Nachhaltigkeitsmanagement EMAS plus

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1 Nachhaltigkeitsmanagement EMAS plus Anforderungen zur Einführung und Zertifizierung eines Nachhaltigkeitsmanagementsystems auf der Grundlage von EMAS Stufe 1: Nachhaltigkeitscheck Nachhaltigkeitsprüfung Verbesserungsprogramm Stufe 2: Managementtestat zusätzlich Leitlinien Managementsystem Interne Audits Stufe 3: Zertifizierung EMAS plus zusätzlich Zertifizierung durch externen Gutachter Nachhaltigkeitsbericht Entwurf, derzeit in Erprobung in den Einrichtungen des Projektes Sustainable Churches Stand: Rückmeldungen sind erbeten bis zum KATE 09/2005 Seite 1 von 16

2 Inhalt 1 Einführung und Grundlagen EMAS als Grundlage... 3 Geltungsbereich Stufenmodell Die sechs Elemente zum Aufbau des Managementsystems EMAS plus Leitbild Nachhaltigkeitsprüfung Zielsetzungen und Verbesserungsprogramm Managementsystem (Implementierung und Durchführung)... 8 Controlling und Audits Der Nachhaltigkeitsbericht Schlussbetrachtungen Quellennachweis Herausgeber: Kontaktstelle für Umwelt & Entwicklung Blumenstrasse 19, Stuttgart Tel: +49 / 711 / Fax: -22 sustainability@kate-stuttgart.org Autoren: Dr. Aiko Bode, Gerling Cert Pfr. Klaus Breyer, Institut für Kirche und Gesellschaft Vera Flecken, KATE Günter Koschwitz, KATE KATE-Stuttgart, 09 / 2005 Der Leitfaden ist im Rahmen des Projekts Sustainable Churches entwickelt und gemeinsam mit den Modelleinrichtungen erprobt worden. Mit finanzieller Unterstützung von: KATE 09/2005 Seite 2 von 16

3 1 Einführung und Grundlagen Dieses Dokument ist ein Leitfaden zur Einführung eines Managementsystems, das der nachhaltigen Entwicklung verpflichtet ist. Nachhaltigkeit ist eine Entwicklung, die den gegenwärtigen Bedarf zu decken vermag, ohne gleichzeitig späteren Generationen die Möglichkeit der Deckung des eigenen Bedarfs zu gefährden. Nachhaltigkeitsmanagement heißt in diesem Zusammenhang, dass eine Organisation ihr Verhalten bewusst und konsequent darauf ausrichtet, mittel- und langfristig ein möglichst positives Gesamtergebnis ihrer ökonomischen, ökologischen und sozialen Wirkungen, sowohl unter Betrachtung der mikroökonomischen als auch der gesamtgesellschaftlichen Perspektive, zu erzielen. Definition Da es sich um einen komplexen Prozess, sowohl der Erkenntnis von Zusammenhängen, der Abwägung bzw. Entscheidung von Zielkonflikten, als auch der Festlegung von konkreten Maßnahmen handelt, ist es sinnvoll, das Ziel des nachhaltigen Wirtschaftens im Rahmen von einem Managementsystem anzusteuern. Über das Managementsystem wird sichergestellt, dass: - die wesentlichen Handlungsfelder erkannt und konzentriert an diesen angesetzt wird - es nur noch ein integriertes Managementsystem in der Organisation gibt, keine Neben- oder Untersysteme wie Umweltmanagement, Qualitätsmanagement, Corporate Social Responsability und auch keine isolierten Einzelinstrumente wie Zielvereinbarungen, Balanced Scorecard, Nachhaltigkeitsberichte, Gütesiegel etc. - damit sowohl effektiv als auch effizient vorgegangen werden kann - auf Dauer der Prozess der vermehrten Ausrichtung an der Nachhaltigkeit in der Organisation verfolgt werden kann - Mitarbeitende und andere Interessengruppen informiert und einbezogen werden Der hier vorgelegte Leitfaden ist als Orientierungshilfe für eine strukturierte und stufenweise Umsetzung des Managementsystems gedacht und dient darüber hinaus als Grundlage für die Zertifizierung des Systems. 1.1 EMAS als Grundlage Das Nachhaltigkeitsmanagementsystem EMAS plus basiert auf EMAS, da sich dieses im Umweltmanagement als sehr wirkungsvolles und flexibel zu handhabendes Instrument erwiesen hat. EMAS beinhaltet einen Verbesserungszyklus, der hiermit auch auf die Themen Ökonomie und Soziales übertragen wird und so die Synthese der drei Dimensionen der Nachhaltigkeit Ökonomie/Ökologie/Soziales erreicht wird. Wesentlich ist, dass EMAS plus wie auch EMAS ein freiwilliges System ist, das als Minimum aber fordert: - Einhaltung geltender Rechtsstandards - kontinuierliche Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung bei den wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekten - Transparenz und Öffentlichkeit, gewährleistet über den Nachhaltigkeitsbericht. Die besonderen Stärken sind darüber hinaus, dass es sich um einen partizipativen Weg handelt, der systematisch die Kernaufgaben und herausforderungen der Organisation KATE 09/2005 Seite 3 von 16

