Modellierung von Geschäftsprozessen

Transkript

1 Modellierung von Geschäftsprozessen Wie und Warum? 11. November 2014, Detmold Friedrich-von-Schiller-Str. 2a Bayreuth, Germany Telefon: Telefax:

2 Teil 1: Einführung in die Geschäftsprozess-Optimierung Aktuelle Herausforderungen Wie kann Prozessmanagement unterstützen? Funktion, Nutzen und Ziele von Geschäftsprozessen Geschäftsprozess-Modellierung Warum und wie? Prozess-Sicherheit Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 2

3 Ziel der Veranstaltung Was sind Geschäftsprozesse und warum brauche ich Prozessmanagement? IT-Sicherheit, Funktionen und Nutzen von BMP Modellierung von Geschäftsprozessen Methodik der Geschäftsprozessmodellierung Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 3

4 Warum Prozessmanagement? Ausganglage: Hohe Fehlerquote Niedrige Qualität Falsche Rechnungen Schlechte Termintreue Niedrige Produktivität Kundenbeschwerden Sinkende Kundenbindung Geld geht verloren Stress Hoher Krankenstand... Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 4

5 Darum!!! Ergebnis nach der Prozessoptimierung: Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 5

6 Prozessmanagement Bestehende Prozesse sollen dokumentiert bzw. dargestellt werden. Bestehende Prozesse sollen organisatorisch und/oder durch IT verbessert bzw. automatisiert werden. Neue Prozesse sollen eingeführt werden. Geschäftsprozessmanagement ist das zentrale Instrument, um ein Ziel (egal wie klein) effizient zu erreichen Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 6

7 Definition (Geschäfts)-Prozess Als Prozess wird eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten (Aktivitäten, Aufgaben) definiert, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen. Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgang in Wirtschaftseinheiten um Kundennutzen zu schaffen und damit auch für das Unternehmen Wert zu generieren kann funktions-, hierarchie- und standortübergreifend ablaufen Ein Geschäftsprozess zeichnet sich aus durch: einen definierten Anfang/definiertes Ende, Erforderliche Eingaben (z.b. Kundenwünsche), Produzierte Ergebnisse (z.b. Befriedigung der Kundenwünsche). Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 7

8 Was ist ein Geschäftsprozess? Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Aktivitäten, die in einem logischen Zusammenhang stehen, inhaltlich angeschlossen sind und unter Zuhilfenahme von Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt werden. Geschäftsprozessverantwortlicher Kundenanforderungen Wertschöpfung Ergebnis für Kunden Leistungsparameter (Ziel- & Messgrößen) Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 8

9 Beispiel eines Geschäftsprozesses Drafting the Invoice Checking the Invoice Receive payment Withdraw payment Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 9

10 Beispiel einer Prozessmodellierung Prozessmodellierung der Ersatzteilbestellung Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 10

11 Herausforderungen Was sind die aktuellen Herausforderungen: Permanenter Kostendruck Qualitätsdruck in Produkten und Dienstleistungen Stetig steigender Kundenanspruch Steigerung der Kundenzufriedenheit Gesteigerter Wettbewerbsdruck Handling stetig zunehmender Komplexität der Abläufe Akkurate Steuerungsmechanismen für das Management Schnelle Anpassungsfähigkeit an verändernde Umwelt Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 11

12 Wie unterstützt Prozessmanagement Permanenter Kostendruck Hohe Kosten müssen auf Kunden umgelegt werden Ggf. schlechtere Wettbewerbsfähigkeit durch höherer Kosten bei vergleichbaren Leistungen der Wettbewerber Weniger Spielraum für Sonderaktionen (Rabatte etc.) bei gegebenem Preis Wie kann Prozessmanagement hier unterstützen? Durch stetige Optimierung der Abläufe können sich Prozesse, in Bezug auf die Kosten, ihrem Optimum nähern Durch eine stets aktuelle Übersicht kann zeitnah auf unvorhergesehene Veränderungen reagiert werden Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 12

