Versiegelte Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden:

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1 Versiegelte Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden: IDGARD Privacy Boxes: Uniscon The Web Privacy Company Agnes-Pockels-Bogen München

2 Inhalt 1. Das Problem der digitalen Kommunikation mit Geschäftspartnern Was sind IDGARD Privacy Boxes? Warum sind IDGARD Privacy Boxes sicher? Wie nutzt man Privacy Boxes? Bei IDGARD anmelden Privacy Box für einen Geschäftspartner anlegen und Dateien ablegen Geschäftspartner ist kein IDGARD Kunde (Besucher) Geschäftspartner ist IDGARD Kunde Kunden / Mandanten eine IDGARD Lizenz zuweisen Registrierung von Mitarbeitern und Kunden Zusatzsoftware zur komfortableren Nutzung der IDGARD Privacy Boxes IDGARD Outlook Add-In IDGARD Privacy Box App für iphone / ipad IDGARD Android App Zukünftige Entwicklung der Privacy Boxes Weitere Informationen zu IDGARD Anonym Surfen (Privacy Surfing) Passwort- und Pseudonym-Manager (Privacy Connect) IDGARD Browsererweiterungen zur Nutzung des vollen Funktionsumfangs... 8 Das Unternehmen... 9 Hilfe & Support... 9 Weitere Links

3 1. Das Problem der digitalen Kommunikation mit Geschäftspartnern Unternehmen benötigen eine sichere digitale Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden für vertrauliche Dokumente wie Angebote, Verträge, Geschäftsunterlagen, Pläne, etc. Die ist für vertrauliche Informationen und Dateien keine wirkliche Lösung: -Provider haben Einsicht in die Mails Inhalte und Anhänge können während des Transfers abgefangen werden Werbeanalysefirmen erstellen Profile aus den Inhalten der s Der Sender einer verletzt oft unbewusst das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), z.b. o Wenn die personenbeziehbare Informationen enthält o Wenn s über ausländische Server laufen und so sensible Daten Deutschland oder gar Europa verlassen. Was sind die bisherigen Lösungsansätze und die damit verbundenen Probleme? Verschlüsselte Erprobte Technik, die zumeist jedoch nur innerhalb von Unternehmen verwendet wird -Verschlüsselung über Unternehmensgrenzen hinweg erfordert firmenübergreifendes Schlüsselmanagement und wird dadurch komplex und unhandlich Erfordern meist umfangreiches technisches Verständnis Der postalische Weg Lange Übermittlungsdauer Hohe Kosten Mit IDGARD Privacy Boxes gibt es jetzt eine einfache und trotzdem sichere Möglichkeit zur versiegelten Kommunikation. 2. Was sind IDGARD Privacy Boxes? IDGARD Privacy Boxes sind persönliche Online-Schließfächer für Dateien. Diese Schließfächer legt der Besitzer mit einem Klick in der Sealed Cloud an. 1 Für jeden Empfänger vertraulicher Informationen wird eine nur diesem Adressaten zugeordnete Box angelegt. Der Besitzer der Box schickt dem Empfänger zunächst die Adresse der Box in Form eines Links ganz normal in einer . (Warum das dennoch sicher ist, lesen Sie unter 3.) Mit diesem Link kann der Empfänger auf die Box zugreifen und die Dateien auf seinen Computer laden. Das funktioniert mit jedem Web Browser. 1 In der Sealed Cloud wird technisch sichergestellt, dass selbst der Betreiber des Dienstes zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten hat. Weitere Infos unter 2

