UNIVERSITÄTSMANAGEMENT

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1 UNIVERSITÄTSMANAGEMENT

2 Neue Herausforderungen für Ihre Universität Die österreichischen Universitäten befinden sich mit dem Erreichen der Vollrechtsfähigkeit in einem tief greifenden Veränderungsprozess, der auch mit der Neuausrichtung von internen Organisationsstrukturen und der Definition effizienterer Prozesse und Abläufe einhergeht. Die betriebswirtschaftliche Führung verlangt den Einsatz von managementorientierten Steuerungskonzepten, um die Universitäten und ihre Dienstleistungsorganisationen transparenter und leistungsfähiger zu gestalten. Letztlich kann durch betriebswirtschaftlich orientiertes Management und durch einen wirtschaftlichen Ressourceneinsatz das breite Spektrum universitärer Leistungen in Lehre und Forschung aufrechterhalten werden. 2

3 Unterstützung durch das IVM Das Institut für Verwaltungsmanagement (IVM) hat sich auf die Einführung und Weiterentwicklung von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten im öffentlichen Sektor spezialisiert. Seit über sieben Jahren zählen auch österreichische Universitäten zu unseren Kunden. Zu den Kernbereichen unserer Beratung für Universitäten zählen: Kosten- und Leistungsrechnung, Berichtswesen, Data Warehouse Projektmanagement bzw. Koordination und Kommunikation komplexer Projekte sowie Organisations- und Prozessanalysen (Finanzmanagement, Prozesse der Lehre, Drittmitteladministration, Personalmanagement u.a.). Wir unterstützen Sie bei der nachhaltigen Verbesserung Ihrer Leistungsfähigkeit und der Entwicklung von neuen und innovativen Steuerungsinstrumenten. Im Rahmen der Projekte erarbeiten wir gemeinsam die erforderlichen betriebswirtschaftlichen Konzepte, welche wir je nach Beauftragung auch gemeinsam umsetzen. Damit gewährleisten wir eine gemeinsame Entwicklung der Inhalte und einen umfassenden Know-how-Transfer, der es Ihnen ermöglicht, nach Abschluss der Projekte weitere Entwicklungsschritte innerhalb Ihrer Organisation selbständig zu initiieren und zu implementieren. 3

4 Universitätsmanagement Leistungen des IVM Kosten- und Leistungsrechnung im Controlling-Modul (CO) von SAP R/3 Neben der Führung einer Kosten- und Leistungsrechnung und der Generierung von Basisinformationen für das Controlling steigt die Bedeutung des CO-Moduls für die Budgetierung der Universitäten. Unmittelbare Herausforderungen wie die Leistungsvereinbarungen mit dem BMBWK ab 2007 und interne Zielvereinbarungen an den Universitäten erfordern eine intensive Auseinandersetzung mit den universitären Leistungen und den damit verbundenen Kosten. Das IVM bietet Ihnen eine umfassende Unterstützung im Bereich des CO-Moduls und berät Sie bei der Weiterentwicklung grundlegender Konzepte und Instrumente: 4

