Anleitung. business.case. Allgemeine Informationen zur Anleitung. next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien

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1 Anleitung Allgemeine Informationen zur Anleitung» Diese Anleitung ist eine Erläuterung zum Umgang mit dem Excel-Sheet, welches ein Hilfsmittel zur Unterstützung bei der Bewertung von Alternativen darstellt (auf Basis der finanzmathematischen Investitionsanalyse).» Die Anleitung basiert auf folgender Software: - Microsoft Excel Visual Basic (in MS Office inkludiert)» Die Anleitung beinhaltet keine der Projektmanagement-Methoden Erklärungen, sondern erklärt den Umgang mit dem projekthandbuch.std. Die Anleitung erläutert auch den Umgang mit den zugehörigen Vorlagen. Die Applikation MS- Word ist für den Einsatz des Produkts jedenfalls erforderlich.» Die aktuelle Version des kann unter "next level innovation" der next level Homepage oder kostenlos heruntergeladen werden.» Das Copyright verbleibt sowohl für die Anleitung als auch das Produkt selber bei der next level holding. Soweit keine spezielle Nutzungsvereinbarung getroffen wurde, dürfen keine next level logos oder Schriftzüge entfernt oder verändert werden. Detaillierte Informationen zum Nutzungsrecht finden Sie im Internet, Sie können sich aber auch an unsere Mitarbeiter wenden. next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien +43/1/ /1/ office@nextlevel.at

2 Allgemeines zum ADMIN >> WICHTIG << >> WICHTIG << Der verwendet VBA-Routinen. Die Makro-Sicherheitsstufe in MS-Excel muss auf mittel oder niedrig gesetzt sein. In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um den sinnvoll nutzen zu können, müssen die Makros aktiviert werden. Die Sicherheitsstufe der Makros finden Sie in MS-Excel 2000 unter Extras / Makro / Sicherheit / Sicherheitsstufe und in MS-Excel XP unter Extras / Optionen / Sicherheit / Makrosicherheit / Sicherheitsstufe. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Der wurde konzipiert um wenige Alternativen innerhalb eines relevanten Zeitraums grob zu vergleichen. Basis stellt ein dynamisches Berechnungsverfahren der Kosten/Nutzen-Analyse dar. Die finanzielle Bewertung erfolgt mittels Cash Flows und Perioden.» Der ist beschränkt auf:» 5 Alternativen» 3 Szenarien» 10 Perioden (Jahre, Halbjahre, Quartale, Monate)» Eintragungen werden grundsätzlich auf den, mit blauer Schrift hinterlegten Felder vorgenommen. Redundante Eintragungen werden vermieden und Informationen tendenziell in den Blättern wo Sie erstmalig auftauchen editiert.» Je nach erwarteter Information, können Felder frei editiert werden oder sind diese beschränkt (z.b.: es kann nur eine Zahl eingetragen werden oder ein Wert aus einer Drop-Down Liste).» Nachdem die zentralen Parameter am Deckblatt eingegeben wurden, kann das Layout aktualisiert werden. Hierbei werden nicht benötigte Varianten und Szenarien ausgeblendet.» Der schließt nicht alle potentiellen Anwendungsfehler von Usern aus bzw. nimmt nur teilweise logischen Prüfungen vor (z.b.: können die Abschreibungen höher sein, als die eigentlichen Investitionen). Es muss daher bei der Dateneingabe auf Schlüssigkeit geachtet werden.» Der enthält teilweise komplexe Bezüge, Formeln und VBA-Routinen. Um die Funktionalität zu gewährleisten, sind daher die diversen Tabellenblätter geschützt und der User kann technisch nur dort Daten eingeben, wo dies von der Anwendung her vorgesehen ist.» Sollte es dennoch Probleme geben, gibt es für Administratoren folgende Dinge zu beachten:» Sollte der in einer VBA-Routine unvorhergesehen "stecken bleiben", kann dieses mittels "ESC"- Taste abgebrochen werden. Da dies jedoch einen unsachgemäßen Abbruch darstellt, sollte dies wirklich nur in entsprechenden Ausnahmesituationen erfolgen. Achten Sie bei einem unsachgemäßen Abbruch vor allem darauf, dass die automatische Berechnung in MS-Excel wieder aktiviert ist. Sollte scheinbar die gesamte Applikation "stecken bleiben", schließen Sie MS-Excel und öffnen Sie das File erneut.» Der wird mit einem definierten Passwort geschützt. Das Passwort wird bei dem Erwerb einer Unternehmenslizenz durch next level innovation bereitgestellt. Die Excel-Tabellenblätter lassen sich mittels des Buttons "Lock / Unlock" sperren bzw. entsperren. Während die Sperrung einfach mittels Klick auch den Button erfolgt, ist eine Entsperrung nur mittels Passworteingabe möglich. Seite 2 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

