WIWAddOn Version 1.11 vom

Transkript

1 WIWAddOn Version 1.11 vom AddOn-Programm für JTL-Warenwirtschaft ab Version a Kurzdokumentation

2 Allgemeines zum Programm Für das Freeware-Programm JTL-Warenwirtschaft wurden mit diesem AddOn verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Erweiterungen erstellt, die für viele Anwender von Nutzen sein können. Folgende Erweiterungen sind vorhanden bzw. demnächst geplant: Ein Auswertungs-Tool (Freeware), das bereits als Freeware separat verwendet werden kann, wurde in das AddOn integriert. Wenn Sie bereits mit diesem Tool arbeiten, dann müssen Sie die vorhandenen Auswertungen im Programm CubeInfo exportieren und hier importieren. Die Funktionalität ist identisch. Wenn Sie das Auswerte-Tool nutzen wollen, dann installieren Sie bitte zusätzlich den CubeInterpreter im Programmverzeichis des WIWAddOn-Programmes. 2-stufige Provisionsabrechnung (kostenpflichtig) mit der Möglichkeit Berater- und Teamleiter- Provisionen über beliebige Zeiträume (ab Monat aufwärts) zu ermitteln. Export der Daten für externe Buchhaltung ist möglich. Export-Modul zur Aufbereitung der Rechnungs- und Gutschriftendaten mit Erstellung einer Exportdatei für externe Buchhaltungsprogramme EK-Preis-Modul (geplant) bietet die Möglichkeit, einen zeitnahen Einkaufspreis zu Auftragspositionen mitzuführen. Weitere AddOns sind in Planung (Filialanwendung, Edelstahlzuschlag) Achtung: Dieses AddOn greift nur lesend auf die vorhandenen JTL-Tabellen zu und verändert keine Daten. Es werden in der Datenbank Tabellen und Sichten angelegt, die alle mit WIW oder ZZ beginnen. Erstelldatum :51 Seite 2 von 40

3 Installation Das Programm wird als ZIP-File ausgeliefert. In dieser gepackten Datei befindet sich ein Setup-Programm und diese Dokumentation (als PDF-File). Lesen Sie zunächst die Dokumentation aufmerksam durch. Starten Sie das Setup-Programm und installieren Sie das Programm im vorgeschlagenem Verzeichnis (C:\Programme\WIWAddOn) oder in einem Verzeichnis Ihre Wahl. Achtung: Installieren Sie dieses AddOn nicht im Verzeichnis der JTL-WAWI. Bei Updates des JTL-Programmes kann das komplette Verzeichnis gelöscht und wieder mit Daten gefüllt werden. Fremde Daten (wie dieses AddOn) sind dann verloren. Nach der erfolgreichen Installation können Sie das AddOn (WIWAddOn.EXE) starten, indem Sie auf die Startverknüpfung (Link) einen Doppelklick ausführen. Erstelldatum :51 Seite 3 von 40

4 Das Programm meldet sich mit diesem Startbildschirm, den Sie mit OK beenden können. Das Hauptmenü zeigt Ihnen die verfügbaren Programmmodule. Die nicht anwählbaren Programmteile sind noch in Arbeit oder in Ihre Lizenz nicht enthalten. Erstelldatum :51 Seite 4 von 40

5 Wenn das Programm das erste Mal gestartet wird, benötigt es Informationen über die Datenbank der JTL- WAWI. Wenn Sie mit der Standard-Installation JTL-WAWI arbeiten, dann geben Sie die folgenden Parameter in die Maske Mandant ein bzw. wählen Sie den ersten Datensatz und klicken Sie auf Auswahl. Anschließen klicken Sie auf OK und in der Listanzeige auf den Button Auswahl. Jetzt weiß die WIWAddOn, mit welchem Mandanten gearbeitet werden soll. Dieser Mandant wird ab sofort bei jedem Programmstart automatisch gewählt und in der Bildschirm-Statuszeile angezeigt. Erstelldatum :51 Seite 5 von 40