4 optimiert, Risiken steuerbar macht sowie Innovationen und die Anpassung an sich verändernde Forderungen fördert. 1.2 Geltungsbereich Der Leitfaden wendet sich in erster Linie an Organisationen aus dem Bereich der Sozialwirtschaft sowie an Verwaltungen und an Dienstleistungsbetriebe. Eine Verwendung in anderen, kleinen und mittleren Unternehmen ist möglich. 1.3 Stufenmodell Das Nachhaltigkeitsmanagement-System EMAS plus ist stufenweise aufgebaut: - Stufe 1: Nachhaltigkeitscheck Beinhaltet die Durchführung einer Nachhaltigkeitsprüfung mit anschließender Erarbeitung eines Verbesserungsprogramms, das kontinuierlich umgesetzt wird - Stufe 2: Managementtestat Organisationen, die zusätzlich Leitlinien erstellen und das Managementsystem aufbauen sowie regelmäßig interne Audits und die Bewertung durch die oberste Leitung durchführen entweder mit eigenen Mitarbeitenden oder Mitarbeitenden aus gleichartigen Organisationen - können sich ein Management-Testat selber ausstellen oder von der Partner-Organisation ausstellen lassen. Dabei ist die Erklärung zum Managementtestat so abzufassen, dass der Umfang der Prüfung und ihre Ergebnisse wahrheitsgemäß und wirklichkeitsnah wiedergegeben werden. Das Testat ist vom verantwortlichen Auditor, der obersten Leitung und ggf. einem Vertreter einer Anspruchsgruppe zu unterzeichnen. Eine Veröffentlichung ist empfehlenswert. - Stufe 3: Zertifizierung EMAS plus Organisationen, die darüber hinaus einen Nachhaltigkeitsbericht veröffentlichen und sich von einem externen Gutachter zertifizieren lassen, bekommen die Auszeichnung EMAS plus. Diese Zertifizierung enthält als integralen Bestandteil die Validierung nach EMAS. Optional ist damit auch die Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2005 enthalten. Eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 ist möglich, wenn einige im Text extra ausgewiesene Zusatzmodule bearbeitet werden Eine Testierung des Nachhaltigkeitsberichts nach GRI ist möglich. - Nachhaltigkeitsbericht Organisationen jeder Stufe können einen Nachhaltigkeitsbericht herausgeben. Bei Stufe 3, der Zertifizierung nach EMAS plus ist es Pflicht, diesen Bericht nach den Regeln dieses Leitfadens zu erstellen und von dem externen Gutachter überprüfen zu lassen. KATE 09/2005 Seite 4 von 16

5 2 Die sechs Elemente zum Aufbau des Managementsystems EMAS plus EMAS plus Elemente Dieser Abschnitt umfasst folgende Unterkapitel: - Leitbild, - Nachhaltigkeitsprüfung, - Verbesserungsprogramm, - Managementsystem, - Controlling und Audits, - Nachhaltigkeitsbericht Die Textteile, die nur bei der gleichzeitigen Einführung eines zertifizierbaren Qualitätsmanagementsystems nach der DIN EN ISO 9001:2000 zur Anwendung kommen, sind mit dem Schriftbild: kursiv und klein hervorgehoben. 2.1 Leitbild EMAS plus hat zum Ziel, eine langfristige Optimierung der Zielsetzung einer Organisation und deren sozialen, ökologischen und ökonomischen Effekten zu erreichen. Voraussetzung hierfür ist eine Definition der langfristigen nachhaltigkeitsbezogenen Handlungsgrundsätze und Gesamtziele der Organisation, die zu einem gemeinsamen Grundverständnis aller in einer Einrichtung wirkenden Menschen führen sollen. Analog der EMAS Verordnung wird dieses Grundverständnis in einer organisationsweiten Politik niedergelegt. Statt Umweltpolitik (EMAS Artikel 2, Unterpunkt a) wird ein Leitbild formuliert (vergl.: GRI Leitlinie, Teil C.1: Vision and Strategy ). Das Leitbild hat die Funktion, alle Mitarbeitenden und die Unternehmensleitung auf eine gemeinsame Richtung festzulegen, es setzt aber auch den Rahmen zur Festlegung und Prüfung von konkreten Einzelzielsetzungen. Damit dient das Leitbild auch als Grundlage für die regelmäßige Überprüfung, ob das, was eine Einrichtung tatsächlich erreicht hat, im erwünschten Zielbereich liegt. Im Zusammenwirken zwischen Leitung und Mitarbeitenden und ggf. auch mit relevanten Anspruchsgruppen wird ein Leitbild festgelegt, das Verg.: EMAS I-A.2 sowie GRI, Teil C.1 - in Bezug auf Art, Umfang und Auswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und/oder Dienstleistungen alle nachhaltigkeits-relevanten Aspekte angemessen berücksichtigt; - eine Verpflichtung zu einer kontinuierlichen Verbesserung und Verminderung bzw. Verhütung von ökologischen, sozialen und ökonomischen Belastungen enthält; - eine Verpflichtung zur Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften und anderer Forderungen (z.b. Selbstverpflichtungserklärungen, behördliche Auflagen und Anordnungen o.ä.), denen sich die Organisation verpflichtet, enthält; - den Rahmen der Festlegung und Bewertung der Nachhaltigkeitszielsetzungen der Organisation und ihrer Einzelziele bildet; - dokumentiert, implementiert und aufrechterhalten wird; - allen Mitarbeitenden bekannt gemacht wird und - der Öffentlichkeit zugänglich ist. Verabschiedetes Leitbild liegt vor KATE 09/2005 Seite 5 von 16

