Zahnmedizinische Kliniken (ZMK Bern)

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1 Zahnmedizinische Kliniken (ZMK Bern) Internes Kontrollsystem (IKS) Benutzerhandbuch Nummer der Institution: bis Version: 1.0 Dokumentverantwortung: M. Walther und M.-T. Sommerhalder

2 Internes Kontrollsystem (IKS) - Einleitung Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Vorgaben und Zweck Vorgaben Universitätsleitung Vorgaben Institution Zweck des IKS Zweck IKS U Zweck IKS I Kontrollumfeld Kontrollumfeld IKS U Kontrollumfeld IKS I Integrität und ethisches Verhalten Sicherung der fachlichen und persönlichen Kompetenz Regelung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Organisationsstruktur Risikobeurteilung Risikobeurteilung IKS U Risikobeurteilung IKS I Kontrolltätigkeiten Kontrolltätigkeiten IKS U Kontrolltätigkeiten IKS I Information und Kommunikation Information und Kommunikation IKS U Information und Kommunikation IKS I Verantwortlichkeiten für das IKS I Überprüfung Verantwortung Inkraftsetzung Anhänge und Beilagen Dokument-Protokoll Aus Gründen der Lesbarkeit wird im IKS-Konzept darauf verzicht, systematisch die weibliche und männliche Form zu verwenden. Die genannten Formen gelten für beide Geschlechter. iks_zmk bern V1.doc Seite 2

3 Internes Kontrollsystem (IKS) - Einleitung 1 Einleitung 1.1 Vorgaben und Zweck Vorgaben Universitätsleitung Die Universitätsleitung hat am das Grundlagendokument IKS U 1 genehmigt. Als wichtiges und zentrales Führungsinstrument berücksichtigt es die wesentlichen Risiken der IKS-relevanten Prozesse, gibt es die Kontrollen vor, die betrieben werden müssen, um die Anforderungen des IKS sicherzustellen, benennt es die Massnahmen, damit Risiken auf ein tragbares Niveau reduziert werden. Ein Prozess ist dann IKS-relevant, wenn er einen direkten, unmittelbaren Einfluss hat auf die finanziellen Werteflüsse und die finanzielle Berichterstattung. Im Weiteren stellt die Universitätsleitung folgende Ansprüche an das IKS: Effizienz: Konkrete Kosten-Nutzen-Überlegungen fliessen in die Ausgestaltung des IKS ein. Es wird konsequent an die Risikostruktur der Organisationseinheit der Universität angepasst. Wirksamkeit und Qualität: Das IKS ist wirksam, wenn die vorgegebenen Kontrollen verlässlich durchgeführt und überwacht werden. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Eine angemessene Dokumentation stellt sicher, dass die Durchführung der Kontrollen nachvollziehbar ist Vorgaben Institution Das vorliegende IKS (IKS I) der ZMK Bern zeigt, wie die Vorgaben der Universitätsleitung auf die Struktur der Institution angepasst wurden. Es legt die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf das IKS schriftlich fest. Es wird periodisch an die sich verändernde personelle und strukturelle Situation der ZMK Bern angepasst. 1.2 Zweck des IKS Aufgrund der Grösse und der Komplexität, dem heterogenen Umfeld in Lehre, Forschung und Dienstleistung sowie der erheblichen Anzahl an Mitarbeitenden, die für die Rechnungsführung und die Personaladministration zuständig sind, ist die Universität spezifischen finanziellen Risiken ausgesetzt. Beim IKS handelt es sich um die Gesamtheit aller von den Leitungsorganen angefangen bei der Universitätsleitung endend bei den Vorgesetzten angeordneten Prozesse, Methoden und Massnahmen, die dazu dienen das Vermögen des Kantons und der Universität zu schützen, 1 Internes Kontrollsystem (IKS U) Universität, , Version 1.0, Genehmigung UL: bzw <Link auf IKS> iks_zmk bern V1.doc Seite 3

