Hessisches Ministerium der Justiz, für Integration und Europa

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1 Hessisches Ministerium der Justiz, für Integration und Europa Hessisches Ministerium der Justiz, für Integration und Europa Postfach Wiesbaden Aktenzeichen: Z/A / Z/A 2 Herrn Präsidenten des Oberlandesgerichts Oberlandesgericht Frankfurt am Main Zeil Frankfurt am Main An die Damen und Herren Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte An die Frau Präsidentin und die Herren Präsidenten der Amtsgerichte An die Damen und Herren Direktorinnen und Direktoren der Amtsgerichte An den Herrn Generalstaatsanwalt bei dem Oberlandesgericht Zeil Frankfurt am Main An die Damen und Herren Leitende Oberstaatsanwältin und Leitende Oberstaatsanwälte bei den Landgerichten Herrn Leiter der Amtsanwaltschaft Frankfurt am Main Battonstraße Frankfurt am Main Bearbeiterin: Adelsberger Durchwahl: Fax: Ute.Adelsberger@hmdj.hessen.de Datum: 16. Mai Wiesbaden Luisenstraße 13 Telefon (0611) 32-0 Telefax (0611) poststelle@hmdj.hessen.de

2 - 2 - Zentralisierung Reisekosten-, Trennungsgeld- und Umzugskostenabrechnung (ZRTU) An den Präsidenten des Oberlandesgerichts und den Generalstaatsanwalt gerichteter Erlass vom 14. Januar 2013 Wie mit dem Bezugserlass angekündigt, wird die Zuständigkeit für die Reisekosten-, Trennungsgeld- und Umzugskostenabrechnung der hessischen Justiz mit Wirkung vom 1. Juni 2013 auf die Hessische Bezügestelle übertragen. Eine die entsprechenden Regelungen enthaltende Neufassung der Verordnung über Zuständigkeiten in beamten- und richterrechtlichen Personalangelegenheiten sowie nach dem Hessischen Reisekostengesetz und dem Hessischen Umzugskostengesetz im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz, für Integration und Europa wird noch im Mai 2013 verkündet. Die Hessische Bezügestelle wird künftig für den gesamten Geschäftsbereich a) Reisekosten nach dem Hessischen Reisekostengesetz an Bedienstete des Landes berechnen und zahlbar machen, b) Trennungsgeld bewilligen und gewähren sowie c) Umzugskostenvergütung gewähren und die in 14 Nr. 2 bis 4 des Hessischen Umzugskostengesetzes genannten Entscheidungen treffen sowie d) über Widersprüche gegen Entscheidungen nach a) bis c) entscheiden. Nicht auf die Hessische Bezügestelle übertragen werden: die Erstattung von Reisekosten nach dem Hessischen Reisekostengesetz an Personen, die nicht im Hauptamt Bedienstete des Landes Hessen sind (also z.b. während einer Abordnung von einem anderen Dienstherrn), die Erstattung von Reisekosten nach dem Hessischen Reisekostengesetz für Dienstreisen aus Anlass der Einstellung oder der Versetzung oder Abordnung von einem anderen Dienstherrn in den Dienst des Landes Hessen die Erstattung der Reisekosten an die Mitglieder des Richterwahlausschusses nach 14 des Hessischen Richtergesetzes und die Gewährung von Pauschalerstattungen nach 16 des Hessischen Reisekostengesetzes.

