Allgemeine Wirtschaftspolitik / Industriepolitik. Das ELENA-Verfahren.

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1 Allgemeine Wirtschaftspolitik / Indstriepolitik Das ELENA-Verfahren

2 Text nd Redaktion, grafische Konzeption nd Gestaltng Mainblick, Agentr für Öffentlichkeitsarbeit, Frankfrt am Main Bildnachweis ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherng GmbH, Rodga Herasgeber Bndesministerim für Wirtschaft nd Technologie Referat Öffentlichkeitsarbeit Scharnhorststraße Berlin Stand November 2009

3 3 Weniger Bürokratie für alle. Die Bndesregierng verfolgt das Ziel, die Bürokratiekosten detlich z senken. Davon profitieren Bürger, Behörden nd Arbeitgeber gleichermaßen. Denn weniger Bürokratie spart Zeit nd Geld. Ein wichtiger Meilenstein zr Entbürokratisierng ist die Einführng des Elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) zm 1. Janar ELENA vereinfacht nd beschlenigt die Beantragng nd Bewilligng von bestimmten Sozialleistngen. Und, ELENA macht das Bescheinigngswesen sicherer. ELENA bedetet: Weniger Bürokratie nd mehr Effizienz. Wie das ELENA-Verfahren fnktioniert nd welche Stellen daran beteiligt sind, lesen Sie af den folgenden Seiten. Hier erfahren Sie, welche Vorteile ELENA für Bürger, Arbeitgeber nd Behörden bietet. Das ELENA-Verfahren so fnktioniert s: Arbeitgeber Zentrale Speicherstelle Abrfende Stelle meldet Entgeltdaten fragt Daten ab sendet Protokollmeldng sendet relevante Daten fragt Psedonyme an sendet Psedonyme Teilnehmer Signatrkarte meldet Teilnehmer an Anmeldestelle Registratr Fachverfahren meldet sich zr Teilnahme an beantragt Sozialleistng

4 4 Das ELENA-Verfahren Die Verfahrensbeteiligten Im ELENA-Verfahren werden erprobte nd sichere Kommnikationswege gentzt. Deshalb ändert sich für Arbeitgeber in der Praxis wenig. ELENA basiert af dem etablierten DEÜV-Verfahren. Nahez alle Entgeltabrechnngsprogramme nd Asfüllhilfen werden von Software-Erstellern mit einem ELENA-Modl asgestattet. Zentrale Speicherstelle (ZSS) Arbeitgeber Bislang stellen Arbeitgeber* pro Jahr rnd 60 Millionen Bescheinigngen in Papierform as. Diese Bescheinigngen sind die Grndlage für die Berechnng nd Gewährng von Sozialleistngen. Im ELENA-Verfahren sollen nn znächst die Papierbescheinigngen für Arbeitslosen-, Eltern- nd Wohngeld drch elektronische Bescheinigngen ersetzt werden. Mit ELENA sparen allein die Arbeitgeber jährlich 85 Millionen Ero ein. Das hat der Nationale Normenkontrollrat festgestellt, der die Bndesregierng beim Bürokratieabba berät nd nterstützt. Im ELENA-Verfahren melden Arbeitgeber monatlich Entgeltdaten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Die ZSS ist ein leistngsfähiges Rechenzentrm, das bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherng (DSRV) in Würzbrg eingerichtet ist. Die ZSS speichert, verwaltet nd übermittelt die gelieferten Datensätze verschlüsselt nd psedonymisiert. Aßerdem verwaltet die ZSS die Zgriffsberechtigngen der Abrfenden Stellen (Behörden nd Verwaltngen, die Sozialleistngen gewähren). Sie weiß, wer Daten abfragen darf, nd übermittelt af Anfrage - nd nach Genehmigng des Teilnehmers, m dessen Entgeltdaten es sich handelt - die elektronischen Daten an die Abrfende Stelle. Dadrch werden Medienbrüche vermieden. Die Daten werden schnell im elektronischen Format übermittelt. Die Bearbeitngszeit wird verkürzt nd die Fehlerqote bei den Abrfenden Stellen sinkt Registratr Fachverfahren (RFV) Ab 1. Janar 2010 melden Arbeitgeber monatlich die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Daz ntzen sie den sogenannten Mltifnktionalen Verdienstdatensatz. Er enthält verschlüsselte Daten für alle drch das ELENA-Verfahren ersetzten Bescheinigngen (Arbeitslosengeld I, Wohngeld, Elterngeld). Wichtig: Alle Daten werden bei der ZSS nr so lange gespeichert, wie sie benötigt werden, längstens jedoch fünf Jahre. Arbeitgeber werden künftig von Archivierngspflichten für Papierbescheinigngen entbnden. Wenn der Arbeitgeber die Daten gemeldet hat, mss er ab 2012 für denselben Zeitram nd dieselbe Bescheinigngsart keine Bescheinigngen mehr asstellen. Die Registratr Fachverfahren (RFV) fngiert ach als Anmeldestelle für den Teilnehmer im ELENA-Verfahren. Die RFV ist ein Rechenzentrm, das von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherng GmbH (ITSG) betrieben wird. Jeder Bürger, der Arbeitslosen-, Wohn- oder Elterngeld beantragen nd damit am ELENA-Verfahren teilnehmen will, meldet sich hier entweder über einen mit dem Internet verbndenen PC mit geeignetem Kartenlesegerät oder über die Bndesagentr für Arbeit an. Die RFV hat noch eine weitere wichtige Fnktion: Sie ordnet jedem Verfahrensteilnehmer ein Psedonym (einen Zeichencode) z. Denn im ELENA-Verfahren wird Datenschtz groß geschrieben: Die Identität eines Dateninhabers nd seine persönlichen Daten werden getrennt voneinander verwaltet. Dadrch können die in der ZSS gespeicherten Daten keiner bestimmten Person zgeordnet werden. Nr im Zsammenspiel zwischen ZSS nd RFV ist dies möglich. * Für eine bessere Lesbarkeit verwenden wir in dieser Broschüre nr die männliche Form. Damit sind selbstverständlich gleichermaßen Fraen nd Männer gemeint.

