Erfrischende Dateneinblicke für Getränkehersteller MBG

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1 Erfrischende Dateneinblicke für Getränkehersteller MBG Mit Jedox können wir unser Reporting und die Vertriebsplanung jetzt effizient steuern und bekommen richtig Durst auf noch mehr Daten! Oliver Dammann, Vertriebscontrolling, MBG International Premium Brands GmbH MBG Die Markenmacher Die MBG International Premium Brands GmbH mit Hauptsitz in Paderborn ist ein international agierender Industriepartner der Lebensmittel- und Getränkebranche. Als Vollsortimenter verfügt der deutsche Getränkehersteller über ein umfangreiches Portfolio, bestehend aus alkoholischen und nicht-alkoholischen Eigenmarken, darunter effect, SALITOS und SCAVI & RAY, und zahlreichen Vertriebsmarken, etwa THREE SIXTY VODKA, Almdudler oder Perrier. Kunde MBG International Premium Brands I Deutschland Branche Lebensmittel und Getränke Fachabteilung Vertrieb Lösung Integrierte Planungs- und Reportinglösung für die nationale Vertriebssteuerung Systemumgebung MS SQL Server, Lotus Notes, Warenwirtschaftssystem Im Inland verzeichnet MBG Distributionswerte von über Gastronomie-Kunden und rund Kunden im Bereich des Lebensmittel-Einzelhandels. International werden die Marken in mehr als 46 Ländern vertrieben. Darüber hinaus betreut MBG mit seinen rund 200 Mitarbeitern über 50 Key Account Zentralen (Duty Free, Hotellerie, Diskotheken, u. A.) sowie Getränkefachgroßhandelskunden und Tankstellen. Als innovativer Industriepartner der Getränkebranche ist die MBG Gruppe seit über 20 Jahren im Markt tätig und erwirtschaftete 2013 einen Umsatz in Höhe von 200 Mio. Euro. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Vertriebskennzahlen-Reporting bringt Excel an die Grenzen Herausforderung Reporting und Planung der Kunden- und Absatzdaten sowie Vertriebskennzahlen mit MS Excel zeitraubend und fehleranfällig Manuelle Datenextraktion aus Lotus Notes Mühsame Konsolidierung und Validierung umfangreicher Kundendatensätze in Excel Hardwareüberlastung aufgrund immens großer Excel-Mappen von über 100MB Zentrale Datenbank notwendig, um Plandaten zurückzuschreiben und einheitliche Datenhaltung zu gewährleisten Die Controllingabteilung der MBG International Premium Brands GmbH, einem Unternehmen mit einem breitgefächerten Produktportfolio, muss täglich eine immense Anzahl von Kunden- und Absatzdaten aufbereiten und wichtige Kennzahlen an den Vertrieb berichten. Um agil auf Marktveränderungen reagieren zu können, Diskotheken und Hotels rechtzeitig mit Waren zu beliefern oder etwa noch unerschlossene Vertriebsgebiete zu identifi zieren, extrahierte die MBG bislang sämtliche Kunden- und Produktdaten manuell aus dem vorgelagerten CRM-System Lotus Notes. Eine umständliche Aufgabe, die aufgrund inkonsistenter Datenquellen zudem auch noch Fehler zuließ, wie MBG-Vetriebscontroller Oliver Dammann berichtet: Im ursprünglich bestehenden Berichtswesen mussten sämtliche Daten zuerst mühevoll aus dem System extrahiert, überprüft und danach konsolidiert werden. Weil außerdem identische Artikel oder Kostenstellen in den verschiedenen Datenbanken teils unterschiedlich benannt wurden, mussten die Daten permanent normiert und danach validiert werden ein monatlich wiederkehrender, extrem hoher Arbeitsaufwand! Die Aufbereitung dieser Daten erfolgte im gesamten Herstellungsprozess mit Microsoft Excel, doch die aus mehreren Arbeitsmappen bestehenden komplexen Berichte mit