation ist schon fast amüsant. Da hat die SAP als Marktführer in betriebswirtschaftlicher Software seit Anfang letzten Jahres mit SuccessFactors den Marktführer im Umfeld Cloud Lösungen im personalwirtschaftlichen Umfeld im Portfolio, und trotzdem haben viele Kunden Schwierigkeiten Workshops zu koordinieren, in denen die Produkte direkt gegenüber gestellt werden. Dieser Artikel soll eine - sehr kurze - Gegenüberstellung von ausgewählten Funktionalitäten bieten und legt keinen Wert auf Vollständigkeit. Er soll vor allem eines deutlich machen: Jedes der beiden Produkte ist zum einen in seinem ureigenen Bereitstellungsbereich zurecht Marktführer und hat zum anderen seine individuellen Stärken. Bereitstellungsoptionen Eine Gegenüberstellung muss mit einem der grundlegenden Unterschiede beginnen der Bereitstellungsoption. Während SAP als On-Premise Lösung in den meisten Anwendungsfällen eine Software ist, welche entweder auf eigenen Rechnern von den Firmen selbst betrieben wird oder von Rechenzentren für Firmen gehostet wird, ist SuccessFactors als Cloud Lösung konzipiert. Das bedeutet, dass diese Lösung zentral durch SuccessFactors in (derzeit) weltweit vier Rechenzentren betrieben wird und die Kunden auf den dortigen Rechnern ihre eigene Partizipation erhalten. Dieser grundlegende Unterschied in der Bereitstellungsop- 13 KWP Journal Ausgabe Januar 2014

2 tion bewirkt dann auch grundlegende Unterschiede in der Projektvorgehensmethodik und in den Anpassungsmöglichkeiten. Methodik Die klassische SAP Methodik im Umfeld von Einführungen hat sich in den letzten Jahren zwar weiter verfeinert, aber sich nicht grundsätzlich verändert. Bei einer Einführung auf Basis der KWP.All-in-One.HR Lösung wird beispielsweise auf Basis von Fragebögen das Delta der Kundenanforderungen zur vorkonfigurierten Lösung ermittelt, auf dieser Basis ein Fachkonzept definiert und dieses nach der Abnahme realisiert. Im Anschluss und teilweise schon während der Realisierung komplettieren Tests sowie Abschlusstest das Projektvorgehen. SuccessFactors hat eine eigene Methodik entwickelt: Diese Methodik kombiniert die Vorteile der Bereitstellungsoption mit den Vorzügen einer voreingestellten Lösung. Hierbei handelt es sich um die schnelle Bereitstellung einer grundsätzlich vollständig eingerichteten Systemumgebung, in welcher der Anwender sofort mit eigenen Daten experimentieren kann. Dazu kommt ein eigener Zugang in das Lernportal von SuccessFactors, in welchem eine Vielzahl von webbasierten Lerneinheiten durch SuccessFactors zur Verfügung gestellt wird. Hierdurch wird der Kunde sehr schnell in die Lage versetzt, mit dem System zu arbeiten. Ergänzt wird dieses System durch eine besondere Vorgehensweise im Rahmen der Realisierungsphase. Hier werden verschiedene Iterationsschritte durchlaufen, in denen der Berater das System auf die Kundenanforderungen einstellt, das System mit dem Kunden gemeinsam durchgeht, die Ergebnisse aus dem Workshop einstellt, wieder das System mit dem Kunden diskutiert etc. Hier werden im Regelfall drei Iterationszyklen durchlaufen. Seitens KWP wird angestrebt in mittelständisch geprägten Projekten eher mit zwei Iterationsschritten zu arbeiten, um die Realisierungsphase noch weiter zu beschleunigen. Komponenten Für den Fachbereich ausschlaggebend sind in den meisten Fällen allerdings nicht die Fragen nach den Bereitstellungsoptionen oder der Projektmethodik, sondern die Frage nach den Möglichkeiten in der Anwendung und deren Oberflächen. Vor diesem Hintergrund werden im folgenden ausgewählte Anwendungsfälle gegenübergestellt. Goal- und Performance Management In der