CI-Out-of-Office LITE

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1 CI-Out-of-Office LITE Abwesenheiten unter MS-Exchange 2010/2013 und MS Office 365 Cloud verwalten und vereinheitlichen Version 2 ci solution GmbH Handbuch Deutsch Verfasser: ci solution GmbH 2. Februar 2015 berücksichtigt Version Auszeichnungen des CI-Out-of-Office Manager: ci solution GmbH Andreas Stäblein Straße Remlingen info@ci-solution.com Fon: +49 (0) 9369 / Fax: +49 (0) 9369 /

2 2 von 25 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis CI-Out-of-Office LITE Überblick Anmerkung System Anforderungen Lizenzierung Installation / Konfiguration - Schritt für Schritt Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich! Vorbereitung Exchange / Active Directory Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung Konfiguration der Software Basis-Einstellungen Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013) Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren Vorlagen festlegen Erweiterte Einstellungen (nur in lizensierter Version verfügbar) Software auf einem Netzlaufwerk ablegen Verwenden der Software im Exchange-Modus im Cloud-Modus Mitgelieferte Skripte (VBS-Dateien) & Parameter Beispiel-Vorlage Variablen Fehler und deren Bedeutung Outlook integration Hintergrundwissen Warum ist keine Installation erforderlich? Ausführungsgeschwindigkeit der Software Der technische Ablauf Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln Cloud Servername ermitteln Feedback und Kontakt... 25

3 3 von 25 1 CI-OUT-OF-OFFICE LITE 1.1 Überblick CI-Out-of-Office LITE (CI-OOF-LITE) ist eine Software mit der Abwesenheitsmeldungen ( Automatische Antworten ) zentral gesteuert und durch Vorlagen innerhalb einer Domäne vereinheitlicht werden können. Es ist möglich den Abwesenheitsstatus (aktiv / inaktiv) sowie die Abwesenheitsmeldung (Out-of-Office Nachricht) eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Dies ermöglicht es z.b. Mitarbeiter(innen) der Personalabteilung, Abteilungsleitern, die Abwesenheitseinstellungen anderer Mitarbeiter zu setzen / zu bearbeiten (z.b. im Krankheitsfall). Natürlich kann der Benutzer selbst seinen eigenen Abwesenheitsstatus verändern und die Abwesenheitsmeldung auf Basis definierter Vorlagen (z.b. für Urlaub, Schulung, ) setzen. Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können mithilfe von Variablen gestaltet werden. Das ermöglicht eine unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsmeldungen bei gleichzeitiger Flexibilität durch dynamische Variablen und Benutzerdaten aus dem Active Directory (siehe Kapitel 5: Beispiel-Vorlage). Beispiele für den Einsatz: Setzen / bearbeiten des eigenen Abwesenheitsstatus / der eigenen Abwesenheitsnotiz. Setzen / bearbeiten des Abwesenheitsstatus / der Abwesenheitsnotiz eines anderen Mitarbeiters z.b. durch die Personalabteilung im Krankheitsfall. Funktionen: Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede beliebige Mailbox oder Verteilergruppe Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen in der Office 365 Cloud Einfügen der Signatur in die Abwesenheitsnotiz Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsmeldungen bzw. der Vorlagen Outlook-Integration über Toolbar möglich (Download und Beschreibung unter Weiterleitung bei Abwesenheit aktivieren (nur in erweiterter Version mit Lizenz verfügbar). Vorteile / Besonderheiten: Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen im Unternehmen Stichwort: Corporate Identity Zentrale Verwaltung Keine klassische Installation erforderlich (weder Client- noch Serverseitig). Die Software muss lediglich konfiguriert und verteilt werden, z.b. über eine Freigabe In der Basis-Version kostenlos (siehe auch Lizenzierung)

