RSPO- Lieferkettenzertifizierungs systeme

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1 RSPO- Lieferkettenzertifizierungs systeme Für Akkreditierungs- und Zertifizierungsstellen Vom Vorstand des RSPO am 21. November 2014 verabschiedet

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Definitionen Zertifizierungsstandards Akkreditierungsanforderungen: Mechanismus zur Genehmigung und Überwachung von Zertifizierungsstellen Dritter Zertifizierungsverfahrensanforderungen der RSPO-Lieferkettenzertifizierungssysteme...15 Anhang 1: Lieferkettenzertifizierungsbericht...27 Anhang 2: Multi-Site-Zertifizierung...30 Anhang 3: Gruppenzertifizierung...33 Anhang 4: Zertifikatsvorlage...37 Anhang 5: Ertragsschemata...40 RSPO-SCC-Systeme 2

3 1. Einleitung Der Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) (Runder Tisch für nachhaltiges Palmöl) ist eine globale Initiative mehrerer Interessengruppen, die sich auf nachhaltige Ölpalmprodukte richtet. Mitglieder des RSPO und Teilnehmer an seinen Tätigkeiten kommen aus den verschiedensten Bereichen und umfassen Plantagen, Hersteller von Ölpalmprodukten und Einzelhändler, die Ölpalmprodukte vertreiben, Umweltverbände und soziale NROs; sie stammen aus vielen Ländern, die Ölpalmprodukte produzieren oder nutzen. Wichtigstes Ziel des RSPO ist es den Anbau und die Nutzung von nachhaltigem Palmöl durch die Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette und durch einen offenen Dialog zwischen den beteiligten Akteuren voranzubringen. Die von dem RSPO verwendeten Methoden, um dieses Ziel zu erreichen, beinhalten: Die Entwicklung eines Standards für die nachhaltige Palmölproduktion und damit verbundene Mechanismen zur Überprüfung der verantwortungsvollen Produktion von Palmöl. Der im April 2013 genehmigte RSPO-Standard für die nachhaltige Produktion von Palmöl wird als eine Reihe von Prinzipien, Kriterien, Indikatoren und Leitlinien dargestellt und wurde zur Nutzung durch Palmölproduzenten entworfen, um nachhaltige Produktionsverfahren zu implementieren, und durch Zertifizierungsstellen, die ihn zur Verwendung bei Feldüberprüfungen verwenden. Die Entwicklung eines RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards. Das vorliegende Dokument beschreibt die Anforderungen in Bezug auf die Kontrolle RSPO-zertifizierter Ölpalmprodukte in der Lieferkette, einschließlich des Materialflusses und damit verbundener Zertifizierungsaussagen. Der RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandard wird als eine Reihe von überprüfbaren Anforderungen dargestellt, die Unternehmen in der Palmöl-Wertschöpfungskette verwenden werden kann, um die Implementierung von Systemen, die für die Kontrolle von RSPOzertifizierten Ölpalmprodukten verwendet werden, vorzuzeigen. Nachfolgende Verarbeiter oder Benutzer RSPO-zertifizierter nachhaltiger Ölpalmprodukte können die Verwendung von (oder RSPO-SCC-Systeme 3

4 Unterstützung von) RSPO-zertifizierten Ölpalmprodukten beanspruchen, wenn sie den Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards entsprechen, und dies unabhängig von einer RSPO-akkreditierten Zertifizierungsstelle überprüft wird. Dieses Dokument dient dem Zweck: Die Mindestanforderungen einer konsistenten Methodik für eine Zertifizierung auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards festzulegen, sodass alle Zertifizierungsstellen konsequent und kontrolliert arbeiten können. Dokumentation bereitzustellen, deren Ziel es ist, langfristige Kontinuität und eine Konsistenz der Zertifizierungserbringung auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards zu gewährleisten. Sicherzustellen, dass Zertifizierungsaussagen von RSPO-Mitgliedern im Zusammenhang mit der Produktion, Beschaffung und Verwendung RSPO-zertifizierter Ölpalmprodukte berechtigt sind. Dieses Dokument ist analog zum RSPO-Zertifizierungsstandard, der den Zertifizierungsstandard definiert. Dieses Dokument wird in Abständen von maximal 5 (fünf) Jahren überprüft. 1.1 Elemente eines Zertifizierungssystems Zertifizierungssysteme bestehen normalerweise aus drei Hauptelementen: Zertifizierungsstandards. Hierin werden die zu erfüllenden Anforderungen festgelegt, auf deren Grundlage Zertifizierungsaudits stattfinden. Die RSPO-Standards werden in dem Dokument Lieferkettenzertifizierungsstandards detailliert aufgeführt. Akkreditierungsanforderungen. Diese beinhalten den Zustimmungsmechanismus, der gewährleistet, dass die Unternehmen, die eine Zertifizierung durchführen, kompetent sind und glaubwürdige, konsistente Ergebnisse erzeugen. Die RSPO- Akkreditierungsanforderungen werden in Abschnitt 4 dieses Dokuments ausführlich beschrieben. Zertifizierungsverfahrensanforderungen. Diese beziehen sich auf das Verfahren um festzustellen, ob eine Reihe von Anforderungen (d.h. der RSPO-SCC-Systeme 4

5 1.2 Geltungsbereich Standard) erfüllt wurde; diese Feststellung wird normalerweise von einer Zertifizierungsstelle durchgeführt. Die RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme werden in Abschnitt 5 dieses Dokuments ausführlich beschrieben. Das vorliegende Dokument behandelt Zertifizierungssysteme für die RSPO- Anforderungen bezüglich der Lieferkettenmodelle Identitätssicherung, Segregation und Massenbilanz. Es umfasst: Die Anforderungen, die an eine Zertifizierungsstelle gestellt werden, um als zuständige Stelle akkreditiert zu werden, die Audits durchführt und Konformitätserklärungen auf der Grundlage des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards ausstellt (Akkreditierungsanforderungen). Die Art, auf die eine Zertifizierung durch solche Zertifizierungsstellen (Zertifizierungsverfahrensanforderungen) durchgeführt werden muss. 2. Definitionen Akkreditierungsstelle Antragsteller (oder Kunde) Audit Das Unternehmen, das für die Prüfung von RSPO- Zertifizierungsstellen gemäß ISO/IEC-Richtlinie 17065:2012 verantwortlich ist. Das Unternehmen muss ein Unterzeichner des International Accreditation Forum (IAF) oder des Multilateral Recognition Arrangement (MLA) oder ein Vollmitglied der International Social and Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL) sein. Das Unternehmen, das im Besitz einer Zertifizierung ist oder diese anstrebt. Unabhängige Beurteilung der Einhaltung der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards durch eine RSPOakkreditierte Zertifizierungsstelle als Teil des Zertifizierungsverfahrens. RSPO-SCC-Systeme 5

6 Beschwerdeverfahren Book and Claim (BC) Bulking Station Der Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) (Runder Tisch für nachhaltiges Palmöl) Eigentümer Endprodukt Endprodukthersteller Frischfruchtbündel (FFB) Geltungsbereich Das RSPO-Beschwerdesystem behandelt Beschwerden gegen den RSPO und seine Mitglieder auf eine Art, in der das Wesen, der Auftrag und die Ziele von RSPO zum Ausdruck kommen. Wir verweisen diesbezüglich auf die RSPO-Website ( Das Book-and-Claim-System erlaubt die Übertragung von RSPO-zertifizierten Ölpalmakteuren in der Lieferkette. Siehe Lieferkettenzertifizierungsstandard in Anhang 1: Book and Claim (BC) für Öle und Fette. Zwischenlager für Ölpalmprodukte. Die registrierte gemeinnützige Schweizer Stiftung, die an der Verbesserung der Nachhaltigkeit der globalen Palmölproduktion und -verwendung arbeitet. Person oder Entität, die im physischen Besitz von Waren/einer Anlage/eines Gebäudes usw. ist. Das Produkt, das keine weitere Neuverpackung oder Verarbeitung vor dem Verkauf an den Endverbraucher benötigt. Der Hersteller/Verarbeiter, der Ölpalmprodukte für die Herstellung von Produkten verwendet, die für den Konsum oder die Endnutzung auf jegliche Art bestimmt sind, ohne dass eine weitere Neuverpackung oder Verarbeitung erforderlich ist. Ein Beispiel hierfür sind Einzelhändler, die betriebsintern Eigenmarken produzieren, Hersteller von Konsumartikeln, Biokraftstofferzeuger sowie Futtermittelhersteller. Händler und Verteiler von Endprodukten, bei denen keine weitere Änderung auftritt, benötigen keine Lieferkettenzertifizierung. Von den Bäumen der Ölpalmenplantagen/-farmen geerntete Palmfruchtbündel. Die Aktivitäten, die von der Lieferkettenzertifizierung des Unternehmens abgedeckt werden. RSPO-SCC-Systeme 6

