Praxis des Workflow-Managelllents

Transkript

1 Hubert Osterle Petra Vogler (Hrsg.) Praxis des Workflow-Managelllents Grundlagen, Vorgehen, Beispiele

2 Wirtschaftsinformatik / Business Computing OV-gestiitzte Produktionsplanung von Stefan Oeters und Oliver Woitke Infonnationssysteme der Produktion von Birgid S. Kranzle Dotenbank-Engineering fur Wirtschaftsinfonnatiker von Anton Hald und Wolf Nevermann PASCAL fur Wirtschaftswissenschaftfer von Uwe Schnorrenberg et al. Management yon OV-Proiekten von Wolfram Brummer Handbuch rnterorganisationssysteme Anwendungen fur die Waren- und Finanzlogistik von Rainer Ait und Iva Cathomen Praxis des Workflow-Managements Grundlagen, Vorgehen, Beispiele von Hubert Osterle und Petra Vogler {Hrsg.} GeschaftsprozeBoptimierung mit SAP-R/3 von Paul Wenzel (Hrsg.) Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP-R/3 von Paul Wenzel (Hrsg.) Untemehmenserfolg mit EOr von Markus Deutsch Groupware und neues Management von Michael P. Wagner Vieweg

3 Hubert Osterle Petra Vogler (Hrsg.) Praxis des WorkfloVl-Managemenls Grundlagen, Vorgehen, Beispiele II Vleweg

4 Aile Rechte vorbehalten Friedr. Vieweg & Sohn VerJagsgesellschaft mbh, BraunschweigIWiesbaden, 1996 Softcover reprint of the hardcover 1 st edition 1996 Der VerJag Vieweg ist ein Unternehmen der Bertelsmann Fachinformation GmbH. Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschtltzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des VerJags unzuliissig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfiiltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf siiurefreiem Papier ISBN-13: DOl: / e-isbn-13:

5 Petra Vogler & Hubert Osterle Vorwort Problemstellung Zielsetzung Entstehung des Buches Workflow-Management bringt fur viele Geschaftsprozesse wettbewerbsentscheidende Produktivitatsfortschritte. Dennoch besteht in den Unternehmen grobe Unsicherheit tiber diese neue Technologie und tiber das konkrete Vorgehen bei der Einfiihrung. Es hat sich gezeigt, dab Workflow-Projekte komplexe Vorhaben sind, bei denen es neben dem Modellieren von Ablaufen und Bildschirmmasken eine Reihe weiterer Aspekte zu betrachten gilt. Vor diesem Hintergrund ist dieses Buch entstanden. Es sou helfen, Workflow-Projekte richtig abzuschatzen, aus den vorgestellten Projekterfahrungen zu lernen und somit Irrwege zu vermeiden und den aktueuen Stand des Workflow-Managements zu beurteilen. Das Buch wendet sich an Vertreter der Praxis, Wissenschaft und Softwarehersteller. Workflow-Experten aus Forschung und Praxis haben ihre Erfahrungen eingebracht, urn die vielfaltigen Aspekte der Entwicklung von Workflow-Anwendungen umfassend abzudecken. Um die Arbeiten im Bereich Workflow-Management bei den Unternehmen auf eine solide methodische Basis zu stellen und damit die Erfolgschancen def Projekte zu erhbhen, haben sich sechs fuhrende Schweizer Unternehmen und das Institut fur Wirtschaftsinformatik der Universitat St. Gallen (HSG) im Kompetenzzentrum "ProzeB- und Systemintegration" (CC PSI) zusammengeschlossen. Das CC PSI ist ein Kompetenzzentrum des Forschungsprogramms "Informationsmanagement HSG" (IM HSG). Die Kompetenzzentren des Forschungsprogramms 1M HSG forschen anwendungsorientiert auf strategischen Gebieten der Wirtschaftsinformatik in enger Kooperation mit der Praxis. Ftir weitere Informationen siehe im [WWW: URL= Die nachfolgende TabeUe zeigt die Partnerfirmen des CC PSI. v

6 Vorwort Untemebmen Branche Vertreter 1m CC PSI AGI Aktiengesell- Bankeninformatik H. F...,lnzstack, U. Halter schaft fur Informalik Ciba-Geigy AG Chemie U. Buchler, F. Schmitter Informatikdienste PIT Post H. Gadient, K. Jost, H. (ERZ) Schlatter, J. Stadel mann Schweizerische Bank- Bank H. Fuch, R. Patzke, W. gesellschaft Scharli, K. Sic:ogrist Schweizerischer Bank B. Meier Bankverein Winterthur- Versicherung M. Achermann, P. Berni, Versicherungen P. H6hn, A. liingerich, M. Manhart, P. Petrinec Das vorliegende Buch entstand im Rahmen des CC PSI, das u.a. eine Methode fur die ProzeBumsetzung mit Workflow-Managementsystemen entwickelt. Internet-Reaktionen "Worldlow-Management" Workflow-Management ist ein junges Gebiet mit einer rasanten Entwicklung. Wir richten daher eine Diskussionsplattfonn im Internet mit folgenden Zielen ein: Diskussion von Grundlagen und Techniken des Workflow-Managements Austausch von Erfahrungen auf dem Gebiet des Workflow-Managements Berichte tiber PraxisfaJle Sammeln und "Publizieren" von RuckmeJdungen zum Buch Das Institut fur Wirtschaftsinformatik an der Universitat St. GalJen Obernimmt bis auf weiteres die Wartung der Plattfonn. Es sammelt die Reaktionen und publ1ziert sie auf der WWW-Plattfonn. Interessenten haben drei M6glichkeiten mitzuwirken: 1m Internet mittejs WWW Ober URi - (Feedback-Fonnular for Reaktionen und Publikationen der Ergebnisse) Ober an: Internet: Petra.Vogler@IWLUNlSG.CH XAOO : s-pvogler ou-sgcll o-unisg p-switch a-arcom c-ch Ober den Postweg: Dr. Petra Vogler, Institut fur Wirtschaftsinformatik, Dufourstrasse 50, CH-9000 St. GalJen VI