Dateigrößen von in Extremfällen über 100MB pro Datei, sprengten bald die Grenzen von Excel: Trotz hochgerüsteter Hardware kam Excel bei der Herstellung der regelmäßigen Auswertungen immer häufi ger an technische Hürden und auch die komplexer werdenden Organisationsstrukturen des wachsenden Unternehmens konnten nur mit immer größerem zeitlichen Aufwand in den Berichten abgebildet werden. Die eigentliche Kernaufgabe des Controllingteams, das Auswerten der Firmendaten und Ausgeben von Handlungsempfehlungen, rückte angesichts der damaligen Prozesse in den Hintergrund. Lösung Integrierte Planungs- und Reportinglösung für die nationale Vertriebssteuerung Eingabe von Plandaten im Web Browser mit Rückschreibefunktion im OLAP-Server Web-Reports der Absatz- und Distributionswerte pro Kostenstelle, Artikel und Zeiteinheit (mit Ampel-Visualisierung der Abweichungen zum Plan) Effizientere Planung mit dem Endanwender im Blick Gemäß seiner Unternehmensphilosophie We try harder suchte der international operierende Getränkehersteller daraufhin eine professionelle und hochperformante Software-Lösung, mit welcher die Anwenderfreundlichkeit von MS Excel beibehalten, die Konfi guration von Berichten aber künftig fl exibler und schneller erfolgen, Planwerte zurückgeschrieben und die bestehenden Datenbanken automatisch eingebunden werden konnten. Business Intelligence-Produkte gibt es viele auf dem Markt, doch als mittelständisches Unternehmen entschied sich MBG International Premium Brands nicht nur aufgrund der Kosteneffi zienz für Jedox. Dammann beschreibt die Wahl des Anbieters: Nach der Evaluierung verschiedenster BI-Anbieter haben wir festgestellt, dass Jedox für uns von der ganzen Darstellung, dem modularen Aufbau sowie der klaren Ausrichtung auf den Endanwender die beste Lösung ist. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Erste Vertriebsgebietsplanung nach nur einer Woche Dimensionen der Datenwürfel Zeit (Jahr/Monat) Datentyp (Ist-/Plandaten) Kostenstelle Vertriebskanal (LEH/Gastronomie) Artikel Kennzahl Saisonalisierungen können auf Monate heruntergebrochen dargestellt werden Das Projektteam von MBG arbeitete von Beginn an eng mit der internen IT-Abteilung zusammen, um notwendige Schnittstellen etwa zu Lotus Notes zu realisieren und weitere Systemanforderungen abzuklären. Gemeinsam mit nur einem Projektberater von Jedox entwickelte MBG eine integrierte Anwendung für die Planung, mit Schlüsselung der national vorgegebenen Planzahlen auf die einzelnen Vertriebsgebiete, die nun als Quelle für das nationale Berichtswesen der Absatz- und Distributionszahlen (Ist-/Planzahlen) dient. Einige Zeit vor dem Aufbau der Jedox-Planungslösung hatte MBG ein neues ERP-System für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung auf Basis von MS SQL-Server eingeführt. Somit konnten beide Systeme von Anfang an verknüpft und auf diese Weise Daten direkt mit einer SQL-Abfrage in den Jedox ETL-Server eingebunden werden. Nach einer gemeinsamen Anforderungsanalyse modellierte der Jedox-Berater die notwendigen Datenwürfel, setzte die automatisierte Datenextraktion, -transformation und das Laden im Jedox Integrator um und realisierte die Eingabemasken im Jedox Web Browser. Dass der zeitliche Aufwand trotz immenser Datenmengen gering gehalten werden konnte, freute Projektleiter Oliver Dammann besonders: Die Umsetzung der ersten Planungslösung hat keine Woche gedauert! Und nun haben wir ein Tool, mit dem wir unsere komplette