7 Gesetzlicher Eigentümer Gruppenzertifizierung Händler Identitätsgesichertes Palmöl (IP) Internes Kontrollsystem (ICS) Käufer Leerverkäufe Entität, die eine vollstreckbare Forderung oder einen Besitzanspruch für eine Immobilie hat, und vom Gesetz als solche anerkannt wird. Eine Option für eine RSPO-Lieferkettenzertifizierung, bei der die direkten Kosten der Zertifizierung von den berechtigten Mitgliedern einer Gruppe geteilt werden. Teilnehmer an der Lieferkette RSPO-zertifizierter Ölpalmprodukte, der Ölpalmprodukte, Derivate und/oder Termingeschäfte kauft und verkauft, ohne dass ein physisches Handling der Ölpalmprodukte erfolgt. Das Lieferkettenmodell Identitätssicherung (IP) gewährleistet, dass ein RSPO-zertifiziertes Ölpalmprodukt, das dem Endbenutzer geliefert wird, zu einer eindeutig identifizierbaren RSPO-zertifizierten Mühle und ihrer zertifizierten Versorgungsbasis rückverfolgt werden kann. Eine dokumentierte Reihe von Verfahren und Prozessen, die die Funktionsweise eines Lieferkettenzertifizierungssystems beschreibt undgewährleistet, dass Protokolle erstellt, interne Audits festgelegt und Verantwortlichkeiten erläutert werden. Es beschreibt, welche Standards anwendbar sind und gewährleistet, dass Zuwiderhandlungen gemäß einer Reihe von Verfahren und Korrekturmaßnahmen korrigiert werden. Das nächste gewerbliche Unternehmen in der Lieferkette; der Lieferant (oder Verkäufer) ist das vorherige gewerbliche Unternehmen in der Lieferkette. Abschluss eines Terminvertrags bezüglich der Lieferung von Produkten, die noch nicht eingegangen sind. RSPO-SCC-Systeme 7

8 Lieferant (oder Verkäufer) Lieferkette Lieferkettenzertifizierungssysteme Massenbilanz (MB) Multi-Site-Zertifizierung Nicht zertifizierte Plantagen Die vorherige wirtschaftliche Einheit in der Lieferkette; der Käufer (oder Kunde) ist die nächste wirtschaftliche Einheit in der Lieferkette. Die Serie der Prozesse/Schritte, welche die landwirtschaftlichen Rohstoffe vom primären Erzeuger über den Endprodukthersteller (z.b. Palmölanbau, Zermahlen, Lagerung, Transport, Raffination, Herstellung, Endprodukt etc.) durchlaufen. Verarbeiter oder Benutzer von RSPO-zertifizierten Ölpalmprodukten haben das Recht die Verwendung von (oder Unterstützung von) RSPO-zertifizierten Ölpalmprodukten nach außen zu kommunizieren, wenn sie den Anforderungen der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme entsprechen, und dies unabhängig von einer akkreditieren Zertifizierungsstelle überprüft wird. Lieferkettenmodell, das es ermöglicht, dass eine Zertifizierungsaussage entweder durch physische Vermischung oder verwaltungstechnisch unter streng kontrollierten Bedingungen von einem Ölpalmprodukt auf ein anderes übertragen werden. Eine Zertifizierungsoption für eine Gruppe von Standorten, die vertraglich miteinander verknüpft sind und über eine Zentrale und minimal über zwei teilnehmende Standorte verfügen. Bei solchen Standorten kann es sich z. B. um Gruppen von Plantagen, Farmen, Mühlen oder Raffinerien handeln, die im Rahmen einer Zentrale verbunden sind und mithilfe eines internen Kontrollsystems (ICS) verwaltet werden. Zentralen, die auch zu Verarbeitungszwecken dienen, zählen sowohl als Zentrale als auch als teilnehmender Standort. Mühlen und deren jeweilige Versorgungsbasen, die nicht von einer RSPO-akkreditierten Zertifizierungsstelle zertifiziert wurden. RSPO-SCC-Systeme 8

9 Ölpalmprodukte Raffinerie Rohes Palmöl (oder CPO) RSPO-IT-System RSPO-Richtlinien für Kommunikation & Aussagen RSPO-zertifiziertes nachhaltiges Palmöl (oder RSPO-CSPO) Segregation (SG) Aus der Ölpalme einschließlich deren Früchten und Kernen erzeugte Produkte. Je nach Kontext kann der Begriff Ölpalmprodukte in diesem Dokument auch für Produkte wie Schalen, Palmkerne, Palmkernkuchen, Palmkernöl (PKO) oder daraus abgeleitete Erzeugnisse, Palm(kern)fettsäuredestillat (P(K)FAD), Olein, Stearin oder Produkte verwendet werden, die aus der Fraktionierung von CPO abgeleitet werden. Eine Produktionsstätte, die Fette und Öle in hochwertigere Fette und Öle verwandelt. Ölpalmprodukt der ersten Stufe, das aus Frischfruchtbündeln (FFB) in einer Mühle hergestellt wird. Web-basiertes System für die Rückverfolgung RSPOzertifizierten Palmöls in der gesamten Lieferkette von der Mühle bis zur Raffinerie, unter den Lieferkettenmodellen Massenbilanz, Segregation und/oder Identitätssicherung. Regeln für den Einsatz von Kommunikation und Ansprüchen im Zusammenhang mit der Nutzung oder Unterstützung von RSPO-zertifizierten Ölpalmprodukten. Palmöl, dass von einer Mühle und deren Versorgungsbasis produziert wurde und die von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle gemäß den RSPO- Prinzipien und Kriterien erfolgreich geprüft wurde und den Kriterien des RSPO- Zertifizierungssystemdokuments entspricht. Das Lieferkettenmodell Segregation (SG) gewährleistet, dass ein RSPO-zertifiziertes Ölpalmprodukt, das dem Endbenutzer geliefert wird, nur aus RSPO-zertifizierten Quellen stammt. RSPO-SCC-Systeme 9

10 Standort Unabhängige Mühle Verhaltenskodex Versundung Vor-Ort-Audit Zertifizierungseinheit Zertifizierungsstelle (CB) Zertifizierunsaussage (Claim) Eine einzelne Funktionseinheit eines Unternehmens oder eine Kombination von Einheiten, die sich an einem Ort befindet, der geografisch von anderen Einheiten getrennt ist. Eine Mühle, die unabhängig von einer spezifischen Plantage operiert und auch in keinem Rechtsverhältnis zu ihr steht. Dies bezieht sich auch auf Mutter- oder Schwesterunternehmen. Der RSPO-Verhaltenskodex umfasst eine Reihe von Anforderungen, die von RSPO Mitgliedern eingehalten werden müssen. Sie finden den Kodex auf der RSPO- Website ( Übertragung des Eigentums von einem Unternehmen zum anderen. Vorort- Besuch, der einem permanenten Standort von einem Vertreter (bzw. ein Team von Vertretern) einer RSPO-zugelassenen Zertifizierungsstelle durchgeführt wird. Alle Anbieter, die RSPO-zertifizierte Ölpalmprodukte als rechtliches Eigentum übernehmen und physisch handhaben (einschließlich Aufnahme in Lagertanks), müssen über eine RSPO-Lieferkettenzertifizierung verfügen. Diese Anforderung bezieht sich auch auf den Hersteller von Endprodukten. Eine unabhängige RSPO-akkreditierte Stelle, die Zertifizierungsaudits auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards durchführt. Eine an eine Interessensgruppe gerichtete Mitteilung in einem beliebigen Format bezüglich des Vorhandenseins eines zertifizierten nachhaltigen Ölpalmprodukts in einem spezifischen Produkt oder Produktgruppen. RSPO-SCC-Systeme 10