13 Wie unterstützt Prozessmanagement Qualitätsdruck in Produkten und Dienstleistungen Permanent steigende Kundenansprüche Homogene und transparente Märkte Produkte und Dienstleistungen werden zunehmend vergleichbar Qualität wird immer wichtiger bei vergleichbaren Produkten Wie kann Prozessmanagement hier unterstützen? Durch standardisierte Abläufe/Prozesse sinkt die Fehlerquote der Mitarbeiter aufgrund eines geringeren Entscheidungsspielraums Ein feingranulares Prüfen/Überwachen kann dahingehend unterstützen, dass Fehler/Missbrauch gar nicht erst entstehen Verbessertes Controlling und Früherkennung von Fehlentwicklungen Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 13

14 Das bedeutet, dass die Prozesse bekannt sein müssen Erhebung/Aufnahme der Prozesse Dokumentation in geeigneter Form (z.b. BPMN) Verteilung des Prozesswissens an die Mitarbeiter Laufende Pflege/Anpassung der Dokumentation Zählen, Messen und Überprüfen an geeigneten Stellen im Prozess Stetiger Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand (Transparenz) Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 14

15 Was tun? Was will ich mit Prozessmanagement erreichen? Welche Prozesse habe ich denn? Wer kann mir helfen? Wie unterstützen die Prozesse meine Mitarbeiter? Wie mache ich meine Prozesse messbar?? Wie kann ich meine Prozesse dokumentieren? Welche Methoden und Werkzeuge kann ich nutzen? Wie sollte ich vorgehen? Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 15

16 Status Quo Die gute Konjunktur und eine hohe Auslastung, bringt den Mittelstand an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit Viele Unternehmen haben bei ihren Prozessen noch Nachholbedarf. Gerade kleinere Unternehmen haben oft weniger Zeit und Kapazitäten, um sich um die Verbesserung ihrer Prozesse zu kümmern. Ein gravierender Fehler angesichts der drei Megatrends Globalisierung, Technologisierung und Beschleunigung, denen sich kein Unternehmen entziehen kann. Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 16

17 Ziel der Veranstaltung Was sind Geschäftsprozesse und warum brauche ich Prozessmanagement? Probleme, Funktionen und Nutzen von BMP Modellierung von Geschäftsprozessen Methodik der Geschäftsprozessmodellierung Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 17

18 Interne Einflüsse Effizienzprobleme in Prozessen und ihre Auswirkungen Nicht beherrschte Prozesse Auswirkungen: Unzureichende Zeiterfassung Keine Dokumentation der Leistung Hohe Produktionskosten Hohe Prozesskosten Lange Durchlaufzeiten Unzureichende Liefertreue Mangelnde Lieferfähigkeit Hohe Bestände Die meisten Ursachen für die Nicht-Erfüllung von Anforderungen liegen bei den Prozessen und nicht bei den Mitarbeitern! Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 18

19 Externe Einflüsse Gesetzliche Rahmenbedingungen stellen hohe Anforderungen an die Unternehmen (z.b. die elektronische Rechnungslegung, Speicherung von Daten, Datenschutz, etc.) heterogene und komplexe System-Landschaften erschweren den Informationsfluss Informations-Sicherheit wird im Vergleich mit anderen Faktoren wie Kosten, Marktpreise, Wettbewerbsfähigkeit unterbewertet und eher als Kostentreiber und als Behinderung betrieblicher Abläufe angesehen. Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 19

20 Prozess- & IT Sicherheit Ursachen von Sicherheitsproblemen und Ineffizienzen: Unzureichend konfigurierte und administrierte IT-Systeme Unsichere Vernetzung und Internetanbindung Vernachlässigung von Sicherheitserfordernissen (intern&extern) Sicherheit von Smartphones und mobilen Datenträgern Mangelhafte Wartung von IT-Systemen Unzureichender Schutz vor Einbrechern(digitale Einbrüche) BPM sowie automatisierte/digitalisierte Geschäftsprozesse helfen mir Probleme und Lücken zu identifizieren und damit auch zu lösen/schließen. Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 20

21 IT-Sicherheit für Ihr Unternehmen Praxisgefahr IT Sicherheit Stellen Sie sich vor, morgen würde Ihr PC im Unternehmen nicht funktionieren, wie lange wären Sie bzw. Ihr Unternehmen arbeitsunfähig? Häufig falsche Einschätzung im Bereich KMU und Handwerk... Wir als kleines Unternehmen sind uninteressant... Es lohnt sich nicht, in unser IT-System einzudringen... Unsere Produkte und Daten bieten keine wertvollen Informationen Falsch heute ist jeder und alles Interessant! (Staat, Wettbewerber, Kriminelle, Hackerkids bzw. Langweile) Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 21

22 BPM als Wettbewerbsvorteil Die Optimierung und Automatisierung von betrieblichen Abläufen ist eine zentrale Herausforderung und zugleich Chance für Mittelstand und Handwerk, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern Durch BPM lassen sich die die Prozesse gezielt an der Unternehmensstrategie ausrichten. Qualitäts- und Effizienzverbesserungen Controlling und Steuerung (durch Kennzahlen und Analysen) Optimierung Marketing und Vertrieb (CRM & ERP) Kundenorientierung und Kundenentwicklung Datenaustausch intern&extern (erechnung mit ZUGFeRD-Format) Flexibilisierung durch mobile Technik (Zeiterfassung, Angebote) Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 22

23 BPM als Wettbewerbsvorteil Fragestellungen des Alltags: Sind für die morgigen Termine die Monteure, Materialien, Werkzeuge verfügbar? Sind die Kundendienst-Touren der kommenden Woche schon effizient geplant? Ist generell für reibungslose Arbeitsabläufe gesorgt? Wird mein bestehendes Kundennetz effizient gepflegt? Im Wettbewerb um Aufträge und Kunden wird die Steuerung aller Betriebsprozesse (z.b. durch eine Software) immer mehr zu einem elementaren Faktor des Unternehmenserfolgs. Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 23

24 Beispiel Kreditprüfung Schufa Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 24

25 Zieldreieck BPM BPM Ziele und Ansatzpunkte zur Optimierung Qualität =Konsequente Kundenorientierung Sicherheit Null-Fehler-Standard Längerfristig hoher Qualitätsstandard Max. Kapazitätsauslastung Niedrige Prozesskosten Geringer Ressourcenverbrauch Flexibel Integrativ Einfach verständlich Geringe Durchlaufzeiten Geringe Entwicklungszeiten Kurze Liefertermine Kosten =Abbau von Komplexität und Verschwendung Zeit =Reduktion von Reaktions- und Durchlaufzeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 25

26 Kosten-Nutzen-Analyse Rein monetäre Messbarkeit von Prozessoptimierungen ist oft schwierig Fehlerquoten, Reklamationskosten, Ressourceneinsatz, etc. Reduzierung von DLZ = reale Kostenreduzierung? Aber qualitative (indirekte monetäre) Verbesserungen sind gut messbar und erkennbar.. Entlastung von Mitarbeitern Qualitätsverbesserungen Reduzierung von DLZ bzw. Bearbeitungszeiten Optimierte Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung Früherkennung und kürzere Reaktionszeiten Klare Verantwortlichkeiten und bessere Steuerungsmöglichkeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 26

27 Zusammenfassung Ein Prozess ist eine Reihe von Tätigkeiten zur Erreichung eines bestimmten Zwecks Zunehmende Herausforderungen bei KMU durch Digitalisierung und Globalisierung (Systeme und Sicherheit) Wettbewerbsdruck Komplexere DL und Produkte Welches Ziel will ich mit BPM verfolgen? Dokumentation Optimierung bzw. Automatisierung Einführung neuer Prozesse Differenzierte Kosten-Nutzenbetrachtung in Abhängigkeit meiner Ziele Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 27

28 Ziel der Veranstaltung - Konkret Was sind Geschäftsprozesse und warum brauche ich Prozessmanagement? Probleme, Funktionen und Nutzen von BMP Modellierung von Geschäftsprozessen Methodik der Geschäftsprozessmodellierung Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 28

29 Vielen Dank! Philipp Vogler BF/M-Bayreuth Friedrich-von-Schiller-Straße 2a Bayreuth Tel.: +49 (0) Modellierung von Geschäftsprozessen, 12. Nov. 2015, IHK Lippe zu Detmold Seite 29