direkt Neuigkeiten von Ihrem IT Unternehmen Ausgabe August 2013

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1 direkt direkt Neuigkeiten von Ihrem IT Unternehmen Ausgabe August 2013 Änderungen für die öffentliche Verwaltung: Das E-Government-Gesetz ist seit dem 1. August in Kraft Ergebnisse der Kundenbefragung liegen vor Zentrale Verwaltung mobiler Geräte im Einsatz Informationssicherheit bald gesetzlich vorgeschrieben?

2 editorial Liebe Leserinnen und Leser, die Sommerferien sind vorbei und in den meisten Verwaltungen wurde der Normalbetrieb wieder aufgenommen. Allerdings hat es mitten in den Sommerferien eine Veränderung gegeben, die dafür sorgen wird, dass sich der Ablauf in den öffentlichen Verwaltungen zukünftig verändern wird. Von vielen unbeachtet ist in den Sommerferien, am 1. August, das E-Government-Gesetz in Kraft getreten. Die wesentlichen Eckpunkte des E-Government-Gesetzes sind: Verpflichtung der Verwaltung zur Eröffnung eines elektronischen Kanals und zusätzlich der Bundesverwaltung zur Eröffnung eines D -Zugangs, Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens, Erleichterung bei der Erbringung von elektronischen Nachweisen und der elektronischen Bezahlung in Verwaltungsverfahren, Erfüllung von Publikationspflichten durch elektronische Amts- und Verkündungsblätter, Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen, Regelung zur Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen durch die Verwaltung ( open data ). Viele der im E-Government-Gesetz genannten Punkte wurden von den Verwaltungen bereits in Teilbereichen umgesetzt oder zumindest auf den Weg gebracht. Für IT-Dienstleister und Verwaltungen bleibt aber dennoch viel zu tun, um die Ziele des E-Government-Gesetzes umfassend zu erreichen. Für die kommenden Jahre ist zu erwarten, dass Verwaltung sich stark von der Papiergebundenheit hin zur Abwicklung elektronischer Prozesse verändern wird. Ein weiteres Thema, bei dem kurz vor den Sommerferien noch die Weichen durch den Verwaltungsrat von HannIT gestellt worden sind, beschäftigt sich mit der Fusion von zwei bisher getrennten IT-Unternehmen. Die GovConnect GmbH und die KSN-GmbH sollen zu einer Gesellschaft verschmolzen werden. Neben HannIT werden die niedersächsischen IT-Dienstleister ITEBO, KDO und KDS zu jeweils gleichen Teilen daran beteiligt sein. Dieser Zusammenschluss ist ein weiterer Schritt zu einer noch intensiveren Zusammenarbeit der IT-Dienstleister in Niedersachsen. Ich wünsche Ihnen, dass Sie in dem oft genug hektischen Verwaltungsbetrieb die Zeit finden sich auf den folgenden Seiten über weitere interessante Themen aus der IT zu informieren. Torsten Sander Inhalt K Veranstaltungen Vitako-Arbeitsgruppe 3 IT-Arbeitskreis 3 Behördenmarathon 4 K Aus der AöR Kundenbefragung 4 Vorsitzende des Verwaltungrats 5 K Projekte Zentrale Verwaltung von Mobilgeräten 5 Prozessportal gestartet 6 Neues Konzept: Service Desk 7 Elektronische Zeiterfassung 8 Was ist ein Intermediär? 8/9 K Landkreisansichten Landkreis Hildesheim 9/10 K Datenschutz Informationssicherheit bald gesetzlich vorgeschrieben? 11 K Personalmitteilungen Neu dabei 12 Umsetzungen 12 Verabschiedungen 13/14 K Tipps und Tricks Kalenderfreigaben 14 Schnelle Notiz im Posteingang 15 K Gewinnspiel Gewinnen Sie mit Sudoku X 15 Impressum 16 02

3 Veranstaltungen Kommunale IT-Dienstleister Vitako-Arbeitsgruppe Personenstandswesen tagte Am 23. Mai 2013 traf sich die Arbeitsgruppe Personenstandswesen der Vitako der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland bei HannIT in Hannover. Zurzeit gehören 55 IT-Dienstleister aus 14 Bundesländern diesem bundesweiten Netzwerk an. Insgesamt betreuen die Vitako-Mitgliedsunternehmen rund IT-Arbeitsplätze in mehr als Kommunen deutschlandweit. Der Schwerpunkt der Arbeitsgruppensitzung lag am Vormittag bei den Themen XPersonenstand und dem zur Langzeitspeicherung zu verwendenden XPSR-Schema. Am Nachmittag der Sitzung wurde zusammen mit der Geschäftsführung des Verlags für Standesamtswesen (VfSt) über das Update AutiSta 10 und epr-server 3.0 gesprochen. Auf Grund einer geringen Vorlaufzeit kann das entsprechende Update für AutiSta 10 vom Verlag erst Ende Oktober 2013 zur Verfügung gestellt werden. Diese Version muss allerdings aus rechtlichen Gründen bereits zum 1. November 2013 bei den Standesämtern aktiv bereit stehen. Um rechtzeitig potenzielle Probleme zu erkennen und diese noch während der Entwicklungszeit zu beheben, wird der VfSt den nachstehenden Datenzentralen Vorablieferungen der Version AutiSta 10 überlassen und die Testergebnisse über einen gesonderten Zugang im Serviceportal des VfSt mit einbinden. Beteiligt sind: DV-Verbund Baden-Württemberg, ekom21, HannIT, AKDB, Dataport HannIT wurde in der Arbeitsgruppensitzung durch Karl-Günter Zipfel sowie Daniel König und Bea Tiemens vertreten. Karl-Günter Zipfel Telefon (05 11) KG.Zipfel@HannIT.de Erfahrungsaustausch 4. Konferenz des IT-Arbeitskreises von HannIT Ende Juni diesen Jahres trafen sich die IT-Koordinatoren der Trägerkommunen von HannIT in den Räumlichkeiten der Region Hannover zum gemeinsamen Erfahrungsaustausch. Auf der Tagesordnung waren die Themenschwerpunkte gemeinsame Hardwarebeschaffung, Microsoft Lizenzierungen, IT- Sicherheitskonzepte sowie die Möglichkeiten zur rechtssicheren Archivierung von elektronischen Nachrichten. Erneut zeigte sich, dass der IT-Arbeitskreis eine gute Möglichkeit ist, sich auf den neuesten Stand der Dinge zu bringen, und auch neben der Tagesordnung Zeit bleibt, sich in interessanten Gesprächen gegenseitig mit Rat und Tat zu unterstützen. Die Anwesenden wurden vom Vorstand Torsten Sander, über die Ergebnisse der letzten Verwaltungsratssitzung informiert. Auch die Ausführungen von Monika Bär, Teamleiterin Servicemanagement und betriebliche Steuerung, zur Auswertung der kürzlich stattgefundenen Kundenbefragung fand ungeteilte Aufmerksamkeit. Das Themenfeld Produkt-Lizenzierung nimmt einen immer größer werdenden Raum bei der täglichen Arbeit mit Programmen ein, der vor allem auch seine Fallstricke vorweisen kann. Um ein bisschen Licht in diesen Dschungel zu bringen, stand Mike Schulze von der Firma Comparex den Teilnehmern Rede und Antwort. Gerade zum Thema der Microsoft-Lizenzierung konnte Schulz Irrtümer klarstellen und auf einfallsreiche Lösungsmöglichkeiten hinweisen. Zusammen mit Jörg Gilgen wurden die verschiedenen Lizenzmodelle für alle verständlich erläutert. Das Enterprise Agreement von HannIT und dessen Vorzüge bieten den Nutzern klare Vorteile. Marco Puschmann als Datenschutzbeauftragter und Sicherheitsexperte von HannIT sensibilisierte die Anwesenden zum Thema IT-Security und berichtete von der Gründung eines Cyber-Sicherheitsbündnisses zwischen dem Land Niedersachsen und dessen Kommunen. Gerade in einer vernetzten und globalisierten Welt gehört die Datensicherheit zu den Grundvoraussetzungen im kommunalen Wirkungsfeld. Die Teilnehmer des IT-Arbeitskreises stellen sich dieser Herausforderung und versuchen gemeinsam mit HannIT innerhalb ihrer Verwaltungen eine angemessene Akzeptanz zu erzielen. Das Angebot von Marco Puschmann, bei den Kommunen beratend tätig zu werden, wurde dankbar aufgenommen. Zum Schluss legte Rechtsanwalt Michael Stolze den neuesten Stand der Dinge bei der rechtssicheren Archivierung von elektronischen Nachrichten dar. Er wurde dabei von Florian Hartmann, Funktionsgruppe Enterprise Content Management, unterstützt. Florian Hartmann präsentierte das bei vielen Kunden von HannIT zum Einsatz kommende Dokumentenmanagementsystem der Firma OPTIMAL SYSTEMS. Uwe Schweer Telefon (05 11) Uwe.Schweer@HannIT.de 03

