Interessenbekundungsverfahren Reisekostenabrechnungen

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1 Interessenbekundungsverfahren Reisekostenabrechnungen 1. Auftraggeber Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Recht Vergabestelle: ZDF, HA RMZE, Abt. PVB, Verwaltungseinkauf Tel: Vorhaben / Hintergrund Das ZDF überprüft die Planung, Organisation und Kontrolle der Dienstreiseaktivitäten im ZDF mit dem Fokus, die Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten: Ziel ist es, einen schlanken Gesamtablauf sicherzustellen, neue Wertschöpfungspotentiale zu erschließen sowie durch die Senkung der direkten und indirekten Kosten einen höchstmöglichen Beitrag zur Prozessverbesserung zu leisten. Durch eine Verbesserung der Servicequalität soll die Zufriedenheit der Prozessbeteiligten und der Empfänger der Leistungen steigen. Dies umfasst u.a. die Prüfung einer externen Bearbeitung der Reisekostenerstattungsanträge. Das Ergebnis des Interessenbekundungsverfahrens soll für eine Richtungsentscheidung der ZDF Geschäftsleitung herangezogen werden. In einer fachbereichsübergreifenden Kosten- und Nutzenanalyse erfolgen eine Bewertung der verschiedenen Alternativen und die Ableitung einer Empfehlung. 3. Frist Die Interessensbekundung muss mit Ablauf der folgenden Frist eingegangen sein: :00 Uhr 4. Ausgangssituation Beim ZDF kommt das SAP Enterprise Portal 7.4 (Portalbasis Netweaver 7.0) für die Bearbeitung von Dienstreiseanordnungen, Reisekostenabrechnungen und die korrespondierenden Genehmigungsprozesse über die SAP Universal Worklist und eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur zum Einsatz. Der gesamte Bearbeitungsprozess einer Dienstreiseanordnung und abrechnung wird durch den/die Mitarbeiter/in im SAP Enterprise Portal 7.4 (Portalbasis Netweaver 7.0) abgewickelt: Dienstreiseantragsstellung Kalkulation der zu erwartenden Reisekosten Beantragung eines Reisekostenvorschusses Genehmigung der Dienstreise

2 Erfassung der tatsächlichen Reiseablaufdaten und Reisekostenbelege im System Die Belege werden mit einem von dem/der Mitarbeiter/in unterschriebenen Begleitzettel an die zuständige Reisekostenabrechnungsstelle im ZDF versandt und dort archiviert. Die Reisekostenabrechnungen einiger ZDF Auslandsstudios sowie der ZDF Töchter (ZDF Enterprises, ZDF Werbefernsehen GmbH) werden noch auf einem ZDF Papiervordruck von den MitarbeiterInnen beantragt vom Vorgesetzten angeordnet von den Mitarbeiter/innen der Auslandstudios/Töchter ausgefüllt und bestätigt zur Prüfung und Erfassung an die zuständige Reisekostenabrechnungsstelle im ZDF versandt Die Reisekosten von fest angestellten und freien ZDF-Mitarbeitern werden im ZDF eigenen SAP-System (derzeit SAP ECC 6.0 Release 7.0) von Reisekostensachbearbeitern nach den Reisekostenrichtlinien des ZDF ggf. erfasst, geprüft und abgerechnet: elektronischer Vermerk nach Eingang der Belege Erfassung der Belege für Auslandsstudios und Töchter Prüfung der Belege und Reisekosten nach den ZDF-Vorschriften Prüfung und Zahlung von Vorschussanträgen Zweitprüfung nach internen Vorgaben Durchführung des Erinnerungsverfahrens für von ZDF zentral bezahlte Belege und Vorschussleistungen Rückrechnungen und Zwangsabrechnungen Prüfung der Company-Card Abrechnung und Bearbeitung des Fehlerpools Zahlung und Verbuchung der Reisekosten auf die SAP Konten 5. Ziele Optimierung der Reisekostenabrechnungsprozesse im ZDF Verkürzung der Durchlaufzeiten Archivierung der Belege (ggf. digital) Digitaler Versandt der Berechnungsbögen Reduzierung der Prozesskosten für die Reisekostenabrechnung Verbesserung der Servicequalität und Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten und der Leistungsempfänger durch Auslagerung dieser Funktionen an einen externen Dienstleister - 2 -