6 Wollen Sie den Mandanten wechseln, dann Öffnen Sie den Menüpunkt Setup und wählen Mandanten an. Legen Sie einen weiteren Mandanten an und wählen Sie mit Auswahl diesen Mandanten aus. Bis zur nächsten Änderung bleibt dieser neue Mandant aktiv. Nach Wechsel des Mandanten erhalten Sie mit der Demo-Version diese Meldung und nach Klicken auf OK sind einige Module nicht anwählbar. Verlassen Sie das Programm und starten Sie es erneut, dann taucht dieses Problem nicht mehr auf. Erstelldatum :51 Seite 6 von 40

7 Provisionsabrechnung Unter dem Menüpunkt Provisionsabrechnung erreichen Sie alle Programmteile, die zur Abrechnung von Provisionen erforderlich sind. Die Provisionsabrechnung erfolgt in dieser Programmversion 2-stufig. Das heißt, es werden Teamleiter und Berater verwaltet und beide Personekreise erhalten unterschiedlich hohe Provisionen von den Brutto- Verkaufspreisen aller Artikel mit Artikelnummer in den berechneten Aufträgen. Auftragspositionen ohne Artikelnummer (wie bspw. Versandkosten oder Postgebühren) werden bei der Provisionsabrechnung nicht berücksichtigt. Sie auch noch einzelne Artikel von der Berechnung ausschließen. Bevor Sie mit der Abrechnung beginnen können, sind einige Voreinstellungen vorzunehmen. Unter dem Menüpunkt Setup Setup-Einstellungen öffnet sich das Fenster für die System-Einstellungen. Erstelldatum :51 Seite 7 von 40

8 Hier müssen Sie ein Prefix für den Berater und ein Prefix für den Teamleiter festlegen. Diese Daten werden für die automatische Nummernvergabe für Berater und Teamleiter vergeben. Diese Nummern sind 6-stellig mit einem 2-stelligem Prefix. Sie können den Berichten Ihr Logo und Wasserzeichen zuordnen sowie die Lage der Absenderdaten definieren. Der Ausdruck der Fusszeile kann unterdrückt werden. Mit Klick auf OK werden die Daten gespeichert und das Fenster geschlossen. Erstelldatum :51 Seite 8 von 40

9 Das Menü führt Sie zu den Listbildschirmen für die Teamleiter und die Berater, sowie zu den jeweiligen Ausdrucken. Darüber hinaus können Sie den Auswerte-Zeitraum bestimmen. Automatisch wird der Auswerte-Zeitraum auf den 1. Januar bis zum 31. Dezember des Jahres vorbelegt. Andere Standard-Zeiträume können ein einer der nächsten Versionen per System-Einstellungen gewählt werden. Denkbare Einstellungen wären letztes Quartal, letzter Monat oder ähnliches. Die Maske für die Zeitraum-Bestimmung erreichen Sie von verschiedenen Punkten innerhalb der Provisionsabrechnung. Wählen Sie das Jahr und den Monat oder das Quartal und klicken Sie auf den Button weiter. Unterhalb des Hauptmenüs wird der ausgewählte zeitraum angezeigt Der Menüpunkt Provisionsabrechnung zeigt Ihnen den eingestellten Zeitraum, sowie die Anzahl der Aufträge und die berechneten Aufträge an. Über den Button Zeitraum können Sie wie schon oben beschrieben den Zeitraum verändern. Über den Button Go wird die Provisionsabrechnung gestartet. Achtung: Vorher müssen Sie Berater und Teamleiter anlegen, sowie Berater- und Kundenzuordnungen erstellen. Erstelldatum :51 Seite 9 von 40