4 VERANSTALTUNGEN 14. Niedersächsicher Behördenmarathon 2013 Rekordbeteiligung beim 14. Nds. Behördenmarathon: 203 Staffeln waren am Start Teilnehmerinnen und Teilnehmer und bei gutem Wetter viele, viele Zuschauer und Unterstützer. HannIT war mit einer eigenen Staffel dabei! Unter dem Motto HannIT we run it liefen die sieben Tapferen was das Zeug hielt. Mit 3 Stunden 22 Minuten und 31 Sekunden belegten sie den 124. Platz von 203 Teams, die aus ganz Niedersachsen zum Maschsee geströmt waren. Wir gratulieren unserem Team für die gute Leistung und den dazugehörigen Sportsgeist. v. l. : Pablo Tammen, Edgar Gerner, Monika Bär, Peter Guschall, Dennis Hannibal, Dieter Jopp (Carola Kayser nicht im Bild) Ilona Strehl Telefon (05 11) Ilona.Strehl@HannIT.de aus der AÖR HannIT überzeugt Anwenderinnen und Anwender Wiegen, Messen und Bewerten: Das sind die Grundlagen der Inventur. Dieses Mal interessierten jedoch nicht die Vermögenswerte, sondern die Erwartungen der Anwenderinnen und Anwender an HannIT. Wie zufrieden sind unsere Kunden? Was können wir besser machen oder wie stellen wir uns besser auf? Diese und ähnliche Fragen bekamen über 650 Teilnehmer (Anwender und IT-Leiter) in einer Onlinebefragung, die Anfang des Jahres durchgeführt wurde, gestellt. 14,38 % 1,00 % Die Befragung wurde durch einen externen Dienstleister ausgeführt und garantierte so die Anonymität der Antworten. Und das Ergebnis kann sich sehen lassen: Der Mittelwert der Gesamtzufriedenheit liegt bei guten 8,2 (0 sehr unzufrieden, 10 sehr zufrieden), rund 80 % der Befragten geben ein Urteil zwischen 8 und 10 ab. Ein Erfolg auf den HannIT aufbauen kann. Es hat sich auch herausgestellt, dass die IT-Leiter mit einem kritischen Auge für ihre Verwaltung auf HannIT schauen. Besonderer Dank geht an alle, die sich mit der Befragung auseinander gesetzt und geantwortet haben. Mit Hilfe Ihrer Hinweise sind wir bemüht, uns stetig zu verbessern. 84,62 % Gesamtzufriedenheit (sehr) zufrieden mehr oder weniger zufrieden unzufrieden Ilona Strehl Telefon (05 11) Ilona.Strehl@HannIT.de 04

5 aus der AÖR Vorsitzende des Verwaltungsrats für zwei Jahre Barbara Thiel, Dezernentin für IT, Öffentliche Gesundheit und Sicherheit der Region Hannover, fungierte seit der Gründung der Anstalt öffentlichen Rechts im Juli 2011 als Verwaltungsratsvorsitzende. Als Vertreterin der Regionsverwaltung war das Zukunftsziel der IT- Strategie des Hauses eines ihrer besonderen Anliegen. Gemeinsam mit den im Verwaltungsrat vertretenen Hauptverwaltungsbeamtinnen und -beamten koordinierte sie erfolgreich Planung, Steuerung und Kontrolle von HannIT und sorgte dafür, dass der ehemalige Eigenbetrieb der Region Hannover sich voll und ganz um das operative Kerngeschäft kümmern konnte. Der Verwaltungsrat und der Vorstand der Hannoverschen Informationstechnologien/AöR bedanken sich bei der Vorsitzenden Barbara Thiel für die vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit. Uwe Schweer Telefon (05 11) Uwe.Schweer@HannIT.de projekte Zentrale Verwaltung von Mobilgeräten Mobile Device Management im Einsatz bei HannIT In zahlreichen Verwaltungen finden mobile Geräte wie etwa Smartphones (iphone & Co.) und Tablet-Computer (zum Beispiel ipads) mittlerweile Anwendung und sind aus dem produktiven Betrieb kaum mehr weg zu denken. Diese Geräte sind allerdings als Endverbrauchergerät konzipiert und bieten daher nur bedingt Sicherheitsfunktionen oder Verwaltungsmöglichkeiten. Hier greift das Mobile Device Management ein (= MDM Englisch für Verwaltung von Mobilgeräten). HannIT bietet das MDM bereits seit dem Rollout der ipads für Abgeordnete der Regionsverwaltung im September 2012 an. Was genau macht aber das MDM nun eigentlich? Es ermöglicht die Verwaltung und Konfiguration von mobilen Endgeräten über das Mobilfunknetz oder ein beliebiges vorhandenes Wireless-Lan (Wlan). Die so eingesetzte MDM-Lösung erlaubt es, großangelegte Einsätze mobiler Geräte zu verwalten. Weitere Funktionen sind: Schnelle Registrierung der Geräte in die Unternehmungsumgebung Konfiguration und Aktualisierung der Geräteeinstellungen ohne Kabelverbindung (=remote) Durchsetzung der Sicherheitsrichtlinien und -konformität sowie die Remote Sperrung und Löschung der verwalteten Geräte (falls ein Gerät verloren geht oder gar gestohlen wird). Bei den Kunden von HannIT existieren oftmals spezielle Regelwerke, die einen so genannten Gerätepasscode erfordern. Dieser muss einer ganz bestimmten Mindestlänge und Komplexität entsprechen. Darüber hinaus werden einzelne Funktionen, die ein solches mobiles Gerät von Haus aus mitbringt, aus Sicherheits-, Datenschutz- oder anderen Gründen deaktiviert. Dieses betrifft zum Beispiel die Ortung von Geräten oder bei Apple-Produkten die Spracheingabefunktion Siri. Für die Nutzer ergibt sich durch MDM eine zeitnahe Realisation aller Änderungswünsche und damit verbunden eine kostengünstige und sichere Lösung. Christian Nachtigall Telefon (05 11) Christian.Nachtigall@HannIT.de 05

