Informationsblatt Qualitätsmanagement Fachgerechte und kompetente Zertifizierung. Zertifizierung Bau GmbH kompetent unabhängig praxisnah

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1 Informationsblatt Qualitätsmanagement Fachgerechte und kompetente Zertifizierung (Stand: 04/2014) Zertifizierung Bau GmbH kompetent unabhängig praxisnah ZERTIFIZIERUNG

2 Inhalt 1 Ihre Vorteile 2 Qualitätsmanagement eine unternehmerische Aufgabe 3 Zertifizierung von Unternehmen 4 Die Normenfamilie DIN EN ISO 9001: Zertifizierungs- und Überwachungsverfahren 1 Ihre Vorteile Mit der Zertifizierung Bau GmbH wurde im Jahr 1993 erstmals eine Zertifizierungsstelle gegründet, die sich auf Begutachtungen von Qualitätsmanagementsystemen im Bereich des Bau- und Ausbaugewerbes spezialisiert hat. Ergänzt wurde der Tätigkeitsbereich dann auf Schulungsund Ausbildungsstätten der Bauwirtschaft, Ingenieurbüros sowie auf den Baustoffbereich. Diese Broschüre informiert über die Zertifizierung Bau GmbH, erläutert die Verfahrensweise im Zuge einer Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen und enthält eine Reihe von Hinweisen für alle an der Thematik interessierten Unternehmen. Die Rahmenbedingungen, denen sich kleine und mittlere Bauunternehmen stellen müssen, unterliegen einem ständigen Wandel. Vor allem große Schwankungen in der Baunachfrage sowie die wachsende Konkurrenz aus Billiglohnländern ändern das Preisniveau für Bauleistungen, während die Kosten besonders im Bereich der Lohn- und Lohnzusatzkosten kräftig in die Höhe gehen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass alle Potentiale genutzt werden müssen, um Kosten zu vermindern, ohne die Qualität der Bauleistung und damit den Ruf des Unternehmens aufs Spiel zu setzen. Patentrezepte zur Realisierung dieses Zieles gibt es nicht. Zu unterschiedlich sind in der Bauwirtschaft die Firmengrößen, Strukturen, Gewerke, aber auch die jeweiligen Anforderungen der Auftraggeber. Eines jedoch trifft auf alle Unternehmen zu: Das Verhindern von Fehlern vor und während der Abwicklung von Baumaßnahmen vermeidet unnötige Kosten. Fehler vermeiden bedeutet aber vor allem, dass in allen Ebenen des Unternehmens Qualität im Vordergrund steht, alle Mitarbeiter entsprechend motiviert sind und innerbetriebliche Abläufe systematisch organisiert werden. Qualitätsmanagement ist demzufolge eine Führungsaufgabe. In vielen Wirtschaftszweigen orientiert sich dieses Qualitätsmanagement an Grundsätzen, die in der international anerkannten Normenfamilie der Reihe DIN EN ISO 9000:2008 niedergelegt sind. Diese enthalten u.a. die grundlegenden Elemente von Qualitäts-Managementsystemen und bieten Ansätze für eine systematische Umsetzung von branchen- und firmenspezifischen Systemen. Viele Unternehmen legen Wert darauf, eingeführte und funktionierende Qualitätsmanagementsysteme von externen neutralen Stellen (Zertifizierungsstellen) auf Übereinstimmung mit der jeweils zutreffenden Norm begutachten zu lassen. Die dabei durchgeführten Qualitätsaudits unabhängiger Dritter helfen, bisher nicht erkannte Defizite des eigenen Systems aufzudecken. Bescheinigungen solcher Stellen über die normenkonforme Einführung und Anwendung (Zertifikate) helfen jedoch auch, Auftraggebern in schlüssiger Weise darzulegen, dass das Unternehmen die Voraussetzungen für eine qualitätsgerechte Ausführung erfüllt. 2

