Schulungsunterlagen für und mit Microsoft Dynamics NAV 2016

Transkript

1 Schulungsunterlagen für und mit Microsoft Dynamics NAV 2016 SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) Erstellt von: Sonja Klimke, 2015/2016

2 Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie eine Leseprobe mit den Inhalten der unterschiedlichen NAV-Unterlagen, die ich für Endanwender und Neu-Einsteiger in das Thema Microsoft Dynamics NAV2016 erstellt habe. Diese Unterlagen sind keine MOC-Unterlagen! Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung im Support- und Projektgeschäft habe ich diese Schulungsunterlagen anwenderbezogen und praxisnah zusammengestellt. Mit anderen Worten: in diesen Unterlagen finden Sie die Bereiche, die von Endanwendern draußen hauptsächlich genutzt werden. Im Gegensatz zu den MOC-Unterlagen werden einige der möglichen Features in NAV daher nicht angesprochen oder nur kurz angeschnitten. Des Weiteren: diese Unterlagen gibt es nur auf Deutsch. Andere Sprachen sind zurzeit nicht vorgesehen. Alle hier gezeigten Unterlagen (ebenso wie alle zukünftigen Unterlagen) finden Sie auf unserer Website: und hier unter SPOTS Angebote für Unterlagen. Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren, Sonja Klimke MCT SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt)

3 Bestellbar über: per Mail unter ISBN-Nr: dadurch auch unter amazon.de und epubli.de käuflich zu erwerben. Preis pro Print-Out: 45,00 EUR inkl. 7% MwSt.

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7 Was versteht man unter Stammdaten? Unter Stammdaten verstehen wir alle Daten, die Sie als Grundlage innerhalb von NAV bzw. Ihrer ERP-Lösung benötigen um bestimmte Prozesse abbilden zu können. So zählen zu den Stammdaten: Sachkonten (Bereich Finanzbuchhaltung ) Debitoren (Bereich Verkauf & Marketing Ihre Kunden) Kreditoren (Bereich Einkauf Ihre Lieferanten) Artikel (Bereiche Lager, Einkauf, Verkauf, Service, Produktion, Montage alles was Sie ein- und verkaufen, produzieren, montieren können) Ressourcen (Bereiche Projekte, Produktion, Montage, Service gilt als Mensch oder Maschine, bzw. wird für Dienstleistungen verwendet.) Die Tiere in NAV (korrekt wird dieser Begriff englisch ausgesprochen und klingt dann nach teier ) Die alten NAV-Versionen waren eine sogenannte 2-Tier-Architektur. Die Oberfläche dieser Versionen wird heute unter anderem als Classic Clients bezeichnet abgesehen von der gerade genannten Architektur unterscheiden sich diese Versionen auch von der Oberfläche im Gegensatz zu den heutigen Versionen. Schaubild 2-Tier -Architektur PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client Server (MS SQL-Server mit NAV- Datenbank) PC (oder Laptops) mit einem NAV-Client Zugriff der Clients erfolgt immer direkt auf die NAV-Datenbank.

8 Um die Zugriffsmöglichkeiten zu verbessern, die Webfähigkeit zu steigern und die Performance einen Schritt nach vorn zu bringen, wurde mit der NAV-Version 6.x die sogenannte 3-Tier-Architektur aufgebaut. Der Vorteil: der Client selbst greift jetzt nicht mehr direkt auf die eigentliche Datenbank zu sondern auf den vorgelagerten NAV-Server. Das bedeutet auch, dass die diversen Prozesse jetzt innerhalb des NAV-Servers ausgeführt werden (was die Performance entlastet). Vereinfachtes Schaubild einer 3-Tier-Architektur: Microsoft-NAV-Clients Microsoft-NAV-Clients Microsoft SQL-Datenbank Microsoft-NAV-Server Microsoft-NAV-Clients Die Oberfläche der Versionen ab NAV2009 werden als RTC bezeichnet Role Tailored Client. Auf Deutsch auf den Benutzer zugeschnittene Ansicht. Sie können jedem Anwender ein Profil zuordnen meldet sich der betreffende User an, hat er/sie eine entsprechende Startseite sofort im Zugriff. Nicht zu verwechseln übrigens mit den Zugriffsrechten! Diese werden nach wie vor separat bei dem jeweiligen Benutzer oder bei der jeweiligen Benutzergrupppe hinterlegt.