4 Internes Kontrollsystem (IKS) - Einleitung eine ordnungsgemässe Rechnungslegung zu gewährleisten, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu sichern. Die Massnahmen der internen Kontrolle sind in die Betriebsabläufe integriert. Sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sind dem Arbeitsprozess integriert und unmittelbar vor- oder nachgelagert. Die dazu eingesetzten Kontrollen können aufgegliedert werden in organisatorische Massnahmen, Anwendung technischer Hilfsmittel oder Überwachung durch Vorgesetzte und Beauftragte. Das IKS der Universität wird auf allen Stufen betrieben und bedingt ein hohes Mass an Eigenverantwortung der Mitarbeitenden Zweck IKS U Aufgrund der Risikobeurteilung definiert das IKS U die durchzuführenden Kontrollmassnahmen aus Sicht der Universitätsleitung in einer einheitlichen und verbindlichen Form. Dadurch wird sichergestellt, dass sie die Verantwortung für die interne Kontrolle universitätsweit übernehmen kann Zweck IKS I Das IKS der ZMK Bern Legt Grundlagen in Bezug auf das Kontrollumfeld (Kapitel 2.2) der ZMK Bern fest, Benennt spezifische Risiken bei den IKS-relevanten Prozessen der ZMK Bern (Kapitel 3.2) und legt Massnahmen fest, damit diese auf ein tragbares Niveau reduziert werden, Definiert die Durchführung der Kontrollen der IKS-relevanten Prozesse der ZMK Bern, nachfolgend Schlüsselkontrollen genannt und legt fest, wie die durchgeführten Kontrollen in angemessener und nachvollziehbarer Form (Kapitel 4.2) dokumentiert werden, Bestimmt den Informations- und Kommunikationsfluss innerhalb der ZMK Bern (Kapitel 5.2). iks_zmk bern V1.doc Seite 4

5 Internes Kontrollsystem (IKS) - Kontrollumfeld 2 Kontrollumfeld Ein funktionierendes Kontrollumfeld ist Voraussetzung für ein wirksames IKS. Der Bedarf nach zusätzlichen Kontrollen hängt in erheblichem Masse vom Umfeld ab. Das Kontrollumfeld umfasst die Aspekte Integrität und ethisches Verhalten, Sicherung der fachlichen und persönlichen Kompetenz, Regelung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten und die Organisationsstruktur. 2.1 Kontrollumfeld IKS U Im IKS U ist das Kontrollumfeld aus der übergeordneten Optik der Universitätsleitung festgehalten. Es basiert auf Leitbildern, gesetzlichen Grundlagen, Geschäftsordnungen und Reglementen. 2.2 Kontrollumfeld IKS I Integrität und ethisches Verhalten Die Integrität und das ethische Verhalten der Mitarbeitenden beeinflussen die Wirksamkeit des IKS. Dabei kommt der Vorbildfunktion der Führungsverantwortlichen eine besondere Bedeutung zu. Die Führungsverantwortlichen prägen durch bewusstes Vorleben und mündliche Kommunikation massgeblich die Integrität und das ethische Verhalten der Mitarbeitenden Sicherung der fachlichen und persönlichen Kompetenz Lehre (Aus-, Weiter- und Fortbildung), Forschung und Dienstleistung sind die Kernaufgaben der ZMK Bern. Für die Sicherung der akademischen Kompetenz bestehen strenge Evaluations- und Selektionsverfahren der Universität Bern. Die Sicherung der fachlichen und persönlichen Kompetenz beim administrativen und technischen Personal erfordert nicht nur die Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender, sondern auch deren kontinuierliche Aus- und Weiterbildung. Dies bedingt, dass für die einzelnen Stellen die erforderlichen Qualifikationen definiert, kommuniziert und regelmässig überprüft werden. Dabei sind folgende Vorgaben massgebend: Regelung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Ein wichtiges Element des Kontrollumfelds ist die klare Regelung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten an den ZMK Bern. Dies wird mittels Stellenbeschreibungen und klaren Anforderungsund Entscheidungswegen sichergestellt. Die Aufgaben und Zuständigkeiten der ZMK Bern ergeben sich aus dem Organisationsreglement der ZMK Bern Liste der Unterschriftsberechtigten der ZMK Bern (wird klinikweise geführt) Verzeichnis der Drittkredite (wird klinikweise geführt) Verzeichnis der Geldkonti (wird klinikweise geführt) iks_zmk bern V1.doc Seite 5

6 Internes Kontrollsystem (IKS) - Kontrollumfeld Organisationsstruktur Das aktuelle Organigramm befindet sich unter Struktur, Organisation und übergeordnete Zuständigkeiten werden im Organisationsreglement der ZMK Bern geregelt. iks_zmk bern V1.doc Seite 6