4 4 von Anmerkung Achten Sie im weiteren Verlauf des Handbuches auf dieses Hinweiszeichen: Es weist auf häufige Fehlerquellen und oft gestellte Fragen hin. 1.3 System Anforderungen Windows XP und höher (inkl. Windows 7, Windows 8, und alles was noch kommen mag ) Prinzipiell jedes Betriebssystem auf dem.net Framework 2 oder höher installiert werden kann. Mindestens.NET Framework 2.0 Exchange 2010, Exchange 2013 oder Office 365 Cloud Anbindung am Active Directory. Aus diesem werden die Benutzerdaten gelesen. Ausnahme: Cloud-Modus Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt werden (siehe Hinweis). Hinweis zu Cloud-Modus: Es ist möglich mit dem.net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie dem Vorhandensein der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen uns derzeit noch zu hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben diese Funktionalität zum jetzigen Zeitpunkt anzubieten. 1.4 Lizenzierung Den CI-Out-of-Office LITE stellen wir in zwei Varianten zur Verfügung: 1. Die Basis-Version stellen wir as is kostenlos (Lizenzfrei) und ohne telefonischen Support zur Verfügung. 2. Die erweiterte Version mit zusätzlichen Funktionen, wie z.b. Weiterleitungen bei Abwesenheit, können Sie nur mit einer gültigen Lizenz des CI-Out-of-Office Manager nutzen. 3. Die maximale Anzahl von Cloud-Benutzern ist auf 99 begrenzt. Weitere können Sie nur mit einer gültigen Lizenz (Anzahl der Lizenzen) des CI-Out-of-Office Manager nutzen. Neben dem CI-Out-of-Office LITE bieten wir mit dem CI-Out-of-Office Manager sozusagen einen großen Bruder, als lizenzpflichtige Software mit spürbar mehr Funktionalität und vollem Support an. Wir behalten uns das Recht vor, die Lizenzpolitik zukünftig jederzeit ändern zu können. (Das müssen wir erwähnen. Sie wissen bestimmt wie das ist ;-)). Eine solche Änderung gilt ausschließlich für neue Versionen/Revisionen. Jede von uns veröffentlichte kostenlose (lizenzfreie) Basis-Version wird es auch immer bleiben.

5 5 von 25 2 INSTALLATION / KONFIGURATION - SCHRITT FÜR SCHRITT Eines vorweg: Eine klassische Installation (mit Installationsroutine und damit verbundenen Administrator-Rechten) ist nicht erforderlich. Der CI-Out-of-Office Manager wird lediglich konfiguriert. Dieses Kapitel zeigt Ihnen die Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE Schritt für Schritt. Für den Zugriff auf Exchange oder auf die Office 365 Cloud muss ein Benutzer mit entsprechenden Rechten angelegt werden, sofern nicht bereits vorhanden. Auch das wird entsprechend beschrieben. Halten Sie am besten die Reihenfolge der nachfolgend beschriebenen Schritte, dann ist die Software in wenigen Minuten startbereit. Es ist wirklich kein Hexenwerk versprochen. 1. Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE 2. Anlegen eines Benutzers für den Zugriff auf Exchange bzw. auf die Office 365 Cloud 3. Konfiguration der Software 4. Optional: Abwesenheitsvorlagen definieren und anlegen/bearbeiten 5. Optional: Ablage der Software auf einem Netzlaufwerk 2.1 Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE Falls noch nicht erfolgt, laden Sie die Software bitte von unserer Website Entpacken Sie die.zip Datei auf Ihrer lokalen Festplatte idealerweise unter: c:\ci-oof-lite. (Sie können es später jederzeit im Netzwerk zur Verfügung stellen.) 2.2 Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich! Der CI-Out-of-Office LITE ermöglicht es den Abwesenheitsstatus eines anderen Benutzers zu bearbeiten, ohne dessen Anmeldedaten (vor allem dessen Kennwort) zu kennen. Deshalb muss ein zentraler Benutzer mit den erforderlichen Rechten erstellt werden, über den der CI-Out-of-Office LITE auf die Postfächer bzw. den Abwesenheitsstatus der Benutzer zugreifen kann. Wählen Sie bitte das zutreffende Kapitel entsprechend Ihrer Umgebung und führen Sie die notwendigen Schritte durch. Kapitel 2.2.1: Vorbereitung Exchange / Active Directory Kapitel 2.2.2: Vorbereitung Office 365 Cloud

