MindManager Enterprise: Von der SharePoint-Liste zur Projektvisualisierung

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1 Software-Besprechung Projektübergreifendes Ressourcenmanagement MindManager Enterprise: Von der SharePoint-Liste zur Das Business Mapping Tool "MindManager" gibt es bereits seit 20 Jahren auf dem Markt. Während dieser Zeit hat es sich vom einfachen digitalen Werkzeug für die MindMapping -Methode zum vielseitigen Tool für die Bereiche Visualisierung, Informationsmanagement und eben auch Projektmanagement entwickelt. Im Projektmanagement unterstützt es nicht nur die kreativen Prozesse sondern auch die Dokumentation, Konzeption und Planung kleiner und mittlerer Projekte. Der Hersteller Mindjet positioniert MindManager Enterprise als Werkzeug, das sich z.b. in Kombination mit Microsoft SharePoint für Businessprojekte und -aufgaben eignet. Seine Stärken spielt MindManager vor allem bei kleineren Projekten mit nicht mehr als zehn Mitarbeitern und hundert Aufgaben aus. Bei größeren Projekten wird das Verwalten der Aufgaben zunehmend schwieriger, dieser Bereich ist das typische Betätigungsfeld etablierter Projektmanagement-Tools. Da diese oft listen- bzw. aufgabenorientiert aufgebaut sind, bieten sie allerdings meist wenig Unterstützung für kreative Prozesse. Autor Marilla Bax Inhaberin der marillabax Unternehmensberatung, Trainerin und Beraterin u.a. f. Projektmanagement Kontakt: Mehr Informationen unter: projektmagazin.de/autoren ähnliche Artikel in den Rubriken: Software-Besprechungen Hier empfiehlt sich MindManager mit seiner Visualisierung auf Basis des MindMappings als gute Ergänzung z.b. wenn es um die kreative Planungsphase, die Dokumentation von Besprechungen oder auch das Erstellen von Konzepten geht. Selbst Pflichtenhefte lassen sich so gut aufbauen und strukturieren. Das Ergebnis kann dann einfach per Schnittstelle z.b. an SharePoint oder MS Project weitergeben werden. In Zusammenarbeit mit SharePoint ist es z.b. möglich, eine Überblicks-Map zu erstellen, die angibt, in welchen verschiedenen Projekten eine Ressource im Einsatz ist und welche Aufgaben ihr zugeordnet sind. Auf diese Weise erhalten Sie z.b. projektübergreifende todo-listen für Projektmitarbeiter. Strukturieren, planen und konzipieren MindManager Enterprise bietet in Version 15 für Windows nicht nur den gewohnt großen Leistungsumfang sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sondern ist gerade im Bereich Projektmanagement weiter gereift. Mit der aktuellen Version kommen so vor allem Projektbeteiligte auf ihre Kosten. Denn neben der Schnittstelle zu SharePoint und dem vereinfachten Lizenzmodell für Unternehmen haben sich auch die Funktionen rund um Aufgabenmanagement, (Index-)Filter und Markierungen weiter entwickelt. Das Fachportal für Projektmanagement 1/10

2 Funktionale Menüstruktur Die Menüstruktur hat Mindjet in Version 15 für Windows nochmals überarbeitet und die Befehle logisch zusammengefasst. So findet der Anwender jetzt alle wichtigen Funktionen zum Planen und Steuern eines Projekts im Reiter "Aufgaben", während der Reiter "Entwurf" die Befehle zum Bearbeiten der Map und der Mapvorlagen sowie zum Formatieren der Zweige enthält. Auch die Mapvorlagen wurden überarbeitet und stehen jetzt bereits beim Start übersichtlich zur Auswahl bereit. Darüber hinaus bieten die sogenannten Map-Parts (Zweigvorlagen) neue Beispiele auch aus dem Bereich Projekte. Rechnen und Kalkulieren Deutlich weiterentwickelt haben sich die Möglichkeiten, Zahlen zu verarbeiten. Auch ohne Excel-Einbindung und Kalkulationstabellen kann das Programm jetzt zweigübergreifend rechnen, was gerade im Projektmanagement sehr nützlich sein kann z.b. wenn es um Budgetfragen geht. Bild 1: Kalkulationen lassen sich mit Formeln automatisieren. Das Fachportal für Projektmanagement 2/10