3 Qualitätsmanagement eine unternehmerische Aufgabe Seit im Jahre 1990 erstmals über Qualitätsmanagementsysteme in der Bauwirtschaft diskutiert wurde, sehen sich inzwischen auch kleine und mittlere Bauunternehmen zunehmend zwei Fragen gegenübergestellt: 1. Welche Vorteile bringt die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen? 2. Besteht die Notwendigkeit einer Zertifizierung solcher Systeme? Wissen, worum es geht Nach wie vor werden diese Fragen unterschiedlich beantwortet. Während einerseits eine Bürokratisierung betrieblicher Abläufe und damit eine Einengung unternehmerischer Freiräume befürchtet wird, werden andererseits die großen Einsparpotentiale durch eine systematische Fehlervermeidung in allen Phasen der Bauausführung in die Waagschale geworfen. Die richtigen Antworten ergeben sich vor diesem Hintergrund ausschließlich aus den jeweils spezifischen Gegebenheiten jedes einzelnen Unternehmens. Dabei spielen die Wettbewerbssituation, die Marketingstrategie, die Kenntnis der Stärken und Schwächen des Betriebes ebenso eine Rolle wie die voraussichtlichen Kosten einer Einführung und Zertifizierung. ISO 9001 eine Branche wie die andere? Zu beachten ist auch, dass es Patentrezepte für Qualitätsmanagementsysteme nicht gibt. Lösungsansätze für derartige Systeme müssen sich u. a. an der Größe und der Struktur des Betriebes, an den angebotenen Leistungen und den personellen Kapazitäten orientieren. Die mit dem Geltungsbereich verbundene Wirkung der Verleihungsurkunde und damit im Zusammenhang stehende Rechte des Kunden gelten erst mit Übergabe der Urkunde. Die DIN EN ISO 9001:2008 gibt Hilfestellung für einen systematischen Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Sie erläutert sowohl die wesentlichen Unternehmensprozesse als auch die organisatorischen Strukturen, ist allerdings branchenübergreifend formuliert. Grundsätzlich haben die Normen freiwilligen Charakter. Ein Betrieb kann sich auf einzelne Prozesse beschränken oder auch Festlegungen treffen, die über die Norm hinausgehen. Wer Qualitätsmanagementsysteme einführt, ist gut beraten, sich zunächst auf jene Prozesse zu konzentrieren, die einen hohen betriebswirtschaftlichen Nutzen mit sich bringen. Übertriebener Perfektionismus hat schon in manchen Fällen neben wertlosen Papierbergen zu unnötigen Mehrkosten geführt und den guten Willen aller Beteiligten überstrapaziert. Wissen, was man tut Wer sich für die Einführung solcher Systeme entscheidet, muss sich darüber im Klaren sein, dass viel Engagement und Geduld der Unternehmensleitung nötig sein werden, die Mitarbeiter entsprechend zu motivieren und von den Vorteilen zu überzeugen. Es muss auch klar gemacht werden, dass solche Systeme ständig angepasst und optimiert werden müssen und dies eine Aufgabe für alle Ebenen des Unternehmens ist. Ein Qualitätsmanagementsystem muss innerbetriebliche Abläufe verbessern und Rationalisierungspotentiale eröffnen, wenn es nicht zum Hemmschuh unternehmerischen Handelns werden soll. ZERTIFIZIERUNG DIN EN ISO 9001 Zertifikat-Nr XXX 3

4 3 Zertifizierung von Unternehmen Wird zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer die Darlegung eines Qualitätsmanagementsystems verlangt, bleibt es dem Auftraggeber vorbehalten, sich selbst davon zu überzeugen, ob die Forderungen des jeweils vereinbarten Modells gemäß DIN EN ISO 9001:2008 eingehalten werden. Hierzu wird ein sog. Qualitätsaudit durchgeführt, das in der DIN EN ISO 9000:2005 wie folgt definiert ist: Qualitätsaudit Ein Audit ist eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Anordnungen entsprechen und ob diese Anordnungen wirkungsvoll verwirklicht und geeignet sind, die Ziele zu