11 3. Zertifizierungsstandards Die RSPO-Zertifizierungsstandards umfassen: 3.1 Nachhaltige Produktion von Ölpalmprodukten Die nachhaltige Produktion von Ölpalmprodukten besteht aus rechtskonformer, wirtschaftlich sinnvoller sowie umwelt- und sozialverträglicher Unternehmensführung und Tätigkeiten. Dies wird durch die Anwendung der RSPO-Prinzipien und Kriterien für nachhaltige Palmölproduktion und die zugehörigen Indikatoren und Leitlinien, wie im Dokument RSPO-Prinzipien und Kriterien für eine nachhaltige Palmölproduktion einschließlich Indikatoren und Leitlinien (auf (in diesem Dokument zusammenfassend als die RSPO-Prinzipien und Kriterien oder RSPO P&C bezeichnet) niedergelegt, erzielt. Alle RSPO-Prinzipien und Kriterien gelten für die Verwaltung von Ölpalmen. Alle relevanten RSPO-Prinzipien und Kriterien gelten auch für Ölpalmenplantagen und dazugehörige Mühlen. Unabhängige Mühlen werden auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards zertifiziert Soweit verfügbar, sollten nationale Auslegungen der internationalen Indikatoren und Leitlinien befolgt werden. Um eine allgemeine Kontrolle der Qualität einer Reihe von nationalen Indikatoren und Leitlinien zu ermöglichen, die Anspruch auf amtliche Auslegungen erheben, vor allem im lokalen rechtlichen Kontext, sind für nationale Auslegungen die Bestätigung oder Anerkennung durch RSPO erforderlich 3.2 Lieferkettenanforderungen für nachhaltige Ölpalmprodukte Die Ölpalmprodukte können zwischen Anbauer und Produkt viele Produktionsund Logistikphasen durchlaufen. Einzelne Chargen von Ölpalmprodukten können über eines der vier Lieferkettenmodelle gehandelt werden, die von RSPO genehmigt sind: Identitätssicherung (IP) Segregation (SG) Massenbilanz (MB) Book and Claim (BC). RSPO-SCC-Systeme 11

12 3.2.2 Für die ersten drei, d. h. Identitätssicherung, Segregation und Massenbilanz, sind Lieferkettenkontrollen von der Plantage bis zum zertifizierten Endprodukt erforderlich, wie im RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandard definiert. Im vorliegenden Dokument werden Zertifizierungssysteme für die Beurteilung auf der Grundlage des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards schriftlich fixiert. Benutzer des RSPO-Book-and-Claim-Systems, die keine Erzeuger sind, müssen nachweisen, dass sie die Anwendungsvorschriften des RSPO-Book-and-Claim- Systems erfüllen, die separat behandelt werden (siehe RSPO-SCC-Systeme 12

13 4. Akkreditierungsanforderungen: Mechanismus zur Genehmigung und Überwachung von Zertifizierungsstellen Dritter 4.1 Überblick über die Akkreditierung Jede Zertifizierungsstelle, die als Dienstleistung Zertifizierungsaudits auf der Grundlage des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards anbieten möchte, muss von RSPO speziell akkreditiert werden. Einzelpersonen können nicht als Zertifizierungsstelle akkreditiert werden RSPO hat Vorkehrungen getroffen, dass alle Zertifizierungsstellen, die auf der Grundlage der RSPO-Prinzipien und Kriterien akkreditiert wurden, auch Lieferkettenaudits anhand der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards für CPO-Mühlen durchführen können. Dies dient dazu, dass ein Audit bezüglich der Lieferkettenanforderungen von CPO- Mühlen gleichzeitig mit den Standortbesichtigungen im Rahmen der P&C- Zertifizierung durchgeführt werden kann. Unabhängige, eigenständige Ölmühlen, die nicht über eine feste Versorgungsbasis verfügen und deswegen keinem P&C-Audit unterzogen wurden, benötigen ein Lieferkettenaudit und ein Zertifikat. Ein Palmkernzerkleinerer kann nicht Teil der P&C-Zertifizierung sein und benötigt immer einen Lieferkettenaudit und ein Zertifikat RSPO veröffentlicht eine Liste der akkreditierten Zertifizierungsstellen auf seiner Website ( 4.2 Anforderungen, die an die Akkreditierungsstelle gestellt werden Eine Akkreditierungsstelle muss gemäß den Anforderungen von ISO 17011:2004 Konformitätsbewertung - Allgemeine Anforderungen an Akkreditierungsstellen, die Konformitätsbewertungsstellen akkreditieren, verfahren. Zu diesem Zweck muss sie entweder ein Unterzeichner des International Accreditation Forum (IAF), des Multilateral Recognition Arrangement (MLA) oder ein Vollmitglied der International Social and Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL) sein. RSPO-SCC-Systeme 13

14 4.2.2 RSPO verlangt, dass die Akkreditierungsstelle RSPO benachrichtigt, wenn von einem RSPO-Interessensvertreter eine Beschwerde über die Zertifizierungsstelle bezüglich ihrer Kompetenz, des Verfahrens oder des Ergebnisses eines Akkreditierungsaudits oder einer Implementierung eingegangen ist. Die Akkreditierungsstelle bearbeitet Beschwerden gemäß ISO/IEC 17011:2004. Sollte eine Akkreditierungsstelle eine Beschwerde nicht innerhalb dieses Zeitrahmens klären, so hat sie das RSPO-Sekretariat darüber zu informieren. 4.3 Akkreditierungsanforderungen für Zertifizierungsstellen Zertifizierungsstellen sind verpflichtet nachzuweisen, dass alle Aspekte ihrer Organisation, Systeme und Verfahren für die Durchführung der Zertifizierung auf der Grundlage der Absicht und Anforderungen der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme in dokumentierten Managementsystemen enthalten sind und mit den Bestimmungen der spezifischen RSPO-Anforderungen, wie in Abschnitt 5 dargelegt, übereinstimmen Zertifizierungsstellen sind verpflichtet nachzuweisen, dass alle Aspekte ihrer Organisation, Systeme und Verfahren für die Durchführung der Zertifizierung auf der Grundlage der Absicht und Anforderungen der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme den relevanten Bestimmungen der ISO/IEC 17011:2004 Konformitätsbewertung - Allgemeine Anforderungen an Akkreditierungsstellen, die Konformitätsbewertungsstellen akkreditieren entsprechen Die Einhaltung der in den Abschnitten und dieses Dokuments niedergelegten Anforderungen wird vor der Akkreditierung beurteilt und danach jährlich überwacht Die Zertifizierungsstelle muss den Anforderungen im Zusammenhang mit den Akkreditierungsentscheidungen der Akkreditierungsstelle entsprechen. RSPO-SCC-Systeme 14

15 5. Zertifizierungsverfahrensanforderungen der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme Dieser Abschnitt behandelt das Verfahren, das eine Zertifizierungsstelle bei der Überprüfung eines Standorts befolgen muss, der gemäß den Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards eine Zertifizierung anstrebt. 5.1 Spezifische Kompetenzen der Auditteams Die akkreditierte Zertifizierungsstelle implementiert alle Bestimmungen, einschließlich rechtlicher Schritte, um zu gewährleisten, dass alle Personen, Subunternehmer oder andere Entitäten (z.b. fest angestellte und freiberufliche Auditoren, Sachverständige, Berater usw.), die in ihrem Auftrag Audits gemäß den Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards durchführen, die anwendbaren Prozeduren, Verfahren und Dokumente kennen und alle Anforderungen der RSPO-Lieferkettenzertifizierungssysteme erfüllen Die Zertifizierungsstelle muss die minimalen Kompetenzen der leitenden Auditoren und die Anforderungen, die an die Auditteams gestellt werden, definieren. Diese müssen mindestens mit den in der ISO 19011:2011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen definierten Spezifikationen übereinstimmen, unter Berücksichtigung von Änderungen, die sich auf die spezifischen Anforderungen der RSPO-Lieferkettenzertifizierung, wie unten beschrieben, richten Auditverfahren für die Zertifizierungsaudits auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards müssen vorsehen, dass Auditoren nachweislich über ausreichendes Fachwissen über Lieferketten verfügen, um allen Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards gerecht zu werden. RSPO-SCC-Systeme 15

