Office as a Service. Microsoft Office 365 im Praxistest bei sechs mittelständischen Unternehmen. business.chip.de

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1 Office as a Service Microsoft Office 365 im Praxistest bei sechs mittelständischen Unternehmen business.chip.de

2 Vorwort/ Inh alt 1.1 Liebe Leser, Cloud Computing mag momentan der heißeste Trend in der Informationstechnologie sein, doch die Implementation von Cloud-Lösungen steht erst am Anfang. Nicht ohne Grund: Die Einschnitte in die Struktur der firmeneigenen IT können gravierend sein. Wie geht ein Unternehmen mit der Implementation und dem Einsatz einer Cloud- Lösung wie Microsoft Office 365 um? Welche Vorteile, welche Einschränkungen bringt Cloud Computing im Allgemeinen und Office 365 im Speziellen mit sich? CHIP Online Business möchte Einblicke in diese Prozesse liefern und hat im November 2011 die IT-Verantwortlichen unter ihren Lesern dazu aufgerufen, das neue Cloudbasierte Office 365 von Microsoft auszuprobieren und über ihre Erfahrungen zu berichten. Um diesen Test möglich zu machen, hat Microsoft den sechs teilnehmenden Unternehmen Office 365 jeweils eine Lizenz für 25 Arbeitsplätze (Paket E3) für ein Jahr kostenlos zur Verfügung gestellt. Dazu gab es einen Beratungstag eines qualifizierten Microsoft-Partners. Unter den vielen Bewerbungen, die nach dem Aufruf bei uns eingingen, wählten wir sechs typische Mittelständler aus. Über ihre jeweilige Ausgangsposition können Sie sich im ersten Kapitel dieses Anwenderberichts ein Bild machen. In den darauffolgenden acht Wochen haben wir mit den Testern regelmäßig und ausführlich über ihre Erfahrungen mit Office 365 telefoniert. Herausgekommen ist eine Artikelserie, die wir Ihnen hiermit zusammengefasst zur Verfügung stellen möchten. Wir wünschen Ihnen bei der Lektüre viel Spaß und viele wertvolle Einsichten für Ihre eigene Planung! Februar 2012 Januar 2012 Dezember Diese Unternehmen testeten Office Office 365: Der Firmentest kann beginnen 1.2 Logistik und Elektromobilität 1.3 Ein Reiseunternehmen und ein Personaldienstleister Erste Schritte mit Office Umzugsstrategien und Ersteinrichtung 2.2 Sicherheit und Stolperfallen für Admins 2.3 Ausblick: Macs, Mitarbeiter, Mobilgeräte Migration und Nutzer- Feedback 3.1 Migration: Licht und Schatten in der Praxis 3.2 Erste Eindrücke der Nutzer 3.3 Zwischenbilanz: Die Cloud muss noch lernen Fein-Tuning und Nutzertests 4.1 Funktionen finden, Stolperfallen umgehen 4.2 Nutzertest 1: Klassische Office-Arbeit 4.3 Nutzertest 2: Mobiles Arbeiten Rolle der Dienstleister bei Office Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig 5.2 Für wen ist Office 365 geeignet? 5.3 Auch Cloud Computing hat Grenzen und Schwächen 5.4 Wie steht es um den Datenschutz? Neue Workflows und Sharepoint-Pläne Jannis Moutafis Leiter B2B Publishing 6.1 Gestraffte Prozesse 6.2 Sharepoint-Schwierigkeiten 6.3 Sharepoint-Strategien 6.4 Fazit: Office 365 im Firmentest

3 1. Diese Unternehmen testeten Office 365 Artikel von Jörg Geiger und Jannis Moutafis Office 365 ist Microsofts einfachstes Bürokomplettpaket für den professionellen Einsatz. Exchange, Lync und SharePoint stehen im Rechenzentrum bereit, Unternehmen richten nur noch ihre Benutzer ein und legen los. Soweit die Theorie. Immer und überall verfügbar, hochsicher und einfach zu bedienen, mit diesen Worten preist Microsoft seine Cloud-Lösung Office 365 an. Wir wollen wissen, ob das auch im Unternehmensalltag so ist und haben einen großen Test gestartet. Statt im Software-Testcenter muss sich Office 365 in der Praxis beweisen. Dafür setzen sechs Firmen Office 365 ein Jahr lang ein und berichten CHIP Online über die Vor- und Nachteile sowie ihre Erfahrungen im Arbeitsalltag. Brüder Mannesmann Werkzeuge GmbH Office 365: Der Firmentest kann beginnen 1.1 Die Brüder Mannesmann Werkzeuge GmbH ist eine Tochter der traditionsreichen Brüder Mannesmann AG aus Remscheid, deren Wurzeln bis ins achtzehnte Jahrhundert zurück gehen. Neben der eigenen Herstellung von Werkzeugen und Armaturen betreibt sie Handel mit solchen Produkten und versorgt den Groß- und Einzelhandel, sowie Baumarktketten national und international. Der Handel mit Werkzeugen begann 1977, zunächst mit Handwerkzeuge und Do it Yourself-Produkten importiert, später kamen technische Artikel und Elektrowerkzeuge hinzu. Außer den selbst gefertigten Bohrsägen bezieht das Unternehmen seine Waren größtenteils aus Europa und Fernost und verkauft sie europaweit. Die IT-Infrastruktur der GmbH ist äußerst divers vom Windows-Fileserver bis zu Linux-Servern fürs Web. Wir wollen unser heterogenes Netz homogenisieren und konsolidieren, sagt Prokurist Martin Speer. Durch die Nutzung eines Microsoft Terminal Servers kommen zunehmend Thin Clients statt PCs an den Arbeitsplätzen zum Einsatz. Auch Office 2010 wird über den Terminal Server bereitgestellt. --> Diese Unternehmen testeten Office 365 3

4 Die Hans Schütt Immobilien GmbH Traditionsreich: Die Zentrale der Brüder Mannesmann AG in Remscheid. Dennoch würde für Speer ein Umstieg auf Office 365 viel Sinn machen: Wir würden uns dadurch Wartung und Updates ersparen, wären außerdem nicht mehr vom Grundbetriebssystem abhängig, so Martin Speer. Probleme mit letzterem gab es nämlich in der Vergangenheit auch, als sich beispielsweise die aktuelle Version des Terminal Servers mit dem vorhandenen Office 2003 nicht so recht vertragen wollten. Speer erhofft uns mehr Flexibilität mit diesem Office-Paket gerade in Bezug auf Bereitstellung von Online-Speicher und Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten. Die Hans Schütt Immobilien GmbH aus Kiel durfte 2011 ihr 75jähriges Bestehen feiern. Das Unternehmen bietet eine umfassende Palette an Dienstleistung rund um das Thema Immobilien an, von der Verwaltung über den Verkauf und Vermietung bis hin zur Testamentsvollstreckung. Es beschäftigt momentan 35 Mitarbeiter und ist nicht nur in Kiel sondern im gesamten norddeutschen Raum aktiv. Dirk Schrage ist im Verkauf tätig, kümmert sich zugleich um die inzwischen umfangreiche IT-Infrastruktur: Auf den zentralen Ressourcen laufen neben dem Mail-Server auch eine für dieses Geschäft spezialisierte Branchensoftware sowie ein XenServer für deren Bereitstellung über Remote-Einwahl. Damit wird zwar der Zugriff auf die Branchensoftware abgedeckt, auch über mobile Geräte und deren Apps, doch das Bereitstellen von Office-Dokumenten für die Außendienstmitarbeiter ist damit noch nicht gelöst, sagt Schrage. Solche Dokumente müssten immer häufiger auch mit Kunden geteilt werden. Ein wesentlicher Punkt bei Office 365 ist deshalb für ihn der dazugehörige SharePoint-Server. Darüber hinaus will Schrage die Funktionalität des Kommunikations-Servers Lync testen und danach entscheiden, was die nächste Telefonanlage des Unternehmens können soll. Fest in Familienhand: Das Kieler Immobilienhaus Schütt konnte letztes Jahr sein 75 jähriges Bestehen feiern. Diese Unternehmen testeten Office 365 4