4 Hinweis: Sie können Ihre Privacy Box mit mehreren Empfängern teilen, indem Sie an jeden Empfänger einen Einladungslink versenden. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen der Empfänger geschrieben. Die Vorgehensweise bei der Nutzung von Privacy Boxes mit mehreren Empfängern gestaltet sich analog zur Nutzung mit nur einem Empfänger. 3. Warum sind IDGARD Privacy Boxes sicher? Der Link zur Box wird mit einem Zugriffskontingent ausgestattet. Dieses Kontingent kann beispielsweise auf den Wert 1 gesetzt werden. In dem Fall wird der Link sofort nach der ersten Benutzung ungültig und die Box ist versiegelt. Er funktioniert also wie ein Einmalschlüssel zur Box. Die IDGARD Privacy Boxes werden in einem Daten Center angelegt, das nach dem patentierten Prinzip der Sealed Cloud realisiert wurde ( Diese Technologie garantiert, dass niemand, auch nicht der Betreiber des Dienstes auf die Inhalte der Boxen zugreifen kann. Nur Absender und Empfänger können die Daten lesen. Zudem stehen die Server ausschließlich in der Deutschland. Somit werden geltende Datenschutzrechte eingehalten. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Sealed Cloud Technologie erfolgt zusammen mit kompetenten Partnern und wird im Rahmen der Trusted Cloud Initiative vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert. In Zusammenarbeit mit: Weitere Informationen zu unser Sicherheitstechnologie Sealed Cloud können Sie unserem White Paper entnehmen: 4. Wie nutzt man Privacy Boxes? 4.1 Bei IDGARD anmelden Surfen Sie zu und melden Sie sich mit Nutzernamen und Ihrem Passwort an. Sie benötigen nur einen üblichen Browser und keinerlei zusätzliche Software. 4.2 Privacy Box für einen Geschäftspartner anlegen und Dateien ablegen Die Nutzung der IDGARD Privacy Boxes ist intuitiv und man muss keine speziellen Kenntnisse besitzen. Der Ablauf lässt sich in den folgenden fünf Schritten beschreiben: I. Sie legen für Ihren Geschäftspartner eine Privacy Box an II. Laden Sie die auszutauschenden Dokumente in die Privacy Box 3

5 III. Versenden Sie den Einladungs-Link (und optional einen Pass Code über ein anderes Medium) an Ihren Geschäftspartner per IV. Der Empfänger klickt auf den Link und hat nun Zugriff auf das Dokument. V. Der Empfänger kann nun selber Dokumente in der Privacy Box ablegen und so an den Absender zurückschicken In der Kommunikation sind folgende Situationen zu unterscheiden: 1. Kommunikationspartner ist kein IDGARD Nutzer Der Partner ist Besucher und kann nur auf offene Boxen zugreifen, d.h. noch nicht versiegelte Boxen mit Zugriffskontingent größer als 0 blaue Box Blaue Boxen sind für jeden Empfänger des Einladungslinks lesbar Der Besucher kann nicht selbst in die Box schreiben 2. Kommunikationspartner ist IDGARD Nutzer Wenn der Partner bei Klick auf den Einladungslink bei IDGARD angemeldet ist, dann wird er automatisch ständiger Gast in der Box Ein ständiger Gast kann auf die versiegelte Box zugreifen grüne Box Der ständige Gast kann selbst in die Box schreiben 4.3 Geschäftspartner ist kein IDGARD Kunde (Besucher) I. Einladungslink (und optional Pass Code) erzeugen und wie unter 4.2 beschrieben, versenden II. Geschäftspartner kann als Besucher mit dem Link (und optional dem Pass Code) auf die Box zugreifen (entsprechend der Anzahl des vom Sender festgelegten Zugriffskontingents) III. Geschäftspartner kann als Besucher den Boxinhalt lesen und Dokumente herunter laden Zwischen Ihnen und Ihrem Geschäftspartner besteht dabei keine dauerhafte Verbindung, denn der Link ist nach dem Aufbrauchen des Kontingents nicht mehr gültig. Aus Sicherheitsgründen sollte immer das Kontingent 1 verwendet werden. Falls das Kontingent bei 0 angekommen ist und der Empfänger benötigt erneut Zugriff auf die Box, kann es wieder auf 1 erhöht werden. je 1 Link pro Kommunikation Einmaliger Zugriff auf die Privacy Box Einseitiger Datentransfer vom Sender aus. 4