16 Leitende Auditoren müssen mindestens Folgendes vorweisen: Den erfolgreichen Abschluss eines anerkannten Kurses für leitende Auditoren, wie z.b. einen ISO 9000/19011-Kurs für leitende Auditoren. Den erfolgreichen Abschluss einer RSPO-unterstützten RSPO- Lieferkettenzertifizierungsschulung. Sprachkenntnisse, die für die mündliche und schriftliche Kommunikation mit dem Kunden und den betreffenden Interessenvertretergruppen des Kunden, ausreichen. Praxisbezogene Berufserfahrung mit ähnlichen Lieferketten oder eine gleichwertige Berufserfahrung, die mit dem Zertifizierungsverfahren zusammenhängt und genauso wichtig dafür ist. Eine überwachte Schulungszeit im Bereich der praxisnahen Auditierung unter Leitung eines qualifizierten leitenden Auditors in Bezug auf ähnliche Zertifizierungssysteme (d. h. einschließlich Rückverfolgbarkeit), in deren Rahmen mindestens 2 (zwei) Audits bei verschiedenen Unternehmen erfolgreich durchgeführt wurden. 5.2 Zertifizierungseinheit Die allgemeinen Produktkettensystemanforderungen für den RSPO- Lieferkettenstandard gelten für jedes Unternehmen in der gesamten Lieferkette, das rechtlichen Besitz übernimmt und RSPO-zertifizierte nachhaltige Ölpalmprodukte an einem Standort, der von dem Unternehmen geleitet wird, physisch verarbeitet. Dies gilt auch für Outsourcing-Partner. Nach dem Endprodukthersteller gibt es keine weitere Anforderung bezüglich einer Zertifizierung Die Lieferkettenzertifizierung findet auf Standortebene statt. Eine Multi-Site- Zertifizierung (Anhang 2) oder eine Gruppenzertifizierung (Anhang 3) ist unter bestimmten Bedingungen möglich Outsourcing-Partner gelten als mit einem hohen Risiko behaftet, wenn Produkte physisch umgewandelt werden, oder wenn die Gefahr einer unkontrollierten, nicht vorsätzlichen oder unfallbedingten Kreuzkontamination besteht, die in der Vermischung zertifizierter und nicht zertifizierter Produkte resultiert. RSPO-SCC-Systeme 16

17 5.3 Anforderungen, die an das Auditverfahren gestellt werden Kundenapplikation und Vertrag Die Zertifizierungsstelle gewährleistet, dass jeder Betrieb, der eine Zertifizierung gemäß der RSPO-Anforderungen anstrebt oder besitzt, alle notwendigen Informationen bezüglich der RSPO-Lieferkettenzertifizierung und der RSPO- Richtlinien zu Kommunikation und Aussagen erhält. Wenn potenzielle Kunden noch weitere Fragen bezüglich des RSPO haben, werden diese direkt an das RSPO- Sekretariat weitergeleitet Die Zertifizierungsstelle schließt eine vertragliche Vereinbarung für Zertifizierungsdienste mit einem Unternehmen ab, das eine Zertifizierung gemäß dem RSPO-Lieferkettenstandard anstrebt oder besitzt, und führt Aufzeichnungen über jede Vereinbarung, bevor sie mit der Bereitstellung einer Dienstleistung fortfährt. Die Vertragsunterlagen spezifizieren Umfang, Dauer und Kosten des Audits und umreißen die vertraglichen Rechte und Pflichten der Zertifizierungsstelle und des Kunden. Hierzu zählt das Recht des Kunden, dem Auditverfahren der Zertifizierungsstelle zu widersprechen, und dieses Recht muss in den Verfahren einer Zertifizierungsstelle vorgesehen sein. Die vertragliche Vereinbarung umfasst relevante Bestimmungen über Vertraulichkeit und Interessenerklärungen. Auditplanung Die Zertifizierungsstelle plant den Vor-Ort-Audit gemäß den in der ISO 19011:2011 aufgeführten Richtlinien Die Zertifizierungsstelle kann, falls möglich und angebracht, RSPO- Lieferkettenaudits mit anderen Vor-Ort-Audits (wie z.b. bezüglich Lebensmittelsicherheit, Qualität, usw.) kombinieren Zertifizierungsstellen erkennen Zertifikate, die vorher von anderen RSPOakkreditierten Zertifizierungsstellen gemäß RSPO- Lieferkettenzertifizierungssystemen ausgestellt wurden, an. RSPO-SCC-Systeme 17

18 Zertifizierungsaudit Der Audit beginnt mit einer Eröffnungsversammlung, auf der der leitende Auditor den Antragsteller auf eine Zertifizierung über das Zertifizierungsverfahren informiert, Vereinbarungen bezüglich der Logistik für den Audit trifft, den Zugang zu allen relevanten Dokumenten, Feldstandorten und Mitarbeitern bestätigt, Vertraulichkeit und Interessenkonflikte erklärt und einen Zeitpunkt für die Schließung der Sitzung vereinbart Die Zertifizierungsstelle überprüft die Managementunterlagen des Antragstellers um zu gewährleisten, dass alle Elemente den Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandard genügen. Die Zertifizierungsstelle klärt Fragen oder Bedenken des Unternehmens, das im Besitz einer Zertifizierung ist oder diese anstrebt. Interne Audits sind vollständig geplant und finden statt, bevor eine Zertifizierung verliehen wird Der Zertifizierungsaudit prüft, ob die organisatorischen Systeme, Managementsysteme und die operativen Systeme, einschließlich dokumentierter Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, das eine Zertifizierung anstrebt oder besitzt, ausreichend und angemessen umgesetzt sind, um die Absicht und die Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards zu erfüllen. In Fällen, in denen ein Unternehmen, das eine Zertifizierung anstrebt, Arbeiten an einen unabhängigen Dritten auslagert, prüft ein Auditor oder die Zertifizierungsstelle, ob ein Besuch bei dem Subunternehmen erforderlich ist. Wenn der Outsourcing-Partner im Besitz einer RSPO-Zertifizierung ist, ist kein zusätzlicher Audit erforderlich Sachdienliche RSPO-Lieferkettenunterlagen über den Eingang, die Verarbeitung, und die Lieferung zertifizierter Ölpalmprodukte werden im Rahmen des Zertifizierungsaudits überprüft Die Zertifizierungsstelle überprüft, ob die Aktivitäten von Subunternehmern, die von einem Unternehmen, das eine Zertifizierung anstrebt oder besitzt, mit Arbeiten betraut wurden, mit der Absicht und den Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards übereinstimmen. RSPO-SCC-Systeme 18

19 Zum Abschluss des Vor-Ort-Audits leitet der Auditor der Zertifizierungsstelle eine Abschlussversammlung, an der ein oder mehrere Vertreter des Kunden teilnehmen. Auf der Abschlussversammlung sorgt die Zertifizierungsstelle dafür, dass: Der Kunde darüber informiert wird, dass er bis zum Erhalt einer schriftlichen Bestätigung seiner RSPO- Lieferkettenzertifizierungsregistrierung und deren Ablaufdatum nicht zertifiziert ist und hinsichtlich der Zertifizierung keinerlei Ansprüche stellen kann. Der Kunde über die Ergebnisse des Auditteams einschließlich etwaiger Mängel in Kenntnis gesetzt wird, was zu einer negativen Zertifizierungsentscheidung führen kann oder was möglicherweise den Abschluss weiterer Handlungen erfordert, bevor eine Zertifizierungsentscheidung getroffen werden kann. Ein detaillierter Bericht der Abschlussversammlung wird zusammengestellt, der Folgendes umfasst: eine Liste der Teilnehmer an der Sitzung; eine detaillierte Beschreibung der Informationen, die dem Unternehmen, das eine Zertifizierung anstrebt oder besitzt, erteilt wurden; alle Informationen, die zusätzlich von dem Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden; und sonstige ausgetauschte Informationen, einschließlich eines schriftlichen Nachweises der Mitteilung, dass die Ergebnisse des Auditteams bis zur Bewertung und Beschlussfassung seitens der ordnungsgemäß benannten Vertreter der Zertifizierungsstelle vorläufig sind. Der Bericht der Abschlusssitzung wird vom leitenden Auditor und einem Vertreter der obersten Führungsstufe des Unternehmens, das eine Zertifizierung anstrebt oder besitzt, (elektronisch) unterzeichnet. RSPO-SCC-Systeme 19