5 Logistik und Elektromobilität 1.2 Gerstlauer Spedition und Logistik GmbH Die Gerstlauer Spedition und Logistik GmbH ist ein klassischer deutscher Mittelständler: Vor gut 70 Jahren in Weißenhorn in der Nähe von Ulm gegründet und noch immer im Besitz der Gründerfamilie, aber inzwischen von einem reinen Transport zu einem ausgewachsenen Logistikunternehmen weiterentwickelt. Das Angebot an Dienstleistungen reicht vom Stückgutverkehr zu internationalen Frachten und vom Just-in-Time-Lieferservice bis zur fachgerechten Lagerung von hochwertigen Lebensmitteln. Was IT-Leiter Mathias Baier beim Gedanken an ein Cloud-Office besonders reizt ist die Sache mit der Client-basierten Wartung und den Updates die würde nämlich wegfallen. Außerdem würde man dem Wildwuchs aus verschiedenen Office-Versionen, die bei Mittelständlern so typisch sind, ein Ende setzen. Next Generation Mobility KG Die Next Generation Mobility KG (NextGM) ist ein Spin-Off der Unternehmensberatung Barkawi Management Consultants. Ihr Ziel ist es, den Trend emobility zu nutzen und Unternehmen zu helfen, Elektrofahrzeuge in ihre Fuhrparks zu integrieren. Auch Städten und Kommunen bieten wir umfassende Lösungen zur Einbindung der emobility, sagt Geschäftsführer Tim Ruhoff. Das Geschäftsmodell umfasst die strategische Planung und Umsetzung von Mobilitätskonzepten inklusive der Nutzung einer eigenen Internet-Plattform, über die Mitarbeiter neben konventionellen Fahrzeugen auch efahrzeuge (mit Reichweitenmanagement) buchen können und der gesamte Fuhrpark verwaltet werden kann. Die Implementation von Office 365 will Baier schrittweise angehen. Erst kommt die Office- Funktionalität, erst danach will er den Einsatz weiterer KomponentenV wie SharePoint oder Lync in Betracht ziehen. Und gibt damit die Haltung vieler Mittelständler gegenüber Cloud-Anwendungen wieder: Ich denke, man muss ein solches Produkt im Unternehmen in Aktion haben um herauszufinden, ob man den ganzen Umfang in einem mittelständischen Betrieb so nutzen kann, das es sich gegenüber den konventionellen Softwarelösungen lohnt. Blickfang: Der Tesla Roadster dient für die Next Generation Mobility KG als Botschafter für Elektromobilität. Damit das Thema emobility in den nächsten Jahren stark wachsen kann, gilt es heute die Begeisterung für efahrzeuge bei den Firmen und deren Mitarbeitern zu wecken. Zu diesem Zweck hat sich NextGM ein Exemplar des derzeit wohl exklusivsten Sportwagen, einen Tesla Roadster Sport zugelegt. Diesen stellt sie als Highlight für Veranstaltungen zur Verfügung. Kein Fahrzeug eignet sich derzeit besser als der Tesla Roadster Sport, um Menschen für emobility zu begeistern und diesen Effekt für das Firmen-Image zu nutzen, so Ruhoff. Gut unterwegs: Gerstlauer hat sich vom Transport- zum Logistikunternehmen gewandelt. Momentan beschäftigt NextGM fünf Mitarbeiter, im Lauf des nächsten Jahres sollen es über zehn werden. Um sich möglichst ungestört auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren zu können und möglichst wenig von Fragen der IT-Infrastruktur abgelenkt zu werden, will Tim Ruhoff auf Cloud-Dienste wie Office 365 setzen. --> Diese Unternehmen testeten Office 365 5

6 Ein Reiseunternehmen und ein Personaldienstleister 1.3 Unsere Mitarbeiter sind oft bei Kunden und müssen sich mit den Mitarbeitern vor Ort, in unserem Büro oder mit unserem IT-Partner koordinieren, erklärt Ruhoff. Bislang habe er noch keine übergreifende Lösung gefunden, die ihm helfen würde und ist daher an Office 365 interessiert. Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist uns ebenso wichtig wie das einfache Teilen von Dokumenten, das momentan über Dropbox passiert. Sehr interessant sind für Ruhoff auch die Möglichkeiten für Videoconferencing. Reisebüro Scharff Das Reisebüro Scharff aus Speicher bei Bitburg hat praktisch alle Arten von Reisen im Angebot vom Jugendcamp über den Abenteuertrip im afrikanischen Dschungel bis hin zu begleiteten VIP-Reisen. Es unterhält zwei Standorte (in Speicher und Bitburg) und drei Arbeitsbereiche: Reisebüro für Laufkundschaft, eine Gruppenabteilung im Backoffice sowie den Bereich VIP-Kunden mit Außenbetreuung. Office zur Verfügung stehen soll oder ob wir Zuhause beim VIP-Kunden auf unsere Ausschreibungen, Kalkulationen oder Präsentationen auf dem Laptop zugreifen wollen, sagt Niessner. Zusammengefasst: Geschäftsleitung und Mitarbeiter sollen überall und jederzeitauf wichtige Informationen zugreifen können. Zudem soll die Kommunikation und Zeit- bzw. Terminplanung strukturiert und verbessert werden. Aquila Consulting Die Aquila Consulting ist eine Personal- und Organisationsberatung mit Sitz in Grünwald bei München und hat sich auf die Rekrutierung von Fach- und Führungskräften spezialisiert. Was Aquila von der Konkurrenz unterscheidet ist die Tatsache, dass die Agentur neben dem klassischen Headhunting auch alternative Wege und Quellen bei der Stellenbesetzung nutzt. Zum Beispiel werden hoch qualifizierte, ausscheidende Zeitsoldaten der Bundeswehr in den Recruiting-Prozess mit einbezogen. Das Unternehmen befindet sich auf einem starken Wachstumskurs. Von Jugendcamp bis zur VIP-Reise organisiert das Reisebür Scharff Stefan Niessner organisiert bei Scharff nicht nur Gruppenreisen sondern auch die EDV und möchte den bevorstehenden Umzug eines Teils der Mannschaft mitunter dazu nutzen, einige Veränderungen in der IT des Unternehmens einzuführen. Die drei Bereiche sollen besser zusammenwachsen, Informationen leichter ausgetauscht werden und jedem überall zur Verfügung stehen, ganz gleich ob wir ein neues Produkt in der Gruppenabteilung entwickelt haben und dies dem Front- Die IT-Infrastruktur ist in den Händen von Herrn Marcus Reinke, Betriebswirtschafter mit Schwerpunkt Informationstechnik. Für ihn gibt es zwei Herausforderungen, die er mit Office 365 angehen will: Einerseits die Diversität der von den Beratern eingesetzten PCs (Windows, Mac und mehr), andererseits die notwendige Mobilität der Berater, die oft bei Kunden und Kandidaten vor Ort in ganz Deutschland sein müssen. Das Unternehmen hat eine Größe erreicht, bei der wir den nächsten Schritt in der IT-Infrastruktur gehen müssen, sagt Reinke. Die Ressourcen, auf die das Aquila- Team zugreift, müssen homogener und vor allem kollaborativer werden. Bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten ständig Dokumente hin und her zu schieben sei zeitraubend und ineffektiv, die gemeinsame Erstellung von Dokumenten und deren Bearbeitung von verschiedenen Standorten aus viel sinnvoller. Diese Unternehmen testeten Office 365 6