6 6 von Vorbereitung Exchange / Active Directory Hintergrund zur Kommunikation der Software mit dem Exchange Server Die Software verwendet zur Kommunikation mit dem Exchange Server einen eigenen Benutzer. Das ist erforderlich, da zum Lesen und Speichern von Abwesenheitsmeldungen spezielle Rechte benötigt werden (die der normale Benutzer nicht hat). Wichtig: Sie brauchen für die Kommunikation mit Exchange einen Benutzer, der mindestens SEND AS und RECEIVE AS Rechte für den Exchange Server hat. Sofern ein bereits existierender Benutzer über die geforderten SEND AS / RECEIVE AS Rechte verfügt (z.b. ein Benutzer den Sie für CI-Sign angelegt haben, ein Blackberry-Admin, ) können Sie diesen Benutzer verwenden. Andernfalls folgen Sie der nachfolgenden Beschreibung um einen solchen Benutzer anzulegen und diesem die erforderlichen Rechte zu gewähren. Active Directory Benutzer oofadmin anlegen Legen Sie einen neuen Benutzer oofadmin im Active Directory an. Legen Sie für diesen Benutzer auch ein Postfach für Exchange an. Abbildung 1: Active Directory Benutzer "oofadmin" Verwenden Sie nicht die Gruppe Domänen-Administratoren. Diese hat unter Exchange das Recht SEND AS und RECEIVE AS explizit verweigert! Tipp: Gruppe Administratoren

7 7 von 25 Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren Falls nicht unter Schritt 1 angelegt, dann legen Sie nun ein Postfach für den eben erstellten Benutzer im Exchange an. Die Impersonalisierung ermöglicht es einem Benutzer die Rolle eines anderen Benutzers einzunehmen. Dieser Zugriff ist für die meisten Software-Produkte erforderlich, die auf den Exchange aufbauen. Öffnen Sie die Exchange Management Shell (Exchange Verwaltungsshell). Führen Sie dort den nachfolgenden Command (CMD-LET) aus, um den Benutzer oofadmin die erforderlichen Rechten (Impersonalisierung) zu gewähren: Kopieren Sie den nachfolgenden Befehl. Passen Sie ggf. den Benutzernamen an: New-ManagementRoleAssignment -Name:cisolutionImpersonation Role:ApplicationImpersonation User:oofadmin Abbildung 2: Exchange Verwaltungsshell - CMD-LET ausführen Prüfen Sie den Zugriff über OWA Geben Sie die Adresse zu OWA inklusive der Adresse eines existierenden Postfaches (nicht Ihr eigenes und nicht das Postfach des oofadmin) im Internet Explorer ein. Beispiel: Melden Sie sich mit dem oofadmin und dessen Passwort an. Ist der Zugriff möglich, dann kann auch der CI-Out-of-Office LITE auf das Postfach zugreifen. Ist der Zugriff nicht möglich, klappt es auch über die Software nicht.

8 8 von Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung Für den Zugriff des CI-Out-of-Office LITE auf Benutzer innerhalb der Office 365 Cloud wird ein Benutzer mit Impersonalisierung (Impersonation) benötigt. Im Nachfolgenden erfahren Sie wie ein solcher Benutzer angelegt werden kann. Hier im Beispiel wird der Benutzer m.buettner (Administrator) verwendet. Damit der Benutzer (in diesem Fall der Administrator m.buettner) auf alle Mailboxen zugreifen kann wird eine sog. ApplicationImpersonation Rolle benötigt. Wechseln Sie unter Administrator -> Exchange in die Exchange-Verwaltungskonsole Ihres Cloud Accounts. Wählen Sie nun Berechtigungen (linkes Menü) -> Administratorrollen (oben). Abbildung 3: Exchange- Verwaltungskonsole aufrufen Falls noch keine Rolle für die Impersonalisierung existiert legen Sie eine neue Rolle an. Name: ApplicationImpersonation (kann beliebig gewählt werden, sollte idealerweise aussägekräftig sein.) Beschreibung: optional; kann nicht schaden Rollen: fügen Sie ApplicationImpersonation hinzu. Mitglieder: fügen Sie den entsprechenden Benutzer hinzu. Der hier angegebene Benutzer wird von CI-Out-of- Office LITE als für den Zugriff auf CLoud Benutzer verwendet. Tragen Sie dessen Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration ein. Abbildung 4: Rolle "ApplicationImpersonation" anlegen

