Auditbericht. Vogt-Schild Druck AG. Bureau Veritas Certification (Switzerland) AG. Re-Zertifizierungsaudit / ISO 14001: ISO 9001:2008

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1 Auditbericht Bureau Veritas Certification (Switzerland) AG Re-Zertifizierungsaudit / ISO 14001: ISO 9001:2008 Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt.

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen 1.1 Unternehmungsinformationen 1.2 Kontaktangaben Auditinformationen Audit Normen 2.2 Geltungsbereich Zertifizierung 2.3 Information Auditor 3. Auditprozess 3.1 Dokumentenprüfung 4. Abschliessende Auditzusammenfassung 4.1 Auditabschluss 4.2 Zusammenfassung Auditfeststellungen 4.3 Effektivität des Managementsystems 4.4 Best Practices 4.5 Hinweise 4.6 Ungelöste Punkte hinsichtlich unterschiedlicher Meinungen 5. Empfehlungen des Teamleiters Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 1

3 1. Allgemeine Informationen 1.1 Unternehmungsinformationen Name des Unternehmens Adresse Gutenbergstrasse 1 Ort Derendingen Postleitzahl 4552 Kanton SO Land Switzerland Telefonnummer Fax Nummer ZIG Vertragsnummer Kontaktangaben Kontaktperson Beat Anker Adresse beat.anker@vsdruck.ch Telefonnummer Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 2

4 2. Auditinformationen 2.1 Audit Normen Audit Normen ISO 14001: ISO 9001: Geltungsbereich Zertifizierung Sprache Norm Standortname Haupt- Geltungsbereich/ Scope der Zertifizierung sitz Deutsch ISO 9001:2008 ü Kundenberatung, Publishing, IT-Services, Druckvorstufe, Grafik, Druckformenherstellung, Druck, Weiterverarbeitung, Adressierung und Logistik Deutsch ISO ü Kundenberatung, Publishing, IT-Services, 14001:2004 Druckvorstufe, Grafik, Druckformenherstellung, Druck, Weiterverarbeitung, Adressierung und Logistik Französisch ISO 9001:2008 ü Conseil à clientèle, publishing, informatique, prépresse, graphique, production de clichés, impression, façonnage, adressage et logistique Französisch ISO ü Conseil à clientèle, publishing, informatique, 14001:2004 prépresse, graphique, production de clichés, impression, façonnage, adressage et logistique Englisch ISO 9001:2008 ü n.a. Englisch ISO ü n.a :2004 Anzahl Standorte 1 Mitarbeiteranzahl Hauptsitz 116 Wenn dies ein Audit für mehrere Standorte ist, muss ein Anhang mit allen zugehörigen Standorten erstellt und dem Bericht beigelegt werden. Audit Typ Re-Zertifizierungsaudit Audit Startdatum Audit Enddatum Dauer 2,25 Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 3

5 2.3 Information Auditor Team Leader Team Mitglied(er) Richard Feusi Armin Weis Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 4

6 3. Auditprozess 3.1 Dokumentenprüfung Dokumentenprüfung ISO9K - Qualitätsmanagementhandbuch (4.2.2) konform Kommentare 4.1 Managementsystem MS ISO9K - Lenkung von Dokumenten (4.2.3) ISO9K - Lenkung von Aufzeichnungen (4.2.4) ISO9K - Qualitätspolitik (5.3) Lenkung von Dokumenten Lenkung von Dokumenten 5.1 Qualitätspolitik ISO9K - Qualitätsziele (5.4) 5.2 Qualitätsziele ISO9K - Managementbewertung (5.6) ISO9K - Internes Audit (8.2.2) 8.5 Bericht / Review /EKG Interne Audits ISO9K - Lenkung fehlerhafter Produkte (8.3) ISO9K - Korrekturmassnahmen (8.5.2) 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte 8.4 Korrekturmassnahmen, Vorbeugungsmassnahmen ISO9K - Vorbeugungsmassnahmen (8.5.3) 8.4 Korrekturmassnahmen, Vorbeugungsmassnahmen Anwendungsbereich (4.1) Umweltpolitik (4.2) 1. Anwendungsbereich 11.1 Umweltpolitik Umweltaspekte (4.3.1) Rechtliche Verflichtungen und andere Anforderungen( inkl. Betreibserlaubnis und Genehmigung) (4.3.2) Zielsetzungen,Einzelziele und Programm(e) (4.3.2) Kommunikation Umweltrelevanzmatrix URM Recht 11.3 Massnahmenpläne, Umweltziele, Umweltprogramm 11.7 Interne und externe Öffentlichkeit Dokumentation (inkl. wie die Organisation die Normpunkte angemessen dokumentiert) (4.4.4) 11 Umwelt Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 5