10 Um sicherzustellen, daß keine Abrechnung doppelt vorgenommen wird löscht dieser Programmteil eventuell vorhandene Auswertedaten und erstellt die Auswertung neu. Nach durchlaufen der Abrechnung werden noch die nicht berechneten Aufträge ermittelt. Der Prozess wird direkt im Anschluß an diese Routine aufgerufen und das Fenster wird in der gleiche Größe dargestellt. Wenn relativ wenig Datensätze durchlaufen werden, ist nur ein kurzen Flackern erkennbar. Wenn Sie bestimmte Artikel von der Provision ausschließen wollen, dann können Sie das unter dem Menüpunkt Artikel ignorieren festlegen. Tragen Sie in diese Maske einfach die Artikelnummer ein, für die keien Provision berücksichtigt werden soll. Erstelldatum :51 Seite 10 von 40

11 Um Provisionen berechnen zu können werden Teamleiter und Berater benötigt. Die Teamleiter und Berater werden jeweils in einem eigenen Datenbankbereich verwaltet. Das Anlegen der Daten erfolgt in der Detailmaske, die durch Klick auch den Neu-Button geöffnet wird. Erstelldatum :51 Seite 11 von 40

12 Die Teamleiter-Nr. wird automatisch vergeben. Alle weiteren Daten sind selbsterklären. Im Maskenbereich Finanzen müssen Sie den Provisionssatz in % eintragen. Mit diesem Wert wird der Satz vom Bruttoumsatz kalkuliert. Erstelldatum :51 Seite 12 von 40

13 Anschließen der folgt die Beraterzuordnung. Zu jedem Teamleiter gehören verschiedene Berater. Wenn Sie im Beraterbereich der Teamleiter-Maske den Button Neu anwählen, können Sie die Berater-Nr. eintragen oder aus dem 3-Punkte Button die Berater-Liste öffnen und sich einen Berater aussuchen und mit Klick auf den Button Auswahl übernehmen. Erstelldatum :51 Seite 13 von 40

14 Im Bereich TeamleiterUmsatz sehen Sie alle durch den Programmteil Provisionsberechnung ermittelten Daten. Wenn Sie die Checkbox Zeitraum filtern anwählen, dann wird die Anzeige auf den Auswerte- Zeitraum gefiltert und die Werte Brutto und Provision aktualisiert. Erstelldatum :51 Seite 14 von 40

15 Die Provisionen können als Abrechnung für die Teamleiter gedruckt werden. Die Teamleiterabrechnung dient als Einzelabrechnung pro Teamleiter Erstelldatum :51 Seite 15 von 40

16 Die Teamleiterabrechnung gesamt ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Erstelldatum :51 Seite 16 von 40

17 Mit der Liste Teamleiter-Beraterzuordnung können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten. Erstelldatum :51 Seite 17 von 40

18 Die Berater werden in diesem Programmteil. Der Ablauf ist identisch mit den Teamleitern. Erstelldatum :51 Seite 18 von 40

19 Wichtig ist auch hier wieder die Eingabe des %-Satzes für die Provisionsermittlung. Erstelldatum :51 Seite 19 von 40

20 Und die Höhe des Umsatzes und der damit verbundenen Provision sehen Sie hier. Die Checkbox Zeitraum filtern nimmt auch hier den eingestellten Auswerte-Zeitraum und ermittelt die Felder Brutto und Provision neu. Erstelldatum :51 Seite 20 von 40

21 Ohne Kundenzuordnung können keine Provisionen ermittelt werden. Die Zuordnung zu den Kunden wird hier angezeigt. Die Kundenzuordnung muß an dieser Stelle gemacht werden. Eine direkte Integration in die JTL-Wawi in die Kundenattribute war leider nicht möglich, das die Tabelle Kundenattribute keinen verwertbaren Index zur Suche nach der Kundennumemr enthält. Achtung: Neu angelegte Kunden müssen Sie immer hier dem Berater zuordnen! Erstelldatum :51 Seite 21 von 40