6 2.2 Nachhaltigkeitsprüfung Die Organisation muss (ein) Verfahren einführen und aufrechterhalten, um jene Aspekte ihrer Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen, die sie überwachen kann und bei denen eine Einflussnahme erwartet werden kann, zu ermitteln, um daraus jene Nachhaltigkeitsaspekte zu bestimmen, die bedeutende Auswirkungen auf die Umwelt, das soziale Gefüge (intern/gesellschaftlich) oder die Ökonomie (intern/volkswirtschaf) haben können. Die Organisation muss sicherstellen, dass die Nachhaltigkeitsaspekte, die mit diesen bedeutenden Auswirkungen verbunden sind, bei der Festlegung der Nachhaltigkeitszielsetzungen berücksichtigt werden. Vergl. EMAS I-A3.1 Umweltaspekte, VDI 4070, , DIN EN ISO Die Organisation muss diese Informationen auf dem neuesten Stand halten. Die Organisation muss ein Verfahren einführen und aufrechterhalten, um gesetzliche und andere Forderungen zu ermitteln und zugänglich zu machen, zu deren Einhaltung die Organisation sich verpflichtet und die für die Nachhaltigkeitsaspekte ihrer Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen relevant sind. Vergl. EMAS I-A.3.2 Gesetzliche und andere Forderunen ; DIN EN ISO 9001, Kap , 7.4.2, GRI Teil C, Indikatoren EN 16, LA 14, SO 2, PR 2, PR 3 Für ein Qualitätsmanagement muss die Organisation - die für ein Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse und ihre Anwendung in der ganzen Organisation erkennen, - die Abfolge und Wechselwirkungen dieser Prozesse festlegen, - Kriterien und Methoden bestimmen, die das wirksame Durchführen und Lenken der Prozesse sicherstellt, - die Verfügbarkeit von Ressourcen und Informationen, die zur Durchführung und Überwachung der Prozesse benötigt werden, sicherstellen, - die Prozesse überwachen, messen und analysieren und - die erforderlichen Maßnahmen treffen, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung der Prozesse zu erreichen. Vergl. DIN EN ISO 9001, Kap. 4.1 Bestandsaufnahme Zur Bestandsaufnahme gehören folgende Schritte: - Analyse (quantitativ und qualitativ) aller Aspekte der Organisation unter dem Blickwinkel der Nachhaltigkeit. Zu dieser Analyse gehören neben ökonomischen, ökologischen und sozialen Leistungsindikatoren auch die Bereiche: Vision und Strategie, Profil, Governance Strukturen und Managementsysteme. Die Erhebung erfolgt in der Regel unter Zuhilfenahme von Checklisten, um Vollständigkeit zu gewährleisten. Für die getroffenen Feststellungen sind Belege zu finden (Dokumente/Rechnungen/Briefe etc.) und diese entsprechend verfügbar zu machen (strukturierte Dokumentensammlung). Eingeschlossen ist die Erhebung der relevanten gesetzlichen und behördlichen Vorgaben im Bereich Umwelt/Soziales und die Darlegung der Einhaltung derselben (Menschenrechte, Kernarbeitsnormen, HGB, Vereinsrecht, Kirchenverfassung, SozGB etc.). Vergl. auch GRI, Teil C: 1-3. Vergl. KATE- Checklisten KATE 09/2005 Seite 6 von 16

7 - Nachhaltigkeitsindikatoren (siehe Anhang zu diesem Leitfaden) definieren und quantifizieren - Mitarbeitendenbefragung - Befragungen von / Gespräche mit relevanten Anspruchsgruppen (Vorgelagert ist die Identifikation der Anspruchsgruppen, beispielsweise dokumentiert über eine Stakeholderlandkarte) Vergl. auch GRI, Teil C: 5 Eine solche Analyse muss je nach Größe der Organisation durch Mitarbeiter und Leitung in gemeinsamen Arbeitsgruppen oder Gesprächskreisen erstellt werden. Dabei werden auch Strukturen und Prozesse skizziert. Prozesslandkarte möglich Für ein Qualitätsmanagement eignet sich meist eine grafische Darstellung der Prozesse in Form einer Prozesslandkarte, um darauf aufbauend einzelne Prozesse detailliert zu beschreiben, deren Wechselwirkungen zu einander zu veranschaulichen und um die Organisation als Gesamtsystem zu verstehen. Je nach Organisation können die gesammelten Daten und Informationen einen sehr unterschiedlichen Umfang haben. Es ist auf Angemessenheit zu achten. Wesentlich ist, dass die zentralen Nachhaltigkeitsaspekte identifiziert und so weitgehend analysiert sind, dass sie in ihren Auswirkungen nachvollziehbar sind. Vergl. Der Weg zu EMAS, Kap 6.7 Bewertung In einem zweiten Schritt müssen die erfassten Daten bewertet werden. Aus der Vielzahl der betrachteten Aspekte sind diejenigen Nachhaltigkeitsaspekte herauszufiltern, die große direkte und/oder indirekte Auswirkungen haben. Insgesamt muss das Ergebnis nachvollziehbar sein und die besonders nachhaltigkeitsrelevanten Aspekte bzw. Auswirkungen der Organisation auflisten, da diese die Grundlage für die Festlegung von Zielen und Verbesserungsmaßnahmen bilden. Die Bewertung erfolgt unter Zuhilfenahme von Kriterien wie: - Größe des ökonomischen, ökologischen, sozialen Schädigungspotenzials - Anfälligkeit der ökonomischen, ökologischen, sozialen Umwelt - Ausmaß und Häufigkeit des Nachhaltigkeitsaspekts - Bedeutung für die interessierten Kreise und Beschäftigten der Organisation - Vorliegen und Anforderungen einschlägiger Gesetze und Bestimmungen Vergl. Der Weg zu EMAS, Kap. 6.6 Diese Bewertung wird auch für die Produkte / Dienstleistungen der Organisation durchgeführt. Vor Aufnahme neuer Produkte / Dienstleistungen in die Angebotspalette sind diese auf ihre Nachhaltigkeitswirkungen hin zu untersuchen. Die Bewertung erfolgt in der Regel in einem Team aus der Leitung und VertreterInnen verschiedener Bereiche der Organisation, bzw. auch unter Beteiligung von VertreterInnen relevanter Anspruchsgruppen. Die Bewertung kann durch ein benchmarking (Vergleich mit einer relevanten Gruppe ähnlich gearteter Organisationstypen) unterstützt werden. Dokumentation Die Ergebnisse der Nachhaltigkeitsprüfung sind zusammenzufassen, zu dokumentieren und mindestens der Belegschaft zu kommunizieren. KATE 09/2005 Seite 7 von 16

