Solutions2Share Collaboration Manager- Dokumentation

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1 Solutions2Share Collaboration Manager- Dokumentation Inhalt Kurzbeschreibung... 2 Vorlagen erstellen... 3 Bearbeiten von Vorlagen... 5 Verwaltung von Vorlagen... 7 Versionierung der Vorlagen... 7 Vorlagen einem Inhaltstypen zuordnen... 7 Vorlagen löschen... 8 Erstellung eines Arbeitsbereiches... 9 Synchronisierung von Arbeitsbereichen Verwalten von Arbeitsbereichen Arbeitsbereich/e löschen Benutzerzugriff Gruppenzugriff Projektübergreifende Auswahl Arbeitsbereich sperren Feld Collaboration Manager Einstellungen Datenbankübersicht Einstellungen CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 1

2 Kurzbeschreibung Durch den Collaboration Manager von Solutions2Share werden die Zusammenarbeitsfunktionen des Microsoft SharePoint Server 2010 um wichtige Funktionen erweitert. So ist die Erstellung einer sehr komplexen Kollaborationsplattform im Unternehmen ohne individuelle Programmierung möglich. Die integrierte Vorlagengenerierung ermöglicht dem Anwender einen Arbeitsbereich zu erstellen und diesen beliebig oft zu reproduzieren. Die so erstellten Arbeitsbereiche können anschließend über - durch den Collaboration Manager bereitgestellte - Funktionalitäten berechtigt und verwaltet werden, sodass einheitlich strukturierte Datenablagen bzw. Projekträume entstehen. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 2

3 Vorlagen erstellen Nachdem Sie den Collaboration Manager erfolgreich installiert und konfiguriert haben (siehe hierzu Solutions2Share - Collaboration Manager - Installation German ), ist es nun an der Zeit die erste Vorlage zu erstellen. Öffnen Sie dazu die Vorlagen -Dokumentenbibliothek und wählen Sie den Dokumente -Tab aus. Dort gehen Sie auf Vorlage erstellen. Sollte weder die Bibliothek Vorlagen (engl.: Templates ) noch die Liste Arbeitsbereiche (engl.: Workspaces ) vorhanden sein, so ist der Collaboration Manager nicht korrekt für die Website aktiviert worden. In diesem Fall, überprüfen Sie bitte die Schritte der Installation bzw. melden Sie sich bei unserem Support. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 3

4 Vergeben Sie einen Titel für die Vorlage. Außerdem können Sie optional eine Beschreibung, eine Quota(Kontingent) sowie Module auswählen. Jeder Vorlage kann eine Quota zugewiesen werden. Die Kontingentvorlagen können in der Zentraladministration angelegt und verwaltet werden. Durch die Auswahl einer Quota werden alle aus der Vorlage erstellten Arbeitsbereichswebsitesammlungen mit einer Speichergrenze in der Inhaltsdatenbank versehen. Der Collaboration Manager legt so eigenständig Datenbanken an und weist diesen solange Arbeitsbereiche zu, bis deren addierte Speichergrenze das eingestellte Limit der Inhaltsdatenbank erreicht. (Die Einstellung wird in der Installationsanleitung beschrieben.) Danach wird eine neue Datenbank angelegt. Wird keine Quota ausgewählt, wird pro Arbeitsbereich eine eigene Inhaltsdatenbank angelegt. Mit Modulen kann benutzerdefinierter Programmcode beim Speichern, Laden bzw. Synchronisieren von Vorlagen und Arbeitsbereichen ausgeführt werden. So ergibt sich die Möglichkeit, den Funktionsumfang einfach an die eigenen Anforderungen bzw. Drittanbieterlösungen an den Collaboration Manager anzupassen. Auf diese Weise befähigt das Nintex Modul den Collaboration Manager Nintex Workflows auch auf ihrem Arbeitsbereich bereitzustellen. Haben Sie die Erstellung abgeschlossen, werden Sie aufgefordert nach wenigen Minuten ihren Browser zu aktualisieren. Diese Vorlage wird als RKCM -Datei in die Dokumentenbibliothek Vorlagen gespeichert. Zusätzlich wird dabei eine leere Websitesammlung erzeugt. Diese kann über die eingetragene URL erreicht und mit den SharePoint-Standard-Funktionen angepasst werden. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 4

5 Bearbeiten von Vorlagen Der Anwender kann die Vorlage nun je nach Anforderungen gestalten. Nach der Gestaltung kann der Anwender durch den Button Als Vorlage speichern im Websiteaktionen - Menü die Vorlage speichern. Beschreibung CM SharePoint Erstellen von Vorlagen Vorlage enthält Listen & Dokumentenbibliotheken Ja Ja Vorlage enthält SharePoint-Gruppen Ja Nein Vorlage enthält Berechtigungsstufen Ja Nein Vorlage enthält Berechtigungen Ja Nein Berechtigung von Listen & Dokumentenbibliotheken Ja Nein Vorlage enthält Design Ja Nein Vorlage enthält Drittanbieterprodukte Ja* 1 Nein Vorlage enthält Workflows Ja Nein Vorlage begrenzt Webpartverwendung Ja Nein Vorlage enthält Incoming Optionen Ja Nein Verwaltung von Vorlagen Versionierung der Vorlagen Ja Nein Berechtigung der Vorlagen Ja Nein Vergabe von Quotas auf Vorlagen Ja Nein Exportieren/Importieren von Vorlagen Ja Nein* 4 Verwaltung von Arbeitsbereichen Arbeitsbereichsspezifisches Auswahlfeld Ja Nein Auflistung aller Arbeitsbereiche Ja Nein Vergabe von Quotas auf Arbeitsbereiche Ja Nein Synchronisation der Arbeitsbereiche Ja Nein Automatische Arbeitsbereichserzeugung Ja Teilweise Arbeitsbereichsantragsformular mit Workflow Ja Nein Berechtigung von Personen im Antragsformular Ja Nein Berechtigung von Gruppen im Antragsformular Ja Nein Arbeiten mit Daten Aggregation von Aufgaben, Terminen, Dokumenten Ja Nein* 3 Verknüpfung des Contents mit Arbeitsbereichsinformationen Ja Nein Technische Funktionen Schnittstelle für Drittanbietersoftware Ja Nein* 2 Verwaltung der Content-Datenbank-Größe Ja Nein Selbständige Datenbankerzeugung mit variablen Parametern Ja Nein * 1 Für Drittanbieterprodukte muss ein Modul entwickelt werden, dazu gibt es ein offengelegtes SDK und eine passende Beschreibung. Bisher berücksichtigte Module sind werden im Dokument Schnittstelle für Drittanbieter beschreiben. * 2 SharePoint bietet ein allgemeines SDK für die Entwicklung von Drittanbietersoftware an. Jedoch kann die Speicherung der STP/WSP-Files nicht von Drittanbietern beeinflusst werden. * 3 Eine Datenaggregation ist nur mit dem Content Query Webpart möglich. Dies aggregiert aber nur Daten CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 5

6 innerhalb einer SiteCollection und ist sehr unperformant bei großen Umgebungen. Eine Sortierung und Filterung ist außerdem nicht möglich. * 4 SharePoint kann STP/WSP-Files zwischen verschiedenen SharePoint-Farmen austauschen. Jedoch enthalten diese nur begrenzten Inhalt und sind Sprach- und Versionsabhängig. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 6

7 Verwaltung von Vorlagen Versionierung der Vorlagen Bei jeder Speicherung der Vorlage wird eine neue Version in der Dokumentenbibliothek Vorlagen gespeichert. Mit SharePoint-Standardfunktionen kann eine vorherige Version der Vorlage einfach wiederhergestellt werden. Abbildung der Versionierung der Vorlagen in der Dokumentenbibliothek Vorlagen. Abbildung der Versionsauswahl im Arbeitsbereichsantragsformular. Vorlagen einem Inhaltstypen zuordnen Der Collaboration Manager ermöglicht ihnen Vorlagen einem Inhaltstypen zuzuweisen. Hierdurch kann der Anwender die Arbeitsbereichserstellung besser strukturieren. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 7

8 Dazu muss der Benutzer, im Collaboration Manager -Tab im Ribbon der Dokumentenbibliothek Vorlagen, die Inhaltstyp zuordnen -Schaltfläche klicken, sobald eine seiner Vorlagen markiert ist. Der Collaboration Manager -Reiter wird nur dem Websitesammlungs-Administrator angezeigt; jeder andere Benutzer hat keinen Zugriff auf den Tab. Im Dialog kann dann die Zuordnung per Markierung der entsprechenden Checkboxen vorgenommen werden. Vorlagen löschen Ist eine Vorlage markiert, kann ebenfalls im Collaboration Manager Tab, durch Klicken auf die Vorlage/n löschen -Schaltfläche entfernen. Diese Aktion entfernt nicht nur den Listeneintrag, sondern auch die angelegte Websitesammlung und den Eintrag in der Datenbank. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 8

9 Erstellung eines Arbeitsbereiches Nachdem eine Vorlage angelegt ist, kann jetzt der erste Arbeitsbereich erstellt werden. Hierzu legen Sie ein neues Element in der Arbeitsbereich -Liste an. Der Collaboration Manager bietet ihnen zusätzlich die Möglichkeit, die Vorlagenversionisierung aus der Vorlagenbibliothek zu nutzen. Das bedeutet, dass sowohl aus den neuen Vorlagenversionen als auch durch ursprüngliche Versionen einer Vorlage Arbeitsbereiche erstellt werden können. Dazu nutzen Sie das Dropdown-Menü recht neben der ausgewählten Vorlage. Die Ursprungsvorlage ist immer die 1.0. Wenn Sie nach einer Änderung die Vorlage speichern, zählt die Versionsnummer automatisch um eins hoch. Wenn eine Vorlage so intelligent modifiziert wird, kann sie durchaus in mehreren Versionen sinnvoll genutzt werden. Die Erstellung des Arbeitsbereiches dauert mitunter einige wenige Minuten. Aktualisieren Sie ihren Browser und warten Sie bis ihr erstelltes Listenelement eine URL ausgibt. Es können auch Arbeitsbereiche mit Sonderzeichen erstellt werden, aber achten sie darauf dass der Stamm mit regulären Zeichen nicht einem vorher erstellten Arbeitsbereich entspricht. Die Arbeitsbereiche Projektraum * und Projektraum würden zum Beispiel diesem Kriterium entsprechen. Wenn der Arbeitsbereich Projektraum * versucht wird zu erstellen so käme kein Arbeitsbereich zustande, da bereits ein Arbeitsbereich Projektraum existiert. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 9

10 Synchronisierung von Arbeitsbereichen Haben Sie Modifikationen an einem ihrer Arbeitsbereiche vorgenommen, welche Sie gerne auch in anderen Arbeitsbereichen wiederverwenden möchten, so bietet ihnen der Solutions2Share Collaboration Manager die Möglichkeit Arbeitsbereiche der gleichen Vorlage zu synchronisieren. Dazu muss in den Websiteaktionen der Vorlagenmanager und hierbei die Vorlagenpflege ausgewählt werden. Klicken Sie auf Arbeitsbereich synchronisieren und der Vorgang wird durchgeführt. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 10

11 Verwalten von Arbeitsbereichen Mit dem Collaboration Manager Tab in der Liste Arbeitsbereiche können Sie diverse Anpassungen an ihren Arbeitsbereichen vornehmen. Der Collaboration Manager Tab steht nur den Websitesammlungs- Administratoren zur Verfügung. Arbeitsbereich/e löschen Haben Sie einen oder mehrere Arbeitsbereich/e in der Liste markiert, können Sie den/die Arbeitsbereich/e entfernen. Hierbei wird nicht nur der Eintrag aus der Liste entfernt, sondern auch die dazugehörige Websitesammlung. Sollte die Datenbank, in der der Arbeitsbereich vermerkt war, durch das Löschen keine Einträge mehr enthalten, so wird auch die Datenbank entfernt. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 11

12 Benutzerzugriff Diese Funktion erlaubt es ihnen eine Personen Spalte anzulegen um ihren Arbeitsbereich besser zu organisieren. Der Dialog erzeugt ein SharePoint-Gruppen Feld, das dem Benutzer erlaubt, SharePoint Gruppen aus einer Vorlage auszulesen. Der Nutzer kann, wenn er das erzeugte Feld in einer Ansicht platziert, dann bequem auslesen, welche Nutzer in welchen Arbeitsbereichen eingeteilt sind. So lassen sich beispielsweise CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 12

13 Projektverantwortliche für jeden Arbeitsbereich anzeigen. Ein ein viel tiefgeifenderer Vorteil ist es, dass die Personen, die so in der Arbeitsbereichsliste zugewiesen worden sind, es auch so im Arbeitsbereich sind. Dadurch können Sie schnell Berechtigungsstrukturen mit einfachsten Mitteln erzeugen und Projekträume angemessen steuern. Hierzu ist es notwendig, dass Sie im Benutzerzugriffsdialog die Gruppe, die von den Arbeitsbereichen synchronisiert werden sollen, im Textfeld Zielgruppe angeben. Gruppenzugriff Der Gruppenzugriff ermöglicht ihnen ihren Arbeitsbereich nach Gruppen zu berechtigen. Hierbei kann eine Vorauswahl getroffen werden, damit bestimmte Gruppen stets enthalten sind. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 13

14 Sind die Namen, Beschreibung und der Inhaltstyp bestimmt, kann eine Zielgruppe, die aus einem Arbeitsbereich stammt, ausgewählt werden. Diese Zielgruppe wird dann mit Benutzern aus den darunterliegenden angehakten Gruppen gefüllt. Das erlaubt ihnen schnell viele Benutzer(zum Beispiel alle aus einer Abteilung) in einem Projektraum zu integrieren. Weiterhin kann bestimmt werden, ob eine Gruppe vorausgewählt sein soll. Dafür muss die Checkbox aktiviert werden, die nach der Auswahl der Gruppe rechts von der ausgewählten Gruppe erscheint. Für fortgeschrittene Nutzer: Das Gruppenzugriffsfeld lässt auch bedingte Gruppen zu. Das heißt, ist eine Mindestanzahl von Gruppen ausgewählt, wird eine weitere Gruppe ausgewählt. Sollten beispielsweise 2 Vertriebsbereiche ausgewählt sein, so schalten sich automatisch das Vertriebsmanagement ein. Die Sperrbare Gruppen -Checkbox erlaubt es dem Anwender, Gruppen automatisch zu entfernen, wenn ein Arbeitsbereich gesperrt wird. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 14

15 Projektübergreifende Auswahl Das Projektübergreifende Auswahlfeld bietet ihnen die Möglichkeit eine Spalte zu erstellen, um ein Auswahlfeld Arbeitsbereich-spezifisch zu erstellen und zu pflegen. Damit können Menüstrukturen erzeugt werden, die je nach Anforderung dynamisch angepasst werden können. Legen Sie hierzu ein Feld in der Arbeitsbereichsliste an. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 15

16 Sie können nun beim Erstellen und beim Bearbeiten die Auswahl des Arbeitsbereiches angeben. Nun sollten Sie in einer Vorlage oder in einem Arbeitsbereich eine Projekt übergreifende Auswahl für Vorlagen -Spalte anlegen. Wichtig hierbei ist es, dass Sie in den zusätzlichen Spalteneinstellungen die Site mit dem Collaboration Manager, das Web, die Liste(hier die Arbeitsbereichsliste angeben) sowie das eben erzeugte Auswahlfeld auswählen, um die Verknüpfung mit dem Projektübergreifendem Auswahl zu ermöglichen. Theoretisch ist auch eine Verknüpfung zu einer anderen Spalte möglich, jedoch gewährleistet Solutions2Share ihnen nicht eine korrekte Darstellung der Inhalte dieser Spalte. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 16

17 Sobald die Spalte angelegt ist, wird die Auswahl, die Sie in der Arbeitsbereichsliste bestimmt haben, in der Liste oder Bibliothek dargestellt(siehe Arbeitsbereich sperren Feld). CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 17

18 So können Sie problemlos Aktionsbereiche für ihre Vorlagen abgrenzen und zugleich flexibel halten. Arbeitsbereich sperren Feld Mit diesem Feld kann ein Arbeitsbereich gesperrt werden. Diese Funktion arbeitet mit dem Gruppenzugriffsfeld zusammen. Haben Sie die Funktion Bei gesperrten Arbeitsbereichen Gruppen entfernen aktiviert, werden automatisch den ausgewählten Gruppen die Berechtigung für den entsprechenden Arbeitsbereich entzogen. Gruppen die nicht in dem Gruppenzugriffsfeld markiert sind, sind nicht von der Sperrung betroffen. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 18

19 Collaboration Manager Einstellungen Sie finden die Collaboration Manager Einstellungen mit entsprechender Berechtigung in den Websiteeinstellungen der Websitesammlung mit dem aktiviertem Collaboration Manager. Datenbankübersicht Die Datenbankübersicht bietet ihnen die Einsicht auf die erstellten Datenbanken. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 19

20 Einstellungen Arbeitsbereichserstellung Mit dieser Option wird die Erstellung der Arbeitsbereiche geregelt: Soll der Arbeitsbereich direkt über den neuen Listeneintrag erstellt werden muss Automatische Erstellung über neuen Listeintrag ausgewählt werden. Möchten Sie dagegen einen Arbeitsbereich über einen eigenen Workflow oder Webservice erstellen wählen Sie Erstellung über eigenen Workflow oder Webservice aus. Diese Auswahl ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie einen Genehmigungsprozess vor die Arbeitsbereichserstellung schalten wollen. Arbeitsbereichselementberechtigung Hier können Sie die Elementberechtigung steuern. In der linken Hälfte dieses Bereichs sind u.a. die Gruppenberechtigungsfelder abgebildet. Mit den Checkboxen markieren Sie die Gruppen, deren Berechtigung Sie gerne definieren möchten. Optionaler Primärschlüssel der Arbeitsbereichsliste Der optionale Primärschlüssel wird dazu verwendet um Werte, die aus der Arbeitsbereichsliste gelesen werden, zu einer eindeutigen URL für ihren Arbeitsbereich zusammenzustellen. Sie können hierbei zwei Teilschlüssel angeben. Ist ein Teilschlüssel für einen bestimmten Inhaltstyp nicht verfügbar, so wird er ignoriert und der andere Teilschlüssel wird verwendet. Sollte keiner der ausgewählten Teilschlüssel im Inhaltstyp aktiv sein, so wird die Titel -Spalte als Primärschlüssel verwendet. CollaborationManager Dokumentation Copyright Solutions2Share.de Maxfeldstraße Nürnberg Seite 20

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