9 Classic Client vs. Role Tailored Client Zurzeit existieren noch einige ältere NAV-Versionen im Echtbetrieb. Damit Sie besser unterscheiden können, was mit Classic Client und Role Tailored Client gemeint ist, hier ein kleine Übersicht der Oberflächen. Hier die Ansicht eines Classic Clients : Wie Sie anhand des Beispielbildes auf der vorigen Seite erkennen können, hat die Classic - Variante eine Outlook-ähnliche Menüstruktur auf der linken Seite. Im oberen Bereich finden Sie eine Menü- und Symbolleiste, mithilfe derer Sie einige zusätzliche Funktionen rund um NAV einstellen bzw. nutzen können. Beispielsweise das Ändern des Arbeitsdatums, das Umstellen der Layoutsprache, usw. Werden bestimmte Menüpunkte nicht angezeigt, kann dies folgende Gründe haben: a) Dieser Menüpunkt/-bereich ist in der aktuellen Lizenz nicht zugelassen (das gilt nur für die Kunden, die ihre Lizenz vor der Version NAV2009 (oder bekannt als NAV6) zugelassen haben). b) Dem Benutzer wurde dieser Menüpunkt entzogen (nicht zugewiesen) Mit den neuen Versionen 2009 und 2013 wurde zudem das Lizenzmodell für NAV mehrmals geändert. Heute können Sie sich zwischen zwei möglichen Lizenzvarianten entscheiden: einem Starterpack und einem Extended (oder Advanced Pack). Während im Starterpack die Grundmenüs wie beispielsweise Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager vorhanden sind (+ einige weitere Teile verschiedenster anderer Menüpunkte) sind im großen Lizenzpaket alle Menüpunkte freigeschaltet.

10 Hier im Gegensatz jetzt der Role Tailored Client (RTC) - auf Deutsch so viel wie auf den Benutzer zugeschnittene Rolle. Wobei ich hier eher sagen würde: auf den Benutzer zugeschnittene Ansicht. Denn Rolle könnte hier falsch verstanden werden. Der Vorteil der RTC -Oberfläche liegt in der Anzeige der sogenannten Startseite und hat mit den Zugriffsberechtigungen nichts zu tun. Ansicht der RTC -Oberfläche für die Verkaufsauftragsverarbeitung als Beispiel - von NAV2016 (Stand: Oktober 2015): Wie sieht eine Datenbank eigentlich wirklich aus? Die normalen Endanwender sehen im Endeffekt nur die Oberfläche(n) der jeweiligen ERP- Lösungen vielen ist der tatsächliche Hintergrund einer solchen Datenbank nicht bewusst. Das ist ja für das Arbeiten mit NAV im Normalfall nicht unbedingt notwendig. Dennoch möchte ich nicht versäumen, Ihnen einen kleinen Überblick zu geben. Die Grundlage einer jeden Datenbank bilden die sogenannten Tabellen. In diesen Objekten werden alle Daten gespeichert, die in das System eingegeben werden beispielsweise wenn Sie eine neue Kundenkarte anlegen. Damit diese Datensätze auch in einer strukturierten Reihenfolge angezeigt werden, vergeben die Entwickler Schlüssel. Der sogenannte Primärschlüssel dient dabei in vielen Fällen als Hauptschlüssel meistens ist das so etwas wie die Kunden- oder eine Belegnummer. Diese Nummern sind einmalig und damit grundsätzlich zur Strukturierung und damit der Sortierung der Datensätze ideal. Der Einfachheit halber, unterteile ich (das ist meine persönliche Unterteilung! Anm. d. Verfasserin) die Tabellen in verschiedene Gruppen.

11 3. Alles was Recht ist Nach dem der neue Client mit der NAV2009-Version das erste Mal an die Öffentlichkeit kam, glaubten viele (und da nehme ich mich nicht aus), dass sich dadurch auch das Thema Zugriffsrechte verändert hätte. Dem ist aber nicht so. Und da es nach wie vor immer wieder Irrungen und Wirrungen bei diesem Thema gibt, habe ich Ihnen hier ein paar Dinge versucht zusammen zu stellen, die diesen Punkt etwas verständlicher machen. Im Großen und Ganzen hat sich bei den Zugriffsrechten als solches früher als Rolle bekannt nichts verändert. Das bedeutet: der Administrator Ihres Unternehmens muss nach wie vor jedem Benutzer, der mit NAV arbeitet die entsprechenden Berechtigungssätze (wie es heute heißt) zuweisen. Das Profil, welches jedem einzelnen Benutzer zugewiesen wird hat lediglich die Aufgabe, eine passende Ansicht der Startseite und ggf. der Menüpunkte dem Anwender zur Verfügung zu stellen. Der Einfachheit halber, gehe ich jetzt nacheinander die verschiedenen Punkte durch und setze alles am Ende zusammen sollten Sie dazu weitere Fragen haben, wird Ihnen diese sicher Ihr Administrator beantworten oder Sie besuchen bei uns eine Systemadministrator- Schulung. 3.1 Berechtigungssätze die eigentlichen Berechtigungen Um erst einmal zu verstehen, welche Rechte es überhaupt gibt und wie diese im Hintergrund aussehen, müssen wir uns als erstes den Punkt Berechtigungssätze ansehen. Diesen finden Sie unter Abteilungen IT Verwaltung Allgemein Berechtigungssätze :