3 - 3 - In den vorgenannten Fällen verbleibt die Zuständigkeit für die Erstattung der Reisekosten bzw. der Pauschalerstattung bei der Dienststelle, in deren Interesse oder Auftrag die Reise erfolgt. Darüber hinaus kann abweichend von der Zuständigkeit der Hessischen Bezügestelle eine Erstattung von Reisekosten nach dem Hessischen Reisekostengesetz erfolgen für Bewährungs- und Gerichtshelfer in Bewährungssachen durch die Beschäftigungsbehörde, soweit die Höhe der für einen bestimmten Zeitabschnitt entstandenen Reisekosten durch die Fachanwendung SoPart ermittelt wurde, sowie durch die Dienststelle, in deren Interesse oder Auftrag die Reise durchgeführt wurde, wenn die Erstattung der Reisekosten nicht in elektronischer Form beantragt wurde und eine Abgabe an die Hessische Bezügestelle untunlich ist, beispielsweise weil die Erstattung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Anweisung anderer Leistungen erfolgen kann. Gleichzeitig mit der Zuständigkeitsübertragung wird ab dem 1. Juni 2013 das sog. ESS- Verfahren ( Employee Self-Services ) zur elektronischen Selbsterfassung von Reisedaten durch den Reisenden in allen Gerichten und Staatsanwaltschaften über ein Serviceportal zur Verfügung gestellt. Die Zugangsdaten für das Serviceportal werden durch das HCC für alle in den Erfassungslisten gemeldeten Bediensteten ab dem 3. Juni 2013 zur Verfügung gestellt. Dabei erfolgt die Übermittlung der Zugangsdaten in der Regel per über die dienstliche E- Mailanschrift. Bei Personen ohne dienstliche -Anschrift werden die Berechtigungsdaten in Listenform an die Stammdienststelle mit der Bitte um Weitergabe übermittelt. Nach der derzeit vorgesehenen Geschäftsverteilung der Hessischen Bezügestelle wird die Sachbearbeitung von Reisekosten, Trennungsgeld und Umzugskosten für alle Justizbehörden die Hauptstelle der Hessischen Bezügestelle in Kassel übernehmen. A. Unterrichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Beigefügt übersende ich ein Merkblatt mit Informationen zur Zentralisierung einschließlich einer Präsentation über das Erfassungsverfahren. Ich bitte,

4 - 4 - a. das Merkblatt hinsichtlich der letzten beiden Punkten (Personen ohne Bildschirmarbeitsplatz/örtliche Ansprechpartner) zu ergänzen (Zur Benennung als weitere Ansprechpartner kommen aus hiesiger Sicht vorrangig die bisherigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für Reisekosten Ihrer Dienststelle in Betracht, sofern diese während einer Übergangszeit noch als Ansprechpartner für Fragen der Reisenden dezentral zur Verfügung stehen können. Neben evtl. benannten weiteren Ansprechpartnern steht aber auf jeden Fall die Servicehotline der Reisekostenstelle in der Hessischen Bezügestelle unter den im Merkblatt genannten Kontaktdaten für inhaltliche Fragen zur Reisekostenabrechnung sowie Bedienungsfragen des Selbsterfassungsservices zur Verfügung.) und b. das Merkblatt einschließlich der Anlage sodann allen Bediensteten (einschließlich Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendaren, Anwärterinnen und Anwärtern sowie Auszubildenden) noch im Mai 2013 in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. Für die das ESS-Verfahren bereits pilotierenden Dienststellen weise ich darauf hin, dass sich gegenüber der im März 2013 übermittelten Fassung des Merkblattes zum Start der Pilotierung Änderungen insbesondere hinsichtlich der Erfassung von Reisekosten, die in gerichtlichen Verfahren entstanden sind, ergeben haben. Ich stelle daher anheim, das beigefügte Merkblatt nochmals auch den dortigen Bediensteten zur Verfügung zu stellen. B. Darüber hinaus ist ab dem 1. Juni 2013 folgendes zu beachten: I. Kosten in Rechtssachen Damit Reisekosten des Gerichts/der Staatsanwaltschaft in einem gerichtlichen Verfahren mit ESS zutreffend kontiert und anschließend die entstandenen Kosten dem betroffenen Verfahren zugeordnet werden können, sind folgende Punkte zu beachten: a. Für die Erfassung des Erstattungsantrags ist durch den Reisenden die Reiseart Justiz: RK Gericht/StA (Reisen des Gerichts /der StA im Verfahren) zu wählen. Nur bei Auswahl dieser Reiseart ist eine Kontierung der Reise auf die Finanzposition möglich, gleichzeitig werden die Kosten der Reise auf das Sachkonto

