Einsatz des Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen. Situation Ende Zusammenfassung der Resultate

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1 Universität Bern Institut für Wirtschaftsinformatik Abt. Information Management Prof. Dr. Joachim Griese Engehaldenstrasse 8, 3012 Bern Tel. +41 (0) Fax +41 (0) URL: Einsatz des Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen. Situation Ende 2000 Zusammenfassung der Resultate Kilian Eyholzer Januar 2001 Die vollständigen Resultate finden Sie unter: (Publikationen; Arbeitsbericht Nr. 128) 1 Methodik Das Bewusstsein, dass E-Commerce im Bereich B2B insbesondere auf Beschaffungsseite enorme Potentiale mit sich bringt, setzt sich auch in Schweizer Unternehmen immer mehr durch. Erfolgsbeispiele aus den USA und Deutschland, sowie zunehmend auch aus der Schweiz zeigen, dass das sogenannte E-Procurement, die Internet-basierte Beschaffung, es Unternehmen erlaubt, die Durchlaufzeiten und Fehleranfälligkeit von Bestellprozessen zu verringern, interne Kosten zu senken und damit die Effizienz der Beschaffung zu erhöhen. Zur Ermittlung der Internetnutzung zu Beschaffungszwecken und des Verbreitungsgrads des E-Procurement in Schweizer Grossunternehmen hat das Institut für Wirtschaftsinformatik eine empirische Untersuchung durchgeführt. Angeschrieben wurden die Einkaufsleiter sämtlicher 788 Schweizer Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern (Quelle: BFS). Die Rücklaufquote betrug 32.6% (N=257). Ungültig 2 Neues Grössenklasse Universum Gesamter davon Rücklauf Rücklaufquote BFS 1 Universum Rücklauf ungültig 3 (bereingt) % % % Total % Tabelle 1: Antwortende Unternehmen Die Adressdaten wurden freundlicherweise vom Bundesamt für Statistik zur Verfügung gestellt. Die angegebenen Zahlen entsprechen dem Stand am 30. September Diese Kategorie beziffert die Anzahl der retournierten Anschreiben aufgrund ungültiger/erloschener Adressen. Gewisse Unternehmen retournierten den Fragebogen unausgefüllt bzw. schrieben zurück, der Fragebogen könne nicht ausgefüllt werden.

2 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 2 2 Resultate der Umfrage 2.1 Angaben zum Unternehmen und zur Organisation des Einkaufs Antwortende Unternehmen nach Branchen Dienstleistungen 35% Online- Einkäufer 43% Nutzergruppen Nicht-Nutzer 19% Industrie 65% Internet- Nutzer 38% Abbildung 1: Antwortende Unternehmen nach Branchen und nach Nutzergruppen (N=257). Die Analyse der Branchenzugehörigkeit der antwortenden Unternehmen zeigt, dass rund zwei Drittel (65%) der Firmen der Industrie zugehören. 35% der antwortenden Unternehmen sind der Dienstleistungsbranche zuzurechnen. Es konnte weiter ermittelt werden, dass 81% der befragten Unternehmen das Internet zu Beschaffungszwecken nutzen, dass aber lediglich 43% auch online (d.h. über Internet) einkaufen. Für die weiteren Ausführungen werden Nicht-Nutzer als Unternehmen definiert, die in der Beschaffung kein Internet einsetzen. Internet-Nutzer sind Firmen, die das Internet zwar in der Beschaffung nutzen, jedoch nicht online Produkte bestellen. Die dritte Gruppe, die Online-Einkäufer, bestellt online über Internet. Internet-Einsatz nach Unternehmensart Industrie (N=168) Dienstleistungen (N=89) Nicht-Nutzer Internet-Nutzer Online-Einkäufer Internet-Nutzung nach Grössenklasse (N=151) (N=64) (N=42) 0% 20% 40% 60% 80% 100% Nicht-Nutzer Internet-Nutzer Online-Einkäufer Abbildung 2: Internet-Einsatz in der Beschaffung nach Unternehmensart und nach Grössenklasse. Abbildung 2 zeigt, dass im Dienstleistungssektor der prozentuale Anteil der Online-Einkäufer höher ist als im industriellen Sektor. Zudem ist in der Grössenklasse der Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern der Anteil der Online-Einkäufer höher als in den anderen Klassen.

