Billpay Handbuch. Händlerportal

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1 Billpay Handbuch Händlerportal

2 Index 2 I Einführung BackOffice Login Erläuterung // Verwaltung und Controlling a Wichtiges zu Zahlungsarten II Bearbeitung der Bestellungen b Eintrag eines Abschlags c Eintrag Geldeingang beim Händler d Teilstornierung e Vollstornierung e 1 Vollstornierung - Zusatzinformation f Zahlungszielverschiebung III INFO BOX IV Wissenswertes auf einen Blick // Abläufe zu sauberen Prozessen V Bedeutung Kunden-/Händlerstatus VI FAQ s VII Ansprechpartner VIII Kundenanfragen

3 I Einführung BackOffice 3 Bitte berücksichtigen Sie, dass für das Verwalten der Bestellungen und den Controllingbereich (Abrechnungen) verschiedene Zugangsdaten existieren. Eine komplexe Erläuterung zur Verwaltung Ihrer Bestellungen finden Sie auf den folgenden Seiten. https://admin.billpay.de/ Zugangsdaten für den Controllingbereich können Sie im Merchant-Service sowie beim techn. Support erfragen.

4 I Einführung BackOffice 4 ZUM VERSTÄNDNIS GILT: Admin Tool = BackOffice Beim eingeben der Billpay-Admin-Adresse erscheint folgende Maske: https://admin.billpay.de/

5 I Einführung BackOffice 5 Nach Eingabe der Login-Daten erscheint folgende Maske: Hierzu klicken Sie bitte auf den Reiter Bestellungen.

6 I Einführung BackOffice 6 Bitte beachten Sie, um Ihre Bestellungen in der Übersicht aufrufen zu können, ändern Sie im aufgeführten Datum die Jahreszahl. BEISPIEL:

7 I Einführung BackOffice 7 Es kann nun eine entsprechende Bestellnummer eingegeben werden. Im Anschluss klicken Sie auf die Lupe, welche sich unter dem Feld Aktionen zu finden ist.

8 I Einführung BackOffice 8 Es erscheint die entsprechende Bestellung. Um die Bestellung zu öffnen, klicken Sie auf den Stift im Bestellungsfeld.

9 I Einführung BackOffice 9 Die geöffnete Bestellung:

10 I Einführung BackOffice 10 REITER BESTELLUNG Hier wird zunächst eine Übersicht der verschiedenen Artikel dargestellt. Änderungen, wie Auf/Abschlag oder Teilstorno können vorgenommen werden.

11 I Einführung BackOffice 11 REITER RECHNUNG 1 Der Kundenstatus sowie das Zahlungsziel können eingesehen werden. Änderungen erfolgen in diesem Reiter nicht.

12 I Einführung BackOffice 12 a // Wichtiges zu Zahlungsarten - Dies gilt es zu berücksichtigen: RECHNUNG für jede Bestellung wird eine separate Kontonummer generiert, welche auf jeder Händler-Rechnung entsprechend vermerkt sein muss (dies wird bereits bei der Integration eingestellt) das Zahlungsziel beträgt zwischen 20 und 30 Tagen, je nach Vertragsbedingungen und kann nach Bedarf, innerhalb des Zahlungsziels verschoben werden LASTSCHRIFT das Zahlungsziel beträgt, je nach Vereinbarung 14; 20 oder 30 Tage das Zahlungsziel kann hier nicht verschoben werden Billpay versucht max. 2x die Forderung vom Konto des Kunden einzuziehen, sollten beide Versuche fehlschlagen, so wird dem automatisch eine separate Kontonummer generiert, an die er die offene Forderung dann überweisen kann bei fehlgeschlagenen Einzügen entsteht eine Rücklastschriftgebühr, welche mit 12,00 EUR zzgl. Rechnungsbetrag eingezogen wird der Bestellwert kann nachträglich nicht erhöht werden

