Adobe-Lösungen für Steuerund

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1 EINFÜHRUNG Adobe-Lösungen für Steuerund Finanzbehörden UMFASSENDE KOSTENEINSPARUNGEN BEI DIENSTLEISTUNGEN Seit 1998 stellt die US-Bundessteuerbehörde Steuerformulare im Adobe PDF-Format online zur Verfügung. Bisher wurden mehr als 1,5 Milliarden Adobe PDF-Dokumente von der offiziellen Website der Bundessteuerbehörde ( heruntergeladen. Für ein mit der Post versandtes, gedrucktes Formular werden ca. 6 US-Dollar veranschlagt. Dagegen beläuft sich die Bereitstellung von Steuerdokumenten und -formularen online im Adobe PDF-Format auf nicht einmal 1 Cent. Inzwischen setzt die Bundessteuerbehörde eine neue Version des kostenlosen Adobe Reader ein, die die automatische Generierung von 2D-Strichcode unterstützt und das Ausfüllen und Speichern der elektronischen Formulare auch offline ermöglicht. Mit dieser benutzerfreundlicheren Lösung reduziert sich der Zeitaufwand für die Bearbeitung der Unterlagen erheblich. Optimierte Verarbeitung von Steuerdaten bei geringeren Betriebskosten Trotz sinkender Staatseinnahmen wird von Behörden und anderen Regierungseinrichtungen erwartet, ihr Dienstleistungsangebot zu erweitern und bürgerfreundlicher zu gestalten. Gerade im Steuer- und Finanzbereich sind Änderungsmaßnahmen zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und Verbesserung des Bürgerservice dringend erforderlich, da diese Behörden für den Einzug von Geldern zur Finanzierung anderer öffentlicher Einrichtungen zuständig sind. Adobe bietet ein umfassendes Lösungskonzept, mit dem Steuer- und Finanzbehörden ihre Verwaltungsprozesse straffen, die Verarbeitung von Steuerdaten optimieren und E-Government-Auflagen zum Datenschutz einfacher einhalten können. Dieses Konzept kombiniert Komponenten der Adobe Intelligent Document Platform mit Produkten und Services führender Anbieter von Lösungen für Sicherheit, Content-Management und drahtlose Kommunikation. Die Lösungen von Adobe schaffen die notwendige Flexibilität zur Erstellung einer Architektur, die die speziellen Anforderungen im Steuer- und Finanzbereich berücksichtigt und einen reibungslosen Prozessablauf ermöglicht. Mehr Effizienz durch den Verzicht auf Papier Die Vermeidung papierbasierter Abläufe ist von elementarer Bedeutung, wenn Kosten gesenkt und Einnahmen erhöht werden sollen. Die intelligenten Dokumente von Adobe basieren auf modernster Technologie und leisten einen maßgeblichen Beitrag zur besseren Akzeptanz von Online-Formularen. Da sie das vertraute Erscheinungsbild von Papiervorlagen beibehalten und einfach auszufüllen sind, fällt Bürgern der Umstieg auf elektronische Formulare leicht. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse können Steuer- und Finanzbehörden die Verarbeitung von Finanzdaten optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die relevanten Steuergesetze eingehalten werden. Die intelligenten Dokumente von Adobe vereinen die Vertrautheit, Sicherheit und Darstellungsqualität von Adobe PDF mit XML-basierten Funktionen für den Datentransfer und die integrierte Datenverarbeitung. Sie bieten zahlreiche Vorteile gegenüber statischen Adobe PDF- oder HTML-Formularen. Dazu zählen die Automatisierung der Dateneingabe, der Schutz vertraulicher Bürgerdaten und die Wahrung der Dokumentenintegrität. Darüber hinaus schaffen sie eine hervorragende Grundlage für zukünftige Neuerungen im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten und des Kompetenzbereichs einer Behörde. Mit der Ablösung fehleranfälliger, arbeitsintensiver, papierbasierter Verwaltungsabläufe durch optimierte, automatisierte Formularprozesse mithilfe der Adobe Intelligent Document Platform können Finanzbehörden zudem ihre administrativen Kosten senken. Mit der kostengünstigen, flexiblen Plattform von Adobe erzielen Steuer- und Finanzbehörden unmittelbare Rentabilitätssteigerungen, die sich auch in Zukunft gewinnbringend auswirken werden.