5 Entwicklung von Leistungskatalogen Konzeptionelle Unterstützung Gemeinkostencontrolling/ Produktkostencontrolling Unterstützung bei der Auswahl bzw. Weiterentwicklung eines geeigneten Kostenrechnungsverfahrens (Ist-, Plankostenrechnung, Teil- oder Vollkostenrechnung) Erweitung von funktionalen Ausprägungen bestehender R/3-CO-Anwendungen Transparente Darstellung von Kosten und ihrer Entstehung Verursachungsgerechte Weiterverrechnung an die Leistungsempfänger als Kostenträger Ermittlung und Darstellung von Kosten bzw. der Wertschöpfungen bei der Herstellung eines Produktes/einer Dienstleistung Kostenplanung und Kostensteuerung Weitere Kostenrechnungselemente Informationssysteme im Controlling Statistische Zusatzrechnung Erlöscontrolling Profit-Center-Rechnung Periodenabschlüsse und -ergebnisse Auf- bzw. Ausbau des Berichtswesens und Integration in ein unternehmensweites Informationssystem (Report Painter und Report Writer, Recherchen, Reporting im Intra- und Extranet) Finanzwesen (Finanzbuchhaltung, Cash-Management, Anlagenbuchhaltung, Investitionsmanagement) Integration angrenzender Module Bereich Projektmanagement (Projektsysteme) Bereich Personalmanagement (Personalabrechnung/Planung, Reisekosten, Arbeitszeit/Tätigkeitsaufzeichnungen mittels CATS [Cross-Application Time Sheet]) Bereich Logistik (Materialwirtschaft, Vertrieb, Instandhaltung) Erstdatenübernahmen Individualentwicklungen Business Application Interfaces (BAPIs) Dauerschnittstellen Reporting 5

6 Berichtswesen und Data Warehouse Systeme Die Universitäten betreiben eine Vielzahl von operativen Kernsystemen zur Abbildung ihrer wichtigsten Funktionen und Prozesse (Lehre, Forschung, Studierendenverwaltung, Rechnungswesen inkl. Budgetierung, Beschaffung, Vertrieb, Personalmanagement, Facility Management). Diese unterschiedlichen Quellsysteme sind oft nicht ausreichend vernetzt, die Daten stehen meist nicht in entsprechender Qualität zur Verfügung. Die zentralen Herausforderungen im universitären Management sind daher steuerungsrelevante Informationen zu identifizieren, und die Daten der Universitätsführung und weiteren Berichtsempfängern im Rahmen eines institutionalisierten Berichtswesens (in einem Warehouse) zeitnah zur Verfügung zu stellen. Wir beraten Sie bei der betriebswirtschaftlichen Konzeption von Informationssystemen, unterstützen Sie bei der Entscheidungsvorbereitung für die Auswahl möglicher Systeme und bei der Implementierung von Data Warehouse- bzw. Business Intelligence-Systemen. die Qualität der Daten zu sichern, die Daten zu Kennzahlen zu verknüpfen Konzeption/Realisierung Aufbau/Umsetzung Berichtswesen und Kennzahlenrechnung Konzeption und Realisierung von Data Warehouse- bzw. Business Intelligence-Lösungen mit SAP (BW) und Non-SAP-Produkten (z.b. Cognos) Aufbau eines strategischen Berichtswesens basierend auf den Anforderungen der jeweiligen Empfänger (Universitätsrat, Senat, Rektorat, Büros der RektorInnen, Dekanat, LeiterInnen von Dienstleistungsreinrichtungen, Instituts-/Abteilungs-/ DepartementsleiterInnen, ProjektleiterInnen, Controlling etc.) Umsetzung der Wissensbilanz Weiterentwicklung von SAP BW als Basis für umfassende Data Warehouse- Lösungen Auf Basis von SAP oder NON-SAP-Produkten Zur verbesserten Datenqualität und bedarfsgerechten Informationsbereitstellung Globale Informationssysteme Zur schnellen Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen anhand eines organisationsweiten einheitlichen Reportings basierend auf einer strategischen Informationsdrehscheibe 6