6 projekte Das Prozessportal ist erfolgreich gestartet! Prozessregister Region Hannover In der letzten Ausgabe der Kundenzeitung, direkt 01/2013, wurde ausführlich über den Projektstart des Prozessregisters der Region Hannover Mitte Januar berichtet. Damit verbunden war die Aufgabe, weitere zehn Prozesse mit den beteiligten neun Kommunen in diesem Jahr aufzunehmen und zu dokumentieren. Dreiviertel des Jahres sind bereits vergangen und auch ein Großteil der Termine und damit verbundenen Arbeitspakete dieses Projekts sind durchgeführt worden. Über die Ergebnisse wird im Führungskräfte- Meeting von HannIT am 3. Dezember 2013 in Hannover berichtet. sich seine persönlich relevanten Prozesse und Dokumente individuell auswählen und automatisch anzeigen lassen. Das Ausdrucken ist nach wie vor möglich. Ein schnelles Auffinden durch eine gezielte Stichwortsuche vervollständigt die Verbesserungen. Dieses Jahr haben die am Projekt teilnehmenden Kommunen je zwei Zugriffe für das Portal genutzt. Es ist angedacht, allen Mitarbeiter/Innen der Region Hannover und der Kommunen die Möglichkeit des Prozessportals zu eröffnen. Damit kann das Portal eine weitere geplante Aufgabe erfüllen: die Basis einer Wissensdatenbank bilden, umfangreiches Wissen sichern und weitergeben. Die Mitarbeiter/Innen könnten sich so über den Ablauf von Prozessen in ihrem eigenen oder in neuen Arbeitsbereichen umfassend informieren und jederzeit auf die aktuellen Gesetzesverlinkungen oder gemeinsam zusammengestellten Checklisten und Informationen zugreifen. So ist mit den Prozessdokumentationen eine einwandfreie Unterstützung im Arbeitsalltag und bei der Einarbeitung neuer Kollegen/ Innen gewährleistet. Bei der Projektarbeit 2012 wurde für die Prozessaufnahme die Software sycat, ein Standardwerkzeug für systematische, datenbankgestützte Organisations- und Prozessgestaltung, eingesetzt. Den Projektteilnehmern wurden die Ergebnisse per Papier bzw. PDF- und HTML-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Aktualisierungs- und Verteilungsaufwand war bei dieser Art der Veröffentlichung sehr hoch, so dass die Informations- und Papierflut mit jedem Prozess weiter anstieg. Aus diesem Grund wurde in diesem Jahr zusätzlich der sycat Document Manager eingeführt. Dieses Softwaresystem stellt die Generierung, Verteilung, Bereitstellung und Aktualisierung aller Dokumente und sonstiger Aufzeichnungen im Rahmen des ganzheitlichen Geschäftsprozess- Managements sicher. Die Prozesse werden dabei mit den dazugehörigen Dokumenten (Checklisten, Gesetze, Satzungen, Informationsmaterial usw.) in einem System verknüpft und veröffentlicht. Der direkte Zugriff auf die Datenbank im Internet/Intranet erfolgt mit einer Kennung und einer PIN. So wird nicht nur der Zugang geschützt, sondern auch die Daten im Moment des Abrufs aktuell zur Verfügung gestellt. Über differenzierte Verteilschlüssel erfolgt die Dokumentenverteilung und -zuordnung, sowie die Freigabe an definierte Benutzerkreise. Außerdem kann jeder Anwender Für jeden Prozess gibt es übrigens auch einen Prozessverantwortlichen. Auf diese Weise sind und bleiben die Inhalte des Prozessportals auch fachlich aktuell. Der Prozessverantwortliche ist im Prozess-Steckbrief aufgeführt und hat sehr tiefgehende, fachliche Kenntnisse im jeweiligen Prozess. Er ist Ansprechpartner und bündelt zukünftig alle Hinweise und Anmerkungen für seinen Prozess und stellt die gewünschte Aktualität sicher. Anja Schipplick Telefon (05 11) Anja.Schipplick@HannIT.de 06

