Checkliste: Digitale Geschäftskommunikation in den logistischen Prozessen

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1 Checkliste: Digitale Geschäftskommunikation in den logistischen Prozessen Eine Praxishilfe zur Bewertung, ob die papierbasierte Logistikinformationen noch den Wirtschaftlichkeitsanforderungen des Unternehmens entspricht, die Digitalisierungs- und Automatisierungsbestrebungen des Unternehmens auch im Logistikbereich eine elektronische Kommunikation verlangen, die technischen Voraussetzungen für digitale Logistikinformationen bestehen und welche Nutzeneffekte durch eine digitale Geschäftskommunikation erzielt werden können. StreamServe 2004 in Kooperation mit rapid enterprise solutions 1

2 Vorbemerkungen Auf rund 40 Milliarden Euro summieren sich jährlich die Bearbeitungskosten der vielfältigen logistischen Dokumente. Doch trotz dieses erheblichen Volumens gehörten der Output und das Management von Dokumenten bisher häufig nicht zu den Bereichen, die konsequent unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeitsund Nutzenoptimierung einer besonderen Betrachtung unterzogen wurden. Inzwischen erlangt dieses Thema jedoch eine wachsende Aufmerksamkeit - resultierend daraus, dass sich in letzter Zeit neue Kommunikationsstandards und kanäle etabliert haben. Sie eröffnen neue und wirtschaftlichere Möglichkeiten für die Versendung von Geschäftsdokumenten. Gleichzeitig entwickeln die Unternehmen zunehmend Digitalisierungsstrategien für ihre Geschäftsprozesse: Damit werden Prozesse eingeleitet, bei denen die herkömmliche Papier-basierte Kommunikation durch digitale Formate abgelöst wird. Und Reserven zur Kostenersparnis bestehen offenbar in einem erheblichen Umfang: Zwei von drei Logistikmanager bezeichnet sie als hoch oder sogar sehr hoch. Kostenreserven in der Logistik-Administration sehr hoch hoch mittel gering 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Quelle: StreamServe September 2003 (524 Logistikmanager) Die nachfolgende Checkliste verfolgt deshalb den Zweck, Logistikmanagern in der systematischen Ist-Analyse des Volumens in der logistischen Geschäftskommunikation einschließlich der wirtschaftlichen Bedingungen und Unternehmensanforderungen sowie der technischen Verhältnisse zu unterstützen, um auf dieser Basis den Handlungsbedarf für Optimierungsmaßnahmen zu ermitteln. Dazu dienen sowohl Quantifizierungen als auch Bewertungen von einzelnen Aspekten. Soweit Fragen gestellt werden, kennzeichnen die roten Kästchen die Nein- und die grünen Kästen die Ja-Antworten. 2

3 Volumen der Geschäftskommunikation in Versand/Logistik Wie hoch ist das jährliche Volumen an Papier-Dokumenten im Versand-/Logistikbereich, das Sie jährlich ausdrucken? o Aufträge o Auftragsbestätigungen o Bestellungen o Lieferavisa o Lieferscheine o Dispositionsscheine o Ladescheine o Tourenlisten o Rechnungen o Aufkleber o Stücklisten/Chargenlisten o Produktionspapiere o Rückgabescheine o Speditionsübergabescheine o Empfangsbestätigungen o Zolldokumente o Gefahrenguterklärungen o Statistiken o sonstige Versand-/logistische Dokumente Wie hat sich das Volumen der Papier-basierten Kommunikation im Personalbereich in den letzten fünf Jahren entwickelt? Welche Steigerungsraten bei der Papier-basierten Kommunikation erwarten Sie für die nächsten zwei Jahre? Wie hoch sind die jährlichen Gesamtkosten der Kommunikation in Versand/Logistik (Datengenerierung, Druck, Versandaufbereitung, ggf. Porto etc.)? Wie haben sich diese Kommunikationskosten in den letzten fünf Jahren entwickelt? In welchem Volumen werden logistische Daten elektronisch statt Papier-basiert kommuniziert? 3