12 Klicken Sie auf diesen Menüpunkt es öffnet sich eine Auflistung mit allen Berechtigungssätzen, die der CRONUS zur Verfügung stellt. Hinter jedem einzelnen Berechtigungssatz wiederum verbergen sich die tatsächlichen Zugriffsrechte. Im Normalfall wird bei einem Echtstart eines Projektes, diese Berechtigungssätze mit übernommen. Es steht Ihnen aber vollkommen frei selbst solche Datensätze zu hinterlegen und mit den entsprechenden Zugriffsrechten zu versehen. Gut zu wissen: Bitte ändern Sie keine Standard-Berechtigungssätze erstellen Sie lieber einen komplett neuen und kopieren sich gegebenenfalls die Zugriffsrechte aus der Standardberechtigung in den neu erstellten Datensatz. Als Beispiel sehen wir uns hier zwei verschiedene Sätze an einmal Artikel/Stückl., bearb. Und einmal Artikel/Stückliste (siehe Pfeile) Diese beiden Berechtigungssätze steuern, ob ein Mitarbeiter beispielsweise Artikel neu anlegen, ändern oder löschen darf. Mit der gelben Markierung möchte ich Ihnen verdeutlichen, dass bereits in der Beschreibung auf die unterschiedlichen Rechte hingewiesen wird. Hat ein solcher Berechtigungssatz bearb. (= bearbeiten) in irgendeiner Form in der Beschreibung, bedeutet das meistens, dass der Mitarbeiter Stammdatensätze anlegen, ändern und/oder löschen darf. HINWEIS: EIN Berechtigungssatz benötigen übrigens alle Mitarbeiter, die NAV nutzen wollen und das ist BASIS (in früheren Versionen unter ALLE bekannt). In diesem speziellen Berechtigungssatz ist die Grundberechtigung für ganz bestimmte Tabellen, Tabellendaten und weiteren Objekten enthalten. Ohne diese Berechtigung, können die Anwender NAV unter Umständen nicht nutzen.

13 Um sich einmal die tatsächlichen Rechte hinter einem Berechtigungssatz anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf die Zeile mit dem Datensatz Artikel/Stückliste : Es öffnet sich eine weitere tabellarische Ansicht: Wie Sie anhand dieses Bildschirmausschnittes sehen können, wird über die hier gezeigten Spalten die tatsächliche Berechtigung vergeben. Es gibt drei Optionen: Ja = Anwender darf die Funktion ausführen Nein = leer = Anwender darf die Funktion nicht ausführen Indirekt = Anwender selbst darf die Funktion nicht ausführen aber das System darf, wenn der Prozess, den der Anwender gerade durchführt, dies erfordert.

14 4. Wissenswertes rund um NAV Einige Punkte haben Sie bereits kennengelernt. Lassen Sie uns nun weitere Details rund um NAV herum ansehen und klären. Nach dem Sie NAV gestartet haben, sehen Sie abhängig von dem jeweiligen Profil, dass Sie Ihrem Benutzer zugeordnet haben die Startseite (auch Rollencenter genannt). In den nachfolgenden Beispielen sehen Sie die Bildschirmausschnitte des Profils Verkaufsauftragsverarbeitung. Um Sie etwas besser mit den unterschiedlichen Bereichen der Startseite vertraut zu machen, beginne ich von oben nach unten. 4.1 Die Titel- und Bearbeitungsleiste Die dunkel gefärbte Zeile ganz oben ist die sogenannte Titelleiste anhand dieser Zeile können Sie sofort erkennen, welches Rollencenter (= Ihr Profil) Ihnen zugeordnet wurde und welches Programm Sie gerade nutzen. Links sehen Sie das NAV -Symbol ein kleines Kontextmenü: wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich Mithilfe dieses Kontextmenüs stehen Ihnen einige Grundfunktionen zur Verfügung beispielsweise das Minimieren der Ansicht.