5 5 Abrfende Stellen Behörden nd Verwaltngen, die Sozialleistngen wie Arbeitslosengeld, Wohngeld nd Elterngeld gewähren, werden im ELENA-Verfahren als Abrfende Stellen bezeichnet. Bislang mssten deren Sachbearbeiter die vom Antragsteller vorgelegten Entgelt-Bescheinigngen manell in eine eigene Software übertragen. Ab 1. Janar 2012 werden die relevanten Daten von der ZSS elektronisch zr Verfügng gestellt. Vorassetzng ist, dass der Antragsteller im ELENA-Verfahren heißt er Teilnehmer die Erlabnis zm Datenabrf bei der ZSS erteilt. Diese Erlabnis wird mit seiner qalifizierten elektronischen Signatr erteilt. Teilnehmer Teilnehmer sind alle Bürger, für die Entgeltdaten im ELENA-Verfahren gespeichert werden. Beantragt ein Teilnehmer Sozialleistngen, mss er Entgeltbescheinigngen vorlegen, damit sein Leistngsansprch berechnet werden kann. Bislang mssten diese Entgeltbescheinigngen vom Arbeitgeber in Papierform asgestellt werden. Der Arbeitgeber war also informiert, wenn ein Arbeitnehmer oder ein Angehöriger Sozialleistngen beantragte. Drch die Einführng des ELENA-Verfahrens erfahren Arbeitgeber künftig nicht mehr, ob nd welche Sozialleistngen beantragt worden sind. Denn für jeden Beschäftigten werden monatlich Entgeltdaten an die ZSS gemeldet nabhängig davon, ob nd wann diese Daten von einer Abrfenden Stelle benötigt werden. So schützt ELENA die Intimsphäre von Arbeitnehmern. Im ELENA-Verfahren ist der Teilnehmer Herr seiner Daten. Mit seiner qalifizierten elektronischen Signatr erlabt er den Abrfenden Stellen, seine Daten bei der Zentralen Speicherstelle (ZSS) anzfordern. Signatrkarte Af der Signatrkarte jedes Teilnehmers ist seine persönliche elektronische Signatr, also seine Unterschrift, abgespeichert. Mit seiner elektronischen Unterschrift (Signatr) kann der Teilnehmer die Abrfende Stelle zm Abrf seiner Entgeltdaten von der ZSS berechtigen. Wichtig: Die Signatrkarte enthält keine persönlichen Entgeltdaten. Damit ist ach bei einem eventellen Verlst der Karte kein Datenmissbrach drch Dritte möglich. Eine qalifizierte elektronische Signatr ist rechtlich mit einer eigenhändigen Unterschrift vergleichbar. Technisch gesehen besteht sie as einem Zertifikat, das af einem Karten-Chip gespeichert wird, nd der dazgehörigen Persönlichen Identifikationsnmmer (PIN). Das Zertifikat wird von einem Trstcenter asgestellt. Die Bndesregierng verfolgt mit ihrer Chipkarten- Strategie (ecard-strategie) das Ziel, die Verbreitng von Signatrkarten z fördern. Schon hete sind beispielsweise manche Konto- nd Kreditkarten oder der elektronische Personalasweis für Signatr-Anwendngen vorbereitet. Experten rechnen damit, dass die Zahl der im Umlaf befindlichen Signatrkarten in den nächsten Jahren stark ansteigen wird. Anmeldestelle Die ELENA-Anmeldestelle ist eine fnktionale Einheit der Registratr Fachverfahren. Sie ist als Servicestelle im Internet verfügbar. Hier melden sich alle künftigen Teilnehmer mit ihrer Signatrkarte zm ELENA- Verfahren an.

