Bachelorarbeit. Elektronische Workflowsysteme. Schaffung von Potentialen in der Administration anhand des Beispiels Projekt Administration

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1 Bachelorarbeit Elektronische Workflowsysteme Schaffung von Potentialen in der Administration anhand des Beispiels Projekt Administration ausgeführt zum Zwecke der Erlangung des akademischen Grades eines Bachelor of Science unter der Leitung von Ass.-Prof. Dr. Peter KUHLANG und Dipl-Ing. Markus Florian Institut für Managementwissenschaften Bereich Betriebstechnik und Systemplanung eingereicht an der Technischen Universität Wien Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften von Stefan Walter e (532) Gentzgasse 1180 Wien Wien, im Juni 2010 Vorname, Nachname

2 Kurzfassung Elektronische Workflowsysteme Schaffung von Potentialen in der Administration anhand des Beispiels Projekt Akquisition Diese Bachelorarbeit beschäftigt sich mit elektronischen Workflowsystemen auf Basis der Enterprise Application Integration (EAI). Die Realisierung des Beispiels Projekt Akquisition erfolgt mittels der Enterprise Version eines Microsoft Office SharePoint Servers (MOSS 2007). Das Ziel dahinter ist das Aufzeigen der Einsparungsmöglichkeiten von Bearbeitungszeiten und Kosten durch Teilautomatisierung, und die qualitative Verbesserung von Prozessen.

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Problemstellung / Aufgabenstellung Zielsetzung Workflow: Angebotsnummer anfordern Workflow: Projektnummer anfordern Workflow: Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen Workflow Management Systeme Workflows Workflow Management Systeme (WfMS) Architektur Beispielsystem Microsoft Office SharePoint Server Fallstudie Systemvoraussetzungen SharePoint Struktur Formulare Projektformular Sicherungsblattformular Workflowformular: Association Workflowformular: Initiation Workflowformular: Task Workflowumsetzung Workflow: Angebotsnummer anfordern Workflow: Projektnummer anfordern Workflow: Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen Deployment und nachträgliche Anpassungen Anlegen der Struktur Installation der Workflows Nachträgliche Änderungen Ergebnisse Zusammenfassung Verzeichnisse Literaturverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Abbildungen Anhang... 26

4 7.1 Projektformular Sicherungsblattformular Workflowformular: Association Workflowformular: Initiation Workflowformular: Task... 28

5 Einleitung 5 1 Einleitung Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der konkreten Umsetzung mehrere Workflows mithilfe eines vorgebebenen Workflow Management Systems (WfMS). In den ersten Kapiteln werden Begriffe wie beispielsweise Workflow und Workflow Management System definiert, und die Dokumentation der praktischen Umsetzung erfolgt anschließend. 1.1 Problemstellung / Aufgabenstellung Elektronische Workflowsysteme bieten eine Reihe an Vorteilen, wie zum Beispiel kürzere Bearbeitungszeiten und dadurch geringere Kosten, Vereinheitlichung von Prozessen und Vorgängen, sowie höhere Qualität der Prozesse und geringere Fehleranfälligkeit. Allerdings muss erfahrungsgemäß darauf geachtet werden, dass trotzdem Flexibilität, Eigenverantwortung und Userbility nicht zu kurz kommen da ansonsten die Motivation der User sinken könnte. Im Zuge einer Fallstudie soll der Prozess Projekt Akquisition mittels Workflows umgesetzt werden. Dabei wird der MOSS als Basis eines Workflow Management Systems angenommen. 1.2 Zielsetzung Im Rahmen dieser Bachelorarbeit werden fünf Arbeitsabläufe analysiert und im Rahmen einer Fallstudie umgesetzt. Dabei soll dem User möglichst viel Arbeit durch Automatisierung abgenommen werden, und auch Benachrichtigungen sind ein essentieller Bestandteil der Anforderungen Workflow: Angebotsnummer anfordern Dieser Arbeitsablauf ist in Abbildung 1: Workflow Angebotsnummer anfordern dargestellt. Der Projektleiter fordert über einen Menüpunkt in der Weboberfläche des MOSS eine Angebotsnummer für ein konkretes Angebot an. Dadurch wird ein entsprechender Task erstellt und der Verwaltung zugewiesen, welche auch per benachrichtigt wird. Die Verwaltung hat nun die Möglichkeit, diesen Task entweder in der Weboberfläche oder direkt im MS Outlook 2007 zu bearbeiten. Dabei wird die Angebotsnummer nach einem vordefinierten Schema generiert und zur Verfügung gestellt. Nach dem die Verwaltung den Task bearbeitet hat wird der Status des Angebots entsprechend gesetzt und der zuständige Projektleiter erhält eine Verständigung. Wurde die Angebotsnummer zugeteilt, dann erhält der Projektleiter zusätzlich einen Link zu dem entsprechenden Sicherheitsblatt.