9 9 von Konfiguration der Software >> Benutzer angelegt? Rechte zugewiesen? Zugriff geprüft? Prima, dann geht es nun an die Konfiguration. Starten Sie die Datei config.vbs. Es öffnet sich die Konfiguration. Abbildung 5: CI-Out-of-Office LITE - Konfiguration Basis-Einstellungen Die Basis-Einstellungen können Sie in der Regel so verwenden wie angegeben. Änderungen sind selten erforderlich. Pfad zum Öffnen: (Standard = leer) Wenn leer, dann der Pfad aus dem die Software aufgerufen wurde. Dieser bildet zusammen mit der Angabe Vorlagen Ordner den absoluten Pfad zu den Vorlagen. Falls diese z.b. auf einem abweichenden Netzlaufwerk liegen geben Sie hier den Pfad zum OOF LITE Programmverzeichnis ein. Vorlagen Ordner: (Standard = Vorlagen\) Ordner mit den Abwesenheits-Vorlagen. Bildet zusammen mit Anzeigename: (Standard Wert für die Anzeige des Stellvertreters. Reg-Key: Die Software speichert den zuletzt gewählten Stellvertreter in der Registry (zu finden unter HKCU\Software\VB and VBA Settings\ci-oof-lite\Optionen). Hier können Sie das bei Bedarf ändern. GAL-Anzeige: Angabe der einzelnen Spaltenbreiten für die Anzeige der Globalen Adressliste (in Summe 100 %) Schließe nach Aktivierung: Schließt den Benutzerdialog nach Aktivierung der Abwesenheit.

10 10 von Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013) Wählen Sie zunächst die Art der Authentifizierung für Exchange/OWA aus (siehe auch Kapitel 9.4 Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln) Benutzer: Tragen Sie hier den eben erstellten Benutzer ein oofadmin oder einen anderen Benutzer mit den entsprechenden Rechten im AD und am Exchange Server. Passwort: Passwort des Benutzers. Domain (FQDN): Ihre Domäne als Full-Qulified-Domain-Name z.b. cisolution.local (wichtig!) Server: Ihr Exchange Server. Alias: Über diesen Wert erfolgt der Zugriff auf das Exchange Postfach. In den meisten Fällen ist richtig. Diese Variable wird zur Laufzeit durch den entsprechenden Wert Abbildung 6: Konfiguration - Exchange (des Benutzers) aus dem Active Directory ersetzt. Also im Falle beispielweise durch donald.duck@entenhausen.de. Wenn damit das Postfach identifiziert werden kann, müssen Sie hier keine Änderung vornehmen. Eine andere Variante könnte z.b. Startform: Legen Sie fest welches Formular der Benutzer zu sehen bekommt, bzw. welche Funktionen ihm zur Verfügung stehen. Zur Auswahl stehen Easy: Bearbeitung der eigenen Abwesenheit kein Zugriff auf andere Mitarbeiter. Standard: Zugriff auf andere Benutzer ebenfalls möglich. Erweitert (nur in lizenzierter Version): Bietet zusätzlich die Möglichkeit eine Weiterleitung bei Abwesenheit zu aktivieren Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren Die Software kann entweder im Exchange- oder im Cloud-Modus ausgeführt werden. Eine Kombination ist nicht möglich. Aktivieren Sie die zunächst die Checkbox Cloud-Modus. Nun können die entsprechenden Werte eingegeben werden. Benutzer: Die Adresse (Anmeldename) des Benutzers mit Impersonalisierungsrechten. Passwort: Dessen Kennwort Domain: Ihre Cloud-Domäne Server: Der Cloud Server. Nicht zwingend erforderlich. Die Software führt eine Autodiscover durch. Bei Verbindungsproblemen bitte prüfen und angeben. Siehe Abbildung 7: Cloud-Modus Einstellungen auch Kapitel 9.5 Cloud Servername ermitteln.