6 6 Das ELENA-Verfahren Die Zknft mit ELENA Vorteile für Arbeitgeber Elektronische Meldngen ersetzen Bescheinigngen in Papierform Die atomatisierte elektronische Übermittlng sorgt für Kostenersparnis in Personal nd Verwaltng Bescheinigngen über Entgeltdaten müssen nicht mehr archiviert werden Der Datenschtz wird verbessert Vorteile für Teilnehmer Die persönliche Lebenssitation bleibt privat: Bei (ehemaligen) Arbeitgebern müssen keine Bescheinigngen erbeten werden Arbeitgeber erfahren nicht vom Bezg von Sozialleistngen Jeder Teilnehmer steert den Zgriff af seine Entgeltdaten selbst Ansprüche af Sozialleistngen können schneller berechnet werden Elektronische Unterschrift schafft Rechtssicherheit Vorteile für Abrfende Stellen Der elektronische Datenastasch minimiert den Einsatz von Papier Drchgängige elektronische Verfahren verhindern Medienbrüche Anträge werden einfacher nd schneller bearbeitet Elektronische Signatr schafft Rechtssicherheit Der Datenschtz wird verbessert Mehr Rechtssicherng - Förderng des Wettbewerbs Die Signatrkarte kann ach aßerhalb des ELENA- Verfahrens vielseitig eingesetzt werden. Dies gilt in Verwaltngsverfahren wie ach in der privaten Wirtschaft. Besonders Online-Geschäfte können mit der qalifizierten elektronischen Unterschrift rechtlich besser abgesichert werden. Nee Märkte können entstehen. Eine einheitliche Schnittstelle für die Verwendng der Signatrkarte (ecard-api-standard) ermöglicht sichere Investitionen nd fördert die Wettbewerbsfähigkeit detscher Unternehmen. Zknftssicher nd asbafähig ELENA wird in den nächsten Jahren schrittweise asgebat. Ab 2015 sollen ach sogenannte Entgeltersatzleistngen beispielsweise Einkünfte as Krankengeld, Krzarbeitergeld, Arbeitslosengeld oder Rentenzahlngen in das ELENA Verfahren einbezogen werden. Damit könnten dann bis z 95 Prozent aller Bescheinigngen von Sozialleistngen elektronisch verfügbar gemacht werden.