20 Multi-Site- und Gruppenzertifizierungen Multi-Site- und Gruppenzertifizierungen sind unter bestimmten Umständen gestattet. Wird eine Multi-Site-Zertifizierung oder ein Audit ausgeführt, treffen alle Regeln aus Anhang 2 zu. Wird eine Gruppenzertifizierung oder ein Audit ausgeführt, treffen alle Regeln aus Anhang 3 zu Wenn eine Multi-Site- oder Gruppenzertifizierung oder ein Audit durchgeführt wird, bestimmt der bzw. die Prüfer, ob das Managementsystem des Kunden ausreicht um sicherzustellen, dass alle von ihm kontrollierten Standorte dem RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandard und dessen Absicht entsprechen. Eine Multi-Site- oder Gruppenzertifizierung wird nur erteilt, wenn: das Managementsystem des Kunden nachweist, dass es die Einhaltung des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards für alle Standorte, die von ihm verwaltet werden, gewährleisten kann; und alle Standorten, an denen ein Stichprobenaudit ausgeführt wurde, dem RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandard entsprechen. Ergebnisse Der Auditor der Zertifizierungsstelle erstellt einen Zertifizierungsbericht bezüglich des Zertifizierungsverfahrens auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO- Lieferkettenzertifizierungsstandards (siehe Anhang 1 für die Mindestanforderungen, die an den Berichtinhalt gestellt werden) Alle Abweichungen werden von dem Unternehmen zur Zufriedenheit der Zertifizierungsstelle korrigiert, bevor die Zertifizierungsstelle die Zertifizierung erteilt. Wenn Abweichungen nicht innerhalb von 3 (drei) Monaten nach der Prüfung behoben sind, ist eine vollständige Nachprüfung erforderlich. Die Zertifizierungsstelle prüft die Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßund/oder Präventivmaßnahmen, bevor die Abweichungen als behoben erachtet werden. RSPO-SCC-Systeme 20

21 Abweichungen, die später gegenüber einem zertifizierten Unternehmen geltend gemacht werden, sind ernsthaft und gefährden die Integrität der RSPO- Lieferkettenzertifizierung. Dem zertifizierten Unternehmen ist für eine zufriedenstellende Behebung der Abweichung eine maximale Frist von einem Monat zu gewähren. Die Zertifizierungsstelle prüft die Wirksamkeit der ergriffenen Korrektur- und/oder Präventivmaßnahmen. Falls die Abweichung nicht innerhalb der maximalen Frist von einem Monat behoben wird, sind eine Aussetzung oder ein Entzug des Zertifikats und eine vollständige Nachprüfung erforderlich Wenn es objektive Beweise dafür gibt, dass es nachweislich in der Lieferkette infolge der Maßnahmen oder Untätigkeit des zertifizierten Kunden zu einer Unterbrechung der Lieferkette gekommen ist, und dass Ölpalmprodukte, die fälschlicherweise als RSPO-zertifiziertes Produkt gekennzeichnet wurden, ausgeliefert wurden oder kurz vor der Auslieferung stehen, muss die Zertifizierungsstelle unverzüglich Maßnahmen ergreifen und die RSPO- Lieferkettenzertifizierung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sich die Situation geändert hat, aussetzen. Es ist erforderlich, dass die Zertifizierungsstelle RSPO innerhalb von 24 Stunden bezüglich der Entscheidung, die Zertifizierung auszusetzen, informiert Wenn keine Abweichungen bei einem Audit festgestellt werden oder wenn der Korrekturmaßnahmenplan die festgestellte(n) Abweichung(en) zufriedenstellend behoben hat, wird der Kunde für eine (Re-)Zertifizierung empfohlen Wenn die Zertifizierung z. B. auf der Grundlage mangelnder wirksamer Korrekturmaßnahmen ausgesetzt oder zurückgezogen wird, hat der Standort seine Lieferkettenkunden innerhalb von 3 (drei) Arbeitstagen davon zu unterrichten Die Zertifizierungsstelle schickt RSPO den Auditbericht innerhalb von 2 (zwei) Wochen nach Korrektur der Abweichung zu. Zertifizierung erteilt Die Lieferkettenzertifizierungsstelle füllt die Zertifikatsvorlage (Anhang 4 dieses Dokuments) aus und erstellt gemäß Anhang 1 dieses Dokuments einen Lieferkettenzertifizierungsbericht. RSPO-SCC-Systeme 21

22 Nachdem dem Unternehmen einer Zertifizierung erteilt wurde, übermittelt die Zertifizierungsstelle eine Kopie des Zertifikats und des Lieferkettenzertifizierungsberichts an das RSPO-Sekretariat, indem sie sie auf das RSPO-IT-System hochlädt Der RSPO lädt das Zertifikat innerhalb von 1 (einer) Arbeitswoche auf die RSPO- Website hoch. Für Kontaktdaten verweisen wir auf die RSPO-Website Die Gültigkeit der Zertifikate beträgt 5 (fünf) Jahre mit einer jährlichen Überwachung. Überwachungsaudits Überwachungsaudits müssen innerhalb von 12 Monaten ab dem letzten Audit ausgeführt werden. Wenn ein Überwachungsaudit nicht innerhalb von 12 Monaten ausgeführt wird, unterrichtet die Zertifizierungsstelle das Unternehmen und RSPO, dass das Zertifikat ausgesetzt wird Der Überwachungsaudit prüft, ob die organisatorischen Systeme, Managementsysteme und operativen Systeme, einschließlich dokumentierter Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, das eine Zertifizierung besitzt, ausreichend und angemessen umgesetzt sind, um die Absicht und die Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards zu erfüllen. In Fällen, in denen ein Unternehmen, das eine Zertifizierung besitzt, Arbeiten an einen unabhängigen Dritte auslagert, prüft ein Auditor oder die Zertifizierungsstelle, ob ein Besuch bei dem Subunternehmen erforderlich ist Sachdienliche RSPO-Lieferkettenunterlagen über den Eingang, die Verarbeitung und die Lieferung zertifizierter Ölpalmprodukte werden im Rahmen des Überwachungsaudits überprüft. Diese Aufzeichnungen werden rückwirkend bis zum Datum des letzten Audits überprüft Um die Kontinuität der Zertifizierung aufrechtzuerhalten, muss vor Ablauf des Zertifizierungszeitraums eine vollständige Nachprüfung ausgeführt werden Bei dem Überwachungsaudit überprüft die Zertifizierungsstelle den jährlichen Summensatz des Unternehmens um festzustellen, ob nicht mehr zertifizierte RSPO-Ölpalmprodukte beansprucht wurden, als während eines bestimmten Zeitraums gekauft wurden. Die Zertifizierungsstelle bestätigt die gekauften und beanspruchten Mengen im Rahmen ihres Auditberichts. Die Zertifizierungsstelle bestätigt, dass die Mitgliedschaftskategorie des Unternehmens richtig ist. RSPO-SCC-Systeme 22