3 So kann der Anwender einzelnen Aufgabenzweigen Werte zuordnen und diese in einem übergeordneten Zweig mit Hilfe von Formeln auswerten. Auf diese Weise lassen sich Summen, Mittelwerte, Differenzen o.ä. leicht berechnen. Mit wenigen Klicks ist es möglich, die Plan- und Ist-Kosten zu bestimmen und deren Verhältnis zu ermitteln (Bild 1). Berechnete Eigenschaften aktualisiert das Programm dynamisch, der Benutzer sieht also immer den tatsächlichen Wert, auch wenn er z.b. Eingaben bearbeitet, Zweige verschiebt, hinzufügt oder entfernt. Werte hervorheben Ähnlich der bedingten Formatierung in Excel kann MindManager einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen. Die entsprechende Funktion nennt sich "Smart Fill" und setzt voraus, dass der Zweig definierte Eigenschaften enthält. Im oben genannten Beispiel könnte der Anwender z.b. definieren, dass sich der Zweig rot einfärben soll, falls die Ist-Kosten einen festgelegten Grenzwert überschreiten (Bild 2). Bild 2: "Smart Fill" ermöglicht, einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen zu lassen. Das Fachportal für Projektmanagement 3/10

4 MindManager visuell Neben der Möglichkeit, Zweig- und Füllfarben zuzuweisen, bietet das Programm nach wie vor die bekannten Bibliotheken mit Bildern und Markierungen. Neu hinzugekommen ist in Version 15 für Windows der Ordner "Skizzen" (Bild 3). Skizzen sind moderner als die bisherigen Bilder und erweitern je nach Geschmack die Auswahl. Die restlichen Bilder, Symbole, Hintergrundbilder oder Formen sind immer noch im "alten Style". Hier wünsche ich mir für die Zukunft auch modernere Objekte, die dem heutigen Anspruch gerecht werden. Markierungen und Filter Eine weitere Neuerung betrifft Markierungen und Filter, die weiter zusammen gewachsen sind. Der neue Reiter "Index" fasst jetzt den Reiter "Markierungen" (früher "MapMarkierungen") und den in Version 12 neu eingeführten Map-Index zusammen. Der Anwender kann jetzt nicht nur bestimmten Zweigen Symbole zuweisen, sondern gleichzeitig auch sehen, in welchen Zweigen er diese Symbole verwendet und direkt dorthin navigieren. Gerade in der Projektarbeit ist das hilfreich, um z.b. schnell zu einer Aufgabe in der Map zu navigieren oder sich einen kurzen Überblick über die Arbeitsverteilung zu verschaffen. An der Filterfunktion selbst hat sich nichts verändert. Nach wie vor ist es mit dem PowerFilter gut und zuverlässig möglich, eine Map zu filtern und Filterkombinationen zu speichern. So behält man auch bei einer komplexen Map den Überblick, indem man z.b. nach Ressourcen, Prioritäten, Aufgabenerledigung oder eigenen Markierungen wie Standort, Abteilung oder ähnlichem filtert. Mit der seit MindManager 11 eingeführten Filterüberlagerung lässt sich sofort erkennen, wenn bestimmte Map-Zweige, z.b. durch Filter, ausgeblendet wurden. Ein einziger Mausklick genügt und die gesamte Map ist wieder sichtbar. Bild 3: Die Bibliothek enthält einen neuen Order "Skizzen" mit neuen Bildern. Zweige mit Text füllen die Notizen Wer den MindManager auch für Konzepte oder Besprechungen nutzt, weiß die Funktion "Notizen" zu schätzen. Notizen sind ein bewährtes Mittel, um zu einem Stichwort Fließtext zu ergänzen und so zu vermeiden, dass die Zweigbeschriftungen zu voll werden. Ausdrucken konnte man die Notizen allerdings bisher nur über den Umweg eines vorherigen Word-Exports. Seit MindManager 10 ist das auch eigenständig aus MindManager heraus möglich. Der Anwender kann dabei wählen, ob er alle Notizen drucken möchte oder nur die Notizen des markierten Zweigs. Das Fachportal für Projektmanagement 4/10