SAP ERP HCM Lösung sind für diese betriebswirtschaftliche Anwendung zwei Prozesse vorgesehen: - Der sogenannte vordefinierte Prozess und - der flexible Prozess. SAP Anwendung die Grundlage Der vordefinierte Prozess in SAP ist ein für eine klassische Zielvereinbarung oder ein Mitarbeitergespräch definierter Prozess. Wie der Name schon impliziert, sind hier bestimmte Dinge vorgedacht, was die Anpassbarkeit des Prozesses erheblich einschränkt. Insbesondere die einzelnen Prozessschritte sind nur mit erheblichem Aufwand erweiterbar, weshalb für den Vergleich mit SuccessFactors der flexible Prozess herangezogen wird. Der flexible Prozess ist wie Lego für Erwachsene. Diese erhalten eine Grundausstattung aus Legosteinen (= kleinen Programmen für die Berechnung von Ergebnissen oder die Zulässigkeit von Personen etc.) und eine Grundplatte (= die Basistechnologie). Häufig wird das ausreichend sein, aber manchmal wird man auch Dinge zusätzlich benötigen, beispielsweise eine besondere Berechnungsformel oder die Einbindung zusätzlicher ggf. gar nicht im SAP ERP HCM gepflegter Datenelemente. Das kann dann zusätzlich ohne Modifikation programmiert werden. Was in SAP nicht vorhanden ist, sind Elemente, die einen Content (also einen betriebswirtschaftlichen Inhalt) zur Verfügung stellen. SuccessFactors die Grundlage SuccessFactors liefert bereits in der zur Verfügung gestellten Demoversion vollständige betriebswirtschaftliche Beispiele für vordefinierte Prozesse aus. Die Sprache dieser Beispieldaten (nicht der Anwendung) ist im Regelfall Englisch, da die Demosysteme aus den USA zur Verfügung gestellt werden. Der Content wird auch auf Deutsch zur Verfügung gestellt. Wenn der Kunde Erweiterungen haben möchte, ist das kein Problem, solange die Logik des Systems erhalten bleibt. Verlässt man diese Logik, zeigen sich die Grenzen einer vordefinierten Lösung: SuccessFactors hat Grenzen, die technisch vorgegeben sind und nicht überschritten werden können. SAP die Anwendung Die Oberfläche des flexiblen Prozesses ist durch Registerkarten gekennzeichnet: KWP Journal Ausgabe Januar

3 Hierdurch ist der Manager immer in der Lage den Fortschritt in den einzelnen Beurteilungsgesprächen nachzuvollziehen. SuccessFactors der Einstieg für Manager Auch in SuccessFactors sieht der Manager alle seine Mitarbeiter und den Status der Gespräche: Selbstverständlich können in diesen Aufbau auch klassische Leistungsbeurteilungen aufgenommen werden: Auffällig sind auch hier die graphischen Elemente und die sehr selbsterklärende Oberfläche. Der Vorteil der Registerkarten liegt in der hohen Strukturierung der Oberflächen. Häufig werden in Unternehmen Leistungsbeurteilungs- bzw. Zielvereinbarungsgespräche mit klassischen Mitarbeitergesprächen kombiniert und in einem Termin durchgeführt. Hier könnten diese Elemente durch Registerkarten getrennt dargestellt werden, was die Übersichtlichkeit erheblich erhöht. SuccessFactors die Anwendung SuccessFactors verfolgt anwendungsübergreifend die Idee des one page Ansatzes. Der Bearbeiter soll nicht durch verschiedene Untermenüs geführt werden, sondern er soll möglichst alles auf einer Seite sehen. Die Trennung erfolgt dann nicht durch Registerkarten, sondern die Daten werden untereinander dargestellt: SAP der Content SAP liefert in der Anwendung keinen direkten betriebswirtschaftlichen Content aus. Im flexiblen Prozess sind die einzelnen Beurteilungselemente ebenso einzustellen wie der gewünschte Prozess. Klassische Prozessvorlagen bietet SAP an dieser Stelle nicht an, ebenso wenig wie betriebswirtschaftliche Beschreibungen von Beurteilungselementen. SuccessFactors