6 Einleitung 6 Abbildung 1: Workflow Angebotsnummer anfordern Workflow: Projektnummer anfordern Der Arbeitsablauf Projektnummer anfordern ist dem schon zuvor beschriebenen Ablauf Angebotsnummer anfordern sehr ähnlich. Der einzige Unterschied im Ablauf besteht darin, dass kein Link zu einem anderen Dokument benötigt wird. Abbildung 2: Workflow Projektnummer anfordern Workflow: Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen Diese Arbeitsabläufe sind bis auf die verschiedenen Status gleich. Der User startet den Workflow über die Weboberfläche, dadurch wird der Status des Angebots umgesetzt und die Verwaltung erhält eine benachrichtigung.

7 Einleitung 7 Abbildung 3: Workflows Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen

8 Workflow Management Systeme 8 2 Workflow Management Systeme In diesem Kapitel wird auf die grundlegende Thematik der Workflow Management Systeme eingegangen und aufgezeigt, in welchem Zusammenhang diese Systeme mit dem Begriff Workflow stehen. 2.1 Workflows Ein Workflow besteht aus einer Aneinanderreihung von Aktivitäten, die teilautomatisiert durchlaufen werden, wobei sich die Aktivitäten auf Teile von Geschäftsprozessen oder ähnliche Vorgänge bezieht. Workflows bestehen des Weiteren aus einem definierten Anfang, einer vorgegebenen Struktur und einem definierten Ende. 1 Des Öfteren wird der Begriff auch mit dem Wort Prozess gleichgesetzt, allerdings wird darunter meisstens ein wirtschaftlicher Vorgang verstanden. Im Gegensatz dazu steht der Begriff Workflow für Abläufe technischer bzw. informationstechnischer Natur. Desweiteren sind mehrere Akteure in einem Workflow eingebunden, die Aufgaben zugewiesen bekommen und in Folge abarbeiten. Ob die Erledigung der Aufgaben parallel oder in Serie erfolgt wird durch die Struktur des Workflows klar und eindeutig festgelegt. 2 Bei einer Umsetzung eins elektronischen Workflows ist darauf zu achten, dass die modellierte Struktur mit der tatsächlichen Bearbeitungspraxis sinnvoll abgestimmt ist und nicht ungewollt Mehraufwand hervorruft. Zusätzlich spielt die Integrationsfähigkeit des Workflowsystems bei der Auswahl eine entscheidende Rolle, da ansonsten erhebliche Mehrkosten entstehen können Workflow Management Systeme (WfMS) Da Workflows von sehr vielen Faktoren beeinflusst werden können, ist auch die Wahrscheinlichkeit einer steigenden Komplexität recht hoch. Aus diesem Grund werden Workflow Management Systeme eingesetzt mit deren Hilfe Workflows erstellt, getestet, verwaltet und entsprechend verbessert werden können. Im Endeffekt wirken sich diese Faktoren auf Kosteneinsparungen und die Beschleunigung von bestehenden Abläufen aus. WfMS stellen dem Anwender eine entsprechende Entwicklungsumgebung und diverse Elemente der Steuerung zur Verfügung, um Workflow Management praktikabel umsetzen zu können. Viele der Software Anbieter stellen allerdings Lösungen zur Verfügung, die sich 1 vgl. Jablonski, 1999, S vgl. Schimak, 2006a, S vgl. ( )