23 Nur für Ölmühlen beurteilt die Zertifizierungsstelle, ob ein zwischenzeitlicher Besuch erforderlich ist, um Mengen zu bestätigen, wenn ein Standort sie bezüglich einer projektierten Überproduktion informiert hat Nur für Ölmühlen gilt, dass die Zertifizierungsstelle, wenn sich das höhere Produktionsvolumen als richtig erwiesen hat, diese Informationen an die RSPO-IT- System weiterleitet Um Kosten und Aufwand für kleine Ölbenutzer (Unternehmen, die sehr geringe Mengen Palmöl verwenden, d. h. weniger als 1000 kg Palmöl pro Jahr) zu reduzieren und die Verwendung nachhaltiger Palmöllieferketten zu fördern, legen diese Unternehmen dem RSPO ein Selbsterklärungsformular vor, anstatt dass Überwachungsaudits bei ihnen ausgeführt werden. Erstzertifizierungsaudits und Rezertifizierungsaudits werden wie gewohnt ausgeführt. 5.4 Übergang auf eine neue Zertifizierungsstelle Die neue Zertifizierungsstelle kommuniziert offiziell mit der alten Zertifizierungsstelle Der neuen Zertifizierungsstelle wird der letzte Auditbericht zur Verfügung gestellt, der Einzelheiten bezüglich Abweichungen umfasst Ein Übergang auf eine neue Zertifizierungsstelle ist erst dann zulässig, wenn alle Abweichungen behoben sind oder alle finanziellen Verpflichtungen erfüllt wurden Nach Überprüfung der Unterlagen erteilt die neue Zertifizierungsstelle dem Unternehmen ein neues Zertifikat unter Aufrechterhaltung des vorherigen Ablaufdatums. Nach Ausgabe des neuen Zertifikats wird RSPO informiert. 5.5 Öffentliche Verfügbarkeit der Dokumentation Die Zertifizierungsstelle und/oder RSPO muss auf Anfrage folgende Unterlagen öffentlich (auf der anwendbaren Website) zugänglich machen: RSPO-Lieferkettenübereinstimmungszertifikat (RSPO) Verfahren der Zertifizierungsstelle für Reklamationen, Beschwerden und Widersprüche, einschließlich Lösungsmechanismen (Zertifizierungsstelle). Das Register der zertifizierten Unternehmen, das Informationen über den Umfang der einzelnen Zertifikate enthalten muss, d. h. welche Standorte und/oder Verfahren zugelassen sind (RSPO). RSPO-SCC-Systeme 23

24 5.6 Interessenkonflikt Verfahren zur Identifizierung und Bewältigung von Interessenkonflikten müssen eine Bestimmung für einen speziellen, unabhängigen Ausschuss beinhalten, der von der Zertifizierungsstelle eingerichtet wird. Der unabhängige Ausschuss muss aus mindestens 3 (drei) externen Mitgliedern bestehen und muss sich mindestens einmal jährlich mit den Managern der Zertifizierungsstelle treffen, um offiziell die diesbezügliche Leistung der Zertifizierungsstelle zu überprüfen Zertifizierungsstellen und Mitglieder von Auditteams müssen von dem Unternehmen oder der Unternehmensgruppe mindestens 2 (zwei) Jahre lang unabhängig tätig gewesen sein, damit sie nicht als durch einen Interessenkonflikt belastet angesehen werden. In diesem Kontext bedeutet Unabhängigkeit, dass weder familiäre/persönliche Beziehungen mit Personen innerhalb des Unternehmens vorliegen, noch dass eine Beschäftigung bei dem oder durch das zu prüfende Unternehmen vorlag oder dass irgendwelche Beratungstätigkeiten oder sonstige Dienstleistungen für das Unternehmen geboten wurden; ausgenommen hiervon sind Zertifizierungs- oder Überprüfungstätigkeiten Die Zertifizierungsstelle bietet keine Zertifizierungs- oder Überwachungsaudits für Unternehmen an, denen sie Managementempfehlungen oder technischen Support bezüglich des Gültigkeitsbereichs der RSPO-Zertifizierung bereitgestellt hat oder zu denen sie in einer Beziehung steht, die ihre Unparteilichkeit gefährdet. Ausgenommen hiervon ist die Bereitstellung einer RSPO-genehmigten Schulung Aufzeichnungen der Gespräche des Interessenkonflikt-Ausschusses, Empfehlungen und anschließenden Korrekturmaßnahmen müssen mindestens 5 (fünf) Jahre lang aufbewahrt werden. RSPO-SCC-Systeme 24

25 5.6.5 Eine Person oder ein Unternehmen, das von der Zertifizierungsstelle beauftragt wurde oder die Zertifizierungsstelle selbst muss: Alle Interessen darlegen, die das Zertifizierungsverfahren möglicherweise beeinträchtigen und/oder einen Interessenkonflikt darstellen können, bevor das Zertifizierungsverfahren auf der Grundlage der Anforderungen des RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandards aufgenommen wurde. Jeden Umstand oder jedes Drängen, das sich auf ihre Unabhängigkeit oder Vertraulichkeit auswirken könnte, sofort der Geschäftsleitung der Zertifizierungsstelle berichten. Die Geschäftsleitung der Zertifizierungsstelle informiert RSPO und dessen gewählte Akkreditierungsstelle über diesen Bericht und stellt sicher, dass ein solcher Bericht im Zertifizierungsbericht des Zertifizierungsverfahrens und in der Datei des Kunden enthalten ist. Nur Dienstleistungen für einen Kunden ausführen, wenn die Zertifizierungsstelle nachweisen kann, dass sie keine Zertifizierung desselben Kunden auf der Grundlage der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme eingeleitet hat. Zweifelhafte Fälle werden mit RSPO vor dem Dialog mit dem Kunden erörtert Die Verfahren der Zertifizierungsstelle müssen die vertragliche Verpflichtung enthalten, die für alle Mitarbeiter einschließlich der Mitarbeiter von Subunternehmern, wie z. B. Beratern gilt, die an den Zertifizierungsentscheidungen mitwirken, dass sie schriftlich alle möglichen und tatsächlichen Interessenkonflikte zu dem Zeitpunkt, an dem der Konflikt oder ein möglicher Konflikt zutage tritt, der Zertifizierungsstelle gegenüber offenlegen. Hinweis: Eine Beziehung, welche die Unparteilichkeit der Zertifizierungsstelle gefährdet, kann auf Besitz, Kontrolle, Management, Personal, gemeinsam genutzten Ressourcen, Finanzen, Verträgen, Marketing und Zahlung einer Provision oder jedem anderen Anreiz für die Empfehlung neuer Kunden usw. beruhen. (Siehe IAF-Definition der verbundenen Stelle.) 5.7 Mechanismen für Reklamationen und Beschwerden Verfahren müssen einen Mechanismus für Reklamationen, Beschwerden und Widersprüche bezüglich zertifizierter Unternehmen enthalten, der allen Interessenten offensteht. RSPO-SCC-Systeme 25

26 5.8 Aussageüberwachung Zertifizierungsaudits und Überwachungsverfahren müssen eine Vorkehrung zur Gewährleistung der Einhaltung der RSPO-Anforderungen für die Aussageüberwachung beinhalten, wie in den RSPO-Richtlinien für Kommunikation &Aussage ausführlich beschrieben. Wenn mehrere Lieferkettenmodelle parallel verwendet werden, müssen Aussagen bezüglich der Verwendung RSPOzertifizierter nachhaltiger Ölpalmprodukte stichprobenweise geprüft werden. RSPO-SCC-Systeme 26

27 Anhang 1: Lieferkettenzertifizierungsbericht A.1.1 An den Inhalt gestellte Anforderungen Bei dem Auditbericht kann es sich um eine Zusammenstellung mehrerer Dokumente handeln. Bei der Erstellung eines Lieferkettenzertifizierungsberichts hält sich der Auditor an folgende Mindestanforderungen, die an den Inhalt gestellt werden: Angaben zu dem zertifizierten Unternehmen Angaben zur Zertifizierungsstelle Name, RSPO-Mitgliedsnummer und Anschrift des zertifizierten Unternehmens und aller relevanten Arbeitsstandorte, die eine Zertifizierung anstreben oder besitzen, einschließlich der Kontaktdaten des Vertreters der Geschäftsleitung, der für die Beaufsichtigung des Zertifizierungsverfahrens zuständig ist, sowie ggf. des Mutterunternehmens. Die Zertifikatnummer der Zertifizierungsstelle und das Akkreditierungsdatum. Zusammenfassung Angaben auf dem Zertifikat Hintergrund des Berichts Eine Zusammenfassung des Berichts, einschließlich einer kurzen Beschreibung des Umfangs der Zertifizierung. Zertifikatnummer, Gültigkeit (Start-und Enddatum) und Datum der Erstzertifizierung. a) Verfasser: Der bzw. die Namen des bzw. der Auditoren Der bzw. die Namen der Vertreter der Geschäftsleitung der Zertifizierungsstelle, die für die Zertifizierungsentscheidung zuständig sind. b) Vorherige Audits (falls vorhanden): Zusammenfassung früherer Zertifizierungsaudits und Schlussfolgerungen mit Empfehlungen oder Abweichungen. RSPO-SCC-Systeme 27