5 Projektmanagement mit dem MindManager Seit der Integration des Gantt- Moduls hat Mindjet dieses mit jeder Version weiterentwickelt. In der aktuellen Version 15 für Windows ist es mittlerweile möglich, ein komplettes Projekt auf einen neuen Starttermin zu verschieben. Voraussetzung dafür ist, dass die Map entsprechend der Projektstruktur aufgebaut ist (Bild 4 oben). Im zugehörigen Gantt-Chart (Bild 4 unten) kann der Anwender die Termine der einzelnen Aufgaben und Meilensteine dann direkt mit der Maus verändern. Sollte sich der Projektstart verzögern, lässt sich der neue Termin mit der Funktion "Projekt verschieben" auf das gesamte Projekt übertragen. Die festgelegten Abhängigkeiten sorgen dafür, dass auch die Termine aller Folgeaufgaben entsprechend verschoben werden. Mit der neuen Funktion "Pufferzeit entfernen" optimiert das Programm die zeitliche Abfolge der voneinander abhängigen Aufgaben, indem es den Plan neu berechnet und wahlweise die Pufferzeiten der markierten Aufgabe oder aller Aufgaben entfernt. Bild 4: Der neue Index früher "MapMarkierungen". Ressourcen verwalten Wer als Projektleiter mit MindManager arbeitet, hat sich sicher schon öfter die Frage gestellt, in welchen Projekten seine Mitarbeiter verplant sind und in welchem Umfang. Sofern alle Projekte in einer einzigen Bild 5: MindMap und Gantt-Diagramm gleichzeitig in der Ansicht. Map dokumentiert sind, lässt sich diese Frage leicht beantworten (Bild 5). Denn innerhalb einer Map ist es mög- Das Fachportal für Projektmanagement 5/10

6 lich, die zugeordneten Ressourcen und deren Auslastung darzustellen. Will man die Auslastung über mehrere Projekte ermitteln, kann man die Projekte über die Funktion "verknüpfte Maps" in einer neuen Map zusammenführen und anschließend dort eine Ressourcenanalyse durchführen. Ein solches Vorgehen ist jedoch nur sinnvoll, wenn ein gelegentlicher Überblick ausreicht ist und nicht täglich im Detail aktualisiert wird. Eine wesentlich komfortablere Ressourcenverwaltung ermöglicht die Enterprise Lösung mit SharePoint Server. Wer z.b. wissen möchte, für welche Aufgaben eine bestimmte Ressource eingeplant ist, kann in SharePoint einfach eine Map über mehrere Projektlisten erstellen, die alle Aufgaben dieser Ressource anzeigt. Voraussetzung ist, dass alle Projekte (mit oder ohne MindManager) als SharePoint-Listen gepflegt werden. Zusammenarbeit mit SharePoint Durch die Enterprise Lizenz von MindManager 15 schließen sich zwei Programme zusammen, die sich in ihren Stärken gut ergänzen. Die Enterprise Lizenz enthält neben dem MindManager Desktop Programm zusätzlich zwei Komponenten für die Zusammenarbeit mit SharePoint: Die MindManager-Server-Lizenz zur Darstellung von MindMaps in SharePoint (SharePoint-App) und zum anderen den MindManager Linker für die Synchronisation der MindManager-Aufgaben mit SharePoint-Listen (Add-In für MindManager). Eine Stärke von SharePoint ist, dass es neben der Verwaltung eines Projekts als "Liste" auch eine parallele Verwaltung der Ressourcen ermöglicht. Es ist also möglich, für jedes Projekt eine Liste anzulegen und nach Ressourcen zu filtern. Die Frage, welche Aufgaben ein bestimmter Mitarbeiter in einem Projekt hat und wie lange diese dauern, lässt sich damit schnell beantworten. Mit Zusatzprogrammierung in Form von speziellen Views wird auch in SharePoint die projektübergreifende Ressourcenplanung (wer macht was in welchem Projekt?) möglich. Ein Manko von SharePoint bleibt jedoch, dass das Ergebnis als (eventuell recht lange) Liste dargestellt wird, die sich nur begrenzt strukturieren lässt. SharePoint-Listen verbinden und als Map darstellen Hier kommt die Stärke von MindManager ins Spiel. SharePoint kann mit Bordmitteln keine Listen konsolidieren bzw. zusammenführen. In Zusammenarbeit mit MindManager ist dies jedoch möglich, denn durch die beidseitige Integration ist es leicht, aus einer oder mehreren Listen wieder eine Map zu erstellen (Bild 6). Das hat zusätzlich den Charme der Visualisierung und Strukturierung. So lassen sich in einer Map z.b. bestimmte Listenelemente konsolidieren und strukturieren, wie z.b. alle Projektaufgaben, die einen Standort, eine Arbeitsgruppe oder eine Ressource betreffen. Dazu werden diese zunächst in MindManager mit dem Add-In als MindMap zusammengeführt. Diese Map kann anschließend über die SharePoint App direkt als dynamische, nicht editierbare Map innerhalb der SharePoint Umgebung als Eingangstor zu den Listen bereitgestellt werden. Die Anwender von SharePoint werden so strukturiert mit einer Map abgeholt und können von dort aus zu ihren Listen navigieren. Auf diesem Weg kann z.b. ein Projektintranet für alle Projektbeteiligten bereitgestellt werden. Die Bearbeitung der Maps bleibt denjenigen vorbehalten, die Zugriff mit Bearbeitungsrechten haben, d.h. Mitarbeitern mit einer MindManager Desktoplizenz. Das Fachportal für Projektmanagement 6/10