8 Nachhaltigkeitsprüfung / Checklisten vollständig Mitarbeiterbefragung durchgeführt Gespräche mit Anspruchsgruppen geführt Bewertung durchgeführt: wesentliche Nachhaltigkeitsaspekte sind identifiziert Bericht zur Nachhaltigkeitsprüfung verfasst 2.3 Zielsetzungen und Verbesserungsprogramm Die Organisation muss entsprechend dokumentierte, nachhaltigkeitsbezogene Zielsetzungen festlegen und aufrechterhalten. Sie ist ebenfalls angehalten, dass für zutreffende Funktionsbereiche und Ebenen innerhalb der Organisation Qualitätsziele festgelegt sind. Diese müssen auch die Ziele umfassen, die für die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen erforderlich sind und den Kunden- bzw. Empfängern der Leistung gerecht werden. Die Qualitätsziele müssen messbar sein und mit der Politik und dem Leitbild im Einklang stehen. Vergl. EMAS I-A.3.3 und I-A.3.4., DIN EN ISO 9001, Kap , GRI, Teil C, Kap. 1.2, VDI 4070, und Bei der Festlegung und Bewertung ihrer Zielsetzungen muss die Organisation die gesetzlichen und andere Forderungen und ihre bedeutenden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen sowie ihre technologischen Optionen und ihre finanziellen, betrieblichen und geschäftlichen Rahmenbedingungen sowie die Standpunkte interessierter Kreise beachten. Die nachhaltigkeitsbezogenen Zielsetzungen müssen im Einklang mit dem Leitbild stehen einschließlich der Verpflichtung zur Verhütung von ökonomischen, sozialen und ökologischen Belastungen. Die Organisation muss (ein) Programm(e) zur Verwirklichung ihrer nachhaltigkeitsbezogenen Zielsetzungen einführen und aufrechterhalten. Diese(s) soll(en) enthalten: - Festlegung der Verantwortlichkeit - die Mittel und den Zeitraum für ihre Verwirklichung. Verbesserungsprogramm vorhanden 2.4 Managementsystem (Implementierung und Durchführung) Verantwortung, Organisationsstruktur Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse müssen festgelegt, dokumentiert und bekannt gemacht werden. Die Leitung der Organisation muss die für die Implementierung und Überwachung des Nachhaltigkeitsmanagementsystems benötigten Mittel bereitstellen. Zu den Mitteln EMAS I-A.4.1; DIN EN ISO 9001, und (optional) sowie GRI, Teil C, Kap. 3.6 KATE 09/2005 Seite 8 von 16