7 1. 2. Erste Schritte mit Office 365 Bei Cloud-Projekten fängt man zwar nicht auf der grünen Wiese an, trotzdem können die Mitarbeiter nicht sofort starten. Am Anfang steht auch bei Office 365 der Admin, der die neue Lösung so einrichten muss, dass sie auf die Anforderungen des Unternehmens passt. Die Testkandidaten, alles mittelständische Unternehmen, sind mit den nötigen Zugangsdaten für Office 365 ausgestattet worden, schon nach wenigen Tage fragte CHIP Online bei den Unternehmen das erste Mal an. Besonders interessant: Im Test sind außer einem (fast) hauptberuflichen Admin nur Mitarbeiter, die die IT-Administration nebenbei erledigen. Typisch Mittelstand eben. Schnelle Regestrierung Umzugsstrategien und Ersteinrichtung 2.1 Alle Unternehmen haben bereits eine funktionierende Office-Infrastruktur. Für Office 365 sind deshalb passende Umzugsstrategien und eine möglichst stressfreie Ersteinrichtung gefragt. Wie CHIP Online schon im Beta-Test von Office 365 feststellte, ist die Einrichtung von Office 365 zwar nicht in 5 Minuten erledigt, aber wesentlich einfacher als die Office-Server selbst im Unternehmen aufzubauen, soweit sind sich alle Tester einig. Am Anfang steht die Anmeldung für Office 365. Wichtig ist hier die richtige Angabe der Region. Gibt man Deutschland ein, dann wird der Vertrag mit Microsoft Irland geschlossen und es gilt EU-Recht. Einfach: Office 365 ist deutlich schneller am Start als eigene Server-Installationen. Die Domänen sind nach dem Schema beispiel.onmicrosoft.com aufgebaut. beispiel muss natürlich jedes Unternehmen selbst aussagekräftig besetzen, etwa mit dem Firmennamen. Das geht nur ein Mal, deshalb sollte man lieber den Domain-Namen vorher sorgfältig auswählen. Und, wie bei Domains üblich, muss sie auch verfügbar sein. Über die Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen, kann man den Wunschnamen testen lassen. Ansonsten machte der Anmeldedialog keine Schwierigkeiten, der Admin erhält in wenigen Minuten seine Zugangsdaten per Mail. Sofort loslegen Datenschutz prüfen Kleine und mittelständische Unternehmen sind sehr pragmatisch, was ihre IT angeht. Das zeigt auch die Herangehensweise an Office 365 im Test. Am schnellsten ist Tim Ruhoff vom Startup Next Generation Mobility unterwegs: Wir stellen keinen langen Migrationsplan auf, stattdessen wird die Software auf wenigen Arbeitsplätzen eingerichtet und ausprobiert. Stellt sich nach einem kurzen Test heraus, dass das Projekt zu aufwändig wird, dann lässt man bei W Next Generation Mobility lieber die Finger davon. So hatte sich beispielsweise eine eigene SharePoint- Installation in der Vergangenheit als zu komplex für die begrenzten Ressourcen eines Unternehmens erwiesen, --> Erste Schritte mit Office 365 7

8 Sicherheit und Stolperfallen für Admins 2.2 das noch im Aufbau begriffen ist. Seitdem nutzen die Mitarbeiter Dropbox als gemeinsamen Dateispeicher, lieben die Einfachheit des Dienstes, hätten aber gerne mehr Sicherheit. Mathias Baier von der Spedition Gerstlauer hat auch im Kleinen losgelegt, erst einmal die Benutzer angelegt und dann Office 2010 Pro Plus auf vier Rechnern installiert, danach geht er Stockwerk für Stockwerk vor. Er will jedoch speziell vor dem Einsatz der Web-Apps und Sharepoint noch mit einem Microsoft-Partner das Thema Datenschutz besprechen. Die Einrichtung der Benutzer machte keinem Unternehmen Probleme, wobei alle Admins ihre Nutzer noch händisch eintragen müssen, was bei dem Paket für 25 Nutzer noch funktoniert. Mehr oder weniger Infos Die Geister scheiden sich beim Thema Infomaterial. Während einige Unternehmen mit englischer Dokumentation zufrieden sind, wünschen sich andere einen Leitfaden in deutscher Sprache. Außerdem wünschen sich die Unternehmen kurze Checklisten mit klaren Handlungsanweisungen. Manchmal gibt es das nötige Infomaterial zwar schon, es ist aber zu stark verteilt. So wünschte sich Martin Speer von Mannesmann Werkzeuge eine Anleitung, wie er die Mails von seinem jetzigen Provider migrieren kann. Die nötigen Schritte beschreibt aber schon ein passendes Dokument. Gut kommen bei den Unternehmen die Video-Touren an, die Office 365 für Admins und Benutzer bietet, auch wenn sie in englischer Sprache sind und nur mit deutschen Untertiteln funktionieren. Keine Risiken Wenn es um die Cloud geht, wird das Thema Sicherheit immer ganz heiß diskutiert. Wie gehen die Unternehmen damit um und wo lauern noch Stolperfallen für Admins? Ein Grundvertrauen in Microsoft haben alle Unternehmen im Test. Von der Sicherheit erwarten sie sich viel, schließlich sollten Microsofts Rechenzentren besser abgesichert sein als die hauseigenen Server- Räume. Trotzdem werden nicht blind alle Unternehmensdaten verschoben. Mathias Baier von der Spedition Gerstlauer will das Thema Datenschutz als zentralen Punkt für das Gespräch mit einem Microsoft-Partner machen. Auch bei Mannesmann ist das ein wichtiges Thema. IT-Chef Speer will etwa beim Thema Mail-Archivierung keine Risiken eingehen und sich erst umfassend informieren. Die Tatsache, dass Microsoft diese Woche offiziell den Segen der deutschen Datenschützer bekommen hat, dürfte bei der Entscheidungsfindung helfen. Lokale Office-Installation Kombination mit Fileserver; Für Martin Speer von der Mannesmann Werkzeuge GmbH wird Sharepoint in Kombination mit einem lokalen Fileserver eingesetzt. Die Web-Apps wollen die Testkandidaten zumindest auch ausprobieren, wichtig ist ihnen aber in jedem Fall das lokal installierte Office- Paket Office Professional Plus. Hier gab es die meisten Fragen, denn wenn schon Office 2007 oder 2010 auf einem PC vorinstalliert ist, dann installiert sich das Plus-Paket einfach drüber. Die große Frage war jetzt, was passiert, wenn man Office 365 nach einem Jahr nicht weiter nutzen möchte? Die Installation lässt sich nicht einfach rückgängig machen, die Unternehmen müssen entweder das alte Office neu installieren oder Lizenzen für Office 2010 erwerben. Die Installation selbst lief bei allen Unternehmen problemlos, einzig die Größe des Downloads wurde etwas kritisiert. So muss man selbst bei installiertem Office 2010 rund 800 MByte laden. Marcus Reinke von Aquila Consulting löste das Problem, indem er den Download per USB-Stick auf die einzelnen PCs brachte. Erste Schritte mit Office 365 8