22 Durch Klick auf den Neu-Button öffnet sich das Fenster Beraterzuordnung. Nach Eingabe der Kunden-Nr. oder Kundenauswahl (3-Punkte-Feld) wird der Kunde zugeordnet Erstelldatum :51 Seite 22 von 40

23 Auch hier lassen Sie verschiedene Listen drucken. Die Beraterabrechnung erstellt einzelne Abrechnungen für die Berater. Erstelldatum :51 Seite 23 von 40

24 Nicht bezahlte Aufträge oder Aufträge, bei dennen noch keine Rechnung erstellt wurde können Sie sich auch ausdrucken. Erstelldatum :51 Seite 24 von 40

25 Die Beraterabrechnung gesamt ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Erstelldatum :51 Seite 25 von 40

26 Mit dieser Liste haben Sie die Übersicht, welche Kunden zu welchen Beratern gehören. Erstelldatum :51 Seite 26 von 40

27 Über den Menüpunkt Buchhaltungs-Export können Sie alle Provisionsdaten eines Zeitraumes für Ihre externe Buchhaltung als CSV-Datei exportieren. Erstelldatum :51 Seite 27 von 40

28 Export Mit einem weiteren Programmteil können Rechnungs- und Gutschriftendaten zur weiteren Verarbeitung durch externe Programme im CSV-Format exportiert werden. Die Daten werden nach Artikelnummer und Verkaufspreis gruppiert und summiert. Erstelldatum :51 Seite 28 von 40

29 Mit diesem Button können Sie den Auswerte-Zeitraum bestimmen. Automatisch wird der Auswerte-Zeitraum auf den 1. Januar bis zum 31. Dezember des Jahres vorbelegt. Die Maske für die Zeitraum-Bestimmung erreichen Sie von verschiedenen Punkten innerhalb des Exportmoduls. Wählen Sie das Jahr und den Monat oder das Quartal und klicken Sie auf den Button weiter. Alternativ können Sie auch das Datum aus einem Kalender bestimmen.. Nach der Selektion des Auswertezeitraumes können Sie die Buttons Rechnungen oder Gutschriften anklicken. Wenn sich im Auswertezeitraum Daten befinden, werden diese im Listbereich angezeigt. Bei großen Datenmengen kann dieser Vorgang etwas dauern. Danach können Sie den Button Export betätigen und die CSV-Datei wird im Programmverzeichnis in einem Unterverzeichnis EXPORT mit dem Namen RECHNUNG_JJJJMMTT.TXT oder GUTSCHRIFT_JJJJMMTT.TXT gespeichert. (JJJJ = Jahr, MM = Monat, TT = Tag des Abruftages) angelegt. Das Ergebnis eines Exportaufrufes sieht dann so aus: Erstelldatum :51 Seite 29 von 40

30 Die Datei, die exportiert wird enthält dann diesen Inhalt: Erstelldatum :51 Seite 30 von 40

31 Die für den Export benötigten Informationen werden in der Query-Liste verwaltet. In der SQL-Anweisung steht die Variable #AZ#. Diese Variable dient als Platzhalter und wird zum während des Abrufes mit einer WHERE-Bedingung, die eine Selektion des Datums von/bis durchführt. Diese Abfragen dürfen nicht verändert werden, anderenfalls arbeitet der Export nicht mehr richtig. Die Basisabfragen ZZGUTSCHRIFT und ZZARTRECH01 müssen aktualisiert werden. Dazu bitte wie beim Auswerteprogramm die Datei SQL-Scripte öffen (Auswertungen SQL-Scripte) und die beiden neuen Scripte (ID 43 und 44, sofern Sie keine eigenen Scripte erstellt haben) aufrufen und Aktualisieren anklicken. Erstelldatum :51 Seite 31 von 40