erreichen. In einer Anmerkung wird der Zweck eines Qualitätsaudits näher erläutert: Der Zweck eines Qualitätsaudits ist die Beurteilung der Notwendigkeit von Verbesserungen oder Korrekturmaßnahmen. Ein Qualitätsaudit sollte nicht mit Tätigkeiten der Überwachung oder der Prüfung verwechselt werden, die zum Zweck der Prozesslenkung oder der Produktannahme durchgeführt werden. Qualitätsaudits erfordern mitunter ausführliche und zeitintensive Gespräche aller Beteiligten. Es wird daher zunehmend auf Zertifikate zurückgegriffen, die von neutralen, unabhängigen Zertifizierungsstellen nach einer ausführlichen Begutachtung des Qualitätsmanagementsystems ausgestellt werden. Diese Zertifikate bescheinigen, dass das Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2008 eingeführt hat und aufrechterhält. Die Verfügbarkeit eines anerkannten Zertifikates verhindert auch, dass es bei der Auftragserteilung durch verschiedene Auftraggeber immer wieder von neuem erforderlich wird, das Qualitätsmanagementsystem detailliert jedem Auftraggeber erneut darzulegen. Die Vorteile einer Zertifizierung Zertifikate anerkannter Zertifizierungsstellen können nicht nur Mehrfachbegutachtungen des Systems ver meiden, sie werden inzwischen auch als wesentliche Grundlage für das Marketing eines Unternehmens eingesetzt. Mit der Vorlage eines Zertifikats bei potentiellen Auftraggebern kann die Zuverlässigkeit, Fachkunde und Kompetenz des Betriebes auch nach außen wirkungsvoll dokumentiert werden. Die Bedeutung eines Zertifikats wird daher zweifellos im Wettbewerb der Unternehmen untereinander eine immer wichtigere Rolle spielen. Auch nach innen kann eine Zertifizierung positive Wirkung haben. Für die Mitarbeiter stellen die erfolgreiche Zertifizierung sowie die Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates eine Motivation und eine Bestätigung der eigenen Leistung dar. Der Zeitpunkt zum Einstieg in die Zertifizierung Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems dürfte wohl kaum innerhalb weniger Tage oder Wochen realisierbar sein. Abläufe innerhalb eines Unternehmens müssen klar und systematisch geordnet werden. Mitarbeiter müssen motiviert und betriebswirtschaftlich sinnvolle Regelungen mitunter neu festlegen. Qualitätsmanagement bedeutet, dass betriebliche Abläufe ständig hinterfragt und Verbesserungs- und Rationalisierungseffekte im Hinblick auf eine möglichst fehlerfreie Bauausführung genutzt werden. Für die Unternehmensleitung ist es daher mitunter schwierig zu entscheiden, ob die gesteckten Ziele tatsächlich erreicht sind. Auch hier bietet die Zertifizierung Vorteile: Selbst in den Fällen, in denen noch nicht alle Elemente des Qualitätsmanagementsystems optimal umgesetzt sind, hilft die Begutachtung, Schwachstellen und Defizite zu einem möglichst frühen Zeitpunkt zu identifizieren. Auch wenn es nicht unmittelbar zur Übergabe eines Zertifikates kommen wird, sollte daher ein Unternehmen, das eine Zertifizierung anstrebt, bereits frühzeitig in ein entsprechendes Verfahren einsteigen, um zielgerichtet seine Arbeiten weiterzuführen. 4

