Personalgespräch FAQs

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1 Allgemeines zum Personalgespräch Werden Personalgespräche mit allen ETHZ-Mitarbeitenden geführt? Personalgespräche werden prinzipiell mit allen Mitarbeitenden geführt. Ausgenommen sind Professorinnen und Professoren nach der Professorenverordnung und die Lernenden nach den Richtlinien des Bundes. Bei den Assistierenden / Doktorierenden, den Postdoktorienden und den Mitarbeitenden im Stundenlohn oder mit Pauschalentlöhnung haben die Personalgespräche keine leistungslohnrelevanten Konsequenzen. Bei diesen Gruppen muss also keine Gesamtbewertung an die Personalabteilung übermittelt werden. Wann müssen die Personalgespräche geführt werden? Personalgespräche werden einmal jährlich, üblicherweise im Herbst, geführt. Im November muss die Gesamtbeurteilung an den Lohnrundenverantwortlichen übermittelt werden. Wie lange soll ein Personalgespräch mindestens/maximal dauern? Sie sollten alle Punkte gründlich besprechen. In der Regel werden 1-2 Stunden genügen. Reservieren Sie sich ausreichend Zeit. Können im Jahresverlauf auch mehrere Gespräche geführt werden? Im Jahresverlauf können mehrere Zwischengespräche geführt werden, wenn z.b. der/die Vorgesetzte wechselt oder wenn die vereinbarten Ziele hinfällig werden. Was kann ich tun, wenn mein/e Vorgesetzte/r kein Gespräch ansetzt? Werden Sie aktiv. Sprechen Sie über Sinn und Bedeutung des Personalgesprächs und versuchen Sie einen Termin mit ihrem/r Vorgesetzten abzumachen. Wenn Sie nach mehreren Versuchen keinen Erfolg haben, wenden Sie sich an Human Resources. Was passiert, wenn wir das Gespräch ausfallen lassen? Personalgespräche sind einmal jährlich durchzuführen. Wenn Sie das Gespräch ausfallen lassen, verpassen Sie eine Gelegenheit zum Austausch und zur gemeinsamen Reflexion. Zudem werden am Jahresende alle Führungskräfte aufgefordert, Bewertungsbuchstaben für die Mitarbeitenden einzureichen, die leistungsorientiert entlöhnt werden; diese Bewertung sollte auf jeden Fall fair zustande gekommen und im Personalgespräch begründet worden sein. Können Drittpersonen am jährlichen Personalgespräch teilnehmen? Nein. Das Personalgespräch findet in der Regel unter vier Augen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitendem statt. 1/5

2 Wo sollen Personalgespräche stattfinden? Das Personalgespräch sollte an einem Ort stattfinden, der ruhig ist und an dem sie ungestört sind. In der Regel wird das Gespräch im Büro des/der Vorgesetzten stattfinden. Muss auch ein Gespräch stattfinden, wenn die Aufgaben unverändert bleiben und die Arbeit immer gleich gut gemacht wird? Personalgespräche sind auf jeden Fall einmal jährlich durchzuführen. Sie bieten eine wichtige Gelegenheit zum Austausch und zur gemeinsamen Reflexion. Bei geringfügigen Veränderungen wird das Gespräch eher kürzer werden. Ich sage die Dinge immer sofort, wenn ich etwas möchte oder wenn mich etwas stört, braucht es zusätzlich das Personalgespräch? Personalgespräche sind auf jeden Fall einmal jährlich durchzuführen. Sie bieten eine wichtige Gelegenheit zum strukturierten Austausch und zur gegenseitigen Orientierung. Zudem werden am Jahresende alle Führungskräfte aufgefordert Bewertungsbuchstaben für die Mitarbeitenden einzureichen, die leistungsorientiert entlöhnt werden; diese Bewertung sollte auf jeden Fall fair zustande gekommen und im Personalgespräch begründet worden sein. Wer erhält Einsicht in die ausgefüllten Gesprächsbogen? Die Gesprächsbogen werden von den Vorgesetzten verwahrt. Die Mitarbeitenden bekommen eine Kopie. Es erhalten keine weiteren Personen Einsicht. Wer alles erhält eine Kopie des ausgefüllten Gesprächsbogens? Die Gesprächsbögen werden von den Vorgesetzten verwahrt. Die Mitarbeitenden bekommen eine Kopie. Es erhalten keine weiteren Personen Einsicht. Was ist, wenn sich Vorgesetze/r und Mitarbeitende/r das Jahr über nur selten sehen und die Beurteilung daher sehr schwierig ist? Vereinbaren Sie die Aufgaben und Ziele sorgfältig und überlegen Sie sich, nach welchen Kriterien Sie die Qualität der Aufgabenerfüllung und der Zielerreichung beurteilen können. Grundsätzlich wird in einem solchen Fall auch die Einschätzung des Mitarbeitenden bedeutsam sein. Gelten die Ziele das ganze Kalenderjahr, auch wenn ich eine/n neue/n Vorgesetzte/n bekomme? Prinzipiell werden die Ziele jeweils für ein Jahr festgelegt. Auch mit einem/er neuen Vorgesetzten werden sich die Ziele deshalb normalerweise nicht grundlegend ändern. Wenn Ihr/e neue/r Vorgesetzte/r kein Begrüssungsgespräch mit Ihnen führt, suchen Sie selbst das Gespräch. Sie sollten besprechen, welche Vereinbarungen getroffen wurden und gemeinsam überprüfen, ob Änderungen oder Ergänzungen notwendig sind. 2/5