4 Kundenbedingungen Privatkunden (B2C) In welchem Umfang handelt es sich bei den Empfängern um Privatkunden? Wie hoch ist die monatliche Quote der Änderungen bei den Empfängern? Wie hoch schätzen Sie den Anteil der privaten Empfänger, die über einen Internet-Anschluss verfügen? In welchem Anteil besteht seitens der Privatkunden vermutlich Interesse an Online-Mitteilungen? o Ergebnis einer Kundenbefragung: o geschätzter Anteil: Bieten wichtige Wettbewerber ihren Kunden bereits die Möglichkeit der Online-Mitteilungen an? Unternehmenskunden (B2B) In welchem Umfang handelt es sich bei den Empfängern um Unternehmen? In welchem Umfang verfügen Ihre B2B-Kunden über EDI- Lösungen? In welchem Umfang bestehen anderweitige elektronische Geschäftsprozesse (eprocurement etc.) zu den Kunden mit EDI- Lösungen? Werden in elektronischen Geschäftsprozessen mit Geschäftskunden andere technische Kommunikationsstandards als EDI eingesetzt? Werden Rechnungen oder andere Informationen bereits elektronisch an Geschäftskunden übermittelt? In welchem Anteil besteht seitens der Geschäftskunden vermutlich Interesse an einer elektronischen Übermittlung von logistischen Informationen? Bestehen seitens Ihrer B2B-Kunden aus Gründen der Automatisierung von Geschäftsprozessen zunehmend Ansprüche an eine elektronische Integration von logistischen Informationen? Verlangt die Wettbewerbssituation die Option zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdokumenten? _ 4

5 Marktanforderungen zur Optimierung der Geschäftskommunikation in Versand/Logistik Verlangt der Markt die Fähigkeit, um über verschiedene Formate effizient mit Kunden und Zulieferern zu kommunizieren? Besteht die Notwendigkeit, die Formate von Geschäftsdokumenten schnell und einfach zu verändern? Müssen Geschäftsdokumente häufiger oder regelmäßigen in mehreren Sprachen erstellt werden? Sind aktuell aufgrund von Kundenanforderungen verschiedene Kommunikationskanäle notwendig? Verlangt die Wettbewerbssituation die Option zur elektronischen Übermittlung von kritischen Geschäftsdokumenten? Werden in naher Zukunft aufgrund von Kundenanforderungen verschiedene Kommunikationskanäle notwendig? Besteht aufgrund von Kundenanforderungen die Notwendigkeit, Geschäftsgrafiken aus Daten heraus automatisch zu generieren und sie in die Geschäftskommunikation einzubinden? Soll im B2B-Bereich die EDI-Kommunikation auf einen größeren Kreis Kunden und auch kleinere Geschäftspartner ohne eigene EDI-Infrastruktur erweitert werden? Verlangen B2B-Kunden, dass kritische Geschäftsdokumente in die Supply Chain integriert werden? Erwarten weitere Partner in der Supply Chain die elektronische Übermittlung von Dokumenten? Müssen Daten aus Versand/Logistik elektronisch intern weiter verarbeitet werden? Können durch eine elektronische Kommunikation in Versand/ Logistik Wettbewerbsvorteile generiert werden? Müssen -adressen Dritter aktualisiert werden, um die Kommunikation sicherstellen zu können? Besteht eine Unternehmensstrategie, nach der durch eine Optimierung der Geschäftskommunikation der Kundenservice qualitativ gesteigert werden soll? 5

6 Anforderungen zur Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsoptimierung in der Geschäftskommunikation Ist eine Unterstützung verschiedener Formate und Kommunikationskanäle erforderlich, ohne hohe Investitionen in neue Anwendungen tätigen zu müssen? Sollten der Aufbau und die Struktur der logistischen Dokumente unternehmens-individuell und flexibel gestaltbar sein? Sind die Druckkosten für die externe Kommunikation zu einem kritischen Faktor geworden und sollen reduziert werden? Sind die Distributionskosten (Versand, Porto etc.) zu einem kritischen Faktor geworden und sollen reduziert werden? Können Organisationsvorteile durch eine umfassend elektronische Abwicklung der Geschäftskommunikation in Versand/ Logistik generiert werden? Wird eine Unternehmenspolitik verfolgt, die Geschäftskommunikation zunehmend elektronisch abzuwickeln? Besteht das Erfordernis, Daten aus verschiedenen ERP- und Legacy-Systemen in elektronische Formate zu konvertieren? Sollen die IT-Kosten mittels einer Reduzierung von Ausgabeschnittstellen gesenkt werden? Werden die Prozesse für die logistischen Geschäftskommunikation dadurch behindert, dass regelmäßig Änderungen auf der Ebene der Applikationen erforderlich sind? Technische Situation der Geschäftskommunikation Weisen die unternehmensweit bestehenden Druckressourcen keine ausreichend Effizienz auf? Sind die Steuerung und das Management der Geschäftsprozesse für den Output von logistischen Dokumenten aufwendig? Behindert die Komplexität der IT-Infrastruktur eine effiziente Lösung für die Kommunikation der Geschäftskommunikation? Bestehen innerhalb der IT-Landschaft eine Vielzahl proprietäre Applikationen/Legacy-Anwendungen, die in die Generierung der logistischen Dokumente einbezogen werden müssen? 6