13 I Einführung BackOffice 13 a // Wichtiges zu Zahlungsarten - Dies gilt es zu berücksichtigen: RATENKAUF der Ratenkauf kann als einziges Zahlungsmittel in eine andere Zahlungsart (Rechnungskauf) abgewandelt werden der Bestellwert kann nachträglich nicht erhöht werden KUNDENSTATUS Änderung des Status nach erfolgreichem Zahlungseingang (Kundenstatus: voll bezahlt ) Bei angefallenen Mahngebühren erfolgt keine Änderung des Status (Kundenstatus: 1. Mahnung // 2. Mahnung ; falls Sie diese für den Kunden übernehmen möchten, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter des Merchant-Service von Billpay) REAKTIVIERUNG eine Reaktivierung einer Bestellung ist bis zu 2 Tage nach Stornierung möglich, dies kann jedoch nur durch einen Mitarbeiter des Merchant-Service durchgeführt werden

14 II Bearbeitung der Bestellungen 14 b // Eintrag eines Abschlags Das Abschlagsfeld ist ein Rabattfeld und bedarf keiner weiteren Eingabe von Operationszeichen, wie bspw. + oder -. Der Ab-/Aufschlag kann lediglich im Reiter Bestellung geändert werden.

15 II Bearbeitung der Bestellungen 15 b // Eintrag eines Abschlags Der Betrag muss vollständig im Abschlagsfeld eingetragen werden, Beispiel: 1.00 Es gilt zu beachten, dass nur durch einen Punkt., statt einem Komma, der Betrag korrekt im Abschlagsfeld eingetragen werden kann.

16 II Bearbeitung der Bestellungen 16 b // Eintrag eines Abschlags Im nächsten Schritt wird die Eingabe des Betrags durch den Teilstorno- Button bestätigt.

17 II Bearbeitung der Bestellungen 17 b // Eintrag eines Abschlags Die Eingabe wird nochmals bestätigt. Um den Kunden zeitgleich per Mail zu informieren, besteht die Möglichkeit ein Häkchen bei Erinnerungs- senden zu setzen. Anschließend ändert sich der Rechnungsbetrag wie gewünscht.

18 II Bearbeitung der Bestellungen 18 c // Eintrag Geldeingang beim Händler Sollte ein Kunde versehentlich an den Händler zahlen, so gibt es bei Billpay die Möglichkeit den Zahlungseingang im BackOffice zu vermerken.

19 II Bearbeitung der Bestellungen 19 d // Teilstornierung Teilstornierungen können im Reiter Bestellungen vorgenommen werden: Hierzu können Sie die Menge der Artikel oder einzeln aufgeführte Artikel aus der Forderung entfernen. Ändern Sie die Menge durch herabsetzen oder klicken Sie auf das rote Kreuz des Artikels. WICHTIG: Entfernte Artikel können nicht wieder hinzugefügt werden.

20 II Bearbeitung der Bestellungen 20 d // Teilstornierung Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Teilstorno. WICHTIG: Entfernte Artikel können nicht wieder hinzugefügt werden.

21 II Bearbeitung der Bestellungen 21 d // Teilstornierung Die Eingabe wird nochmals bestätigt. Um den Kunden zeitgleich per Mail zu informieren, besteht die Möglichkeit ein Häkchen bei Erinnerungs- senden zu setzen. Anschließend ändert sich der Rechnungsbetrag wie gewünscht. WICHTIG: Entfernte Artikel können nicht wieder hinzugefügt werden.

22 II Bearbeitung der Bestellungen 22 e // Vollstornierung Vollstornierungen können nur innerhalb des Zahlungsziels vorgenommen werden. Der Button Stornieren befindet sich über den Forderungsdetails. WICHTIG: Vollstornierungen können max. 2 Tage nach Bearbeitung reaktiviert werden. Vollstornierungen werden nicht am Telefon durchgeführt.

23 II Bearbeitung der Bestellungen 23 e // Vollstornierung Die Eingabe wird nochmals bestätigt. Um den Kunden zeitgleich per Mail zu informieren, besteht die Möglichkeit ein Häkchen bei Erinnerungs- senden zu setzen. Anschließend wird die Forderung vollständig storniert. WICHTIG: Vollstornierungen können max. 2 Tage nach Bearbeitung reaktiviert werden. Vollstornierungen werden nicht am Telefon durchgeführt.

