Informationsunterlage für Lehrer/innen Durchführung & Evaluierung von Mitarbeiter/innengesprächen

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1 Informationsunterlage für Lehrer/innen Durchführung & Evaluierung von Mitarbeiter/innengesprächen Deloitte

2 Inhalt 1 Ausgangssituation Allgemeines zum Mitarbeiter/innengespräch Nutzen von Mitarbeiter/innengesprächen Ablauf von Mitarbeiter/innengesprächen Faktoren für ein erfolgreiches Mitarbeiter/innengespräch Unterstützende Formulare in der Durchführung Deloitte

3 1 Ausgangssituation Im Jahr 2008 hat sich eine Gruppe aus Abteilungsvorständ/innen und Direktor/innen unter externer Begleitung von Deloitte Human Capital mit dem Thema Mitarbeiter/innenführung an BHS auseinandergesetzt. Im Mittelpunkt stand dabei die Frage, inwieweit ein strukturiert geführtes MitarbeiterInnengespräch zwischen AV / WL und Lehrer/innen einen Beitrag zur Führungsarbeit an HTLs leisten kann. Neben der Herausarbeitung von Nutzenargumenten aber auch von Grenzen dieses Instruments wurde über mögliche Umsetzungsvarianten nachgedacht. Herauszustreichen ist dabei, dass das für HTLs angedachte Mitarbeiter/innengespräch nicht als Instrument der formalen Leistungsbeurteilung dienen soll und nicht Ersatz für die tägliche Führungsarbeit des/der AV sein kann. Im November 2008 wurden die erarbeiteten Ergebnisse auf der österreichischen Konferenz für HTL-Direktor/innen präsentiert. Die Rückmeldung der Direktor/innen war positiv und die Idee der strukturierten Mitarbeiter/innengespräche wurde als ein sinnvolles und unterstützendes Instrument eingeschätzt. Ziel dieser Unterlage ist, Ihnen einen Überblick über das strukturierte Mitarbeiter/innengespräch, den konkreten Ablauf der Durchführung sowie generelle Erfolgsfaktoren für die Umsetzung zu geben. Zudem enthält diese Unterlage zwei unterstützende Formulare: den Vorbereitungsbogen, der Ihnen eine gezielte Vorbereitung auf das Mitarbeiter/innengespräch ermöglichen soll sowie einen Vordruck für das Ergebnisprotokoll, das zur Dokumentation der gemeinsamen Gesprächsergebnisse dient Deloitte

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5 2 Allgemeines zum Mitarbeiter/innengespräch 2.1. Das Mitarbeiter/innengespräch ist ein vertrauliches, partnerschaftliches und vorbereitetes 4-Augen-Gespräch zwischen AV / WL und Lehrer/in abgehoben vom Routinealltag des Schulbetriebs klar von der Leistungsbeurteilung und Evaluierung (MPR) getrennt eine Einladung (keine Verpflichtung) an alle Lehrer/innen innerhalb des Abteilungs- bzw. Werkstättenteams 2.2. Das Mitarbeiter/innengespräch ist NICHT Ersatz für die tägliche Führungsarbeit des AV / WL Instrument der formellen Leistungsbeurteilung der Lehrer/innen Delegation der disziplinären Führungsverantwortung der Schulleitung an die Abteilungs-bzw. Werkstättenleitung gleichzusetzen mit laufenden Gesprächen, die der AV / WL mit den Mitarbeiter/innen führt 2.3. Unterschied zu herkömmlichen Gesprächen mit dem AV / WL Das Mitarbeiter/innengespräch unterscheidet sich klar von herkömmlichen Gesprächen mit Ihrer Führungskraft. Kriterium Herkömmliche Gespräche Mitarbeiter/innengespräch Termin Vorbereitung Thema/Inhalt Zwischendurch, idr kein Termin vorher vereinbart Kaum; ad hoc Argumentation Tagesgeschäft / Auffälligkeiten Gemeinsam vereinbarter Termin zwischen beiden Gesprächspartner/innen Gezielte und strukturierte Vorbereitung von beiden Gesprächspartner/innen Gemeinsamer Rückblick auf Arbeit und Planung der nächsten Arbeitsperiode hinsichtlich Aufgabenschwerpunkte, Entwicklungsperspektiven und Fortund Weiterbildungsmaßnahmen Dauer Individuell 1-2 Stunden Häufig zwischen Tür-und-Angel Rahmenbedingungen Gesprächsatmosphäre Ungestörte und angenehme und unter Störungen (zb Telefonate...) Dokumentation Zielsetzung Selten Festhaltung der Ergebnisse in schriftlicher Form Kommunikation und Informationsaustausch Gemeinsames Ergebnisprotokoll mit den wichtigsten Erkenntnissen aus dem Gespräch Aufgaben- und Verantwortungsklärung, Delegation und gezielte Entwicklung Deloitte