32 Auswertungen Nach der Installation müssen Sie ein paar Daten in die SQL-Datenbank eintragen. Dazu starten Sie das Programm (CubeInfo) und öffen das Fenster SQL-Scripte (Menü Listen SQL-Scripte) Hier sind die mitgelieferten View-Definitionen gelistet. Bitte jeden Datensatz öffnen (Button Change) und dann auf den Button Aktualisieren klicken. Jetzt ist die Datenbank für CubeInfo vorbereitet. Erstelldatum :51 Seite 32 von 40

33 Im nächsten Schritt laden Sie die mitgelieferten Cube-Definitionen. Diese sind im Verzeichnis Script abgelegt. Mit dem Button Import öffnen Sie den Filedialog, um die Datei auszuwählen. Alle mitgelieferten Daten setzen eine Standard-Installation der JTL-WAWI Betaversion voraus. Das heißt, der Datenbankname ist eazybusiness, Benutzer ist sa und das Kennwort lautet sa04jt14. Erstelldatum :51 Seite 33 von 40

34 Wenn Sie hier andere Namen verwenden, dann muss das jetzt angepasst werden. Durch Doppelklick auf den einen Datensatz kommen Sie in die Bearbeitungsmaske. Hier können Sie die Daten anpassen (Feld Connect). Wenn die Sicht angelegt ist kann das Programm CubeInfo.exe wird mit Parameter gestartet (EAZY;UID=sa;PWD=sa04jT14 eazybusiness oder mandant_2 etc.) werden. Ohne Angabe werden diese Parameter standardmäßig gesetzt; können aber auf Ihre Werte angepasst werden Wenn die Möglichkeit in der WAWI besteht, eigene Programme in der Menüstruktur zu hinterlegen, dann werden diese 2 Parameter zum Start benötigt. Somit arbeitet dieses AddOn auch mit den in der WAWI angelegten Mandanten. Erstelldatum :51 Seite 34 von 40

35 Unter Listen - Cube-Definition öffnen Sie die Liste mit den Cube-Kopfdaten. Mit Import können Sie einen Beispiel-Cube aus dem Verzeichnis Script laden. Es erscheint eine Zeile mit dem Namen EASZY, Umsätze etc.. Wenn Sie mit der Standartdatenbank von JTL arbeiten, braucht nichts mehr geändert zu werden ansonsten Doppelklick auf den Datensatz und im Feld Connect anpassen. Wenn Sie mit verschiedenen Mandanten arbeite, dann muss der Datenbankname bei Connect mit angegeben werden. Erstelldatum :51 Seite 35 von 40

36 Die Datensätze im Tabulator CubeDetail zunächst nicht verändern. Erstelldatum :51 Seite 36 von 40

37 Hier können Sie, wenn Sie eigene Cubes erstellen wollen, die Feldnamen der View und die Art der Anzeige (Als Spalte, als Zeile oder als Datenwert) bestimmen. Auch Berechungen sind möglich; siehe hierzu Zeile 10 und 11. Mit ESC kann die Maske wieder geschlossen werden. Erstelldatum :51 Seite 37 von 40

38 Nun Menü Listen Cube-Anzeige aufrufen; der eben geladene Cube erscheint als Datensatz. Button Anzeige anklicken und es erscheint je nach Größe der Datenbank mehr oder weniger schnell die angeforderte Auswertung im WIW Controlling Cockpit mit dem Namen Umsätze. Diese Darstellung kann wie eine Pivottabelle in Excel bearbeitet werden. Die Felder können beliebig angeordnet werden. Einfach ausprobieren. Hier sehen Sie die externe Anzeige. Wenn Excel auf Ihrem Rechner installiert ist, kann die Matrix als Excel-Blatt erstellt werden, wahlweise mit oder ohne Summen. Erstelldatum :51 Seite 38 von 40