5 4 Die Normenfamilie DIN EN ISO 9001:2008 Dokumentationsanforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 In vielen Wirtschaftszweigen wird inzwischen die Vergabe von Aufträgen von Unternehmen vom Vorhandensein eines Qualitätsmanagementsystems abhängig gemacht. In diesen Fällen ist es von Bedeutung, dass sich beide Vertragspartner über Umfang und Inhalte solcher Systeme einig sind. Hier setzen die Normen der Reihe DIN EN ISO 9000:2008 an: Die DIN EN ISO 9001:2008 legt Mindestanforderungen an die Darlegung von Qualitätsmanagementsystemen für den Fall fest, in denen ein Auftraggeber sich von der generellen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens überzeugen will und beinhaltet als einzige Norm der Normenreihe zertifizierungsrelevante Forderungen. Ergänzt wird diese durch die DIN EN ISO 9000 sowie die DIN EN ISO 9004, wobei DIN EN ISO 9000 im Wesentlichen Begrifflichkeiten klärt und DIN EN ISO 9004 einen Leitfaden zur Verbesserung von Qualitätsmanagementsystemen darstellen soll. Neue ISO-Normen neue Forderungen? Die genannten Normen sind zuletzt im Jahr 2008 überarbeitet worden. Grund für die Überarbeitung war u.a. die weltweite Erkenntnis, dass die Normenreihe insgesamt vereinfacht und verdichtet werden sollte. Dies bedeutet naturgemäß nicht, dass wesentliche Forderungen entfallen sind. Da jedoch die Normenreihe DIN EN ISO 9001 bisher im Wesentlichen auf die industrielle Produktion und Fertigung ausgelegt worden war, bestand die Absicht, die Formulierungen deutlicher und praxisgerechter - insbesondere auch für andere Branchen wie der Bauwirtschaft - zu gestalten. So ist die Norm DIN EN ISO 9001:2008 insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen besser verständlich und anwendbar. Dies ist speziell auf das Einräumen einer größeren Flexibilität bei den Anforderungen im Zusammenhang mit Dokumenten, Daten, Aufzeichnungen etc. hinsichtlich Umfang und Tiefe zurückzuführen. Die DIN EN ISO 9001:2008 ist eine Norm, die Anforderungen hinsichtlich der Darlegung des Systems enthält. Zu Struktur, Form und Aufbau werden innerhalb der DIN EN ISO 9001:2008 keine Vorgaben gemacht. Verfahren können daher in beliebiger Weise dokumentiert werden. So können z.b. auch Firmenrundschreiben als Verfahren im Sinne der Norm eingestuft werden, wenn deren Lenkung eindeutig geregelt ist. Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem auf Basis der DIN EN ISO 9001:2008 einführen, können nur dann eine optimale Wirksamkeit des Systems erwarten, wenn gewerkspezifische und betriebsindividuelle Rahmenbedingungen beachtet werden. Trotz des Bezuges auf ein und dieselbe Norm werden sich dabei in Unternehmen die Systeme, insbesondere jedoch die getroffenen Festlegungen mehr oder weniger deutlich voneinander unterscheiden. Auch der Aufbau der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems sollte sich vornehmlich an den betrieblichen Rahmenbedingungen sowie praktischen Erfordernissen ausrichten. Diese Dokumentation soll als Arbeitshilfe und Richtschnur für die tägliche Arbeit geeignet sein und einen Beitrag leisten, auch in kritischen Situationen Risiken zu minimieren, Fehler zu vermeiden und die Flexibilität zu erhöhen. Zur Darlegung der Umsetzung des Systems fordert die DIN EN ISO 9001:2008 nur ausgewählte Beschreibungen und Aufzeichnungen, sodass den Unternehmen im Vergleich zur vorangegangenen Ausgabe diesbezüglich mehr Gestaltungsspielraum gegeben wird. Gefordert wird unter anderem ein QM-Handbuch, das die dokumentierten Verfahren bzw. Verweise enthält. Weitergehende Dokumente bedarf es grundsätzlich nicht, es sei denn, aus Eigeninteresse des Unternehmens werden zusätzliche schriftliche Festlegungen getroffen oder aufgrund von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen oder internen Audits wird ein Bedarf für spezielle, dokumentierte Regelungen festgestellt. 5