9 Workflow Management Systeme 9 nicht nur auf diese Aufgaben beschränken an, sondern vermarkten Produkte mit integriertem Dokumenten Management oder auch Digitalisierung von Materialien Architektur Prozessbeschreibungen und Instanzen eines solchen Systems werden von dem Kern, der Workflow-Engine verwaltet. Diese stellt Schnittstellen für unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung. Während das erste Interface bei der Planung und Definition von Workflows unterstützt, dient das zweite Interface zum Übergeben der durchzuführenden Aktivitäten an die jeweiligen Client-Applikationen. Interface 3 stellt die Schnittstelle zur Verfügung die für die Verwaltung von benötigter Software notwendig ist und Interface 4 stellt die Funktionalität der Koppelung mehrerer Workflow Engines bereit. Das fünfte Interface protokolliert Prozessdaten während der Durchführung von Workflows, und stellt diese für Reports zur Verfügung. 5 Abbildung 4: Referenzmodell der Architektur Beispielsystem Microsoft Office SharePoint Server Der Microsoft Office SharePoint Server ist ein Server-Softwarepakt, dass darauf ausgelegt ist die Effektivität eines Unternehmens zu steigern. Um das zu ermöglichen stehen Workflows, eine unternehmensweite Suche, diverse Content Management Funktionen und weitere Features zur Verfügung. Separat fragmentierte Systeme werden durch eine 4 vgl. Schimak, 2006b, S vgl. Fetzer, 2000, S. 6 6 vgl. Fetzer, 2000, S. 6

10 Workflow Management Systeme 10 umfassende Integration von Intranet-, Extranet- und Webanwendungen abgelöst. Zusätzlich werden mit dem MOSS eine Entwicklungsplattform und Tools zur Verfügung gestellt, um selbst erstellte Module nach individuellen Bedürfnissen erstellen und integrieren zu können Allgemeines Es ist sehr unwahrscheinlich das SharePoint das einzige vorhandene Microsoft Produkt in einem Unternehmen sein wird, viel eher wird es ein Teil einer Systemlandschaft sein und mit dieser mittels Schnittstellen kommunizieren. Das bedeutet unter anderem, dass zum Beispiel das Active Directory zur Verwaltung der Benutzerkonnten herangezogen wird, ein Office Communications Server die Echtzeitkommunikation unterstützt und ein Project Server das zentrale Management ermöglicht. Abseits der Microsoft Produkte werden Schnittstellen zu Buchhaltsungs-Systemen oder dergleichen eingesetzt. 8 Abbildung 5: Produkte und Technologien, die sich in einer modernen IT-Umgebung finden. 9 7 vgl. ( ) 8 vgl. Boddenberg, 2008a, S vgl. Boddenberg, 2008a, S. 39