6 Hinweis: In der Version IDGARD für Geschäftskunden können Inhaber von Mitarbeiterlizenzen ihren Kommunikationspartnern eine günstige IDGARD Kundenlizenz zuweisen (siehe 4.5) 4.4 Geschäftspartner ist IDGARD Kunde I. Einladungslink erzeugen und wie unter 4.2 beschrieben, versenden II. Empfänger fügt den Link in die Adresszeile seines Browsers ein (z.b. Internet Explorer), während der bei IDGARD angemeldet ist III. Die Box erscheint nun im IDGARD des Empfängers und dieser kann auf die Inhalte zugreifen ständiger Gast in der Box Eventuell muss zuvor noch ein eventuell spezifizierter Pass Code eingegeben werden. IV. Sender versiegelt ggf. die Box, indem er die Zugriffe auf Null setzt (diese können später wieder hochgesetzt werden, um weitere Gäste einzuladen) V. Sender und Empfänger können ohne weiteren Linkaustausch dauerhaft Dokumente austauschen Sie sind nun dauerhaft mit Ihrem Geschäftspartner in Ihrer persönlichen Privacy Box verbunden. Sie und ihr Geschäftspartner können beliebig oft neue Dokumente hochladen, die Sie und Ihr Geschäftspartner im Anschluss beliebig oft einsehen und herunterladen können. In Kürze: einmal den Link versenden Dauerhafte Verbindung zur Privacy Box 4.5 Kunden / Mandanten eine IDGARD Lizenz zuweisen In der Version IDGARD für Geschäftskunden kann ein IDGARD Nutzer mit einer Mitarbeiter- Lizenz den Kommunikationspartnern sogenannte Kundenlizenzen einräumen. Nutzer mit einer Kundenlizenz können auf von anderen IDGARD-Nutzern angelegte Boxen zugreifen. Eigene Boxen können sie nicht anlegen. Die Kundenlizenzen haben einen sehr geringen Preis (ab 0,20 je Monat) und ermöglichen so Nutzern eine versiegelte Kommunikation mit den Kunden, ohne dass diese eine eigene IDGARD- Lizenz kaufen müssen. I. Kunden in der Admin-Funktionen einrichten. Sie benötigen Namen des Kunden, Adresse und Mobilrufnummer. II. III. IV. Richten Sie für Ihren Kunden eine Privacy Box ein, auf die der Kunde dann direkt zugreifen kann. Registrierungslink per versenden und IDGARD Pass Code per SMS oder Telefon versenden Kunde / Mandant registriert sich mit Nutzernamen, Passwort und dem IDGARD Pass Code als eindeutiger Identifikationsabfrage Der Inhaber einer Kundenlizenz kann ausschließlich Dateien in die Box laden, zu der er eingeladen wurde. Er kann selber keine Boxen anlegen. einmal den Link versenden Dauerhafte Verbindung zur Privacy Box unbeschränkter Zugriff auf Boxinhalte 5

7 Kunde / Mandant kann ausschließlich Boxinhalte mit dem Empfänger teilen Hinweis: Analog zu dem beschriebenen Vorgehen kann der Administrator eines IDGARD-Accounts Mitarbeitern auf diese Weise eine Lizenz zuweisen. Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf alle IDGARD-Funktionen und können selber zu Boxen einladen und Kunden Lizenzen zuweisen Hinweis: Anwendung der zusätzlichen Identifikationsabfrage wie unter III beschrieben Der Kunde bekommt in dem Registrierungslink eine Aufforderung einen Nutzernamen, sowie ein persönliches Passwort zu wählen. Um eine höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten, muss der Kunde sich der Erstregistrierung mit einer eindeutigen Abfrage identifizieren. Das kann ein SMS-Pass Code sein, der Ihm auf sein mobiles Endgerät versendet wird, aber auch ein Passwort, das dem Kunden auf dem postalischen Weg geschickt wird. Eine weitere Lösung bietet die IDGARD Login Card, die separat für einen geringen Preis für IDGARD angeboten wird. Diese Karten erzeugen nach Druck auf die Karte eine TAN- Nummer, d.h. einen Einmal-Pass Code und realisieren ein sehr hohes Sicherheitsniveau für die Anmeldung bei IDGARD. Zusätzlich können diese Karten individuell geprägt werden, oder ab einer Auflage ab St. mit Ihrem Firmenlogo als Co-Branding versehen werden. 4.6 Registrierung von Mitarbeitern und Kunden Sobald ein Mitarbeiter oder Kunde den Registrierungslink nutzt, erscheint diese Seite: 6