2 Durchdachte Interaktion zwischen Steuerzahlern und Steuerbehörden Dokumente und Formulare sind aus Steuer- und Finanzbehörden nicht wegzudenken. Sie bilden das wichtigste Instrument für sämtliche Kernprozesse von der Bereitstellung der Steuerformulare über die Veranlagung und Vorauszahlungen bis hin zum Risiko-Management. Bei der Automatisierung dieser Abläufe müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden: Wie werden Daten aus einem ausgefüllten Steuerformular in Back-Office-Finanzsysteme übertragen? Wie wird der Datenschutz beim Transfer außerhalb der Behörde gewährleistet? Und wie lassen sich Integrität und Authentizität der von Bürgern eingereichten Dokumente wahren? ÜBERZEUGENDE ZAHLEN AUS DER BRANCHE Im Jahr 2004 erzielte die Steuerbehörde von Ohio Kosteneinsparungen in Höhe von ca. 4,5 Millionen US-Dollar, nachdem 2,4 Millionen Bürger ihre Steuererklärung online eingereicht hatten. Davon sind fast US-Dollar auf reduzierte Personalkosten zurückzuführen, da für die Bearbeitung der Steuererklärungen Stunden weniger benötigt wurden. Zur Optimierung datengesteuerter Prozesse, die von der präzisen, effizienten und sicheren Integration mit vorhandenen Kernsystemen abhängen, können Finanz- und Steuerbehörden eigene Lösungen auf der Basis der Adobe Intelligent Document Platform einsetzen und sich damit folgende Vorteile sichern: Bessere Akzeptanz von elektronischen Prozessen durch Bürger Steigerung der Produktivität und Senkung der Verwaltungskosten Einhaltung der Vorgaben für E-Government und Risiko-Management Bessere Akzeptanz von elektronischen Prozessen durch Bürger Mit jedem Bürger, der sich für die elektronische Version eines Formulars entscheidet, sinken die mit dem Drucken, Verteilen und Archivieren von Papierdokumenten verbundenen Kosten. Da die Leistung einer Behörde häufig an der Höhe ihrer Ausgaben gemessen wird, liegt die Umstellung von gedruckten Formularen auf kostengünstige, kundenfreundliche elektronische Dokumente auf der Hand. Höhere Akzeptanz dank benutzerfreundlicher Funktionen. Da Erscheinungsbild und Handhabung elektronischer Formulare gedruckten Dokumenten gleichwertig sind, fällt Steuerzahlern der Umstieg auf Online-Formulare leicht. Durch den Einsatz elektronischer Formulare können Behörden die Einhaltung von Steuergesetzen effektiver sicherstellen und die Zahlungsabwicklung optimieren. Orientierung an den Anforderungen der Bürger. Mit den Lösungen von Adobe können Steuer- und Finanzbehörden die Verarbeitung von Steuererklärungen nach den Präferenzen der Bürger ausrichten und müssen sich nicht mehr an die Strukturen unflexibler Back-End- Systeme halten. Unter diesen Voraussetzungen fällt es Bürgern leichter, ihre Steuererklärungen rechtzeitig und in korrekter Ausführung einzureichen. Dabei stehen ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: Ausfüllen und Einreichen kompakter Steuererklärungen online Herunterladen der längeren Formulare auf den Desktop, um sie offline auszufüllen, für die eigenen Unterlagen zu kopieren und zum gegebenen Zeitpunkt online einzureichen Ausfüllen elektronischer Erklärungen offline und Einreichen per Fax oder Post beim zuständigen Finanzamt Einreichen von Steuerformularen online oder per Post. Intelligente Steuerformulare können auch in gedruckter Form per Fax oder Post eingereicht werden. Die eingegebenen Daten werden im integrierten, einlesbaren 2D-Strichcode erfasst und zur weiteren Verarbeitung in Kernsysteme übertragen. Falls Bürger ihre Steuerformulare lieber online mit Unterstützung durch die Software (Assistenten) ausfüllen, leiten die Adobe Document Services die konsolidierten Daten automatisch weiter. Beide Verfahren gewährleisten, dass die zu verarbeitenden Informationen präzise und konsistent sind. Schutz vertraulicher Daten. Digitale Unterschriften bieten einen effektiven Schutzmechanismus für elektronische Daten, die mit den intelligenten Dokumenten von Adobe transferiert werden. Durch den Einsatz elektronischer Formulare, die offline oder online eingereicht werden, sichern sich Steuer- und Finanzbehörden überzeugende wirtschaftliche Vorteile: geringere Verwaltungskosten, optimierte Verarbeitung von Steuerzahlungen und bessere Einhaltung der relevanten Gesetze.