9 gehören auch das erforderliche Personal und spezielle Fähigkeiten, Technologie und Finanzmittel. Die oberste Leitung der Organisation muss für die Implementierung und Überwachung des Nachhaltigkeitsmanagementsystems ein Leitungsmitglied benennen, das, unabhängig von anderen Verantwortungen, die Verantwortung und Befugnis hat - sicherzustellen, dass die für das Managementsystem erforderlichen Prozesse und Strukturen eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden, - die oberste Leitung über die Leistungen des Nachhaltigkeitsmanagements zu informieren, dieses zu bewerten und Verbesserungen zu beschließen, - die Förderung des Bewusstseins über externe und interne Anforderungen in der gesamten Organisation sicherzustellen. Es ist dem verantwortlichen Leitungsmitglied unbenommen, Beauftragte zu benennen, die in seinem Namen an der Umsetzung des Managementsystems mitwirken. Es empfiehlt sich, eine Steuerungsgruppe zu gründen, die das Nachhaltigkeitsmanagementsystem in der Aufbauphase, aber auch danach, betreut. Kommunikation, Schulung, Bewusstsein und Kompetenz Die Organisation muss sicherstellen, dass geeignete Mittel und Prozesse der Kommunikation innerhalb der Organisation eingeführt, genutzt und gepflegt werden. Es ist nötig, regelmäßig über die Wirksamkeit des Nachhaltigkeitsmanagementsystems zu berichten. Die Organisation ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Kommunikations- und Bildungsmaßnahmen den Bedarf an Schulungen und Informationsveranstaltungen zu relevanten Themen zu erheben und Weiterbildungen anzubieten. Über die durchgeführten Schulungen sind Nachweise zu führen. Die Schulungen sollten das Bewusstsein der Mitarbeitenden für besonders kritische und risikobehaftete Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen schärfen und die Auswirkungen etwaiger Abweichungen oder Unfälle aufzeigen. Die Mitarbeitenden müssen im Umgang mit besonders sensiblen Aufgaben im Bereich des Umweltschutzes, der Personalwirtschaft und Sozialverantwortung, den Finanzen und ökonomischen Grundlagen der Organisation sowie bei der Qualitätssicherung entsprechende Qualifikationen und Erfahrungen haben. Alle Maßnahmen sollen dem Vorsorgeprinzip genügen. Vergl. DIN EN ISO 9001, Kap und , EMAS I- A.4.2. und I-A.4.3., GRI, Teil C, Kap Im Hinblick auf Ihre Nachhaltigkeitsaspekte und ihr Nachhaltigkeitsmanagementsystem muss die Organisation Verfahren einführen und aufrechterhalten - für die interne Kommunikation und Beteiligung der verschiedenen Ebenen und Funktionen der Organisation - die externe Kommunikation und Beteiligung der verschiedenen Anspruchsgruppen, insbesondere auch der Kunden Die Organisation ist verpflichtet, im Rahmen der Umsetzung des Nachhaltigkeitsmanagementsystems aktiv die internen und externen Anspruchsgruppen einzubinden. Dabei ist darauf zu achten, dass Vergl. DIN EN ISO 9001, Kap. 7.2 und Kap. 5.2, GRI, Teil C, Kap. 3.9 bis Regeln darüber bestehen, wer die relevanten Anspruchsgruppen sind und wie diese ausgewählt werden, - regelmäßige Dialoge mit Anspruchsgruppen gesucht werden und hierüber ein Nachweis besteht, - ein Verfahren dahingehend besteht, dass die Hinweise, Einwände, Beschwerden und berechtigten Vorschläge von Anspruchsgruppen auch angemessen KATE 09/2005 Seite 9 von 16

10 Berücksichtigung in Programmen und ggf. Leistungen, Tätigkeiten und Produktentwicklungen der Organisation finden, - die Berücksichtigung der Beiträge von Anspruchsgruppen auch kommuniziert wird. Ein elementarer Bestandteil bei der Umsetzung von EMAS PLUS ist die Einbindung der interessierten öffentlichen Kreise. Die ausgewählten Gruppen oder Einzelpersonen stehen zumeist in einem Beziehungsgeflecht mit der Organisation: als Zulieferer, Kunde, Leistungsempfänger, Umwelt- und Sozialverbände oder Nachbar. Die Auffassungen, die diese Gruppen zu den verschiedenen Aspekten der ökologischen, ökonomischen und sozialen Nachhaltigkeit haben, sind sehr unterschiedlich und müssen eingefordert werden. Dokumentationsanforderungen und Lenkung Die für das Managementsystem geforderten Dokumente und Aufzeichnungen müssen gelenkt werden. Sie müssen genehmigt sein und aufgefunden werden können, von befugten Personen regelmäßig bewertet und ggf. überarbeitet sowie sinnvoll gespeichert und archiviert werden. Dokumente und Aufzeichnungen müssen für befugte Personenkreise jederzeit zugänglich und referierbar sein. Die Organisation hat in regelmäßigen Abständen das Funktionieren der Dokumentation und Dokumentenlenkung zu überprüfen. Vergl.: EMAS I- A.4.4. und I-A.4.5 und I-A.5.3.., DIN EN ISO 9001, Kap , und Dokumentation des Nachhaltigkeitsmanagementsystems Es empfiehlt sich, die Unterlagen in Form eines Nachhaltigkeitsmanagementhandbuchs (ggf. mit integriertem Qualitätshandbuch) zu führen. Insbesondere für kleinere Organisationen stellt die Dokumentation eine administrative Herausforderung dar. Jedoch gilt in diesem Zusammenhang der in der EMAS- Verordnung bereits in Artikel 11 niedergelegte Vereinfachungsmechanismus. Dokumente sollten nur dann erstellt und verfügbar gehalten werden, wenn sie zur Zielerreichung (Aufgabenerfüllung der Organisation und Steuerung der Nachhaltigkeitsfaktoren) notwendig sind. Ein Leitgedanke sollte der sein, dass jemand, der neu eine Funktion oder Aufgabe in der Organisation übernimmt, diese im Sinne von EMASPLUS auch ohne weiteres erfüllen kann. Vergl.: DIN EN ISO 9001, Kap und Kap Ablauflenkung und Ressourcenplanung Die Organisation muss jene Abläufe und Tätigkeiten ermitteln, die im Zusammenhang mit den wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekten stehen. Die Organisation muss diese Abläufe planen, um sicherzustellen, dass sie unter festgesetzten Bedingungen ausgeführt werden durch Vergl.: DIN EN ISO 9001, Kap. 4.1, 7.1, 7.2, 7.4, 7.5, EMAS I-A Einführung und Aufrechterhaltung von dokumentierten Verfahren für Situationen, in denen ihr Fehlen zur Nichterfüllung der im Leitbild formulierten Ansprüche und nachhaltigkeitsbezogenen Ziele führen könnte; - Festlegung von betrieblichen Vorgaben in den Verfahren (Verfahrensanweisungen); - Einführung und Aufrechterhaltung von Verfahren in Bezug auf feststellbare bedeutende Nachhaltigkeitsaspekte der von der Organisation benutzten Güter und Dienstleistungen sowie Bekanntgabe relevanter Verfahren und Forderungen an Zulieferer und Auftragnehmer. KATE 09/2005 Seite 10 von 16

