ABACUS Updatebeschreibung

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1 ABACUS Updatebeschreibung Update von 2009er-, 2010er- oder 2011er-Version auf die Version / mga / sko / ekl 1 Updateinformationen Update ABACUS Tool-Kit Finanzbuchhaltung FibuLight Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic Banking Human Resources / Lohnbuchhaltung LohnLight Adressmanagement Anlagenbuchhaltung AbaProject Service- und Vertragsmanagement Infomanagement Auftragsbearbeitung / PPS AbaWorX Archiv- und Dossierverwaltung AbaNotify AbaSearch / AbaPilot AbaAudit AbaVision E-Business: AbaShop & AbaNet AbaReport / (AbaView) AbaWeb Version

2 Inhaltsverzeichnis 1 Updateinformationen Allgemeine Informationen zur Updatebeschreibung Zeitpunkt für das Update Direktes Update von der 2009er-Version Installation Servicepacks Probeupdate Generelle Arbeiten vor dem Update Datensicherung Zurückladen der Datensicherung Hardwarevoraussetzungen Zeitbedarf für das Update Schnittstellen Spezielle ABACUS-Dienste stoppen Update Arbeitsablauf Update Start des Updates Programm Q97 Datensicherung zurückladen Mandantenauswahl beim Update Mandantenreihenfolge bei Update festlegen Mandantenauswahl Notwendige Einstellungen Sondereinstellungen Updateprotokolle ABACUS Tool-Kit AbaSmart AbaMenu Messagingsystem AbaConnect Finanzbuchhaltung Vorbereitungsarbeiten Vorbereitungsarbeiten für Mandanten mit Kostenrechnung Nachbearbeitung MWST-Abrechnung mit Geschäftsbereich FibuLight Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Datenaustausch mit Treuhänder Debitorenbuchhaltung Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung allgemein Kreditorenbuchhaltung Vorbereitungsarbeiten allgemein Nachbearbeitung Electronic Banking Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Human Resources / Lohnbuchhaltung Checkliste vor dem Update er-Version Seite 1

3 Inhaltsverzeichnis 9.2 Update durchführen Voraussetzung für das Update auf die Version Checkliste nach Update Häufige Einstellungsfehler Fibu-Verbuchung Schnittstellenrelevante Änderungen Version Version AbaReport-relevante Änderungen Neue Dateien Menuanpassungen Neue / geänderte Programmnr Menu 2012 LOHN Menu 2012 HR Menu 2011 LOHN Notwendige Maskenanpassungen Update Ausländerkategorie nach ech LohnLight Vorbereitungsarbeiten Update durchführen Nachbearbeitung Lohnperioden definitiv verarbeiten Änderungen LohnLight Datei auf V ASCII Schnittstelle Zeichensatz DOS/ANSI Adressmanagement Anpassung Zugriffsrechte (ab V2011) Programm 11 Adressen bearbeiten aus fremder Applikation Mutationen über Standardschnittstelle Schnelldruck-Funktionen aus fremder Applikationen Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Anlagenbuchhaltung Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung AbaProject Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Service- und Vertragsmanagement Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Infomanagement Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung Auftragsbearbeitung / PPS Vorbereitungsarbeiten (Delphi Delphi) Vorbereitungsarbeiten (Delphi ULC) Update-Check ULC-Version AbaReport und anpassen Programm 416 Produktetiketten Programm 1152 Sammelaufträge Programm 2152 Sammelbestellungen er-Version Seite 2

4 Inhaltsverzeichnis Dossierablage mit neuem Dossierschlüssel (UDK) Informationen zu Updates Unterschiedliche Fremdwährungskurse Einkauf / Verkauf ABC-Kennzeichen Lieferant pro GB Belegart nicht mehr auf Ablauf gespeichert Wertkorrekturen FIBU-Buchungen für offene Aufträge generieren Einzelaufträge / Sammelaufträge Einzelbestellungen / Sammelbestellungen Anpassungen Ablaufsteuerung Update der Produktdaten (ADO) verursacht Fehler Update Version Update Version Update Version Update Version Update Version (Classic) (ULC) Update Version (Classic) (ULC) Scriptausführungssperre AbaWorX Vorbereitungsarbeiten allgemein Nachbearbeitung Archiv- und Dossierverwaltung Update V Arbeiten nach dem Update Update V Update V AbaNotify Arbeiten vor dem Update Arbeiten nach dem Update AbaSearch / AbaPilot Arbeiten vor dem Update Arbeiten nach dem Update AbaAudit Arbeiten vor dem Update Arbeiten nach dem Update AbaVision Arbeiten vor dem Update Arbeiten nach dem Update E-Business: AbaShop & AbaNet Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung AbaReport / (AbaView) Vorbereitungsarbeiten Nachbearbeitung AbaWeb Version WebServer 64-bit SuisseID-Login er-Version Seite 3

5 Updateinformationen 1 1 Updateinformationen 1.1 Allgemeine Informationen zur Updatebeschreibung Bevor das Update auf die Version 2012 durchgeführt wird, muss die Updatebeschreibung gelesen werden. Nur so kann ein Überblick über die notwendigen Vorbereitungen und organisatorischen Abläufe gewonnen werden, welche mit dem Update verbunden sind. In den weiteren Kapiteln der Updatebeschreibung sind pro Applikation jeweils ein Kapitel "Vorbereitungsarbeiten" und ein Kapitel "Nacharbeiten" aufgeführt. Bitte lesen Sie jeweils beide Kapitel von jenen Applikationen, die Sie updaten. Diese Kapitel sind bewusst kurz gehalten, damit sie auch gelesen werden. Lesen Sie diese Kapitel; es wird Sie vor unangenehmen Überraschungen schützen. 1.2 Zeitpunkt für das Update Das Update kann für alle Programme zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. 1.3 Direktes Update von der 2009er-Version Mit der 2012er-Version besteht die Möglichkeit, dass das Update direkt von der 2009er- auf die 2012er-Version durchgeführt werden kann. Es müssen also nicht zuerst die 2010er- und die 2011er-Version installiert und das Update auf diese Versionen durchgeführt werden. 1.4 Installation Mit der Installation der Version 2012werden automatisch die Updateprogramme installiert. 1.5 Servicepacks Vor dem Update sind jeweils die neusten Servicepacks zu installieren. Diese finden Sie auf Probeupdate Je nach Grösse der Installation empfehlen wir Ihnen, ein Probeupdate durchzuführen. Vor allem wenn die Auftragsbearbeitung oder das AbaProject eingesetzt wird sind Probeupdates zu empfehlen. Grosse Updates dürfen generell nur in Zusammenarbeit mit dem ABACUS- Vertriebspartner durchgeführt werden. Bei der zeitlichen Planung des Updates sollte eine Reserve für allfällige Updateprobleme eingeplant werden. 2012er-Version Seite 4