der Content Im Gegensatz hierzu liefert SuccessFactors eine Vielzahl an Prozessvorlagen als Beispiele aus, welche dann an die Kundenbedürfnisse angepasst werden können. Neben diesen Prozessvorlagen ist insbesondere der ausgelieferte Content ein Beweis dafür, wie detailliert ausgeprägt die Lösung in diesem Bereich mittlerweile ist. So liefert SuccessFactors für seine Kunden neben Bewertungskriterien auch einen Formulierungsassistent für Kommentare mit aus: Hierdurch wird in jedem Fall ein vertikales Scrollen unumgänglich. Dafür ist die Verwendung graphischer Elemente noch weiter ausgeprägt als in der On-Premise Lösung. SAP der Einstieg für Manager Der Einstieg für Manager erfolgt im Umfeld des flexiblen Prozesses über eine wieder über Registerkarten strukturierte Übersicht der Prozessschritte: Dies ermöglicht eine stärkere Vereinheitlichung von Bewertungsbeschreibungen und ist nur ein Beispiel für die in diesem Umfeld extrem ausgereifte Lösung. SuccessFactors ein Alleinstellungsmerkmal In vielen Kundenprojekten war im Umfeld des Leistungsbeurteilungsprozesses immer der Wunsch vorhanden, alle Mitarbeiter mit den Bewertungen in einer Oberfläche zu sehen, und von dieser dann die einzelnen Mitarbeiter in der Sammelübersicht auch bewerten zu können. 15 KWP Journal Ausgabe Januar 2014

4 SuccessFactors bietet diese Funktion im Standard: lizensiert werden. Kunden, die diesbezüglich Interesse haben sollten in jedem Fall auch die Software org.manager der Firma Ingentis aus Nürnberg im Vergleich bewerten. Detailliertere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie gerne über Ihre KWP. In unserem weiteren Vergleich werden wir die Oberflächen von Nakisa betrachten. Oder die Abbildung einer Gauß`schen Normalverteilung, zumindest für den Vorgesetzten sichtbar wenn nicht gar verpflichtend. Auch hier hat SuccessFactors eine Lösung: SuccessFactors die Grundlagen SuccessFactors bietet die Nachfolgeplanung aus einer Hand an. Anders als in SAP wird kein Add-On für die grafische Darstellung benötigt. SAP und SuccessFactors die Grenzen Die Grenzen bei SAP sind in der On-Premise Lösung nur die Budgetobergrenzen des Projektes. Die Integration von Kennzahlen aus anderen SAP Systemen wie SAP SD oder SAP MM kein Problem, die Daten sind vorhanden und können über diverse Technologien eingebaut werden. Zusätzliche Spalten in der Managerübersicht auch kein Problem, diese können hinzuprogrammiert werden. SAP Die Anwendung Wie bereits weiter oben beschrieben, ist die SAP Anwendung zur Pflege der Nachfolgedaten zweigeteilt sie kann in der klassischen Back-End Oberfläche gepflegt werden oder über Nakisa. Die Back-End Oberfläche ähnelt der Pflege des SAP Organisationsmanagements: Hier stößt SuccessFactors an seine Grenzen. Wenn der Kunde den Einsatz von Registerkarten wünscht, so ist dies nicht möglich, da die zugrunde liegende Technologie hier Grenzen setzt. Eine Cloud Anwendung ist hier vergleichbar mit dem Anzug von der Stange und nicht mit der Maßanfertigung. Auch die Einbindung von nicht SAP ERP HCM Daten ist zwar möglich, lässt das Projektbudget aber häufig in Höhen schnellen, welche dann eher an ein SAP On-Premise Projekt erinnern, als an den Einsatz einer Cloud Lösung. An dieser Stelle können ohne weitere Lizenzkosten alle nachfolgerelevanten Daten hinterlegt werden. Optisch deutlich ansprechender ist die Pflege mittels der webbasierten Oberfläche von Nakisa: Succession Management Eine zweite Komponente, die in einer Head-to-Head Betrachtung nicht fehlen sollte ist das Succession Management. Im Folgenden wird hauptsächlich die Nachfolgeplanung betrachtet. SAP Anwendung