3 Ich habe meine Stelle als Vorgesetzte/r während des Jahres angetreten? Bekomme ich die ausgefüllten Gesprächsbögen? Kann ich neue Ziele vereinbaren? Prinzipiell werden die Ziele mit den Mitarbeitenden jeweils für ein Jahr festgelegt. Normalerweise kann der/die neue Vorgesetzte die Gesprächsbogen einsehen, wichtig ist jedoch ein Begrüssungsgespräch mit jedem/r Mitarbeitenden zu führen und danach auch die mit dem vorherigen Vorgesetzten getroffenen Vereinbarungen zu überprüfen und zu modifizieren. Legen Sie hierfür einen neuen Bogen an. Sicher ist es ratsam, erst dann grössere Änderungen vorzunehmen, wenn Sie einen sicheren Überblick über Aufgabengebiet und Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter/innen gewonnen haben. Kann ich als Vorgesetze/r davon ausgehen, dass alle Mitarbeitenden darüber informiert sind, dass die ETH Zürich wünscht, dass Personalgespräche stattfinden sollen? Prinzipiell ja, denn die ETH-Leitung ist bemüht, die Informationen über diese Regelungen allen Mitarbeitenden mitzuteilen. Allerdings gehört es auch zu Ihren Aufgaben als Vorgesetzte/r, auf die Grundsätze der Führungskultur der ETH Zürich und des Lohnsystems inklusive der damit einhergehenden Veränderungen hinzuweisen und etwaige Fragen zu beantworten. Fragen zur Gesprächsführung Wie bereite ich mich als Mitarbeitende/r und als Vorgesetzte/r richtig auf das Gespräch vor? Machen Sie sich während des Jahres Notizen über die Fortschritte bei der Zielerreichung und über die Erfüllung der vereinbarten Aufgaben von Ihnen und/oder von Ihren Mitarbeitenden. Nutzen Sie den Gesprächsbogen zur Vorbereitung. Wenn kritische Dinge anzumerken sind sind diese eher am Anfang oder am Ende des Gesprächs anzusprechen? Wenn Sie kritische Dinge anzumerken haben, bringen Sie diese beim entsprechenden Thema zur Sprache. Leiten Sie Ihre Kritik positiv ein, vermeiden Sie lange Ausflüchte und kommen Sie zur Sache. Muss ich als Mitarbeitende/r meiner/meinem Vorgesetzen Feedback/ Rückmeldung geben? Die Rückmeldung an den/ die Vorgesetzten ist ein wichtiger Punkt im Personalgespräch und Bestandteil des partnerschaftlichen Austauschs. Durch Ihr Feedback leisten Sie einen konstruktiven Beitrag für eine gute Zusammenarbeit. 3/5