11 11 von 25 Button Cloud-Benutzer bearbeiten : Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt werden. Klicken die den Button. Es öffnet sich eine Formular mit dem Sie Ihre Cloud Benutzer anlegen und bearbeiten können. Es ist zwar möglich mit dem.net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie dem Vorhandensein der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen uns derzeit noch zu hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben einen automatischen Abgleich zum jetzigen Zeitpunkt anzubieten. Um diesen Prozess dennoch einfacher zu gestalten ist ein.csv Export/Import aus der Cloud in den CI-Out-of-Office LITE geplant. Sprechen Sie uns bei Bedarf an Vorlagen festlegen Der CI-Out-of-Office LITE wird mit Basisvorlagen ausgeliefert. Diese dienen vor allem als Beispiel, können aber direkt eingesetzt werden. Bei der Konfiguration unter Betreff und Vorlagendefinition legen Sie fest, welche Vorlagen dem Benutzer in der Anwendung zur Verfügung stehen. Die Vorlage wird immer mit einem Grund der Abwesenheit verknüpft. Die Einstellungen sehen Sie in der Nachfolgenden Abbildung. Abbildung 8: Definition "Grund der Abwesenheit" mit dazugehörigen Einstellungen Sprache: Je nach ausgewählter Sprache, steht die Vorlage entsprechend in der Anwendung zur Verfügung. Grund: Grund der Abwesenheit steht dem Benutzer als Auswahl in der Anwendung zur Verfügung. Stellvertreter: Muss ein Stellvertreter ausgewählt werden? Signatur: Hier können Sie definieren welche Signatur dem Benutzer zur Auswahl steht und somit in die Abwesenheitsmeldung eingefügt werden kann. Hierbei können Sie die sog. Wildcard * verwenden. *.txt trifft auf alle Signaturen zu die mit.txt enden; *_extern.txt auf alle die mit _extern.txt enden. TXT-Vorlage: Hier wählen Sie die Vorlage für die Abwesenheitsmeldung. Derzeit werden nur Text-Vorlagen unterstützt.

12 12 von Erweiterte Einstellungen (nur in lizensierter Version verfügbar) In der lizensierten Version des CI-Out-of-Office LITE stehen Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Diese können hier konfiguriert werden. Änderungen im OOF-Text erlauben: Der Benutzer kann die Abwesenheitstext vor dem aktivieren bearbeiten. Signatur automatisch anfügen: Die Signatur (aus Outlook Signaturen %appdata%\microsoft\signatures) wird automatisch eingefügt. Benutzerauswahl (anderer Benutzer) nur für diese Gruppe: Die Auswahl eines anderen Benutzers (um dessen Abwesenheitsstatus zu bearbeiten) nur Mitgliedern der hier angegebene Active Directory Gruppe erlauben Software auf einem Netzlaufwerk ablegen Die Software muss weder auf dem Server noch auf dem Client installiert werden. Nach der Konfiguration wird das lokale Verzeichnis einfach auf eine Netzwerk-Freigabe gelegt und kann von dort mit CI-OoF-Lite-Net.vbs gestartet werden.

13 13 von 25 3 VERWENDEN DER SOFTWARE Starten Sie den CI-Out-of-Office LITE entweder durch direkten Aufruf der ausführbaren Datei ci-oof-lite.exe oder über das mitgelieferte Skript CI-OoF-Lite-Net.vbs. Verwenden Sie unbedingt letzteres beim Aufruf von einem Netzlaufwerk (siehe auch Kapitel Software auf einem Netzlaufwerk ablegen). 3.1 im Exchange-Modus Abbildung 9: Vergleich Benutzerdialog Standard und Easy Easy erlaubt keine Auswahl eines anderen Benutzers Beim Start wird der Abwesenheitsstatus des angemeldeten Benutzers angezeigt. Der Benutzerdialog Standard erlaubt es einen anderen Benutzer auszuwählen. Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (= Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird. --- Zu beachten --- Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von bis ). Es ist nicht möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da der Exchange-Server dies nicht unterstützt. Ein Benutzer ist entweder anwesend oder abwesend. Falls Sie hier eine erweiterte Funktionalität suchen, so dass geplante Termine automatisch zum gegebenen Zeitpunkt in Abwesenheiten umgesetzt werden, dann schauen Sie sich bitte den CI-Out-of- Office Manager an ( Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der s.

14 14 von im Cloud-Modus Abbildung 10: Benutzerdialog im Cloud-Modus Beim Start werden alle angelegten Cloud-Benutzer in der Listenansicht dargestellt. Um den Status eines Benutzers anzuzeigen / zu bearbeiten wählen Sie den Benutzer durch Doppelklick aus (alternativ: Benutzer auswählen und Out-ofoffice Status anzeigen klicken). Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (= Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird. --- Zu beachten --- Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von bis ). Es ist nicht möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da die Office Cloud wie auch der Exchange-Server dies nicht unterstützt. Ein Benutzer ist entweder anwesend oder abwesend. Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der s.