6 Wie aus der vorangegangenen Tabelle ersichtlich wird, zeichnet sich das Mitarbeiter/innengespräch durch folgende Merkmale aus: 1) Das Mitarbeiter/innengespräch findet zu einem vereinbarten Termin zwischen Ihnen und Ihrer Führungskraft statt und wird ca. 1 bis 2 Stunden dauern. 2) Sie haben die Möglichkeit sich auf dieses Gespräch (schriftlich) vorzubereiten. Als Unterstützung dazu dienen Ihnen Leitfragen, die Sie unter Punkt 6 (Unterstützende Formulare) finden. Auch Ihre Führungskraft wird sich entlang eines Vorbereitungsbogens vorbereiten. 3) Die wesentlichen gemeinsamen Ergebnisse des Gespräches werden in einem Ergebnisprotokoll festgehalten. Das Gespräch ist streng vertraulich, die Unterlagen verbleiben bei den beiden Gesprächsteilnehmer/innen und werden nicht weitergegeben (außer mit Einverständnis) Inhalte des Mitarbeiter/innengesprächs Im Rahmen des Gespräches erfolgt zunächst ein Rückblick auf die vergangene Arbeitsperiode. Dabei wird Bilanz gezogen über: die Aufgabenerfüllung, die Zusammenarbeit in der Abteilung / Werkstätte sowie die besuchten Fort- und Weiterbildungen. Blick zurück Bilanz ziehen: o Wie war die Zusammenarbeit? o Wie die Aufgabenerfüllung? o Wo steht die Person hinsichtlich ihrer Stärken & Entwicklungsfelder? o Weiters sollten Sie gemeinsam mit Ihrer Führungskraft Ihre Stärken und Entwicklungsfelder im fachlichen, pädagogischen und persönlichen Bereich reflektieren. Hauptzielrichtungen im Mitarbeitergespräch Blick nach vorne Gemeinsam planen: o Definition von Hauptaufgaben o Festlegen von Leistungsstandards o Treffen von Vereinbarungen / Zielen, o Im Vordergrund steht stets der Blick auf die Person des Mitarbeiters Als Lehrer/in sind Sie zudem aufgefordert Feedback an den AV / WL zu geben. Gemeinsam erfolgt daran anschließend ein Blick nach vorne. Dies umfasst u.a.: Das Festlegen von Arbeitsschwerpunkten im fachlichen, pädagogischen oder innerorganisatorischen Bereich des Schullebens Die Besprechung der möglichen zukünftigen Weiterentwicklung des/der Lehrer/in oder Die Planung von Fort- und Weiterbildungen zur Umsetzung der geplanten Schwerpunkte bzw. zur Weiterentwicklung des/der Mitarbeiters/in 2.5. Involvierte Personen & Verteilung der Mitarbeiter/innengespräche im Schulmanagementteam In einem Regelprozess soll das Mitarbeiter/innengespräch mit allen Lehrer/innen der Schule in kaskadenmäßigem Verlauf (d.h. top-down) geführt werden. Je nach Schulgröße ist dabei das Ziel die Gespräche im Abstand von 1-2 Jahren durchzuführen Deloitte