3 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 3 Probleme in der Beschaffung Kostendruck Abhängigkeit von Lieferanten Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Intransparenz der Märkte Schlechte Transparenz und Kontrolle der Abläufe Einkauf zu stark mit operativen Aufgaben beschäftigt Mangelhafter Datenaustausch mit Lieferanten Mangelnde informationstechnische Unterstützung Zu viele Kontrollinstanzen Termindruck, Liefertermine, Verfügbarkeiten Lagerhaltung Ineffiziente Abläufe Andere Ungenügende Mitarbeiterqualifikationen Anzahl Nennungen Abbildung 3: Probleme in der Beschaffung aus Sicht der befragten Unternehmen (N=252). Wie bereits in der letztjährigen Studie wird der Kostendruck als das Hauptproblem im Beschaffungswesen bezeichnet (151 Nennungen), gefolgt von der Abhängigkeit von den Lieferanten (89 Nennungen). Als mangelhaft bezeichnen die grössten Schweizer Unternehmen weiter die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen (80 Nennungen) sowie die Intransparenz der Märkte (59 Nennungen). Abbildung 3 zeigt weiter, dass interne Abläufe als intransparent und schwer kontrollierbar bezeichnet werden und dass der Einkauf mit operativen Aufgaben überlastet ist. Ein Haupteinflussfaktor ist dabei sicherlich die heute in vielen Unternehmen ineffiziente Beschaffung von C-Teilen, welches typischerweise indirekte Güter sind. 2.2 Internet: Einsatz und Bedeutung Technologieeinsatz in der Beschaffung Telefax (N=254) Telefon (N=255) (N=244) WWW (N=240) ERP-System (N=222) Intranet/Extranet (N=232) EDI (N=203) Eigenentw ickelte Softw are (N=218) Internetbasierte Einkaufs-Softw are (N=227) Purchasing Card (N=217) eingesetzt nicht eingesetzt geplant bis Ende 2001 Abbildung 4: Unterstützung der Beschaffungsabläufe durch Technologien. Erwartungsgemäss spielen Telefon und Fax weiterhin eine hohe Rolle bei der Unterstützung der Planung und Abwicklung von Bestellungen. setzt sich mehr und mehr durch und wird von exakt 90% der Unternehmen eingesetzt. Das World Wide Web wird von 81% der Unternehmen genutzt. Über 63% der

4 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 4 Unternehmen wickeln ihre Bestellungen über ein ERP-System ab. Andererseits werden EDI, internetbasierte Einkaufssoftware und eigene Lösungen eher selten eingesetzt. Bedeutung des Internet Bedeutung elektronischer Marktplätze 50% 40% 40% 30% 30% 20% 20% 10% 10% 0% sehr gering eher gering mittelmässig eher hoch sehr hoch 0% sehr gering eher gering mittelmässig eher hoch sehr hoch Heute Ende 2002 Heute Ende 2002 N=254. Abbildung 5: Bedeutung des Internet sowie Elektronischer Marktplätze heute und in 2 Jahren. N=244. Dem Internet wird heute zu Beschaffungszwecken noch mehrheitlich eine eher geringe bzw. mittelmässige Bedeutung beigemessen; so bezeichnen nur 27% der Unternehmen die heutige Bedeutung des Internet in der Beschaffung als hoch. Für die Zukunft wird eine stark zunehmende Wichtigkeit des Internet für die Beschaffung antizipiert. Nur noch 8% der Unternehmen glauben, dass der Interneteinsatz in der Beschaffung in zwei Jahren von geringer Bedeutung sein wird. 75% bezeichnen die zukünftige Bedeutung als eher hoch bzw. sehr hoch. Praktisch unbedeutend sind heute elektronische Marktplätze; nur gerade 11% bezeichnen diese als eher bzw. sehr bedeutend. Auch hier zeigt sich, dass deren Bedeutung in Zukunft stark zunehmen wird; lediglich 18% glauben an eine geringe Bedeutung am Ende des Jahres Online-Ausschreibungen und Online-Auktionen sind in der Beschaffung zum heutigen Zeitpunkt als unbedeutend einzustufen. Einsatzgebiete des Internet Beschaffung von Produktinformationen Kommunikation mit Lieferanten via Lieferantensuche und -beurteilung Katalogbestellungen von Gütern Erkundung von Technologietrends Kontrolle des Bestellstatus Ausschreibung von Bedarfen Präsentation der Einkaufsabteilung Online-Auktionen Unterstützung des Wareneingangs N=208 ja nein Abbildung 6: Einsatzgebiete des Internet in der Beschaffung. Abbildung 6 zeigt, dass das Internet heute vor allem als Medium zur Beschaffung von Informationen über Produkte (87%) sowie als Kommunikationsmedium (82%) genutzt wird. Ähnlich populär ist die Suche nach Lieferanten (74%). Stark an Bedeutung gewonnen haben die Katalogbestellungen von Gütern über Internet (59%). Dies sicher eine Folge der abnehmenden Hemmschwelle und der neuen Angebote. 2.3 Spezifische Angaben zu den Online-Einkäufern Die folgenden Aussagen beziehen sich auf Unternehmen, die bereits online eingekauft haben.