11 Workflow Management Systeme Outlook 2007 Integration Wenn dem Benutzer Outlook 2007 zur Verfügung steht, können Dokumentenbibliotheken, Aufgaben, Kalender, Kontakte und Diskussionsrunden offline verfügbar gemacht werden. Das ist besonders für die Workflowintegration von Bedeutung, da der Benutzer nach der Zuweisung einer Workflowaufgabe eine erhält. Das Besondere daran ist, dass diese Aufgabe direkt im Outlook 2007 bearbeitet werden kann und somit kein direkter Zugriff auf den MOSS bzw. ein Wechsel der Applikation (zum Beispiel: Internet Explorer) notwendig ist Workflow Foundation (WWF) Die Microsoft Windows Workflow Foundation (WWF) stellt ein Framework für die Entwicklung von Workflows auf der Windows-Plattform zur Verfügung. Das beinhaltet sowohl eine Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung (API) als auch Tools zum Erstellen und Ausführen von workflow-gesteuerten Anwendungen. 11 Es stehen zwei verschiedene Workflow-Typen zur Verfügung, und bevor man mit der Implementierung eines Workflows beginnt steht man vor der Entscheidung, welcher davon den Workflowablauf am besten unterstützt Sequenzielle Workflows Sequenzielle Workflows finden bei linearen Abläufen Verwendung, bei denen es keine Sprünge oder Wiederholungen gibt. 12 Abbildung 6: Flussdiagramm eines Sequentiellen Workflows vgl. Boddenberg, 2008b, S. 690, S vgl. ( ) 12 vgl. Ganser, 2009, S vgl. ( )

12 Workflow Management Systeme State Machine Workflows Bei dieser Art von Workflows kann es während des Ablaufs zu wiederholten Sprüngen nach oben bzw. zurückgeben. State Machine Workflows werden aus diesem Grund sehr häufig bei komplexen Abläufen eingesetzt, das Querbezüge und Rücksprünge um ein vielfaches einfach umzusetzen sind. 14 Abbildung 7: Flussdiagramm eines State Machine Workflows Infopath 2007 Integration Anstelle üblicher ASP.NET Formulare können Infopath Formulare eingesetzt werden, um die Kommunikation zwischen Benutzer und System zu übernehmen. Der Vorteil dabei besteht in der leichten Erstellung der Formulare und dem schnellen Zugang zu Daten die im XML Format vorliegen. Davon abgesehen können diese Workflow - Formulare nicht nur in der Weboberfläche sondern auch in der Clientapplikation dargestellt werden. Zu den Clientapplikationen zählt nicht nur Infopath sondern das komplette Office 2007 Paket vgl. Ganser, 2009, S vgl. ( ) 16 vgl. Tisseghem, 2007, S.185

13 Fallstudie 13 3 Fallstudie Im MOSS bestehen mehrere unterschiedliche Möglichkeiten Workflows zur Verfügung zu stellen, welche sich nach Anwendungsfall und Komplexität unterscheiden: Standard Out-Of-The-Box Lösungen: es gibt mehrere Workflowvorlagen auf die zugegriffen werden kann, und die recht einfach zu handhaben sind. Die so erstellten Workflows sind an das System auf dem sie erstellt wurden gebunden und können nicht bzw. nur unter sehr großen Umständen in ein anderes System importiert werden. Microsoft Office SharePoint Designer Lösungen: der SharePoint Designer ist eine Applikation die unter anderem dazu genutzt werden kann, flexible Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, allerdings sind einem auch hier Grenzen gesetzt. Auch bei dieser Art der Erstellung sind die Workflows an das System auf dem sie erstellt wurden gebunden und können nicht bzw. nur unter sehr großen Umständen in ein anderes System importiert werden. Microsoft Visual Studio 2008 Lösungen: mittels VS2008 erhält man einen Designer der einem alle Möglichkeiten offen lässt. Mittels der IDE wird die Grundstruktur des Workflows erstellt, und diese anschließend mit selbst erstelltem Code (zum Beispiel C#) ausgefüllt. Mit dieser Variante erhält man die bestmögliche Flexibilität und Portierbarkeit, da ein Workflow als eigenständiges Feature (gekapselte Komponente) erstellt wird und somit auf mehreren Systemen eingesetzt werden kann. Für die Umsetzung dieses Projektes hat man sich für die dritte Variante entschieden, da getrennte Entwickler, Test und Produktivsysteme im Einsatz sind. 3.1 Systemvoraussetzungen Um den kompletten Funktionsumfang der Workflows ausnützen zu können werden neben der MOSS Installation die Forms Services und ein verfügbarer SMTP Service für die Funktionalität benötigt. Um ein flüssiges Arbeiten zu ermöglichen ist es auch notwendig die Zertifikate der Formulare auf aktuellem Stand zu halten bzw. durch eine geeignete Zertifizierungsstelle ausstellen zu lassen, um wiederkehrende Sicherheitsabfragen zu vermeiden. 3.2 SharePoint Struktur Die Projektdaten sind in Infopath Formularen gekapselt, und es sind einige Benutzerdefinierten Listen notwendig um zusätzliche Daten in Form von Drop Downs zur Verfügung