7 7 ELENA: Ganz konkret Fallbeispiel Wilfried K. Wilfried K. lebt mit seiner Familie in Köln. Der Einkäfer für Fahrzegteile arbeitet dort in der Wartngsabteilng eines Bsnternehmens. Als Verantwortlicher für den reibngslosen Betrieb von Bssen im öffentlichen Personennahverkehr bestellt K. ach Ersatzteile. Daz verwendet er seine Bankkarte. Der Chip, der af der Karte afgebracht ist, enthält die qalifizierte digitale Signatr von K. nd eine Kartennmmer. Weitere Verfahrensdaten sind nicht gespeichert. Mit seiner Signatrkarte darf Wilfried K. über ein elektronisches Bestellsystem mit Kartenlesegerät rechtsverbindliche Geschäfte im Namen seines Arbeitgebers abschließen. Seine Signatrkarte hat K. von einem so genannten Trstcenter erhalten, nachdem er sich vorher bei einer Antragstelle angemeldet nd drch Vorlage eines gültigen Lichtbildasweises identifiziert hat. Die papierlose nd hochsichere Bestellabwicklng spart Zeit nd Geld. Im Rahmen des ELENA-Verfahrens meldet sein Arbeitgeber regelmäßig die Entgeltdaten für alle seine Mitarbeiter an die Zentrale Speicherstelle. Dort werden die Daten über die Registratr Fachverfahren psedonymisiert nd verschlüsselt abgespeichert. Nach vier Jahren seiner Firmenzgehörigkeit mss Wilfried K. nn miterleben, wie der Inhaber das Unternehmen an einen Konzern verkaft. Wilfried K. verliert seinen Arbeitsplatz nd mss erst einmal Arbeitslosengeld beantragen. Damit sein Antrag af Arbeitslosengeld zügig bearbeitet werden kann, meldet er sich mit einer gültigen Signatrkarte in diesem Fall seine Bankkarte vom heimischen PC mit Kartenlesegerät in der Registratr Fachverfahren zr Teilnahme am ELENA-Verfahren an. Diese stellt dann eine Verbindng z seinem, für die Arbeitgebermeldng geschaffenen, Psedonym nd ihm als Verfahrensteilnehmer her. Damit ist sichergestellt, dass die Arbeitsagentr mit seiner elektronischen Einwilligng (qalifizierte Signatr) alle notwendigen Bescheinigngsinhalte z seinem Antrag af Arbeitslosengeld as der Zentralen Speicherstelle abrfen kann. Nach der Anmeldng in der Registratr Fachverfahren scht er die Arbeitsagentr seiner Stadt af. Alternativ kann er sich ach dort zr Teilnahme am ELENA-Verfahren anmelden. Der Sachbearbeiter kann die erforderlichen Daten abrfen nd in Empfang nehmen. Bevor der Sachbearbeiter jedoch Zgriff af die Daten von Wilfried K. erhält, steckt dieser seine gültige Signatrkarte in ein entsprechendes Lesegerät nd gibt seine persönliche sechsstellige Geheimzahl (PIN) ein. Damit erteilt er dem Sachbearbeiter die Erlabnis zm Abrf der relevanten Daten. Der Sachbearbeiter identifiziert sich drch ein komplexes internes Berechtigngsmanagement- System der Arbeitsagentr gegenüber der Zentralen Speicherstelle als Empfangsberechtigter. Drch die verschlüsselte elektronische Übermittlng seiner Beschäftigngsdaten an die Arbeitsagentr erfährt K. sehr schnell, wie viel Arbeitslosengeld er erhält. Drch den Einsatz der Signatrkarte verkürzt sich der Bearbeitngszeitram für seinen Antrag gegenüber dem papierbasierten Verfahren drastisch. Drch die elektronische Datenübermittlng werden manelle Eingaben minimiert. Übertragngsfehler drch die Übernahme handschriftlicher Einträge werden vermieden. Um schneller einen neen Job z finden, meldet sich Wilfried K. af einem JobPortal im Internet an nd erstellt dort ohne Angabe seines Namens sein Bewerbngsprofil. Damit der Betreiber des Portals sicher sein kann, dass es sich m echte Bewerber handelt, verlangt er eine gültige digitale Unterschrift. Ach hier setzt Wilfried K. seine Signatrkarte ein. Seine Chancen af einen neen Arbeitsplatz steigen.

8 Nachher werden sich alle fragen, wie es denn vorher fnktioniert hat. Weitere Informationen zm ELENA-Verfahren erhalten Sie im Internet Diese Drckschrift wird im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Bndesministerims für Wirtschaft nd Technologie herasgegeben. Sie wird kostenlos abgegeben nd ist nicht zm Verkaf bestimmt. Sie darf weder von Parteien noch von Wahlwerbern oder Wahlhelfern während eines Wahlkampfes zm Zwecke der Wahlwerbng verwendet werden. Missbrächlich ist insbesondere die Verteilng af Wahlveranstaltngen, an Informationsständen der Parteien sowie das Einlegen, Afdrcken nd Afkleben parteipolitischer Informationen oder Werbemittel. Untersagt ist gleichfalls die Weitergabe an Dritte zm Zwecke der Wahlwerbng. Unabhängig davon, wann, af welchem Weg nd in welcher Anzahl diese Schrift dem Empfänger zgegangen ist, darf sie ach ohne zeitlichen Bezg z einer Wahl nicht in einer Weise verwendet werden, die als Parteinahme der Bndesregierng zgnsten einzelner politischer Grppen verstanden werden könnte.