7 projekte Kundenkontakt und Kommunikation Neues Konzept ServiceDesk was sich geändert hat hintere Reihe: Jörg Gilgen, Jonas Jäger, Ingo Hasenbein, Karsten Bühring, Thomas Knust vordere Reihe: Ralf Dettmer, Karin Weber, Thorsten Niemann, Melanie Jung, Volker Buhr, Sabine Schramm (Jens Baucke und Denny Lausch nicht im Bild) Vor etwa einem Jahr hatten wir an dieser Stelle über bevorstehende Änderungen beim Service Desk berichtet: Über den Wegfall der Telefonnummer der System-Administratoren und ebenso über die Idee, mit neuen Kolleginnen und Kollegen im Telefonservice die Erreichbarkeit zu steigern und die Servicequalität zu verbessern. Insgesamt hat die Umsetzung später begonnen, als angenommen im April dieses Jahres wurde die Umsetzung gestartet. Sieben neue Köpfe können wir Ihnen nun präsentieren, die sich am Telefon unter der (05 11) ( fünf mal die Eins ) melden: Jens Baucke, Volker Buhr, Karsten Bühring, Ralf Dettmer, Melanie Jung, Ingo Hasenbein und Karin Weber sind die Namen der neuen Kolleginnen und Kollegen, die ab sofort telefonisch für unsere Kunden da sind. Ihr Job ist es, Meldungen entgegen zu nehmen und eine möglichst hohe Sofortlösungsquote zu erreichen. Über ein Ticketsystem werden die Meldungen aufgenommen und bei Bedarf an die Experten im 2nd Level weitergeleitet. Dort, im 2nd Level sitzen die Administratoren, also die Spezialisten für das Netzwerk, die Server, Datenbanken und das CITRIX-Umfeld. Außerdem natürlich die Kollegen, die durch Aufschalten oder vor Ort aktuelle Probleme beseitigen. Diese Kollegen der alten Hotline Jonas Jäger, Ali Samadaei, Thorsten Niemann und Denny Lausch vervollständigen somit das Team des ServiceDesks. Aber nicht alle Ihre Anrufe werden von den neuen Kollegen weitergegeben: einen wachsenden Pool von Aufgaben sollen und werden sie direkt zusätzlich zu den Standardfragen am Telefon erledigen. Last but not least sind noch Sabine Schramm und Thomas Knust zu nennen, deren Job es ist, die Erreichbarkeit im ServiceDesk zu koordinieren, den Einsatz der Kollegen vor Ort zu organisieren und Ansprechpartner für unsere Kunden zu sein, wenn es einmal Probleme gibt. Über mangelnde Arbeit werden sich die Kollegen in der nächsten Zeit wohl nicht beklagen: mehrere Hundert PCs, die noch mit Windows XP ausgestattet sind, müssen in der Regionsverwaltung getauscht werden, das neue Druckkonzept steht in den Startlöchern (dazu mehr in der nächsten Ausgabe) und immer weitere Projekte stehen an Die telefonische Erreichbarkeit liegt uns bei HannIT sehr am Herzen, deshalb ermitteln wir gerade, wie sich das Anrufverhalten entwickelt. Ziel ist, zu allen Zeiten möglichst eine bedarfsgerechte Zahl von Ansprechpartnern bereit zu halten. Ein Hinweis dazu noch: Der Telefonservice ist vorwiegend für Störungen gedacht. Wenn schon ein Vorgang im System angelegt wurde, helfen unsere Anrufer uns, wenn sie die Vorgangsnummer (z. B. HannIT ), die ihnen per Mail zugeschickt wurde, nennen. So können die Kollegen am Telefon gleich sehen, was bisher unternommen wurde oder wer intern schon mit der Bearbeitung betraut ist. Das spart Zeit und die nächsten Anrufer freuen sich. Andere Dinge, wie Bestellungen, Abrufe, Leihgeräte, etc. sollten per Mail an ServiceDesk@HannIT übermittelt werden. Dazu noch ein weiterer Tipp: Für die Regionsverwaltung werden in deren Intranet unter der Rubrik IT-Service geplante Wartungsarbeiten und aktuelle Störungen von uns dokumentiert. Ein erster Blick dorthin bringt vielleicht schon eine Erklärung für eine Kundenfrage Unsere Kunden können uns auch konkret helfen: Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem neuen Konzept? Was läuft gut? Wo müssen wir noch besser werden? Wir freuen uns auf Kommentare und Hinweise per Mail; oder auch anonym über die (Haus-)Post. Jörg Gilgen Telefon (05 11) Joerg.Gilgen@HannIT.de 07

8 projekte Personal-Management Neue Terminals für die elektronische Zeiterfassung HannIT führte im Dezember 2005 die elektronische Zeiterfassung mit dem Programm Adicom bei einem Kunden ein. Dazu gehörten auch die entsprechenden Zeiterfassungsterminals. Zum Einsatz kamen die TRS 15. Diese Geräte arbeiten über das verwendete Lesegerät berührungslos, so dass die Karte nur wenige Zentimeter vor das Terminal gehalten werden muss. Der Ausweis wird erkannt und die Buchung an den Server und schließlich an das dazugehörige Zeitkonto übertragen. Diese Funktionalität ist auch vorhanden wenn keine Netzverbindung besteht. Die Terminals greifen auf einen Speicher zurück, der bis zu Buchungen ansammelt und die Daten bei wieder hergestellter Netzverbindung dann automatisch an den Server überträgt. Auch bei Stromausfall überbrückt der eingebaute Akku für etwa eine Stunde die Funktionsfähigkeit des Geräts. Angefangen hat HannIT mit elf Terminals an verschiedenen Eingängen des Hauptgebäudes sowie einiger Nebengebäude des Kundens. Inzwischen existieren 15 Uhren dieses Typs. Aber auch die Terminals haben sich in den letzten sieben Jahren weiterentwickelt, so dass HannIT sich entschieden hat, bei Neuanschaffungen auf das Nachfolgemodell TRS 3300 umzusteigen. Dieses Gerät entspricht den neuen, technischen Standards und bietet mehr Möglichkeiten der Eingabe, die noch nicht alle zum Einsatz kommen. Um einen Dienstgang zu stempeln ist zukünftig an den neuen Terminals ein Tastendruck mehr erforderlich. Erst wird der entsprechende Dienstgang ausgewählt und dann im zweiten Schritt entweder der Beginn oder das Ende des Außendienstes. Alle anderen Funktionen bleibt wie gewohnt: Zu Dienstbeginn und -ende die Karte einfach vor das Gerät halten und schon wird Alesja Lach (HannIT) vor dem neuen Zeiterfassungsterminal die Zeit erfasst. Die Info-Taste ist auch geblieben, um zum Beispiel den Stundensaldo zu prüfen. Die neuen Geräte verfügen, wie die älteren Einheiten, über ein Notstrom-Akku und sind in der Lage sogar etwa (!) Buchungen zu speichern. Die Premiere für das neue Terminal hat bereits stattgefunden und weitere Einbauten stehen an. Rolf-Detlef Schmitz Telefon (05 11) Zeiterfassung@HannIT.de Datenschutz im Mail-Verkehr Was ist ein Intermediär? Will man sicher, vertraulich, nachweisbar und rechtsverbindlich Nachrichten austauschen, so sind die herkömmlichen -Kanäle über offene Netze tabu! Daher hat man seit 2002 eine Kommunikationsinfrastruktur mit einer starken Ende-zu-Ende-Sicherheit geschaffen, die die elektronische Kommunikation im E-Government übernimmt. Die öffentliche Verwaltung und die Justiz tauschen untereinander aber auch mit Bürgern, öffentlichen Dienstleistern sowie Wirtschaftsunternehmen Nachrichten über das Internet in einer auf das deutsche Signaturgesetz abgestimmten Sicherheitsumgebung aus. Dabei sind Inhalts- und Nutzungsdaten streng voneinander getrennt. Der Absender und Autor einer Nachricht verschlüsselt seine Inhaltsdaten und nur der Empfänger beziehungsweise Leser kann den Inhalt wieder entschlüsseln. Der Transporteur, ein vermittelndes Serversystem (Intermediär), kann so nur die Transportdaten lesen, die er zur korrekten Zustellung benötigt. HannIT hat mit Einführung dieser Sicherheitsinfrastruktur, beginnend im dritten Quartal 2007 im Bereich Meldewesen, sofort einen Intermediär betrieben. Auf diesem Intermediär liegen die jeweiligen Postfächer für die verschiedenen Fachwesen der Kommunen, in die die eingehenden elektronischen Nachrichten abgelegt und von den Kommunen abgeholt werden. 08