28 c) Vor-Ort Besuche: Route mit Daten Die wichtigsten geprüften Elemente und Orte. Namen und Zugehörigkeiten befragter Person. Umfang Eine klare Beschreibung des Umfangs des Audits einschließlich des bzw. der verwendeten Lieferkettenmodelle. Die Version der RSPO- Lieferkettenzertifizierungssysteme, die von dem Unternehmen implementiert sind. Beschreibung des Managementsystems des Unternehmens Zertifizierte, gekaufte und beanspruchte Menge Eine klare Beschreibung der organisatorischen Systeme, Managementsysteme und operativen Systeme zur Gewährleistung der Übereinstimmung mit den RSPO-Lieferkettenzertifizierungssystemen. Bestätigung der Zusammenfassung des Unternehmens bezüglich der jährlich zertifizierten Tonnage RSPO-zertifizierter Ölpalmprodukte, die in einem spezifizierten Zeitraum gekauft und beansprucht wurde. A.1.2 An Informationen gestellte Anforderungen Für die Mühle Die Mühlenkapazität (im Hinblick auf die Herstellung von zertifiziertem nachhaltigem Palmöl (CSPO)) wird auf der Vorderseite des Berichts aufgeführt. Aufzeichnungen über monatlich erhaltene, zertifizierte Frischfruchtbündel (FFB). RSPO-SCC-Systeme 28

29 Aufzeichnungen über produziertes und zertifiziertes CSPO und Palmkerne (PK) Aufzeichnungen über das an die einzelnen Käufer verkaufte CSPO und die zertifizierten PK (unter Book and Claim und auf dem RSPO-IT-System). Für die Raffinerie, Hersteller usw. Diese Daten können in einem Jahr gesammelt werden. Lieferant Aufzeichnungen von gekauftem/erhaltenem Rohmaterial RSPO- Zertifikatnummer Produkt Menge Käufer Aufzeichnungen über die verkauften Ölpalmprodukte RSPO- Zertifikatnummer Produkt Menge RSPO-SCC-Systeme 29

30 Anhang 2: Multi-Site-Zertifizierung A.2.1 Auswahlkriterien Alle Unternehmen, die unter eine Multi-Site-Zertifizierung fallen, werden von einer Zentrale vertreten. Im Rahmen des Zertifikats dokumentiert und implementiert die Zentrale klare Regeln hinsichtlich der Auswahl für die Teilnahme von Standorten an dem Zertifikat. Die Multi-Site-Zertifizierung ist nicht auf ein einzelnes Land beschränkt und kann grenzüberschreitend ausgeführt werden. A.2.2 Betriebskriterien Die RSPO-Lieferkettenzertifizierung muss von einem kenntlich gemachten Standort, d. h. der Zentrale, ausgehen. Alle teilnehmenden Standorte unterhalten eine gesetzliche und/oder vertragliche Beziehung zu der Zentrale. Es wird ein gemeinsames, zentral verwaltetes und dokumentiertes internes Kontroll- und Berichterstattungssystem verwendet und von der Zentrale überwacht. Die Zentrale ernennt einen Vertreter der Geschäftsleitung, der die Gesamtverantwortung dafür übernimmt, dass alle operativen Einheiten den Anforderungen der RSPO-Produktkettenzertifizierung entsprechen. Interne Audits aller Standorte/Tätigkeiten werden einmal jährlich durchgeführt und von der Zentrale überprüft und aufgezeichnet. Verschiedene Tätigkeiten im Rahmen der Multi-Site-Zertifizierung werden in Reihen eingeteilt. Die wichtigsten Reihen betreiben ein gemeinsames Managementsystem und können wie folgt klassifiziert werden: Mahlen Raffinieren Transport und Vertrieb Verarbeitung (einschließlich sekundärer Verarbeitung nach der Raffinerie) Produktion (abschließende Herstellung des Endprodukts) Mischen RSPO-SCC-Systeme 30

31 Outsourcen (Tankanlagen usw.). A.2.3 Zertifikate Jeder Standort einer Reihe wird einem Stichprobenaudit unterzogen. Einmal jährlich wird auch ein Audit der Funktionen der Zentrale durchgeführt. Zertifikate bezüglich der Übereinstimmung mit dem RSPO-SCCS-Multi-Site- Zertifizierungssystem werden an Unternehmen vergeben, die von der Zertifizierungsstelle geprüft worden sind und bewiesen haben, dass sie dem System vollständig entsprechen. Das Zertifikat wird im Namen der Zentrale ausgestellt, und auf ihm werden alle anderen Unternehmen, Tätigkeiten und Standorte aufgelistet. Die Zertifikate sind für einen Zeitraum von 5 (fünf) Jahren gültig und unterliegen jährlichen Überwachungsaudits. A.2.4 Beispiel für eine Auditformel Zertifizierungsaudit Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der teilnehmenden Standorte, auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus Zentrale. Überwachungsaudit Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der teilnehmenden Standorte, mit dem Koeffizienten 0,6 multipliziert und auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus Zentrale. Rezertifizierungsaudit Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der teilnehmenden Standorte, mit dem Koeffizienten 0,8 multipliziert und auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus Zentrale. A.2.5 Erweiterung des Umfangs der Zertifizierung Um einen Standort der Multi-Site-Zertifizierung hinzuzufügen: Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der hinzuzufügenden Standorte, auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus Funktionen der Zentrale. Interne Audits der hinzuzufügenden Standorte müssen vor Hinzufügung zur Multi-Site-Zertifizierung abgeschlossen worden sein. RSPO-SCC-Systeme 31

32 Wenn die Erweiterung im Rahmen des Multi-Site-Umfangs mit vorhandenen Überwachungsaudits kombiniert wird, A.2.6 Aussetzung/Entfernung erfolgt dies zusätzlich zu den bestehenden Auditanforderungen (d. h. für diese Hinzufügungen werden zusätzliche Audits benötigt, egal, wie viele Audits bereits stattfinden). Wenn eine Abweichung an einem Standort konstatiert wird, kann dies zur Aussetzung des gesamten Multi-Site-Zertifikats führen. Der Zertifikatsinhaber hat die Möglichkeit, diesen Standort freiwillig von dem Multi-Site-Zertifikat zu entfernen. Für eine erneute Hinzufügung des Standorts gelten die Vorschriften für die Erweiterung des Umfangs der Zertifizierung (siehe A.2.5 Erweiterung des Umfangs der Zertifizierung, oben). RSPO-SCC-Systeme 32

33 Anhang 3: Gruppenzertifizierung A.3.1 Auswahlkriterien Alle Standorte, die unter eine Gruppenzertifizierung fallen, werden von einem Gruppenleiter vertreten. Im Rahmen des Zertifikats dokumentiert und implementiert der Gruppenleiter klare Regeln hinsichtlich der Auswahl für die Teilnahme von Standorten an dem Zertifikat. Die Gruppenzertifizierung ist nicht auf ein einzelnes Land beschränkt und kann grenzüberschreitend ausgeführt werden. Gruppenmitglieder müssen folgende Anforderungen erfüllen: Sie müssen rechtlich eigenständige Einheiten sein; Sie müssen bis zu 500 Mt Ölpalmprodukte pro Jahr verwenden; Sie müssen maximal 100 Mitarbeiter beschäftigen. A.3.2 Betriebskriterien Das RSPO-Lieferkettenzertifizierungssystem muss von einem kenntlich gemachten Standort, d. h. der Zentrale, ausgehen. Alle teilnehmenden Standorte unterhalten eine gesetzliche und/oder vertragliche Beziehung zu der Zentrale. Es wird ein gemeinsames, zentral verwaltetes und dokumentiertes internes Kontroll- und Berichterstattungssystem verwendet und von dem Gruppenleiter überwacht. Das Gruppenmanagement ernennt einen Vertreter der Geschäftsleitung, der Gesamtverantwortung dafür übernimmt, dass alle operativen Einheiten den Anforderungen der RSPO-Produktkettenzertifizierung entsprechen. Interne Audits aller Standorte/Tätigkeiten werden jährlich durchgeführt und von der Zentrale überprüft und aufgezeichnet. Verschiedene Tätigkeiten innerhalb der Gruppenzertifizierung werden in Reihen eingeteilt. Die wichtigsten Reihen betreiben ein gemeinsames Managementsystem und können wie folgt klassifiziert werden: Mahlen Raffinieren RSPO-SCC-Systeme 33