3 6. Mengenangaben Vorgangszahlen Mengen ZDF inkl. Töchter 2013 Anzahl Reisekostenabrechnungsvorgänge gesamt davon RKA fester Mitarbeiter davon RKA freier Mitarbeiter davon Abrechnungen in Papierversion Anzahl Vorschüsse (unbar) davon Vorschüsse Auslandstudios Anzahl Reisende Anforderungen 7.1 Grundsätzliche Anforderungen Aktuelle Zertifizierung sämtlicher Geschäftsabläufe nach DIN EN ISO 9001 Aktuelle Zertifizierung sämtlicher Betriebsführungsprozesse nach DIN EN ISO Handhabung sämtlicher personenbezogener und zahlungsbezogener Daten innerhalb der genutzten IT Struktur und sämtlicher Schnittstellen auf Grundlage einer aktuellen PCI-DSS Zertifizierung (welches Level?) Garantiert hochverfügbare, robuste und performante Anwendungslandschaft Redundante Datenhaltung ausschließlich im Geltungsbereich des BDSG und des Landesdatenschutzgesetzes Rheinland-Pfalz 7.2 IT-Technische Anforderungen Technischer Zugriff auf das SAP System des ZDF über Citrix gemäß der Anforderungen an die zugrundeliegende Infrastruktur sowie Anmeldeverfahren gemäß der ZDF- IT Sicherheitsanforderungen sowie der datenschutzrechtlichen Anforderungen des ZDF. Kommunikation über einen robusten, performanten und mehrfach verschlüsselten Kanal (SSL und/ oder VPN) mit lokalen SAP GUI s Die Kommunikation geht stets vom ZDF aus, d.h. Daten werden im Reisekostenabrechnungssystem abgegeben oder abgeholt. Zu keinen Zeitpunkt werden Daten vom Anbieter zum ZDF übermittelt. Jede Verarbeitung von transferierten Daten wird vom Zielsystem in Echtzeit quittiert Schnittstellenkompatibilität mit SAP Reisekostenabrechnung on demand Schnittstellenkompatibilität mit einer Online Booking Engine zur Übernahme von Buchungsdaten (Hotel, Mietwagen, Bahn und Flug etc.) Möglichkeit der Nutzung von Standardschnittstellen (z.b. Bapis) Bereitstellung eines SST-Monitorings Archivierung der Daten im SAP-Contentserver - 3 -