8 Er wählt einen Nutzernamen und ein Passwort, gibt den Pass Code ein, akzeptiert die Nutzerbedingungen und klickt Registrieren. Danach bekommt er analog zu anderen IDGARD-Registrierungen einen PUK (Password Unblocking Key) angezeigt und die Möglichkeit, diesen auszudrucken. Anschließend wird er direkt zum IDGARD-login-Formular geführt. Dies ist die einfachste Möglichkeit einen sicheren Kommunikationsweg über Firmengrenzen hinweg aufzubauen. Hinweis: Der PUK dient zum Setzen eines neuen Passworts, falls der Nutzer sein Passwort vergessen hat. Deshalb PUK immer drucken und gut aufbewahren. Wenn man den PUK verlieren sollte, dann kann man sich einen neuen PUK erzeugen, wenn man das Passwort noch kennt.. 5. Zusatzsoftware zur komfortableren Nutzung der IDGARD Privacy Boxes Die in diesem Abschnitt beschriebene Zusatzsoftware vereinfacht die Nutzung der IDGARD- Privacy Boxes und kann beliebig oft kostenlos unter heruntergeladen werden: IDGARD Outlook Add-In Mit dem IDGARD Add-In für Outlook 2010 wird die Nutzung der IDGARD Privacy Boxes ebenso einfach wie der Versand einer . Statt einen unsicheren Anhang Ihrer Mail beizufügen, können Sie einfach einen Einladungslink (bei offenen blauen Boxen) oder den Namen der Box (versiegelte Box, grün) Ihrer beifügen. Dazu ermöglicht Ihnen das Outlook Add-in die Arbeit mit Privacy Boxen direkt aus Outlook heraus, d.h. der Web Browser wird nicht benötigt. Durch den integrierten Dateimanager können Sie (mehrere) Dateien ganz einfach von Ihrer gewohnten Ordnerstruktur aus Windows heraus per Drag n Drop in eine Box mit dem Mauszeiger ziehen. Die Dateien laden sich im Hintergrund in die entsprechende Box. 5.2 IDGARD Privacy Box App für iphone / ipad Mit Hilfe der Privacy Box App für iphone / ipad können sie komfortabel von unterwegs auf Ihre Privacy Boxes zugreifen. Darüber hinaus stellt die App sicher, dass die Dokumente auch bei aktiver icloud NICHT versehentlich in die icloud verlagert werden und somit auf Servern in den USA gespeichert sind. Somit wahren Sie Compliance Richtlinien und handeln entsprechend der geltenden Datenschutzgesetze, denn die IDGARD-Server stehen ausschließlich in Deutschland. 5.3 IDGARD Android App Die IDGARD Android App ermöglicht Ihnen den Zugang zu Ihren Privacy Boxes von all Ihren Android-Endgeräten. Das versehentliche Speichern der sensiblen Daten in Google Drive wird durch die App ebenfalls unterbunden und Sie wahren Compliance Richtlinien, sowie geltende Datenschutzgesetze. 7