14 Fallstudie 14 zu stellen. Des Weiteren werden noch benutzerdefinierte Felder und Bibliotheken benötigt, Details sind folgendem Mindmap zu entnehmen. Grün gekennzeichnete Komponenten werden im Projektformular direkt referenziert. Abbildung 8: Mindmap der Erweiterung der Site-Struktur 3.3 Formulare In Folge werden die benötigten Formulare beschrieben und erläutert welche Stellen im Custom Code bei Änderungen relevant sind; eine grafische Darstellung der Formulare befindet sich im Anhang Projektformular Dieses Formular dient dem Erfassen der Stammdaten eines neuen Projektes und kann direkt in der Projekte-Bibliothek erstellt werden, wobei die Felder die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind Pflichtfelder darstellen. Es kann zwar auch ohne eine Dateneingabe zu tätigen gespeichert werden, allerdings erscheint in diesem Fall eine Warnmeldung. Beim Öffnen des Formulars werden durch Custom Code die Felder Status und Einheit mit Startwerten vorausgefüllt, und die möglichen Benutzer und Benutzergruppen über das SharePoint WebService ausgelesen und zur Verfügung gestellt. Die Drop-Down Felder verweisen auf die im MOSS zugängliche Datenverbindungsbibliothek und gelangen über die dort vorhandenen Einträge zu den jeweiligen Benutzerdefinierten Listen und deren Daten.

15 Fallstudie 15 Abbildung 9: Vorbefüllung der Drop-Down Felder Status und Einheit (C#) Beim Speichern des Formulars zum MOSS wird kontrolliert ob sich Daten im Feld Notizen geändert haben, und wenn dem so ist, ein Zeitstempel hinzugefügt. Anschließend befindet sich das Dokument in der Dokumentenbibliothek Projekte und steht für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Die Felder Angebots- & Projektnummer sind schreibgeschützt und können nur über die jeweiligen Workflows gesetzt werden Sicherungsblattformular Das Sicherungsblatt befindet sich in der Vorlagen-Bibliothek und wird nur mittels Hyperlink aufgerufen. Die Parameter die mit dem Link geliefert werden, werden ausgelesen und in die entsprechenden Felder geschrieben in Folge sind diese schreibgeschützt um Änderungen durch den User zu vermeiden. In Kapitel wird der genaue Einsatz dieses Formulars dargestellt Workflowformular: Association Das Association-Form wird beim der Verknüpfen des Workflows mit einer Liste oder Bibliothek angezeigt. An dieser Stelle hat der Administrator die Möglichkeit, Vorgabewerte für den Workflow zu setzen, in diesem Fall den Benutzer der die Rolle der Verwaltung übernimmt Workflowformular: Initiation Das Initiation-Form wird beim Starten des Workflows angezeigt. Hier hat der Benutzer die Möglichkeit, Vorgabewerte für den Workflow zu setzen die im Anschluss verwendet werden. Bei den in dieser Arbeit umgesetzten Workflows kann der aktuelle Benutzer den Vorgeschlagenen Verwaltungs-Benutzer ändern Workflowformular: Task Das Task-Form wird benötigt, wenn dem Benutzer eine Aufgabe zugeteilt wird und enthält je nach Aufgabe entsprechende Informationen. Sobald das Formular aus dem Workflow heraus aufgerufen wird, werden mittels Code Behind die Werte für Einheit, Geschäftsfeld und Art in versteckten Feldern übergeben.