6 Dokumentation Verfahren QM- System Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Verantwortung der Leitung Management der Ressourcen Produktrealisierung Messung, Analyse und Verbesserung Internes Audit Lenkung fehlerhafter Produkte Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen Erforderliche Aufzeichnungen Managementbewertung Fähigkeit, Bewusstsein, Schulung Planung der Produktrealisierung Bewertung der Anforderungen Entwicklungseingaben Entwicklungsbewertung Entwicklungsverifizierung Entwicklungsvalidierung Lenkung Entwicklungsänderung Beschaffungsprozess Validierung der Prozesse Kennzeichnung / Rückverfolgbarkeit Eigentum des Kunden Lenkung Überwachung / Messmittel Internes Audit Überwachung / Messung Lenkung fehlerhafter Produkte Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen Obenstehend wird ein Überblick über die von der DIN EN ISO 9001:2008 geforderten, dokumentierten Verfahren gegeben. Die kurzen Beschreibungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit; sie geben allenfalls einen ersten Eindruck über wesentliche Inhalte der jeweiligen Forderung der Norm. Regelungen zu den anderen Forderungen der DIN EN ISO 9001:2008 müssen selbstverständlich festgelegt, der Norm folgend aber nicht schriftlich dokumentiert sein. 6

7 Qualitätsmanagementsystem Das Verfahren zur Lenkung der Dokumente (DIN EN ISO 9001, Abs ) stellt sicher, dass der Gebrauch ungültiger und/ oder überholter weisungsgebender Dokumente und Daten ausgeschlossen wird, sodass nur aktuelle und gültige Dokumente und Daten als Grundlage der Arbeit verwendet bzw. als Ergebnis der Arbeit weitergegeben werden. Hierzu sind im Einzelnen die ordnungsgemäße Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Aktualisierung und Archivierung der Dokumente und Daten, die Aufbewahrungsart und deren Schutz sowie das Änderungsverfahren zu regeln. Zu den weisungsgebenden Dokumenten und Daten zählen: gesetzliche und untergesetzliche Vorschriften und Normen, auftragsbezogene Unterlagen wie Verträge, Auftraggeberanordnungen, Pläne, Sitzungsprotokolle und projektabhängiger Schriftverkehr sowie die unternehmensindividuelle Dokumentation wie Qualitätsmanagementhandbuch und weitergehende Anweisungen. Der Prozess der Lenkung von Aufzeichnungen (DIN EN ISO 9001, Abs ) legt die Maßnahmen zu deren Verwaltung und Aufbewahrung fest. Unter Aufzeichnungen im Sinne der DIN EN ISO 9001:2008 sind alle Nachweise zu verstehen, mit denen die Erfüllung festgelegter Forderungen wie vertragliche Vorgaben oder gesetz liche Auflagen und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems dokumentiert wird. Die Aufzeichnungen können in verschiedenen Formen realisiert werden, so ist beispielsweise ein ausgefülltes Protokoll der Bewehrungsabnahme akzeptabel, genauso wie ausgefüllte Bautagesberichte, Besprechungsprotokolle einer Besprechung mit dem Bauherrn, ein unterzeichnetes Übergabeprotokoll des Bauwerkes und ähnliches. Dabei ist es wichtig, dass geregelt ist, wie eine Kennzeichnung, die Aufbewahrung sowie der Schutz geschehen soll und damit auch Wiederauffindbarkeit und Verfügbarkeit gesichert sind. Anhaltspunkte für die Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen, die mindestens einzuhalten sind, geben die 146, 147 Abgabenordnung (AO) vom 16. März 1976 (BGBl I S. 613, zuletzt geändert durch das Unternehmenssteuerfortentwicklungsgesetz vom 20. Dezember 2001 (BGBl I S. 3794)). Danach sind Geschäftspapiere grundsätzlich 10, 6 bzw. 5 Jahre von jedem Kaufmann bzw. von allen Buchführungs und Aufzeichnungspflichtigen aufzubewahren. Messung, Analyse und Verbesserung Mit