11 Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen (Personal, Infrastruktur, Finanzen, ) ermitteln und bereitstellen, um - das Nachhaltigkeitsmanagementsystem zu verwirklichen und aufrechtzuerhalten und seine Wirksamkeit ständig zu verbessern - die Kundenzufriedenheit durch Erfüllung der Kundenanforderungen zu erhöhen. Vergl.: DIN EN ISO 9001, Kap. 6 Notfallvorsorge und -maßnahmen Die Organisation muss Verfahren einführen und aufrechterhalten, um mögliche Unfälle und Notfallsituationen zu ermitteln und auf diese entsprechend zu reagieren sowie Nachhaltigkeitsauswirkungen, die damit verbunden sein könnten, zu verhindern und zu begrenzen. Vergl.: EMAS I- A.4.7. Die Organisation muss ihre Notfallvorsorge und maßnahmen überprüfen und, falls erforderlich, überarbeiten, insbesondere nach Unfällen oder Notfallsituationen. Die Organisation sollte diese Verfahren regelmäßig erproben. Sind die personellen Verantwortlichkeiten im Nachhaltigkeitsmanagement, insbesondere die Benennung des Beauftragten der Leitung, geregelt? Sind die Themen: Schulung, interne Kommunikation, externe Kommunikation, Beteiligung der Anspruchsgruppen geregelt? Ist das Nachhaltigkeitsmanagementsystem dokumentiert (Handbuch)? Sind insbesondere die nachhaltigkeitsrelevanten Prozesse / Arbeitsabläufe im notwendigen Umfang geregelt / beschrieben? Ist ein Verfahren zur Notfallvorsorge und für Notfallmaßnahmen etabliert? KATE 09/2005 Seite 11 von 16

12 2.5 Controlling und Audits Das Controlling des Nachhaltigkeitsmanagementsystems ist mehrstufig: - laufende Überwachung - Nachhaltigkeitsbetriebsprüfung (internes Audit) - Bewertung durch die oberste Leitung (Management Review) - Zertifizierung / Validierung (externes Audit) - Auf allen Stufen können Abweichungen (und Verbesserungsmöglichkeiten) entdeckt werden, auf die systematisch reagiert werden muss. Laufende Überwachung Die Organisation muss dokumentierte Verfahren einführen und aufrechterhalten, - um die maßgeblichen Merkmale ihrer Arbeitsabläufe und Tätigkeiten, die eine bedeutende Auswirkung auf die ökonomische, soziale und ökologische Situation haben können, regelmäßig zu überwachen und zu messen; - um die Erreichung der nachhaltigkeitsrelevanten Zielsetzungen und Einzelziele zu überwachen. Bei der Überwachung und Kontrolle von Kenngrößen werden zweckmäßige Instrumente eingesetzt, die in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten (kalibriert, geeicht o.ä.) sind. Vergl.: EMAS I- A.5.1. DIN EN ISO 9001, Kap. 4.1 und Kap. 8 Die Organisation muss ein dokumentiertes Verfahren einführen und aufrechterhalten, um die Erfüllung der relevanten gesetzlichen Vorschriften regelmäßig zu bewerten. Abweichungen, Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen Die Organisation muss Verfahren einführen und aufrechterhalten, um Verantwortung und Befugnis für die Behandlung und Untersuchung von Abweichungen, die Ergreifung von Maßnahmen zur Begrenzung etwaig verursachter Auswirkungen und für die Veranlassung und Erledigung von Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen festzulegen. Vergl.: EMAS I-A.5., DIN EN ISO 9001, Kap.8.5 Alle Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen tatsächlicher oder potenzieller Abweichungen müssen der Schwere der Probleme Rechnung tragen und den Nachhaltigkeitsauswirkungen angemessen sein. Die Organisation muss alle Veränderungen der dokumentierten Verfahren, die sich aus den Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergeben, umsetzen und aufzeichnen. Nachhaltigkeitsbetriebsprüfung (internes Audit) Das interne Verfahren dient der Überwachung und Steuerungsmöglichkeit für die Leitung. Die Organisation muss ein (mehrere) Programme und Verfahren für die regelmäßige Auditierung des Nachhaltigkeitsmanagementsystems einführen und aufrechterhalten, um - festzustellen, ob das Nachhaltigkeitsmanagementsystem 1. die geplanten Anordnungen für das Nachhaltigkeitsmanagement einschließlich der Forderungen der zugrunde liegenden Normen erfüllt, und 2. ordnungsgemäß implementiert und aufrechterhalten worden ist; und Vergl.: EMAS I- A.5.4 und Anhang II, DIN EN ISO 9001, Kap. 5.6 und 8.2.2, VDI 4070, KATE 09/2005 Seite 12 von 16