24 II Bearbeitung der Bestellungen 24 e 1 // Vollstornierung Zusatzinformation Bitte berücksichtigen Sie, dass im Falle einer vollständigen Stornierung alle Forderungen der jeweiligen Bestellung gegenüber dem Kunden eingestellt werden. Das betrifft insbesondere angefallene Mahngebühren sowie ein etwaiges Inkassoverfahren. WICHTIG: Vollstornierungen können max. 2 Tage nach Bearbeitung reaktiviert werden. Vollstornierungen werden nicht am Telefon durchgeführt.

25 II Bearbeitung der Bestellungen 25 f // Zahlungszielverschiebung Das Zahlungsziel kann im Reiter Rechnung 1 bearbeitet werden. Hierzu klicken sie in das Datum. WICHTIG: Zahlungszielverschiebungen sind nur innerhalb des Zahlungsziels möglich. (siehe FAQ s) Die Auszahlung ist abhängig vom Zahlungsziel.

26 II Bearbeitung der Bestellungen 26 f // Zahlungszielverschiebung Es erscheint ein Eingabefeld zur Änderung des Datums. Wählen Sie nun ein entsprechendes Datum aus. Zur Bestätigung klicken Sie auf OK und folgen bitte der nächsten Seite. WICHTIG: Zahlungszielverschiebungen sind nur innerhalb des Zahlungsziels möglich. (siehe FAQ s) Die Auszahlung ist abhängig vom Zahlungsziel.

27 II Bearbeitung der Bestellungen 27 f // Zahlungszielverschiebung Die Eingabe wird nochmals bestätigt. Um den Kunden zeitgleich per Mail zu informieren, besteht die Möglichkeit ein Häkchen bei Erinnerungs- senden zu setzen. Anschließend wird das Zahlungsziel wie gewünscht verschoben. WICHTIG: Zahlungszielverschiebungen sind nur innerhalb des Zahlungsziels möglich. (siehe FAQ s) Die Auszahlung ist abhängig vom Zahlungsziel.

28 III Info Box 28 INFO BOX // ACHTUNG Sollte der Kundenstatus nach Eingabe des Geldeingangs nicht auf voll bezahlt umsetzen, so sind möglicherweise bereits Mahngebühren angefallen (falls Sie diese für den Kunden übernehmen möchten, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter des Merchant-Service von Billpay). Weiters bleibt zu berücksichtigen, dass Zahlungseingänge beim Händler unverzüglich an Billpay zu melden sind. Eine schuldbefreiende Wirkung kann nur durch Überweisung auf das entsprechende Billpay-Konto erzielt werden. ABLEHNUNG KUNDEN Bitte berücksichtigen Sie, dass wir Ihnen aus datenschutztechnischen Gründen keine Auskunft über Ablehnungsgründe der Kunden mitteilen dürfen. In solchen Fällen kommunizieren Sie bitte folgende Mailadresse an die Kunden: VERSCHIEBUNG ZAHLUNGSZIEL Sollte es zu absehbaren Lieferverzögerungen // Verzögerung der Retourenverarbeitung kommen, so können Sie das Zahlungsziel selbstständig innerhalb des Zahlungsziels entsprechend verschieben. Sollte eine selbstständige Verschiebung nicht mehr möglich sein, so kontaktieren Sie bitte einen Mitarbeiter des Merchant-Service unter der bekannten Mailadresse oder per Telefon mit folgenden Details: Angabe eines genauen Datums (berücksichtigen Sie, dass Ihre Auszahlung abhängig vom Zahlungsziel ist)

29 IV Wissenswertes auf einen Blick // Abläufe zu sauberen Prozessen 29 PER MAIL Angabe von korrekten Bestellnummern Angabe eines genauen Datums (bspw. bei Verschiebung Zahlungsziel // Kunde hat auf das Händlerkonto gezahlt) Angabe von korrekten Artikeln bei Teilstorno um unnötigen Schriftwechsel zu vermeiden, bitten wir eindeutige Handlungsaufträge zu übersenden PER TELEFON Vollstornierungen werden am Telefon nicht durchgeführt, hierzu senden Sie bitte eine an die bekannte Mailadresse Angabe von der Händler-Bestellnummer Angabe eines genauen Datums (bspw. bei Verschiebung Zahlungsziel // Kunde hat auf das Händlerkonto gezahlt) Servicelevel Mail: 24h Erreichbarkeit Telefon: Mo - Fr 09:00-17:00