6 Updateinformationen Generelle Arbeiten vor dem Update Datensicherung Erstellen Sie vor dem Update eine Datensicherung von allen Mandanten. Da mit dem ABACUS-Sicherungsprogramm Q67 (früher S7) nicht alle Daten gesichert werden, empfehlen wir, auf einem anderen Weg den gesamten Pfad \abac zu sichern Zurückladen der Datensicherung Falls ein Zurückladen der Datensicherung für ein erneutes Update nötig ist, müssen zuerst die vorhandenen Dateien gelöscht werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Update eines Mandanten unterbrochen wurde Hardwarevoraussetzungen Bitte entnehmen Sie die Hardwareanforderungen der Installationsbeschreibung Zeitbedarf für das Update Die Daten-Updates laufen in allen Programmen automatisch ab, sobald die neuen Versionen installiert worden sind und der Mandant angewählt wird. Der Zeitbedarf für das Update der Daten ist in erster Linie von der Datenmenge und der Leistungsfähigkeit des Servers oder PC abhängig Schnittstellen Vor dem Update müssen alle Schnittstellen (Auftragsbearbeitung, AbaProject usw.) verarbeitet sowie alle Bewegungen einer Applikation, die mit Batch-Verarbeitung arbeitet, in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Es empfiehlt sich generell alle Schnittstellen vor dem Update zu verarbeiten. 1.8 Spezielle ABACUS-Dienste stoppen Bei einigen Kunden sind bereits ABACUS-Dienste im Einsatz, wie z.b. AbaSearch, AbaNotify etc. Diese müssen vor dem Setup-Prozess gestoppt werden. Falls Sie diese Dienste auf einem anderen PC/Server haben als dem Datenbankserver, müssen Sie diese zuerst stoppen. 2012er-Version Seite 5

7 Update 2 2 Update 2.1 Arbeitsablauf Update Arbeitsablauf 1. Verzeichnis \abac sichern Sichern Sie das ganze Verzeichnis \abac. Wichtig ist, dass Sie auch die Möglichkeit haben, einzelne Mandanten zurückzuladen. 2. Version 2012 installieren Installieren Sie die 2012er-Version über die bestehende ABACUS-Installation. Die Installation löscht dabei automatisch die Pervasive.SQL Version 10 von Ihrem System und installiert die Pervasive.SQL Version Neue Lizenz installieren Die Lizenz wird neu im Installations-Assistenten angegeben und während der Installation aktiviert. Der Computer muss dabei mit dem Internet verbunden sein. Kopieren Sie daher die neue Lizenz nicht in das Verzeichnis abac\kd\pw sondern auf den Desktop und geben den Pfad im Assistenten an. Wenn Sie die Lizenz erst nach der Installation in das Verzeichnis abac\kd\pw kopieren, lassen Sie den Pfad im Assistenten leer und starten nach dem kopieren der Lizenz das ServerSetup/WorkstationSetup um die Lizenz zu aktivieren. Der Computer muss dabei mit dem Internet verbunden sein. Lesen Sie dazu das Kapitel 5 der ausführlichen Installationsanleitung für die ABACUS Version Update durchführen Starten Sie das Update der einzelnen Mandanten in allen Applikationen nacheinander. 2.2 Start des Updates Wenn alle Vorbereitungsarbeiten erledigt sind, kann das Update gestartet werden. Dieses wird gestartet im Programm 695 oder mit dem Start irgendeines anderen ABACUS-Programms (zum Beispiel beim Aufruf des Programms 11). Einzig beim Start des Programms Q97 Mandantensicherung wird nicht automatisch ein Update gestartet. Dadurch ist die Möglichkeit gegeben, dass vor dem Start des Updates noch eine Datensicherung erstellt oder zurückgeladen werden kann Programm Q97 Datensicherung zurückladen Muss nach dem Update in Folge eines Unterbruchs eine Datensicherung (z.b. mittels Programm Q67) zurückgeladen werden, empfehlen wir entweder den Server neu zu starten oder die Dienste zu beenden und neu zu starten. Das kann notwendig sein, da einzelne Verzeichnisse nach dem Update noch durch einen Prozess belegt sind und somit nicht verschoben werden können. 2012er-Version Seite 6

8 Update Mandantenauswahl beim Update Ist das Update gestartet, erscheint zuerst folgende Auswahl: 2012er-Version Seite 7

9 Update Mandantenreihenfolge bei Update festlegen Für Installationen mit vielen Mandanten ist es unter Umständen wichtig, dass eine Updatereihenfolge festgelegt werden kann. In Mandanten, welche geupdatet wurden, kann so dann weitergearbeitet werden, obwohl in anderen Mandanten noch Updates laufen. Diese Funktion wurde ebenfalls auf die Version 2010 rückportiert. Falls Sie die Updatereihenfolgen selber festlegen möchten, müssen Sie wie folgt vorgehen. Schritt Beschreibung 1. Im Verzeichnis \abac\system muss die Datei updateconfig.ini erstellt werden. Erstellen Sie diese einfach mit einem Editor, z.b. Notepad. 2. In der Datei muss folgendes eingetragen werden. Die Nummer nach dem Gleichheitszeichen entspricht der Mandantennummer. Alle Mandanten die ausserhalb dieses Bereiches sind werden anschliessend geupdatet. 2012er-Version Seite 8

10 Update Mandantenauswahl In der Mandantenauswahl ist ersichtlich, welche Mandanten bereits geupdatet wurden und welche nicht. In Mandanten, in denen der Update bereits durchgelaufen ist, kann weitergearbeitet werden. 2012er-Version Seite 9

11 Update Notwendige Einstellungen Sondereinstellungen Ab und zu kommt es vor, dass applikationsbedingt gewisse Einstellungen vor oder während des Updates eingestellt werden müssen. Diese Einstellungen müssen jeweils vor dem eigentlichen Start des Updates pro Mandant getroffen werden. Beim Update auf die Version 2012 gibt es z.b. applikationsbedingte Einstellmöglichkeiten zu verschiedenen Applikationen. Wir empfehlen Ihnen die Einstellungen pro Mandant zu. Mehr Details dazu finden Sie in den Beschreibungen der einzelnen Applikationen. 2012er-Version Seite 10

12 Update Updateprotokolle Die Updateprotokolle können pro Mandant kontrolliert werden. Bitte Sie bei allen Mandanten dieses Protokoll. Anschliessend kann das Update beendet werden. Beim Updateprotokoll wird zwischen Informationen, Warnungen, Fehlern und Erfolgen unterschieden. Fehler werden in der Datei \abac\kd\nr????\publ\pul protokolliert und können mit dem AbaReport eingesehen werden. 2012er-Version Seite 11

13 ABACUS Tool-Kit 3 3 ABACUS Tool-Kit 3.1 AbaSmart AbaSmart wurde durch die Neuentwicklung Smart Job und das Rollenmenü abgelöst. AbaSmart ist ab der Version 2011 nicht mehr verfügbar. 3.2 AbaMenu Messagingsystem Das Messagingsystem verwendet die folgenden zentralen Dateien aus dem abac\kd\zent und dem abac\db\zent: - ATT, MSG und TSK, da diese die Aufgaben und Nachrichten mit Attachements beinhalten. Hinweis Die Pfade \abac\kd und \abac\db müssen regelmässig gesichert werden. Dazu müssen die Dienste gestoppt werden. Checkliste nach Update Version auf Version 1. Prüfen Sie, ob die Datensicherung inklusive zentraler Daten vollständig ist. 2012er-Version Seite 12