9 Weiterhin ermöglicht Ihnen die IDGARD Android App den vollen Zugriff auf alle IDGARD Funktionen, wie den Passwort- und Pseudonym- Manager und das anonyme Surfen. 6. Zukünftige Entwicklung der Privacy Boxes Uniscon - The Web Privacy Company gewährleistet durch die IDGARD Privacy Boxes sichere Datenspeicherung in der Sealed Cloud und einen sicheren Datenaustausch mit Kommunikationspartnern. Um unseren Kunden bei der Nutzung der Privacy Boxes noch mehr Bequemlichkeit zu ermöglichen, arbeiten wir stetig an der Weiterentwicklung dieser IDGARD Funktionen. So wird unter anderem bereits an folgenden Neuerungen gearbeitet. Automatisches Hochladen und Runterladen von Dateien aus lokalen Verzeichnissen Ihres PCs in die zugehörigen Privacy Boxes bzw. umgekehrt Notification Service, der ihnen auf allen Geräten sofort anzeigt, wenn neue Dokumente in eine Box gelegt wurden. Sie benötigen dann gar keine als Hinweis auf neue Dokumente. Unterverzeichnisse in den Privacy Boxes zur geordneten Verwaltung Ihrer Dokumente innerhalb einer Box Direktes Speichern von Dokumente in IDGARD Privacy Boxes Chatfunktion innerhalb von Privacy Boxes 7. Weitere Informationen zu IDGARD IDGARD bietet neben der Privacy Box zur sicheren Kommunikation insbesondere umfassenden Schutz der Privatsphäre bei der Nutzung des Internets: 7.1 Anonym Surfen (Privacy Surfing) Mit IDGARD Privacy Surfing sind Sie unerkannt im Internet unterwegs und schützen sich vor Datensammlern und Marketinganalyse-Firmen, die ungefragt Ihr Surfverhalten aufzeichnen und mit den gewonnenen Daten in der Lage sind, Profile über Sie anzulegen. Mit ID GARD Privacy Surfing bestimmen Sie selbst, wer was und wie viel über Sie erfährt. Ein grüner Balken am oberen Rand Ihres Bildschirms zeigt Ihnen den aktiven Web Privacy Schutz an. 7.2 Passwort- und Pseudonym-Manager (Privacy Connect) Mit IDGARD Privacy Connect können Sie sich mit 1Klick pseudonym anmelden. Schwierige und somit sichere Passwörter stehen Ihnen automatisch zur Verfügung. Sie müssen sich diese nicht mehr merken. Diese werden sicher für Sie in der Sealed Cloud aufbewahrt. Somit können Sie sich sicher sein, dass selbst der Betreiber der Sealed Cloud, die Uniscon GmbH, keine Möglichkeit hat, auf Ihre Daten zuzugreifen. 7.3 IDGARD Browsererweiterungen zur Nutzung des vollen Funktionsumfangs Zur Nutzung dieser Funktionen ist die Installation eines Add-ons als Ergänzung zum verwendeten Web Browser erforderlich. Stand Januar 2013 kann IDGARD als Vollversion für den Mozilla Firefox, sowie den Windows Internet Explorer (ab Version 9) genutzt werden. 8

10 Das Unternehmen Uniscon The Web Privacy Company entwickelt technische Lösungen zur sicheren, bequemen Nutzung des Internets bei gleichzeitigem Schutz der Privatsphäre der User. Uniscons Web Privacy Service IDGARD basiert auf der weltweit patentierten Sealed Cloud Technologie. Dabei werden die Daten in der Cloud geschützt, so dass selbst der Betreiber des Portals keinen Zugriff auf die Daten seiner Kunden hat. Die Sealed Cloud Technologie wird durch ein von Uniscon geführtes Konsortium im Rahmen der Trusted Cloud Initiative des BMWi zur generellen Nutzung durch die deutsche Industrie weiter entwickelt. Weitere Informationen finden Sie unter und Hilfe & Support Uniscon GmbH The Web Privacy Company Agnes-Pockels-Bogen 1 D München Häufig gestellte Fragen (FAQs) Bedienungsanleitungen & Video-Anleitungen Downloadbereich Zusatzsoftware für Browser, Outlook 2010 und mobile Endgeräte Broschüren, White Paper und Informationen zur patentierten Basistechnologie Sealed Cloud Supportanfragen business.support@uniscon.de Telefon: +49 (89) Weitere Links Homepage des Web Privacy Dienstes IDGARD: Homepage der Uniscon GmbH Betreiber von IDGARD: Homepage des Konsortiums Sealed Cloud: Öffentlicher Blog zum Thema Web Privacy: Stand: Mai 2013, Version 1.7 Geschäftsführer: Dr. Hubert Jäger, Arnold Monitzer, Dr. Ralf Rieken Vorsitzender des Aufsichtsrats: Herbert Kauffmann Handelsregister: Amtsgericht München HRB