16 Fallstudie 16 Abbildung 10: Auslesen der versteckten Felder Je nach dem aus welchem Workflow das Formular aufgerufen wird, wird entweder eine Angebots- oder eine Projektnummer generiert. Dazu wird in der Konfigurationsdaten-Liste der entsprechende Eintrag der laufenden Nummer ermittelt und um eins erhöht, anschließend entsprechend der Vorgabe verknüpft und zurückgeliefert. Abbildung 11: Generieren der Angebotsnummer Abbildung 12: Generieren der Projektnummer

17 Fallstudie Workflowumsetzung Bei der praktischen Umsetzung hat das Buch Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Windows SharePoint Services sehr viele nützliche Informationen geliefert, die den Umfang dieser Arbeit übersteigen. Dennoch werden im folgenden Abschnitt die einzelnen Workflows so detailliert wie möglich behandelt Workflow: Angebotsnummer anfordern Beim Starten des Workflows wird zuerst in der Konfigurationsdaten-Liste das Item Debug Mode ausgelesen. Wenn der ausgelesene Wert ja entspricht, wird das Logging aktiviert. Das bedeutet, dass zur Fehlersuche hilfreiche Kommentare in die Workflowhistory geschrieben werden. Anschließend wird überprüft ob sowohl der Benutzer der den Workflow gestartet hat, als auch die Verwaltung eine adresse in der MOSS-Umgebung besitzen. Im Fehlerfall wird eine entsprechende Meldung protokolliert. Abbildung 13: Überprüfung ob adressen hinterlegt sind Es wird ein Workflow-Task erstellt und der Verwaltung zugewiesen, und zeitgleich eine E- Mail zur Benachrichtigung verschickt. Die Verwaltung hat nun die Möglichkeit über die MOSS-Webmaske oder Outlook 2007 den Task zu öffnen und die Daten zu kontrollieren. Wenn die Daten korrekt sind wird die Angebotsnummer gespeichert, der Task abgeschlossen und der Projekt-Status auf Angebot abgegeben umgesetzt. Zusätzlich bekommt der Projektleiter eine mit dem Workflowstatus und einem Link zu dem 17 vgl. Boddenberg, 2008c, S

18 Fallstudie 18 Sicherungsblatt. Sollte die Angebotsnummer abgelehnt werden, wird die Nummer verworfen und kein Link generiert. Der Status bleibt in diesem Fall auf Akquise gestartet. Abbildung 14: Generierung des Links zum Sicherungsblatt Workflow: Projektnummer anfordern Dieser Workflow unterscheidet sich nur durch eine kleine Änderungen: Dem Task-Form werden zusätzlich die Parameter Einheit, Art, und Geschäftsfeld übergeben. Wenn die Projektnummer genehmigt wird, steht der Status auf Auftrag bestätigt, ansonsten bleibt der Status auf seinem letzten Wert bestehen. Es wird kein Link generiert. Abbildung 15: Setzen der weiteren Parameter für die Projektnummergenerierung Workflow: Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen Diese Workflows dienen nur dem Umsetzen des Statusfeldes und generieren keinen Task. Sobald einer der Workflows gestartet wird, setzt das System den entsprechenden Status und verschickt eine Benachrichtigungsmail an die Verwaltung.