5 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 5 Art der über Internet eingekauften Produkte und Leistungen Büroartikel Bücher, Magazine Computer-Softw are Computer-Hardw are Geringw ertiges Verbrauchsmaterial Reisen, Übernachtungen, Mietautos Werbematerial, Werbegeschenke Dienstleistungen Zulieferteile, Halbfabrikate Büromöbel Rohstoffe, Rohmaterial Arbeitsbekleidung, Uniformen Andere Anzahl Nennungen Abbildung 7: Art der über Internet eingekauften Produkte (N=117). Am häufigsten werden heute Büroartikel (67 Nennungen) sowie Bücher und Magazine (56 Nennungen) über Internet eingekauft. Die Spitzenreiter der letztjährigen Untersuchung, Computer-Hard- und Software, finden sich neu auf den Plätzen drei und vier mit 52 bzw. 45 Nennungen. Es fällt auf, dass vor allem indirekte Güter online eingekauft werden; Rohmaterial kaufen nur gerade 12 Unternehmen über Internet ein. Sell-Side Art des Online-Einkaufs Erstmaliger Einkauf über Internet % vor % % Buy-Side (Eigene Lösung) Buy-Side (Standardsoftw are) Elektronische Marktplätze % N=125. Anzahl Nennungen N=116. Abbildung 8: Art des Online-Einkaufs. Der grösste Teil der Unternehmen kaufte im Jahr 1999 erstmals online ein; weitere 25% taten dies im Jahr Dies erklärt die starke Zunahme der Zahl der Online-Einkäufer im Vergleich zur letztjährigen Studie. Auf den ersten Blick fällt die Dominanz sogenannter Sell-Side-Lösungen auf, d.h. dass Unternehmen vor allem einzelne Homepages ausgewählter Anbieter besuchen und dort in E-Shop-Lösungen Bestellungen aufgeben. Auch Buy-Side-Lösungen scheinen sich einer zunehmenden Beliebtheit zu erfreuen. Insbesondere grosse Unternehmen haben das Potential erkannt, speichern auf ihren Intranets Lieferantenkataloge ab und wickeln die Beschaffungsprozesse über eine eigenentwickelte oder standardisierte Software ab. Auf häufigsten wird die E-Procurement-Lösung von SAP (SAP BBP) eingesetzt (13 Nennungen), gefolgt von Ariba (4) und CommerceOne (1). Ernüchternd sind die Angaben zur Nutzung von elektronischen Marktplätzen; nur 11 Unternehmen nutzen diese Form des Einkaufs. Dies ist verständlich, da viele der bisher existenten Marktplätze oft nur Informationsplattformen sind und nicht über eine kritische Masse an Teilnehmern verfügen, weshalb ein umfassendes Angebot an Produkten vielfach fehlt. Es wurde bereits vermutet, dass die meisten Unternehmen auch keinen Druck verspüren, die Beschaffung über Internet zu intensivieren, da die bisherigen Prozesse und insbesondere die Art der Beziehungen zu Lieferanten oft als gut eingestuft werden. Bei lediglich 20.5% der antwortenden Firmen ist die E-Procurement-Lösung mit dem ERP-System integriert.