7 Bild 6: Aufbau eines Intranets durch die Darstellung von Informationen als MindMap in SharePoint. Versionskontrolle aufbauen Die Desktopversion von MindManager ist nicht multiuserfähig, eine Map kann daher jeweils immer nur von einem Mitarbeiter geöffnet werden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter an einer Map, kommt es oft vor, dass diese die Map auf ihr lokales Laufwerk kopieren, um leichter darauf zugreifen zu können. Oft ist dann schwer festzustellen, welche Version gerade die aktuellste ist. Mit der Verbindung zu SharePoint werden Projektmaps zentral auf dem SharePoint Server verwaltet, mit allen üblichen An- und Abmeldemechanismen. Eine Map, die von SharePoint geöffnet wird, bleibt auf SharePoint und wird nicht lokal abgelegt. Dies gewährleistet, dass die jeweils aktuellste Map auch für andere online verfügbar ist. Aufgaben zentral verwalten und verteilen MindManager-Aufgaben lassen sich mit SharePoint synchronisieren und an einem zentralen Ort speichern. Damit stehen für das Aufgabenmanagement auch die Funktionen von SharePoint zur Verfügung, wie z.b. weitere Aufgabenattribute, Kommentare, Verfolgen von Aktivitäten und Änderungen etc. Gerade im persönlichen Aufgabenmanagement schafft diese Kombination von Visualisierung und Zugriff auf unterschiedliche Listen eine echte Arbeitserleichterung. Der Projektleiter kann z.b. mit Hilfe von Filtern die eigenen Aufgaben oder die aktuellen Aufgaben von Mitarbeitern aus unterschiedlichen SharePoint-Listen abfragen und so seine ganz persönliche Steuerungs-Map erstellen. Dabei erleichtert die Anordnung der Informationen nach Projekt, Abteilung oder Thema es ihm, schnell relevante Informationen zu bestimmten Aufgaben zu finden egal in welcher Liste bzw. Map die Projektmitglieder die Aufgabe gerade pflegen. Das Fachportal für Projektmanagement 7/10

8 SharePoint Synchronisierung Den Zugriff auf das SharePoint Add-In erhält der Anwender in MindManager über den Reiter "Aufgabenbereich" der Desktop Version. Er kann damit entweder eine Map mit Aufgaben einschließlich hinterlegter Aufgabenattribute (Zeit, Fertigstellung, Ressourcen) an den SharePoint Server senden (Bild 7) oder Aufgaben aus einer oder mehreren Listen in einer Map zusammenführen und visualisieren. Bild 7: Aufgaben an SharePoint senden (links) und einer Liste zuordnen (rechts). Integrierte Abfragen in MindManager unterstützen dabei, mehrere Listen zu konsolidieren (Bild 8). So liefert z.b. eine Abfrage der Art: "Zeige alle Aufgaben aus folgenden Listen, in denen folgende Ressource genutzt wird", als Ergebnis alle Aufgaben, die diesen Kriterien entsprechen als entsprechende Zweige in einer Map. Diese Zweige hält das Programm mit der entsprechenden SharePoint Liste synchron. Markierungen wie "Aufgabenstatus" lassen sich direkt in der Map aktualisieren, dies wird dann automatisch auch in der SharePoint-Liste aktualisiert. Charmanter Nebeneffekt dieser Vollsynchronisation ist, dass die Map, die ja eigentlich eine SharePoint Liste ist, nun über den MindManager auch als Gantt-Chart dargestellt werden kann. Da alle Aufgabeninformationen als echte Mind- Manager Aufgabenattribute übertragen werden, ist hier eine vollständige Integration gelungen. Bild 8: SharePoint Abfrage auf ausgewählte Listen zur Aufgabenkonsolidierung. Das Fachportal für Projektmanagement 8/10