7 Im idealtyptischen Top-Down-Prozess führt zunächst der/die Direktor/in Mitarbeiter/innengespräche mit dem AV. Je nach Stellung des/der Werkstättenleiter/in ergeben sich zwei Varianten für das Gespräch: Sechs-Augen-Gespräch zwischen Direktor/in, AV und WL Direktor/in führt zunächst das Mitarbeiter/innengespräch mit der Abteilungsleitung, anschließend bietet der/die AV das Mitarbeiter/innengespräch der Werkstättenleitung an. Die Mitarbeiter/innengespräche mit den Lehrer/innen sollten zwischen dem/der Abteilungsvorstand/vorständin und dem/der Werkstättenleiter/in aufgeteilt werden. Die Werkstättenleitung übernimmt im Rahmen dieser Aufteilung die Mitarbeiter/innengespräche mit den fachpraktischen Lehrer/innen. Auf Grund der Heterogenität der Schulen in Österreich empfielt es sich jedoch für jede Schule, abhängig von der Größe der Abteilungen und der Kooperation im Schulmanagementteam, den vorgeschlagenen Prozess individuell anzupassen. In der Pilotierungsphase werden mit ausgewählten Lehrer/innen Gespräche geführt. 3 Nutzen von Mitarbeiter/innengesprächen 3.1. Das Mitarbeiter/innengespräch als Entwicklungsinstrument Im Rahmen des Mitarbeiter/innengespräches erhalten Sie in strukturierter Form Rückmeldung zu Ihrer Tätigkeit & Aufgabenerfüllung. Ihre Führungskraft nimmt sich dabei bewusst Zeit, um mit Ihnen diese Punkte zu besprechen. Das Mitarbeiter/innengespräch unterstützt den/die AV / WL auch dahingehend von Wertschätzung und Lob auszudrücken, zwei Bereiche die vielleicht manchmal im täglichen Arbeiten zu kurz kommen. Durch das gemeinsame Reflektieren der vergangenen Arbeitsperiode erhalten Sie ein klares Bild über Ihre Stärken und Entwicklungsfelder. Sie besprechen gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten individuelle Fort- und Weiterbildungen und vereinbaren wenn für beide Gesprächspartner/innen passend gezielte Maßnahmen Das Mitarbeiter/innengespräch als Gestaltungsinstrument Im Mitarbeiter/innengespräch haben Sie die Möglichkeit Ihre beruflichen Vorstellungen und Interessen darzulegen und dadurch aktiv an der Gestaltung der nächsten Arbeitsperiode mitzuarbeiten Deloitte

8 Durch den offenen Erfahrungsaustausch mit Ihrem/r AV / WL können Sie über berufliche und persönliche Belange sprechen und Ideen zu Ihrer persönlichen Entwicklung einbringen Das Mitarbeiter/innengespräch als Instrument zur Schaffung von Klarheit & Transparenz Klärung der Erwartungen an die Aufgabenerfüllung Klarheit über zukünftige Aufgabenschwerpunkte 4 Ablauf von Mitarbeiter/innengesprächen Die Durchführung des Mitarbeiter/innengespräches erfolgt im Rahmen dieses Pilotprojektes in folgenden Schritten: 1. Kontaktaufnahme durch Ihren AV / WL & Planung Ihre Führungskraft wird Ihnen im Rahmen eines kurzen Gesprächs nochmals die Ziele und Eckdaten des Mitarbeiter/innengesprächs beschreiben und mit Ihnen einen Termin für das eigentliche Mitarbeiter/innengespräch vereinbaren. Die Terminvereinbarung sollte ca. 2 Wochen vor der Durchführung des Mitarbeiter/innengespräches erfolgen. Der Durchführungsort wird Ihnen von Ihrem/r AV / WL vorgeschlagen. 2. Gezielte und strukturierte Vorbereitung von AV / WL und Lehrer/in Unabhängig von Ihrem/r AV / WL bereiten Sie sich entlang der Leitfragen auf das Mitarbeiter/innengespräch vor. Die Erfahrung zeigt, dass diese Vorbereitung rund 1-2 Stunden dauert. Als Unterstützung können Ihnen dabei folgende Unterlagen dienen: Ihr aktueller Stundenplan, die Dokumentation Ihrer besuchten Fort- und Weiterbildungen, Ihre Unterrichtsdispositionen etc. Eine umfassende und gute Vorbereitung ist dabei Grundstein für eine erfolgreiche Durchführung! Achten Sie im Vorfeld des MAGs zudem darauf, dass Sie für das Gespräch ausreichend Zeit zur Verfügung haben. Planen Sie sich deshalb nicht unmittelbar vor oder nach dem Gespräch einen weiteren Termin ein. 3. Gemeinsame Gesprächsführung Ihr/e AV / WL führt gemeinsam mit Ihnen das Mitarbeiter/innengespräch. Dabei werden die Hauptbereiche der Vorbereitungsfragen besprochen, wobei der jeweilige Schwerpunkt des Gespräches individuell bestimmt wird. Folgende Punkte sollten behandelt werden: Rückschau auf die Ergebnisse & Zusammenarbeit in der abgelaufenen Arbeitsperiode Reflexion der Stärken & Entwicklungsfelder des/der Lehrer/in Feedback zur Führungsleistung des/r AV / WL Deloitte