Planung für Deutschland sehr schnell und einfach durchführen können. Vorteile Jedox OLAP-Datenbank mit write-back - Funktion erlaubt Datenabfragen in Echtzeit und effiziente Planung Automatisierte Datenextraktion und -aufbereitung aus Lotus Notes und MS SQL Hohe Flexibilität in der Generierung neuer Planzahlen oder Reports Daten und Zuständigkeiten sind transparent Deutliche Reduzierung der notwendigen Mitarbeiterressourcen Automatisiertes Plan-/Ist-Reporting im Self-Service erstellt Auch das nationale Reporting wurde mit Hilfe von Jedox optimiert und die Datenhaltung im multidimensionalen OLAP-Server zentralisiert. Dank des Besuchs individuell zugeschnittener Schulungen der Jedox Academy, konnte das MBG-Controlling ohne externe Unterstützung und in nur acht Tagen erfolgreich eine OLAP-Datenbank implementieren, mit dem seither das monatliche Plan/ Ist-Reporting erstellt wird. Diese Jedox OLAP-Datenbank wird mittels ETL-Job automatisch mit Daten der Warenwirtschaft über eine MS SQL-Quelle befüllt. Ein großer Vorteil bei diesem Vorgehen war die Möglichkeit, bestehende Excel-Berichte weiter verwenden zu können. Diese wurden durch die MBG- Power User selbstständig auf das Jedox-System umgestellt und bei Bedarf erweitert. Dadurch war es nicht notwendig, den Adressaten der Berichte ein komplett neues Format schmackhaft zu machen. Vertriebssteuerung durch integrierte Planung & Berichtswesen Die MBG International Premium Brands GmbH hat auf Basis von Jedox mit nur wenigen Manntagen Aufwand eine integrierte Planungs- und Reportinglösung für ihre nationale Vertriebssteuerung eingeführt. Die Datenwürfel für die Planung werden dabei mit Absatzdaten aus dem Warenwirtschaftssystem, Artikelstammdaten und Kostenstellenstrukturen angeordnet nach Postleit- Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Warum Jedox? Umfangreicher Funktionsumfang: Natives ETL-Tool, Web- und Mobile-Fähigkeit Anbindung heterogener Vorsysteme erfolgt mit Jedox ETL automatisiert Nutzerfreundliche Excel-Oberfl äche sorgt für hohe Anwenderakzeptanz Agile Implementierung in nur wenigen Tagen möglich Selbstständige Systemkonfi gurationen ohne Hilfe externer Berater Kosteneffiziente und skalierbare Plattform zahlenbereichen befüllt und können nach verschiedenen Dimensionen hin ausgewertet werden: Zeit (Jahr/Monat), Datentyp (Ist-/Plandaten), Kostenstelle, Vertriebskanal (Lebensmittel-Einzelhandel/Gastronomie), Artikel und Kennzahl. Die ermittelten Planzahlen werden anschließend in Form einer SQL-Tabelle exportiert und weiteren Vertriebsanwendungen bereitgestellt. Um auch Saisonalisierungen automatisiert und heruntergebrochen auf einzelne Monate darzustellen, verfeinerte die Controllingabteilung bei MBG das Planungsprojekt weiter. Nach einmaligem ETL-Prozess liegen die saisonalisierten Planzahlen pro Artikel und auf Kundenebene vor und der geplante Absatzverlauf ist nun mit nur einem Blick erkennbar. Die Datenhaltung in Würfelform erlaubt dem Controlling eine hohe Flexibilität in der Generierung neuer Planzahlen, etwa wenn einzelnen Vetriebsgebieten neue Postleitzahlenzusammenstellungen zugeordnet werden müssen, und zeigt die Schwächen der alten Excel-Lösung auf. Einen weiteren Nutzen sieht Oliver Dammann in der hohen Performance: Ein wesentlicher Vorteil von Jedox ist die massive Beschleunigung und Vereinfachung unseres Planungsprozesses. Gefühlt hat sich der Arbeitsaufwand auf maximal ein Viertel der bisherigen Zeit reduziert! Transparente