14 ABACUS Tool-Kit AbaConnect Werden Schnittstellen mit Hilfe von Batch-Aufrufen teilautomatisiert verarbeitet, so müssen diese spätestens beim Update auf die Version 2012 angepasst werden. Betroffen sind nur Batch-Schnittstellen und keine manuellen Schnittstellen oder WebServices. Version 2012 Der Programmaufruf abajvm.exe ist nicht mehr möglich. Es werden nur noch die Programme abaconnectimportconsole.exe respektive Abaconnectexportconsole.exe unterstützt. Wird von einer älteren Version der Update auf die Version 2012durchgeführt, so müssen Batch- Schnittstellen so angepasst werden, dass diese mit dem Programm abaconnectimportconsole.exe respektive Abaconnectexportconsole.exe arbeiten. Beispiel Batch Version 2009: %ABAC_DRIVE%\df\abajvm.exe -progname ACImport -cmd wait -ownvm -Parameter "/USR%ABA_USER%" "/PW%ABA_PW%" "-M%ABA_MANDANT%" "-L%ABA_LANGUAGE%" "-a%aba_app%" "-P%ABA_PROG%" "-datamode%aba_datamode%" "- VGB%ABA_VORGABE%" "-version%aba_version%" "- responselevel%aba_responselevel%" "-response%aba_response%" "- importfile%aba_import_file%" Beispiel Batch neu: %ABAC_DRIVE%\df\abaconnectimportconsole.exe "/USR%ABA_USER%" "/PW%ABA_PW%" "-M%ABA_MANDANT%" "-L%ABA_LANGUAGE%" "-a%aba_app%" "- P%ABA_PROG%" "-datamode%aba_datamode%" "-VGB%ABA_VORGABE%" "- version%aba_version%" "-responselevel%aba_responselevel%" "- response%aba_response%" "-importfile%aba_import_file%" Weitere Details zu abaconnectimportconsole.exe und abaconnectexportconsole.exe finden Sie in der Dos-Box des entsprechenden exe oder auch unter im Downloadbereich von AbaConnect. 2012er-Version Seite 13

15 Finanzbuchhaltung 4 4 Finanzbuchhaltung 4.1 Vorbereitungsarbeiten Checkliste vor Update Version auf Version 1. Die Schnittstellen sind zu verarbeiten. 2. Die Saldobilanz ist auszudrucken. 3. Kontoblatt für ein Konto aus Programm 22 Kontoauszüge ausdrucken. 4. MWST muss für alle Geschäftsbereiche für eine Periode definitiv abgerechnet sein. 5. Provisorische MWST-Abrechnung inkl. Abrechnungsformular im Programm 532 ausdrucken. Update auf V2011 wenn Option Geschäftsbereiche aktiv ist Update auf V MWST-Verprobung im Programm 533 ausdrucken. Update auf V Allfällige Vorgaben in den Programmen 532 und 533 müssen nach dem Update angepasst werden. Allenfalls Definition der Vorgabe notieren. 8. Bei MWST-pflichtigen Mandanten muss vor dem Update im Programm 631 Mandant-Informationen die MWST-Nummer hinterlegt werden. 9. Falls die Zinsberechnung verwendet wird, so ist mindestens die Auswertung eines Zinskontos im Programm 262 Zins Berechnen auszudrucken. 10. Wer mit Kostenstellen/-trägern arbeitet, muss im Programm 511 kontrollieren, ob eine Basiskostenstelle (Fehlerkostenstelle) auf der 1. Ebene und gegebenenfalls auf der 2. Ebene hinterlegt ist. Dies ist wichtig für die Verbuchung aus anderen Applikationen. 11. F25 Kontenklassierung, ob Kippkonti vorhanden sind mit Nummer, die identisch ist mit einer bestehenden Kontonummer. Falls solche Kippkonti vorhanden sind, muss die Kippkontonummer angepasst werden (Kippkontonummer muss <> sämtlicher Kontonummern sein). 12. F27 Ausziffern Vor dem Update muss eine Periode (mind. Monat) fertig ausgeziffert werden. Nach dem Update dürfen in Perioden, in welchen bereits ein Auszifferungslauf durchgeführt wurde, aus Konsistenzgründen keine weiteren Auszifferungsläufe mehr erfolgen. Update auf V2011 Update auf V2011 Update auf V2010 Update V2009 und V auf V er-Version Seite 14

16 Finanzbuchhaltung 4 Information Update von V2010 auf V2011 Beim Update von Version 2010 auf Version 2011 werden folgende wesentlichen Tabellen verändert (Transfer): EJO, KOS, KON, KST, UST Update von V2011 auf V2012 Beim Update von Version 2011 auf Version 2012 werden alle Bewegungs-, Saldo und Stammdatentabellen transferiert Vorbereitungsarbeiten für Mandanten mit Kostenrechnung Checkliste vor Update Version auf Version 1. Die Umlagetabelle ist auszudrucken (Programm 472). 2. Die Gemeinkosten-Definitionen sind auszudrucken (Programme 23 und 43 mit GK-Definitionen). 3. KST-Auszug für mehrere KST aus Programm 421 KST/KTR KART AUSZÜGE ausdrucken (speziell KST/KTR, die umgelegt werden oder einen Zuschlag erhalten). 4. Für Kostenrechnungen die Umlagen mit Kennzahlen haben, die auf ein Excel-Sheet referenzieren, müssen nach dem Update allenfalls Anpassungen vorgenommen werden. Bitte diese beachten! 5. Die Vorgaben der Programme 472 KST/KTR Umlagen Drucken und 48 Kostenrechnungslauf werden durch den Update gelöscht. Allfällige Definitionen notieren. Update auf V2011 Update auf V er-Version Seite 15

17 Finanzbuchhaltung Nachbearbeitung Checkliste nach Update Version auf Version 1. Falls Sie mit dem AbaSmart arbeiteten, so muss dies neu unter Smart Jobs definiert werden. 2. Die MWST-Nummer ist in Programm 6312 Unternehmen zu kontrollieren. 3. Die MWST-Abrechnung ist zu. Führen Sie eine provisorische MWST-Abrechnung durch und vergleichen Sie die Auswertung mit den Werten vor dem Update. Update auf V2011 Update auf V2011 Wenn keine MWST-Nummer angezeigt wird, so können Sie die Steuernummer im Programm 6312 Unternehmen im Teil "Steuernummern" erfassen. Bestehenden Vorgaben müssen überarbeitet oder neu erstellt werden. 4. Im Programm 539 MWST-Formular muss das Abrechnungsformular (PDF) bei der ersten Verwendung speziell ausgewählt werden. Die MWST-Formular befinden sich hier: Update auf V2011 Schweiz ab Deutschland/Österreich abac\df\fibu\ch_mwst_07_2010 abac\df\fibu\ Die PDF-Files können für den Anwender auch an einem anderen Ort bereitgestellt werden. 5. Programm 539 MWST-Formular Datenübermittlung mit ELS- TER für Deutschland: ELSTER muss speziell eingerichtet werden und ein Zertifikat der Steuerverwaltung muss vorhanden sein. 6. Die MWST-Verprobung ist zu. Vergleichen Sie die Auswertung mit dem Ausdruck vor dem Update. Deutschland Bestehenden Vorgaben müssen überarbeitet oder neu erstellt werden. 7. Über Sie die Umlagen- und Gemeinkostentabellen für Mandanten mit Kostenrechnung. Starten Sie die Kostenrechnung im Programm 48 und vergleichen Sie die KST/KTR-Auswertung, die vor dem Update ausgegeben wurde. 2012er-Version Seite 16