9 Ausblick: Macs, Mitarbeiter, Mobilgeräte 2.3 Kleine Tücken im Alltag Obwohl die Zufriedenheit über den doch schnellen Start von allen Unternehmen betont wurde, gab es auch überall kleine Stolperfallen. Bei der Firma Gerstlauer sprang ab und zu im Betrieb plötzlich wieder das Konfigurationsfenster von Office Pro Plus auf, obwohl das Paket bereits fertig eingerichtet war. Bei Hans Schütt Immobilien in Kiel hatte man Probleme bei der Übertragung der Domain. Office 365 beinhaltet dort -Zeichen, was die MX-Einträge des aktuellen Internet- Providers nicht erlauben. Leider ist der Provider noch nicht in einem How-to von Microsoft erfasst. Bei Aquila konnten sich Mac-Nutzer nicht bei Lync anmelden, der webbasierte Instant Messenger funktionierte aber tadellos. Immerhin funktioniert Microsofts Support: So hatte man nach drei Tagen die Lösung in Form neuer SIP-Server parat. Heterogene Struktur IT in kleinen Unternehmen ist einfach und leicht zu überblicken? Vergessen Sie es, auch dort sind heterogene Umgebungen an der Tagesordnung. Office 365 muss also auch mit Macs und Linux sprechen sowie Tablets und Smartphones unterstützen. Keiner der Testkandidaten ist schon komplett im Produktivbetrieb, aber die ersten Schritte sind gemacht. Doch wie geht es weiter: Viele Admins wollen sich nach der Grundkonfiguration in einen der angebotenen Server einarbeiten, bei Gerstlauer, Schütt und Mannesmann ist es SharePoint, bei Next Generation Mobility steht vor allem Lync im Fokus. Beim Thema Mitarbeiterschulung hat es vor allem Marcus Reinke von Aquila schwer, seine Mitarbeiter denn sind selten gemeinsam im Unternehmen. Die Grundlagen für alle wurden zunächst per Mail kommuniziert, einzelne Probleme wie das mit Lync für den Mac per Telefon geklärt. Allerdings ist eine zentrale Infostunde geplant, in der Reinke die Mitarbeiter grob in die Funktionen von Office 365 einweist. Nicht jeder ist mit neuen Systemen so experimentierfreudig wie ich und dadurch werden viele Features gar nicht entdeckt, sagt Reinke. Hier wäre es nicht schlecht, wenn es vorgefertigte Mitarbeiter-Schulungs-Unterlagen gäbe. Immerhin gibt es Videos für Nutzer, die man den Mitarbeitern zeigen kann. Aber leider sind auch die Videos nur in englischer Sprache gemacht, die deutschen Untertitel sind nur bedingt hilfreich wenn man gleichzeitig darauf schauen muss, was auf dem Bildschirm passiert. Videos für Mitarbeiter: Eine Einführung für Mitarbeitergibt es nur in englischer Sprache mit Untertiteln. Erste Schritte mit Office 365 9

10 1. 3. Migration und Nutzer-Feedback Den Idealfall vom kleinen Unternehmen, das eine einheitliche Computer-Ausstattung hat, gibt es diesem Test genauso wenig wie im echten Leben. Den Firmen ist es vor allem wichtig, dass die eingesetzten Systeme zuverlässig funktionieren. Entsprechend wächst auch die IT kleinerer Mittelständler über die Jahre situationsbedingt zusammen. Für Strategien zur Standardisierung oder Verschlankung ist keine Zeit. Größere Veränderungen verursachen relativ gesehen genauso viel Kopfzerbrechen wie bei den Großen. Der Normalfall sind also verschiedene Betriebssysteme, verschiedene Office-Versionen und in vielen Fällen eine auf die einzelnen Nutzer verteilte Kommunikationsstruktur. Ein Teil der Mitarbeiter nutzt Outlook, andere Apple Mail oder Thunderbird. Das funktioniert für die Unternehmen in der Praxis ganz gut, stellt sich aber bei der Migration als Herausforderung dar, denn schließlich soll kein Nutzer seine s oder Kontakte verlieren. Vielfalt ist der Normalfall Migration: Licht und Schatten in der Praxis 3.1 Office 365 kriegt man relativ einfach aus den Startblöcken. Das gilt für alle, die sich eine neue IT von Grund auf aufbauen oder die eine gut standardisierte Ausgangsbasis haben. Gut standardisiert bedeutet im ersten Schritt: Clients mit gleichem Betriebssystem, gleichem Office-Paket und Kommunikationsdienste bei einem Anbieter. Doch das ist bei kaum einem der Testkandidaten der Fall, die IT ist in kleinen Unternehmen stark heterogen und historisch gewachsen. Für kleinere Anforderungen hat man kleine Lösungen und Workarounds gefunden und so herrscht in der IT ein kleiner Flickenteppich von Lösungen, die aber in der Gesamtheit funktionieren. Nachteil Mac: Office 365 versorgt Mac-Nutzer nicht mit einem lokalen Office-Paket. Dass Microsoft die Nicht-Microsoft-Welt noch nicht ganz in Office 365 erfasst hat, musste Marcus Reinke von Aquila Consulting erfahren, als er Office 365 für Mac-Nutzer einrichten wollte: Lync auf dem Mac zum Laufen zu bringen ging nicht ganz so problemlos wie bei Windows-Rechnern. Auch gibt es das lokale Office-Paket (Office Pro Plus), das im Rahmen von Office 365 mitgeliefert wird, nur für Windows, Mac-Nutzer gehen leer aus. Mac-Nutzer müssten, sofern dies noch nicht der Fall ist, Office 2011 für den Mac selbst kaufen. Die gute Nachricht: Microsoft arbeitet gerade daran, auch ein entsprechendes Paket für Mac-Nutzer zu schnüren. Mail-Migration für alle? Ein Problem war für einige Firmen auch die Migration der s. Der einfache Weg wäre es, für alle Benutzer Exchange-Konten anzulegen. Doch das ist nicht jedermanns Sache, denn längst nicht alle Nutzer brauchen die komplette Funktionalität von Office 365. Das ist sowohl bei Scharff Reisen als auch bei Hans Schütt Immobilien der Fall. Auch im Hinblick auf die Kosten wollen einige der Testteilnehmer beispielsweise Aushilfskräfte nicht als komplette Office-365-Nutzer anlegen und bezahlen. --> Migration und Nutzer-Feedback 10

11 Oft brauchen Nutzer nur eine Mail-Adresse, keinen voll ausgestatteten PC-Arbeitsplatz. Sinnvoll wäre das beispielsweise auch für eine Firma wie der Gerstlauer Spedition, die viele LKW-Fahrer beschäftigt. Exotische Szenarien Office 365 ist zwar für viele Aufgaben gerüstet, doch nicht beliebig kombinierbar. Martin Speer von der Brüder Mannesmann GmbH beispielsweise wollte die lokale Software von Office 365 (Office Pro Plus) auf seinem Terminal Server installieren und sie den Nutzern auf Thin Clients bereitstellen. Dieses Szenario hatte Microsoft nicht auf der Rechnung, der Support brauchte einige Zeit, um herauszufinden, ob man das überhaupt so machen kann. Lizenzen sparen: Nicht alle Nutzer brauchen eine volle Lizenz von Office 365. Wie man diese Doppelstrategie am besten fährt, darauf geben die Leitfäden zu Office 365 auf den ersten Blick keine Antwort, vor allem weil zusätzliche lokale Exchange-Server für die Unter-nehmen keine Option sind. Microsoft hat dennoch dafür eine Lösung parat: Über einen weiteren Office 365-Plan lassen sich in Exchange so genannte Kiosk- Nutzer mit 500 MByte Mailboxen anlegen. Pro Nutzer berechnet Microsoft dann 3,57 Euro im Monat. Cloud-Probleme und die Grenzen von Office 365 Auch Microsoft muss die Server in seinen Rechenzentren warten. Der Kunde kriegt davon in der Regel nichts mit, wenn er sich nicht in der Admin-Oberfläche die anstehenden Wartungen ansieht. Wartungsplan: Die Admin-Oberfläche informiert über Wartungsarbeiten. Fazit: Die Kombination von Office 365 und Terminal Server wird von Microsoft nur bedingt unterstützt. Für virtuelle PCs auf dem Terminal Server kann die Client-Software Office Pro Plus nicht verwendet werden, man muss das spezielle Office-Paket für Terminal Server nehmen. Dennoch muss man auch hier nicht auf Office 365 ganz verzichten. Die Cloud-Komponenten von Office 365 sind nämlich über Terminal Server sehr wohl nutzbar, sprich Exchange, Sharepoint und Lync. Zudem werden hierfür günstigere Pakete angeboten (E1 und E2). Dass diese Hintergrundarbeiten auch mal zu Problemen führen können, beklagten zwei Testkandidaten. So konnten sich beispielsweise bei der Gerstlauer Spedition die am Montag Morgen neu angelegte Nutzer nicht bei Lync anmelden, die bestehenden User (am Freitag zuvor angelegt) aber schon. Die Ursache waren Wartungsarbeiten am Lync- Server, die übers Wochenende im Rechenzentrum ausgeführt wurden, und erledigte sich von selbst im Lauf des Tages. Migration und Nutzer-Feedback 11

