OpenScape Web Collaboration V7 Outlook Plugin. Bedienungsanleitung A31003-S2470-U

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1 OpenScape Web Collaboration V7 Outlook Plugin Bedienungsanleitung A31003-S2470-U

2 Unser Qualitäts- und Umweltmanagementsystem ist entsprechend den Vorgaben der ISO9001 und ISO14001 implementiert und durch ein externes Zertifizierungsunternehmen zertifiziert. Copyright Unify GmbH & Co. KG 12/2014 Hofmannstr. 51, München/Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Sachnummer: A31003-S2470-U Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw. Leistungsmerkmale, die je nach Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen oder sich durch Weiterentwicklung der Produkte ändern können. Eine Verpflichtung, die jeweiligen Merkmale zu gewährleisten besteht nur, sofern diese ausdrücklich vertraglich zugesichert wurden. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Unify, OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen der Unify GmbH & Co. KG. Alle anderen Marken-, Produkt- und Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. unify.com

3 Inhalt Inhalt 1 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Zielgruppe für dieses Handbuch Inhalt dieses Handbuchs Weiterführende Dokumentation Konventionen für die Darstellung Schreibweisen und Darstellungsformen Hinweise Abbildungen Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren Wie Sie die Einstellungen zur Anbindung an den OpenScape Web Collaboration-Server vornehmen Wie Sie die Einstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz vornehmen Wie Sie eine Webkonferenz einrichten Wie Sie eine Webkonferenz starten Wie Sie eine Ad-hoc-Webkonferenz durchführen OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 3

4 Inhalt 4 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

5 UN_OL_Plugin_BookHistory.fm Änderungshistorie Änderungshistorie 0 Datum Änderungen Grund Neuerstellung Allgemeine Informationen zum Programm entfernt und in die Systembeschreibung überführt. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 5

6 UN_OL_Plugin_BookHistory.fm Änderungshistorie 6 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

7 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Zielgruppe für dieses Handbuch 1 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Das OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin ist eine Microsoft Outlook- Erweiterung, die Ihnen ein komfortables Werkzeug an die Hand gibt, um über Microsoft Outlook Webkonferenzen planen zu können. 1.1 Zielgruppe für dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an: alle Benutzer, die OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin verwenden; insbesondere auch an Programmeinsteiger, die Informationen über die Programmoberfläche und die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin benötigen. Diese Anleitung enthält wichtige Informationen für den sicheren und korrekten Gebrauch von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin. Befolgen Sie diese Anleitungen genau, um eine falsche Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin zu vermeiden und einen möglichst großen Nutzen aus dieser Anwendung zu ziehen. 1.2 Inhalt dieses Handbuchs Dieses Handbuch beschreibt, wie Sie OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin nach der Installation konfigurieren und bedienen. Dazu gliedert sich dieses Handbuch in folgender Weise. Kapitel 1: OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über den Aufbau und den Gebrauch dieser Bedienungsanleitung. Kapitel 2: Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über den Aufbau und den Gebrauch der Benutzeroberfläche von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin. 1.3 Weiterführende Dokumentation Weiterführende Informationen zu OpenScape Web Collaboration sind in der folgenden Dokumentation enthalten: OpenScape Web Collaboration Instant Meeting für Windows Bedienungsanleitung In diesem Handbuch finden Sie ausführliche Informationen zu den Funktionen von OpenScape Web Collaboration und deren Bedienung. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 7

8 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Konventionen für die Darstellung OpenScape Web Collaboration Systembeschreibung Dieses Handbuch bietet Ihnen einen Überblick über das Produkt OpenScape Web Collaboration, seine verschiedenen Editionen, Anwendungsmöglichkeiten und Leistungsmerkmale, sowie Informationen zur Planung einer OpenScape Web Collaboration-Lösung und eine Übersicht über die gesamte Dokumentation. 1.4 Konventionen für die Darstellung Um in diesem Handbuch Informationen hervorzuheben, verwenden wir die folgenden Auszeichnungen und Darstellungen Schreibweisen und Darstellungsformen In dem vorliegenden Handbuch gelten folgende Darstellungskonventionen: Verwendungszweck Darstellung Beispiel Besondere Hervorhebung Elemente der Benutzeroberfläche Fett Fett Name darf nicht gelöscht werden. Klicken Sie auf OK. Menüfolge > Datei > Beenden Textueller Querverweis Pfadbezeichnungen und Dateinamen Angaben, die einen individuellen Inhalt haben können, wie zum Beispiel Variablen. Systemein- und ausgabe Kursiv Schriftart mit fester Laufweite, z. B. Courier Kursiv in spitzen Klammern Schriftart mit fester Laufweite, z. B. Courier Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Konfiguration und Administration. c:\programme\... oder Beispiel.txt Geben Sie für die Anmeldung am System Ihren <Benutzernamen> und das <Kennwort> ein. Befehl nicht gefunden. Tastenkombination Fett [Strg]+[Alt]+[Esc] 8 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

9 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Konventionen für die Darstellung Hinweise Arten von Hinweisen Kritische Hinweise und ergänzende Informationen kennzeichnen wir in diesem Handbuch auf folgende Weise. HINWEIS: So sind Hinweise gekennzeichnet, die Sie auf wissenswerte Informationen oder praktische Tipps hinweisen. WICHTIG: So sind kritische Hinweise gekennzeichnet, die Ihnen Informationen hoher Priorität signalisieren. Sie müssen diese Hinweise unbedingt lesen und befolgen, um Fehlfunktionen, Datenverlust oder Geräteschäden auszuschließen Abbildungen In diesem Handbuch sind alle für den Betrieb und die Konfiguration wichtigen Eingabefenster dargestellt. Diese können abhängig vom Betriebssystem, vom verwendeten Browser, von der Bildschirmauflösung, von den Konfigurationseinstellungen Ihres PCs oder Ihrer Auswahl für den Oberflächenstil geringfügig anders aussehen. Dies ändert normalerweise aber nichts an der beschriebenen Funktionalität. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 9

10 OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Konventionen für die Darstellung 10 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

11 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren 2 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Informationen zur Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin. HINWEIS: Um OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin nutzen zu können, muss das Programm lokal auf Ihrem PC installiert sein. Nach der Installation und dem Start von Microsoft Outlook finden Sie in der Menüleiste ein zusätzliches Menü mit der Bezeichnung Webkonferenz. Wählen Sie dieses Menü aus, um zu den Bedienungs- und Einstellungsdialogen zu gelangen. Folgende Funktionen können Sie über das Menü Webkonferenz ausführen: Hierüber wird in Microsoft Outlook eine Besprechungsanfrage geöffnet, in der Sie Ihre Webkonferenz planen können. Hierüber können Sie das Moderatormodul für eine Webkonferenz manuell starten, um eine Ad-hoc-Webkonferenz durchzuführen. Öffnet den Konfigurationsdialog. Hierüber sind die Daten zur Anbindung an den OpenScape Web Collaboration-Server zugänglich und hierüber können die Voreinstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz angepasst werden. 2.1 Webkonferenzen konfigurieren Konfigurationsoptionen für OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin. Über den Konfigurationsdialog können folgende Einstellungen vorgenommen werden: Eingabe der Anbindungsdaten von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin an den OpenScape Web Collaboration-Server. Anpassung der Voreinstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 11

12 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren Wie Sie die Einstellungen zur Anbindung an den OpenScape Web Collaboration-Server vornehmen Einstellungen für OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin zur Anbindung an den OpenScape Web Collaboration-Server. Üblicherweise werden beim Deployment von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin die Parameter zur Verbindung zum OpenScape Web Collaboration-Server über eine XML-Datei mit an das Plugin übergeben. Dadurch ist das Plugin sofort betriebsbereit. Sollte aus irgendeinem Grund eine Anpassung der Verbindungsparameter erforderlich sein, gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Einstellungen zu ändern: Schritt für Schritt 1) Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Webkonferenz. 2) Betätigen Sie die Schaltfläche. Der Dialog Webkonferenzeinstellungen wird geöffnet. 3) Nehmen Sie die Einstellungen der Verbindungsparameter vor: Lizenznummer Lizenzpasswort 12 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

13 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren Name des Webkonferenz-Registrierungs-Servers HINWEIS: Die Verbindungsdaten werden Ihnen gegebenenfalls vom Systemadministrator mitgeteilt. 4) Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie die Schaltfläche OK betätigen. HINWEIS: Über die Schaltfläche Schließen verlassen Sie den Einstellungsdialog, ohne eine eventuell vorgenommene Einstellung zu übernehmen. Die Einstellungen werden verschlüsselt in der Datei settings.xml im Verzeichnis AppData abgelegt. Pfad: <Laufwerk>:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\We bconferencereservationoutlookaddin Wie Sie die Einstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz vornehmen Einstellungen für OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin zur Durchführung einer Webkonferenz. Die allgemeinen Einstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz können vorab über den Dialog Webkonferenzeinstellungen vorgenommen werden. Diese Einstellungen werden dann für jede Webkonferenz verwendet, die Sie über die Schaltfläche in einer Besprechungsanfrage in Microsoft Outlook planen. Sie können, wenn Sie die Einstellungen für eine Webkonferenz anpassen möchten, vor dem Aufruf der Funktion jederzeit den Einstellungsdialog aufrufen und die Konfiguration für die Webkonferenz anpassen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Einstellungen zur Durchführung einer Webkonferenz vorzunehmen: Schritt für Schritt 1) Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Webkonferenz. 2) Betätigen Sie die Schaltfläche. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 13

14 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren Der Dialog Webkonferenzeinstellungen wird geöffnet. 3) Nehmen Sie die Einstellungen zur Durchführung der Webkonferenz vor. Wählen Sie dazu die folgenden Optionen aus oder ändern Sie die vorgegebenen Einträge: Autostart Moderatormodul (Voreinstellung: ausgeschaltet). Aktivieren Sie diese Option, um das Moderatormodul zu dem Zeitpunkt automatisch starten zu lassen, den Sie in der Besprechungsanfrage von Microsoft Outlook unter Beginnt als Startzeitpunkt definiert haben. Minuten vor Konferenzstart (Voreinstellung 0; Maximalwert: 30 Minuten) In Kombination mit der Option Autostart Moderatormodul können Sie über dieses Eingabefeld eine Vorlaufzeit (in Minuten) für den automatischen Konferenzstart definieren. Sie können die Konferenz bis maximal 30 Minuten vor dem eigentlichen Startzeitpunkt automatisch starten lassen, um Zeitabweichungen zwischen den Systemen der einzelnen Konferenzteilnehmer auszugleichen. Konferenz-Schaltfläche anzeigen [...] Minuten vor Konferenzstart (Voreinstellung 0; Maximalwert: 30 Minuten) Geben Sie hier an, ab welchem Zeitpunkt die Möglichkeit gegeben sein soll, die angelegten Konferenzen manuell über die Schaltfläche Konferenz starten zu initiieren. 14 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

15 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Webkonferenzen konfigurieren Sprache (Neustart notwendig) Wählen Sie über dieses Kombinationsfeld aus, welche Sprache Sie für die Dialoge verwenden möchten. Zur Auswahl stehen die Systemsprache (Betriebssystemsprache) und die in der Liste aufgeführten weiteren Sprachen. HINWEIS: Eine Änderung der Spracheinstellung wird erst nach einem Neustart des PCs wirksam. Betreff (Voreinstellung: Webkonferenz) Ändern Sie gegebenenfalls in dieser Eingabezeile den voreingestellten Betreff auf einen Betreff Ihrer Wahl. Dieser Text wird, wenn Sie die Schaltfläche betätigen, automatisch in die Zeile Betreff der Besprechungsanfrage von Microsoft Outlook eingetragen. Ort (Voreinstellung: Online) Ändern Sie gegebenenfalls in dieser Eingabezeile den voreingestellten Ort auf einen Ort Ihrer Wahl. Dieser Text wird, wenn Sie die Schaltfläche betätigen, automatisch in die Zeile Ort der Besprechungsanfrage von Microsoft Outlook eingetragen. Nachricht (Voreinstellung: "Sie wurden zu einer Webkonferenz eingeladen. Bitte klicken Sie auf folgenden Link, um an der Konferenz teilzunehmen:") Ändern Sie gegebenenfalls den Text in diesem Eingabefeld in einen Einladungstext Ihrer Wahl. Dieser Text und der Link zum Herunterladen des Teilnehmermoduls für die Webkonferenz werden, wenn Sie die Schaltfläche betätigen, automatisch in das Textfeld der Besprechungsanfrage von Microsoft Outlook eingetragen. WICHTIG: Löschen Sie den Platzhalter (%link%) für den Linkeintrag nicht aus dem Einladungstext, ansonsten kann der Link zum Herunterladen des Teilnehmermoduls für die Webkonferenz nicht erzeugt werden. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 15

16 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Wie Sie eine Webkonferenz einrichten 4) Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie die Schaltfläche OK betätigen. HINWEIS: Über die Schaltfläche Schließen verlassen Sie den Einstellungsdialog, ohne eine eventuell vorgenommene Einstellung zu übernehmen. Die Einstellungen werden in der Datei settings.xml im Verzeichnis AppData abgelegt. Pfad: <Laufwerk>:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\We bconferencereservationoutlookaddin 2.2 Wie Sie eine Webkonferenz einrichten Eine Webkonferenz mit OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin einrichten. Um eine Webkonferenz durchführen zu können, müssen Sie vorab einige Informationen an die anderen Konferenzteilnehmer übermitteln. Dies geschieht über eine Einladungs- , die Sie als Besprechungsanfrage in Ihrem Microsoft Outlook-Client konfigurieren. Auf diese Art erhalten die anderen Konferenzteilnehmer die Information, wann die Konferenz stattfindet und einen Link, über den diese das Teilnehmermodul, das für die Konferenzteilnahme benötigt wird, herunterladen und starten können. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Einladungs- zu versenden: Schritt für Schritt 1) Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Webkonferenz. 2) Betätigen Sie die Schaltfläche. 16 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

17 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Wie Sie eine Webkonferenz einrichten Der Dialog Besprechungsanfrage wird mit einem vordefinierten Einladungstext geöffnet. HINWEIS: Der Einladungstext kann von Ihnen beliebig bearbeitet werden. Der Platzhalter %link% darf nicht gelöscht oder verändert werden. Dieser Parameter wird nach dem Versand der Einladungs- in den Link zum Herunterladen und Starten des Teilnehmermoduls umgewandelt. 3) Geben Sie im Eingabefeld neben An die -Adressen der anderen Konferenzteilnehmer ein. HINWEIS: Durch Betätigen der Schaltfläche An können Sie auch Benutzer über die Adressbücher auswählen. 4) Legen Sie über Beginnt den Startzeitpunkt für die Webkonferenz und Endet die Konferenzdauer fest. 5) Betätigen Sie die Schaltfläche Senden, um die Einladungs- zu versenden. Damit ist die Webkonferenz eingerichtet. Zum konfigurierten Zeitpunkt wird die Webkonferenz entweder automatisch eingeleitet, indem das Moderatormodul gestartet wird, oder die Schaltfäche Konferenz starten wird für den manuellen Start der Webkonferenz eingeblendet. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 17

18 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Wie Sie eine Webkonferenz starten 2.3 Wie Sie eine Webkonferenz starten Eine über OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin eingerichtete Webkonferenz starten. Abhängig von den Voreinstellungen werden für den Start einer Webkonferenz ein Steuerungsfeld und die Schaltfläche Konferenz starten im Menü Webkonferenz eingeblendet. HINWEIS: Das Startverhalten der Webkonferenz wird im Dialog Webkonferenzeinstellungen konfiguriert. Wenn Sie die Option Autostart Moderatormodul nicht gesetzt haben, müssen Sie die Webkonferenz manuell starten. Dazu können Sie über das Steuerungsfeld, auf dem zur Identifizierung der einzelnen Webkonferenzen das Datum und die Uhrzeit zu den jeweiligen Webkonferenzen angegeben sind, auf die momentan startbaren Webkonferenzen zugreifen und die auswählen, die Sie starten möchten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Webkonferenz manuell zu starten: Schritt für Schritt 1) Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Webkonferenz. 2) Wählen Sie über das Steuerungsfeld die Webkonferenz aus, die Sie starten möchten. 3) Betätigen Sie die Schaltfläche Konferenz starten. Das Moderatormodul wird bei Ihnen im Hintergrund heruntergeladen und automatisch gestartet. Die anderen Konferenzteilnehmer müssen, um der Webkonferenz beizutreten, den Link in der Einladungs- anklicken. Dadurch wird dort das Teilnehmermodul heruntergeladen und gestartet. Nach einer automatisch durchgeführten Anmeldung an der Webkonferenz wird der Teilnehmer mit der bereits gestarteten Webkonferenz verbunden. 2.4 Wie Sie eine Ad-hoc-Webkonferenz durchführen Eine Ad-hoc-Webkonferenz mit OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin durchführen. 18 OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung

19 Die Bedienung von OpenScape Web Collaboration Outlook Plugin Wie Sie eine Ad-hoc-Webkonferenz durchführen Neben den geplanten Webkonferenzen, die Sie über die Schaltfläche einrichten, können Sie auch direkt Webkonferenzen durchführen. Diese Konferenzen werden nicht über eine Besprechungsanfrage eingerichtet, sondern das Moderatormodul wird direkt bei Ihnen heruntergeladen und gestartet. Sie müssen zusätzlich den anderen Konferenzteilnehmern, zum Beispiel telefonisch, die Sitzungs-ID mitteilen. Die anderen Konferenzteilnehmer treten der Ad-hoc- Webkonferenz bei, indem sie ihr eigenes Teilnehmermodul starten und dort die Sitzungs-ID eingeben. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Ad-hoc-Webkonferenz durchzuführen: Schritt für Schritt 1) Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Webkonferenz. 2) Betätigen Sie die Schaltfläche. Das Moderatormodul wird gestartet. 3) Teilen Sie den anderen Konferenzteilnehmern die im Moderatormodul angezeigte Sitzungs-ID mit. Sobald die anderen Konferenzteilnehmer ihr Teilnehmermodul gestartet haben und dort die Sitzungs-ID eingegeben haben, wird die Webkonferenz aufgebaut. OpenScape Web Collaboration V7, Outlook Plugin, Bedienungsanleitung 19