7 Internes Kontrollsystem (IKS) - Risikobeurteilung 3 Risikobeurteilung 3.1 Risikobeurteilung IKS U Im IKS U wird die Risikobeurteilung im Bereich des Finanz- und Personalwesen aus der Sicht der Universität vorgenommen. Diese wird im Auftrag der Universitätsleitung periodisch von der Verwaltungsdirektion überprüft. Aufgrund der Risikobeurteilung des IKS U sind im Bereich des Finanz- und Rechnungswesen folgende Prozesse IKS-relevant: Beschaffung Abrechnung Kreditoren Jahresabschluss Leistungserbringung Drittmittelreporting Debitoren Geschäftsbericht Die Prozesse sind unter oder <Link QSE> verfügbar. Aufgrund der Risikobeurteilung des IKS U sind im Bereich des Personalwesens folgende Prozesse IKS-relevant: Personalgewinnung Gehalt- und Personaladministration Arbeitsbewilligung beantragen Arbeitszeitmanagement Die Prozesse sind unter oder <Link QSE> verfügbar. 3.2 Risikobeurteilung IKS I Allfällige Abweichungen zu den Standardprozessen der Verwaltungsdirektion sind im Anhang des IKS I dokumentiert und werden durch die geschäftsführende Direktion periodisch überprüft. Die Prozessbeschreibungen sind wie folgt für die Mitarbeitenden zugänglich: Sofern sich aus den Abweichungen zu den Standardprozessen weitergehende Risiken ergeben, nimmt die geschäftsführende Direktion eine periodische Risikobeurteilung vor. Sie legt im Anhang Massnahmen schriftlich fest, damit diese auf ein tragbares Niveau reduziert werden können. iks_zmk bern V1.doc Seite 7

8 Internes Kontrollsystem (IKS) - Kontrolltätigkeiten 4 Kontrolltätigkeiten 4.1 Kontrolltätigkeiten IKS U Basierend auf der Risikobeurteilung wurden die vorhandenen Kontrolltätigkeiten identifiziert und die Verantwortlichkeiten festgelegt. Diese Kontrollen, sog. Schlüsselkontrollen, stellen sicher, dass die IKS-relevanten-Prozesse gemäss den Vorgaben ablaufen. Die gemäss IKS U von den Institutionen durchzuführenden Schlüsselkontrollen sind mit Referenz in den Prozessbeschreibungen der IKS-relevanten-Prozesse aufgeführt. 4.2 Kontrolltätigkeiten IKS I Art, Umfang und Dokumentation der von den ZMK Bern durchgeführten Kontrollen sind im Anhang festgelegt. iks_zmk bern V1.doc Seite 8

9 Internes Kontrollsystem (IKS) - Information und Kommunikation 5 Information und Kommunikation 5.1 Information und Kommunikation IKS U Zur Sicherstellung der Wirksamkeit des IKS wird jährlich eine Selbsteinschätzung bei den Institutionen durchgeführt. Die Institutionen informieren in einem standardisierten Report über Vorkommnisse und beschlossene eingeleitete Massnahmen. Die Finanzabteilung stellt die Ergebnisse in einem Bericht zuhanden der Universitätsleitung zusammen. Damit die dezentralen Institutionen ihre Kontrollfunktionen wahrnehmen können, werden ihnen von zentralen Abteilungen der Verwaltungsdirektion (Finanzabteilung und Personal) monatlich die nötigen Informationen und Auswertungen bezüglich Reporting zugestellt. Zudem haben die von den geschäftsleitenden Direktoren berechtigten Personen Einblick auf das tagesaktuelle Finanzreporting. Mit Hilfe dieser Instrumente kann die ordnungsgemässe Rechnungslegung gewährleistet werden. Im Rahmen des gesamtstaatlichen Prozesses werden die Termine für den Jahresabschluss durch den Kanton festgelegt. Diese sind für die Universität verbindlich. Die zentralen Abteilungen der Verwaltungsdirektion (Finanzabteilung und Personal) teilen den Institutionen jeweils im November die einzuhaltenden Jahresabschlusstermine mit. Für die Drittmittel gelten die Terminvorgaben der Geldgeber. Für die Auskunftserteilung gegen aussen ist die Abteilung Kommunikation des Rektorats zuständig. 5.2 Information und Kommunikation IKS I In einem von der Universitätsleitung vorgegebenen standardisierten Report werden die Vorkommnisse an den ZMK Bern und die von der geschäftsführenden Direktion beschlossenen eingeleiteten Massnahmen jeweils gemäss den Terminvorgaben bei der Universitätsleitung eingegeben. Stellt die geschäftsführende Direktion ein Fehlverhalten (bspw. Veruntreuung, Unterschlagung, Bereicherung, etc.) eines mit dem Finanzhaushalt betrauten Mitarbeitenden fest, so informiert sie unverzüglich den Rechtsdienst der Universitätsleitung. Der Rechtsdienst stellt die Kommunikation zur Finanzabteilung sicher. Stellt die geschäftsführende Direktion aufgrund einer Risikoanalyse fest, dass ein erheblicher finanzieller Schaden unabwendbar ist, so informiert sie unverzüglich den Verwaltungsdirektor und leitet Massnahmen zur Schadensbegrenzung ein. Für die Auskunftserteilung gegen aussen ist die Abteilung Kommunikation des Rektorats zuständig. iks_zmk bern V1.doc Seite 9