7 Dokumentenprüfung Ablauflenkung/ documentiertes Verfahren (4.4.6) Konformitätsbewertung (inkl. Aufzeichnungen von Vorfälle/ Verletzungen der Regulierungen / Gesetzgebung) (4.5.2) konform Kommentare 11.4 Ökologische Optimierungsansätze Recht Internes Audits (4.5.5) Managementbewertung (4.6) Dokumentenprüfung und Kommentare Initialaudit 11.6 Umweltaudit, - Review 11.6 Umweltaudit, - Review Qualitätsmanagementhandbuch - Ausgabedatum / Revisionsdatum AU Dokumentenprüfung durchgeführt am Re-Zertifizierungsaudit / ISO 14001: ISO 9001 :2008 Audit Startdatum: Audit Enddatum: Bericht fertiggestellt am: Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 6

8 4. Abschliessende Auditzusammenfassung 4.1 Auditabschluss Das Integrierte Managementsystem ist grundsätzlich im Management-Handbuch sowie tiefergehenden Verfahrens-, Arbeits-und Prüfanweisungen beschrieben, es entspricht den Anforderungen der beiden Normen ISO 9001:2008 und ISO 14001:2004 und wird von den Mitarbeitenden getragen. Die angewandten Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung wie z.b. Erfassung der Kundenzufriedenheit, interne Audits, Management-Review stellen sich grundsätzlich als zuverlässige Instrumente dar, das bestehende Management-System ständig weiterzuentwickeln und zu optimieren, was durch die Geschäftsleitung und den Mitarbeitenden während des Audits nachvollziehbar dargestellt wurde. Das Audit verlief wie immer in einer ausgesprochen offenen und konstruktiven Atmosphäre. Die Geschäftsleitung und alle Mitarbeitenden haben die Auditdurchführung unterstützt und die Gelegenheit genutzt, das Management-System aktiv darzustellen. Die im Audit gewonnen Erkenntnisse und Feststellungen sind dem Unternehmen im Schlussgespräch dargelegt worden. Zusammenfassend bestand der Eindruck eines gut funktionierenden Management-Systems mit dem Ziel der ständigen Optimierung. An den Eröffnungs-und Schlussgesprächen haben teilgenommen: (ladies first, sonst alphabetische Reihenfolge) Frau Yvonne Bieri, Prozessverantwortliche DV Frau Eliane Jäggi, stv. Leiterin QMS Frau Daniela Schnider, Personaleiterin, GL-Mitglied Herr Heinz Affolter, Projektberater Digitale Bogenmontage Herr Beat Anker, QMS-Verantwortlicher, GL-Mitglied Herr Marco Blum, Projektberater Verkauf Herr Gabriele Cappeli, Abteilungsleiter Spedition Herr Oliver Gasche, Abteilungsleiter Weiterverarbeitung Herr Joachim Gutwald, Abteilungsleiter Druck Herr Davor Lesic, Gebietsleiter Ost, GL-Mitglied Herr Simon Mössinger, Leiter IT, GL-Mitglied Herr Urs Müller, Leiter Einkauf Herr Rolf Steiner, Geschäftsführer Herr Michel Schwander, stv. Abteilungsleiter Druck Herr Martin Wälchli, Gebietsleiter West, GL-Mitglied Herr Urs Weber, Gebietsleiter Ost, GL-Mitglied Am Eröffnungsgespräch wurde unter anderem besprochen: Grund, Anwendungsbereich und Kriterien des Audits, Auditplan und -methoden, Stichprobencharakter des Audits, persönliche Schutzausrüstung, Vertraulichkeit und Berichterstattung. Das BVC-Logo wird im Zusammenhang mit den Zertifikaten und im Internet verwendet. Es konnten keine Verstösse gegen die Regeln der ISO (8.4.2, 8.4.3) bei der Verwendung des Logos festgestellt werden. Das 1. Überwachungsaudit haben wir für Mittwoch, 30. März 2016 vorgesehen. 4.2 Zusammenfassung Auditfeststellungen Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 7