15 15 von 25 4 MITGELIEFERTE SKRIPTE (VBS-DATEIEN) & PARAMETER Die direkte Ausführung von einem Netzlaufwerk ( Verteilung ) unserer Software übernimmt i.d.r. ein Script. Es ist mit der Standard Einstellung des.net Framework nicht (nur bedingt) mögliche eine.net exe (ausführbare Datei) direkt von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) zu starten. Dies würde (teilweise) einen Ausnahmefehler erzeugen. Siehe auch Kapitel 9 Warum ist keine Installation erforderlich? Alle Skripte die mit Net.vbs enden können direkt vom Netzlaufwerk ausgeführt werden, Mit dem Download erhalten Sie vorgefertigte Skripte, deren Zweck hier erläutert wird. CI-OoF-Lite-Net.VBS StartScript - Zeigt NUR den angemeldeten Benutzer an. Persönliche Abwesenheiten/Termine können hier eingestellt werden. --- SCRIPTE zur Lokalen Ausführung --- Debug.VBS CONFIG.VBS startet die Software mit Parameter /debug. Erzeugt ein LOG-File ggf. zum Support. startet die Software mit Parameter /config. Öffnet die CI-Out-of-Office LITE Konfiguration. --- Parameter --- /config /debug /server /domain Öffnet die Software-Konfiguration Erzeugt ein Log-File wichtig bei Support-Anfragen. (Beispiel: CI-OOF-Lite_ _m.mueller.log; Sie finden das Log-File im Temp Verzeichnis verwenden Sie %temp%) Fixiert den zu verwendenden Server. eine vom RootDSE abweichende Domain angeben. Beispiel: /domain:dc=cis,dc=local

16 16 von 25 5 BEISPIEL-VORLAGE Nachfolgend sehen Sie eine einfache Standard Abwesenheitsmeldung bzw. -Vorlage. Diese Vorlage ist auch im Download enthalten (Vorlagen\Standard.txt). Vielen Dank für Ihre . Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause. Ich bin am ##oofat nicht im Hause. Ich bin zurück am ##oofback. Ihre wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich an ##oofforwarduser ##oofforwardmail Telefon: ##oofforwardtelephonenumber Die Vorlage verwendet zwei Typen von und ##-Variablen. ##-Variablen löschen die komplette Zeile, wenn die Variable leer ist und keinen Wert enthält. Eine Übersicht aller Variablen finden Sie in Kapitel 6 Variablen. Nehmen wir die Zeilen: Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause. Ich bin am ##oofat nicht im Hause. Ich bin zurück am ##oofback. Beispiel 1 Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über einen Tag von (Tag der Deutschen Einheit) ein. Geht die Abwesenheit über nur einen Tag enthalten die Variablen ooffrom und oofto keinen Wert (diese sind nur bei mehrtägiger Abwesenheit belegt). Folglich wird die erste Zeile gelöscht, da hier ##-Variablen verwendet wurden. Lediglich oofat sowie oofback enthalten Werte. Ergebnis: Ich bin am nicht im Hause. Ich bin zurück am Beispiel 2 Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über mehrere Tage von ein. In diesem Fall sind die Variablen ooffrom und oofto mit Werten belegt, nicht aber oofat. Die erste Zeile bleibt diesmal stehen, dafür wird die zweite Zeile gelöscht. Ergebnis: Ich bin von bis nicht im Hause. Ich bin zurück am

17 17 von 25 6 VARIABLEN Eine ausführliche Liste der Standard-Variablen finden Sie im Handbuch von CI-Sign ( Die am häufigsten verwendeten sind: Vorname Nachname Titel/Position Abteilung Firma Straße Stadt PLZ Telefon Zusätzlich können in CI-Out-of-Office-LITE die folgenden Variablen verwendet werden: Abwesend von; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit Abwesend bis; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit Abwesend am; belegt bei eintägiger Abwesenheit Verwendet bis oder am und addiert einen Tag (nächster Werktag). Daten des Stellvertreters gibt den Benutzer an, an den weitergeleitet wird Die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten finden Sie unter: FuncMonthEN(from, MM) FuncMonthEN(to, MM) FuncMonthEN(at, MM) FuncMonthEN(back, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück Alle oben aufgeführten Variablen können auch als ##-Variablen verwendet werden, um Zeilen bei leerer Variable zu löschen (siehe Beispiel in Kapitel 5 Beispiel-Vorlage).