12 Lync ist ein Renner Erste Eindrücke der Nutzer 3.2 In kleinen Firmen sind die Nutzer noch viel einflussreicher als im Großkonzern. Umso wichtiger ist das Feedback nach den ersten Tagen im Praxiseinsatz. Die Zeiten sind vorbei, in denen Nutzer jedes Programm-Update einfach hingenommen haben. Admins können heute nicht einfach den Mitarbeitern neue Tools vorsetzen und erwarten, dass diese alles akzeptieren. Gefällt die Software nicht, ist der Aufschrei unter den Nutzern groß und der Admin muss zurückrudern. Bisher waren allerdings bei unseren Testern mit Office 365 keine Katastrophen zu verzeichnen. Überraschend gut kommt bei den Testkandidaten Lync an. Microsofts Messenger- Komponente punktet bei Unternehmen, die bisher noch gar nichts mit Instant Messaging gemacht haben und auch bei denen, die bisher andere Lösungen hatten. Das große Plus: die schöne Integration in Windows und Outlook. Office 2010: Mal schnell, mal langsam Zwar haben sich fast alle Testkandidaten für die Web-Apps von Word und Excel interessiert, in der Praxis kommt aber zunächst das installierte Office 2010 zum Einsatz. Hier hört man vereinzelt Klagen von denen, die bisher noch keine Ribbon-Oberfläche genutzt haben ein bekanntes Office-Thema. Meist geht es dabei um einzelne Funktionen, die man nicht auf Anhieb findet, unterm Strich kommen die Mitarbeiter aber auch mit der neuen Menüstruktur klar. Unterschiedliches Feedback gibt es zur Geschwindigkeit: Während die einen von Office 2010 als schnell schwärmen, klagen die anderen über den lahmen Start. Im Detail gibt es wohl tatsächlich Performance-Probleme auf alten Computern, die gerade noch so die Systemvoraussetzungen erfüllen. Alles neu: Der Umstieg auf die Ribbon-Oberfläche machte keine großen Probleme. für diejenigen, die sich bereits daran gewöhnt haben - was nicht immer der Fall war. -Infrastruktur lieber komplett migrieren Einige Nutzer beschwerten sich auch über lange Wartezeiten auf Mails. Bei Scharff Reisen beispielsweise liegt das aber daran, dass die Firma die Mail-Migration noch nicht ganz abgeschlossen hat. Bei Office 365 kann man bestehende Mail-Konten einfach abfragen lassen, ohne die Domäne umzuziehen. Die Abfrage der Mails erfolgt aber nur alle 30 Minuten, was im Produktivbetrieb zu lahm ist. Diese Probleme dürften sich aber nach einer kompletten Migration erledigt haben. Lync ersetzt Telefon: Mathias Baier stattet in der Spedition Gerstlauer Arbeitsplätze ohne Telefon mit Lync aus. Migration und Nutzer-Feedback 12

13 Zwischenbilanz: Die Cloud muss noch lernen 3.3 Office zum Erfolg verdammt Produkte wie Office 365 stellen vor allem für Kleinunternehmen und Mittelständler eine große Chance dar, ihre IT-Umgebungen einfacher, zuverlässiger und wartungsfreier zu gestalten. Doch bis dahin muss Cloud Computing, gerade für diese Zielgruppe, noch etwas reifen. Nicht zuletzt dank der Marktmacht von Microsoft und der enormen Verbreitung von Office als Standardausstattung am Arbeitsplatz, ist auch Office 365 zum Erfolg verdammt und der Hersteller scheint auch entschlossen, das Produkt zum Erfolg zu führen. Nur sollte man bei der Betrachtung dieser Tests nicht vergessen, dass es sich bei Office 365 nicht einfach nur um ein neues Produkt handelt. Damit wird gleich ein neues IT-Paradigma eingeführt, das des Cloud Computing. Und der Umgang damit ist zur Zeit weder bei den Herstellern noch bei den Anwendern wirklich ausgereift. Lücken im Produktangebot Am deutlichsten zeigt sich diese Tatsache daran, dass die Produktkonfigurationen von Office 365 im Sinne der angebotenen Pakete sowie die Implementations- und Einsatzszenarien noch reichlich Luft nach oben bieten. Beispiel Upgrading: Entscheidet sich ein Unternehmen für das kleine Paket mit 10 Arbeitsplatzlizenzen, wie das bei Scharff Reisen der Fall war, ist das Upgrade dieser Testinstallation auf eine höhere Lizenz mit mehr Arbeitsplätzen zum jetzigen Zeitpunkt (noch) nicht möglich Microsoft arbeitet noch daran. Auch eine Erweiterung dieses Testpakets mit Kiosk-Lizenzen ist noch nicht möglich. Es ist eben erst der Anfang des Paradigmenwechsels. Auch lässt die Hilfestellung noch zu wünschen übrig, die Microsoft in Form von Literatur, Howtos, Einsatzszenarien, Best Practices und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Office 365 momentan zu bieten hat. Das wiegt besonders schwer wenn man bedenkt, dass im kleinen Mittelstand die Unternehmens-IT nicht von einem IT-Vollprofi betreut wird. Bei unserem Test ist das bei allen sechs Firmen der Fall: Die IT-Betreuer haben hauptberuflich eine ganz andere Funktion, ihre Kenntnisse über professionelle IT sind unterschiedlich gut und selten durch eine entsprechende Ausbildung fundiert. Nur Marcus Reinke von Aquila Consulting ist ein Microsoft Certified Professional (MCP), aber hauptberuflich bei Aquila als Personalberater tätig. Und Mathias Baier von der Gerstlauer Spedition widmet zwar seine meiste Arbeitszeit der IT- Infrastruktur seiner Firma, ist aber von Beruf Speditionskaufmann und erfüllt im Unternehmen auch andere Aufgaben. Die Online-Akademie lernt Deutsch Die gute Nachricht ist, dass Microsoft dieses Problems inzwischen bewusst ist und auch was dagegen tut. Zahlreiche Tutorials und Videos der Office 365-Webseite werden momentan ins Deutsche übertragen oder es werden neue Versionen erstellt, die den Gegebenheiten hierzulande angepasst sind. Und auch auf Papier wird produziert. Unsere Tester durften sich zumindest über ein Buch der Microsoft Press freuen, das ihnen vom Hersteller zugeschickt wurde, in dem die Einrichtung und beispielhafte Anwendungsszenarien übersichtlich beschrieben werden. Sehr hilfreich dürften auch die Bemühungen der seit Sommer auch in Deutschland aktiven Microsoft Virtual Academy. Diese trägt momentan zwar noch den Untertitel Lernressourcen für IT-Pros, doch der Begriff IT-Pro ist hier flexibel zu verstehen. In den Online-Seminaren werden oft genug die Art von Grundlagen beigebracht, die gerade für Nebenbei-Admins wie unsere Tester sehr hilfreich sein dürften. Und die Bemühungen in Richtung Nicht-IT-Profis sollen noch weiter verstärkt werden, versicherte uns der Hersteller. Auch diese Akademie hat hinsichtlich Lokalisierung von Inhalten noch einen langen Weg vor sich (die meisten Kurse sind in Englisch), doch der Anfang ist gemacht. Migration und Nutzer-Feedback 13