30 V Bedeutung Kunden-/Händlerstatus Was bedeutet der jeweilige Status im Billpay-Backoffice? 30 Kundenstatus created = die Bestellung ist im System angelegt, jedoch wurde bisher das Zahlungsziel nicht aktiviert captured = die Bestellung ist im System angelegt, das Zahlungsziel ist aktiviert, ein Zahlungseingang seitens des Kunden erfolgte bislang nicht cancelled = die Bestellung wurde vollständig storniert paid full = die Bestellung wurde vom Kunden vollständig beglichen 2. Zahlungserinnerung = an den Kunden wurde eine Zahlungserinnerung (3 Tage vor Zahlungsziel) per Mail gesandt 1. Mahnung = an den Kunden wurde eine Mahnung mit entsprechender Gebühr (vertragsgemäß) per Mail gesandt 2. Mahnung = an den Kunden wurde eine Mahnung mit entsprechender Gebühr (vertragsgemäß) per Mail gesandt (ab einem Bestellwert von 20,00 EUR wird dem Kunden zusätzlich die 2. Mahnung per Post zugestellt) überbezahlt = vom Kunden wurde mehr gezahlt als gefordert, die Erstattung erfolgt in diesem Fall automatisch von Billpay, eine Erstattung von Ihrer Seite ist somit nicht erforderlich Händlerstatus created = die Bestellung ist im System angelegt, jedoch wurde bisher das Zahlungsziel nicht aktiviert cancelling pending = die Bestellung wurde vollständig storniert, jedoch noch nicht von Buchhaltung geprüft (vertragsgemäße Stornogebühren fallen noch nicht an) cancelled = die Bestellung ist vollständig storniert (vertragsgemäße Stornogebühren fallen an) unassigned (nicht zugeordnet) = bislang erfolgte keine Händlerauszahlung oder ein Zahlungseingang seitens des Kunden, ebenso wurden bisher keine Mahngebühren erhoben reimbursement done = die Händlerauszahlung ist erfolgt und abgeschlossen

31 VI FAQ s 31 KANN DIE GEWÄHLTE ZAHLART GEÄNDERT WERDEN? Nein, eine Änderung der Zahlart ist grundsätzlich nicht möglich. Eine Ausnahme bildet hier der Ratenkauf, dieser kann abgelöst und als Rechnungskauf umgetragen werden. Hierzu kann sich der Kunde an unseren Kundenservice wenden. WANN WERDEN RECHNUNGEN VERSENDET? Billpay kann und darf an Endkunden keine Rechnungen versenden. Dies ist Aufgabe des Händlers. Billpay versendet Zahlungserinnerungen/- aufforderungen per Mail. WANN ERHALTE ICH DIE ABRECHNUNGEN? Die Abrechnungen werden wöchentlich angefertigt. Diese können Mittwochs, spätestens Donnerstags im Backend eingesehen bzw. heruntergeladen werden. Hierzu loggen Sie sich mit den entsprechenden Zugangsdaten ein. WANN WERDEN MAHNGEBÜHREN ERLASSEN? Mahngebühren werden erlassen, wenn ein Fehler durch Billpay vorliegt. WER ERSTATTET DEM KUNDEN DAS GELD? Insofern der Kunde eine Zahlung an Billpay geleistet hat, wird im Falle einer Voll-oder Teilstornierung das Geld selbstverständlich an den Kunden erstattet. Dieser Vorgang erfolgt automatisch.