9 Mittlerweile nutzt nicht nur das Meldewesen diese Technik im großen Umfang, sondern auch das Personenstandswesen, das Pass- und Ausweiswesen, sowie das Ausländerwesen. Dazu kommen viele weitere Nachrichtenempfänger, wie das Bundeszentralregister, die Statistischen Landesämter und viele mehr. Sowohl was die Anzahl der Kunden aber insbesondere die Nachrichteneingänge auf dem Intermediär angeht, steigen die Zahlen bei HannIT stetig an. Das zeigt auch deutlich das untenstehende Diagramm, das die Nachrichteneingänge pro Quartal seit August 2007 bis einschließlich Juni 2013 darstellt. Aufgrund der attraktiven Preise haben sich bisher 320 Kommunen für insgesamt 654 Postfächer bei HannIT entschieden. Bei Interesse beraten und unterstützen wir Sie gern. Rufen Sie einfach unverbindlich an! Peter Guschall Telefon (05 11) Peter.Guschall@HannIT.de LANDKREISAnsichten Drei Weltkulturerbestätten in einem Landkreis Das Faguswerk Alfeld (Leine). Der Gropiusbau wurde 2011 in die Weltkulturerbeliste aufgenommen. Kreis Hildesheim (lps) Am Übergang vom Mittelgebirge in die Norddeutsche Tiefebene zwischen Hannover und Vorharz, Weserbergland und Leinebergland, liegt der Landkreis Hildesheim. In seiner größten Ausdehnung misst der Landkreis annähernd 45 Kilometer von Nord nach Süd wie von Ost nach West. Hier leben rund Menschen. Gegensätze bestimmen das räumliche Erscheinungsbild. Dem vorwiegend landwirtschaftlich bis industriell genutzten Nordosten steht der waldreiche Süden mit den Gebieten des Leinetals, der Sieben Berge, des Hildesheimer Waldes, des Ambergaus mit Bockenem und des Vorharzes gegenüber. Die Region Hildesheim liegt mitten in der Metropolregion Hannover Braunschweig Göttingen Wolfsburg. Ein Gebiet mit einer modernen, industriellen Basis und exzellenter Wissenschaftslandschaft. Die wirtschaftsgeographische Struktur der Region ist durch die zentrale Funktion der Stadt Hildesheim mit Industrie, Dienstleistungen, Bildungs- und Verwaltungseinrichtungen geprägt. Ein gut ausgebautes Straßenverkehrsnetz mit Anschluss an überregionale Verkehrswege ermöglicht schnelle Verbindungen und kurze Wege zu den Hauptverkehrszentren. Dem interessierten Besucher bieten sich eine Fülle von Anregungen. Highlights sind sicher die drei Weltkulturerbestätten St. Michaeliskirche und der Mariendom in Hildesheim. Seit 2011 ist noch der Gropiusbau Faguswerk Alfeld (Leine) dazugekommen. Die Region bietet insbesondere für Radtouristen einzigartige Perspektiven sei es bei einer Rast an den idyllischen Flussläufen von Innerste und Leine, der Besichtigung einer der zahlreichen kulturellen Angebote, einem Blick von den Höhenzügen auf die abwechslungsreiche Landschaft oder einem Bummel durch die historischen Kleinstädte. 09

10 LANDKREISAnsichten Diverse Fern- oder Themenradwege bis hin zu Strecken für das Mountainbiken die Region Hildesheim verfügt über insgesamt 380 Kilometer Radrouten für die unterschiedlichsten Ansprüche. So eignen sich der Leine-Heide-Radweg und der Radweg-zur- Kunst für Tagesausflügler und stellen Kunst, Kultur, Natur in den Mittelpunkt. Der Leine-Heide-Radweg hat eine Gesamtlänge von 410 Kilometern und verbindet die Mittelgebirgslandschaft des Leineberglandes mit der Lüneburger Heide. Die Route durch die Region bietet herrliche Ausblicke ins Leinetal und zahlreiche Sehenswürdigkeiten. In Nordstemmen führt der Leine-Heide- Radweg zur Marienburg, ein beliebtes Ausflugsziel nicht nur für Radfahrer. In Sarstedt startet der Radweg-zur-Kunst. Der knapp 58 Kilometer lange Themenweg verbindet fünf Teilstrecken. Der erste Teilabschnitt der Wasser-Kunst-Weg verläuft in Sarstedt z. B. entlang einer Wassermühle. Nach wenigen Kilometern wird der Radweg zum Romantik-Weg. Die Strecke führt in Hildesheim zu einer Vielzahl an Sehenswürdigkeiten. Nur drei Minuten vom Dom entfernt ist das renommierte Roemer- und Pelizaeus Museum mit seiner 100-jährigen Altägyptensammlung zu besichtigen. Der historische Marktplatz in der Innenstadt lädt mit seinen vielen Cafés zu einer Pause ein. Von Hildesheim bis nach Groß Düngen verläuft die Tour entlang der Innerste und führt nun als Kontakt-Kunst-Weg durch das Lammetal bis nach Bad Salzdetfurth. Seit 1970 ist die Idyllische Landschaft an der Marienroder Mühle bei Hildesheim. Kontakt-Kunst eine Form der Bildhauerei in der Öffentlichkeit, bei der Skulpturen in Zusammenarbeit mit Bürgern entstehen. Weiter geht es nach Lamspringe. Restaurierte Fachwerkbauten, der weitläufige Klosterpark, die barocke Klosterkirche und das angrenzende Benediktinerkloster prägen das Ortsbild. Der letzte Abschnitt der Skulpturenweg verbindet Lamspringe und Bad Gandersheim. Skulpturen zeitgenössischer Künstler begleiten dabei den Radtouristen. Unvergessliche Stunden sind in der Region Hildesheim garantiert. Natur, Kultur und Erholung lassen sich hervorragend in Einklang bringen. Wenn Sie sich informieren möchten, können Sie das über die Website tun. Oder fordern Sie gleich die Broschüre Schön Hier! Eine Region zum Wohlfühlen, Tel. (05121) ( an. Ihr Kontakt Das Weltkulturerbe Michaeliskirche erstrahlt nach über Jahren im neuen Glanz. (Fotos: lps) Landkreis Hildesheim Presse/Öffentlichkeitsarbeit Bischof-Janssen-Str Hildesheim Tel. (05121) Fax: (05121)