3 » Wurde der entsperrt, ist dies durch den Status "unlocked" zu erkennen. In diesem Zustand sind zwar weiterhin alle Tabellenblätter gesperrt, jedoch ohne Passwort. Wird eine erneute Sperrung vorgenommen, erfolgt diese mit dem zuletzt festgelegten Passwort.» Wurde der entsperrt, kann das Passwort auch geändert werden. Bei Klick auf den Button "Change Password" muss zunächst das alte Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingegeben werden. Die Maskenfelder können mittels "Next"-Button oder mittels Mausklick gewechselt werden.» Obwohl die Tabellenblätter des geschützt sind, lassen sich frei editierbare Zellen technisch mit der Maus verschieben. Dies ist jedenfalls zu vermeiden, da dadurch Zellen und entsprechenden Bezüge völlig zerstört werden. Sollte dies unabsichtlich passieren, sollte die Aktion entweder rückgängig gemacht werden, oder ein alter Filestatus geladen werden. Seite 3 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

4 Datenbasis für den» Der ist nur ein Hilfsmittel zur Bewertung der Alternativen. Die Erstellung des Business Case erfordert jedoch zuvor mehrere Schritte, die nun grob beschrieben werden. Formulierung eines gewünschten SOLL-Zustandes Darstellung der IST-Situation Beschreibung von Lösungsalternativen (Finanzielle) Bewertung Aufbereitung und Durchführung der Entscheidung Detailplanung» Darstellung der IST-Situation: Was sind die aktuellen Probleme? Entweder stellt der Ist-Zustand bereits die erste Alternative dar oder es wird in den Alternativen relativ Bezug darauf genommen. Eine Analyse der aktuellen Kosten/Nutzen-Situation ist daher jedenfalls erforderlich.» Formulierung eines gewünschten SOLL-Zustandes: Wohin soll es gehen? Was sind die generellen Ziele die eine Veränderung der IST-Situation erfordern. Dieser Schritt ist ganz wesentlich, da auf Basis dieses Schrittes Alternativen identifiziert und auch später bewertet werden. Soll der Gewinn maximiert, das Risiko reduziert, laufende Kosten gering gehalten werden, oder die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden?» Beschreibung von Lösungsalternativen: Identifikation von generellen Alternativen und deren Ausprägungen. Reduktion auf sinnvolle, magnifikat unterschiedliche Alternativen deren Zielzustand grob beschrieben wird. Die Beschreibung sollte auch den Nutzen (positive Auswirkungen), die Kosten (negative Konsequenzen) und das Risiko (negative Konsequenzen, wenn Erwartungszustand nicht erreicht wird) beinhalten.» Detailplanung: Festlegung einer einheitlichen Systematik und gleicher Parameter (z.b.: Betrachtungszeitraum oder Diskontierungszinssatz). Je nach Komplexität und Risiko, sollten die Lösungsalternativen grob oder detailliert, gesamtheitlich oder nur die kostenintensiven Phasen (z.b.: Implementierung) geplant werden. Letztendlich sind die relevanten Zahlungsströme der einzelnen Varianten zu schätzen, die als Basis der finanziellen Bewertung benötigt werden.» Für die folgende finanzielle Bewertung sind jedenfalls folgende Parameter zu definieren:» Anzahl der Alternativen (relativ oder absolut, nur 5 Alternativen möglich)» Periodeneinheit (typischerweise Jahr ausreichend, nur 10 Perioden möglich)» Szenarien (zumindest realistische Schätzung, max. 3 Szenarien möglich)» Diskontierungszinssatz für die Periode (kann bei statischer Betrachtung entfallen, Höhe des Zinssatzes kann variieren, üblicherweise werden Fremdkapitalzinsen für das Diskontieren herangezogen)» Berücksichtigung weiterer Parameter (im können eigentlich nur noch Steuern einbezogen werden, sonstige Parameter wie Inflation müssten in den Detaildaten manuell berücksichtigt werden) Seite 4 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