14 1. 4. Fein-Tuning und Nutzertests Office 365 kann viel, die Unternehmen in unserem Test entdecken das in der Praxis jeden Tag neu. Die Herausforderung dabei ist, bei so mächtigen Produkten wie SharePoint die passenden Funktionen für die eigene Firma zu finden. Deshalb ist auch noch kein Unternehmen zu diesem Zeitpunkt mit dem Umstieg auf Office 365 komplett fertig. Vielmehr sind die Admins mit Fein-Tuning beschäftigt, um alle Besonderheiten der eigenen IT abzubilden und kleine Probleme zu lösen. Doch die Projekte kommen gut voran, denn gleichzeitig arbeiten immer mehr Mitarbeiter produktiv mit Office 365. In allen Unternehmen müssen nach wie vor klassische Office-Aufgaben erledigt werden, von der Excel-Tabelle über Termine bis hin zur Abstimmung mit Kunden und Lieferanten. Doch auch die Ansprüche der kleinen Unternehmen gehen weiter: Die Testkandidaten experi-mentieren fleißig mit mobilen Geräten, Smartphones und Tablets tauchen fast überall auf, etwa für den schnellen Zugriff auf Office-Dokumente von unterwegs. Spannend auch, erste Sonder-projekte wie Videokonferenzen zwischen Geschäftsführern verschiedener Unternehmen sollen via Office 365 abgewickelt werden. Funktionen finden, Stolperfallen umgehen 4.1 Funktions-Overkill Viele Funktionen contra einfache Bedienung: Office 365 schafft es nicht in allen Bereichen, die wichtigsten Funktionen schnell bereitzustellen. Speziell SharePoint überfordert bei der ersten Begegnung mit seinem breiten Angebot an Funktionen die Admins. So finden diese jeden Tag neue Tuning- Möglichkeiten. Office 365 ist Admins Liebling, denn aus den Unternehmen hört man unisono, dass man noch nie so leicht so viele Server am Start hatte. Und genau hier liegt das Problem, denn man hat jetzt drei mächtige Server, Exchange, SharePoint und Lync, mit jeder Menge Funktionen. Bei Exchange sind die wichtigsten Features klar, Lync überzeugt durch überaus einfache Bedienung und schnelle Ergebnisse. Nur SharePoint bereitet vielen Admins Kopfzerbrechen, denn die wichtigsten Funktionen werden hier nirgends vorgestellt. SharePoint-Funktionen finden Vor den vielen Funktionen von SharePoint kapitulierten einige unserer Tester mit dem Plan, ihn selbst konfigurieren zu wollen. Doch Aufgeben ist keine Option, für diesen Zweck gibt es Dienstleister von Microsoft, die Licht ins Dunkel bringen können. So nutzten beispielsweise Aquila und Next Generation Mobility die Expertise von Microsoft-Partnern für den Einstieg in SharePoint. Große Pläne: Marcus Reinke von der Personalberatung Aquila hat mehrere Sharepoint- Projekte in der Planung. Fein-Tuning und Nutzertests 14

15 Ein Tipp unsererseits: Es spart Zeit, wenn man sich vorher schon mögliche Einsatzszenarien überlegt. Die SharePoint-Spezialisten können dann einfach die passende SharePoint-Funktion vorschlagen und helfen außerdem mit kleinen Tipps bei der Workflow-Optimierung (siehe auch Kapitel 5). Auf diese Weise hat man bei Aquila beispielsweise die SharePoint- Listen entdeckt, weil die Performance der Web-App von Excel als Problem identifiziert wurde. Im Test zeigt sich auch: Nicht alle SharePoint-Funktionen passen auf die Anforderungen der kleinen Unternehmen, die Projektmanagement-Features beispielsweise sind für die Bedürfnisse eines Personaldienstleisters eher überdimensioniert. Stolperfallen umgehen Von Lync sind die meisten Tester schwer begeistert und setzen es auch in der Praxis ein, beispielsweise die Spedition Gerstlauer für Arbeitsplätze ohne Telefon, Schütt Immobilien oder Scharff Reisen für die schnelle interne Kommunikation und teilweise als Ersatz für , da man mit Lync auch Anhänge verschicken kann. Neben dem Messaging ist vor allem die Desktop-Freigabe eine interessante Funktion für die Unternehmen. Hier sollte Microsoft jedoch an der Performance- Schraube drehen, denn die Bildschirmübertragung läuft nach Meinung der Tester noch träge ab, Speziallösungen wie Teamviewer sind da schneller. Außerdem wünscht man sich bei Lync auch ein passendes Kunden-Tool, mit dem man auch schnell den Desktop mit Nutzern teilen kann, die kein Lync haben. Gern genutzt: Lync kommt im Test gut an, nur das Desktop-Sharing könnte zackiger funktionieren. Kleinere Alltagsprobleme halten die Admins auf Trab: So verursacht ein installiertes Office Professional Plus unter Windows XP einen seltsamen Effekt: Um den Rechner auszuschalten, müssen Nutzer explizit zweimal auf Herunterfahren klicken. Der Bug ist bei Microsoft bekannt, ein Update gibt es aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Ob es eins geben wird und falls ja, wann, konnte der Microsoft-Support nicht sagen. Bei der Spedition Gerstlauer verfolgt man außerdem ein Problem beim Zusammenspiel von Office mit dem installierten Virenscanner. Eine bestimmte Excel-Datei wird dabei immer vom McAfee- Virenscanner gesperrt, seltsamerweise erst, seit Office Professional Plus installiert ist. Entdeckt: Funktionen wie Share- Point-Listen finden sich im Test nur schwer. Fein-Tuning und Nutzertests 15

16 Nutzertest 1: Klassische Office-Arbeit 4.2 Nutzertest 1 Die Art und Weise, wie man mit Informationen arbeitet, mag im Wandel sein, in den Unternehmen im Test haben aber die klassischen Office-Aufgaben noch die Oberhand, also einfache Word-, Excel- und Kommunikationsaufgaben. Ausnahmslos alle Testkandidaten nutzen das lokal installierte Office Professional Pro Plus und greifen damit auf die Cloud-Dienste von Office 365 zu. Für viele Unternehmen ist das zum ersten Mal ein einheitliches Office für alle Nutzer, beispielsweise bei der Brüder Mannesmann Werkzeuge GmbH. Für viele Mitarbeiter ist das auch der Erstkontakt mit dem Ribbon. Von schnellerem Arbeiten dank neuem Menü berichtet kein Unternehmen, momentan werden eher noch alte Abkürzungen gesucht, beispielsweise um schnell ein Dokument zu drucken. Die eingebauten Funktionen, um das Ribbon zu personalisieren, werden in den Unternehmen bisher nicht genutzt. Viele kleine Vorteile Doch in der Praxis kommen auch viele kleine Vorteile von Office Professional Plus zur Geltung, beispielsweise die integrierte Funktion, um PDF-Dateien zu erstellen. Bei Schütt Immobilien war dafür bisher ein Dritthersteller-Tool installiert, praktisch aber, wenn es Office selbst kann. Die Kompatibilitätsprobleme, die man bei Schütt vorher mit älteren Office-Versionen hatte, sind mit Office 2010 gelöst. Auch die Performance von Word & Co. stimmt im Test, wobei es aber bei den meisten Testern mindestens eine Ausnahme gibt. So muss man sich in der Spedition Gerstlauer auf einem älteren PC rund zwei Minuten Zeit nehmen, bis Word komplett gestartet ist, beim Personaldienstleister Aquila nerven die Web-Apps mit verzögertem Antwortverhalten. Erstkontakt mit Outlook Outlook und Exchange sind zwar wirklich keine Newcomer, aber in einigen Unternehmen wurde bisher mit Alternativen gearbeitet oder zumindest nicht einheitlich mit Outlook. Deshalb kommt man dort erst jetzt in den Genuss von Gruppenkalendern, gemeinsamer Terminverwaltung und Präsenzinformationen, etwa bei Mannesmann. Auch Scharff Reisen entdeckt die Vorteile von Outlook und nutzt sie für die Planung von Events. Wo man früher Mails mit Terminen durch die Gegend schicken musste und dann sämtliche Antworten durchgehen konnte, ersetzt das heute eine einfache Besprechungsanfrage. Bei Schütt Immobilien nutzt man diese Funktionen auch bei der Zusammenarbeit mit Partnern, auch als Ersatz für viele Mails. Kann verwirren: Microsofts Ribbon-Leiste organisiert die Bedienelmente völlig anders. Fein-Tuning und Nutzertests 16