11 DATENSCHUTZ IT- und Datensicherheit Informationssicherheit bald gesetzlich vorgeschrieben? Im März 2013 wurde vom Bundesinnenministerium ein Referentenentwurf für ein Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz) 1 vorgestellt. Ziel des Gesetzes ist es, die Zusammenarbeit des Staates mit den Betreibern kritischer Infrastrukturen zu verbessern und ein Mindestniveau an IT-Sicherheit bei den Betreibern zu gewährleisten. Die Kernpunkte des Gesetzes mit Relevanz für den kommunalen Bereich finden sich in Artikel 1 des Entwurfs. Dort werden Änderungen des Gesetzes über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgeschlagen. Die wesentlichen Regelungen sind: 1. Verpflichtung für Betreiber von kritischen Infrastrukturen zur Einrichtung und Aufrechterhaltung von angemessenen technischen und organisatorischen Vorkehrungen und sonstigen Maßnahmen zum Schutz der informationstechnischen Systeme, die für den Betrieb der kritischen Infrastrukturen maßgeblich sind. Also Sicherstellung von Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität. 2. Pflicht zur Meldung von Sicherheitsvorfällen an das BSI für Betreiber kritischer Infrastrukturen. 3. Pflicht zu Durchführung von Sicherheitsaudits im Zwei-Jahres-Rhythmus und Übermittlung der Ergebnisse an das BSI. Die Bedeutung für den kommunalen Bereich ergibt sich aus der Einteilung und Definition der kritischen Infrastrukturen. Ein so genannter Sektor der kritischen Infrastrukturen ist der Sektor Staat und Verwaltung. Er umfasst die ganze Bandbreite staatlicher Einrichtungen sowohl auf Bundes- als auch auf Landes- und Kommunalebene sowie das Notfall- und Rettungswesen und den Katastrophenschutz 2. Auch wenn das Gesetz bislang nur im Entwurfsstatus vorliegt, ist die Richtung, in die der Bund gehen will, deutlich zu erkennen: Ziel sind verpflichtend einzuhaltende Mindestsicherheitsmaßnahmen für alle Ebenen der Verwaltung. Das dabei nicht auf der grünen Wiese begonnen wird, sondern auf bewährte und bereits seit langem existierende Standards wie den BSI-Grundschutz zurückgegriffen werden wird, dürfte ebenfalls auf der Hand liegen. Konkrete Maßnahmen, die sich aus der Anlehnung an den BSI-Grundschutz ergeben können, sind unter anderem die Bestellung eines (behördlichen) IT-Sicherheitsbeauftragten und die Umsetzung sowie Aufrechterhaltung eines Informationssicherheits-Management-Systems (ISMS) 3, inklusive der Umsetzung eines Mindestsicherheitsniveaus sowie die Beteiligung an einem landesweiten CERT-Verbund 4. Aufgrund der angespannten Kassenlage in vielen Städten und Gemeinden sowie dem Mangel an geeigneten Fachkräften ist eine Umsetzung der notwendigen Maßnahmen sicher für viele Städte und Gemeinden nicht, oder nur sehr eingeschränkt realisierbar. Um diesem Problem entgegenzuwirken, kann eine Lösung hilfreich sein, die im Bereich des Datenschutzes schon seit einiger Zeit praktiziert wird: Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für mehrere Verwaltungen. Ebenso kann ein externer IT-Sicherheitsbeauftragter benannt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Verteilung der Kosten, Nutzen von Synergieeffekten, Vermeiden von Betriebsblindheit (objektive Sicht eines Außenstehenden), bessere Zeiteinteilung und potenziell besseres Know-how. Auf dem IT-Arbeitskreis am 24. Juni 2013 in Hannover wurde diese Möglichkeit bereits von den Vertretern der Trägerkommunen mit HannIT diskutiert. Es wurde vereinbart, dass voraussichtlich im dritten Quartal 2013 eine weitere Veranstaltung zu diesem Thema von HannIT für interessierte Kommunen angeboten wird, um Details einer Zusammenarbeit zu diskutieren. Als Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit wurden unter anderem genannt: Audits/Checks zur Bestimmung des derzeitigen Sicherheitsniveaus, Unterstützung bei Einführung eines ISMS, Bestellung eines externen IT-Sicherheitsbeauftragten und Erstellen von Sicherheitskonzepten etwa für (Standard-) Anwendungen. Das Ziel soll also sein: Erreichen eines angemessen Sicherheitsniveaus bei Kostenreduktion durch das Nutzen von Synergieeffekten. 1 Quelle: Gesetzestexte/Entwuerfe/Entwurf_it-sicherheitsgesetz.pdf? blob=publicationfile 2 Quelle: Sektoren/StaatundVerwaltung/StaatundVerwaltung_node.html;jsession id=86fd2e0661d9d113f42b a7.1_cid345 3 IT-Sicherheit: HannIT realisiert Grundschutz des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, 03/2012, Seite 12 4 CERT: Computer Emergency Response Team. Zur Definition s. auch Marco Puschmann Telefon (05 11) Marco.Puschmann@HannIT.de direkt

12 PErsonalmitteilungen Neu dabei Nina Wenning Nina Carolin Wenning (31) ist gelernte Industriekauffrau mit Fortbildung zur Wirtschaftsfachwirtin. Bis vor kurzem arbeitete sie bei einer Autovermietung. Nina Wenning übernimmt den Part von Sabrina Witte in der Kreditorenbuchhaltung und freut sich auf die neue Herausforderung! Annika Naatjes Annika Naatjes (24) absolvierte eine Ausbildung zur Steuerfachhangestellten und arbeitete in einer Steuerkanzlei in Aurich/Ostfriesland. Sie ist erst seit kurzem in Hannover und übernimmt bei HannIT als Nachfolgerin von Imke Nettelroth die Debitorenbuchhaltung. Holger Kühl Holger Kühl begann seine Ausbildung zum Fachinformatiker Anwendungsentwicklung bei der Firma OPTIMAL SYSTEMS in Hannover. Nach zweieinhalb Jahren schloss er diese Ausbildung ab. Dort war er deutschlandweit im Außendienst tätig. Zu seinen Aufgaben gehörten die Beratung der Kunden, das Programmieren von Anwendungen und Schnittstellen, die Installation des OS ECM Servers, sowie die Schulung der Sachbearbeiter und Administratoren. Nach dem Wechsel in den Innendienst arbeitete er im First- und Secondlevel Support. Holger Kühl suchte nach neuen Herausforderungen und fand sie bei HannIT. Seit 1. Juli verstärkt er den Bereich DMS. Wir wünschen unseren neuen Kolleginnen und Kollegen einen guten Start. Umsetzungen Imke Nettelroth und Reiner Colberg bilden den Einkauf Seit Anfang September sind Imke Nettelroth und Reiner Colberg gemeinsam für die Beschaffung von Hard- und Software bei HannIT im Team Servicemanagement und betriebliche Beratung zuständig. Imke Nettelroth absolvierte ihre Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation in Nach einem kleinen Zwischenstopp im Team Rettungsdienst der Regionsverwaltung arbeitete sie bislang in der Debitorenbuchhaltung. Reiner Colberg begann seine Laufbahn mit der Ausbildung zum Verwaltungsbeamten Er wechselte 1991 in die EDV und war dort zuständig für verschiedene Client-Server-Anwendungen. Bei HannIT war Reiner Colberg überwiegend für die Anwenderbetreuung im Firstund Second-Level -Bereich und später für die Beschaffung von Hard- und Software tätig. Seit 2012 betätigt er sich überwiegend als Einkäufer für Hard- und Software und verwaltet die Software-Lizenzen. Wir wünschen unseren Kolleginnen und Kollegen viel Erfolg im neuen Wirkungsbereich. Sabrina Witte geht in die Personalwirtschaft Nach einer dreijährigen Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation im Krankenhaus Springe nahm Sabrina Witte 2003 ihre Tätigkeit bei HannIT in der Buchhaltung auf. Sie war dort vorwiegend für die Bearbeitung der Kreditorenrechnungen und Lieferantenverträge zuständig. Seit dem 8. Juli 2013 ist sie nun zusammen mit Andre Steinecke in der Personalwirtschaft tätig. Sebastian Plog wird Nachfolger von Steffen Plapper in der Kundenberatung Sebastian Plog ist seit dem 8. Juli 2013 dem Team 1 Servicemanagement und betriebliche Beratung als Kundenberater zugeordnet. Er tritt im Herbst die Nachfolge von Steffen Plapper an. Nach seiner Ausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration an der BBS Neustadt kam er 2008 zu HannIT. Im Team 3 war er zu Beginn für die Teams Sozialpädiatrie und Jugendmedizin sowie für den Fachbereich Gesundheit zuständig. Sebastian Plog war für die Umsetzung vieler Prozesse mit OS ECM verantwortlich. Unter anderem setzte er das Projekt Elektronischer Rechnungseingangs- Workflow für die Regionsverwaltung um. 12

