SHAREPOINT UND SAP Synergieeffekte der beiden strategischen Unternehmensplattformen

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1 SHAREPOINT UND SAP Synergieeffekte der beiden strategischen Unternehmensplattformen

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3 RDS Consulting GmbH Gründung 1982 Inhabergeführtes Familienunternehmen Mehr als 110 Mitarbeiter Zahlreiche Projekte für Finanzdienstleister, öffentliche Verwaltungen und Gesundheitswesen Hauptsitz in Düsseldorf

4 Hephata Wohnen ggmbh Hauptsitz in Mönchengladbach Hephata Wohnen ggmbh arbeitet an 130 Standorten im Bundesland Nordrhein-Westfalen Mitarbeiter * 2014 Sie assistiert und unterstützt ihre Kunden beim selbstbestimmten Leben und Wohnen

5 Die Mitarbeiter sollen mehr Zeit für die Betreuung der Kunden haben.

6 Projektziele Initialer Start: Januar 2012 Entwicklung einer individuellen Lösung Zugeschnitten auf Hephata und die alltäglichen Herausforderungen Schnelle Lösung für den komfortablen Datenabgleich mit dem SAP-ISSocial SharePoint sollte als Plattform für alle Prozesse im Zusammenhang mit der Kundenbetreuung dienen Automatisierte Abwesenheitserfassung der Kunden

7 Projektziele Mit intuitiven Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern Zentralisierung und Digitalisierung der Kundenverwaltung Einheitliche Stammdatenverwaltung in allen Regionen Zentralisierung und Digitalisierung der Kundenverwaltung Abschaffung der Insel-Lösungen Ablösung alter Papierformulare Höhere Prozess-Transparenz Agile und zukunftsfähige Lösung

8 AUSGANGSSITUATION

9 Ausgangssituation Jeder Standort hatte eine eigene Stammdatenverwaltung Die Verwaltung wurde mittels Excel- Tabellen und Access durchgeführt Stammdaten-Tabellen wurden mit der Hauspost an die Finanz- und Controlling-Abteilung gesendet SITUATION Kein vernetztes System Insel-Lösungen Hoher Verwaltungsaufwand HERAUSFORDERUNG Höherer zeitlicher Aufwand durch die manuelle Erstellung von Formularen Benutzer abholen & dazu zu motivieren, die zur Verfügung gestellte Lösung zu nutzen Höhere Fehlerquote bei der Abrechnung durch nicht vorhandene zentrale Datenhaltung ZEIT

10 Projekt & Umsetzung

11 Hephata Internes Projektteam von ca. 6 Personen aus unterschiedlichen Bereichen & Hierarchien Interne Workshops für Vor- & Nachbereitung Teilnahme am alle 4 Wochen stattfindenden RDS-Workshop Hephatas interne IT stellt die Infrastruktur zur Verfügung IT Infrastruktur- und SharePoint- Wartung 1st Level Support RDS Alle 4 Wochen einen Workshop mit den Anwendern von Hephata Projektteam bestehend aus 3 Personen Pflege der To Do Liste (Backlog) Entwicklung Technische Dokumentation Installation und Updates der Lösungen 2nd Level Support Weitere Projektpartner // Wartung der Standard-SAP-Systeme durch IKOR // Entwicklung und Betreuung des SAP IS Social durch das RZV

12 Projektumsetzung mit der Scrum-Methode Workshop/ Anforderungen Entwicklung und Test Iteratives Vorgehen Integrations-Tests & Installation in der produktiven Zielumgebung Anwender Feedback Installation

13 Projektumsetzung mit Scrum Umgesetzt wurde das Projekt mittels der Projektmanagement-Methode Scrum. Mit Hilfe der Scrum-Methode entsteht eine hohe Prozesstransparenz. Die Fortschritte bei der Entwicklung wurden in regelmäßigen Workshops präsentiert - Hephata war immer in den Prozess eingebunden und konnte die Entwicklung der Lösung verfolgen und beeinflussen. Die Mitarbeiter werden so vollständig in den Entstehungsprozess der Lösung integriert. Mit Hilfe dieses iterativen und transparenten Vorgehens konnte eine maßgeschneiderte Lösung geschaffen werden. Eine sehr effiziente Arbeitsweise. Wichtig Visualisierung des Tools schon in der Entstehungsphase Es entsteht direkt ein Verständnis für die Lösung Wohlfühlfaktor User Experience: Besonders wichtig bei der Einführung einer neuen Lösung

14 Umsetzung Hephata-Mitarbeiter sollen schnell einen Mehrwert der Software erfahren und mehr Zeit für die Betreuung der Kunden haben. Aufgrund der Komplexität der ISSocial SAP Anwendung wurde zunächst eine sehr einfache und schnell zu realisierende Schnittstelle gewählt, an die nur wenige Stammdaten übertragen wurden. Mitarbeiter aus der Abteilung Finance & Controlling erhalten laufend Benachrichtigungen, wenn sich Änderungen an den weiteren Stammdaten (wie z.b. Kostenträgerbewilligungen) ergeben haben. Sie können dann direkt darauf reagieren. Abwesenheitsdokumentation (meist für den stationären Bereich) mit automatisierter Schnittstelle automatische Übertragung ins SAP ISSocial zur Abrechnung mit den Kostenträgern An- und Abwesenheitserfassung erfolgt am PC auf der Station ist aber auch auf dem Tablet möglich (Mobilisierung) Wichtig Vor einer vollautomatisierten Schnittstelle, hatte die Entlastung der Mitarbeiter mit Hilfe der neu entwickelten Lösung höchste Priorität.

15 Automatisierte Kundenverwaltung mit run:documents

16 Strukturierte & unstrukturierte Daten in einem Kontext Die Verknüpfung der Dokumente aus dem Informationsmanagement mit Microsoft SharePoint und den Daten aus dem SAP CRM

17 Stammdatenverwaltung mit run:documents

18 Synergieeffekte Alles auf einen Blick Informationen aus SharePoint und SAP Dokumente, Aufgaben für den Mitarbeiter, kundenbezogene Daten und Kostenträgerbewilligungen Rechnungseingang und KFZ-Verwaltung Automatische Erkennung von Rechnungen und passende Zuordnung, Verschlagwortung und Ablage Ausblick: Die Lösung kann auf dieser Basis immer weiterausgebaut werden und neue Synergieeffekte geschaffen werden; z.b. durch Anbindung der Behindertenwerkstätten an die zentrale Stammdatenverwaltung (2016)

19 Ein durchgängiges Informationsmanagement Vereinfachung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Vermeidung von Falsch-Erfassungen durch komplexe Validierungsregeln Wiedervorlage- und Benachrichtigungsfunktionen erleichtern den Austausch zwischen den Abteilungen Die Erstellung von Betreuungsprotokollen erfolgt automatisiert mit Hilfe von vorgefertigten Berichten sparen Zeit bei den täglichen Abläufen Die Erfassung der Leistungen kann nun unmittelbar beim Kunden vor Ort vorgenommen werden Einfache Handhabung positives Feedback der Anwender Rechts- & Revisionssicherheit für alle Nachweisdokumente ER FO LG

20 AUS BL ICK Verlaufsdokumentation Leistungserfassung für den ambulanten Bereich Stammdatenverwaltung für Werkstätten Weitere Mobilisierung der Prozesse

21 RDS Consulting Daniel Radermacher Enterprise & Collaboration Solutions Senior Berater Telefon 0211 / RDS Consulting GmbH Mörsenbroicher Weg Düsseldorf Folgen Sie uns!

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