5 Step 1: Zentrale Paramter hinterlegen» Die zentralen Daten der Alternativen werden im Tabellenblatt Deckblatt" eingetragen. Editieren Sie bei Bedarf folgende Informationen:» Vorhaben: zur Identifikation des Vorhabens (z.b.: Produktentwicklung XY)» Ersteller: zur Identifikation des Erstellers (z.b.: Hr. Peschke)» Datum: zur Identifikation der Aktualität der Daten, vor allem wenn der Business Case controlled wird» Varianten: 5 Varianten sind enthalten, wird die Anzahl reduziert werden beim "Refresh Layout" die letzten Varianten ausgeblendet» Periodeneinheit: für die Beschriftung der Perioden, als auch die Umrechung des effektiven Zinssatzes relevant (üblicherweise: Jahre)» Periodenanzahl: 10 Perioden sind enthalten, wird die Anzahl reduziert werden beim "Refresh Layout" die letzten Perioden ausgeblendet» Datum der Startperiode: für die Beschriftung der Perioden» Währung: Einheit in welcher die Eingabe und Ausgabe von finanziellen Einnahmen und Ausgaben erfolgt» Steuersatz Unternehmen: der Steuersatz ist bei der Berechnung einerseits für die Relativierung der absoluten Netto-Cash Flows relevant, als auch für den zeitlich verschobenen, steuerlichen Effekt bei abzuschreibenden Investitionen» Steuer für Kapitalertrag: lediglich für die Kalkulation des effektiven Zinssatzes relevant (jedoch nur bei Habenzinsen sinnvoll, also vom Unternehmenskontext abhängig)» Nomineller Jahreszinssatz: reine Basis zur Kalkulation des effektiven Zinssatzes (z.b.: um die nominellen Jahreszinsen eines monatlich fälligen Sparbuchs in einen effektiven Halbjahreszinssatz nach KESt zu berechnen)» Diskontierungssatz: manuell zu definierender Diskontierungszinssatz für die gewählte Periode (technisch unabhängig vom effektiven Zinssatz, praktisch kann dieser jedoch übertragen werden), zentraler Parameter zum Abzinsen der entsprechenden Zahlungsströme» Szenarien: 3 Szenarien sind enthalten, wird die Anzahl reduziert werden beim "Refresh Layout" die nicht belegten Szenarien ausgeblendet» Bei Bedarf können die Szenarien auch alternativ beschriftet werden (wobei es jeweils eine Kurz- und Langbezeichnung gibt).» Sollen Parameter wie Steuersätze oder Diskontierungssätze nicht berücksichtigt werden, müssen diese auf "0%" gesetzt werden.» Nach Definition aller zentralen Parameter kann der "Refesh Layout" Button gedrückt werden. Seite 5 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

6 Step 2: Varianten definieren» Wechseln Sie zum Tabellenblatt Daten. In diesem Blatt wird die gesamte Detailplanung der Varianten hinterlegt. Das Blatt ist vor der Aktivierung des Layouts recht unübersichtlich, weshalb bereits nach Eingabe der zentralen Parameter die Layoutierung aktiviert werden sollte.» Definieren Sie zunächst die Varianten in Prosa, hinsichtlich Variantenbezeichnung, Beschreibung, Nutzen und Risiko.» Danach müssen die Ausgaben und Einnahmen pro Variante definiert werden. Aus steuerlichen Konsequenzen, werden Investitionen und Abschreibungen bei den Ausgaben getrennt dargestellt. Für die Kalkulation der Ausgaben und Einnahmen können teilweise pauschale Summen pro Periode definiert werden, aber auch über Einheiten und Sätze für die Einheiten (z.b.: Stück oder Personentage).» Entsprechend der Parameter muss pro Periode nur ein Wert angegeben werden, oder die Schätzungen für unterschiedliche Szenarien.» Auf Basis der Detailplanung wird automatisch der Nettocashflow berechnet, als auch die einzelnen und kumulierten Barwerte (abgezinste Nettocashflows). Unter der Annahme steigender kumulierter Nettocashflows wird auch ein Break Even (Amortisationszeit) ermittelt. Seite 6 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

7 Step 3: Varianten vergleichen» Wechseln Sie zum Tabellenblatt Nettocashflows. Dies kann über den Karteikartenreiter oder die Buttons am Deckblatt erfolgen.» Es werden die einzelnen Varianten jeweils in den definierten Szenarien dargestellt. Je Variante wird die Entwicklung des kumulierten Barwerts (abgezinster Nettocashflow) Periode für Periode grafisch dargestellt. Oben wird der Barwert am Ende der letzten Periode angezeigt, unten (falls vorhanden) die Amortisationszeit der Alternative (in welcher Periode wird der kumulierte Barwert positiv).» Wechseln Sie zum Tabellenblatt Variantenvergleich. Dies kann ebenfalls über den Karteikartenreiter oder die Buttons am Deckblatt erfolgen.» Es werden lediglich die Varianten in den jeweiligen Szenarien auf Basis des letzten kumulierten Barwerts (also letztendlich die Summe aller abgezinsten Finanzströme) miteinander verglichen. Seite 7 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