9 Planung der nächste Arbeitsperiode (Vereinbarung von Aufgabenschwerpunkten / Zielen, Unterstützungsmaßnahmen sowie Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen) Für das Mitarbeiter/innengespräch sind dabei 1-1,5 Stunden veranschlagt. Am Ende des Gespräches werden die gemeinsamen Ergebnisse schriftlich im Ergebnisprotokoll festgehalten. Um die Verbindlichkeit der gemeinsam vereinbarten Maßnahmen zu unterstreichen, wird das Protokoll von beiden Gesprächspartner/innen unterzeichnet. Das gemeinsame Protokoll bleibt beim AV / WL. Sie erhalten eine Kopie. Die Ergebnisse werden nicht weitergeleitet und nicht im Personalakt abgelegt!!! 4. Nachbereitung = Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen Ein Mitarbeiter/innengespräch ist nur so gut, wie die Maßnahmen & Folgen, die anschließend gesetzt werden! Arbeiten Sie aktiv an der Umsetzung der Vereinbarung mit. 5 Faktoren für ein erfolgreiches Mitarbeiter/innengespräch 1. Zeitgerechte Terminvereinbarung Vereinbaren Sie den Termin für das Gespräch so, dass beide Gesprächspartner/innen ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben. Es empfiehlt sich 2 Wochen Vorbereitungszeit einzuplanen. 2. Gezielte Vorbereitung Grundlage für ein erfolgreiches Mitarbeiter/innengespräch ist eine ernsthafte und gezielte Vorbereitung. Die dafür vorbereiteten Formulare unterstützen Sie. 3. Rahmenbedingungen für die Durchführung des Mitarbeiter/innengespräches Folgende Rahmenbedingungen gilt es zu beachten: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch. Planen Sie nicht unmittelbar vor bzw. nach dem Gespräch weitere Termine ein. Wählen Sie den Gesprächsort so, dass beide Gesprächspartner/innen offen und ungezwungen sprechen können. Versuchen Sie ein gelöstes Gesprächsklima herzustellen und eine kommunikative und offene Sitzordnung zu wählen. Vermeiden Sie Störungen z.b. durch Telefon etc. bereits im Vorfeld. 4. Offene und kooperative Gesprächsführung Versuchen Sie, mit einer positiven Haltung in das Gespräch zu gehen! Hören Sie aktiv zu und fragen Sie nach, wenn es Unklarheiten gibt. Stellen Sie offene Fragen (Was? Wie? Wodurch? Warum? Wann?), um mehr Informationen von Ihrem/r Gesprächspartner/in zu erhalten. Versuchen Sie eine ausgewogene Gesprächsbeteiligung herzustellen. Nutzen Sie die Leitfragen der Vorbereitung als Möglichkeit zur Strukturierung des Gesprächs Deloitte