15 4.3 HILFE was ist wenn ich mal eine Frage habe? Über NAV stehen Ihnen einige Varianten einer Hilfe zur Verfügung. Erfahrungsgemäß ist es zudem so, dass bei Unternehmen, die branchenspezifische Lösungen einsetzen, eine zusätzliche Onlinehilfe in die vorhandene Standardoption mit eingebunden wurde. Denn: viele Felder und Funktionalitäten, die aufgrund der branchenspezifischen Lösung existieren kennt der Standard ja nicht. Um die Onlinehilfe aufzurufen haben Sie mehrere Möglichkeiten: entweder Sie drücken F1 der gleiche Aufruf gilt auch für andere Microsoft -Programme ODER Sie klicken auf den blauen Reiter und dort dann auf HILFE und wählen im Menü Microsoft Dynamics NAV- Hilfe. Eine weitere Möglichkeit sehen Sie unterhalb des Suchfeldes in der Bearbeitungsleiste: Durch Klick auf das Fragezeichen öffnet sich ebenfalls die Onlinehilfe. Eine kurze Erläuterung zu der Onlinehilfe: Klicken Sie zum Beispiel auf das Fragezeichen unterhalb des Suchfeldes:

16 Auf der linken Seite sehen Sie bereits standardmäßig einige Schlagworte oberhalb haben Sie zu dem verschiedene Reiter, die Sie für die aktive Suche innerhalb der Onlinehilfe nutzen können. Auf der rechten Seite sehen Sie dann sofort das Ergebnis bzw. wird die entsprechende Erklärung ausgegeben. Sollten sich in dem Ergebnistext blau hinterlegte und/oder unterstrichene Begriffe befinden, spricht man von sogenannten Hyperlinks. Durch Klick auf den jeweiligen Hyperlink leitet das System Sie intern auf die nächste Erklärung weiter, ohne dass Sie erneut einen Suchbegriff eingeben müssten. Übrigens: wenn Sie sich innerhalb eines Feldes befinden und Sie möchten mehr dazu wissen, drücken Sie einfach F1 und die Onlinehilfe wird passend zu diesem Feld aufgerufen. HINWEIS: Wenn Sie eine branchenspezifische Lösung einsetzen, ist es sehr häufig der Fall, dass es dort zusätzliche Felder in den Karten (z.b. der Debitorenkarte/-ansicht) oder spezielle Funktionen/Module gibt. In diesem Fall kann es durchaus sein, dass Sie in der Onlinehilfe dazu keinen Eintrag finden sofern Ihr Microsoft -Partner die Onlinehilfe für Ihre Lösung nicht erweitert hat. Weitere Menüpunkte, die Sie unter Hilfe im blauen Reiter finden: Seitennotizen: Seit der Version Microsoft Dynamics NAV2013 ist der Punkt Seitennotizen dazu gekommen. Eine weitere Möglichkeit erklärende Texte zu bestimmten Punkten zum Beispiel selbst zu erstellen (dazu im Kapitel NAV und OneNote mehr) Info zu dieser Seite : Der Punkt Info zu dieser Seite zeigt Ihnen abhängig davon auf welchem Bereich Sie sich gerade befinden diverse Hintergrundinformationen an. Beispiel: haben Sie einen Verkaufsauftrag geöffnet und klicken jetzt auf diese Option, zeigt Ihnen das System alle Tabellenfelder aus der Tabelle Verkaufskopf an (Tabelle 36). Diese Funktion brauchen wir öfters im Support um bestimmte Fälle nachvollziehen zu können. Auf Zeilenebene im Beleg gibt es die gleiche Funktionalität dazu muss allerdings die Tastenfunktion STRG + ALT + F1 genutzt werden. (Achtung: sollte Ihre Grafikkarte dieses Tastaturkürzel ebenfalls nutzen, muss das vorher geändert werden!). Info zu Microsoft Dynamics NAV: Bei diesem Punkt erhalten Sie eine allgemeine Information zu der von Ihnen eingesetzten NAV-Version (inklusive Anzeige der Build-No. ) samt der von Ihnen verwendeten Lizenz.

17 4.4 NAV und OneNote Mit OneNote steht Ihnen ein Microsoft -Produkt innerhalb von NAV zur Verfügung, mit dem Sie beispielsweise Notizbücher für sich selbst zusammen stellen können um so schnell und einfach bestimmte Prozessabläufe zu dokumentieren. Oder eben einfach Notizen zu bestimmten Kunden zum Beispiel zu erfassen. Sie können Ihr OneNote nur nutzen, wenn diese Variante in Ihrem Profil zugeordnet wurde. Bedenken Sie dabei bitte, dass das Profil mehreren Benutzern zugewiesen wird das heißt, wenn Sie und Ihre Kollegen OneNote nutzen möchten, achten Sie darauf, dass jeder zugreifen kann Einstellung in OneNote Bevor Sie mit OneNote starten können, benötigen Sie zunächst eine Voreinstellung in diesem Programm. Die nachfolgenden Bilder zeigen Ansichten aus Office365/OneNote: Öffnen Sie OneNote und klicken Sie auf NEU : Es öffnet sich eine weitere Ansicht:

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