7 Sind diese Geschäftsprozesse für die Kommunikation und das Output Management ausreichend transparent? Besteht ein zentraler Kontrollpunkt für den gesamten Papierbasierten und elektronischen Output zur Verfügung? Sind die bestehenden IT-Lösungen in der Lage, logistische Dokumente über unterschiedliche Kanäle zu kommunizieren? Können Dokumente flexibel und nach unterschiedlichen Anforderungen (Corporate Identity) gestaltet werden? Können über die bestehenden Output-Funktionen Inhalte aus verschiedenen Quellen in ein Dokument integrieret werden? Können die Output-Funktionen Ihrer MFG/PRO Installation o- der Installationen ergänzender Systeme Barcodes einlesen? Müssen Output und Kommunikation der Geschäftsdokumente für jeden einzelnen Adressaten individuell einrichten werden? Können Geschäftsdokumenten in unterschiedlichen Formaten generiert und kommuniziert werden? Müssen die Formate von Dokumenten oft verändert werden? Erzeugt die Formular-Erstellung einen hohen Aufwand? Werden alle aktuell gebräuchlichen WebServices-Formate und Standards unterstützt? Bewertung des Nutzens durch effizientere Geschäftskommunikation in Logistik/Versand Wenn es zu einer Verbesserung in den oben angesprochenen Gebieten kommt, wovon würde Ihr Unternehmen zuallererst profitieren? Reduzierung des manuellen Aufwands in der logistischen Geschäftskommunikation? Höhere Qualität der logistischen Dokumente? Geringere Fehlerquote in der Übermittlung von Dokumenten? Geringerer Aufwand in der Nachbearbeitung von fehlerhaften Informationen/Prozessen? Mehr Flexibilität in der Aufbereitung/Distribution der Dokumente? Zeitgewinn aufgrund der elektronischen Aufbereitung und Distribution der Dokumente? Größere Transparenz in den gesamten logistischen Prozessen? 7

8 Höherer Automatisierungsgrad in der Steuerung der logistischen Prozesse über weitere Teilnehmer der Supply Chain hinweg? Zeitgewinn im Ablauf der gesamten logistischen Prozesse durch Dokumentenkommunikation ohne Medienbrüche? Reduzierung der Druckkosten durch Verringerung des Volumens an Papier-basierten Dokumenten? Kostenersparnisse bei den Drucksystemen (Investitionen/ Abschreibung, Wartung, Material etc.)? Wettbewerbsvorteile durch Kostenentlastung der Personalabteilung durch Reduzierung der Deckungsbeiträge? Aktive Unterstützung der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie? Bewertung 1. Sofern ein hohes Volumen in der Geschäftskommunikation in Versand/Logistik festgestellt wird und die Analyse der Marktanforderungen, Anforderungen zur Qualitäts- und Kostenoptimierung sowie des Nutzen mehrheitlich Ja-Nennungen aufweist, besteht ein deutlicher Bedarf an einem intelligenten Management des Outputs von Geschäftsdokumenten. 2. Zeigen die Fragen zur technischen Ist-Situation mehrheitlich negative Antworten auf, dann lässt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen den Anforderungen einerseits und den bestehenden funktionalen Bedingungen für die Geschäftskommunikation in Versand/Logistik feststellen. Dies verweist auf einen signifikanten Handlungsbedarf. Bei umgekehrten Verhältnissen besteht ein hoher Abdeckungsgrad der Anforderungen. Günther-Wagner-Allee 13, D Hannover Annaberger Str. 73, D Chemnitz Tel. 0511/ , Fax 0511/ Tel , Fax Das Dokument wurde mit freundlicher Genehmigung von StreamServe Deutschland zur Verfügung gestellt. 8