10 Lassen Sie unterschiedliche Meinungen zu! Versuchen Sie Ihre/n Gesprächspartner/in und seine Aussagen nicht zu beurteilen, sondern zu verstehen. Nutzen Sie kritische Punkte als Chance zur Entwicklung. 5. Beachtung der grundlegenden Feedbackregeln: Starten Sie in die Rückmeldung mit positivem Feedback und verwenden Sie stets positive Formulierungen bei der Kommunikation von Erwartungen. Z.B. Ich stelle mir vor, dass Termine eingehalten werden, wenn dies nicht möglich ist, wünsche ich mir eine zeitgerechte Absage. Verwenden Sie Ich-Botschaften. Gutes Feedback ist beschreibend, nicht wertend! Mir ist aufgefallen, dass Sie in der letzten Besprechung andere mehrmals unterbrochen haben statt: Sie haben eben keine Manieren! Gutes Feedback zeigt Ihre Gefühle, die das Verhalten des anderen in Ihnen auslöst. Wenn Sie sich als Stellvertreter/in gegenüber den Mitarbeiter/innen unfreundlich und schroff benehmen, kann ich nicht beruhigt abwesend sein was besonders beim Arbeitsanfall der letzten Zeit sehr stressig ist. Gutes Feedback ist genau und nicht generalisierend. Sie sprechen manchmal so lange, dass es für mich schwierig ist, zuzuhören statt: Sie sind einfach dominant. 6. Dokumentation der gemeinsamen Vereinbarungen Nicht immer kann Übereinstimmung erzielt werden. Betrachten Sie auch dies als Möglichkeit, zu neuen Erkenntnissen zu gelangen. Halten Sie am Ende des Gespräches die gemeinsam getroffenen Vereinbarungen schriftlich im Ergebnisprotokoll fest Deloitte

11 6 Unterstützende Formulare in der Durchführung Im folgenden Abschnitt finden Sie zwei Formulare, die Sie bei der Durchführung des Mitarbeiter/innengesprächs unterstützen werden: 1. Leitfragen für die Vorbereitung auf das Mitarbeiter/innengespräch diese können zugleich auch Leitfaden für den Gesprächsverlauf sein 2. Ergebnisprotokoll für die Dokumentation der gemeinsam erzielten Ergebnisse Bitte beachten Sie: Die dargestellten Instrumente sollen Ihnen als Unterstützung für die strukturierte und umfassende Vorbereitung auf das Gespräch dienen. Es ist nicht Sinn & Zweck alle Fragen bis ins letzte Detail zu behandeln bzw. ein umfangreiches Formular korrekt auszufüllen Deloitte

12 Mitarbeiter/innengespräch an berufsbildenden Schulen LEITFRAGEN ZUR VORBEREITUNG Lehrer/in: Gespräch mit: Gesprächstermin: Ziel dieses Leitfadens Bitte beachten Sie: Unterstützung für eine strukturierte Gesprächsvorbereitung und Gesprächsführung. Voraussetzung für ein gutes Mitarbeiter/innengespräch ist eine sorgfältige Vorbereitung von beiden Gesprächspartner/innen. Ziele, Zeit und Rahmen des Gespräches sollten zu Beginn gemeinsam festgelegt werden. Die definierten Leitfragen sollen einen Rahmen für das Gespräch geben; die individuelle Schwerpunktsetzung erfolgt durch beide Gesprächspartner. Die Gesprächsführung erfolgt optimaler weise durch offene Fragen (Was? Wie? Wodurch? Warum? Wann?), die zu ausführlichen Antworten einladen. Um Unklarheiten auszuräumen und sicherzustellen, dass die Inhalte auch richtig verstanden wurden, kann es sinnvoll sein, präzisierende Fragen oder Rückfragen zu stellen. Wünsche & Anliegen sollen klar und deutlich formuliert werden (z.b. Ich wünsche mir von Dir / Ihnen ) Deloitte

13 A) Blick zurück Folgenden Fragen sollen Ihnen als Unterstützung dienen, um die vergangene Arbeitsperiode (z.b. Schuljahr) zu reflektieren: 1. Wie ist es Ihnen in Ihrer Unterrichtstätigkeit ergangen? Was ist gut gelaufen, was weniger? Wie zufrieden waren Sie mit Ihrer Lehrfächerverteilung? 2. Welche Aufgaben haben Sie neben Ihrer Unterrichtstätigkeit in der Abteilung wahrgenommen? Was war aus Ihrer Sicht erfolgreich, was weniger? Warum? 3. Wenn Sie an die vereinbarten Arbeitsschwerpunkte/Ziele der vergangenen Arbeitsperiode denken: Welche konnten Sie erreichen, welche nicht? Was haben Sie in diesem Zusammenhang förderlich bzw. hemmend erlebt? 4. Welche Weiterbildungen/Seminare haben Sie besucht? Welche Inhalte konnte Sie in Ihrer Unterrichtstätigkeit umsetzten, was hat Sie unterstützt? 5. Wie klappt aus Ihrer Sicht, die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg/innen (in der eigenen Fachgruppe, in Arbeitsgruppen, im Lehrkörper allgemein?) Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial? Deloitte