4 Fragen zu Zielen, Beurteilung, Lohn Was ist, wenn wir uns nicht auf Ziele einigen können? Hören Sie einander gut zu, oft liegt die Ursache darin, dass die gegenseitigen Erwartungen nicht geklärt sind. Wenn Sie sich auch dann nicht einigen können, versuchen Sie einen Konsens zu finden. Versuchen Sie die Position des/der Anderen zu verstehen. Was ist zu tun, wenn der/die Mitarbeitende mit der Beurteilung nicht einverstanden ist? Als Vorgesetzte/r sind Sie aufgefordert, in einem solchen Fall die Beurteilung nochmals zu begründen und dabei klar und offen zu sein. Wenn definitiv keine Einigkeit über die Beurteilung erzielt werden kann, muss der nächsthöhere Vorgesetzte beigezogen werden. Es besteht die Möglichkeit, die Schlichtungsstelle von Human Resources anrufen. Den Gesprächsbogen können sie dennoch unterschreiben: die Unterschrift belegt lediglich, dass das Gespräch geführt wurde. Was kann ich tun, wenn ich wegen mangelnder Unterstützung meiner Kolleginnen und Kollegen meine Ziele nicht erreiche? Die ETH Zürich legt Wert auf eine partnerschaftliche, fachübergreifende Zusammenarbeit. Ihr/e Vorgesetzte/r ist aufgefordert mit Ihnen und Ihren Kollegen und Kolleginnen zu sprechen bevor es zu spät ist und Sie Ihre Ziele nicht mehr erreichen können. Wichtig ist es, dass Mitarbeitende und speziell auch Vorgesetzte bei der neuen Zielvereinbarung und der Vereinbarung der Beurteilungskriterien bei den einzelnen Mitarbeitenden auch die Gruppenziele im Auge haben und sich überlegen, welche Mitarbeitenden wie zur Zielerreichung der Kollegen und Kolleginnen beitragen. Was ist, wenn die Ziele während des Jahres ungültig werden? Z.B. die Sachlage so ändert, dass es entweder nicht mehr wichtig oder nicht erreichbar ist? Normalerweise sollten die Ziele so angemessen und gleichzeitig flexibel festgelegt werden, dass sie ein Jahr gelten. Wie sind die Auswirkungen der Beurteilung auf den Lohn? Wenn Sie Leistungslohn beziehen, hat die Leistungsbeurteilung Einfluss auf die Lohnberechnung. Die Leistungsbeurteilung ist allerdings nur einer von mehreren Faktoren. Wird die Beurteilung sofort lohnwirksam? Beim Personalgespräch wird festgelegt, wie sich das Lohnniveau aufgrund der Leistungen im letzten Jahr verschiebt. Der neue Lohn wird ist dann eine Kombination aus den Veränderungen der generellen Lohnskala, ihrer Erfahrung und - bei den betreffenden Personalkategorien der individuellen Leistung. Ab dem Januargehalt des Folgejahrs gilt der neue Lohn. 4/5

5 Ich habe meine Jahresziele erfüllt, bekomme ich auf jeden Fall mehr Lohn? Sofern in Ihrer Funktion der Leistungslohn gilt, wird sich eine gute Leistungsbeurteilung (Gesamtbeurteilung A++, A+ und A) im Salär niederschlagen. Die Leistungsbeurteilung ist aber nur einer von mehreren Faktoren der Lohnberechnung. So lässt die Gesamtbeurteilung des Personalgesprächs keinen direkten Rückschluss auf die Höhe der Lohnsteigerung zu. Wer hat Zugriff auf die Gesamtbeurteilung meines Personalgesprächs? Ihr Vorgesetzter, der oder die das Personalgespräch mit Ihnen geführt hat, gibt die Gesamtbeurteilung dem Lohnrundenverantwortlicher der Einheit (bspw. seinem/seiner nächsthöheren Vorgesetzten) ab. Zudem werden die Gesamtbeurteilungen zur Berechnung der Leistungslohnanteile an Human Resources geschickt und sind dort im System (SAP) gespeichert. Zugriff haben dort die Mitarbeitenden der Personalberatung und der Personaladministration. Fragen zu Förderung und Weiterbildung Sind Weiterbildungsvereinbarungen verpflichtend? Wenn Weiterbildungsvereinbarungen beiderseits zugestimmt wurde, so sind diese verpflichtend. Abweichungen von den Vereinbarungen oder bei Änderungen der Arbeitssituation, welche die Weiterbildungsvereinbarungen betreffen, sollten auf jeden Fall besprochen werden. Was ist, wenn Mitarbeitende Vereinbarungen nicht halten können? Z.B. der Kurs findet in diesem Jahr nicht statt. Wenn Weiterbildungsvereinbarungen beiderseits zugestimmt wurde, so sind diese verpflichtend. Bei unvorhergesehenen Ereignissen oder bei Änderungen der Arbeitssituation, welche die Weiterbildungsvereinbarungen betreffen ist es ratsam, rechtzeitig miteinander zu sprechen und nach Alternativen zu suchen. Wie viel Weiterbildung steht Mitarbeitenden zu? Wie viel Weiterbildung muss besucht werden? Weiterbildung liegt in der Verantwortung jedes/r Mitarbeitenden und zielt darauf, die eigenen Fertigkeiten und Fähigkeiten auf aktuellem Stand zu halten und die eigene Arbeitsmarktfähigkeit zu erhalten. Die ETHZ unterstützt Mitarbeitende prinzipiell mit Weiterbildungsangeboten, Weiterbildungsberatung oder finanzieller Unterstützung von Weiterbildungen. Die Vereinbarungen zur Weiterbildung werden jeweils individuell zwischen Mitarbeiter/in und Vorgesetztem/r getroffen. Es gibt keine Regelung, die festlegt, wie viel Weiterbildungstage Sie an der ETH Zürich zugute haben. Ein wichtiges Kriterium zu Überprüfen der Notwendigkeit einer spezifischen Weiterbildung sind die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der für die Anforderung an die Arbeitsstelle notwendige Qualifizierungsbedarf. 5/5

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