13 PErsonalmitteilungen Verabschiedungen Verena Oppermann jetzt in der IT-Koordination der Region Hannover Am 1. Oktober 2009 kam Verena Oppermann von der Gemeinde Harsum zu HannIT und unterstützte seit dem das Team Servicemanagement und betriebliche Steuerung. Sie beschäftigte sich dort, nicht nur im Zuge der Umwandlung vom Eigenbetrieb der Region Hannover zur Anstalt öffentlichen Rechts, mit zahlreichen internen Fragestellungen. Dies reichte von der Ausschreibungsunterstützung der Teams bis zur Änderung der Unternehmenssatzung. Besonders interessant war für sie die Betreuung der Gremien. Zum 1. Juli wechselte Verena Oppermann in die IT-Koordination der Region Hannover. Steffen Plapper Steffen Plapper war über neun Jahren als IT-Dienstleister für Kunden und Anwender in verschiedenen Aufgabengebieten bei HannIT tätig. Davon entfallen ca. acht Jahre auf die Administration von vorwiegend Microsoft- und Virtualisierungssystemen und eineinhalb Jahre auf die Kundenberatung. Nun hat er sich dazu entschlossen die Perspektive zu verändern und vorrangig als Abnehmer von IT-Dienstleistungen neue Erfahrungen zu sammeln und die bisherigen einzubringen. Dennis Hannibal Mit Abschluss seiner Ausbildung kam Dennis Hannibal vor mehr als acht Jahren zu HannIT. Seitdem hat er sich schwerpunktmäßig mit der Anwendungsbereitstellung über Terminalserver und dem IT Service Management nach ITIL beschäftigt. Zudem hat er zum Erfolg unterschiedlichster Projekte beigetragen. Nun verlässt er den öffentlichen Dienst und wird künftig als Consultant für die Automobilindustrie tätig sein. Jan Dörries Jan Dörries absolvierte seine Ausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration bei der BBS ME in Hannover. Seit September 2007 war er bei HannIT in der Verfahrensbetreuung mit den Schwerpunkten Gesundheitswesen und Gebäudemanagement beschäftigt. Zu den Aufgaben zählte die Betreuung der laufenden Verfahren und verschiedener Projekte, wie z. B. die Einführung digitaler Diktiergeräte oder die Realisierung einer Online-Anmeldung zur Gesundheitsbelehrung auf Zum 1. Juli 2013 wechselte er nicht nur den Arbeitsplatz, sondern auch die Branche. Aus dem öffentlichen Dienst hin zur Versicherungswirtschaft. Der IT bleibt Jan Dörries weiterhin treu in der Rolle als IT-Projektcontroller. Matthias Wittmann wechselt in das Team Brandschutz Matthias Wittmann begann nach achtjähriger Bundeswehrtätigkeit als Sportausbilder am 1. August 1993 seine Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst beim damaligen Landkreis Hannover. Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung wurde er zunächst in das Sozialamt der Gemeinde Burgwedel abgeordnet und war dort als Asylbewerberbetreuer tätig. Von 1996 bis 2002 war er Sachbearbeiter in der Ausländerstelle. Dann begann er im November 2002 im Eigenbetrieb HannIT im Bereich Hotline/Kundenbetreuung. Im Juni diesen Jahres wechselte Wittmann in das Team Brandschutz (32.07) der Regionsverwaltung. Torsten Baltus betreut jetzt Fahrerlaubnisse Im März dieses Jahres wechselte Torsten Baltus in das Team Fahrerlaubnisangelegenheiten. Er war seit September 2006 im ServiceDesk tätig, wo er für die Belange der Nutzer kompetenter Ansprechpartner war und sie bei PC-Problemen unterstützte. Sein Aufgabengebiet umfasste hauptsächlich die allgemeine Benutzerbetreuung, Telefonsupport und die technische Ausstattung der Arbeitsplätze. Wir wünschen unseren Kolleginnen und Kollegen viel Erfolg auf ihrem weiteren beruflichen Weg. 13