7 Betriebswirtschaftliche Organisations- und Prozessanalysen und Projektmanagement Nach der Einführung des UG 2002 fordern Wissenschaftler im Bereich der Administration des 26 und 27 effiziente, qualitativ hochwertige und transparente Dienstleistungen und Studierende mehr Kundenorientierung und Service ein. Damit steigen die Anforderungen des Managements an die Effizienz und Transparenz der universitären Prozesse bedeutend an. Daher gilt es, Organisationsstrukturen und Prozesse unter dem Gesichtspunkt der Kundenzufriedenheit, der Transparenz und Effizienz zu hinterfragen und neu auszurichten. Die langjährige Erfahrung des IVM in Bezug auf universitäre Organisationen, Systeme und Leistungen stellt die optimale Voraussetzung dar, Sie bei der Neuausrichtung Ihrer Universität mittels betriebswirtschaftlicher Organisations- und Prozessanalysen zu unterstützen. Im Rahmen der Entwicklung und Umsetzung von effizienten Organisationsformen und Prozessen legen wir besonderen Wert darauf, die Sichtweise der internen Verwaltung (betroffene Abteilungen) der Sichtweise von universitären Anspruchsgruppen und Kunden gegenüberzustellen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln und zu implementieren. Durchführung betriebswirtschaftlicher Organisations- und Prozessanalysen Entwicklung von Reorganisationskonzepten, Redesign von Prozessen Projekt- und Kommunikationsmanagement Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation unter Berücksichtigung der Sichtweisen der internen und externen Kunden Identifikation von Stärken und Schwächen Aufgabenzuordnungen und Aufgabenkritik, Entwicklung neuer Aufgaben Beschreibung der Ist-Prozesse und Ableitung von Stärken, Schwächen, Entwicklungspotential und möglichen Problemstellungen Definition der Soll-Prozesse unter besonderer Berücksichtigung der Ist-Organisation Ableitung möglicher Folgen für die Ist-Organisation Basierend auf Projektmanagement-Techniken erfolgen Projektplanung, Festlegung der Projektorganisation, Projektcontrolling, -dokumentation und die Koordination der verschiedensten Akteure im Projekt 7

8 Schulungen Das IVM bietet Aus- und Weiterbildungsprogramme zu betriebswirtschaftlichen Themenstellungen an. Wir entwickeln maßgeschneiderte Schulungen mit Bezug zu SAP (CO, modulübergreifende Prozess-Sicht, BW) sowie zu Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling, Kennzahlen, Business Intelligence oder New Public Management. Unsere Aus- und Weiterbildungsangebote sind als übergreifende Schulungen oder als Inhouse-Schulungen verfügbar. Damit bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Projekte auch im Rahmen von Inhouse-Schulungen optimal vorzubereiten und zu begleiten. Referenzen Universitätsbereich Koordination der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an 18 österreichischen Universitäten und Universitäten der Künste im Auftrag des BMBWK Begleitung der Einführung von SAP R/3 an 21 österreichischen Universitäten (6 Module inkl. CO) im Auftrag des BMBWK Begleitung und Koordination der Einführung des HR Moduls SAP R/3 an 16 österreichischen Universitäten im Auftrag dieser 16 Universitäten Begleitung der Einführung von pm-sap an den österreichischen Universitäten im Auftrag des BMBWK Reorganisation der Finanzadministration der Universität Innsbruck Reorganisation der Drittmitteladministration der Universität Innsbruck Neuausrichtung der Lehrplanung und Lehrbudgetierung der Universität Wien Reorganisation des Berichtswesens im Bereich Controlling der Wirtschaftsuniversität Wien Beratungstätigkeit im Modul CO mit integrativen Aspekten an der Wirtschaftsuniversität Wien 8