13 - der Leitung der Organisation, den Mitarbeitern und externen Anspruchsgruppen Informationen über die Ergebnisse von Audits zu geben Das Auditprogramm der Organisation muss auf der Bedeutung der betreffenden Tätigkeiten, Leistungen und Produkte für die Nachhaltigkeit und die Organisation und eventuell auf den Ergebnissen vorangegangener Audits basieren. In einem vollständigen Auditprogramm müssen Anwendungsbereich, Häufigkeit und Methoden der Auditierung sowie die Verantwortlichkeiten und Forderungen für die Durchführung von Audits und für die Berichterstattung darüber geregelt sein. Audits werden von Personenkreisen durchgeführt, die fachlich dazu qualifiziert und vom zu auditierenden Bereich der Organisation unabhängig sind. Im Sinne der partizipativen Vorgehensweise besteht im internen Auditprozess die Möglichkeit zur Einbindung relevanter Anspruchgruppen. In jedem Falle sollten (Kunden-) Befragungen durchgeführt werden, um Erkenntnisse über Prozesse und Produkte und Leistungen zu erhalten. Für das interne wie das externe Audit gelten gleichermaßen einheitliche Bewertungsmaßstäbe. 1. Abweichungen: sind nicht-normen-konforme Tatbestände oder Sachlagen, die mit Fristsetzung zu beseitigen sind. Bei drei nicht ausgebesserten Abweichungen ist die Normenkonformität nicht mehr gegeben und die Organisation verliert den erreichten EMAS plus -Status. Auch ein Managementtestat ist in diesem Fall nicht möglich. 2. Empfehlungen: sind Hinweise des Auditors, die auf die Verbesserung der Aussagequalität oder die Optimierung der Steuerung gerichtet sind. Die Ergebnisse des Audits werden in einem Bericht zusammengefasst und der obersten Leitung der Organisation zur Verfügung gestellt. Bewertung durch die oberste Leitung (Management Review) Die oberste Leitung muss das Nachhaltigkeitsmanagementsystem in festgelegten Abständen (i.d.r. jährlich, mindestens jedoch alle drei Jahre) bewerten, um seine fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss dokumentiert und eventuelle Anpassungsmaßnahmen hinsichtlich Leitbild und Verbesserungsprogramm kommuniziert werden. Es empfiehlt sich, zu diesem Zwecke einen jährlichen Workshop mit der obersten Leitung der Organisation und durchaus auch Mitarbeitenden und VertreterInnen anderer Anspruchsgruppen durchzuführen. Vergl.: EMAS I-A.6 DIN EN ISO 9001, Kap. 5.6, VDI 4070, Zertifizierung / Validierung (externes Audit) Beim externen Audit des Nachhaltigkeitsmanagements wird durch eine unabhängige und neutrale Stelle sowohl eine Überprüfung - des Funktionierens des Nachhaltigkeitsmanagementsystems ( Systemprüfung ) - als auch der Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung ( Performanceprüfung ) durchgeführt. Das externe Audit kann nur durch einen zugelassenen Gutachter durchgeführt werden. Zusätzlich zu den Bestimmungen nach Anhang V der EG-Verordnung Nr. EG 761/2001 muss der Gutachter auch die Befähigung nachweisen, soziale und ökonomische Dimensionen bewerten und die Ergebnisse klar kommunizieren zu können. KATE 09/2005 Seite 13 von 16

14 Fachkenntnisse hinsichtlich der zu begutachtenden Organisation sind entsprechend nachzuweisen. Das Audit besteht aus einer Dokumentenprüfung und einer Vor-Ort-Prüfung bei der mittels Befragungen, Begehungen und Begutachtung von Nachweisen, das Nachhaltigkeitsmanagementsystem auf seine Systemkonformität geprüft wird. Es wird empfohlen, das externe Audit mit einer Beteiligung von Mitarbeitenden, aber auch externer Anspruchsgruppen durchzuführen. laufende Überwachung geregelt? Verfahren bei Abweichungen geregelt? Nachhaltigkeitsbetriebsprüfung (internes Audit) durchgeführt? Bewertung durch die oberste Leitung durchgeführt? Zertifizierung / Validierung (externes Audit) durchgeführt? 2.6 Der Nachhaltigkeitsbericht Ziel des Nachhaltigkeitsberichtes ist es, die Öffentlichkeit und andere interessierte Kreise über die ökologischen, sozialen und ökonomischen Auswirkungen der Tätigkeiten, Dienstleistungen und Produkte der Organisation zu informieren, sowie über die kontinuierliche Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung Aufschluss zu geben. Die Organisation legt den ersten Nachhaltigkeitsbericht bei ihrer ersten Zertifizierung vor, dieser wird vom Nachhaltigkeitsgutachter gültig erklärt. Die im Nachhaltigkeitsbericht enthaltenen Informationen sind von Einrichtungen mit mehr als 20 Mitarbeitenden jährlich zu aktualisieren und von einem Gutachter für gültig erklären zu lassen. Der Bericht muss der Öffentlichkeit und anderen interessierten Kreisen zugänglich sein. Die Informationen umfassen mindestens: 1. eine klare und eindeutige Beschreibung der Organisation und eine Zusammenfassung ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen sowie gegebenenfalls der Beziehung zur Muttergesellschaft / übergeordneten Strukturen; EMAS Anhang V; vergl. GRI, Teil A, S. 12 ff., VDI 4070, das Leitbild der Organisation und eine kurze Beschreibung des Nachhaltigkeitsmanagementsystems der Organisation; 3. eine Beschreibung aller wesentlichen direkten und indirekten Nachhaltigkeitsaspekte, die zu wesentlichen Nachhaltigkeitsauswirkungen der Organisation führen, und eine Erklärung der Art der auf diese Nachhaltigkeitsaspekte bezogenen Auswirkungen 4. eine Beschreibung der Nachhaltigkeitszielsetzungen und einzelziele im Zusammenhang mit den wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekten und auswirkungen 5. eine Zusammenfassung der verfügbaren Daten über die Nachhaltigkeitsleistung, gemessen an den Nachhaltigkeitszielsetzungen und einzelzielen der Organisation und bezogen auf ihre wesentlichen Nachhaltigkeitsauswirkungen; Vergl.: EMAS I- A.4.7. und DIN EN ISO 9001, Kap KATE 09/2005 Seite 14 von 16