32 VI FAQ s 32 KANN ICH EINE VOLLSTORNIERUNG AM TELEFON DURCHFÜHREN LASSEN? Eine Vollstornierung ist am Telefon nicht möglich. Bitte senden Sie dazu eine entsprechende Mail an unseren Merchant-Service. WARUM SIND MANCHE BETRÄGE IN MEINER ABRECHNUNG MIT EINEM - HINTERLEGT? Mit einem - gekennzeichnete Beträge sind aufgeführt bei: Teilstornierungen // Vollstornierungen // Zahlungszielverschiebungen // Geldeingang beim Händler. Bei Fragen können Sie uns gern telefonisch kontaktieren. WIRD GELD VON MEINEM HÄNDLERKONTO DURCH BILLPAY ABGEBUCHT? Nein, Billpay bucht grundsätzlich kein Geld von Händlerkonten ab. WARUM WERDEN KUNDEN ABGELEHNT? Billpay darf Ihnen aus datenschutztechnischen Gründen hierzu keine Auskunft erteilen. Wir haben für die Kunden folgende adresse eingerichtet: KANN EIN MAHNSTOPP EINGELEGT WERDEN? Mit Verschiebung des Zahlungsziels ist es dem Kunden gestattet seine Zahlung an Billpay zeitlich zu verschieben. Bitte berücksichtigen Sie, dass dies in Absprache mit dem Händler erfolgen kann. Weiters bleibt zu beachten, dass die Auszahlung von der Verschiebung des Zahlungsziels abhängig ist.

33 VII Ansprechpartner ANSPRECHPARTNER IM ÜBERBLICK 33 Merchant Service Mo-Fr 09:00-17: Lydia Kornau Mo-Fr 09:00-18: Merchant Integration Mo-Fr 09:00-17: Buchhaltung MERCHANT-SERVICE: Lydia Kornau (Director) Nadine Filehr Dennis Pohlke Mareen Große Michael Wagner

34 VIII Kundenanfragen 34 WANN SOLL SICH DER KUNDE AN BILLPAY WENDEN Ein Kunde kann nicht mit Billpay bestellen: Verweisen Sie ihn bitte gleich an mit dem Hinweis, dass Anfragen hier ausschließlich schriftlich beantwortet werden. Gern kann sich der Kunde auch postalisch an die unten genannte Adresse wenden. Die Gründe der Ablehnung können vielfältig sein: 1. die Auskunftei bestätigt uns die angegebene Rechnungsadresse nicht als amtliche Meldeadresse 2. der Kunde hat eine Firmenadresse angegeben, statt der amtlichen Meldeadresse 3. der Kunde hat einen Rufnamen ("Tom" statt "Thomas") oder Künstlernamen angegeben 4. die Rechnungsadresse weicht von der Lieferadresse ab 5. die Lieferadresse soll eine Packstation sein 6. es liegen bei Billpay oder bei den von Billpay benutzen Datenquellen negative Zahlungserfahrungen zu dem anfragenden Kunden vor 7. es liegen nicht bezahlte Bestellungen bei Billpay vor. 8. das individuelle Bestelllimit des Kunden ist für den angefragten Kauf überschritten der Kunde möchte gern das Abbuchungsdatum anpassen bei sämtlichen Anfragen zur Bezahlung der Rechnung z.b. Ratenkaufablösung bei Änderungen der adresse sowie der Bankverbindung an oder postalisch an: Billpay GmbH, Zinnowitzer Str. 1, D Berlin

35 VIII Kundenanfragen 35 ABLAUF RÜCKLASTSCHRIFT Erfolgt eine Rücklastschrift, so wird der Kunde automatisch per benachrichtigt. Er erhält somit die Information, dass eine Rücklastschriftgebühr in Höhe von 12,00 EUR zusätzlich zum Rechnungsbetrag fällig wird. Ein weiterer Einzug erfolgt 10 Tage (Bankarbeitstage) nach entstandener Rücklastschrift. Sollte der zweite Einzugsversuch ebenfalls scheitern, so erhält der Kunde automatisch eine weitere mit der Aufforderung zur Überweisung (entsprechende Kontodaten werden angegeben) des fälligen Betrages bis zum xx.xx.xxxx. Hier fallen weitere Mahngebühren in Höhe von 5,00 EUR an.

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