39 Mittlerweile gibt es unzählige Auswertungen. Wenn Sie selbst keine Zeit haben, sich Auswertungen zu erstellen, dann können Sie mir gerne Ihre Wünsche mitteilen. Ich werde Ihnen dann umgehend ein attraktives Angebot zuschicken. Diese Auswertungen existieren bereist: Auftrag AUFTRAG01 VERSAND01 Kunde KUNDEN KUNDEN01 KUNDEN02 KUNDENDATUM Auftragsanzahl im Zeitraum Anzahl Versandarten Kunden gesamt Kundenanzahl Kundentyp (männl./ weibl.) Kunden nach Anlagedatum Lager ARTALLDATA Gesamtbestand aller Artikel ARTBEST_MVAR Artikelbestände incl Varianten ARTBEST_MVAR01 Artikelbestände incl Varianten mit Bewertung BESTAND Artikelbestände (Bewertet) = 0 BESTAND01 Artikelbestände (Bewertet) <> 0 BESTAND02 Artikelbestände (Bewertet) < 5 BESTAND03 Artikelbestände (Bewertet) < 10 BESTANDVAR Artikelbestände der Varianten BESTANDVAR Artikelbestände der Varianten (Bewertet) = 0 BESTANDVAR01 Artikelbestände der Varianten (Bewertet) <> 0 BESTANDVAR02 Artikelbestände der Varianten (Bewertet) < 5 BESTANDVAR03 Artikelbestände der Varianten (Bewertet) < 10 MINDESTBEST Artikelbestände und Mindestbestand (Bewertet) aus Tabelle Umsatz ARTALLDATA ARTALLDATA01 ARTTOP10 ARTUMS01 ARTUMS02 ARTUMS03 ARTUMS04 GUTSCHRIFT PROFIT RECHUMS01 RECHUMS02 UMSATZ UMSATZ01 UMSATZALL UMSATZALL01 Gesamtbestand aller Artikel Gesamtbestand aller Artikel Artikelumsatz TOP 10 gesamt (Menge und Erlös) Artikelumsatz mit Rechnung (Menge und Brutto, Netto, EK-Preis, Profit) Artikelumsatz gesamt (Menge und Erlös) ohne Gutscheine Gutscheinumsatz gesamt (Menge und Erlös) Artikelumsatz pro Kunde gesamt (Menge und Erlös) Gutschrift ges. (Brutto, Netto, Menge) Umsätze und Profit Mandant1 (mit Parameter) Rechnungsumsatz mit Rechnung (Menge und Brutto, Netto, EK-Preis, Profit) Bezahlter Rechnungsumsatz gesamt (Menge und Erlös) Umsätze Mandant1 Umsätze Mandant1 TOP 100 Kunden (mit Erlöskonten) Umsätze Mandant1 ALLE Umsatz gesamt Erstelldatum :51 Seite 39 von 40

40 Lizensierung Das Programmm ist in verschiedene Module aufgeteilt, die zum Teil als kostenlose und zum Teil als kostepflichtige Erweiterung genutzt werden können. Nach der Erstinstallation arbeitet das Programm als Demoversion 60 Tage lang und alle fertiggestellten Module stehen Ihnen ohne Einschränkungen zur Verfügung. Nach diesem Zeitraum arbeitet nur noch das Auswerte-Tool. Alle anderen Module können Sie mit einem Lizenzschlüssel freischalten. Über die Kosten der weiteren Lizenzen können Sie sich gerne ein detailiertes Angebot erstellen lassen. Die Freischaltung erfolgt über die Produkt Registrierung. Die notwendigen Daten erhalten Sie über die Wirtschafts- Informatik-Wietzorek. Falls das Rechnerdatum zurückgesetzt wird, um den 60-Tagezeitraum zu verlängern, endet der Demomodus sofort. Das Programm wird ständig verbessert und erweitert. Vermissen Sie eine Funktion, die die JTL nicht intergiert wird, das zu wenig User diese Erweierung benötigen? Sprechen Sie mich an, vieles ist möglich. Erstelldatum :51 Seite 40 von 40