9 Anzahl von gefundenen Abweichungen Hauptabw. 0 Nebenabw. 0 Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 8

10 4.3 Effektivität des Managementsystems Managementsystem- Dokumentation Die Systemdokumentation liegt in elektronischer Version und Papierversion vor. Das Managementsystem- Handbuch umfasst die Kapitel: Managementsystem, Verantwortung der Leitung, Management von Ressourcen, Produkte-und Dienstleistungsrealisierung, Messung, Analyse und Verbesserung, den Prozess Standard - Offset PSO nach ISO , swisspso, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Umweltmanagement, FSC- Zertifizierung, HACCP-Hygiene-Konzept, den CO2-klimaneutralen Druck sowie die Umweltleistung kundenorientiert. Das System (Dok AU) wurde am auf den neuesten Stand gebracht. Effektive Einführung und Aufrechterhaltung Die Aufrechterhaltung des Managementsystems wird über verschiedene Plattformen wie interne Audits, externe Audits (BVC, swisspso, FSC, Myclimate, Best Practice in der Druckindustrie, PDF-ready Creator und Branchenlösung Verband Viscom), konsequente Anwendung des IQ-Soft-Tools "Chance zur Verbesserung", sichergestellt. Abweichungen in den Prozessen werden analysiert und die daraus abgeleiteten Massnahmen fliessen in die Prozesse ein. Verbesserungen Es wurden wiederum eine Reihe von Verbesserungen in den Bereichen Umwelt, Prozessen und Anlagen erfolgreich umgesetzt. Wesentliche Zielvorgaben und Überwachung der Zielerreichung Die Hauptzielsetzungen in den Bereichen Qualität und Umwelt beziehen sich auf die Abweichungskosten, die Kosten und die Anzahl der Kundenreklamationen sowie auf die Reduktion der Gesamtmakulatur und der Energie-Einsätze. Die Ziele werden mit klaren Kennzahlen erfasst und bewertet. Erfreulich ist die hohe Kundenzufriedenheitsrate von 98% (76% sind sehr zufrieden, 22% sind zufrieden). Die On-line Befragung wurde im Mai 2014 bei 103 Testkunden durchgeführt und 49 haben daran teilgenommen, ein hoher Rücklaufwert. Höchst bemerkenswert ist, dass im Jahre 2014 keine Betriebsunfälle - auch keine Bagatellunfälle! - aufgetreten sind. Interner Auditprozess Im Jahre 2014 wurden insgesamt 28 interne Audits durchgeführt (FSC-Audits nicht miteingerechnet). Hinweise und Schwachstellen wurden mit den Verantwortlichen besprochen. Massnahmen werden im IQ-Soft erfasst und gelenkt. Die QMS begleitet die Massnahmen und überwacht die Umsetzung. Management-Review Der Bericht Management-System (Dok R vom ) wurde durch den Beauftragten der obersten Leitung erfasst und freigegeben. Der umfassende Bericht gibt Auskunft über die Aspekte der Qualität (Kundenzufriedenheit, Q-Kennzahlen, Mitarbeiterkennzahlen, Beschaffungen, Management-System, Abweichungen, interne Audits), der Arbeitssicherheit (BU, Ausfalltage, Aktionen Arbeitssicherheit) sowie Umwelt (interne Audits, Massnahmen, rechtliche Verpflichtungen, Äusserungen externer Kreise, Umweltdaten, Umweltziele, Umweltprogramme, Umweltkennzahlen, sich ändernde Rahmenbedingungen). Korrektur-und Vorbeugemassnahmen Im IQ-Soft werden alle Abweichungen aus externen und internen Audits, internen Fehlermeldungen und Kundenreklamationen erfasst, behandelt, Massnahmen abgeleitet und überwacht. Das System unterstützt den Systemleiter dahin, dass die Massnahmen zeitnah umgesetzt werden, was in der Praxis aufgrund der eingesehenen Unterlagen auch geschieht. Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 9

11 4.4 Best Practices Das Unternehmen stellt allen Kundenberatern ausschliesslich Fahrzeuge der Energieeffizienzklasse A zur Verfügung Das Unternehmen hat mit der Umsetzung des Projektes "TREVI" eine wegweisende Anlage der Grundwassernutzung für die Lüftung und Kühlung in Betrieb genommen. 4.5 Hinweise Nummer Prozess Hinweise 1 Produktion Auf der Klebebinder Checkliste CL C wird auf eine Palettenkontrolle auf der Rückseite verwiesen, welche so nicht mehr angewendet wird. In solchen Fällen sollte die Check-Liste angepasst werden. 2 Print Plus, IT IT: In der Dok H wird auf ein Applikations-HB hingewiesen, dessen Aktualität hinterfragt werden sollte. 3 Print Plus, IT IT: In der Aufgabenbeschreibung sollten auch die Aufgaben im Bereich der Zugriffsberechtigung noch aufgenommen werden. 4 Personal Das Dok (Wirksamkeitsprüfung 1) sollte in Kursbeurteilung umbenannt werden. 4.6 Ungelöste Punkte hinsichtlich unterschiedlicher Meinungen keine ungelösten Punkte vorhanden Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 10

12 5. Empfehlungen des Teamleiters Norm Akkreditierung Zertifikatskopie Sprache ISO 14001:2004 SAS 1 Englisch ISO 9001:2008 SAS 1 Englisch Norm ISO 14001:2004-ISO 9001:2008 Empfehlung Genehmigung Zertifizierung Grund für die Ausstellung oder Änderung des Zertifikats Scope Änderungen Kommentare Rezertifizierungsaudit keine Änderung des Scopes anstehend Ist ein Nachaudit nötig? Nein Startdatum Nachaudit Dauer (Tage) Dieser Bericht ist vertraulich, seine Verbreitung ist auf das Unternehmen, das Audit-Team und die Zertifizierungsstelle Bureau Veritas begrenzt. Seite 11