19 Fallstudie 19 Abbildung 16: Beispiel der Statusumsetzung Akquise zurückgezogen 3.5 Deployment und nachträgliche Anpassungen Für das Deployment ist es notwendig, dass sich die Test- und Produktivsysteme so ähnlich wie möglich sind, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Besonders wichtig ist es, mit identen Sprachpaketen zu arbeiten, da man zum Beispiel keine englischen Listenvorlagen für einen deutschsprachigen MOSS verwenden kann. Des Weiteren müssen alle Installation mit einem User der (SharePoint-) Administratorrechte besitzt durchgeführt werden. Wenn Features installiert werden ist darauf zu achten, dass keine Benutzer am System arbeiten da für die Installation ein IIS-Reset notwendig ist und in diesem Fall der MOSS kurzzeitig nicht verfügbar ist Anlegen der Struktur Zu Beginn werden die Benutzerdefinierten Feldern erstellt und die Listen- & Bibliotheksvorlagen die am Testsystem exportiert wurden im Produktivsystem importiert. Im Bedarfsfall werden anschließend die Listen mit den benutzerdefinierten Feldern erweitert. Details dazu sind dem Struktur-Mindmap zu entnehmen. Nach dem die Datenverbindungsbibliothek importiert wurde, müssen die UDCX-Files angepasst werden. Die mitgelieferte AdvancedListSettings.aspx Seite liefert für jede erstellte Liste die GUID zurück. Diese GUIDs muss in den jeweiligen UDCX-Files aktualisiert werden, und auch der Servername muss korrekt gesetzt sein.

20 Fallstudie 20 Abbildung 17: Beispiel eines UDCX-Files Anschließend müssen die Werte im der Konfigurationsliste angepasst werden (Projektnummer, Angebotsnummer, SicherungsblattURL). Der Wert für die SicherungsblattURL ergibt sich aus dem Link zu der Vorlagenbibliothek, in welche das Sicherungsblatt-Formular hochgeladen wurde Installation der Workflows Die Installation der Workflows ist relativ einfach, da man dazu Scripts verwenden kann. Da die Workflowformulare für alle Workflows gleich sind, werden diese in diesem Fall nur mit dem ersten Workflow installiert. Abbildung 18: Ordnerstruktur des Deployverzeichnisses Die Workflows sind in Features gekapselt, und in jedem Feature-Ordner befindet sich eine eigens angepasste.bat Datei, welche die notwenigen MOSS-Installationen mittels stsadm- Befehle übernimmt und die DLLs in den GAC kopiert. In diesem File sind nur Anpassungen notwendig wenn sich der Name des Servers auf dem installiert werden soll ändert. Im Anschluss wird nach der Ausführung noch ein IIS-Reset durchgeführt und das Feature aktiviert. Danach steht es bei den Listen- & Dokumenteneinstellungen unter dem Punkt Workflows hinzufügen bereit.

21 Fallstudie Nachträgliche Änderungen Bei Änderungen der Workflows oder Formulare muss auf folgendes geachtet werden: Listen / Bibliotheken o Diese Komponenten sind fix mittels ihrer GUIDs und Namen verkettet, Änderungen an dieser Stelle können die Workflows unbrauchbar machen. Formulare o Projekt: wenn hier Änderungen auftreten muss es neu veröffentlicht werden, und im Abfragedialog von Infopath die Option Update bestehender Bibliothek gewählt werden. o Sicherungsblatt: nach erfolgten Änderungen muss das Formular im Filesystem veröffentlicht werden, und dann diese veröffentlichte Version über die bestehende in der Vorlagenbibliothek kopiert werden. o Workflowformulare: je nachdem wie weitreichend die Änderungen sind, müssen unter Umständen alle Workflows angepasst werden. Hier erfolgt eine neuerliche Installation mittels des Scripts des ersten Workflowprojektes. Nach erfolgter Neuinstallation müssen die Workflows mit den Listen neu Verknüpft werden und bestehende Workflows unter Umständen abgebrochen werden.

22 Ergebnisse 22 4 Ergebnisse Die Workflows konnten erfolgreich den Fallstudienangaben entsprechend umgesetzt werden und die bisherigen Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Die aufgetretenen Probleme konnten entweder gelöst oder umgangen werden und das erworbene Wissen ist für weitere Projekte dieser Art von Bedeutung.

