Erfolgreiche Antragstellung und Koordination am Beispiel des EU FP 7 Projekts SCOOP

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1 Erfolgreiche Antragstellung und Koordination am Beispiel des EU FP 7 Projekts SCOOP FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR SOLARE ENERGIESYSTEME ISE Sandrin Saile, Karl-Anders Weiß Fraunhofer-Institut für Solare Energiesysteme ISE Nationaler Informationstag der NKS Energie zu Horizont 2020 Frankfurt,

2 INHALT Gruppe Gebrauchsdaueranalyse Solar Collectors Made of Polymers: EU FP 7 SCOOP Rahmenbedingungen, Themenfindung, Wahl des Konsortiums Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Stufe 1 Stufe 2 Vertragsverhandlungen Hürden auf dem Weg zum Grant Agreement Budgetplanung, KMU und unvorhergesehene Änderungen Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Description of Work (DOW) Participant Portal und administrative Fragestellungen Timing, Kommunikation und Projektkoordination Zusammenfassung 2

3 Gruppe Gebrauchsdaueranalyse Was wir tun Freibewitterung Beschleunigte Alterung Analytik Modellentwicklung und Simulation Prüfung & Qualifizierung von Materialien: Solare Absorber Reflektoren Polymere Optische Eigenschaften Glasoberflächen Standardisierung Anwendungen: PV, Solarthermie, Gebäudetechnik 3

4 Gruppe Gebrauchsdaueranalyse Wer wir sind Dr. Michael Köhl (Projektleitung) Dipl.-Phys.oec. Karl-Anders Weiß Am Fraunhofer ISE seit 2005 Leiter der Gruppe Gebrauchsdaueranalyse seit 2012 In SCOOP: Budgetplanung (Teil A) & WP 5 (Qualification of new materials, absorbers and other components) Sandrin Saile, M.A. In der Gruppe Gebrauchsdaueranalyse seit 2009 Administrative Koordination der Projekte im Bereich Solarthermie und der IEA SHC Task 39, Disseminationsaktivitäten In SCOOP: Koordination Teil B, WP 9 (Dissemination) sowie Kommunikation & Organisation (WP 10 Management & Coordination) 4

5 Solar Collectors Made of Polymers: EU FP 7 SCOOP 5

6 Projektstruktur und definierte Schnittstellen Beispiel SCOOP AP 10 Management & Koordination AP 1 Markt, Kosten und Skaleneffekte AP 2 Design von solarthermischen Kollektoren und Systemen basierend auf Polymeren oder Hybridmaterialien AP 3 Multifunktionelle Hybridmaterialien für spritzgegossene Komponenten und Kollektoren AP 5 Qualifizierung neuer Materialien, Absorber & anderer Komponenten AP 4 Multifunktionelle Polymermischungen & Komponenten für extrudierte Absorber AP 6 Anwendbarkeit von polymeren Systemen & Gebäudeintegration AP 7 Demonstratorsysteme mit Polymerkollektoren AP 8 Leistungsmessung & Systembewertung AP 9 Öffentlichkeitsarbeit 6

7 Rahmenbedingungen Motivation: Entwicklung effizienter, langlebiger solarthermischer Kollektoren zur günstigen und einfachen Installation aus Polymeren Entwicklung ästhetischer Designs für die Gebäudeintegration und Thermosiphonsysteme Entwicklung und Prüfung geeigneter Kunststoffmaterialien EU Call: FP 7-Energy , veröffentlicht am 20. Juli 2010 Budget: 74 Mio., davon 5 Mio. in Energy 4: Renewables for Heating and Cooling Thema: Low/medium temperature solar thermal energy: Revisiting solar thermal systems for using breakthroughs in scientific and technological fields Typ: Collaborative Project 7

8 Themenfindung Das Thema muss exakt zum Call passen. Die Ziele des Calls müssen sich innerhalb des Antragstextes wiederfinden. Die Zielsetzung des Projekts soll klar erkennbar und nachvollziehbar sein. Die Arbeiten im Projekt sollen sich komplementär ergänzen. Wichtig: Querschnittsthemen beachten, zum Beispiel: Klärung der Intellectual Property Rights (IPs) Berücksichtigung von Gender Aspects, Economic and Social Impact, Exploitation Strategy, Ethics Issues, etc. Projektmanagement und Dissemination 8

9 Wahl des Konsortiums Collaborative Projects: mindestens 3 Institutionen aus verschiedenen EU Mitgliedstaaten oder assoziierten Staaten Komplementäre Kompetenzen Vermeidung von Redundanzen und Konkurrenz Gutes Verhältnis aus Industrie und Forschungsinstituten Einbezug von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Koordination sollte durch kreditwürdigen Partner erfolgen, idealerweise mit einer erfahrenen Administration, die über Know-how zur finanziellen und juristischen Abwicklung europäischer Projekte verfügt. 9

10 Wahl des Konsortiums Beispiel SCOOP Aufteilung des Konsortiums Koordination: Fraunhofer Gesellschaft 3 Industriepartner 3 KMU 6 Forschungsinstitute Industrie KMU Forschungsinstitute Beteiligte Länder 10

11 Wahl des Konsortiums Beispiel SCOOP Kollektorentwicklung & Design Testen & Prüfen Solartherm. Systeme Polymerverarbeitung Polymerentwicklung 11