18 Finanzbuchhaltung 4 Checkliste nach Update Version auf Version 8. Bei Kennzahlen die auf Excel-Sheets referenzieren, ob diese noch berechnet werden (allenfalls in Kostenrechnungslauf oder Auswertung ). 9. Wenn in Zukunft neue Kennzahlen angelegt werden die auf ein Excel-Sheet referenzieren, so ist standardmässig abac\out auf dem Server für die Ablage offen. Falls das Excel-Sheet in einem anderen Verzeichnis abgelegt werden soll, so muss dieses Verzeichnis für den FileChooser definiert werden. Angaben dazu unter: S+FileChooser.pdf?version=1 oder in der Knowledgebase KB Prüfen Sie stichprobenmässig allfällige Vorgaben in den Auswertungsprogrammen. Update auf V ASCII-/XML-Schnittstellen nach dem Update testen. 12. Vorgaben in den MWST-Programmen 532, 533 und 534 müssen neu gespeichert werden. 13. Die Vorgaben der Programme 472 KST/KTR Umlagen Drucken und 48 Kostenrechnungslauf müssen neu erstellt werden. Update auf V2011 Update auf V Kontoplanschnittstellen (Klassierungsplan) 2009 und 2007 wurden entfernt da diese Definitionen nicht mehr importiert werden können. 2012er-Version Seite 17

19 Finanzbuchhaltung MWST-Abrechnung mit Geschäftsbereich V2010 und älter: Jeder Geschäftsbereich kann einzeln abgerechnet und storniert werden. Es ist möglich den ganzen Mandanten abzurechnen. V2011: MWST-Perioden die vor V2011 definitiv abgerechnet wurden kann immer nur die Periode mit allen Geschäftsbereichen storniert werden. Die MWST-Nummer ist bei Perioden die mit V2010 oder älter abgerechnet wurde nicht ersichtlich. MWST-Abrechnung erfolgt nach MWST-Nummer und nicht mehr pro Geschäftsbereich. Falls pro Geschäftsbereich eine eigene MWST-Nummer hinterlegt ist, so ergibt sich am Schluss die gleiche Auswertung. Die Archiv-Einträge erfolgen pro MWST-Nummer und nicht mehr pro Geschäftsbereich. Die Ausgabe "pro Geschäftsbereich" ist nur verfügbar für die provisorische Abrechnung oder für eine Kopie, nicht aber für die definitive MWST-Abrechnung. V2012: Die MWST-Abrechnung im Zusammenhang mit dem Zugriffschutz pro Geschäftsbereich kann zu unvollständigen Ergebnissen führen wenn ein User nicht auf sämtliche Geschäftsbereiche mit der gleichen Steuernummer eine Zugriffsberechtigung hat. Kontrollieren Sie bei solchen Konstellationen das der Mitarbeiter der die MWST-Abrechnung erstellt genügend Rechte hat. Es wird kein Hinweis ausgegeben auf allfällig fehlende Zugriffsrechte. 2012er-Version Seite 18

20 FibuLight 5 5 FibuLight 5.1 Vorbereitungsarbeiten Checkliste vor Update Version auf Version 1. Sämtliche Schnittstellen sind zu verarbeiten. 2. Saldobilanz ausdrucken (Programm 31). 3. Kontoauszug für mindestens ein Konto aus Programm 22 Kontoauszüge drucken. 4. Falls Mandant MWST-pflichtig ist, provisorische MWST- Abrechnung inkl. Formular ausdrucken. 5.2 Nachbearbeitung Checkliste nach Update Version auf Version 1. Über Sie das Journal (Programm 15), den Kontoauszug (Programm 22) und die Bilanzen (Programm 31). 2. Vorgaben kontrollieren, allenfalls Vorgaben in den MWST- Programmen 532 und 533 neu erstellen. 3. Falls Mandant MWST-pflichtig ist, provisorische MWST- Abrechnung erstellen und Werte mit Auswertung vor Update vergleichen. Update auf V er-Version Seite 19

21 FibuLight Datenaustausch mit Treuhänder Wird die FibuLight V2012 eingesetzt, muss der Treuhänder die Finanzbuchhaltung V2012, V2011 oder V2010 einsetzen, damit der Datenaustausch zwischen FibuLight-Anwendern und Treuhändern via XML-Schnittstelle funktioniert. KOMPATIBILITÄT DES DATENTRANSFERS Von FibuLight in Finanzbuchhaltung Folgende Versionen sind zueinander kompatibel: Von Finanzbuchhaltung in FibuLight FibuLight Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung FibuLight V2012 V2012, V2011, V2010 V2012 V2012, V2011, V2010 V2011 V2012, V2011, V2010* V2011 V2011, V2010*, V2009 V2010* V2010, V2011, V2012 V2010 V2010*, V2009, V2008, V2007 Hinweis Ab Version 2010 arbeitet der Datenaustausch mit einem neuen Programm und neuem Schnittstellenformat. Wird die FibuLight V2012, V2011 oder V2010 eingesetzt, dann wird für den Datenaustausch die Finanzbuchhaltung V2012, V2011 oder V2010 benötigt (V2009 funktioniert nicht!). * Im Datenaustausch FibuLight V2010 in Fibu V2011 können keine langen Buchungstexte übertragen werden, da die langen Buchungstexte (> 30 Zeichen) erst ab V2011 unterstützt werden. Externe Erfassungen verbuchen Falls Sie externe Erfassungen in die FibuLight einlesen, so verwenden Sie dazu bitte das Programm 5531 IMPORT/EXPORT BUCHUNGEN ABACONNECT. Für Imports aus CCWinPay und Electronic Banking verwenden Sie bitte weiterhin das Programm 43 EXTERNE ERFASSUNGEN VERBUCHEN. Das Programm 43 steht dem Aba- WebTreuhand nicht zur Verfügung und bedingt eine Classic-Installation. Dieses Programm wird ab Version 2013 nicht mehr verfügbar sein. 2012er-Version Seite 20

22 Debitorenbuchhaltung 6 6 Debitorenbuchhaltung 6.1 Vorbereitungsarbeiten Checkliste vor Update Version auf Version 1. Die externen Schnittstellen müssen verarbeitet sein (Kunden, Belege und Zahlungen). Bitte Sie die Änderungsbeschreibung für allfällige Erweiterungen der Schnittstelle. Achtung Die Businessobject Schnittstellen müssen alle auf die Technologie der Abaconnect-Schnittstellen konvertiert werden. Ab der Version 2011 gibt es keine Businessobject-Schnittstellen mehr, die Kundenlizenzen werden automatisch angepasst. 2. Erstellen Sie eine aktuelle OP-Liste über das Programm 143 Offene Posten - Detailliste mit ausführlicher Rekapitulation nach Fibu-Konto. 3. Die pendenten Lastschriftverfahrensläufe, sprich LSV, DebitDirect oder Einzug Deutschland, müssen vor dem Update komplett verarbeitet werden. Erstellen Sie einen Lastschriftenlauf per aktuellem Datum und drucken Sie den Inhalt über das Programm D233 Belastungsläufe ausdrucken. Anschliessen kann der Lauf wieder gelöscht werden. 4. Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf. Drucken Sie die Mahnliste über das Programm 243 Mahnliste ausgeben aus. Bitte löschen Sie diesen Mahnlauf wieder. Hinweis Das alte Mahnformular im Format LC musste vor der V2009 manuell über den Programmpunkt 479 Formular Updates geupdatet werden. Diesen Programmpunkt gibt es ab Version 2011 nicht mehr, die Formulare müssen vor dem Update auf die neue Version konvertiert werden. Nach der Konvertierung muss das neue Formular über das Programm 453 Mahnformulare zuordnen ins Mahnwesen integriert werden. 5. Erstellen Sie von den wichtigsten Kunden einen Kontoauszug über das Programm 32 Kontoauszüge. 6. Drucken Sie eine aktuelle Jahresumsatzliste über das Programm 371 Umsatzliste aus. 2012er-Version Seite 21