3 Steigerung der Produktivität und Senkung der Verwaltungskosten Bei der Verarbeitung handschriftlich ausgefüllter Steuerformulare werden Daten an einer Stelle gesammelt und in Kernsystemen gespeichert. An diesem Prozess sind meist mehrere Personen beteiligt, z. B. andere Finanzbehörden, Steuerberater und Bürger, die mit den Kernsystemen nicht vertraut sind. Die manuelle und häufig redundante Dateneingabe erhöht das Fehlerrisiko und erfordert einen unnötig hohen Zeit- und Kostenaufwand bei der Verarbeitung. Mit der Adobe Intelligent Document Platform können Prozesse anhand von Regeln und Funktionen automatisiert und die Zusammenarbeit zwischen Behörden und Bürgern verbessert werden. Zur Optimierung der Verwaltungsabläufe lassen sich Online-Steuerformulare problemlos mit Back-End-Systemen verknüpfen. Und mithilfe von 2D-Strichcode können Behörden die Datenerfassung aus gedruckten Formularen automatisieren und die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöhen. Die Lösungen von Adobe ermöglichen Steuer- und Finanzbehörden eine deutliche Senkung der Personalkosten für die Veranlagung von Steuererklärungen sowie die korrekte Erfassung von Steuereinnahmen durch akkurate Dateneingabe. Einhaltung der Vorgaben für E-Government und Risiko-Management Durch die Bereitstellung sicherer Online-Steuerformulare im Adobe PDF- oder im HTML- Format unterstützt Adobe Steuer- und Finanzbehörden bei der Einhaltung der gesetzlichen Auflagen für E-Government. Mit den flexiblen und einfach zu implementierenden Lösungen von Adobe lassen sich elektronische Formulare rasch erstellen und mit Enterprise-Systemen integrieren. Formulare im Adobe PDF-Format können zudem mit Sicherheitsmechanismen ausgestattet werden, die mit den eingebetteten XML-basierten Funktionen für die Datenerfassung und integrierte Datenverarbeitung verknüpft sind. Beispielsweise kann eine Behörde bestimmte Regeln für den Einsatz intelligenter Dokumente definieren. Zum Schutz des Dokumenteninhalts wird genau festgelegt, wer auf ein Dokument zugreifen darf und wer Nutzungsrechte zum Kopieren, Weiterleiten, Ändern und/oder Drucken erhält. Digitale Unterschriften wahren die Authentizität und Integrität des Dokuments und stellen die Unleugbarkeit elektronischer Vorgänge (z. B. die Einreichung einer Steuererklärung) sicher. Aufgrund der raschen und sicheren Verarbeitung von Steuererklärungen, Erstattungen und Vorauszahlungen bieten die Lösungen von Adobe umfassende Vorteile sowohl für die Steuerbehörde als auch für den Steuerzahler. Abbildung 1 Anwendungsbeispiel: Steuererklärung (Abbildung 1) Dieses Anwendungsbeispiel erläutert, wie einfach ein Bürger auf Online-Steuerformulare zugreifen und die Optionen zum Ausfüllen und Einreichen nutzen kann: Zunächst meldet sich der Bürger über einen Browser auf der Website oder im Portal der Steuerbehörde an. Hier findet er Informationen zu aktuellen Neuerungen, die er ggf. in seiner Steuererklärung berücksichtigen muss. Falls der Bürger dieses Portal schon einmal genutzt hat, werden automatisch personalisierte Inhalte angezeigt, die entsprechend seiner vorherigen Steuererklärungen angepasst wurden.

4 Anschließend navigiert der Bürger zu dem Bereich, in dem die Steuerformulare bereitgestellt werden. Hier stehen ihm zwei Optionen zur Auswahl: Entweder füllt er das Formular online mithilfe eines Software-Assistenten aus, oder er lädt das Formular auf den Desktop herunter, um es offline auszufüllen. Wurde dieser Service bereits in den Vorjahren genutzt, sind viele Formularfelder mit personalisierten Daten vorbefüllt. Assistenten-Option: Der Assistent führt den Anwender durch mehrere kleine Online-Formulare. Anschließend fasst das System die Daten automatisch in einem Formular zusammen, das an die zuständige Abteilung der Steuerbehörde weitergeleitet wird. Offline-Option: Auch im Offline-Modus lassen sich Steuerformulare einfach ausfüllen. Nach Herunterladen des vorbefüllten Formulars auf den Desktop müssen nur noch die fehlenden Informationen mithilfe des kostenlosen, universell zugänglichen Adobe Reader ergänzt werden. Das Formular kann jederzeit gespeichert und erneut aufgerufen werden, ohne dass die bisherigen Angaben verloren gehen. Das ausgefüllte Steuerformular kann per Fax, mit der Post oder auf elektronischem Weg eingereicht werden. Falls ein Bürger sein Formular nicht online einsenden möchte, muss er