15 die Daten sollten einen Vergleich auf Jahresbasis ermöglichen, damit beurteilt werden kann, wie sich die Nachhaltigkeitsleistung der Organisation entwickelt und ein Benchmarking mit anderen Organisationen möglich ist; 6. Darlegung der Einhaltung von Rechtsvorschriften im Hinblick auf ihre wesentlichen Nachhaltigkeitsauswirkungen; 7. Name des Nachhaltigkeitsgutachters und Datum der Gültigkeitserklärung Der Inhalt des Berichts muss repräsentativ, unmissverständlich und korrekt, nicht irreführend, begründ- und nachprüfbar und wesentlich mit Blick auf die Nachhaltigkeitsleistungen sein. Empfehlung: Die Organisation orientiert sich in Inhalt und Darstellung an den Empfehlungen der GRI Leitlinie. Vergl. EMAS Anhang III und GRI, Teil A, Seite 12 ff. und Teil B - Berichtsprinzipien bis zur Zertifizierung: fertiger Entwurf des Nachhaltigkeitsberichtes liegt vor danach: Nachhaltigkeitsbericht ist veröffentlicht 3 Schlussbetrachtungen Das vorgestellte Managementsystem entspricht den Anforderungen einer sich wandelnden und sich weiter vernetzenden Gesellschaft, die sich ihrer Verantwortung bewusst ist. Da bei Vernetzungen indirekte Effekte große Wirkungen haben, ist es eine logische Konsequenz, dass sich Staat, Wirtschaft und gesellschaftliche Akteure neue Spielregeln geben. Das heißt auch, dass auch derjenige Ansprüche an eine Organisation stellen kann, der auf den ersten Blick nichts mit ihr zu tun hat. Je umfassender eine Organisation ihre Prozesse, Strukturen und Ziele managt, umso erfolgreicher wird sie in der Lage sein, neuen Herausforderungen gerecht zu werden. Mit dem Nachhaltigkeitsmanagementsystem EMAS plus wird ein deutlicher Schritt zum systemischen Management getan und ein gesellschaftlicher Bewusstseinswandel mit initiiert. KATE 09/2005 Seite 15 von 16

16 4 Quellennachweis Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften L 114, 44. Jhrg. Vom 24. April 2001: Rechtsvorschriften: Verordnung (EG) Nr. 761/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. März 2001 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS). Corporate Social Responsibility. Handlungsanleitung zur Umsetzung von gesellschaftlicher Verantwortung in Unternehmen. 1. Auflage. ON Österreichisches Normungsinstitut, Evangelische Kirchenverfassungen in Deutschland. Textsammlung mit einer Einführung. Hrg. Von Dieter Kraus. Berlin, Der Grüne Hahn. Kirchliches Umweltmanagement. Erfahrungen und Ergebnisse aus der Pilotphase 2004/2005. Evangelische Kirche von Westfahlen. Iserlohn Der Weg zu EMAS. Wir setzen ein Zeichen. Eine Gemeinschaftsinitiative der Länder Baden-Württemberg, Brandenburg, Bremen, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Saarland, Sachsen, Schleswig-Holstein und Thüringen sowie des Bundesumweltministeriums, des Umweltbundesamtes und des Umweltgutachterausschusses. Karlsruhe, Oktober DIN EN ISO 14001:2005: Umweltmanagementsysteme Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO :2004); Deutsche und Englische Fassung EN ISO 14001:2004, Februar DIN EN ISO 9001:2000: Qualitätsmanagementsysteme Anforderungen, DIN 2001 GRI Sustainability Reporting Guidelines. Global Reporting Initiative, Handbuch Kirchliches Nachhaltigkeitsmanagement. Sustainable Churches. KATE PAS 1044: : Leistungsmessung und Bewertung des Beitrags zum nachhaltigen Wirtschaften. Beuth Verlag GmbH, Bremen, Protokollnotizen zur Einführung eines Nachhaltigkeitsmanagements. KATE/Gerling, Februar 2005 und Mai Reporting about Sustainability. In 7 Schritten zum Nachhaltigkeitsbericht. Österreichisches Institut für Nachhaltige Entwicklung (ÖIN). Wien, VDI Richtlinien: VDI 4070: Nachhaltiges Wirtschaften:. Anleitung zu Nachhaltigen Wirtschaften. Düsseldorf VDI Richtlinien: VSDI 4090: Systemtechnische Methodik zur Planung und Steuerung umweltrelevanter Prozesse in der betrieblichen Praxis. Grundlagen und Allgemeines. Düsseldorf, KATE 09/2005 Seite 16 von 16