Prozesse und einheitliche Daten Auch Reports kann das Controlling der MBG mit Hilfe von Jedox nun deutlich effi zienter generieren, da Absatz- und Distributionszahlen automatisch aus der Datenbank extrahiert, konsolidiert und für den gewünschten Bericht aufgearbeitet werden. Mit dem Ziel, bereits etablierte Reportvorlagen aus Excel nutzen und erweitern zu können, wurde ein Reporting-Würfel modelliert, der die Absatz- und Distributionswerte pro Kostenstelle, Artikel und Zeiteinheit sowie die Planzahlen aus der Jedox-Planungslösung zusammenfasst. So werden etwa im MBG-Bericht Verkaufsanalyse Gastronomie die Ist-Absatz- und Distributionszahlen den Planzahlen gegenübergestellt und die Abweichung zum Plan nicht nur automatisch von Jedox errechnet, sondern auch mit einer Ampel-Symbolik visualisiert. Die zentrale Datenhaltung der Jedox BI-Lösung vereinfacht dabei die Zusammenarbeit der Fachbereiche. Oliver Dammann erklärt: Wichtige Daten sind nicht auf einem unbestimmten Rechner gespeichert, sondern quasi jeder Mitarbeiter kann auf die Daten in Jedox zugreifen, sofern er die Berechtigung hat. Für unser Tagesgeschäft ist das sehr bequem, etwa wenn man Kollegen die Daten schnell zur Verfügung stellen möchte. Komplexe Kundenabsatz-Lösung schnell implementiert Die schnelle und erfolgreiche Umsetzung der Reporting- und Planungslösung überzeugte MBG, so dass das Unternehmen nur wenige Monate später ein drittes Projekt mit Jedox implementierte. Die Darstellung der indirekten Kundenabsätze, also die Absätze der MBG-Kunden mit ihren eigenen Kunden, wird nun über eine Jedox Web-Oberfl äche mit Filterfunktion übersichtlich gesteuert. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Mehr als 3 Millionen Datensätze werden zur Zeit in dem mit Jedox modellierten Datenwürfel gehalten und werden vom MBG-Innendienst sowohl zur Erfassung von manuellen Absätzen, als auch Rechnungskontrollen und weiteren Auswertungen genutzt. Mittels eines ETL-Vorganges werden die aufbereiteten Daten für das Abrechnungs- und Finanzierungsmodul der Finanzbuchhaltung bereitgestellt, in dem Kundenfi nanzierungen von MBG-Kunden nach Art von Brauerei-Finanzierungen abgerechnet werden. Jedox Genaue Dateneinblicke statt Black Box -System Trotz der Komplexität der Absatzlösung, kann das Controlling von MBG nach erfolgreichem go live nun selbstständig Systemanpassungen vornehmen, wie Oliver Dammann berichtet: Ein großer Vorteil ist, dass Jedox keine Black Box ist, Datenströme, Abhängigkeiten und Berechtigungen sind stets transparent. Wir können selbstständig Konfi gurationen vornehmen, Schalter setzen und Anpassungen nach unseren Wünschen vornehmen, ohne dass wir externe Hilfe beanspruchen müssen! Wie man die Nachteile von MS Excel mit professioneller BI-Software eliminieren kann, ohne jedoch auf den Komfort der anwenderfreundlichen Oberfl äche zu verzichten, hat MBG International Premium Brands mit Hilfe der Jedox-Lösung erkannt und wird das Thema Business Intelligence und Data Analytics künftig intern noch stärker vorantreiben. So plant das Controlling z. B. den vermehrten Einsatz von Geo-Auswertungen mit Jedox, für noch bessere Einblicke in die einzelnen Vertriebsgebiete. Hier werden künftig auch große Erwartungen in die mächtige, in Jedox integrierte Statistikbibliothek R mit ihren komplexen statistischen Auswertungsmöglichkeiten gesetzt. Contact: Jedox AG web: mail: blog: jedox.com info@jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5