34 Transport und Vertrieb Verarbeitung (einschließlich sekundärer Verarbeitung nach der Raffinerie) Produktion (abschließende Herstellung des Endprodukts) Mischen Outsourcen (Tankanlagen usw.). A.3.3 Zertifizierung A.3.4Auditformel Jeder Standort einer Reihe wird einem Stichprobenaudit unterzogen. Einmal jährlich wird auch ein Audit der Zentrale durchgeführt. Zertifikate bezüglich der Übereinstimmung mit dem RSPO-SCCS- Gruppenzertifizierungssystem werden an Gruppenmanagement vergeben, die von der Zertifizierungsstelle geprüft wurden und bewiesen haben, dass sie dem System vollständig entsprechen. Das Zertifikat wird im Namen des Gruppenmanagement ausgestellt, und auf ihm werden alle anderen Gruppenmitglieder aufgelistet. Die Zertifikate sind für einen Zeitraum von 5 (fünf) Jahren gültig und unterliegen jährlichen Überwachungsaudits. Erstprüfung des Gruppenleiters Auf Antrag wird der Gruppenleiter einer Prüfung unterzogen um zu gewährleisten, dass er ein Gruppensystem wirksam leiten kann, und es wird eine maximale Wachstumsrate für das erste Jahr des Gruppensystems festgelegt. Die maximale Wachstumsrate beträgt 40 Mitglieder. Im ersten Jahr führt der Gruppenleiter interne Audits durch und legt diese der Zertifizierungsstelle vor, die die neuen Mitglieder anschließend bis zur vereinbarten maximalen Anzahl dem Zertifikat hinzufügt. Erstprüfung der Gruppenmitglieder Nach 12 Monaten und nach Erreichen der vereinbarten maximalen Anzahl berechnet die Zertifizierungsstelle die Prüfungsanforderungen für das Gruppensystem folgendermaßen: RSPO-SCC-Systeme 34

35 Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der Mitglieder, auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus Prüfung des Gruppenleiters. A.3.5 Überwachungsaudits Nach dem ersten Jahr ist es der Gruppe erlaubt, die Mitgliederzahl im Verhältnis zum Anfang des Jahres maximal zu verdoppeln. Am Ende des zweiten Jahres oder wenn das maximale Wachstum erzielt wurde, wird ein Stichprobenaudit für die nächsten 12 Monate wie folgt festgelegt: Die Quadratwurzel aus der Anzahl vorhandener Mitglieder, mit 0,6 (oder 0,8 im fünften Jahr der Zertifizierung, in dem eine Rezertifizierung erforderlich ist) multipliziert, auf eine ganze Zahl aufgerundet plus die Quadratwurzel aus der Anzahl neuer Mitglieder, auf eine ganze Zahl aufgerundet, plus der Prüfung des Gruppenleiters. Dieses Verfahren wird jedes Jahr, in dem das System wächst, wiederholt. Wenn das System in einem Jahr nicht wächst oder ein negatives Wachstum aufweist, ist nur eine Beispielrechnung erforderlich. Um einen Standort einer vorhandenen Gruppenzertifizierung hinzuzufügen: Die Quadratwurzel aus der Gesamtzahl der hinzuzufügenden Standorte addiert mit den Funktionen der Zentrale, muss einem Audit unterzogen werden. Interne Audits der hinzuzufügenden Standorte müssen vor Hinzufügung zur Gruppenzertifizierung abgeschlossen worden sein. Der Gruppenleiter muss den Nachweis eines internen Audits am neuen Standort erbringen. Wenn die Erweiterung im Rahmen des Gruppenumfangs mit vorhandenen Überwachungsaudits kombiniert wird, erfolgt dies zusätzlich zu den bestehenden Auditanforderungen (d. h. für diese Hinzufügungen werden zusätzliche Audits benötigt, egal, wie viele Audits bereits stattfinden). A.3.6 Aussetzung / Entfernung Wenn eine Abweichung an einem Standort festgestellt wird, kann dies zur Aussetzung des gesamten Gruppenzertifikats führen. Der Zertifikatsinhaber hat die Möglichkeit, diesen Standort freiwillig von dem Gruppenzertifikat zu entfernen. RSPO-SCC-Systeme 35

36 Für eine erneute Hinzufügung des Standorts gelten die Vorschriften für die Erweiterung des Umfangs der Zertifizierung (siehe A.3.5 Erweiterung des Umfangs der Zertifizierung, oben). RSPO-SCC-Systeme 36

37 Anhang 4: Zertifikatsvorlage Aufgrund einer Prüfung gemäß der in den RSPO- Lieferkettenzertifizierungssystemen angegebenen Vorschriften, Version [Monat, Jahr], und einem unterschriebenen Vertrag, bescheinigt [Name Zertifizierungsstelle] hiermit, dass der bzw. die unten aufgeführten Standorte für konform mit dem RSPO-Lieferkettenzertifizierungsstandard, Version [Monat, Jahr] befunden wurden. Dies gewährleistet, dass die Kriterien für die Verarbeitung von RSPO-zertifizierten Ölpalmprodukten mit einem oder mehreren Lieferkettenmodellen, wie in den RSPO-Lieferkettenzertifizierungssystemen angegeben, erfüllt wurden. Die folgende Vorlage muss verwendet und in der Mitte des Zertifikats platziert werden. Der umringende Bereich kann für ein spezifisches Logo, eine bestimmte Farbgebung und weitere Informationen verwendet werden, die die Zertifizierungsstelle auf dem Zertifikat aufführen möchte. RSPO-SCC-Systeme 37

38 Name des zertifizierten Unternehmens Vollständige Anschrift des zertifizierten Unternehmens RSPO-Nummer (falls anwendbar) Andere zertifizierten Standorte (siehe zweite Seite) RSPO-registriertes Mutterunternehmen (falls anwendbar) ABCDEF Sdn. Bhd. Oil Processing Road Industrial complex refinery 12 Selangor, Malaysia JA / NEIN KLMNOP Sdn. Bhd RSPO-Nummer des Mutterunternehmens Umfang der Beurteilung: Kauf von RSPO-zertifiziertem Palmöl und Palmkernöl, das in Derivate verarbeitet und am Markt vertrieben wird Anfangsdatum der Gültigkeitsdauer des Zertifikats Enddatum der Gültigkeitsdauer des Zertifikats Datum der Erstzertifizierung Tag/Monat/Jahr Tag/Monat/Jahr Tag/Monat/Jahr Zertifikatnummer XYZ Lieferkettenmodell Identitätssicherung (IP) Segregation (SG) Massenbilanz (MB) Ausgestellt von: Zeichnungsberechtigter Unterschrift Zertifizierungsstelle NAME x x x x [Name der Zertifizierungsstelle] war akkreditiert, um eine RSPO- Lieferkettenzertifizierung am xxxx durchzuführen. RSPO-SCC-Systeme 38

39 Dieses Zertifikat bleibt Eigentum von [Name der Zertifizierungsstelle] und kann im Falle einer Kündigung, wie im Vertrag aufgeführt, oder bei Änderungen oder Abweichungen von den oben genannten Daten zurückgezogen werden. Der Lizenznehmer ist verpflichtet, [Name der Zertifizierungsstelle] unverzüglich über alle Änderungen bezüglich der oben genannten Daten zu informieren. Nur ein unterschriebenes Originalzertifikat ist gültig. RSPO-SCC-Systeme 39

40 Anhang 5:Ertragsschemata A.5.1 Ertragsschema für das Lieferkettenmodell Massenbilanz Die Werte im unten aufgeführten Massenbilanz-Lieferkettenmodell sind festgelegt und können nicht geändert werden. Unternehmen können ihre eigenen tatsächlichen Erträge verwenden, wenn diese beim Audit gerechtfertigt werden können. Sonst werden die unten aufgeführten Zahlen verwendet. RSPO-SCC-Systeme 40

41 A.5.2 Ertragsschema für das Lieferkettenmodell Segregation A.5.3 Ertragsschema für die Palmkern-Massenbilanz Unternehmen, die nachhaltige Massenbilanz-Palmkernprodukte kaufen können das harmonisierte Ertragsschema verwenden, um die Menge nachhaltiger Produkte zu berechnen, die sie im Rahmen des Massenbilanz-Lieferkettenmodells verkaufen oder beanspruchen können: RSPO-SCC-Systeme 41