23 Debitorenbuchhaltung 6 7. Automatische Umstellung auf IBAN-Nummern Die Einstellung zur automatischen Umstellung der IBAN- Nummern wurde aus dem Updateprogramm entfernt. Falls die Umstellung noch nicht erfolgte kann diese manuell über das Programm 411 Firmenstamm unter dem Menüpunkt Tools aufgerufen und durchgeführt werden. Empfehlenswert ist es, zuvor das aktuelle File von nachfolgendem Link herunter zu laden. Dieses File muss im Verzeichnis \abac\java\sic platziert werden. Dabei kann die vorhandene Datei überschrieben werden. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Kontonummern im Kunden-, Lieferanten- und Personalstamm automatisch angepasst werden. Sollte wider Erwarten eine IBAN-Nummer durch das SIC- Tool falsch berechnet werden, wird die nächste Zahlung von der Bank zurückgewiesen. Wenn nötig durchführen 8. Einsatz von ASCII-Schnittstellen Werden ASCII-Schnittstellen eingesetzt und nicht für den Update in XML-Schnittstellen umgewandelt, muss auf die Installationsart und den Anwenderzugriff geachtet werden. Die Debitoren-ASCII-Schnittstellen stehen noch nicht in einem ULC-Programm zur Verfügung. 9. Provisionsabrechnung Eine Provisionsabrechnung mit den Informationen der entsprechender Felder und der Rändergestaltung etc. sollte ausgedruckt und aufbewahrt werden. Das Abrechnungsformular kann nicht geupdatet werden und muss mit der Neuprogrammierung der Provisionsprogramme im FIRE neu gestaltet werden. 10. ASR-Check drucken Es wird empfohlen die pendenten ASR-Auszahlungsläufe vor dem update zu verarbeiten und ein Exemplar des Formulars für das Check drucken aufzubewahren. Nach dem Update müssen die Auszahlungsläufe überprüft und das Formular im neuen Formulardesigner FIRE neu definiert werden. 2012er-Version Seite 22

24 Debitorenbuchhaltung 6 Checkliste vor Update Debitoren Standalone Version auf Version 1. Alle Bewegungen müssen in den Programmen 19 Indirekte Verbuchung (Belege) und 29 Indirekte Verbuchung (Zahlungen) definitiv verarbeitet werden. vor V2010 Achtung Da die Debitoren keine Batchverbuchung kennen, müssen unbedingt alle Bewegungen verbucht werden! Wenn dies nicht erfolgt, kann das Update nicht ausgeführt werden. 2. Schliessen Sie so viele offene Jahre wie möglich ab. vor V2010 Hinweis Das System wird alle Buchungen in den offenen Jahren aufgrund der neuen Buchungsrichtlinien. 3. Vor dem Update müssen definitiv abgerechnete Mehrwertsteuerperioden ausgedruckt oder in elektronischer Form (z.b. PDF) abgespeichert und aufbewahrt werden. vor V Achtung 5. Nach dem Update können keine Kopien von Mehrwertsteuerperioden ausgegeben werden, die vor dem Update abgerechnet wurden. Hinweis Bei Mandanten mit einer Kreditorenbuchhaltung müssen die definitiv abgerechneten Mehrwertsteuerperioden synchron sein. 6. Wenn ebenfalls eine Kreditorenbuchhaltung geführt wird, müssen Sie die Geschäftsjahre über. In den Debitoren und den Kreditoren müssen die Geschäftsjahre synchron sein. vor V Nach dem Update werden die Geschäftsjahre in der Finanzbuchhaltung eröffnet. Diese Eröffnung findet mit dem Nachbearbeitungsprogramm statt. 8. Prüfen Sie, ob bereits ein Verzeichnis Fibu besteht. Wenn ja, müssen unbedingt die Dateien KOS????.* und HJO???? gelöscht werden. vor V2010 Achtung Ab der Version 2010 wird physisch ein ordentliches Fibu- Verzeichnis bei Standalone-Mandanten geführt. Wird der Mandant ab der V2010 geupdatet, darf auf keinen Fall etwas aus dem Fibu-Verzeichnis gelöscht werden. 2012er-Version Seite 23

25 Debitorenbuchhaltung Nachbearbeitung allgemein Checkliste nach Update Version auf Version 1. Verarbeiten Sie eine Schnittstelle. Kontrollieren Sie, ob die Daten korrekt eingelesen wurden. 2. Erstellen Sie eine aktuelle OP-Liste (Programm 143) mit der ausführlichen Rekapitulation nach Fibukonto. Vergleichen Sie die Totale und einige Konten (Stichproben) mit der OP-Liste, die vor dem Update erstellt wurde. 3. Ab der Version 2010 kann mit den neuen ESR- Verarbeitungsprozessen gearbeitet werden. Bei einem Mandantenupdate von der V2010 sollte einfach eine Verarbeitung geprüft werden. Achtung Bei einem Mandantenupdate von der Version 2009 muss berücksichtigt werden, dass die alten ESR- Verarbeitungsprogramme nicht mehr genutzt werden können. In der Änderungsbeschreibung der Version 2010 finden Sie alle nötigen Anhaltspunkte um die ESR-Verarbeitungsprozesse optimal den betrieblichen Bedürfnissen anzupassen sowie die Beschreibung der Programmkonfiguration. 4. Prüfen Sie mit einem Testlauf des Lastschriftverfahrens, ob die eingezogenen Belege dem entsprechen, was Sie vor dem Update eingezogen haben. 5. Erstellen Sie einen Mahnlauf. Drucken Sie die Mahnliste aus und vergleichen Sie diese mit der Liste, die Sie vor dem Update ausgedruckt haben. Diese Daten müssen übereinstimmen. 6. Erstellen Sie einen Kontoauszug für die Kunden, die Sie auch vor dem Update berücksichtigt haben. Vergleichen Sie die Listen mit den Listen vor dem Update. 7. Vergleichen Sie die aktuelle Umsatzliste mit der Ausgabe vor dem Update. 8. Über Sie die Vorgaben. Falls diese gelöscht wurden, müssen Sie diese neu definieren. 9. IBAN-Konvertierung Wenn die IBAN-Konvertierung noch nicht durchgeführt wurde muss diese manuell im Programm 411 Firmenstamm unter dem Menüpunkt Tools ausgeführt werden. Wenn nötig durchführen 10. Provisionierung Wenn nötig zu prü- 2012er-Version Seite 24