14 B) Persönliche Stärken & Entwicklungsfelder 6. Wo sehen Sie Ihre wichtigsten fachlichen, pädagogischen und persönlichen Stärken? In welchen Bereichen sehen Sie noch Entwicklungspotenzial? C) Rückmeldung an das Schulmanagement (Schulleiter/in, Abteilungsvorstand/vorständin) Folgenden Fragen sollen Ihnen als Unterstützung dienen, die Zusammenarbeit mit dem Schulmanagement zu reflektieren: 7. Fühlen Sie sich durch das Schulmanagement in Ihrer Arbeit ausreichend unterstützt (z.b. rechtzeitige Information, Einbindung)? Wo würden Sie sich mehr Unterstützung erwarten? 8. Wird Ihre Leistung durch das Schulmanagement entsprechend wahrgenommen und anerkannt? 9. Wie nehmen Sie Ihre/n Abteilungsvorstand/vorständin bzw. Ihre/n Werkstättenleiter/in in seiner/ihrer Mitarbeiter/innenführungstätigkeit wahr? Wo haben Sie ihn/sie besonders unterstützend erlebt? Deloitte

15 D) Blick nach vorne Folgenden Fragen sollen Ihnen als Unterstützung dienen, die nächste Arbeitsperiode zu planen: 10. Welche Schwerpunkte möchten Sie sich in der kommenden Arbeitsperiode (nächsten 1-2 Jahre) setzen: im fachlichen Bereich im pädagogischen Bereich im Bereich der Zusammenarbeit & Organisation 11. Wenn Sie an Ihre berufliche Aus- und Weiterbildung denken: Welche Fortbildungsmaßnahmen sehen Sie als notwendig, um Ihre Aufgabenschwerpunkte umsetzen zu können? Was könnte Sie in Ihrem Unterricht unterstützen? 12. Welche Vorstellungen/Ideen haben Sie für Ihre zukünftige berufliche Weiterentwicklung? Welche konkrete Unterstützung erwarten Sie sich dabei von Ihrem/r Abteilungsvorstand/vorständin bzw. dem Schulmanagement? E) Sonstiges 13. Was möchten Sie zusätzlich zu den oben genannten Punkten noch gerne im Mitarbeiter/innengespräch besprechen? Deloitte

16 Protokoll zum Mitarbeiter/innengespräch Bitte halten Sie gemeinsam die im Gespräch definierten Arbeitsschwerpunkte, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie sonstigen Vereinbarungen fest. Das Gespräch wurde geführt zwischen Mitarbeiter/in: Führungskraft: Datum des Gespräches: A) Arbeitsschwerpunkte / Funktionen Inhalte / Vorhaben / Projekte F im Fachbereich, P in der Pädagogik, A Andere Benötigte Ressourcen/ Unterstützung Zeitraum B) Aus- & Weiterbildungsmaßnahmen Inhalte F im Fachbereich, P in der Pädagogik, A Andere Veranstaltungsanbieter Zeitraum C) Vereinbarungen und wichtige Punkte aus dem Gespräch Protokoll zur Kenntnis genommen: Unterschrift Lehrer/in* Unterschrift AV / WL* * Mit der Unterschrift bestätigt der/die Lehrer/in, dass er/sie mit den Inhalten des Protokolls übereinstimmt. Eine dienstrechtliche Konsequenz wegen einer Diskrepanz zwischen Protokollinhalt und Arbeitsergebnis ist mit der Akzeptanz des Protokollinhalts nicht verbunden Deloitte