Hilfe von Internen Audits (DIN EN ISO 9001, Abs ) werden die Unternehmens-prozesse bezüglich Einhaltung und Wirksamkeit der vorgegebenen Ziele überprüft. Nach DIN EN ISO 9001:2008 ist ein Audit eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die zugehörigen Ergebnisse die geplanten Festlegungen erfüllen und die Wirksamkeit des Managementsystems belegen. Das Interne Audit dient demnach auf zweifache Weise der Bestandsaufnahme von Unternehmensprozessen: Erstens verfolgt es das Ziel, die Bestätigung über die Wirksamkeit der Unternehmensprozesse zu erbringen, um somit die Prozessbeherrschung sicherzustellen. Zweitens obliegt es dem Internen Audit auch, ablaufbedingte und organisatorische Schwachstellen aufzuzeigen, Verbesserungsmaßnahmen zu veranlassen und die Wirksamkeit der korrigierten bzw. optimierten Verfahrensweisung zu überwachen. Die Lenkung fehlerhafter Produkte (DIN EN ISO 9001, Abs. 8.3), hierunter fallen sowohl Baustoffe als auch Bauleistungen, beschreibt die Handhabung von Produkten, die die Qualitätsforderungen nicht erfüllen. Hierzu gehören im Einzelnen die Feststellung, Lenkung und Bewertung des Fehlers hinsichtlich Nacharbeit, Sonderfreigabe durch den Kunden, Umwidmung oder Aussonderung sowie der Beschluss einzuleitender Maßnahmen. Durch diese Verfahrensweise wird die unbeabsichtigte Weiterverwendung von fehlerhaften Produkten verhindert. 7

8 Wiederholt auftretende Fehler können nur dann vermieden werden, wenn deren Ursachen frühzeitig erkannt und entsprechende systematische Maßnahmen (Korrekturmaßnahmen, DIN EN ISO 9001, Abs ) eingeleitet werden. Auch potentielle Fehlerursachen, die z.b. aus der Fachliteratur, Erfahrungen oder internen Analysen erkannt wurden, sollten an der Quelle beseitigt werden (Vorbeugungsmaßnahmen, DIN EN ISO 9001, Abs ). Die Änderung bzw. Ergänzung der Dokumentation leistet einen wertvollen Beitrag, die eigene Leistung sowie die Abläufe im Unternehmen ständig zu optimieren und damit die eigentlichen Ziele eines Qualitätsmanagementsystems zu erreichen. Erforderliche Aufzeichnungen: Die DIN EN ISO 9001 fordert neben den dokumentierten Verfahren auch Aufzeichnungen. Bei den geforderten Aufzeichnungen handelt es sich um produkt- bzw. prozessbezogene Nachweise, die nicht die Abläufe selbst, sondern Informationen zu deren Ergebnissen enthalten (z.b. Prüfprotokolle, Lieferscheine, ausgefüllte Checklisten). Für die Form der Aufzeichnung gibt es keine Vorgaben von der Norm; wichtig ist es jedoch, dass sie gelenkt werden (Datum, Unterschrift, Verteiler). 5 Zertifizierungs- und Überwachungsverfahren Grundsätze Zu den Grundlagen der Geschäftspolitik der Zertifizierung Bau GmbH gehört die Verpflichtung, unparteilich zu arbeiten und allen interessierten Unternehmen in gleicher Weise Zugang zu den Leistungen der Zertifizierung Bau GmbH anzubieten. Unterschiede in der Behandlung, z. B. wegen der Größe, des Bekanntheitsgrades oder einer Verbandszugehörigkeit, gibt es nicht. Der Umfang von Begutachtungen und Audits wird ausschließlich bestimmt von sachlichen Dingen, die in der Erfüllung der Aufgaben der Zertifizierung Bau GmbH begründet sind. Unternehmen des Bau- und Ausbaugewerbes, die Leistungen der Zertifizierung Bau GmbH in Anspruch nehmen, wird absolute Vertraulichkeit aller der Zertifizierung Bau GmbH zugehenden Informationen gewährleistet. Hier liegt unter anderem eine der wesentlichen Voraussetzungen für das Vertrauen aller Beteiligter in die Arbeit der Zertifizierung Bau GmbH. Ein Qualitätsmanagementsystem bezieht