4 7.3 Anforderungen Leistungserbringung Vermerk des Eingangs der Belege im System Prüfung der Plausibilität und der Belege auf Vollständigkeit Prüfung der Erstattungsanträge gemäß der ZDF Dienstvereinbarung Reisekosten (in Anlehnung an das Bundesreisekostengesetzes) sowie der ZDF Verwaltungsvorschriften. Für die Auslegung der Dienstvereinbarung gelten die Verwaltungsvorschriften für Bundesbeamte soweit nichts Abweichendes geregelt ist Erfassung und anschließende Prüfung der Papieranträge im Abrechnungssystem unter Berücksichtigung eventuell erfolgter Vorschusszahlungen aus Kassen bzw. Überweisungen Ggf. Kürzung/Änderung der Reisekostenerstattung aufgrund der vorgelegten Informationen (z.b. Frühstücksabzug bei Hotelrechnungen etc.; Verbindung Dienstund andere Reisen) Überwachung des Erinnerungsverfahrens bei vom ZDF bezahlten Belegen und Vorschüssen. Überwachung und Berücksichtigung der Vorschusszahlungen aus den Studiokassen im Rahmen der Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen aus den Auslandstudios. Berücksichtigung und Prüfung der vom ZDF über AirPlus Company Account bezahlten Reisemittel (derzeit Flug, Bahn, teilweise Hotel). Versandt von Erinnerungsschreiben (per Post oder ggf. per Mail verschlüsselt) für nicht zur Erstattung eingereichte Dienstreisen, bei denen Belege zentral vom ZDF bezahlt wurden bzw. ein Vorschuss gewährt wurde. Durchführung von Zwangsabrechnungen für nicht abgerechnete Dienstreisen mit zentral vom ZDF bezahlten Belegen innerhalb der vom ZDF vorgegebenen Fristen. Erstattung der nach dem Einkommenssteuergesetz maximal steuerfreien Kosten In Ausnahmefällen Erstattung von nicht steuerfrei erstattungsfähigen Kosten und Meldung der Steuerpflicht Rückversandt von Originalbelegen nur nach Stempeldruck durch ZDF Erfassung von Erstattungsanträgen mit dem ZDF Vordruck im SAP-System Schriftliche Erläuterungen von Kürzungen oder Änderungen in den Reisekostenabrechnungen im Bemerkungsfeld Versandt der Abrechnungsbögen per Mail mit dem Link zum SAP Portal und UWL oder per Post verschickt Zweitprüfung aller geprüften und freigegebenen Reisekostenerstattungen mit einem Auszahlungswert über 300,00 und zufallsgenerierte Zweitprüfung jeder geprüften und zur Zahlung freigegebenen 50. Reisekostenerstattung Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenvorschüssen gemäß der DV Reisekosten im ZDF Erfassung, Prüfung und Abrechnung von Bewerberreisen, Gastreisen, Einmalreisenden Bearbeitung von Rückrechnungen - 4 -

5 Übergabe der Abrechnungsergebnisse und Zahlungsinformationen in vorgegebenen Datenformaten an SAP-CO Prüfung und Abrechnung der RKA hat innerhalb von drei Werktagen nach Eingang. Klärung offener Fragen innerhalb von zwei Tagen, abschließende Bearbeitung in der Frist von 3 Tagen. Bereitstellung von umfangreichen Reports nach ZDF Anforderungen (Auswertungen nach Kostenstellen, Belegarten, Pauschalen, Anzahl der Reisen, Anzahl der Reisenden, Dauer der Reisen, Kosten pro Reise, Anzahl der Vorschüsse, offene Posten, Länderbezogen, Reisearten, etc.) Einsatz von qualifiziertem, geeigneten und möglichst kontinuierlichen Personal Einsatz von Personal mit SAP Know How Einsatz von qualifizierten Personal mit fundierten Kenntnissen der Bundesreisekostengesetzgebung sowie der Verwaltungsvorschriften des Bundes Projektplan zur Implementierung unter Einbeziehung der internen und externen Partner (ZDF IT, ZDF Reisemanagement, OBE-Anbieter bzw. Reisebürodienstleiter, Kreditinstitut etc.) mit Kommunikations- und Schulungskonzept Hohe Serviceanforderung bzgl. der Systemverfügbarkeit Notfallkonzept bei Systemausfall bzw. Überlastung Erreichbarkeit des eingesetzten Personalteams an Werktagen von 8h00 bis 17h00 (per Mail und Telefon) Erreichbarkeit eines qualifizierten Ansprechpartners bzw. Teamleiters an Werktagen von 8h00 bis 17h00 (per Mail und Telefon) Deutschsprachige Hotline Unmittelbarer Zugriff auf Entwickler im Bereich FI-TV und SAP Portalentwickler Berücksichtigung der ZDF IT-Sicherheitsbestimmungen Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des ZDF 7.4 Anforderungen an Datenschutz und IT Sicherheit Einhaltung der Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes Rheinlandpfalz sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere 4 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz, 11 Bundesdatenschutzgesetz) Weisungs- und Kontrollrecht des ZDF bezgl. der Einhaltung der Datenschutzregelungen Verantwortliche Einhaltung des Redaktionsdatenschutzgesetzes und des gesetzlichen Zeugnisdatenverweigerungsrechtes sowie von Beschlagnahmungsverboten Verantwortung des Bieters hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie des Personaleinsatzes (Datengeheimnis) Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten gemäß ZDF Anforderung 8. Anlagen Der Interessensbekundung sind folgende Unterlagen beizufügen: 1) Angebotspreis gemäß Preisblatt. Bitte weisen Sie detailliert aus, welche der gelisteten Anforderungen Sie grundsätzlich und ohne zusätzliche Kosten erfüllen. Quantifizieren Sie die dabei entstehenden Kosten bitte über das beiliegende Preisblatt. Bei Anforderungen, welche einen zusätzlichen Aufwand in der Erstellung verursachen, - 5 -