17 Nutzertest 2: Mobiles Arbeiten 4.3 Nutzertest 2 Neben den klassischen Office-Aufgaben ist auch mobiles Arbeiten für alle Unternehmen im Test ein Thema, natürlich auch via Smartphone und Tablet. Außerdem entstehen die ersten Sonderprojekte mit Office 365. Alle Unternehmen installieren die lokalen Office-Pakete auf ihren PCs, gut die Hälfte der Unternehmen will auch Macs mit installiertem Office-Paket an Office 365 andocken. Doch auch die ersten Nutzertests mit Web-Apps laufen. Bei Aquila löst man damit sehr elegant Zugriffsprobleme auf gemeinsame Excel- Listen. Mit SharePoint können zwar mehrere Nutzer auf eine Excel-Datei zugreifen, jedoch nicht mit dem lokal installierten Excel. Ist die Datei mit Excel geöffnet, kann sie nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden, steht aber anderen noch zum Anschauen zur Verfügung. Wenn mehr als ein Mitarbeiter in der Liste arbeiten möchte, dann führt an den Web-Apps kein Weg vorbei, sagt Marcus Reinke. Zu wenig: Die Web-Apps bieten zu wenig Funktionen, erlauben aber einfache Teamarbeit. Und dieses Feature der gemeinsamen Bearbeitung ist besonders wichtig: So kommt es in der Praxis des Personaldienstleisters vor, dass drei Mitarbeiter den kompletten Arbeitstag auf eine Datei zugreifen müssen, die Daten darauf werden wie bei einer Datenbank permanent aktualisiert. Der gemeinsame Zugriff läuft dabei über die Web-App. Der Nachteil: Den Apps fehlen einige Funktionen, die man von einem PC-installierten Excel kennt. Und auch einige kleine Selbstverständlichkeiten fehlen der Cloud-Version von Excel, beispielsweise lassen sich die Dokumentansichten nicht zoomen. Vergrößert oder verkleinert man die Ansicht über den Browser, passt sich der angezeigte Ausschnitt nicht automatisch an. Tablets und Smartphones anbinden Nur Gutes berichten die Tester dagegen von der Einbindung von mobilen Geräten. Herumgespielt wird dabei mit allen möglichen Systemen, Windows Phone 7, Android und natürlich ios auf iphones und ipads. Bei sämtlichen Systemen sind Exchange-Konten schnell und unkompliziert eingerichtet, der Abgleich via Active Sync klappt sofort. Was den Zugriff auf Office-Dokumente betrifft, sind die Erwartungen nicht besonders hoch. Positiv überrascht hier Windows Phone 7 mit besonders einfachem Zugriff. Doch auch mit den Web-Apps ist man für den Notfall in den Unternehmen zufrieden. Der Wunsch nach einem voll ausgestatteten Office-Paket für Tablets kam dabei nur von Mannesmann. Sonderprojekte Erst wenn man einer Software vertraut, setzt man sie für Sonderprojekte ein. Bei Lync scheint das der Fall zu sein, denn die Hans Schütt Immobilien will den Server nicht nur als Ergänzung zu , sondern auch für wichtige Video- und Telefonkonferenzen nutzen. Dabei werden einmal im Quartal die Geschäftsführer verschiedener Unternehmen via Computer bzw. Telefon an einen virtuellen Tisch geholt. Beim nächsten Mal soll das mit Lync gemacht werden. Für Teilnehmer, die per Computer an einer solchen Konferenz mitmachen wollen, aber Lync nicht auf ihren Rechnern haben, bietet Microsoft als Abhilfe Lync Attendee. Das ist ein kostenloser Konferenz-Client, mit dem Benutzer, bei denen Lync 2010 nicht installiert ist, an Online-Besprechungen teilnehmen können, die mit Lync initiiert werden. Microsoft täte allerdings gut daran, die Existenz von Lync Attendee etwas breiter zu kommunizieren, denn das Tool wurde von einem unserer Tester eher zufällig entdeckt. Schütt ist auch bei SharePoint sehr aktiv und plant bereits ein Projekt, bei dem man über Infopath und SharePoint Kunden Formulare für eine Selbstauskunft bereitstellen kann. Die eingegebenen Daten sollen dann automatisch der passenden Immobilie zugeordnet und auf SharePoint gespeichert werden. Fein-Tuning und Nutzertests 17

18 1. 5. Die Rolle der Dienstleister bei Office 365 Das Geschäft mit Office 365 ist Partnergeschäft, hatte schon in einer frühen Phase unserer Aktion Florian Müller gesagt, Microsofts deutscher Produkt-manager für das Cloud-Office. Im Laufe der Implementation bei den sechs Unternehmen wurde sehr gut deutlich, warum. Eines der Unternehmen, die Next Generation Mobility, ging von Anfang an den pragmatischen Weg und ließ erst die komplette Einrichtung von einem Dienstleister vornehmen, bevor es damit arbeitete. Und auch für die anderen fünf war der der Besuch eines Microsoft-Partners sehr sinnvoll investierte Zeit. Von den meisten wurde er zur Hälfte für eine Mitarbeiterschulung, zur anderen Hälfte für die Beratung des IT-Verantwortlichen genutzt. Vor allem der Rat für den Umgang mit Share- Point war sehr willkommen, aber auch tiefere Einsichten in die Einrichtung und die effektive Nutzung des Dienstes fanden dankbare Abnehmer. Frühe Fehler vermeiden Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig 5.1 Teil des Office365-Pakets, das die an unserem Firmentest teilnehmenden Unternehmen von Microsoft bekamen, war ein Beratertag mit einem zertifizierten Microsoft-Dienstleister. Wie sich zeigte, war diese Art Hilfe für alle Beteiligten nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig. Man sollte nicht vergessen, dass es sich bei Office 365 nicht einfach um ein Office-Paket für den PC handelt, sagt Andreas Hötzinger, der beim Dienstleister GAB aus Plattling für das Consulting rund um Microsoft-Produkte zuständig ist. Office 365 hat mit Exchange, Lync und SharePoint drei Server-Produkte mit im Gepäck. Diese Produkte werden zwar immer leistungsfähiger und sicherer, doch gleichzeitig werden sie immer komplexer, auch wenn sie in der Cloud-Variante noch relativ einfach einzurichten sind und nicht den Funktionsumfang einer lokalen Installation mitbringen. Das Resultat sind häufig Implementationsfehler gleich bei der Einrichtung, die im weiteren Verlauf für noch mehr Fehler und Irritationen sorgen. Denn auch wenn die Einrichtung von Exchange in Office 365 nach einhelliger Meinung der meisten Tester ein Kinder- spiel war: Man sollte genügend Basiswissen über einen Mailserver mitbringen, um unter bestimmten Begriffen auch das richtige zu verstehen, sonst sind auch beim einfachsten Office-365-Paket Fehler vorprogrammiert. Bei einem Produkt wie SharePoint ging es bei keinem unserer Tester ohne externe Hilfe. Office 365 rechnet sich für beide Seiten Auch aus einem anderen Grund rechnet sich der Einsatz eines Dienstleisters: Da es keine Hardware zu installieren gibt, ist sein Einsatz wesentlich effizienter und kostengünstiger, sagt Helge Roth, Consultant beim Kieler Systemhaus fat IT Solutions. --> Peter Haupt: Erst die Anforderungen für SharePoint prüfen! Die Rolle der Dienstleister bei Office