6 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 6 Online-Einkaufsvolumen (in %) Online-Einkaufsvolumen (absolut) über 10% 19% unter 1% 28% über 1 Mio. 33% unter 50'000 26% % 13% % 14% % 26% 500'000-1 Mio. 11% 200' '000 11% 50' '000 19% N=85. Abbildung 9: Einkaufsvolumen über Internet. N=84. Der grösste Teil der befragten Online-Einkäufer kauft unter 1% des gesamten Einkaufsvolumens über Internet ein. Erstaunlich ist die Tatsache, dass jedes fünfte Unternehmen über 10% des Einkaufsvolumens über Internet einkauft; dies ist ein Hinweis darauf, dass einige wenige Unternehmen E-Procurement bereits sehr fortschrittlich nutzen. In absoluten Zahlen liegt die grösste Zahl der Nennungen in der Kategorie über 1 Mio. (33%), andererseits kauft praktisch jedes vierte der online beschaffenden Unternehmen für weniger als 50'000 CHF jährlich auf dem Internet ein. Erfolge aus dem Online-Einkauf Entlastung von operativen Tätigkeiten Reduktion der Durchlaufzeit Reduktion der Transaktionskosten Zusätzliche Rabatte seitens der Lieferanten Reduktion der Zahl der Lieferanten Reduktion von redundanten Einkaufsprozessen Reduktion der Fehlbestellungen ja nein Abbildung 10: Realisierte Erfolge durch Online-Einkäufe. Die befragten Unternehmen sehen den grössten Vorteil des Einkaufs über Internet in der Entlastung von operativen Tätigkeiten. Knapp 60% der über Internet einkaufenden Unternehmen konnten hier eine Verbesserung erzielen. An zweiter Stelle liegt die Reduktion der Durchlaufzeiten, die in der letztjährigen Umfrage noch als grösstes Erfolgspotential bezeichnet wurde. Eher gering sind die Auswirkungen auf die Zahl der Lieferanten, auf die Zahl der Prozessschritte und auf die Zahl der Fehlbestellungen. 2.4 Barrieren der Internet-Nutzung in der Beschaffung Die Nicht-Nutzer wurden gebeten, dazu Stellung zu nehmen, weshalb das Internet in ihren Unternehmen noch nicht in der Beschaffung eingesetzt wird, bzw. warum noch nicht über Internet eingekauft wird. Abbildung 11 zeigt die Häufigkeiten der verschiedenen Antworten.

7 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 7 Barrieren der Online-Beschaffung Technologie entspricht nicht den Anforderungen Sicherheitsbedenken Kein Bedürfnis Lieferanten sind nicht so w eit Interne Bereitschaft fehlt % Geplante erstmalige Online- Beschaffung noch nie 2000 später 1% 10% 14% Zu komplexes Angebot an Lösungen Angebotene Lösungen sind zu teuer Andere 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% % % N=171. Abbildung 11: Barrieren der Internet-Nutzung in der Beschaffung. N=111. Als grösstes Hindernis zur Nutzung des Internet zur Online-Beschaffung nennen 54% der Nicht-Online- Einkäufer, die Technologie sei noch nicht ausgereift, bzw. entspreche nicht den Anforderungen. 37% haben Sicherheitsbedenken. Ebenfalls bereits aus der früheren Studie bekannt ist die Tatsache, dass Firmen schlicht keinen Grund sehen, Internet in der Beschaffung zu nutzen; die eigenen Prozesse werden als effizient beurteilt, man ist mit den bisherigen Abläufen und Technologien zufrieden. Befragt nach den Zukunftsplänen betreffend der erstmaligen Beschaffung über Internet hatten 10% der Nicht-Nutzer und Internet-Nutzer vor, noch im Jahr 2000 erstmals online einzukaufen. Weitere 45% planen diesen Schritt für das Jahr 2001, 24% für Der Prozentsatz der Unternehmen, die 2003, später oder gar nie online einkaufen wollen, beträgt lediglich 20%. 2.5 Lieferanten 1998 Zahl der Lieferanten Veränderung 2001 Zunahme 11% % 20% 40% 60% 80% 100% unter über 1000 Abnahme 47% Konstant 42% N=164 (1998), 178 (1999), 205 (2000). N=147. Abbildung 12: Entwicklung der Lieferantenzahlen sowie Prognose für Abbildung 12 zeigt, dass die Zahl der Lieferanten in den letzten Jahren eine leichte Verringerung erfahren hat. So nahm die Zahl der Unternehmen, die mehr als 1000 Lieferanten hatten, von 31% auf 28% ab. Am stärksten vergrösserte sich die Klasse der Unternehmen, welche Lieferanten haben. Betrachtet man die Mittelwerte, so nahm die durchschnittliche Zahl der Lieferanten von 1383 (Median: 535) im Jahr 1998 auf 1176 im Jahr 2000 (Median: 500) ab. Für 2001 planen lediglich 11% eine Erhöhung der Lieferantenzahl. 