6 bitten wir Sie, die entstehenden Mehrkosten auf einem separaten Preisblatt zu kennzeichnen und zu quantifizieren. Zudem bitten wir Sie, bei abweichenden Anforderungen darzulegen, in welcher Form diese in Ihrer Lösung erfüllbar sind. 2) Aufgabenbezogenes Konzept in Form einer Powerpointpräsentation 3) Optional Angebotspreis inklusive Ablösung der derzeit genutzten Reisekostenabrechnungssoftware (SAP Enterprise Portal 7.4 und SAP ECC 6.0) durch die vom Interessenten bevorzugte Abrechnungssoftware) 4) Der Bieter erklärt in seinem Angebot, ob ggf. eine grundsätzliche Bereitschaft zu einem Betriebsübergang bei den zuvor genannten Leistungen besteht. Soweit zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber im Zusammenhang mit der Überleitung der dargestellten Leistungen ein Personalübergang und/oder eine Übertragung von Vermögensgegenständen und/oder Verträgen mit Dritten erfolgen sollen, werden diese in einem sich evtl. anschließenden Vergabeverfahren näher dargestellt werden und Gegenstand von Übertragungsvereinbarungen sein. 5) Kurze Firmendarstellung mit Referenzen über Kunden bis max. 5 Jahre Preisblatt*) Leistung Preis in netto Kosten Prüfung und Bearbeitung Reisekostenabrechnung (Eingang digital) Kosten Prüfung und Bearbeitung Reisekostenabrechnung (Papierantrag inkl. Belegerfassung) Kosten pro Zweitprüfung vor Auszahlung Implementierungskosten Schnittstellen zur ZDF Reisekostenabrechnung (einmalig) Kosten für die Bereitstellung von Reports Implementierungskosten für die vom Interessenten bevorzugte Reisekostenabrechnungssoftware (optional) Betriebs- und Wartungskosten für die vom Interessenten bevorzugte Reisekostenabrechnungssoftware (optional) Lizenzkosten für die vom Interessenten bevorzugte Reisekostenabrechnungssoftware (optional) Kosten 1st Level Support pro Jahr Kosten 2nd Level Support pro Jahr Kosten 3rd Level Support pro Jahr pro Reisekostenabrechnung pro Reisekostenabrechnung pro Reisekostenabrechnung pro Report - 6 -

7 Leistung Preis in netto Sonstige Leistungen (falls notwendig bitte benennen) *) Preise sind bis max. Vertragslaufzeit von 4 Jahren zu kalkulieren - 7 -

8 760a 9. Weitere Hinweise: 9.1 Das Interessensbekundungsverfahren ist kein Vergabeverfahren. Die Bestimmungen des GWB, der VgV sowie der VOL/A und der VOF finden keine Anwendung 9.2 Die Unterlagen sind ausschließlich in schriftlicher Form unter Verwendung des ZDF- Aufklebers an genannte Adresse zu senden. Bitte fügen Sie den schriftlichen auch Unterlagen auf einem USB- Stick bei. Interessenbekundungsverfahren ZDF ARM 03-14/08 Reisekostenabrechnung :00 Uhr - 8 -