10 Internes Kontrollsystem (IKS) - Verantwortlichkeiten für das IKS I 6 Verantwortlichkeiten für das IKS I 6.1 Überprüfung Die Finanzkontrolle überprüft nachgelagert das IKS der ZMK Bern und das IKS U. 6.2 Verantwortung Die geschäftsführende Direktion sorgt dafür, dass für die ZMK Bern ein IKS eingerichtet ist und stellt mit den notwendigen organisatorischen Massnahmen sicher, dass dieses wirksam betrieben wird. Für jeden IKS-relevanten Prozess ist ein Prozessverantwortlicher definiert. Die aktuelle Liste der Prozessverantwortlichen befindet sich im Anhang. Der Prozessverantwortliche meldet Vorkommnisse schriftlich der geschäftsführenden Direktion. 6.3 Inkraftsetzung Das IKS I tritt am in Kraft. Es wurde vom Direktionsausschuss der ZMK Bern am genehmigt. Bern, Der geschäftsführende Direktor: Prof. Dr. D. Buser Prof. Dr. A. Lussi Klinik für Zahnerhaltung, Präventiv- Und Kinderzahnmedizin Prof. Dr. Ch. Katsaros Klinik für Kieferorthopädie Prof. R. Mericske-Stern Klinik für Zahnärztliche Prothetik Prof. Dr. A. Sculean Klinik für Parodontologie Prof. Dr. U. Brägger Abteilung für Kronen- und Brückenprothetik iks_zmk bern V1.doc Seite 10

11 Internes Kontrollsystem (IKS) - Anhänge und Beilagen 7 Anhänge und Beilagen Prozesskontrollen Personal ZMK Bern Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Direktion Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Klinik für Oralchirurgie Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Klinik für Parodontologie Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Abteilung für Kronen- und Brückenprothetik Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Klinik für Zahnärztliche Prothetik Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Klinik für Kieferorthopädie Prozesskontrollen Finanzen ZMK Bern Klinik für Zahnerhaltung Organisationsreglement der ZMK Bern Liste der Unterschriftsberechtigten Direktion Liste der Unterschriftsberechtigten Klinik für Oralchirurgie Liste der Unterschriftsberechtigten Klinik für Parodontologie Liste der Unterschriftsberechtigten Abteilung für Kronen- und Brückenprothetik Liste der Unterschriftsberechtigten Klinik für Zahnärztliche Prothetik Liste der Unterschriftsberechtigten Klinik für Kieferorthopädie Liste der Unterschriftsberechtigten Klinik für Zahnerhaltung Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Direktion Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Klinik für Oralchirurgie Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Klinik für Parodontologie Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Abteilung für Kronen- und Brückenprothetik Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Klinik für Zahnärztliche Prothetik Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Klinik für Kieferorthopädie Verzeichnis der Drittkredite und Fonds Klinik für Zahnerhaltung Verzeichnis der Geldkonten Direktion Verzeichnis der Geldkonten Klinik für Oralchirurgie Verzeichnis der Geldkonten Klinik für Parodontologie Verzeichnis der Geldkonten Abteilung für Kronen- und Brückenprothetik Verzeichnis der Geldkonten Klinik für Zahnärztliche Prothetik Verzeichnis der Geldkonten Klinik für Kieferorthopädie Verzeichnis der Geldkonten Klinik für Zahnerhaltung Kassenreglement iks_zmk bern V1.doc Seite 11

12 Internes Kontrollsystem (IKS) - Dokument-Protokoll 8 Dokument-Protokoll Dokument-Name: Iks_zmk bern.doc Ablage: Erstellt durch: Datum Version Beschreibung der Version Prüfung Datum Version Stelle Bemerkungen Abnahme Datum Version Stelle Bemerkungen Genehmigung Datum Version Stelle Bemerkungen iks_zmk bern V1.doc Seite 12