9 Was noch fehlt Ein kleines Manko besteht derzeit noch bei der Synchronisation von Aufgaben. Wer lieber in MindManager arbeitet, fühlt sich eventuell dadurch behindert, dass die Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben immer in SharePoint erfolgen muss. Zwar werden diese Informationen auch mit der Map synchronisiert und können dort z.b. mit Filtern genutzt werden; die Pflege bleibt jedoch in SharePoint. Ebenso sind Aufgabennotizen in MindManager nach dem ersten Synchronisieren nur noch schreibgeschützt als Ansicht verfügbar und müssen ebenfalls fortan in SharePoint gepflegt werden. Der integrierte Browser erleichtert jedoch die Pflege der Aufgabeninformation in SharePoint. So kann man z.b. auf dem Bildschirm links die Map betrachten und rechts im integrierten Browserfenster die detaillierten Aufgabeninformation aus SharePoint sehen (Bild 9). Bild 9: Aufgabeninformationen lassen sich komfortabel pflegen, indem man in MindManager gleichzeitige die Map (links) und die SharePoint-Aufgaben im integrierten Browser (rechts) darstellt. Systemvoraussetzungen MindManager Enterprise erfordert etwas mehr Speicherplatz als frühere Versionen. Voraussetzung sind mindestens 830 MB Speicherplatz auf der Festplatte und mindestens 2 GB RAM. Als Betriebssystem wird Windows ab Version 7 benötigt. Für die Zusammenarbeit mit SharePoint ist selbstverständlich ein entsprechender SharePoint Server notwendig. Es reicht aber bereits die jeweils kostenfreie Installation der Versionen 2007, 2010 oder Kosten Das Lizenzprogramm enthält einen einheitlichen Lizenzschlüssel für alle Lizenzen und erlaubt über ein spezielles Admin-Setup eine leichte Softwareverteilung im Unternehmen. Die Lizenz ist ab EUR 327 Euro zzgl. MwSt. pro Arbeitsplatz erhältlich, bei einer Mindestabnahme von 10 Lizenzen. Ein Servicevertrag mit Wartung ist verpflichtend für Business-Kunden, die von den Vorteilen des Lizenzprograms profitieren möchten. Das Fachportal für Projektmanagement 9/10

10 Fazit Mit MindManager Enterprise ist Mindjet eine gute Integration mit SharePoint geglückt. Für jeden, der MindManager im Projektumfeld nutzt und der häufiger vor der Fragestellung steht, wie er Ressourcen projektübergreifend verwalten und die Projekte zentral pflegen kann, für den lohnt sich ein Blick auf diese Lösung. Für alle anderen bleiben die Bordmittel des MindManagers; mit geschickter Aufteilung und Verlinkung der Maps, kann man auch mit Multi-Maps schon einiges erreichen. Ich bleibe neugierig, wie Mindjet zukünftig auch andere Plattformen und Schnittstellen dazu angeht und hoffe auf weitere Entwicklung im Bereich Projektmanagement. Spannend ist für mich z.b. die Frage, wie wir unser Fachwissen im Projekt besser organisieren können z.b. indem wir eine Knowledge Base aufbauen. Auch hier baue ich auf interessante Lösungen und Anbindungen in MindManager. Wer weiß, vielleicht kann die Lösung bald ja auch mit Wikis sprechen. Abzuwarten bleibt die zum Zeitpunkt dieser Softwarebesprechung noch nicht verfügbare Lösung PM-Easy Enterprise, die MindManager um Multiprojektmanagement-Funktionen und globale Ressourcenplanung erweitern soll. Kontakt Mindjet GmbH, Siemensstraße 30, Alzenau, Deutschland, Tel.: +49 (0) 6023/9645-0, Mail: Service-Links Bücher Termine Projektmanagement-Literatur Seminare, Veranstaltungen, Web-Events Dienstleister Software Berater, Trainer, Verbände MindManager 15 für Windows Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Bewerten Sie ihn im Projekt Magazin online und teilen Sie so Ihre Meinung anderen Lesern mit. Wählen Sie dazu den Artikel im Internet unter oder klicken Sie hier, um direkt zum Artikel zu gelangen. Das Fachportal für Projektmanagement 10/10