14 PErsonalmitteilungen JOSEF EHLERT Am ist Josef Ehlert in die Verwaltung des Landkreises Hannover eingetreten. Von dienstälteren Kollegen wird berichtet, dass das Tragen von Nietenhosen während der Arbeitszeit damals bei Strafe verboten war. Nach verschiedenen Ausbildungsstationen als Angestellter folgte am die Übernahme in das Beamtenverhältnis. Josef Ehlert entdeckte schon sehr früh seine Leidenschaft für die EDV. Bereits im Juni 1977 begann er im EDV Amt des Landkreises Hannover und war kurze Zeit später als Sachgebietsleiter mit seinem Team für die Bereiche Netze und die damals neu aufkommenden Personal Computer zuständig. Im März 1999 startet HIT als Eigenbetrieb in Gründung. Es war keine Frage, dass er nach der Neuorganisation der EDV auch zum in den Eigenbetrieb HannIT wechselte. Als Teamleiter war er für das Technikmanagement und die Kommunikationsnetze verantwortlich. Dort war er entscheidend beteiligt an den Projekten wie Umstellung der Netzwerktechnologie, Umstellung auf den Jahrtausendwechsel, Veränderung der Rechnerwelten vom Großrechner zur Client- Server-Systemen, Euro-Einführung. Mit der Organisation des Umbaus des Rechenzentrums im laufenden Betrieb lieferte Josef Ehlert aber sein Meisterstück ab. Nach über 46 Jahren im öffentlichen Dienst trat er zum 1. August den passiven Teil seiner Altersteilzeit an. Für den neuen (sicher nicht passiven) Lebensabschnitt wünschen wir ihm alles Gute. Tipps und Tricks Kalenderfreigaben in Outlook Offen für alle oder nur für mich allein? Bei vielen hat der Papierkalender ausgedient, Termine und Besprechungen werden in Outlook eingetragen. Es bietet ja auch zahlreiche Vorteile: Änderungen sind leichter durchführbar, die Daten können mit mobilen Endgeräte synchronisiert werden, bei der Planung von Terminen oder Besprechungen mit den Kolleginnen und Kollegen sieht man gleich, welche Termine gewählt werden können Aber dabei sind einige Spielregeln zu beachten: die eigenen Termine sollten natürlich im Kalender eingetragen sein. Als Status hier Beschäftigt oder Abwesend markieren, sonst ist für andere nicht erkennbar, dass die Zeit verplant ist. Und dabei ganz wichtig (und Grund dieses Tipps): der Kalender muss freigegeben werden, sonst funktioniert der Einblick innerhalb der eigenen Organisation natürlich auch nicht. Wie geht das nun mit der Freigabe? Sie klicken in der Ordnerliste Ihres Outlook mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalender und wählen im sich öffnenden Menü den Punkt Freigeben und dann Kalenderberechtigungen (bei Office 2010). Dann sollte sich ein so oder ähnlich aussehendes Fenster geöffnet haben: Im Bereich Name kann man nun Personen oder Gruppen auswählen, die Zugriff auf Ihren Kalender bekommen sollen (z. B. die Vertretung, das Team, die Teamleitung, usw.). Mit Standard sind alle Kolleginnen und Kollegen aus der Organisation gemeint. Über Hinzufügen lässt sich diese Liste erweitern. Was sollten Sie freigeben? Wenn das nicht betriebsintern oder für das Team geregelt wurde, ist dies natürlich Ihre eigene Entscheidung. Die wesentlichen Optionen sehen Sie im Feld Lesen. Keine bedeutet, dass keine Kalenderinformationen angezeigt werden. Frei/Gebucht-Zeit : hier erkennen andere im eigenen Kalender anhand von Balken, ob ein Termin oder eine Abwesenheit eingetragen ist. Das ist eine sinnvolle Option innerhalb der eigenen Organisation. Bei der dritten Option ist auch der Betreff des Termins und der Ort soweit eingetragen erkennbar. Sinnvoll im eigenen Team. Bei Alle Details werden auch Anmerkungen im Textfeld oder angehängte Dokumente mit angezeigt. Diese Option sollte man wählen für die Personen, mit denen man eng zusammen arbeitet oder mit denen eine gegenseitige Vertretung besteht. Die Zuweisung von Berechtigungen für einzelne Personen im Bereich Schreiben ist wohl selbst erklärend. Zu erwähnen wäre noch der Bereich Sonstiges : Wenn Sie jemanden zum Besitzer des eigenen Kalenders machen, könnten so weitere Rechte ohne Ihre Zustimmung vergeben werden (nicht sinnvoll). Ordner sichtbar sollte angehakt sein, denn so ist Ihr Kalender in der Organisation sicht- und auffindbar. Jörg Gilgen Telefon (05 11) Joerg.Gilgen@HannIT.de 14

15 Tipps und Tricks QuickTipp: Schnelle Notiz im Posteingang Versionen: ab Outlook 2003 Anwenderfrage: Manchmal möchte ich einfach nur eine Idee im Posteingang oder in einem Unterordner mit projektbezogenen s festhalten. Als Notlösung schicke ich mir bislang immer selbst eine , die dann nach geraumer Zeit in meinem Posteingang eingeht. Ich frage mich aber, ob es nicht eine einfachere und vor allem schnellere Methode gibt. Haben Sie eine Lösung? Antwort: Wenn man so etwas wie eine Notiz in einen - Ordner einfügen will, so kann man eine öffentliche Nachricht anlegen und zwar vollkommen unabhängig davon, ob man mit dem Exchange Server arbeitet oder nicht. Wenn man diese Nachricht im eigenen Posteingang anlegt, ist diese auch nur für einen selbst zu sehen. Und dabei geht man so vor: 1. Wechseln Sie in den gewünschten -Ordner zum Beispiel in den Posteingang. 2. Wählen Sie in Outlook 2007 und 2003 das Menü Datei-Neu- Öffentliche Nachricht in diesem Ordner (bereitstellen) an. Beim Einsatz von Outlook 2010 klicken Sie auf Start-Neue Elemente-Weitere Elemente-Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen. 3. Es öffnet sich ein Fenster, das so ähnlich aussieht wie ein Nachrichtenfenster. Es besitzt allerdings keine Empfängerfelder (An, Cc usw.). Geben Sie eine geeignete Betreffzeile ein und schreiben Sie Ihre Idee/Ihre Anmerkungen in den großen Textbereich. Außerdem können Sie natürlich Dateien oder andere Elemente einfügen oder eine Kategorie zuweisen. 4. Nachdem Sie die gewünschten Inhalte verfasst haben, klicken Sie je nach Outlook-Version auf die Schaltfläche Öffentliche Nachricht (Outlook 2010 und 2007) oder auf Bereitstellen (Outlook 2003). Die Notiz erscheint daraufhin wie eine normale in der Liste des aktuellen Ordners. So findet man diese stets ganz schnell wieder. gewinnspiel Gewinnen Sie mit Sudoku X Die Gewinnzahl setzt sich aus sechs Ziffern des gelösten Sudokus zusammen. Leider lassen sich weder die einzelnen noch die zusammengesetzte Zahl aus dem Zusammenhang erschließen. Gemeinerweise ist die Lösungszahl nicht aus für HannIT wichtigen Zahlen, Daten und Fakten zusammengesetzt, wie z. B. 92 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie fünf Auszubildende. Auch das Gründungsjahr der Anstalt ist nicht der richtige Lösungsansatz. Schließlich beinhaltet dieses Sudoku keine Null. Darin aber liegt die Lösungszahl der aktuellen Ausgabe versteckt. Diesesmal ist es ein Sudoku X, d. h. die Hauptdiagonalen müssen zusätzlich zu den Reihen, Spalten und den 3x3 Blöcken ebenfalls die Zahlen 1 bis 9 einmalig enthalten. Enträtseln Sie das Sudoku und tragen Sie die Zahlen der kräftig gefärbten Felder in die Lösungsreihe ein. Aneinander gereiht ergeben sie die Lösungszahl. Senden Sie die Lösung bitte bis zum 15. Oktober 2013 an die adresse Redaktionsteam@HannIT.de und gewinnen Sie mit etwas Glück einen externen Akku der Firma Anker, mit dem Sie Notebooks, Tablets und Handys aufladen können. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen beim Sudokolösen und Glück bei der Auslosung, die bei mehreren richtigen Einsendungen stattfinden wird. Lösungszahlen: In der Ausgabe der direkt 03/2013 werden wir wie immer die glückliche Gewinnerin oder den glücklichen Gewinner sowie die Lösung vorstellen. Ilona Strehl Telefon (05 11) Ilona.Strehl@HannIT.de 15

16 IMPRESSUM Herausgeber: HannIT Hannoversche Informationstechnologien Anstalt öffentlichen Rechts Hildesheimer Straße Hannover Telefon (05 11) Fax (05 11) direkt@hannit.de Internet Verantwortlich: Torsten Sander Redaktion: Bea Tiemens, Klaus Meinecke, Verena Oppermann, Ilona Strehl Titelfoto: Information concept: Golden Gears on digital background maxkabakov Fotolia.com Layout: CL*GD Corinna Lorenz, Dipl.-Des. (FH) Druck: Region Hannover, Team Druck Stück Alle Rechte vorbehalten.