18 18 von 25 7 FEHLER UND DEREN BEDEUTUNG Grundsätzliche Vorgehensweise bei Fehlern Versuchen Sie einen direkten Zugang zum OWA. D.h. Starten Sie den Internet-Explorer und gehen Sie direkt in das Postfach: http(s)://exchangeserver/owa/ _adresse_des_benutzers. Sollte eine Authentifizierung notwendig sein verwenden Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Benutzers, den Sie in der Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE eingetragen haben! Ist diese Vorgehensweise erfolgreich klappt auch die Verbindung mit dem CI-OoF-Manager! Die häufigsten Fehler Die Suche nach dem Stellvertreter konnte nicht durchgeführt werden. Es besteht keine Netzwerkverbindung Bitte prüfen Sie die Zugangsdaten des Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration. Prüfen Sie bitte auch die eingestellte Authentifizierung. Mailbox not found // Die OOF-Einstellungen des Benutzers konnten nicht gelesen werden.

19 Ist das Postfach des Cloud-Benutzers initialisiert? Haben Sie die Impersonalisierung eingerichtet? (siehe Kapitel Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung) Prüfen Sie bitte die Zugangsdaten Ihres Impersonalisierungs-Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration. 19 von 25 Fehler 401 Postfach initialisiert? Melden Sie sich am betroffenen Postfach über OWA / in der Cloud an. Hintergrund: Wenn ein Postfach neu erstellt wird ODER noch keine eingegangen ist, wird dieses erst erzeugt, wenn der erste Zugriff darauf erfolgt. Berechtigung vorhanden? Ist der Zugriff auf das Postfach über den oofadmin über OWA möglich? Wenn der Zugriff über diesen Weg nicht möglich ist, kann auch die Software nicht darauf zugreifen. Führen Sie ggf. nochmals das CMDLET aus (siehe Kapitel Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren) Das CMDLET muss für jeden neu angelegten Benutzer ausgeführt werden! (Exchange Eigenheit ) Fehler 403 Der Remoteserver hat einen Fehler zurückgegeben. Aktivieren/deaktivieren Sie SSL (sichre Verbindung in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration) bzw. stellen Sie sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für verwendet wird. Der Objektverweis wurde nicht auf eine Instanz gelegt. Aktivieren Sie SSL in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration Falls SSL aktiviert war, dann deaktivieren Sie das. (Verwenden Sie sonst http oder https für den OWA Zugriff?) https = SSL ;-) Bzw. stellen Sie sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für OWA verwendet wird. Fehler 500 interner Serverfehler Prüfen Sie bitte die Verbindung zum OWA manuell über einen Browser. Wurde ggf. die Adresse des Benutzers geändert?

20 20 von 25 8 OUTLOOK INTEGRATION Auf unserer Homepage finden Sie unter Hilfe & Support eine Toolbar, mit der Sie diese Software integrieren können. Die Bedienung kann damit also aus Outlook heraus erfolgen. Selbstverständlich ist auch dieses Add-in zentral konfigurierbar und zu administrieren. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Download der Toolbar.