26 Debitorenbuchhaltung 6 Eine Kontrolle der bestehenden Abrechnungen, sowie die Erstellung eines Testlaufs im neuen Abrechnungsprogramm wird empfohlen. fen Das Formular für die Provisionsabrechnung, welche an Provisionsempfänger geht, muss neu definiert werden. Weitere Details können der aktuellen Änderungsbeschreibung entnommen werden. 11. Auszahlung Guthaben Eine Kontrolle der bestehenden Auszahlungsläufe, sowie die Erstellung eines Testlaufs in den neuen Programmen wird empfohlen. Wenn nötig zu Das Formular für den Druck von ASR-Checks, welche an Begünstigten gesandt wird, muss neu definiert werden. Weitere Details können der aktuellen Änderungsbeschreibung entnommen werden. Checkliste nach Update Debitoren Standalone Version auf Version 1. Bevor Sie in den Debitoren weiter arbeiten können, müssen Sie das Programm 6919 Nachbearbeitung Standalone ausführen. vor V2010 Hinweis 2. Das Nachbearbeitungsprogramm erstellt die Geschäftsjahre in der Fibu und verbucht alle Bewegungen der offenen Geschäftsjahre in die Fibu. 3. Prüfen Sie, ob die Einstellungen der Konten korrekt sind. Ab sofort werden die gleichen Prüfungen durchgeführt, wie wenn eine Finanzbuchhaltung direkt geführt wird. Bei den Einstellungen muss vor allem die Kontokategorie der MWST geprüft werden vor V er-Version Seite 25

27 Kreditorenbuchhaltung 7 7 Kreditorenbuchhaltung 7.1 Vorbereitungsarbeiten allgemein Checkliste vor Update Version auf Version 1. Die externen Schnittstellen müssen verarbeitet sein (Lieferanten und Belege). Bitte Sie die Änderungsbeschreibung für allfällige Erweiterungen der Schnittstelle (z.b. neues Feld für Projekte). 2. Erstellen Sie eine Disposition. Drucken Sie die Überweisungsliste aus. Löschen Sie die Zahlungsdisposition wieder. 3. Erstellen Sie eine aktuelle OP-Liste (mit der Rekapitulation nach Fibu-Konto). 4. Erstellen Sie von den wichtigsten Lieferanten einen Kontoauszug. 5. Automatische Umstellung auf IBAN-Nummern Beim Update ist der Switch "Kontonummern auf IBAN konvertieren" standardmässig aktiviert. Wir empfehlen Ihnen, dies so zu belassen. Damit das Update aber sicher reibungslos verläuft empfehlen wir Ihnen, vor der Ausführung des Updates das aktuelle JAR-File von der SIC AG herunterzuladen: Wenn nötig durchführen Dieses File muss im Verzeichnis \abac\java\sic platziert werden. Dabei kann die vorhandene Datei überschrieben werden. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Kontonummern im Kunden-, Lieferanten- und Personalstamm automatisch angepasst werden. Sollte wider Erwarten eine IBAN-Nummer durch das SIC-Tool falsch berechnet werden, wird die nächste Zahlung von der Bank zurückgewiesen. 2012er-Version Seite 26

28 Kreditorenbuchhaltung 7 Checkliste vor Update Kreditoren Standalone Version auf Version 1. Bitte verbuchen Sie möglichst alle Bewegungen. Nicht visierte Belege müssen nicht verbucht werden. Hinweis Im Nachbearbeitungsprogramm werden alle unverbuchten Belege und Zahlungen mit der Verbuchungsart "Batch" gekennzeichnet. Dies erlaubt es, die Bewegungen auch später noch zu verbuchen. 2. Schliessen Sie so viele Jahre wie möglich ab. 3. Prüfen Sie, ob Sie von allen definitiven MWST-Abrechnungen der letzten 5 Jahre eine Kopie ausgedruckt haben oder auf eine solche in elektronischer Form (z.b. PDF) zugreifen können. Achtung Nach dem Update können Sie nur noch MWST-Abrechnungen der offenen Geschäftsjahre erstellen. 4. Wenn ebenfalls eine Debitorenbuchhaltung geführt wird, müssen Sie die Geschäftsjahre über. In den Debitoren und den Kreditoren müssen die Geschäftsjahre synchron sein. Hinweis Nach dem Update werden die Geschäftsjahre in der Finanzbuchhaltung eröffnet. Diese Eröffnung findet mit dem Nachbearbeitungsprogramm statt. 5. Prüfen Sie, wenn ebenfalls eine Debitorenbuchhaltung geführt wird, ob alle MWST-Abrechnungen bis zur gleichen Periode definitiv erstellt wurden. 6. Erstellen Sie eine Liste der unverbuchten Belege/Zahlungen. 7. Prüfen Sie, ob bereits ein Verzeichnis Fibu besteht. Wenn ja, müssen unbedingt die Dateien KOS????.* und HJO???? gelöscht werden. 2012er-Version Seite 27

29 Kreditorenbuchhaltung Nachbearbeitung Checkliste nach Update Version auf Version 1. Die Firmenzahlstellenpriorisierung ist neu. Deshalb müssen Sie im Programm 231 Vorschlag erstellen, ob alle benötigten Firmenzahlstellen bei den gewünschten Währungen zugeordnet wurden. 2. Wenn Sie mit der Option "Check" arbeiten, müssen alle Checkformulare neu gestaltet werden. 3. Prüfen Sie die Einstellungen der Fibu-Konten gemäss Änderungsbeschreibung. 4. Verarbeiten Sie eine Schnittstelle und Sie, ob die Daten korrekt eingelesen wurden. 5. Erstellen Sie einen Überweisungsvorschlag. Drucken Sie die Überweisungsliste aus. Vergleichen Sie diese Liste mit jener, die Sie vor dem Update ausgedruckt haben. Die Listen müssen identisch sein. 6. Erstellen Sie eine aktuelle OP-Liste. Vergleichen Sie diese Liste mit der vor dem Update erstellten. 7. Erstellen Sie von den wichtigsten Lieferanten einen Kontoauszug (es müssen die gleichen Lieferanten sein wie vor dem Update). Vergleichen Sie diese Liste mit der, die Sie vor dem Update ausgedruckt haben. Die Listen müssen identisch sein. 8. Bitte über Sie den Zugriff auf den Menüpunkt 557 Schnittstelle GDPdU. Dieser Menüpunkt darf nur für bestimmte Benutzer offen sein. Lesen Sie dazu auch den Abschnitt der Finanzbuchhaltung. 9. Prüfen Sie bei Mandanten ohne Fibu, ob im Programm 425 Kontenstamm durch das Update die wichtigsten Konten eröffnet wurden. Bei Updates vor V2009 Bei Updates vor V2008 Bei Updates vor V2008 Bei Updates vor V Wird mit der Visumskontrolle gearbeitet, muss nach dem Update pro Verantwortlicher definiert werden, ob das Visieren im Programm 11 Fakturen erfassen/korrigieren erlaubt ist. Diese Einstellung wird im Programm 4172 Visumsstruktur definieren eingestellt. 11. IBAN-Konvertierung Falls beim Update die Kontonummern auf IBAN umgestellt wurden, ist der Kunde darauf hinzuweisen, dass die Kontonummern der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter umgestellt wurden. Bei Updates vor V2008 Wenn nötig durchführen 2012er-Version Seite 28