9 Referenzen außeruniversitärer Bereich (Ausschnitt) Erarbeitung eines Kosten- und Leistungsrechnungskonzepts für die Bundesverwaltung im Auftrag des Bundesministeriums für Finanzen (Bundes-KLR) Begleitung folgender Bundesministerien (BMaA, BMBWK, BMI, BMJ, BMLFUW und BMLV) bei der Einführung der KLR basierend auf SAP CO in der Zentralstelle und z.t. in nachgeordneten Dienststellen Begleitung des Projektes FIS (Führungsinformationssystem)-KLR (Kosten- und Leistungsrechnung) in der Tiroler Landesverwaltung (Umsetzung der KLR mit CO von SAP R/3) Re-Engineering Implementierung SAP R/3 in den Bereichen FI, AA, IM, CO, CATS-Erweiterungen um Leistungsrechnung, Tätigkeitsaufzeichnungen und Projektcontrolling in zwei Rechenzentren Projektleitung, Umsetzung, Betreuung SAP CATS Einführung zur Aufzeichnung von Projektarbeitsaufwand mit maschineller Erstellung von Kundenaufträgen Schnittstellenentwicklung für externes Personalcontrolling zwischen SAP R/3 (HR, CO) und externer Datenbankapplikation Bidirektionale Schnittstellenentwicklung zwischen zwei R/3-Systemen im Bereich Projektcontrolling Schnittstellenentwicklung zwischen Datenbank-Applikationen und SAP R/3 auf Basis von RFC, BAPI, SOAP und Web-Servern TIVES (Tiroler Verwaltungsentwicklungsstrategie) Strategiepapier für das Amt der Tiroler Landesregierung Entwicklung einer E-Governement-Strategie für die Südtiroler Landesverwaltung Entwicklung eines strategisches Controllingkonzepts für den Bereich der Leistungs- und Förderungsstipendien im BMBWK Entwicklung eines strategischen Kennzahlensystems für die Studienbeihilfenbehörde Einführung von Business Intelligence-Lösungen in der Baudirektion des Landes Tirol und im Amt der Tiroler Landesregierung Business Intelligence-Lösung für die Sozialdienste in der Südtiroler Landesverwaltung und im kommunalen Bereich Konzeption eines wirkungsorientierten Steuerungskonzeptes für das BMLFUW Aufbau eines Innovationsnetzwerkes zwischen Nord- und Südtiroler Gemeinden im Zuge eines Interreg III a-projekts ( Durchführung einer betriebswirtschaftlichen Organisationsanalyse im Bundesamt für Weinbau Durchführung einer betriebswirtschaftlichen Organisationsanalyse an der Bundesanstalt für alpenländische Milchwirtschaft Rotholz und Begleitung bei der Einführung der Flexibilisierungsklausel Weitere Informationen unter Entwicklung eines neuen Steuerungsmodells für die Bundespolizei 9

10 Publikationen Promberger/Jünger/ Traxl/Wanka (Hrsg): Implementierung von ERP Systemen in Universitäten. uni.verse Strategien und Management der SAP Einführung. Wien, Graz Promberger/Resch/Bodemann/Bernhart: Management der Gemeinden in Tirol und Südtirol. Innsbruck, Wien, Bozen Promberger/Koler/Koschar: Leistungs- und wirkungsorientierte Steuerung in der Polizei Grundlagen und internationale Fallstudien. Wien, Graz Promberger/Greil/Simon: Pilotprojekt Flexibilisierungsklausel ein österreichischer Weg zum New Public Management. Wien, Graz Promberger/Bernhart (Hrsg.): Leitlinien der kommunalen Verwaltungsentwicklung. Wien Promberger/Bernhart/Nicolussi Castellan Galeno: Managementorientierte Schulreformen. Bozen Promberger: Controlling für Politik und öffentliche Verwaltung; 2. Auflage. Wien, Promberger/Tragust/Bernhart (Hrsg.): Sozialmanagement. Bozen, Promberger/Niederkofler/Bernhart: Dienstleistungscharters. Was kann sich der Bürger von der öffentlichen Verwaltung erwarten? Wien, Promberger/Bernhart (Hrsg.): Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Bozen, Promberger/Schlager-Weidinger/Traxl: Verwaltungsmodernisierung durch Enterprise Resource Planning Systeme - Steigerung der Leistungsfähigkeit öffentlicher Verwaltungen durch den Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Wien, Graz

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12 Kontakt Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Meinhardstrasse 6, A-6020 Innsbruck Tel: + 43 (0) Fax: + 43 (0) Nussdorferstrasse 20/10, A-1090 Wien Tel und Fax: + 43 (0) Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter