Geschäftszeichen Bearbeiter(in) Zimmer Telefon (030) Telefax (030) Datum. III C 1 Herr Nowak

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1 Die Vorsitzende des Unterausschusses Bezirke des Hauptausschusses Abgeordnetenhaus von Berlin Berlin-Mitte An den Vorsitzenden des Hauptausschusses Herrn Abg. Fréderic Verrycken 0598 A Geschäftszeichen Bearbeiter(in) Zimmer Telefon (030) Telefax (030) Datum III C 1 Herr Nowak Geschäftsprozessoptimierungen in den Bezirken Sehr geehrter Herr Kollege. der UA Bezirke des Hauptausschusses hat sich in seiner 7. Sitzung am 14. November 2012 auf Grundlage eines Berichts der Senatsverwaltung für Inneres und Sport mit Geschäftsprozessoptimierungen in den Bezirken beschäftigt. Im Rahmen der Beratung kam der Unterausschuss einvernehmlich überein, dem Hauptausschuss diesen Bericht (Bez 0035; s. Anlage) zur weiteren Verwendung zur Verfügung zu stellen. Mit freundlichen Grüßen Bruni Wildenhein-Lauterbach Niederkirchnerstraße 5, Berlin-Mitte (ehemaliger Preußischer Landtag) Interne Telefonnummer: U-Bahnhof Potsdamer Platz Kochstraße S-Bahnhof Anhalter Bhf. Potsdamer Platz DB-Bahnhof Potsdamer Platz Bus M 29, M 41, M 48, M 85, 200 Internet: hauptausschuss@parlament-berlin.de

2 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin, den ZS B 2 Br / ProNVM 9(0) Frank.Brockmann@seninnsport.berlin.de An die Vorsitzende des Unterausschusses Bezirke über den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Geschäftsprozessoptimierungen in den Bezirken Vorgang: 3. Sitzung des Unterausschuss Bezirke vom Anlagen: Ergebnisberichte (je 1x je Fraktion) Der Unterausschuss Bezirke hat in seiner obenbezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: SenInnSport wird gebeten, dem UA Bezirke das Ergebnis der Untersuchung zu Geschäftsprozessoptimierungen in den Bezirken vorzulegen. Ich bitte, den Berichtsauftrag mit nachfolgender Darstellung als erledigt zu betrachten. Hierzu wird berichtet: Die Geschäftsprozessanalysen wurden im Rahmen des Projekts Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen - Pro NVM - durchgeführt, um die Anwendbarkeit des Standardvorgehens-Konzepts an Beispielen musterhaft auf Praxistauglichkeit zu testen. Dem Abgeordnetenhaus wurde mit Schreiben vom Drs. 17/ über die generellen Ziele und Ergebnisse des Projektes berichtet.

3 Konkret untersucht wurden folgende Geschäftsprozesse 1. aus den Ordnungsämtern: - Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO - Ausnahmegenehmigung (straßenverkehrsrechtliche Anordnung) nach 46 StVO - Gewerberechtliche Zulassungen (Gaststättenerlaubnis) 2. aus den Jugendämtern: - Kita-Gutschein-Verfahren - Ergänzende Förderung und Betreuung an Grundschulen (Schulhort). Die Ergebnisberichte zu diesen fünf Geschäftsprozessen sind als Anlage beigefügt (je 1x je Fraktion). Die Ergebnisberichte sowie weitere Projektergebnisse, wie z.b. die zu den fünf Geschäftsprozessen erarbeiteten Sollprozessmodelle, sind auch über folgende Internetseite abrufbar: Die Umsetzungsprüfung der priorisierten Handlungsempfehlungen obliegt den fachlich zuständigen Senatsverwaltungen in Linienverantwortung. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird dies weiterhin begleiten. Frank Henkel Senator für Inneres und Sport

4 Anlage (1x je Fraktion) zum Bericht an den UA Bezirke über Geschäftsprozessoptimierungen in den Bezirken Beigefügt sind die Ergebnisberichte mit Handlungsempfehlungen zu den Geschäftsprozessen Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Ausnahmegenehmigung (straßenverkehrsrechtliche Anordnung) nach 46 StVO Gewerberechtliche Zulassungen (Gaststättenerlaubnis) Kita-Gutschein-Verfahren Ergänzende Förderung und Betreuung an Grundschulen (Schulhort). Die Ergebnisberichte sowie die Anlagen dazu sind grundsätzlich im Internet abrufbar unter folgendem Link: Die Anlagen Ergebnispräsentationen sind im Intranet abrufbar unter dem Link:

5 Verkehrsrechtliche Anordnungen (VAO) Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Prozessanalyse, Handlungsfelder, Soll-Konzeption.

6 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Impressum Copyright 2012by KnowLogy Solutions AG Geschwister-Scholl-Straße 38, Potsdam Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber Bietergemeinschaft City & Bits GmbH; KnowLogy Solutions AG, Semtation GmbH Dateiname Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.doc Dokumentenbezeichnung Ergebnisdokument Version 1.2 Autor Jens Hirschmann Ansprechpartner Dr. Andreas Giesenhagen Stand Inhaltlich geprüft von Dr. Andreas Giesenhagen, giesenhagen@knowlogyag.com Telefon / Fax Status Finale Version Freigegeben von Dr. Bernd Rindermann, rindermann@knowlogy-ag.com giesenhagen@knowlogyag.com Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 2 von 15

7 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Inhaltsverzeichnis Impressum Grundlagen Einzelbeantragung Vereinfachtes Verfahren Ergebnisse der Ist-Analyse Prozess: Rahmenanordnung Prozessbeschreibung Kennzahlen Prozess: Konkretisierung einer bestehenden Rahmenanordnung Prozessbeschreibung Kennzahlen Prozessbeteiligte Eingesetzte IT-Systeme Schwachstellen Bezirksübergreifende Datenintegration Prüfung der Ereignislage vor Ort Schnittstelle zum HKR-System Elektronische Datenverarbeitung über das Antragsverfahren hinweg Gebührenerhebung Budgetierung der Verwaltungsleistung Handlungsfelder/Handlungsempfehlungen Technisch Register aller gültigen Rahmenanordnungen (RAO) Webbasierte Antragsannahme Schnittstelle zu Fachverfahren beteiligter Behörden Erstellung der RAO und der Konkretisierungen Allgemeine Prozessunterstützung Organisatorisch Anpassung der Gebührenordnung, Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 3 von 15

8 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Budgetierung im Produktkatalog Alternative Abrechnungsmodalitäten Einheitliche Einführung des VMS Modul ERNA Bestandsdatenübernahme Anlagen Soll-Prozessdarstellung Ergebnispräsentation...14 Literaturverzeichnis Änderungshistorie / Release Notes Verteilerliste Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 4 von 15

9 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 1 Grundlagen Eine verkehrsrechtliche Anordnung (kurz VAO) wird von der zuständigen bezirklichen Straßenverkehrsbehörde erteilt und beinhaltet Anweisungen und Auflagen zur Verkehrssicherung für Arbeiten an oder neben einer Straße. Sie muss in jedem Fall beantragt werden, wenn sich die Arbeiten auf den öffentlichen Straßenverkehr auswirken. Die Straßenverkehrsordnung (StVO 45 Abs. 6) besagt: Vor dem Beginn von Arbeiten, die sich auf den Straßenverkehr auswirken, müssen die Unternehmer von der zuständigen Behörde Anordnungen darüber einholen, wie ihre Arbeitsstellen abzusperren und zu kennzeichnen sind Einzelbeantragung Im normalen Verfahren stellt der Unternehmer bei der Straßenverkehrsbehörde einen Antrag auf eine verkehrsrechtliche Anordnung für eine einzelne Maßnahme. Er muss dafür bestimmte fachliche Voraussetzungen erfüllen und nachweisen. Die Straßenverkehrsbehörde prüft die Voraussetzungen und erstellt die Anordnung. Die Anordnung ist gebührenpflichtig. 1.2 Vereinfachtes Verfahren Das vereinfachte Verfahren wurde speziell für solche Unternehmer entwickelt, die über ein Jahr hinweg wiederholt mehrere Anordnungen für relativ kurzzeitige Maßnahmen beantragen. Das Verfahren gliedert sich in 2 Teilverfahren: a) die Rahmenanordnung (RAO) und b) die Konkretisierung einer bestehenden Rahmenanordnung. Zweck der Zweiteilung ist es, dass die Straßenverkehrsbehörde im Rahmen des Verfahrens zur Rahmenanordnung bestimmte fachliche Prüfungen durchführt und in der Rahmenanordnung dokumentiert, die dann für alle Konkretisierungen gültig sind. Auf diese fachlichen Prüfungen kann dann in den einzelnen konkreten Anordnungsverfahren verzichtet werden, was dort sowohl den Aufwand für die Antragstellung als auch für das Verwaltungsverfahren reduzieren soll. Die Erteilung von Anordnungen nach 45 (6) StVO im vereinfachten Verfahren steht insbesondere wegen ihrer hohen Fallzahl und des notwendigen bezirksamtsübergreifenden Informationsflusses im Fokus der Untersuchung. Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 5 von 15

10 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 2 Ergebnisse der Ist-Analyse 2.1 Prozess: Rahmenanordnung Prozessbeschreibung Um am vereinfachten Verfahren teilnehmen zu können, benötigt der Unternehmer eine sogenannte Rahmenanordnung (RAO). Den Antrag auf diese Rahmenanordnung muss er bei der Straßenverkehrsbehörde des Bezirksamtes stellen, wo er seine Hauptniederlassung hat. In der Rahmenanordnung werden Informationen festgehalten, die über eine einzelne verkehrsrechtliche Anordnung hinaus wirksam bleiben, beispielsweise um welche Art der Arbeiten/ verkehrsrechtlichen Maßnahmen es sich beim Unternehmer handelt (Halteverbot, Arbeitsstellen auf Geh- und Radwegen, Arbeitsstellen auf Fahrbahnen usw.) und dass der Unternehmer berechtigt ist, berlinweit für solche Arbeiten eine verkehrsrechtliche Anordnung zu erhalten. Die Antragsannahme sowie die Bearbeitung geschehen ausschließlich auf Papier. Die Anträge werden nach Annahme und Prüfung in einer Akte, sortiert nach Firmennamen, abgelegt. Die RAO selbst wird durch eine Word Vorlage erzeugt, gedruckt, unterschrieben und dann per Post verschickt. Merkblätter und weitere Unterlagen werden ebenfalls in Papierform beigelegt Kennzahlen Die Gültigkeitsdauer einer Rahmenanordnung beträgt 1 Jahr In Berlin werden jedes Jahr ca. 600 Rahmenanordnungen erstellt. Es werden keine Verwaltungsgebühren erhoben Durchlaufzeit (externe Sicht) Die Gesamtdauer des Prozesses vom Versand der Antragsunterlagen bis zum Erhalt der RAO beträgt aufgrund des fast ausschließlich genutzten Postweges mindestens 3 Tage Bearbeitungszeit (interne Sicht) Die Bearbeitung eines Antrags und ggf. die Erstellung einer Rahmenanordnung verursacht seitens der Behörde eine direkte Personalbeanspruchung (Bearbeitungszeit) von durchschnittlich 21 Minuten. Dies entspricht direkten Bearbeitungskosten von etwa Der größte Aufwand innerhalb des Prozesses entsteht bei der formalen und fachlichen Prüfung des Antrags und der Erstellung der RAO. Während bei der formalen Prüfung die Unternehmensstammdatendaten durch Abgleich des Firmenverzeichnisses geprüft und ggf. ergänzt werden, wird bei der fachlichen Prüfung die persönliche Eignung des Antragstellers festgestellt. Dazu wird durch Akteneinsicht geprüft, ob bereits eine gültige RAO vorliegt und welcher Art diese ist. Bislang gibt es kein einheitliches Verzeichnis über in Berlin erteilte Rah- 1 Berechnungsgrundlage ist der Standard Arbeitsplatzkostensatz der KGSt mit einem Stundensatz von 39 Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 6 von 15

11 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO menanordnungen. Die Vergabe der Identifikationsnummern 2 bei neu erstellten RAO erfolgt manuell auf Papier System- und Medienbrüche Die System- und Medienbrüche des Prozesses liegen bei der Bescheiderstellung der RAO. Nach Prüfung des Papierantrags wird mithilfe einer Word Vorlage die RAO erstellt. Dabei müssen die Unternehmensdaten für jede RAO manuell eingegeben werden. Die RAO wird dann gedruckt, als Original in der Firmenakte abgelegt und in Kopie zusammen mit den Hinweisunterlagen per Post an den Antragsteller versandt. 2.2 Prozess: Konkretisierung einer bestehenden Rahmenanordnung Prozessbeschreibung Ist der Antragsteller im Besitz einer gültigen RAO, kann er diese einzelfallbezogen auf Ort und Zeit konkretisieren. Der Antrag zur Konkretisierung ist an die zuständige Straßenverkehrsbehörde am Ort der Maßnahme zu richten. Die Konkretisierung ist nur am Ort der angeordneten Maßnahme gültig. Der Prozess erfolgt aktuell komplett papierbasiert ohne Einsatz eines Fachverfahrens. Um den Ablauf zu optimieren, wurde ein berlinweites Standardformular entwickelt, welches sowohl den Antrag als auch den Bescheid beinhaltet Kennzahlen Berlinweit werden jährlich etwa Konkretisierungen angeordnet. Für die Bearbeitung eines Antrags sowie die Erstellung der Konkretisierung wird eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 11,50 je Konkretisierung erhoben Durchlaufzeit Die Gesamtdauer des Prozesses ist für die Akteure unterschiedlich o Für den Kunden ist der Prozess meist nach einem Tag beendet, da die abschließende Bearbeitung meist innerhalb eines Tages erfolgt und ein Bescheid erteilt wird. o Verwaltungsintern kann der Prozess bis zu 30 Tage dauern, da die Rechnungsstellung über PolGBS monatlich erfolgt Bearbeitungszeit (interne Sicht) Der Prozess zur Bearbeitung eines Antrags und zur Erstellung einer Konkretisierung verursacht seitens der Behörde eine direkte Personalbeanspruchung (Bearbeitungszeit) von 30 Minuten. Dies entspricht direkten Bearbeitungskosten von etwa 20. In der durchgeführten Untersuchung wurden besonders die formale und fachliche Prüfung der Anträge sowie die Abrechnung der einzelnen Konkretisierung als zeitkritisch identifiziert. 2 Die Nummer wird bei der Antragsprüfung zur Konkretisierung benötigt, um festzustellen, ob der Antragsteller eine gültige RAO zum geplanten Vorhaben besitzt Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 7 von 15

12 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Bei der formalen Prüfung wird u.a. geprüft, ob der Antragsteller im Besitz einer gültigen RAO ist. Da diese jedoch nicht im Bezirk der Maßnahme ausgestellt worden sein muss, kann die Prüfung sehr aufwendig sein. Eine berlinweite Übersicht aller gültigen Rahmenanordnungen außerhalb der bezirklichen Straßenverkehrsbehörden fehlt bislang. Bei der fachlichen Prüfung wird die Anordnungslage vor Ort geprüft, d.h. ob für den beantragten Zeitraum am Ort der Maßnahme bereits andere straßenverkehrsrechtliche Anordnungen anderer Behörden vorliegen. Diese Prüfung ist bislang nur durch Akteneinsicht oder Kontakt mit den jeweiligen Behörden möglich. In einigen Bezirken werden auch eigens angeschaffte Programme (z.b. City Server in Treptow-Köpenick) oder Web-Technologien wie Google Maps verwendet. Die Verwaltungsgebühren für Konkretisierungen werden nicht einzeln je Anordnung, sondern je Antragsteller monatlich, teilweise auch quartalsweise, gebündelt erhoben. Der Arbeitsaufwand entsteht durch die von den Sachbearbeitern durchzuführende manuelle Zuordnung der erteilten Bescheide (Kopie der Bescheide) zu den Antragstellern System- und Medienbrüche Die firmenbezogenen Sammelrechnungen werden in das Programm PolGBS 3 eingegeben, das diese dann zu ProFiskal übergibt. Die erstellten Sammelrechnungen werden zur späteren Nachweisbarkeit zusätzlich in einer Excel-Tabelle erfasst und lokal abgelegt. An dieser Stelle kommt es zeit- und kostenkritischen System- und Medienbrüchen. Die Sammelrechnungen müssen in das Programm PolGBS manuell eingegeben werden und der erzeugte Gebührenbescheid wird ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt Die Untersuchung des Prozesses ergab weiterhin einen hohen Verbrauch an Papier. Die Antragsunterlagen werden als Original in der Vorgangsakte abgelegt, während jeweils eine Kopie für den Antragsteller und die Sammelakte für die monatliche Abrechnung erzeugt wird. Bei der zugrundeliegenden Fallzahl werden jährlich rund Kopien erzeugt. 2.3 Prozessbeteiligte Akteure in beiden Teilverfahren sind: Antragsteller (in Form von Unternehmern oder öffentlichen Trägern) Sachbearbeiter der örtlich zuständigen Straßenverkehrsbehörden Beteiligte Behörden (Polizei, ÖPNV und ggf. zuständiges Tiefbauamt) bei Konkretisierungen 2.4 Eingesetzte IT-Systeme In beiden Teilverfahren kommen folgende (nicht integrierte) Systeme zum Einsatz: MS Office (Vorlagen zur Erstellung der Anordnungen) ProFiskal (Abrechnungssystem) PolGBS (Zur Erstellung von Sammelrechnungen und Übergabe an Kassensystem; hier ProFiskal) 3 Fachverfahren, mit dem Gebühren erfasst werden. Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 8 von 15

13 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO City Server (speziell Treptow Köpenick Digitales Kartensystem zur Prüfung von Konkretisierungen) Fachverfahren VMS - Modul: ERNA (Ereignisse im Nebennetz administrieren Ereignismanagementsoftware) o Das Modul ERNA ist Teil des Verkehrsmanagementsystems (VMS), welches bereits seit April 2010 bei der Verkehrslenkungsbehörde (VLB A)im Einsatz ist. Im Oktober 2010 wurde damit begonnen, das Modul ERNA in 3 Bezirken (Friedrichshain-Kreuzberg, Spandau, Charlottenburg-Wilmersdorf) testweise einzuführen. Im November 2011 soll das Modul dann berlinweit verfügbar sein. Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 9 von 15

14 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 3 Schwachstellen 3.1 Bezirksübergreifende Datenintegration Die Rahmenanordnung wird in einem Bezirksamt (Hauptniederlassung des Unternehmers) erstellt und berlinweit für die Anordnung im Vereinfachten Verfahren von der örtlich zuständigen Behörde (örtlich bezieht sich auf den Ort der Maßnahme) benötigt. Da die ausgestellten Rahmenanordnungen nicht berlinweit elektronisch verfügbar sind, wird deren Prüfung bezirksbezogen unterschiedlich gehandhabt. Einige Bezirksämter verzichten auf die Prüfung der RAO, während andere sich eine Kopie der gültigen Rahmenanordnung als Anhang zum Antrag auf Konkretisierung mitschicken lassen. Dies steht einer medienbruchfreien und automatisierten Antragsbearbeitung im Wege. 3.2 Prüfung der Ereignislage vor Ort Bei der Antragsprüfung zur Konkretisierung einer Rahmenanordnung muss vom Sachbearbeiter geprüft werden, ob es bei Erteilung der Anordnung zu Konflikten wegen bereits für andere Antragsteller erteilten Anordnungen kommen würde (z.b. einander behindernde Verkehrsumleitungen). Diese Prüfung wird technisch nicht unterstützt, da es keine hierfür notwendige Integration mit anderen Systemen z.b. der Tiefbauämter gibt. 3.3 Schnittstelle zum HKR-System Mittels der Software PolGBS wird monatlich ein firmenbezogener Gebührenbescheid erzeugt. Die zugehörige Sollstellung im HKR-System (ProFiskal) erfolgt automatisch über eine integrierte Schnittstelle in der Software. Die Kontrolle der Zahlungseingänge ist durch die Software nicht möglich (unidirektionale Schnittstelle) und erfolgt ebenfalls manuell durch die Sachbearbeiter. 3.4 Elektronische Datenverarbeitung über das Antragsverfahren hinweg Der gesamte Prozess von Antragstellung über Prüfung bis zur verkehrsrechtlichen Anordnung erfolgt nicht elektronisch % der eingereichten Anträge sind unvollständig bzw. inkorrekt und müssen mit hohem Aufwand korrigiert bzw. vervollständigt werden. Eine Wiederverwendung von einmal in einem Verfahren erhobenen Informationen als Stammdaten zum Antragsteller ist so nicht möglich. Daraus resultiert eine relativ hohe Fehleranfälligkeit bei der Datenverarbeitung (Erfassung eines falschen Datums, falscher Adressen, ). 3.5 Gebührenerhebung Für den Antrag auf Erstellung einer Rahmenanordnung wird keine Verwaltungsgebühr erhoben. Dies geschieht nur für jedes einzelne Konkretisierungsverfahren. Die Analyse des aktuellen Ablaufs des Verfahrens hat ergeben, dass die Verwaltungsgebühren schon für das einzelne Verfahren der Konkretisierung nicht kostendeckend sind. Somit leisten sie auch keinen Deckungsbeitrag für die Kosten der Rahmenanordnung. Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 10 von 15

15 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 3.6 Budgetierung der Verwaltungsleistung Aktuell besteht eine große Differenz zwischen den im Berliner Produktkatalog budgetierten Kosten und den tatsächlichen Kosten der Verwaltungsleistung (siehe Ergebnispräsentation). Das Budget ist deutlich niedriger. Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 11 von 15

16 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 4 Handlungsfelder/Handlungsempfehlungen 4.1 Technisch Das Ziel ist eine medienbruchfreie Antragsbearbeitung. Dazu muss ein Fachverfahren eingeführt werden, welches die folgenden Funktionen umfasst Register aller gültigen Rahmenanordnungen (RAO) Ein solches Register muss alle aktuell gültigen Rahmenanordnungen (RAO) enthalten und berlinweit verfügbar sein Webbasierte Antragsannahme Erweiterung der Funktionalität von ERNA um eine Schnittstelle für ein intelligentes Formular- und Fallmanagement (Annahme von Papieranträgen führt zukünftig zu erhöhten Aufwendungen (ca. 20 %) in der Antragsbearbeitung (Eingabe der Antragsdaten in ER- NA )). o Das bisher verwendete Standard-Formular weist eine verhältnismäßig geringe Komplexität auf, so dass ein Web-Formular einfach zu entwickeln wäre. o Durch Einsatz integrierter Plausibilitätschecks und einer Online-Hilfe für den Antragsteller könnte der Anteil der unvollständigen bzw. inkorrekten Anträge deutlich reduziert werden Schnittstelle zu Fachverfahren beteiligter Behörden Der Zugang zu weiteren in angrenzenden Behörden eingesetzten Modulen des VMS- Systems (Baustellen, Veranstaltungen, Daueranordnungen) muss im Fachverfahren ER- NA sichergestellt werden, um eine vollständige und aktuelle Prüfung der Anordnungslage am Ort der Maßnahme sicherzustellen Erstellung der RAO und der Konkretisierungen Rahmenanordnungen und Anordnungen zur Konkretisierungen können mit Hilfe standardisierter Textbausteine erstellt und elektronisch versendet ( , PC-Fax) werden. Diese Textbausteine können berlinweit einheitlich zur Verfügung gestellt werden, so dass sich der Erarbeitungsaufwand durch die breite Nutzung schnell amortisiert Allgemeine Prozessunterstützung Das Verfahren zur Erstellung der Rahmenanordnung, aber insbesondere das Konkretisierungs-Verfahren, sollte mittels elektronischer Vorgangsakte bearbeitet werden. Automatisierte Wiedervorlage-Funktion - rechtzeitige Erinnerung an ablaufende Rahmenanordnung und Vermeidung von eingehenden Anträgen im Vereinfachten Verfahren, für die keine gültige RAO besteht. Integriertes Verfahren für die Erhebung der Verwaltungsgebühren. Eine Integration mit dem HKR-System ProFiskal ermöglicht automatisierte Sollstellung, Generierung der Zahlungsanweisung und Zahlungseingangsüberwachung. Erstellung eines neuen Vorgangs durch Übernahme bestehender Stammdaten des Antragstellers Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 12 von 15

17 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 4.2 Organisatorisch Anpassung der Gebührenordnung, Die Gebührenhöhe sollte aufwandsgerecht gestaltet werden, d.h. spürbar differenzierte Gebühren für elektronische bzw. händische Antragsstellung. Die elektronische Antragstellung sollte preiswerter sein, da diese die Voraussetzung für eine durchgängige elektronische Antragsbearbeitung ist Budgetierung im Produktkatalog Die budgetierten Kosten für die Verwaltungsdienstleistung sollten im Berliner Produktkatalog aufwandsgerecht ausgewiesen werden. Ansätze für die Berechnung der Kosten liefern die Ergebnisse der Prozessanalyse (siehe Ergebnispräsentation) Alternative Abrechnungsmodalitäten Aufgrund der großen Anzahl an Stammkunden (95%) bieten sich bei der Abrechnung der Verwaltungsgebühren andere Vorgehensweisen an, z.b. Personenkonten mit periodischem Clearing. Dabei werden für jeden Antragsteller Personenkonten eingerichtet die unter Aufsicht einer zu schaffenden Clearingstelle stehen. Nun werden anhand der vorgenommenen Verwaltungsvorgänge belastende oder begünstigende Buchungen auf das Konto durchgeführt. Der Ausgleich des Kontos erfolgt periodisch Einheitliche Einführung des VMS Modul ERNA Berlinweite Einführung von ERNA als einheitliches Standardfachverfahren in allen Bezirksämtern, beginnend im November Dazu wird ein einheitlicher und verbindlicher Projekt- und Zeitplan benötigt, der auch die technische Umsetzungsplanung enthält. Die verbindliche Nutzung des Moduls ERNA sowie der weiteren benötigten Module des VMS 4 (Baustellen, Veranstaltungen, Daueranordnungen) zur Sicherstellung vollständiger und aktueller Informationen für die Antragsbearbeitung sollte vereinbart werden Bestandsdatenübernahme Die Übernahme der Altdaten würde zu einer erheblichen Qualitätsverbesserung führen und die Akzeptanz des Verfahrens bei den Mitarbeitern deutlich erhöhen. Die Anforderungen und das Vorgehen bei der Altdatenübernahme bzw. -aufnahme müssen berlinweit einheitlich geregelt werden. Dazu wird ein einheitlicher und verbindlicher Projekt- und Zeitplan benötigt, der auch die technische Umsetzungsplanung enthält. 4 Management und Bearbeitungssystem für Verkehr Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 13 von 15

18 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO 5 Anlagen 5.1 Soll-Prozessdarstellung Diese Anlage ist im Internet unter folgendem Link abrufbar: Ergebnispräsentation Diese Anlage ist im Intranet unter folgendem Link abrufbar: Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 14 von 15

19 VAO - Vereinfachtes Verfahren nach 45 Abs. 6 StVO Literaturverzeichnis Bundesministerium der Ende. (kein Datum). Straßenverkehrsordnung. Abgerufen am 22. Januar 2012 von Juris: Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung. (kein Datum). Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Straßenverkehrs-Ordnung (VwV-StVO). Abgerufen am 22. Januar 2012 von Verwaltungsvorschriften im Internet: Senatsverwaltung für Stadtentwicklung. (2006). Stadtentwicklung Berlin Gesetzestexte. Abgerufen am 22. Januar 2012 von Senatsverwaltung für Stadtentwicklung: g pdf Änderungshistorie / Release Notes Version Stand Autor/Bearbeiter Grund Änderungen/Kommentar JH/BR/AG Auslieferung AG/JH Überarbeitung finale Version Überarbeitete Finale Version Verteilerliste Name Frank Brockmann Birgit Stapf-Finé Karola Gaedtke Funktion / Firma ZS B2 Br Projektleiter SenInnSport ZS B2 St Teilprojektleiter TP3 SenInnSport ZS C3 Ga Teilprojektleiter TP2 SenInnSport Ergebnisbericht vereinfachtes Verfahren_v1.2.2.doc Version 1.2 Seite 15 von 15

20 Ausnahmegenehmigung nach 46 StVO i.v.m. und 13 BerlStrG Prozessanalyse, Handlungsfelder, Soll-Konzeption.

21 Ausnahmegenehmigung Impressum Copyright 2012 by KnowLogy Solutions AG Geschwister-Scholl-Straße 38, Potsdam Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber Bietergemeinschaft City & Bits GmbH; KnowLogy Solutions AG, Semtation GmbH Dateiname Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_v1.2_AG.doc Dokumentenbezeichnung Ergebnisdokument Version 1.2 Autor Jens Hirschmann Ansprechpartner Stand Inhaltlich geprüft von Dr. Andreas Giesenhagen, Telefon / Fax Status Finale Version Freigegeben von Dr. Bernd Rindermann; rindermann@knowlogyag.com Dr. Andreas Giesenhagen giesenhagen@knowlogyag.com Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 2 von 11

22 Ausnahmegenehmigung Inhaltsverzeichnis Impressum Grundlagen Ergebnisse der Ist-Analyse Prozessbeschreibung Kennzahlen Durchlaufzeit (externe Sicht) Bearbeitungszeit (interne Sicht) System- und Medienbrüche Prozessbeteiligte Eingesetzte IT-Systeme Schwachstellen Fehlendes Fachverfahren Schlechte Antragsqualität Zahlungslauf Verwaltungsgebühren (Vorauskasse) Mitarbeiterfluktuation/-mangel Handlungsfelder/Handlungsempfehlungen Organisatorische Handlungsfelder Antragstellung Einheitliche Besoldung der Sachbearbeiter Einführung eines Fachverfahrens Abgestimmtes Einführungsprojekt mit OÄ/TBÄ/Senatsverwaltung Bestandsdatenübernahme Genehmigungsfiktion im Beteiligungsverfahren Technische Handlungsfelder Prozessunterstützung durch ein Fachverfahren Einheitliches Formular- und Fallmanagement Einführung EC-Cash Anlagen Soll-Prozessdarstellung Ergebnispräsentation...10 Literaturverzeichnis...11 Änderungshistorie / Release Notes...11 Verteilerliste...11 Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 3 von 11

23 Ausnahmegenehmigung 1 Grundlagen Eine Ausnahmegenehmigung (straßenverkehrsrechtliche Anordnung) nach 46 StVO wird von der zuständigen Straßenverkehrsbehörde erteilt und beinhaltet die Berechtigung, öffentliche Straßen über den normalen Verkehrsgebrauch hinaus zu nutzen. Die Straßenverkehrsbehörde prüft die Voraussetzungen und erstellt die Ausnahmegenehmigung. Vor Erteilung der Genehmigung sind die beteiligenden Behörden zu hören. Dies sind, entsprechend der landesrechtlichen Bestimmungen, die zu beteiligenden Straßenbaubehörden sowie die Polizei, je nach Zweck oder Geltungsbereich. Die Erteilung der Ausnahmegenehmigung ist gebührenpflichtig. Die Gebühren werden gemäß Gebührenordnung für Maßnahmen im Straßenverkehr (GebOSt) festgelegt. Die Ausnahmegenehmigung kann entweder unbefristet auf Widerruf oder befristet, auch mehrjährig, erteilt werden und sollte spätestens 2 Wochen vor Beginn der Maßnahme beantragt werden. Kommt es zusätzlich zu den Einschränkungen im Verkehr zu einer übermäßigen Beanspruchung der Straßenstruktur, ist neben der Ausnahmegenehmigung auch eine Sondernutzungserlaubnis notwendig. Um das Verfahren für den Antragsteller zu erleichtern, hat das Land Berlin eine Zuständigkeitskonzentration (Konzentrationswirkung) der Verwaltungsaufgaben beschlossen. Das Berliner Straßengesetz (BerlStrG 13) besagt: Ist nach den Vorschriften des Straßenverkehrsrechts eine Erlaubnis für eine übermäßige Straßenbenutzung oder eine Ausnahmegenehmigung erforderlich, so bedarf es keiner Sondernutzungserlaubnis. In diesem Fall ist die Straßenverkehrsbehörde die für das Verfahren zuständige Stelle und erteilt die Ausnahmegenehmigung und die Genehmigung zur Sondernutzung in einem Bescheid. Die betreffenden Sondernutzungsarten sind in der Leistungsaufteilung 1 Sondernutzung aufgelistet. Die zu erhebenden Sondernutzungsgebühren werden ebenfalls von der Straßenverkehrsbehörde erhoben. Die Höhe dieser Gebühren richtet sich nach Art und Umfang der Sondernutzung. 1 Stand ; Grundlage ist das Projekt Wirtschaftsorientierte Online-Angebote der Bezirke Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 4 von 11

24 Ausnahmegenehmigung 2 Ergebnisse der Ist-Analyse 2.1 Prozessbeschreibung Um eine Ausnahmegenehmigung zu erhalten, stellt der Antragsteller einen Antrag bei der zuständigen Straßenverkehrsbehörde. Die Anträge werden nach Annahme und Prüfung in einer Akte, sortiert nach Straßennamen, abgelegt. Die fachliche Prüfung des Antrags (u.a. der Lageskizze sowie die Anordnungslage vor Ort) erfolgt seitens der Behörde unter Beteiligung weiterer zu beteiligender Behörden (je nach Anordnungslage). Nach Zahlung der Verwaltungsgebühr, sowie in einigen Fällen der Sondernutzungsgebühr, wird seitens der Behörde die entsprechende Genehmigung erstellt und an den Antragsteller inklusive aller Anlagen verschickt. Der untersuchte Prozess erfolgt aktuell komplett papierbasiert. Sowohl die Antragsannahme und die Beteiligung anderer Fachämter als auch die Zahlbarmachung und die Bescheiderstellung erfolgen papiergebunden. Es ist verschiedene arbeitsplatzbezogene Standardsoftware im Einsatz, aber kein Fachverfahren. 2.2 Kennzahlen Gültigkeit der Anordnung: maximal 3 Jahre Berlinweit etwa Anordnungen pro Jahr Durchlaufzeit (externe Sicht) Der Prozess der Antragsbearbeitung, vom Eingang des Antrags bis zum Erhalt des Bescheides der Ausnahmegenehmigung, dauert 22 Tage. Die größten Zeitanteile werden in der Beteiligung anderer Fachämter, der Zahlbarmachung der Bescheide sowie der letztlichen Bescheiderstellung gebunden. Die Zahlbarmachung hat dabei mit einem Anteil von 68% des Gesamtprozesses den höchsten Anteil. Er wird verursacht durch einen mehrstufig strukturierten Zahlungslauf der Verwaltungsgebühren mit häufigem Wechsel zwischen papierbasierten Unterlagen und Eingaben in elektronische Verfahren und Software. Allerdings wird dieser Prozess in Berlin nicht einheitlich gelebt. Einige Bezirksämter arbeiten mit direkten Eingaben in ProFiskal nach Prüfung des Antrags zur Zahlbarmachung des Bescheides. Dadurch kann es zu abweichenden Prozesszeiten kommen Bei der Beteiligung der Fachämter, welche ebenfalls schriftlich (Versand per Fax) einbezogen werden, sind die Antwortzeiten der beteiligten Behörden aufgrund fehlender Fristen äußerst unterschiedlich, im Durchschnitt 3 Tage. Ebenfalls 3 Tage dauern die Bescheiderstellung und der Postversand an den Antragsteller Bearbeitungszeit (interne Sicht) Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Antrags beträgt 51 min. Dies entspricht direkten Arbeitskosten von Zahl wurde anhand bezirklicher Mengen extrapoliert 3 Grundlage zur Berechnung der direkten Arbeitskosten pro Arbeitsstunde waren die Standardkostensätze der KGSt (Stelle A7 = 39 /h)) Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 5 von 11

25 Ausnahmegenehmigung Auch hier hat der Bereich der Zahlbarmachung mit einer Dauer von 27 min (entspricht 52%) den größten Anteil an der Gesamtzeit. Ursache ist, wie bei den Durchlaufzeiten erwähnt, der komplett papiergebundene Zahlungslauf, bei dem der Sachbearbeiter den Einnahmeauftrag erstellt und intern an die Kasse schickt, die ein Kassenzeichen vergibt und dann den Vorgang zurück an den Sachbearbeiter sendet, damit dieser den Gebührenbescheid fertigt. Die Zahlungseingangskontrolle erfolgt mithilfe eigens erzeugter Wiedervorlagelisten durch den Sachbearbeiter direkt in ProFiskal. Weitere nennenswerte Anteile an der Gesamtdauer haben die fachliche Prüfung der Anträge und die Bescheiderstellung (jeweils 10 min oder 20%). Bei der fachlichen Prüfung gibt vor allem die geringe Qualität der eingereichten Anträge (70% werden inkorrekt eingereicht) den Ausschlag. Besonders die hier geforderte Lagezeichnung erfordert häufig Nacharbeit System- und Medienbrüche Die System-- und Medienbrüche entstehen vor allem durch die Einzelerstellung der verschiedenen Dokumente mit MS Office (Stellungnahmeersuchen, der Einnahmeaufträge, Bescheid). Dabei muss jeweils auf Papierdokumente zurückgegriffen werden. Der anschließende Druck und Versand erfolgt ebenfalls individuell je Dokument. 2.3 Prozessbeteiligte Beteiligte Akteure in dem Verfahren sind: Antragsteller (Unternehmer oder öffentliche Träger) Sachbearbeiter der örtlich zuständigen Straßenverkehrsbehörde Zu Beteiligende Behörden (Polizei, zuständiges Tiefbauamt) o Die Polizei wird immer beteiligt, o Das Tiefbauamt zu 95%. 2.4 Eingesetzte IT-Systeme Im Verfahren kommen folgende (nicht integrierte) Systeme zum Einsatz: MS Office (Vorlagen zur Erstellung der Anordnungen) ProFiskal (Abrechnungssystem) Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 6 von 11

26 Ausnahmegenehmigung 3 Schwachstellen 3.1 Fehlendes Fachverfahren Der gesamte Prozess von Antragstellung über Prüfung bis zur verkehrsrechtlichen Anordnung erfolgt nicht elektronisch. Sowohl die Antragsannahme als auch die Beteiligung anderer Ämter und der gesamte Zahlungslauf der Verwaltungsgebühren erfolgen papierbasiert und sind zeitaufwändig. 3.2 Schlechte Antragsqualität Etwa 70% der eingereichten Anträge sind unvollständig bzw. inkorrekt und müssen mit hohem Aufwand korrigiert bzw. vervollständigt werden. Hauptproblem ist das Formular für die Lagezeichnung, das meist inkorrekt oder unzureichend ausgefüllt wird. 3.3 Zahlungslauf Verwaltungsgebühren (Vorauskasse) Der Zahlungslauf für die Verwaltungsgebühren erfolgt in mehreren Schritten, verbunden mit ständigem Wechsel zwischen papierbasierten Unterlagen und Eingaben in ProFiskal. Sofortzahlung durch den Antragsteller (EC-Cash) ist aktuell nicht möglich. Da die Bescheiderstellung der Ausnahmegenehmigung erst erfolgen kann, wenn die Gebühr bezahlt wurde, hat dieser Schritt große Auswirkungen auf die Gesamtdauer der Prozesse und ist damit aufwandskritisch. 3.4 Mitarbeiterfluktuation/-mangel Die Besoldung der Sachbearbeiter in den Straßenverkehrsbehörden ist für diese Aufgabenerledigung berlinweit unterschiedlich. Ein Wechsel zwischen den Bezirken und damit Knowhow-Verlust sind die Folge. Der schon vorhandene Personalmangel wird dadurch noch verstärkt. Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 7 von 11

27 Ausnahmegenehmigung 4 Handlungsfelder/Handlungsempfehlungen 4.1 Organisatorische Handlungsfelder Antragstellung Die ZAB der Ordnungsämter sollte die Gewerbetreibenden bei der Antragstellung mithilfe von Checklisten, Merkblättern und Formularen besser vorbereiten und somit die Antragsbearbeitung unterstützen. Mittelfristig kann die ZAB auch die Terminvergabe übernehmen Einheitliche Besoldung der Sachbearbeiter Die Besoldung der Sachbearbeiter sollte entsprechend den geltenden Empfehlungen und in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen schrittweise angeglichen werden, um Fluktuationen zwischen den Ordnungsämtern zu verringern. Es wird empfohlen zuvor die Bewertung der Arbeitsgebiete zu überprüfen Einführung eines Fachverfahrens Zur Unterstützung der Sachbearbeitung sollte ein geeignetes Fachverfahren eingeführt werden. Das Ziel ist eine medienbruchfreie Antragsbearbeitung. Die Nutzung des in Berlin vorhandenen Verfahrens VMS ist zu prüfen Abgestimmtes Einführungsprojekt mit OÄ 5 /TBÄ 6 /Senatsverwaltung Einführung des Fachverfahrens sollte im Rahmen eines gemeinsam initialisierten Projektes der OÄ mit der Senatsverwaltung für Inneres erfolgen. Dazu ist seitens der Ordnungsämter eine Arbeitsgruppe zu gründen (bereits in Planung). Diese soll die Anforderungen zur Umsetzung erarbeiten und diskutieren. Ihre Ergebnisse werden dann auf Ebene der Amtsleiter sowie der zuständigen Senatsverwaltungen (Inneres/Stadtentwicklung) vorgestellt und diskutiert. Die TBÄ/OÄ sollten die Einführung der Fachverfahren im Interesse einer abgestimmten und effizienten Infrastruktur für den Bereich der Straßensondernutzung in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe abstimmen und koordinieren. Eine Arbeitsgruppe zur Einführung eines solchen Verfahrens ist bereits geplant Bestandsdatenübernahme Die Übernahme der Bestandsdaten aus den Papierakten würde eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Prozesse bieten und so zu einer erheblichen Qualitätsverbesserung führen und die Akzeptanz des Verfahrens bei den Mitarbeitern deutlich erhöhen. 4 Bei Zweifelsfällen über die Bewertung von Arbeitsgebieten ist die Senatsverwaltung für Finanzen zu befragen, die eine bindende Auskunft erteilt. Zweifelsfälle liegen regelmäßig dann vor, wenn vergleichbare Arbeitsgebiete in vergleichbaren Organisationseinheiten auch anderer Dienststellen niedriger bewertet sind. Dies trifft nach Ihren Erkenntnissen zu. Über die Bewertung von Arbeitsgebieten entscheiden die Leiter der Organisationseinheiten gemäß 9 Abs. 1 LHO bzw. der entsprechenden Serviceeinheiten im Rahmen der Stellenpläne und der dienstrechtlichen Vorschriften. Sie müssen dann auch die Zweifelsfälle vorlegen. In unserem Fall bedeutet dies, dass die Bezirke, deren Aufgabengebiete höher bewertet sind, verpflichtet sind, ihre (höheren) Bewertungsentscheidungen SenFin vorzulegen. Ich schlage deshalb folgende Formulierung vor: Die Bewertung der Arbeitsgebiete sollte überprüft werden. In Zweifelsfällen ist entsprechend dem Schreiben der Senatsverwaltung für Finanzen vom 9. Oktober 2006 II C O /2006 zu verfahren 5 Ordnungsämter 6 Tiefbauämter (hier zu beteiligende Behörde) Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 8 von 11

28 Ausnahmegenehmigung Die Anforderungen und das Vorgehen bei der Bestandsdatenübernahme müssen berlinweit einheitlich geregelt werden. Dazu wird ein einheitlicher und verbindlicher Projektund Zeitplan benötigt, der auch die technische Umsetzungsplanung enthält Genehmigungsfiktion im Beteiligungsverfahren Im Beteiligungsverfahren sollte die Genehmigungsfiktion eingeführt werden. Anhand einer vorher abgestimmten Frist hat die zu beteiligende Behörde Zeit zum jeweiligen Vorhaben Stellung zu nehmen. Geschieht dies nicht, gilt die Zustimmung als erteilt. 4.2 Technische Handlungsfelder Prozessunterstützung durch ein Fachverfahren Berlinweit einheitliche Einführung eines Standardfachverfahrens in den Straßenverkehrsbehörden der Ordnungsämter. Hierbei primär umzusetzende Funktionalitäten: o Elektronische Akte o Elektronische Bescheiderstellung inklusive Gebührenberechnung o Elektronisches Beteiligungsverfahren o Elektronische Bereitstellung der Lageplanzeichnung o Automatisierter Rechnungslauf (Schnittstelle ProFiskal: Soll-Stellung, Zahlungseingangsüberwachung) Allgemeine Prozessunterstützung o Erstellung eines neuen Vorgangs durch Übernahme bestehender Stammdaten des Antragstellers o Automatisierte Wiedervorlage-Funktion zur rechtzeitigen Erinnerung an jährlich fällige Zahlungen für erhaltene Ausnahmegenehmigung und so Vermeidung von Mahnverfahren. Abstimmung und Sicherstellung der Kompatibilität des Fachverfahrens mit den Infrastrukturen anderer Fachbereiche, die das Thema Sondernutzung bearbeiten (TBÄ). Orientierung an den Anforderungen an das in den TBÄ einzuführende Fachverfahren: (siehe Ergebnispräsentation Ausnahmegenehmigung) Einheitliches Formular- und Fallmanagement Schrittweise Öffnung des Fachverfahrens und Erhöhung der Antragsqualität durch Intelligentes Online-Formular (Antragsassistent) und ein webbasiertes Fallmanagement. Die Technologie für ein Einheitliches Fallmanagement (Bestandteil von EU-DLR) ist in Berlin bereits vorhanden. Dessen Einführung muss auf einem einheitlich erarbeiteten und abgestimmten Anforderungskonzept basieren Einführung EC-Cash Einführung des EC-Cash Verfahrens bis zur Einführung eines Fachverfahrens. Somit könnten die Antragsteller, die persönlich erscheinen, die Gebühren sofort bezahlen und den Bescheid sofort mitnehmen. Die Voraussetzungen für EC-Cash sind vorhanden. Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 9 von 11

29 Ausnahmegenehmigung 5 Anlagen 5.1 Soll-Prozessdarstellung Diese Anlage ist im Internet unter folgendem Link abrufbar: Ergebnispräsentation Diese Anlage ist im Intranet unter folgendem Link abrufbar: Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 10 von 11

30 Ausnahmegenehmigung Literaturverzeichnis Berger. (31. März 2010). Leistungsaufteilung Sondernutzung. Berlin. Bundesministerium der Ende. (kein Datum). Straßenverkehrsordnung. Abgerufen am 22. Januar 2012 von Juris: Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung. (kein Datum). Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Straßenverkehrs-Ordnung (VwV-StVO). Abgerufen am 22. Januar 2012 von Verwaltungsvorschriften im Internet: Senatsverwaltung für Stadtentwicklung. (2006). Stadtentwicklung Berlin Gesetzestexte. Abgerufen am 22. Januar 2012 von Senatsverwaltung für Stadtentwicklung: strg pdf Änderungshistorie / Release Notes Version Stand Autor/Bearbeiter Grund Änderungen/Kommentar JH/BR/AG Auslieferung AG/JH Überarbeitung Finale Version Überarbeitete Finale Version Verteilerliste Name Frank Brockmann Birgit Stapf-Finé Karola Gaedtke Funktion / Firma ZS B2 Br Projektleiter SenInnSport ZS B2 St Teilprojektleiter TP3 SenInnSport ZS C3 Ga Teilprojektleiter TP2 SenInnSport Ergebnisbericht Ausnahmegenehmigung_ v1.2.doc Version 1.2 Seite 11 von 11

31 Gewerberechtliche Zulassungen Gaststättenerlaubnis Prozessanalyse, Handlungsfelder, Soll-Konzeption.

32 Gaststättenerlaubnis Impressum Copyright 2012by KnowLogy Solutions AG Geschwister-Scholl-Straße 38, Potsdam Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber Bietergemeinschaft City & Bits GmbH; KnowLogy Solutions AG, Semtation GmbH Dateiname Ergebnisbericht_Gaststättenerlaubnis_v1.0.doc Dokumentenbezeichnung Ergebnisdokumente Version 1.2 Autor Jens Hirschmann Ansprechpartner Dr. Andreas Giesenhagen Stand Inhaltlich geprüft von Dr. Andreas Giesenhagen, Telefon / Fax Status Finale Version Freigegeben von Jens Hirschmann, hirschmann@knowlogy-ag.com] giesenhagen@knowlogyag.com Ergebnisbericht Gaststättenerlaubnis_v1.2.doc Version 1.2 Seite 2 von 12

33 Gaststättenerlaubnis Inhaltsverzeichnis Impressum Grundlagen Ergebnisse der Ist-Analyse Prozess: Gaststättenerlaubnis - Neuerrichtung Prozessbeschreibung Kennzahlen Prozess: Gaststättenerlaubnis Gaststättenübernahme Prozessbeschreibung Kennzahlen Prozessbeteiligte Eingesetzte IT-Systeme Schwachstellen Organisatorische Schwachstellen Ausgesetzte Novelle Berliner Gaststättengesetztes Budgetierung der Personalkosten im Berliner Produktkatalog Verwaltungsprozesse Zahlungslauf Verwaltungsgebühren Technische Schwachstellen Keine Prozessunterstützung durch Standardfachverfahren Technische Komponenten Handlungsfelder Organisatorische Handlungsfelder Einführung Fachverfahren Bestandsdatenübernahme Novellierung Berliner Gaststättengesetz Vereinheitlichung der Verwaltungsprozesse Antragstellung Fristen in den Beteiligungsverfahren Technische Handlungsfelder Standardfachverfahren Einheitliches Formular- und Fallmanagement Anlagen Soll-Prozessdarstellung Ergebnispräsentation...11 Änderungshistorie / Release Notes...12 Ergebnisbericht Gaststättenerlaubnis_v1.2.doc Version 1.2 Seite 3 von 12

34 Gaststättenerlaubnis 1 Grundlagen Gewerbetreibende, die in Berlin eine Gaststätte eröffnen möchten, benötigen eine Erlaubnis ( 1 GastG). Die Erlaubnis wird für eine bestimmte Betriebsart und für bestimmte Räume erteilt und kann Auflagen zum Betrieb der Gaststätte enthalten. Die Erlaubnis wird durch das örtlich zuständige Gewerbeamt unter Beteiligung weiterer Behörden, wie etwa des Veterinär- und Lebensmittelamts (Hygiene) oder des Umweltamts (Emissionen) erteilt. Neben der Erlaubnis benötigt der Gewerbetreibende eine Gewerbeanzeige. Erst wenn beide Dokumente vorliegen, kann die Gaststätte eröffnet werden. Dies geschieht durch: Neuerrichtung der Gaststätte oder Übernahme einer bestehenden Gaststätte durch einen neuen Betreiber. Im Falle der Gaststättenübernahme kann die Ausübung des Gewerbes bis zur Erteilung der Erlaubnis auf Widerruf gestattet werden. Diese vorläufige Erlaubnis ist auf maximal 3 Monate befristet und darf nur verlängert werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. In Berlin entfallen im Durchschnitt auf alle gestellten Anträge auf Gaststättenerlaubnis etwa 30% auf Neuanträge und etwa 70% auf Übernahmeanträge. Nicht jede zu eröffnende Gaststätte benötigt eine Erlaubnis. Dieser bedarf es nach 2 (2) GastG nicht, wenn in dem Gewerbe: alkoholfreie Getränke, unentgeltliche Kostproben, zubereitete Speisen oder in Verbindung mit einem Beherbergungsbetrieb Getränke und zubereitete Speisen an Hausgäste verabreicht werden. Diese erlaubnisfreien Gaststätten unterliegen nur der Anzeigepflicht des 14 der Gewerbeordnung und müssen im örtlich zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden. Ergebnisbericht Gaststättenerlaubnis_v1.2.doc Version 1.2 Seite 4 von 12

35 Gaststättenerlaubnis 2 Ergebnisse der Ist-Analyse 2.1 Prozess: Gaststättenerlaubnis - Neuerrichtung Beide Prozessvarianten sind vom Ablauf und Struktur her gleich. Es ist notwendig, sie dennoch getrennt zu betrachten, da sich sowohl die Verteilung der Ressourcen, als auch die Ergebnisse (etwa Dokumente) an manchen Stellen unterscheiden Prozessbeschreibung Von einer Neuerrichtung wird gesprochen, wenn der Gewerbetreibende die Gaststätte neu errichtet oder eine bestehende Gaststätte unter erheblichen Umbaumaßnahmen neu eröffnet. Der Antragstellung geht meist ein persönliches Gespräch mit dem Sachbearbeiter voraus. Bei diesem Termin bekommt der Antragsteller bei Erfüllung der Voraussetzungen bereits seine Gewerbeanzeige. Nach Erarbeitung und Einreichung des Antrags wird nach der fachlichen Prüfung, unter Beteiligung anderer Behörden, die Gaststättenerlaubnis erteilt. Der Prozess läuft ausschließlich papierbasiert, ohne Unterstützung durch ein Fachverfahren, ab Kennzahlen Berlinweit werden pro Jahr etwa Gaststättenerlaubnisse für eine Neuerrichtung einer Gaststätte erteilt Die durchschnittliche Verwaltungsgebühr beträgt Durchlaufzeit (externe Sicht) Die Gesamtprozessdauer beträgt in etwa 4-6 Wochen. Der Anteil des Beteiligungsverfahrens daran ist mit ca. 80% (4-5 Wochen) überdurchschnittlich hoch. Die lange Durchlaufzeit entsteht aufgrund fehlender Fristen für Stellungnahmen anderer zwingend zu beteiligender Fachämter. Die Voraussetzungen für eine zeitnahe Stellungnahme durch diese Ämter, etwa die übliche Vor-Ort Prüfung der Räume durch das Veterinär- und Lebensmittelamt, sind oft zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht gegeben. Für diese Praxis des Beteiligungsverfahrens gibt es jedoch keine rechtliche Grundlage und sie wird berlinweit unterschiedlich gelebt, sodass es zu unterschiedlichen Durchlaufzeiten kommt. Eine Gaststättenerlaubnis kann nicht verweigert oder verzögert werden, wenn eine Stellungnahme einer zu beteiligenden Behörde fehlt. So beteiligen einige OÄ andere Fachbereiche nur informell und stellen eine Gaststättenerlaubnis unabhängig von den Stellungnahmen der anderen Behörden aus Bearbeitungszeit (interne Sicht) Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Antrags beträgt 155 Minuten, was direkten Arbeitskosten von entspricht. Demgegenüber stehen durchschnittlich 220 Verwaltungsgebühr. Die Gebühren sind damit kostendeckend. Zeitintensiv sind hier besonders die Mitwirkung der Sachbearbeiter bei Antragserstellung inklusive Beratung (36% der Gesamtprozesszeit) sowie die fachliche Prüfung (25%). Bei der Antragstellung ist aufgrund der Komplexität der beizufügenden Unterlagen eine persönliche 1 Grundlage zur Berechnung der direkten Arbeitskosten pro Arbeitsstunde waren die Standardkostensätze der KGSt (Stelle A7 = 39 /h)) Ergebnisbericht Gaststättenerlaubnis_v1.2.doc Version 1.2 Seite 5 von 12