30 Kreditorenbuchhaltung Wenn Sie mit Lieferantenschnittstellen arbeiten, müssen Sie beachten, dass diese Schnittstellenfiles nicht mehr im Programm 551 ASCII-Beleg-Schnittstelle eingelesen werden können. Durch die Umstellung der Adresse können diese Schnittstellenfiles nur noch im Programm 625 oder Programm 555 AbaConnect eingelesen werden. Die Schnittstellenfiles müssen nicht angepasst werden! 13. Prüfen Sie die Barcode-Einstellungen im Programm 11, wenn Sie Barcodes ausdrucken. 14. Prüfen Sie den Zugriff auf die Programme 558 Buchungen exportieren und 6918 Stammdaten Finanzbuchhaltung. Hier handelt es sich um Programme der Finanzbuchhaltung. Diese werden nur bei Standalone-Installationen benötigt. Bei Updates vor V2009 Bei Updates vor V er-Version Seite 29

31 Kreditorenbuchhaltung 7 Checkliste nach Update Kreditoren Standalone Version auf Version 1. Führen Sie das Programm 6919 Nachbearbeitung Standalone aus. Hinweis Das Nachbearbeitungsprogramm erstellt die Geschäftsjahre in der Fibu und verbucht alle Bewegungen der offenen Geschäftsjahre in die Fibu. 2. Erstellen Sie eine Liste der unverbuchten Belege im Programm 16 und eine Liste der unverbuchten Zahlungen im Programm 26. Vergleichen Sie diese mit der Liste vor dem Update. 3. Wir empfehlen Ihnen, die Verdichtung für die Verbuchung aufzuheben und nur noch unverdichtet zu verbuchen. Hinweis Wenn Sie nicht unverdichtet verbuchen, müssen Sie vor dem Export der Buchungen die Periode für neue Buchungen sperren. Wenn Sie dies nicht machen kann es sein, dass trotzdem keine neuen Belege mehr in diese Periode gebucht werden können, weil das Programm versucht auf eine exportierte Buchung zu verdichten. 4. Prüfen Sie, ob die Einstellungen der Konten korrekt sind. Ab sofort werden die gleichen Prüfungen durchgeführt wie wenn eine Finanzbuchhaltung direkt geführt wird. Bei den Einstellungen muss vor allem die Kontokategorie der MWST geprüft werden Hinweis Bitte beachten Sie bei Mandanten ohne Finanzbuchhaltung, dass für diese Konten geführt werden müssen. Lesen Sie dazu in der Änderungsdokumentation den entsprechenden Abschnitt. Ebenfalls zu beachten gilt es, dass für die Kundenerfassung keine Muss-Register mehr definiert werden können. 2012er-Version Seite 30

32 Electronic Banking 8 8 Electronic Banking 8.1 Vorbereitungsarbeiten Checkliste vor Update Version auf Version 1. Sämtliche pendente Aufträge müssen erledigt werden, sei es durch Exportieren oder Übermitteln an ein Finanzinstitut. Es dürfen keine offene oder pendente Aufträge vor dem Update vorhanden sein. 2. Verbuchungen in die Applikationen "Finanzbuchhaltung" und "FibuLight" müssen abgeschlossen sein. Im Programm 111 sicherstellen, dass alle Zahlungen korrekt kontiert sind. Im Programm 194 sicherstellen, dass alle Belege korrekt verbucht wurden. 3. Dateien in den Verzeichnissen \abac\kd\nr????\epay\infiles\new und \abac\kd\nr????\epay\outfiles\new löschen. Bei der Kommunikation mit den Instituten kann es vorkommen, dass sich hier Dateien ansammeln, die nicht mehr benötigt werden. Die Version 2010 benötigt diese Daten nicht mehr und ein Löschen verhindert irgendwelche Folgefehler. 4. Alle ESR Verarbeitungen müssen abgeschlossen sein. 5. Der zentrale Bankenstamm (Tabelle ZBA) unterliegt einem komplexen Updateverfahren und kann deshalb nicht automatisch von ABACUS aktualisiert werden. Der aktuelle Bankenstamm kann vom Internet unter heruntergeladen werden. Die Datei kann anschliessend entzippt und im Programm 413 via dem "Import"-Icon eingelesen werden. Der Bankenstamm wird somit auf den neusten Stand gebracht. Hinweis Das Update des Bankenstamms ist nicht zwingend. Wir empfehlen Ihnen aber das Update mindestens quartalsweise durchzuführen. 6. Bank2IBAN-Konvertierung Wird in der Version 2012 nicht mehr beim Update erzwungen, kann aber in der jeweiligen Applikation manuell aufgerufen werden. Hinfällig 2012er-Version Seite 31

33 Electronic Banking Nachbearbeitung Checkliste nach Update Version auf Version 7. Kommunikation Im neuen Programm 511 müssen nach dem Update die Kommunikationseinstellungen überprüft werden. Als Erstes wird über das Menü "Extras - Einstellungen" geprüft, ob der Server korrekt übernommen wurde. Der Eintrag kann bearbeitet oder falls notwendig, z.b. bei einem neuen Server, neu erstellt werden. Wird ein Proxy verwendet, ist zu, dass dieser korrekt eingetragen ist. Stimmt der Server, muss jetzt geprüft werden, ob der Fingerprint korrekt ist. Dazu auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klicken. Es erscheint nachfolgende Maske: 2012er-Version Seite 32

34 Electronic Banking 8 Mittels der Schaltfläche "Fingerprint über" kann ermittelt werden, ob der Fingerprint noch gültig ist. Wird dies mit OK bestätigt, kann mit den weiteren Schritten fortgefahren werden. Erscheint jedoch folgende Meldung, muss ein neuer Fingerprint generiert werden, da sonst die Kommunikation nicht funktioniert. Das Einrichten eines neuen Fingerprint ist im KB-1831 dokumentiert oder aber in der Online-Hilfe zu finden. 2012er-Version Seite 33

35 Electronic Banking 8 Sind die Grundeinstellungen korrekt, sollten die Bankverträge geprüft werden. Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Institut wird das Detailfenster aufgerufen. Hier sollte vor allem kontrolliert werden, ob der Kommunikationsserver und ggf. Proxy korrekt eingetragen ist. Der Status sollte bei einem normal funktionierendem Vertrag auf "In Betrieb" sein. Als Letztes gilt es die Kontozuweisungen zu und sicherzustellen, dass die Konti dem richtigen Institut zugewiesen sind. 2012er-Version Seite 34

36 Electronic Banking 8 8. Regeln Kontosplitting Programm 212 Die Definition der Kontosplitting-Regeln ist im Programm 212 angesiedelt. Das Programm sollte kurz gestartet und die Regeln kontrolliert werden. Weist ein Eintrag beim Status ein rotes Symbol auf, fehlt die Definition. Hier kann der Mandant nun definiert und mit einem Doppelklick auf das Feld "Fzst. Nr" der Definitionsdialog aufgerufen und die Regel entsprechend angepasst oder fertig definiert werden. 2012er-Version Seite 35