23 Zusammenfassung 23 5 Zusammenfassung In wieweit sich die Benutzer mit den Workflows auseinandersetzen und dies eine positive Entwicklung in Hinsicht auf kürzere Bearbeitungszeiten und dadurch geringere Kosten auswirkt kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beurteilt werden, da die Produktiv- Testphase noch nicht abgeschlossen ist.

24 Verzeichnisse 24 6 Verzeichnisse 6.1 Literaturverzeichnis Boddenberg, Ulrich B.: Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Windows SharePoint Services 3.0, Das Praxisbuch für Administratoren und Entwickler, Bonn, 2008, (zit. 2008a) Boddenberg, Ulrich B.: Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Windows SharePoint Services 3.0, Das Praxisbuch für Administratoren und Entwickler, Bonn, 2008, (zit. 2008b) Boddenberg, Ulrich B.: Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Windows SharePoint Services 3.0, Das Praxisbuch für Administratoren und Entwickler, Bonn, 2008, (zit. 2008c) Fetzer, Hans-Jörg u.a.: Einführung von Workflowmanagement-Systemen. Quelle: Kaiserslautern, 2005 Ganser, Reiner: 1,2 oder 3? Vorüberlegungen zu SharePoint Workflows und die Auswahl der richtigen Werkzeuge, SharePoint Magazin Sonderausgabe 2009, S. 15. Jablonski, Stefan u.a.: Workflow-Management, Entwicklung von Anwendungen und Systemen, Heidelberg, 1999 Schimak, Florian: Workflow Management Systeme / Einsatz im Broadcasting Bereich, Wien, Techn. Univ., Mag.-Arb., 2006, (zit. 2006a) Schimak, Florian: Workflow Management Systeme / Einsatz im Broadcasting Bereich, Wien, Techn. Univ., Mag.-Arb., 2006, (zit. 2006b) Tisseghem, Patrick: Inside Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Washington, Abkürzungsverzeichnis API DLL EAI GAC IDE IIS Application Programming Interface Dynamic Link Library Enterprise Application Integration Global Assembly Cache Integrated Development Environment Internet Information Server

25 Verzeichnisse 25 MOSS Microsoft Office SharePoint Server VS2008 Visual Studio 2008 WfMS WWF XML GUID Workflow Management System Windows Workflow Foundation extensible Markup Language Globally Unique Identifier 6.3 Abbildungen Abbildung 1: Workflow Angebotsnummer anfordern... 6 Abbildung 2: Workflow Projektnummer anfordern... 6 Abbildung 3: Workflows Projekt abgeschlossen, Angebot abgelehnt, Akquise zurückgezogen... 7 Abbildung 4: Referenzmodell der Architektur... 9 Abbildung 5: Produkte und Technologien, die sich in einer modernen IT-Umgebung finden Abbildung 6: Flussdiagramm eines Sequentiellen Workflows Abbildung 7: Flussdiagramm eines State Machine Workflows Abbildung 8: Mindmap der Erweiterung der Site-Struktur Abbildung 9: Vorbefüllung der Drop-Down Felder Status und Einheit (C#) Abbildung 10: Auslesen der versteckten Felder Abbildung 11: Generieren der Angebotsnummer Abbildung 12: Generieren der Projektnummer Abbildung 13: Überprüfung ob adressen hinterlegt sind Abbildung 14: Generierung des Links zum Sicherungsblatt Abbildung 15: Setzen der weiteren Parameter für die Projektnummergenerierung.. 18 Abbildung 16: Beispiel der Statusumsetzung Akquise zurückgezogen Abbildung 17: Beispiel eines UDCX-Files Abbildung 18: Ordnerstruktur des Deployverzeichnisses... 20

26 Anhang 26 7 Anhang 7.1 Projektformular

27 Anhang Sicherungsblattformular

28 Anhang Workflowformular: Association Workflowformular: Initiation Workflowformular: Task