es ausdrucken. Die Druckversion enthält einen 2D-Strichcode mit sämtlichen eingegebenen Daten in maschinenlesbarem Format. Nach Unterzeichnung geht das Formular per Fax oder Post an die Steuerbehörde. Beim elektronischen Verfahren kann der Bürger das Steuerformular digital unterzeichnen und online auf der Website oder im Portal der Behörde einreichen. Anwendungsbeispiel: Compliance-Beauftragter (Abbildung 2) Um den effizienten Einsatz der Arbeitskräfte und Mittel zu gewährleisten, müssen Steuerund Finanzbehörden in der Lage sein, zwischen ehrlichem Versehen und ernsthaften Steuerhinterziehungs-Absichten zu unterscheiden. Wie das folgende Anwendungsbeispiel zeigt, unterstützen die Adobe Document Services Compliance-Beauftragte durch die Automatisierung von Prozessen, die abweichende oder fehlerhafte Steuererklärungen ermitteln und analysieren. Der Compliance-Beauftragte kann anschließend die nötigen Schritte einleiten, um überfällige oder fehlende Zahlungen einzuziehen. Abbildung 2 Der Compliance-Beauftragte meldet sich über einen Browser im System an und navigiert zu seinem Eingangsordner, der eine personalisierte Aufgabenliste sowie die zu prüfenden Steuerformulare enthält, die geprüft werden müssen. Diese Liste wird meist durch einen Workflow-Prozess aufgefüllt, der von einer Regel-Engine gesteuert wird. Die Engine analysiert Formulardaten und identifiziert außergewöhnliche Werte. Wenn der Compliance-Beauftragte eine Aufgabe auswählt, wird ein Steuerformular mit einer Liste der Richtlinien angezeigt, die bei der Prüfung nicht erfüllt wurden. Der Compliance-Beauftragte kann nun weitere Informationen zur Bewertung des Steuerformulars anfordern, z. B. die Steuererklärungen der letzten drei Jahre. Das Ergebnis der Analyse dieser Zusatzinformationen bestimmt den nächsten Schritt. Entweder wird die Prüfung abgeschlossen, wenn kein Fehler vorliegt, oder der Bürger wird über eine fällige Zahlung benachrichtigt, oder der Vorgang wird zur weiteren Untersuchung an einen Vorgesetzten weitergeleitet. Im letzteren Fall kann der Compliance-Beauftragte das Formular mit Anmerkungen versehen, die seine Entscheidung begründen.

5 WEITERE INFORMATIONEN Weitere Informationen zu den Adobe- Lösungen für Behörden finden Sie unter Hohe Integrationsfähigkeit Adobe unterstützt Steuerbehörden bei der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen, die vorhandene IT-Anwendungen integrieren. Die Adobe Intelligent Document Platform basiert auf branchenüblichen Standards und kann mit CRM-, ERP-, Dokumentenund Formularverwaltungs-Systemen verknüpft werden. Auf diese Weise erhöhen Sie den Nutzwert Ihrer Kernsysteme und integrieren die Adobe Document Services ohne großen Arbeits- und Kostenaufwand in die bestehende Infrastruktur. Die flexiblen und anpassungsfähigen Lösungen von Adobe lassen sich in kontrollierbaren Schritten implementieren, sodass Sie rasch auf neue Anforderungen reagieren und unmittelbare Rentabilitätssteigerungen verzeichnen können. Richten Sie wahlweise eine Komplettlösung für die gesamte Behörde ein, oder integrieren Sie die intelligenten Dokumente und Adobe Document Services nach und nach in Ihre Verwaltungsabläufe. Mit der Unterstützung des Teams von Adobe Professional Services und der Adobe-Partner können Sie eine Lösung erstellen, die gezielt auf Ihre individuellen betrieblichen Anforderungen zugeschnitten ist. Über Adobe Systems Adobe Systems (NASDAQ: ADBE) hilft Menschen und Organisationen, besser miteinander zu kommunizieren. Adobe entwickelt Plattformen für die digitale Bearbeitung von Foto und Video, für Design und Publishing sowie für intelligente Dokumente. Die Lösungen werden von Privatanwendern, Kreativ-Profis und Unternehmen eingesetzt. Im vergangenen Geschäftsjahr hat Adobe einen Umsatz von mehr als 1,6 Milliarden US-Dollar erwirtschaftet. Weitere Informationen finden Sie unter Adobe unterstützt Menschen darin, digitale Inhalte in überzeugender Qualität zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Better by Adobe. Adobe Systems GmbH Ohmstraße 1 D Unterschleißheim Adobe Systems (Schweiz) GmbH World Trade Center Leutschenbachstrasse 95 CH-8050 Zürich Adobe, das Adobe-Logo, das Adobe PDF-Logo, Reader und Better by Adobe sind entweder eingetragene Marken oder Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber Adobe Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany /05