Gliederung - Backoffice

Transkript

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2 Gliederung - Backoffice 1 1. Backoffice Login und Startseite 2. Kundensuche 3. Händler 4. Anfragen 5. Tools 6. Bestellungen

3 Anmeldung 2 Login Das Backofficeerreichen Sie unter folgender URL:

4 Kundensuche 3 Gezielte Kundensuche Die Kundensuche ist möglich nach: Vorname Nachname Straße Hausnummer Ort -Adresse Eine Kombination aller Such-Parameter ist möglich Zur Datums-Einschränkung nutzen Sie das Datumsfeld unter Erstellt Mit Klick auf die Lupe wird die Suche gestartet, ein Klick auf den Stift öffnet die Bestellung/Kunden Sie können die zu dem Kunden gehörenden Bestellungen mit Klick auf das + aufklappen

5 Kundensuche 4 Gezielte Kundensuche Die Kundensuche ist möglich nach:: Vorname Nachname Straße Hausnummer Ort adresse Eine Kombination aller Such-Parameter ist möglich! Zur Datums-Einschränkung nutzen Sie das Datumsfeld unter Erstellt Mit Klick auf die Lupe wird die Suche gestartet, ein Klick auf den Stift öffnet die Bestellung/Kunden Sie können die zu dem Kunden gehörenden Bestellungen mit Klick auf das + aufklappen

6 Händler 5 Ihre Händlerangaben: Hier finden Sie Ihre Daten, die bei BillPay hinterlegt sind: Portale Ihre Stammdaten Ihre Bankverbindung sowie die Einstellungen der entsprechenden Portale

7 Händler 6 Ihre Händlerangaben: Hier finden Sie Ihre Daten, die bei BillPay hinterlegt sind: Portale Ihre Stammdaten Ihre Bankverbindung sowie die Einstellungen der entsprechenden Portale

8 Anfragen 7 Anfragensuche: Hier sehen Sie alle Anfragen in der Übersicht Mit dem Klick auf das Disketten -Symbol generieren Sie einen CSV-Export, den Sie z.b. als Excel-Liste ansehen können. Ein Export darf immer nur ein Zeitintervall von zwei Monaten betragen.

9 Bestellungen 8 Bestellsuche: Hier suchen Sie gezielt nach der BillPay- Bestellnummer Eingrenzend verwenden Sie: das Datum den Betrag Status der Bestellung (angelegt, storniert, ) Zahlart B2B/B2C Kombinationen der Parameter sind möglich Zahlarten: I -Invoice(Rechnung) PL -PayLater Ratenkauf D - Lastschriftverfahren TC -Ratenkauf

10 Tools - Händlerabrechnung 9 Händlerabrechnung Alle Abrechnungen werden im wöchentlichen Rhythmus erstellt. Bitte nutzen Sie hierfür den separaten Controlling-Benutzer, welchen Sie mit den Livedaten erhalten.

11 Rechnung mit BillPay Bestellansicht 2. nicht aktivierte Bestellungen Aktivierung 3. Auf-/Abschlag 4. Teilstornierung 5. Stornierung 6. Zahlungszielverschiebung 7. Kundenzahlung melden 8. Übernahme Mahngebühren 9. Bedeutung Kunden- und Händlerstatus 10. Templates 11. Zeitlicher Ablauf Rechnungskauf

12 Bestellansicht 11 Ansicht Vollansicht einer Bestellung zum Rechnungskauf Kunden- Händler- und Bestelldaten in der Übersicht

13 Nicht aktivierte Bestellung - Aktivierung 12 Aktivierung einer Bestellung Eine Bestellung kann auch über das BackOffice aktiviert werden. Meist erfolgen die Aktivierungen aber durch das Warenwirtschaftssystem Dazu auf Aktivieren klicken Es wird die Bankverbindung für den Kunden generiert. Im Anschluss erhält der Kunde eine Aktivierungsmail mit allen Daten für die Überweisung. Der Reiter Rechnung wird dann im BackOffice angezeigt. Dieser zeigt die Rechnungsdetails an

14 Nicht aktivierte Bestellung - Aktivierung 13 Aktivierung einer Bestellung Eine Bestellung kann auch über das BackOffice aktiviert werden. Meist erfolgen die Aktivierungen aber durch das Warenwirtschaftssystem Dazu auf Aktivieren klicken Es wird die Bankverbindung für den Kunden generiert. Im Anschluss erhält der Kunde eine Aktivierungsmail mit allen Daten für die Überweisung. Der Reiter Rechnung wird dann im BackOffice angezeigt. Dieser zeigt die Rechnungsdetails an

15 Auf-/Abschlag 14 Vorgehensweise Unter dem Reiter Bestellung zum Eingabefeld Auf-/Abschlag gehen und den gewünschten Betrag eingeben Achtung! Das Auf-/Abschlags -Feld ist ein reines Abschlagsfeld Positive Beträge, die Sie eingeben, bewirken eine Reduzierung des Rechnungsbetrag Den Gutschriftbetrag bitte stets mit einem Punkt statt mit Komma eingeben. z.b bewirkt einen Rabatt von 1,00 EUR Optional kann eine Bestätigungs- über die Anpassung der Bestellung an den Kunden versendet werden

16 Teilstornierung 15 Vorgehensweise Für die Teilstornierung, z.b. bei Kundenretouren, wählen Sie unter dem Reiter Bestellung den gewünschten Artikel aus und löschen Sie diesen mit dem Klick auf das rote X Sind mehrere gleiche Artikel bestellt, kann ebenfalls über die Verringerung der Anzahl eine Teilstornierung erreicht werden Nach Bestätigung auf den Button Teilstorno ist dieser Artikel aus der Bestellung entfernt

17 Stornierung 16 Vorgehensweise Soll eine Bestellung, z.b. aufgrund einer Vollretoure, storniert werden, wählen Sie den Button Stornieren Nach der Sicherheitsabfrage wird die Bestellung bei BillPay storniert Optional kann eine Bestätigungs- über die Anpassung der Bestellung an den Kunden versendet werden

18 Stornierung 17 Vorgehensweise Soll eine Bestellung, z.b. aufgrund einer Vollretoure, storniert werden, wählen Sie den Button Stornieren Nach der Sicherheitsabfrage wird die Bestellung bei BillPay storniert Optional kann eine Bestätigungs- über die Anpassung der Bestellung an den Kunden versendet werden

19 Zahlungszielverschiebung 18 Vorgehensweise Dazu das Datumsfeld anklicken, ein Kalender öffnet sich Das gewünschte Datum auswählen und mit OK bestätigen Optional kann unter den Optionen z.b. der Kunde über die Verschiebung informiert werden

20 Zahlungszielverschiebung 19 Vorgehensweise Dazu das Datumsfeld anklicken, ein Kalender öffnet sich Das gewünschte Datum auswählen und mit OK bestätigen Optional kann unter den Optionen z.b. der Kunde über die Verschiebung informiert werden

21 Zahlungszielverschiebung 20 Vorgehensweise Dazu das Datumsfeld anklicken, ein Kalender öffnet sich Das gewünschte Datum auswählen und mit OK bestätigen Optional kann unter den Optionen z.b. der Kunde über die Verschiebung informiert werden

22 Zahlungszielverschiebung 21 Vorgehensweise Dazu das Datumsfeld anklicken, ein Kalender öffnet sich Das gewünschte Datum auswählen und mit OK bestätigen Optional kann unter den Optionen z.b. der Kunde über die Verschiebung informiert werden

23 Kundenzahlung melden 22 Vorgehensweise Sollte ein Kunde an den Händler überwiesen haben, müssen Sie die Zahlung BillPay melden Dazu auf den Button Kundenzahlung melden klicken Im daraufhin erscheinenden Fenster den entsprechenden Betrag hinterlegen und dann Bestätigen Info: Der offene Betrag wird vorausgefüllt und kann ggf. manuell angepasst werden, sollte der Kunde nur einen Teilbetrag überwiesen haben

24 Kundenzahlung melden 23 Vorgehensweise Sollte ein Kunde, warum auch immer, an den Händler überwiesen haben, müssen Sie die Zahlung BillPay melden Dazu auf den Button Kundenzahlung melden klicken Im daraufhin erscheinenden Fenster den entsprechenden Betrag hinterlegen und dann Bestätigen Info: Der offene Betrag wird vorausgefüllt und kann ggf. manuell angepasst werden, sollte der Kunde nur einen Teilbetrag überwiesen haben. Bitte hier die Eingabe auch mit einem Punkt statt mit Komma vornehmen

25 Kundenzahlung melden 24 Vorgehensweise Sollte ein Kunde, warum auch immer, an den Händler überwiesen haben, müssen Sie die Zahlung BillPay melden Dazu auf den Button Kundenzahlung melden klicken Im daraufhin erscheinenden Fenster den entsprechenden Betrag hinterlegen und dann Bestätigen Info: Der offene Betrag wird vorausgefüllt und kann ggf. manuell angepasst werden, sollte der Kunde nur einen Teilbetrag überwiesen haben. Bitte hier die Eingabe auch mit einem Punkt statt mit Komma vornehmen

26 Übernahme Mahngebühren 25 Vorgehensweise Die Mahngebühren können vom Händler übernommen werden Dazu auf den Button Mahngebühren übernehmen und die für die Übernahme entsprechenden Mahngebühren auswählen und bestätigen

27 Übernahme Mahngebühren 26 Vorgehensweise Die Mahngebühren können vom Händler übernommen werden Dazu auf den Button Mahngebühren übernehmen und die für die Übernahme entsprechenden Mahngebühren auswählen und bestätigen

28 Kunden- und Händlerstatus 27 Kundenstatus Den Stand der Überweisung an BillPay können Sie am Kundenstatus sehen Hat der Kunde nicht zum Zahlungsziel an BillPay überwiesen, sehen Sie z.b. Überfällig

29 Status-Anzeigen im BackOffice 28 Überblick Offen: Die Bestellung ist bisher nicht voll bezahlt worden. Entweder liegt kein Zahlungseingang auf der Bestellung oder sie wurde nur teilweise beglichen. Geschlossen: Die Bestellung wurde storniert. Die Bestellung ist voll bezahlt. Die Bestellung ist überzahlt. Das Inkasso wurde geschlossen. Überfällig: Die Bestellung befindet sich in der 1. Mahnstufe. Die Bestellung befindet sich in der 2. Mahnstufe. Die Bestellung ist im Inkasso.

30 Templates 29 Kundenmitteilungen per Zahlungsinformation nach Rechnungsstellung Voll bezahlt Erste Mahnung Zweite Mahnung

31 Templates 30 Kundenmitteilungen per Zahlungsinformation nach Rechnungsstellung Voll bezahlt Erste Mahnung Zweite Mahnung

32 Templates 31 Kundenmitteilungen per Zahlungsinformation nach Rechnungsstellung Voll bezahlt Erste Mahnung Zweite Mahnung

33 Templates 32 Kundenmitteilungen per Zahlungsinformation nach Rechnungsstellung Voll bezahlt Erste Mahnung Zweite Mahnung

34 PayLater-Teilzahlung und Lastschrift mit BillPay

35 PayLater-Teilzahlung/Lastschrift mit BillPay 34 Die Bearbeitung bei PayLater und Lastschrift ist analog zum Rechnungskauf Ausnahmen: 1.) Die Verschiebung des Zahlungsziels steht nicht zur Verfügung. 2.) Kundenzahlungen können gemeldet werden. Siehe Seite Die Übernahme der Mahnpauschale ist nur per Mail an möglich.

36 Templates 35 Kundenmitteilungen per Bestellbestätigung/ Ratenplan Pre-Notification Mahnung Zweite Mahnung Ratenkauf Abschluss

37 Templates 36 Kundenmitteilungen per Bestellbestätigung/ Ratenplan Pre-Notification Mahnung Zweite Mahnung Ratenkauf Abschluss

38 Templates 37 Kundenmitteilungen per Bestellbestätigung/ Ratenplan Pre-Notification Mahnung Zweite Mahnung Ratenkauf Abschluss

39 Templates 38 Kundenmitteilungen per Bestellbestätigung/ Ratenplan Pre-Notification Mahnung Zweite Mahnung Ratenkauf Abschluss

40 Templates 39 Kundenmitteilungen per Bestellbestätigung/ Ratenplan Pre-Notification Mahnung Zweite Mahnung Ratenkauf Abschluss

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42 Gliederung - Selbstauskunft BillPay-Status abgelehnt 2. Online-Formular zur Selbstauskunft 3. Der Kunde kann nicht bestellen 4. Ansprechpartner bei BillPay

43 Der Kunde kann nicht bestellen 42 WARUM WERDEN KUNDEN ABGELEHNT? BillPay darf Ihnen aus datenschutztechnischen Gründen hierzu keine Auskunft erteilen. Wir bitten Sie, den Kunden auf folgende Seite zu verweisen: billpay.de/auskunft und das Formular auszufüllen. Die Gründe für Ablehnungen können vielfältig sein: 1. Die Auskunftei bestätigt uns die angegebene Rechnungsadresse nicht als amtliche Meldeadresse 2. Der Kunde hat eine Firmenadresse angegeben, statt der amtlichen Meldeadresse 3. Der Kunde hat einen Rufnamen ("Tom" statt "Thomas") oder Künstlernamen angegeben 4. Die Rechnungsadresse weicht von der Lieferadresse ab 5. Die Lieferadresse soll eine Packstation sein

44 BillPay-Status abgelehnt 43

45 Online-Formular zur Selbstauskunft 44 Die Selbstauskunft finden Sie unter: billpay.de/auskunft Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in den FAQ Innerhalb von 24 Stunden erhält der Kunde eine Rückmeldung, an die beim Bestellversuch verwendete -Adresse, mit dem Ergebnis seiner Selbstauskunft

46 Ansprechpartner für den Händler ANSPRECHPARTNER IM ÜBERBLICK 45 Bei Anfragen zu Kundenanliegen, Änderung der Bestellung Mo-Fr 08:00-18:00 Uhr Sa 10:00 16:00 Uhr Bei Vertragsänderungen, Änderung der Kontaktdaten innendienst@billpay.de Bei technischen Fragen zur Anbindung Mo-Fr 08:00-18:00 Uhr support@billpay.de Bei Fragen zur Händlerabrechnung abrechnung@billpay.de