7 Petra Vogler & Hubert Osterle Aufbau der Arbei! Die ersten beiden Beitrage Cbsterle und Blaser/Meiler) ordnen Workflow-Management in ein umfassenderes Business Engineering (BE) ein. Sie beschreiben die Entwurfsebenen Geschaftsstrategie, ProzeB und Informationssystem und skizzieren eine Vorgehensweise zur Einfuhrung von Workflow-Management. Die Einordnung des Workflow-Managements in das gesamte Forschungsgebiet des CSCW (Computer Supported Cooperative Work) ist Thema des dritten Artikels (T eufed. Die Auswahl eines Workflow-Managementsystems ist fur jedes Unternehmen eine weitreichende Entscheidung. Jablonski und die Black Forest Group beschreiben Anforderungen an Workflow-Managementsysteme, die bei der Auswahl eine Rolle spielen mussen. Der Beitrag von Manhart zeigt die in einem konkreten Praxisfall gemachten Erfahrungen im Rahmen der Tool Evaluation auf. Aufbauend auf der thematischen Einordnung und den Anforderungen an das Workflow-Management folgt der eigentliche Schwerpunkt dieses Buches, Vorgehen und Methoden bei der Einfuhrung von Workflow-Managementsystemen. Eine Reihe von Beitragen CDerungs, Scharli, Halter, Blahusch, Sauter, Jost) zeigen Methoden und Vorgehensweisen in Projekten auf. Die Integration von bestehenden Applikationen und insbesondere von Standardanwendungssoftware ist ein Schlussel zum erfolgreichen Workflow-Management. Konzepte fur diese Integration beschreibt Gutzwiller in seinem Beitrag. Der anschliebende Praxisfall von Hen zeigt beispielhaft die Integration der Standardsoftware SAP Ri2 im Rahmen von Workflow. Den SchluB des vorliegenden Buches bilden Beitrage, die auf Potentiale der Workflow-Managementsysteme eingehen. Workflow-Managementsysteme entsprechen heute noch nicht allen Anforderungen. So lassen sich z.b. nicht aile Sicherheitsanforderungen erfullen. Holbein/Bauknecht zeigen einen Lbsungsansatz auf. McLellan zeigt, wie Unternehmen mit Workflow-Managementsystemen FuhrungsgrbBen/Benchmarks messen kbnnen. Becker beschreibt mbgliche Szenarien fur einen erfolgreichen Einsatz und formuliert Thesen fur die Weiterentwicklung des Workflow-Managements. 1m letzten Beitrag geht Vogler im Sinne einer Zusammenfassung auf die Chancen und Risiken von Workflow-Projekten in der Praxis ein. VII

8 Vorwort Die folgende Abbildung stellt die Zusammenhange der Beitrage grafisch dar. Aufbau des Buches Einordnung -ins BE: I,D Anforderungen an Workflow Managementsysteme IV-VI Weiterentwicklungen, Potentiale xv -XVII Ziele, Probleme uod Erfolgskriterien xvm An dieser Stelle mochten wir allen Autoren unseren herzlichen Dank aussprechen. Danken mochten wir auch M. Zollikofer und F. Lenoir, die sehr viel zum Gelingen dieser Arbeit beigetragen haben. St. Gallen im Januar 1996 Die Herausgeber Petra Vogler, Hubert Osterle VIII

9 Petra Vogler & Hubert Osterle Inhaltsverzeichnis I n m IV V VI vn BUSiness Engineering: Vonintuitiver Organisation ztt rationalen Worktlows Hubert Osterle... 1 Von der Strategie bis zum Worktlow - Praxisbericht der Secura Versicherongen Hermann Blaser & Andreas Meiler Computerunterstiitzte Gruppenarbeit - eine Emfiihrung Stephanie Teufel Anforderungen an die ModeWerung von Worktlows Stefan Jablonski Worktlow Requirements of the Black Forest Group Black Forest Group Evaluation eines Worktlow-Systems Markus Manhart Yom Geschaftsprozess zum Worktlow Marc Derungs vm Worktlow-Management: Strategie einer Grossbank Walter Scharli IX X XI Worktlow-Integration inl Kreditbereich Drs Halter Konzeption und Pllotierung eines Worktlow-. Systems in der Bayerischen Landesbank Helmut Blahusch Projekt-Vorgehen fur die Implementierung von Worktlow-Management-Systemen am Beispiel eines Projektes im Bankenbereich Frank Sauter IX

10 Inhaltsverzeichnis xu Pllotprojekterfahrungen Kurt Jost... :..., XIII XIV xv XVI Standardsoftware, Desktop-Integration und Worktl.ow~Management Thomas Gutzwiller Workflow-Management bel Landis & Gyr Anton Iten... ; Workflow-Management-Systems: Source and Solution of Privacy Problems in Organisations Ralph Holbein & Kurt Bauknecht Workflow Metrics - One of the great benefits of Workflow Mark McLellan xvn WorkflOW-Management - Szenarien und Potentiate Matthias Becker xvm Chancen und Risiken von Workflow-Management Petra Vogler x