Die Grundlagen SAP unterteilt das Succession Management in zwei Bereiche: Die Nachfolgeplanung und die Entwicklungsplanung. Beide Anwendungsbereiche können webbasiert betrieben werden. SuccessFactors die Anwendung SuccessFactors unterscheidet grundsätzlich auch zwischen den Themen Personalentwicklung und Nachfolgeplanung. Im Umfeld der Nachfolgeplanung kommt folgende webbasierte Oberfläche zum Einsatz: Zusätzlich zur Nachfolgeplanung in SAP ERP HCM bietet SAP als Add-On die Software Nakisa an, über welche die reine Nachfolgezuordnung webbasiert erfolgen kann. Nakisa selbst kann im Gegensatz zu Mitbewerbern, die vergleichbare Funktionalitäten haben direkt über den SAP Vertrieb KWP Journal Ausgabe Januar

5 Von dieser Oberfläche aus wird in die einzelnen Anwendungen abgesprungen. SAP Der Einstieg für Manager Grundsätzlich können Manager sowohl über die oben beschriebene Back-End Oberfläche, wie auch über die webbasierte Oberfläche von Nakisa in die Pflege einsteigen. Tatsächlich wird die Pflege für den Manager immer über die webbasierte Oberfläche des Managers erfolgen: Die Ikonen können kundenspezifisch eingestellt und mit Inhalten belegt werden. SAP Der Content Auch in diesem Fall bietet SAP keinen klassischen Content an die Suche nach Nachfolgern ist auf Basis der im System hinterlegten Informationen mittels SAP Standardmöglichkeiten oder über Nakisa möglich, allerdings müssen die diesbezüglichen Inhalte definiert und im System hinterlegt werden. Eine Vorauslieferung gibt es nicht. Der Manager kann in Nakisa Nachfolger suchen und sich Details zu den Personen anzeigen lassen: SuccessFactors der Content SuccessFactors kann in diesem Fall auf die vordefinierten Inhalte im Bereich der Bewertungskriterien zurückgreifen. Hierdurch ist ein sehr umfangreicher Kriterienkatalog vorhanden, auf welchen sowohl für die Einschätzung der Mitarbeiter als auch für die Suche nach Mitarbeitern zurückgegriffen werden kann. Ebenso sieht er anhand der Ikonen sehr schnell, welche Personen oder Positionen besonders gefährdet sind. SuccessFactors ein Alleinstellungsmerkmal Für SuccessFactors spricht in dieser Anwendung neben dem vordefinierten Content sicherlich die automatische Integration der verschiedenen Module. Während in SAP ERP HCM für die anwenderfreundliche Oberfläche verschiedene Add- Ons wie org.manager oder die hier dargestellten Oberflächen von Nakisa genutzt werden können, hat SuccessFactors diese Oberflächen bereits im Standard. SuccessFactors Der Einstieg für Manager SuccessFactors, als webbasiertes Tool, hat gegenüber der Lösung im SAP Back-End erhebliche Vorteile im Umfeld der Usability. Aus der oben beschriebenen Oberfläche springt der Manager direkt in die Datenpflege von Nachfolgern ab: Fazit Ein solcher Beitrag in einem Newsletter hat sicherlich weder einen Anspruch auf Vollständigkeit, noch können alle Facetten einer entsprechenden Anwendung beleuchtet werden. Trotzdem wird bereits bei einem solch kurzen Artikel eines deutlich: beide SAP Anwendungen haben große Stärken und sind zurecht Marktführer in ihren jeweiligen Bereichen. Ob Sie als Kunde die On-Premise oder die Cloud-Lösung wählen, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Hierbei gibt es keine richtige und auch keine falsche Entscheidung beide Produkte sind gut. Über Quickcards können Details zu den Positionen bzw. den Mitarbeitern angezeigt werden. Über Ikonen werden im Überblick Informationen angezeigt, die schnell ersichtlich sein müssen bzw. gepflegt werden können: Weitere Informationen / Kontakt Michael Kleine-Beckel mkleine-beckel@kwpartner.de 17 KWP Journal Ausgabe Januar 2014