19 Für wen ist Office 365 geeignet? 5.2 Er ist zudem nach der Inbetriebnahme nicht so häufig nötig wie bei einer lokalen Installation, da die Verwaltung von Office 365 mangels Hardware und aufgrund eines geringeren Funktionsumfangs vom Nutzer selbst einfacher zu handhaben ist. Für die Systemhäuser scheint sich Office 365 indes als lohnendes Betätigungsfeld zu mausern, denn zumindest über eine mangelnde Akzeptanz des Produkts beim Kunden konnte keiner der an der CHIP-Aktion beteiligten Dienstleister klagen nicht nur bei ihrer angestammten Kundschaft. Kerstin Rachfahl, Mitinhaberin des Systemhauses Rachfahl in Hallenberg, hat bereits mehr als 40 Unternehmen aus ihre Kundenstamm in die Cloud gebracht und ist mehr als optimistisch: Inzwischen werden wir auch über unsere Webseite von Unternehmen angeschrieben, die wir nicht kennen und die in der Erkundungsphase sind, weil sie beispielsweise eine Alternative für ihren Small Business Server 2003 suchen. Peter Haupt, Geschäftsführer des Aachener Systemhauses utilitas, glaubt an Office 365 als künftiges Wachstumsfeld für sein Unternehmen und hat einen umfassenderen Ansatz gewählt, um mittelständische Kunden zu bedienen. Er sieht die Erweiterbarkeit von Office 365 mit ergänzenden Anwendungen als Chance, ebensolche Erweiterungen selbst zu bauen und anzubieten. Dazu gehören beispielsweise Module für die Projekt-, Vertragsoder IT-Verwaltung. Wenn IT kein strategisches Thema ist IT aus der Steckdose, nur mit einer guten Internet-Leitung und ohne eigene Infrastruktur mit dem Gedanken können sich zumindest theoretisch viele Mittelständler anfreunden. Doch gibt es so etwas wie den typischen Office-365-Kandidaten? Für ein Großunternehmen wie einer Bank ist Office 365 weniger geeignet, doch wenn ein Kleinunternehmen keinen eigenen Small Business Server betreiben oder sich den Admin ersparen will, dann ist es damit ganz gut bedient, sagt Manfred Tropper, Geschäftsführer des Münchner Dienstleisters Mantro.net. Seine Firma hat bereits einige ihrer Bestandskunden mit weniger als zehn Mitarbeitern in die Cloud gebracht und sie fahren damit gut. Wenn die IT für ein Unternehmen kein strategisches Thema ist und es auch nicht in eine eigene Infrastruktur investieren will, dann ist es ein Kandidat für Office 365, bestätigt auch Andreas Hötzinger von GAB. Ohnehin würden viele Mittelständler erst dann in IT investieren, wenn es gar nicht anders geht. Für viele dieser Unternehmen ist Office 365 ein Segen, denn seine Funktionalität ist in enges Korsett gepresst und die Installation lässt sich auf einfache Weise erweitern oder kündigen. Nicht nur für Kleinfirmen Andreas Hötzinger: Das enge Korsett von Office 365 ist für viele ein Segen. Hinzu komme die Tatsache, dass die Kosten für Office 365 direkt absetzbare Betriebskosten sind und keine Investitionen, die erst über mehrere Jahre abgeschrieben werden können. Die GAB hat aus ihrem Kundenportfolio 10 bis 15 Kunden identifiziert, für die das Cloud-Office die bessere Wahl wäre, und hat mehrere bereits migriert. Dazu gehört auch so manches Unter-nehmen mit einem Handelsvolumen von 50 bis 100 Millionen Euro. Hötzinger macht auch die Eignung weniger an der Zahl der PC-Arbeitsplätze fest, sondern eher an der Struktur des Unternehmens. Auch eine Firma mit 1000 Mitarbeitern kann ein Kandidat sein, typisch sind jedoch Installationen mit bis zu 200 oder 300 PC-Arbeitsplätzen, bestätigt er. Das Gute am Produkt sei, dass es auch hybride Umgebungen zulässt, also wenn bei einer größeren Firma nur ein Teil der Arbeitsplätze in die Cloud migriert. Die Rolle der Dienstleister bei Office

20 Den Internet-Flaschenhals vermeiden! An eine Sache sollten künftige Nutzer allerdings rechtzeitig denken, vor allem Unternehmen im ländlichen Gebiet. Bei Office 365 findet die Datenverarbeitung in der Cloud statt, also in einem weit entfernten Rechenzentrum. Die Internet-Verbindung sollte deswegen für diese Aufgabe leistungsfähig genug sein, vor allem in Sachen Upload-Geschwindigkeit. Je nach Firmengröße und Anzahl der angeschlossenen PCs sollte letztere bei mindestens 500 Kbit/s sein, 1 Mbit/s wären noch besser. Wie setzt man SharePoint am besten ein? Erwähnenswert fanden die Dienstleister außerdem, dass man Lync in der Cloud-Variante nicht als Ersatz für die eigene Telefonanlage einsetzen kann, weil damit keine Anrufe ins externe Fest- und Mobilnetz möglich sind. Auch die Tatsache, dass das Thema Fax bei Exchange nicht integriert ist, wurde moniert. Denn Fax spiele bei vielen Unternehmen, besonders im Auftragseingang, nach wie vor eine tragende Rolle. Auch Cloud Computing hat Grenzen 5.3 Versteckte Fallen Wie unser Test öfter gezeigt hat, ist Cloud Computing vom Ansatz her ein Riesensprung nach vorn, doch die Praxis steckt noch voller kleiner Tücken. Einige davon sollte man besser kennen, um mit einem Produkt wie Office 365 richtig umzugehen. Office 365 soll das Leben von Mittelständlern leichter machen und ihnen gleichzeitig eine IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen, die auf der Höhe der Zeit ist. Der Anspruch mag nicht zu hoch gegriffen sein wenn man all die Funktionalität berücksichtigt, die damit bereitgestellt wird. Gerade letztere macht aber das Produkt schwieriger zugänglich, vor allem wenn es sich bei demjenigen, der sich um die IT in einem Kleinunternehmen kümmern muss, nicht um einen IT-Profi handelt. Denn er müsste nicht nur über die Funktionalität an sich Bescheid wissen, sondern auch über deren Grenzen. Die Dienstleister bemängelten beispielsweise die Tatsache, dass bei Exchange in Office 365 in der kleineren Lizenz mit bis zu 25 Arbeitsplätzen eine Einbindung von Active Directory nicht möglich ist, beziehungsweise nur mit einem Upgrade auf ein teureres Paket. Aus deren Erfahrung gibt es allerdings kaum ein Unternehmen mit 25 PC-Arbeitsplätzen, das nicht Active Directory laufen hat. Manfred Tropper: SharePoint lebt vom Customizing. Auf die Erfahrung der Dienstleister besonders angewiesen waren unsere Tester im Fall von SharePoint. Einerseits wussten alle, was man mit SharePoint grundsätzlich machen kann, doch nicht genau, wie sie selbst das Produkt in ihrem Unternehmen nutzen sollen. Von Microsoft selbst lässt die Literatur und Dokumentation über SharePoint, gerade für diese Art von Kunden, noch einiges zu wünschen übrig. Erst die Gespräche mit dem Microsoft- Partner machten das Bild etwas klarer und die Einsatzszenarien deutlicher. Man sollte zuerst die eigenen Anforderungen sorgfältig prüfen, bevor man seine Nutzer darauf loslässt, warnt Peter Haupt von utilitas. Helge Roth: Ohne Hardware rechnet sich der Beratereinsatz besser. Die Rolle der Dienstleister bei Office

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