5 gebucht. b. Sodann sind durch den Reisenden in einem Kommentarfeld das Aktenzeichen des betroffenen Verfahrens und bei mehreren Verfahren ggf. Angaben zur Verteilung der Kosten einzutragen. Der Inhalt des Kommentarfelds wird später durch die Hessische Bezügestelle unverändert in die Abrechnungsmitteilung übernommen. c. Der Kontierer fordert eine Zweitschrift der Abrechnungsmitteilung an; diese wird dann zu dem bzw. zu den betroffenen Verfahren weitergeleitet, damit die entstandenen Reisekosten dort als Verfahrenskosten berücksichtigt werden können. Die Bediensteten werden über die unter a. und b. genannten Schritte mit dem beigefügten Merkblatt informiert. II. Häufig in Rechtssachen reisende Personen Die Antragstellung mittels des ESS-Verfahrens setzt die gesonderte Erfassung jeder einzelnen Dienstreise voraus, eine Zusammenfassung mehrerer Reisen in einem Antrag ist nicht möglich. Deshalb bestehen keine Bedenken, bei Personen, die im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit eine Vielzahl gleichartiger Dienstreisen unternehmen und bisher mit einem Erstattungsantrag in Listen zusammengefasste Reisekostenabrechnungen über einen längeren Zeitraum vorgelegt haben (insbesondere Betreuungsrichterinnen und Betreuungsrichter), diese Handhabung auch nach dem 1. Juni 2013 beizubehalten und solche Reisekosten weiterhin in eigener Zuständigkeit zu erstatten. Hierzu kann von 20 Abs. 2 der noch zu verkündenden Zuständigkeitsverordnung Gebrauch gemacht werden: die Erstattung von Reisekosten nach dem Hessischen Reisekostengesetz kann - abweichend von der grundsätzlichen Zuständigkeitsübertragung auf die Hessische Bezügestelle - durch die Dienststelle erfolgen, in deren Interesse oder Auftrag die Reise durchgeführt wurde, wenn die Erstattung von Reisekosten nicht in elektronischer Form beantragt wurde und eine Abgabe an die Hessische Bezügestelle untunlich ist. Ich bitte, die hiervon betroffenen Bediensteten gesondert zu unterrichten.

6 - 6 - III. Steuerliche Behandlung Soweit die Hessische Bezügestelle Auszahlungen vornimmt, veranlasst sie auch alle notwendigen Schritte zur steuerlichen Behandlung der gezahlten Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsgelder. Die Meldung und Erfassung von Mitversteuerungen oder steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüssen und Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung in SAP HR (Lohnarten 1606 und 1608) durch die Personaladministration (vgl. meine an die Obergerichte bzw. die Generalstaatsanwaltschaft gerichteter Erlasse vom 22. Januar 2009 und 18. Januar Z/A /231 - Z/A 2 -) entfällt. C. Sonstiges Bei der Eingabe in ESS muss der Reisende über die Auswahl der Reiseart angeben, ob es sich um eine Dienstreise, eine Aus- oder Fortbildungsreise oder aber eine Reise in einem gerichtlichen Verfahren gehandelt hat. Bei einer unrichtigen Angabe der Reiseart kann in der Regel keine zutreffende Kontierung erfolgen, der zuständige Kontierer muss die Bearbeitung ablehnen und dadurch den Antrag an den Reisenden zurückgeben. Eine nachträgliche Änderung der Reiseart eines Antrags ist nicht möglich, die falsche Eingabe kann nur dadurch korrigiert werden, dass der Reisende selbst den vollständigen Erstattungsantrag löscht und anschließend mit der zutreffenden Reiseart erneut eingibt. Darüber hinaus muss der Reisende über die Auswahl der Kontierungsstelle entscheiden, welche Dienststelle die Kosten der Reise tragen soll. Wird der Antrag einer unzuständigen Kontierungsstelle zugeleitet, muss diese ebenfalls die Bearbeitung ablehnen und dadurch den Antrag an den Reisenden zurückgeben. Der Erstattungsantrag wird dann dem Reisenden im Serviceportal als im Entwurf gespeichert angezeigt und muss an den zutreffenden Kontierer erneut versandt werden. An einer automatischen Benachrichtigung des Reisenden darüber, dass die von ihm gewählte Kontierungsstelle die Kontierung abgelehnt hat, wird derzeit gearbeitet, sie wird aber zum 1. Juni 2013 noch nicht zur Verfügung stehen. Die Benachrichtigung hat daher zunächst noch - außerhalb des ESS-Verfahrens - durch die Kontierungsstelle zu erfolgen. Während es seit Beginn der Pilotierung im Justizressort zum 1. April 2013 bei Auswahl der Reiseart und der zuständigen Kontierungsstelle durch Richterinnen und Richter, Beam-

7 - 7 - tinnen und Beamte sowie Tarifbeschäftigte nur in Einzelfällen zu Problemen kam, wurden von Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendaren zahlreiche Anträge unrichtig gestellt. Ich bitte daher die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte, die Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendare über die o.g. Punkte nochmals gesondert zu informieren und dabei auf die unterschiedlichen Zuständigkeiten während der einzelnen Ausbildungsabschnitte hinzuweisen. Im Auftrag gez. Adelsberger