21 21 von 25 9 HINTERGRUNDWISSEN 9.1 Warum ist keine Installation erforderlich? Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Einrichtung unserer Software so einfach wie möglich zu gestalten. In einer Windows Umgebung, in der normalerweise alles mittels einem Setup installiert und registriert wird, ist es schwer zu verstehen, warum ausgerechnet wir ein solches Setup nicht anbieten. Wir brauchen es nicht! Und Sie brauchen es auch nicht! Mittlerweile haben die meisten Unternehmen einen WSUS (Windows Software Update Service), bzw. einen anderen Update Service im Einsatz mit dem sichergestellt ist, dass unsere einzige Systemvoraussetzung.net Framework 2 oder höher. auf allen Clients zur Verfügung steht. (Das wären dann schon die ersten 30 Megabyte, die wir Ihnen nicht noch einmal verkaufen müssen.) Sollten Sie einen WSUS nicht einsetzen besteht über eine Gruppenrichtlinie eine weitere Möglichkeit der Verteilung. Weitere Informationen finden Sie in unserem Support-Bereich. Das Einrichten einer solchen Gruppenrichtlinie dauert ca. 5 Minuten! Nachdem also.net Framework installiert ist sind alle Komponenten die wir verwenden automatisch bereits installiert. Wir verwenden lediglich Standardkomponenten (Textfelder, Kalender, Listen usw.). Das muss nicht heißen, dass unsere Benutzeroberfläche (GUI) deshalb schlechter aussieht oder funktionale Einschränkungen hat. Wir behaupten das Gegenteil! Der Vorteil davon ist, dass wir keine Zusatzkomponenten registrieren müssen. Dies wiederum hat den Vorteil, dass wir keine Administrator-Rechte benötigen. Nachdem wir nicht bei jeder neuen Revision ein riesiges Setup erstellen müssen (das dann auch auf verschiedene Webserver zum Download geladen werden muss), von dem Sie also nur einige Megabyte benötigen würden und wir dies jedesmal aufs Neue testen müssten, sparen wir hier Manpower, die sich ganz einfach auf den Preis niederschlagen würde. Aber: Der Preis ist nicht das Ausschlaggebende. Glauben Sie uns: Wenn Sie ein Setup bräuchten, dann bekommen Sie auch eines! (Beispielsweise muss unser ci-mail-policy über ein solches Setup installiert werden). Die Verteilung unserer Software übernimmt i.d.r. ein Script, da die Standard Einschränkung einer.net Exe (ausführbare Datei) von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) nicht möglich ist und ein Ausnahmefehler die Software an der Ausführung hindert. Der Aufruf per Script hat zudem noch folgende Vorteile. Durch den Aufruf wird die Clientseite mit der Serverseite abgeglichen. Was Sie davon haben? Egal ob 10 oder PC-Systeme: Ihre Software ist immer aktuell! Wenn Sie also auf eine neue Version oder Revision umstellen, dann wird diese Datei einfach auf dem Netzlaufwerk ausgetauscht. Es ist kein Setup am PC erforderlich. Wir glauben, mit Ihren anderen Setup s haben Sie schon genug Arbeit.

22 22 von Ausführungsgeschwindigkeit der Software Das Einlesen und damit der Start der Software ist von der Netzwerk-Verbindungs-Geschwindigkeit abhängig. In einer Gigabit Umgebung wird die Software demnach wesentlich schneller starten und Abfragen absetzen können, als in einer VPN Verbindung mit 2 Megabit. Beachten Sie dies vor allem bei automatischen Abläufen. 9.3 Der technische Ablauf Ein Client startet beispielsweise eine Verknüpfung auf dem Desktop oder die ci-oof-lite.vbs. 1.) Ausführbare Dateien und Konfigurationsdatei vom Server Synchronisieren 2.) Software starten 3.) Vorlagen ggf. von Netzlaufwerk einlesen

23 23 von Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln Die Art der Authentifizierung für OWA wird für den Zugriff durch den CI-Out-of-Office LITE benötigt und ist in der Software-Konfiguration anzugeben. Welche Art der Authentifizierung Ihr Exchange Server verwendet entnehmen Sie am besten direkt der Exchange Konfiguration. Die nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen wo Sie diese Einstellung finden. Abbildung 11: Art der Authentifizierung für OWA in der Exchange Server Konfiguration ermitteln Sie finden diese Einstellung in der Exchange Verwaltungskonsole unter: Serverkonfiguration -> ClientAccess (oder Clientzugriff) -> owa -> Eigenschaften -> Authentifizierung Für Sie ist wichtig zu wissen, ob der Server eine Formularbasierte Authentifizierung oder die Integrierte Windows- Authentifizierung verwendet. Dies muss bei der Konfiguration von CI-Out-of-Office LITE angegeben werden.

24 24 von Cloud Servername ermitteln Melden Sie sich mit einem Administrator-Benutzer an Ihrem Cloud-Account an. Hier im Beispiel wird der Benutzer m.buettner verwendet. Abbildung 12: Cloud Anmeldung > Einstellungen > Optionen Wechseln Sie auf Outlook und wählen Sie rechts das Symbol für die Einstellungen. Wählen Sie Optionen. Wählen Sie auf der nächsten Seite Einstellungen für den Zugriff über POP oder IMAP. Verwenden Sie den Servername für POP. In diesem Besipiel: outlook.office365.com