42% glauben an eine konstant bleibende Lieferantenzahl, während knapp die Hälfte der antwortenden Unternehmen (47%) eine Reduktion der Lieferanten vorsehen. Wie Abbildung 13 zeigt, sehen nur knapp 25% der Unternehmen einen Grund für die Abnahme der Zahl der Lieferanten im zunehmenden Einsatz des Internet. Zum Anteil der Lieferanten aus dem Ausland ist zu sagen, dass im Durchschnitt lediglich 29.3% der Lieferanten ausserhalb der Schweiz angesiedelt sind. Der Median liegt gar bei nur 20%

8 Einsatz von Internet zu Beschaffungszwecken in Schweizer Grossunternehmen (2000) 8 Der Einsatz von Internet in der Beschaffung......erleichtert das Suchen und Finden neuer Lieferanten (N=252)...führt zu einer effizienteren Supply Chain (N=245)...führt zu einer kürzeren Supply Chain (N=247)...reduziert die Durchlaufzeit einer Bestellung (N=252)...verringert die Einkaufskosten (N=253)...führt zur vermehrten Berücksichtigung von ausländ. Lieferanten (N=253)...führt zu einer Reduktion der Zahl der Lieferanten (N=252)...führt zur vermehrten Berücksichtigung von KMU (N=249)...macht intensive Beziehungen zu Lieferanten w eniger w ichtig (N=252) stimme eher bzw. voll zu indifferent stimme nicht bzw. eher nicht zu Abbildung 13: Beziehungen zu Lieferanten und deren Beeinflussung durch das Internet. Die Hauptvorteile des Internet sehen die antwortenden Unternehmen vor allem im leichteren Auffinden von geeigneten Lieferanten sowie darin, dass die Supply Chain verkürzt wird und effizienter gestaltet werden kann. Immer noch um die 50% der Unternehmen erklären, dass Durchlaufzeiten und Kosten einer Bestellung durch Internet reduziert werden können. Wenig Zuspruch findet die Hypothese, das Internet führe zu einer vermehrten Berücksichtigung von KMU als Lieferanten. Über 80% finden weiter, dass das Internet keinen Einfluss auf die Wichtigkeit intensiver Beziehungen zu Lieferanten hat. Zusammenarbeit mit Lieferanten Lieferanten w erden in Produktentw icklung einbezogen (N=224) Wir w erden "just in time" beliefert (N=242) Lieferanten forderten uns auf, über Internet zu bestellen (N=248) Lieferanten gew ähren uns Zugriff auf interne Daten (N=236) Wir gew ähren Lieferanten Zugriff auf interne Daten (N=248) ja nein Abbildung 14: Zusammenarbeit mit Lieferanten Über 70% der befragten Firmen arbeiten bereits in der Produktentwicklung mit den Lieferanten zusammen. Ein weiteres Indiz für die intensivierte Zusammenarbeit zwischen Abnehmer und Lieferant ist der relativ hohe Anteil der Unternehmen, die just in time beliefert werden. Mehr Hemmungen herrschen betreffend des Zugriffs auf interne Daten; so gewähren lediglich 22% der Unternehmen ihren Lieferanten online Zugriff auf firmeneigene Informationen (z.b. Lagerbestände), während immerhin 34% der Lieferanten dies ihren Kunden gegenüber tun. Abschliessend ist zu bemerken, dass immerhin 43% der befragten Unternehmen von ihren Lieferanten bereits aufgefordert wurden, online zu bestellen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Nutzung des E-Procurement in Schweizer Unternehmen bereits recht fortschrittlich ist. Die durchgeführten Signifikanztests (vgl. Arbeitsbericht Nr. 128 mit den vollständigen Resultaten) zeigen, dass Online-Einkäufer eher ganz grosse Unternehmen (>1000 Mitarbeiter) sind, eher der Dienstleistungsbranche angehören, über ein höheres Einkaufsvolumen verfügen und generell fortschrittlicher betreffend der Nutzung neuartiger Technologien (wie z.b. Intranet und E-Shop-Lösungen) zum Absatz von Produkten sind als die anderen beiden Nutzerklassen. Prognosen betreffend der zukünftigen Entwicklung des E-Procurement sind schwierig. Viel wird davon abhängen, welche Lösungen den KMU angeboten werden und wie sich die elektronischen Marktplätze entwickeln (Funktionalitäten, kritische Masse, Zusatzleistungen).