37 Electronic Banking 8 9. Regeln ESR - Verarbeitung Programm 222 Hinweis Die Regeln für das Aufbereiten der ESR Daten sind ab der Version 2010 neu mandantenübergreifend. Zudem erfolgt das Verteilen der Daten für die Debitoren nicht mehr per Datei, sondern die Informationen werden direkt in die Datenbank geschrieben. In jedem Mandant sollten im Programm 222 die gleichen Regeln angezeigt werden. Kontrollieren Sie die Einträge. Wenn die Daten für einen ABA- CUS Debitoren-Mandant bestimmt sind, den Mandanten angeben und im Feld "Applikation" auf "Debitoren" wechseln. Für Kunden welche AbaWorX einsetzen ist zu beachten, dass im Feld Applikation "Electronic Banking" ausgewählt und bei der Fzst. Nr. die entsprechende Firmenzahlstelle angegeben wird. Sind die Regeln korrekt definiert, sieht man nach dem Abholen 2012er-Version Seite 36

38 Electronic Banking 8 beim Finanzinstitut im EB Prg. 221, welche Daten für das Aba WorX zur Verfügung stehen. Eine Übersicht der Daten welche im AbaWorX verarbeitet wurden findet man ebenfalls im EB Prg Dafür im Drop-Down Menu den Eintrag "in AbaWorx verarbeitet auswählen. EXPORT von ESR Daten Sollte es nach wie vor notwendig sein, Exportregeln für Drittapplikationen zu definieren, kann per Doppelklick ins Feld "Export Definition" der folgende Dialog aufgerufen werden. 2012er-Version Seite 37

39 Electronic Banking 8 Einzelheiten zu den Einstellungsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte dem EB Handbuch. Neu ist der Flag "Kopie auf Client speichern". Diese Einstellung erlaubt es im Treuhandmodel die Daten lokal auf dem Client zu speichern. Falls der Kunde die Daten für eine Drittapplikation exportiert und dabei mit der Datumsvariablen <DATE:yymmtt> arbeitet, ist Folgendes zu beachten: Die Eingabe des Datums erfolg neu ohne DATE Für die Angabe des Datums gelten unter JAVA neu die Zeichen o yy Jahr, 2 Stellen o yyyy Jahr, 4 Stellen o MM Monat, 2 Stellen o dd Tag, 2 Stellen o HH Stunden, 2 Stellen o mm Minuten, 2 Stellen o ss Sekunden, 2 Stellen Beachten Sie die Gross- und Kleinschreibung. Diese muss so wie oben angegeben eingehalten werden. Beispiele: Bisher: Test_<DATE:yymmdd>.V11 Neu Test_yyMMdd.V11 Im Zuge der technologischen Neuerungen und der Umsetzung von ULC mussten die Exportmöglichkeiten eingeschränkt werden. Bei der Auswahl des Exportzieles stehen Ihnen grundsätzlich das Userverzeichnis und das \abac\out zur Verfügung. Wir empfehlen, im \abac\out ein eigenes, weiteres Verzeichnis zu erstellen und die Daten dahin zu exportieren, bevor diese dann für die Drittapplikation bereitgestellt oder von der Drittapplikation abgeholt werden. 10. Falls Sie mit der elektronischen Unterschrift arbeiten, kontrollieren Sie im Programm 421, ob alle Unterschriftenregeln noch vorhanden sind. 2012er-Version Seite 38

40 Human Resources / Lohnbuchhaltung 9 9 Human Resources / Lohnbuchhaltung 9.1 Checkliste vor dem Update Checkliste vor Update Version auf Version 1. Fibu-Verbuchung erstellt Je nach Fibu-Verbuchungsvariante müssen bei allen Lohnperioden, bei denen die Periode definitiv verbucht wurde (Programm 18), die Fibu-Verbuchungsprogramme durchgeführt werden (Programme 191 und 194). Bei Updates von V2009 Ist dies bei allen Mandanten, welche geupdatet werden sollen, der Fall, kann das Update gestartet werden. Falls nicht, muss das folgende Kapitel gelesen werden (Kapitel Voraussetzung für das Update auf die Version 2012). 2. Budget nicht updatebar Die Budgetierung wurde auf Version 2012 vollständig neu konzipiert. Die alte Budgetierung steht nach dem Update nicht mehr zur Verfügung. 3. Ausländer-Code auf ech-0006 aktualisiert Beim Update auf die Version 2012 werden die Ausländercodes bei Mandanten mit Abrechnungsland Schweiz automatisch auf den Standard ech0006 aktualisiert. Achtung: Der Update orientiert sich an den ABACUS- Definitionen. Wer eigene Codierungen erschaffen hat, muss diese vor oder nach dem Update auf den Mitarbeitern auf allen Zeitachsen anpassen. Weitere Infos zum Update im KB-1850 QST VD. 4. Überblick über Nacharbeiten Lesen Sie vor dem Update das Kapitel "Checkliste nach Update". Planen Sie entsprechend Zeit für die Nachbearbeitung ein. 5. Zeitpunkt Der Zeitpunkt des Updates in der Lohnbuchhaltung sollte nicht direkt vor dem Erstellen der Löhne erfolgen. Sollten Updateprobleme entstehen, gerät man sonst unter Zeitdruck. 2012er-Version Seite 39

41 Human Resources / Lohnbuchhaltung Update durchführen Voraussetzung für das Update auf die Version 2012 Hinweis Untenstehende Ausführungen gelten nur, wenn der Update direkt von der Version 2009 gemacht wird. Wird der Update von der Version 2010 oder V2011 gemacht, sind untenstehende Ausführungen nicht relevant: Für Lohnperioden, welche definitiv verarbeitet wurden (Programm 18), müssen grundsätzlich auch die Programme 191 und 194 durchgeführt werden. Die Fibu-Verbuchung sollte also komplett durchgeführt sein. Abgeschlossene Jahre sind von dieser Regelung ausgenommen. Der Grund dafür ist, dass der Fibu-Buchungsbeleg ab der Version 2010 vor der definitiven Verarbeitung, nämlich gleich wie die Kostenstellenverteilung, im Programm 17 aufbereitet wird. Beachten Sie diesen Punkt, sonst wird das Update mit folgender Fehlermeldung stehen bleiben: Konkreter Entscheid für das Update Fall 1: Der Mandant wird direkt in die ABACUS Finanzbuchhaltung verbucht. Regel: Alle Perioden, welche definitiv verarbeitet sind (Programm 18), müssen in die Fibu verbucht worden sein (Programme 191 und 194). Ist dies nicht der Fall, bleibt das Update stehen. In den Programmen 191 und 194 darf keine Periode ausgewählt werden können. Bei stornierten Perioden müssen in jedem Fall auch die Gegenbuchungen übertragen werden. Fall 2: Es wird via "ABACUS ASCII-Format" oder "ASCII-Format Extern" verbucht. Regel: Alle Perioden, welche definitiv verarbeitet sind (Programm 18), müssen für die Fibu aufbereitet werden (Programm 191). Wird dies nicht gemacht, bleibt das Update stehen. Wir empfehlen aber unbedingt, nach der Ausführung des Programms 191 direkt auch das Programm 194 durchzuführen. Fall 3: Die Einstellung ist zwar ABACUS ASCII-Format" oder ASCII-Format Extern", aber eigentlich soll gar nie ein Fibu-Beleg aufbereitet oder verbucht werden. Regel: Das Update kann ohne Aufbereitung der Buchungen (Programm 191) gestartet werden. In den Update-Einstellungen des Mandanten ist folgender Switch zu aktivieren: 2012er-Version Seite 40