sich in der Regel auf die Organisationsstrukturen des Unternehmens insgesamt. Dabei werden die Verantwortlichen in allen Führungsebenen des Betriebes eingebunden. Mitunter kann es jedoch auch sinnvoll sein, Qualitätsmanagementsysteme in weitestgehend selbstständigen Teilbereichen von Unternehmen wie z.b. Niederlassungen oder Abteilungen einzuführen. Die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen durch die Zertifizierung Bau GmbH muss daher nicht in jedem Fall die gesamte Organisation umfassen, der Geltungsbereich von Zertifikaten kann auch auf Teile des Betriebes beschränkt werden. 8

9 Eindeutige, kalkulierbare und faire Bedingungen sind auch hinsichtlich der Kosten für die Begutachtung, Zertifizierung und Überwachung oberstes Gebot: So gelten soweit nicht anders vereinbart die in der Gebührenordnung der Zertifizierung Bau GmbH festgesetzten Gebühren bzw. Kostensätze. In den meisten Fällen ist es jedoch möglich, im Vorfeld einer Beauftragung ein detailliertes Pauschalangebot zu erstellen, das alle Aufwendungen (Reise- und Übernachtungskosten, Registriergebühren usw.) bei der Zertifizierung und Überwachung beinhaltet. Dauer und Aufwand für die Begutachtung und Zertifizierung werden u.a. von folgenden Faktoren bestimmt: Tätigkeitsbereiche und Komplexität des Unternehmens, Zahl der Mitarbeiter sowie Zahl und Größe der Niederlassungen. Das Unternehmen hat jederzeit die Möglichkeit, das Zertifizierungsverfahren zu unterbrechen oder ganz auszusetzen. Zusätzliche Kosten entstehen dabei nicht. Erstzertifizierungsaudit Das Zertifizierungsverfahren beginnt mit der Begutachtung der QM-Dokumentation in den Geschäftsräumen des Kunden durch einen Auditor der Zertifizierung Bau GmbH (Audit Stufe 1). Ziel der Begutachtung ist es, festzustellen, ob die vorgelegte QM-Dokumentation den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 entspricht. Im Rahmen des Audits der Stufe 1 wird stichprobenhaft auch die Umsetzung der Regelungen des Qualitätsmanagementsystems begutachtet. Hierzu werden seitens des Auditors Unterlagen eingesehen, die die Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems dokumentieren. Zum Abschluss der Begutachtung werden seitens des Auditors die wesentlichen Feststellungen und Beobachtungen erläutert und ggf. noch zu treffende Maßnahmen mit dem Unternehmen vereinbart. Ein ausführlicher schriftlicher Bericht mit einer Empfehlung bezüglich des weiteren Vorgehens schließt die Begutachtung der QM-Dokumentation ab. Das anschließende Zertifizierungsaudit (Audit Stufe 2) dient der Begutachtung der qualitätsbezogenen Tätigkeiten. Ablauf, Umfang und Termin des Zertifizierungsaudits vor Ort (Geschäftsräume und laufende Baustellen) legen Unternehmen und Auditor in gemeinsamer Abstimmung in Form eines ausführlichen Zeitplans fest, um eine möglichst reibungslose Durchführung sicherzustellen. Der Zeitplan soll weiterhin gewährleisten, dass das Tagesgeschäft zum Zeitpunkt des Audits ohne übermäßige Beeinträchtigung weitergeführt werden kann und die Mitarbeiter im Vorfeld entsprechend disponieren können. Im Rahmen des Audits vor Ort wird die eigentliche Umsetzung der innerhalb des Qualitätsmanagementsystems festgelegten Regelungen untersucht. Hierzu werden seitens des Auditors Unterlagen eingesehen, an denen erkennbar ist, dass das Qualitätsmanagementsystem wirksam ist. Alle Feststellungen des Auditors beziehen sich ausschließlich auf die Umsetzung bzw. Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, nicht jedoch auf die Qualifikation oder Fähigkeit einzelner Mitarbeiter oder des Unternehmens insgesamt. Zum Abschluss des Zertifizierungsaudits werden seitens des Auditors die wesentlichen Feststellungen und Beobachtungen erläutert und ggf. noch zu treffende Maßnahmen mit dem Unternehmen vereinbart. Ein ausführlicher schriftlicher Bericht mit einer Empfehlung bezüglich des weiteren Vorgehens schließt dass Zertifizierungsaudit ab. Verleihung des Zertifikats Die Entscheidung über die Erteilung des Zertifikates und den Eintrag in die Liste zertifizierter Unternehmen wird auf Basis des Auditberichts innerhalb von vier Wochen nach Durchführung der Prüfung vor Ort dem Kunden bekannt gegeben. Sind die Voraussetzungen erfüllt, erhält der Kunde das Zertifikat, welches eine Gültigkeit von drei Jahren hat. Mit Übergabe des Zertifikats wird der Kunde in die internetgeführte Liste der zertifizierten Unternehmen der Zertifizierung Bau GmbH eingetragen. Das Zertifikat gilt nur für die im Zertifikat ausgewiesenen Unternehmensbereiche und ist nur gültig, wenn gleichzeitig der Eintrag in der Internet-Liste der Zertifizierung Bau GmbH unter besteht. 9

10 Überwachung Für die Erhaltung der Gültigkeit des Zertifikates ist der Nachweis der weiteren Erfüllung der Anforderungen erforderlich. Hierzu werden während der Gültigkeit des Zertifikats planmäßig zwei Überwachungsaudits im Abstand von einem Jahr durchgeführt. Bei den Überwachungsaudits steht - wie bereits auch im Zertifizierungsaudit - die Zielrichtung im Vordergrund, durch ein konstruktives und auf die Belange des Unternehmens ausgerichtetes Audit dazu beizutragen, die Optimierung des Systems voranzutreiben und damit die unternehmerischen Motive für die Einführung und Aufrechterhaltung des Systems zu stützen. Hinweis: ISO-9000-Unterstützungsanleitungen Auf der Internet-Seite des Deutschen Instituts für Normung, DIN kann eine sogenannte Unterstützungsanleitung heruntergeladen werden, die eine Vielzahl von interessanten Informationen zur Anwendung und zum Verständnis der Normenfamilie DIN EN ISO 001:2000 enthält. Der Link: und dort aufrufen: ISO-9000-Unterstützungsanleitung. Zur Aufrechterhaltung des Zertifikats muss alle drei Jahre ein Re-Audit erfolgen. Dabei wird das QM-System wieder umfassend begutachtet. Aktuelle Normen zum Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9000, Ausgabe Qualitätsmanagementsysteme Grundlagen und Begriffe DIN EN ISO 9001, Ausgabe Qualitätsmanagementsysteme Anforderungen DIN EN ISO 9004, Ausgabe Qualitätsmanagementsysteme Leiten und Lenken für den nachhaltigen Erfolg einer Organisation DIN EN ISO 19011, Ausgabe Leitfaden für das Auditieren von Managementsystemen (Die Normen können bezogen werden beim Beuth Verlag, Tel.: 030/ ) 10

11 Leistungen Präqualifikation VOB gem. Leitlinie BMVBS Zertifizierung von QM-Systemen nach DIN EN ISO 9001 Fremdüberwachung Kanalbau Zertifizierung von Fernwärmebau nach AGFW-AB FW 601 Zertifizierung von Bohrunternehmen nach DVGW-AB W 120 Zertifizierung von Rohrleitungsbauunternehmen nach DVGW-AB GW 301 und DVGW-AB GW 302 Zertifizierung von Entsorgungsfachbetrieben nach EfbV Zertifizierung nachhaltiger Gebäude Prüfung und Überwachung von Compliance-Maßnahmen Schulungen / Info-Veranstaltungen in Kooperation: Zertifizierung von Arbeits-, Sicherheits- und Gesundheitsschutzmanagementsystemen nach SCC-Standard und BS OHSAS Zertifizierung von UM-Systemen nach DIN EN ISO Trägerzulassung von Bildungsträgern nach AZAV, 2 11

12 Zertifizierung Bau GmbH Kronenstraße Berlin Tel Fax ZERTIFIZIERUNG