8 Step 4: Vorbereitung der Entscheidung» Die Entscheidung sollte nicht automatisch auf die Variante mit dem höchsten kumulierten Barwert über alle Perioden fallen. Es gilt das monetäre Ergebnis, gegenüber den nicht-monetären Nutzen und der generellen Zielsätzung abzuwägen, als auch das Risiko zu berücksichtigen (welches auf qualitativer Basis, mittels des Ansatzes eines Risikobudgets oder eines "Worst Case" Szenarios erfolgen kann.» Sinnvoll ist es daher die relevanten Grafiken in ein Gesamtkonzept einzufügen, wo Ausgangssituation, Soll-Zustand, zentrale Annahmen und die Detailplanung beschrieben sind. Ebenso ist eine Empfehlung für eine Variante oder ein Management Summary empfehlenswert.» Diagramme können entweder direkt in dem Sheet markiert und in die Zwischenablage kopiert werden oder es wird die Seitenansicht gewählt ein Screenshot erstellt (Druck-Taste) und in einem Fotobearbeitungsprogramm der gewünschte Bildausschnitt in die Zwischenablage kopiert.» Danach wechseln Sie zur gewünschten Applikation und fügen den Inhalt der Zwischenablage am Besten als "Bitmap" an der gewünschten Position ein (z.b.: in Word mittels Bearbeiten/Inhalte einfügen... als Bitmap). In Word empfiehlt es sich die Grafiken im Text zu positionieren (Grafik markieren, Format/Grafik... im Folder "Layout" die Option "Mit Text in Zeile" wählen). Es lässt sich auch die Größe verändern und eventuell ein Schatten hinzufügen.» Unabhängig von den technischen Möglichkeiten sollte sich für die Projektbeauftragung eine Standard- Präsentation bzw. ein Standardbericht etablieren, in welchem in wenigen Seiten die wichtigsten Informationen dargestellt werden. Seite 8 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn

9 Customizing des durch next level consulting» Das Produkt ist ein relativ einfaches aber effizientes Hilfsmittel Variantenvergleich (wie z.b.: bei der Projektbeauftragung). Durch die bewusste Reduktion der Komplexität können mit entsprechendem Know-How in kurzer Zeit mit überschaubarem Aufwand erhebliche Adaptionen vorgenommen werden.» Entsprechend den Spezifika des Unternehmens, bietet next level ein Customizing des an. Das Customizing kann vom einfachen Austausch des Logos über Anpassungen des gesamten Corporate Design, bis hin zu Erweiterung der Funktionalität und zusätzlichen Auswertungen reichen. Der Aufwand richtet sich daher stark nach den Anforderungen hinsichtlich der Funktionalität.» Der ist ein Werkzeug, welches ein relevantes Randthema des Projektmanagement entsprechend des PM-Ansatzes von next level behandelt. Für die Projektbeauftragung ist letztendlich nicht nur die Projektwürdigkeit, sondern auch die Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens von zentraler Bedeutung. Auf dieser etablierten Basis hat next level consulting bereits für mehrere Kunden in der Privatwirtschaft und öffentlichen Bereich spezifische IT-Lösungen im Projektmanagement entwickelt. next level unterstützt bei Bedarf auch den gesamten Prozess einer Professionalisierung des Projektmanagement bzw. der Implementierung eines IT-Werkzeuges.» Der soll nicht in Konkurrenz zu mächtigen Investitionsanalyse-Tools gesehen werden, sondern positioniert sich als Alternative IT-Unterstützung für eine grobe Bewertung von Alternativen durch Nicht-Kaufleute. Als Entscheidungsbasis zur Beauftragung eines Projekts ist der meist völlig ausreichend.» Die Kompetenz über die Produkte und der diesbezüglichen Dienstleistungen seitens next level wird in next level innovation gebündelt. Unsere Trainer und Berater besprechen mit Ihnen gerne einen passenden Produkt-/Dienstleistungs-Mix für Ihre spezifische Situation (Ausgangssituation, Rahmenbedingungen, Anforderungen). Für Fragen und Anregungen stehen wir gerne zur Verfügung: next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien +43/1/ /1/ innovation@nextlevel.at support@nextlevel.at (Bereich: PM-TOOLS) >> let your projects fly >> Seite 9 von 9 Wien Salzburg Graz Bonn