12 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Zeitplan 2-stufiger Antragsprozess: Bekanntmachung des Calls: 20. Juli 2010 Deadline für den Antrag Stufe 1: 16. November 2010 Bekanntmachung des Evaluationsergebnisses/ Einladung zur Antragstellung Stufe 2: Januar 2011 Deadline für den Antrag Stufe 2: 26. April 2011 Bekanntmachung des Evaluationsergebnisses/ Aufforderung zur Grant Agreement Negotiation: Juni 2011 Unterzeichnung des Grant Agreements: ab November 2011 Information an nicht erfolgreiche Antragsteller: ab Dezember 2011 Beantragung erfolgt elektronisch über das EPSS (Electronic Proposal Submission System) 12

13 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Stufe 1 Evaluationskriterien des Antrags Stufe 1: Wissenschaftlicher und technischer Inhalt (3/5) Klare Definition der zu erreichenden Ziele Informationen bezüglich des Konsortiums Benötigte Finanzmittel (vorläufige Kalkulation) Vorgehen in SCOOP Zeitraum: (ca. 8 Wochen) Zusammenstellung des Konsortiums Zwei vorbereitende Abstimmungstreffen am und Festlegung Themen und Arbeitspakete, Verteilung der Verantwortlichkeiten (PL, AP-L, ), Akronym, Zeitplan, EU Richtlinien 13

14 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Stufe 1 Vorgehen in SCOOP (Fortsetzung): Erstellung eines vorläufigen Arbeitsplans Detaillierte Festlegung von Stil und Inhalt: Klare und verständliche Zieldefinition als roter Faden im Antrag Logische Verknüpfung von Arbeitspaketen Logische zeitliche Abläufe Verständigung über die Detailtiefe der Arbeitspaketbeschreibungen Aufforderung an die Projektpartner zur Erstellung eines PICs (=Participant Identitification Code) Zwischen den Abstimmungen: Ständige Kommunikation (täglich) mit Projektpartnern, Sicherung lückenloser Informationsfluss, Hilfestellung bei administrativen Fragen durch PL 14

15 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Stufe 2 Evaluationskriterien des Antrags Stufe 2: Wissenschaftlicher und Technischer Inhalt (4/5) Umsetzung (3/5) Auswirkungen (3,5/5) Insgesamt benötigte Punkte: 12/15 Vorgehen in SCOOP: Zeitraum: (ca. 10 Wochen) Abstimmungstreffen am Finale Zusammenstellung des Konsortiums Finale Abstimmung der Inhalte, Festlegung der Arbeitspaketleiter Budgetplanung 15

16 Budgetplanung im 7. Rahmenprogramm Kostenarten & Förderquoten (Collaborative Projects) MGT RTD DEMO OTHER 100 % 50 % (Industrie) 75 % (KMU, Institute) 50% 100 % Managementaufgaben (kein wissenschaftl. Management) Technische, wissenschaftliche Arbeiten Demonstration z.b. Disseminationaktivitäten Verschiedene Kostenarten und entsprechende Förderquoten sind bei der Planung der Arbeiten und Zuständigkeiten unbedingt zu berücksichtigen. Vorsicht bei Subcontracting, Third-Party. Hier gilt zunächst die Prüfung der gültigen Richtlinien der EU-Kommission. 16

17 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Stufe 2 Vorgehen in SCOOP: 17 Besprechung der Querschnittsthemen: Zielsetzung, State-of-the-Art, Management of Intellectual Property, Strategic Impact, Exploitation & Dissemination Strategy, Gender Aspects, Ethics Issues Diskussion und Festlegung der zu verwendenden Begrifflichkeiten Abstimmung Zeitplan Festlegung der Korrekturloops Besprechung administrativer Punkte Berücksichtigung Kostenarten in DOW Wichtig: Rücksprache mit EU-Kommission halten. Kontakt: Scientific Officer Verhandlungsphase vorbereiten: Richtlinien, v. a. finanzielle Aspekte, Participant Portal, Aufgaben und Rollenverteilung (Legal Entity Appointed Representative (LEAR), Participant Contact, etc.) in NEF

18 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Vertragsverhandlungen (Negotiation) Start: Projektgenehmigung durch EU Verhandlung erfolgt via NEF auf EU Participant Portal: Fertigstellung von Description of Work (DOW) Grant Agreement Preparation Forms (GPFs) Grant Agreement (GA) Consortium Agreement (CA) Ernennung von LEARs (Legal Entity Appointed Representatives) Participant Contacts Scientific Contacts Spätestens jetzt: PIC Validierung für neu registrierte Projektpartner, erforderlich: Dokumente zu Existenz, Rechtsform und Finanzen 18

19 Antragstellung im 7. Rahmenprogramm Vertragsverhandlungen in SCOOP Projektgenehmigung & Aufforderung zur Vertragsverhandlung am Unterzeichnung des Grant Agreements (GA) am Projektstart: Stufe 1 (8 Wochen) Stufe 2 (10 Wochen) Vertragsverhandlungen (22 Wochen) 13 Monate Während den Vertragsverhandlungen: Kontakte der EU-Kommission: Scientific Officer & Administration Registrierung aller Partner und Rollenverteilung in NEF Vorlage aller wichtigen Dokumente für schnelle PIC Validierung Juristische Unterstützung für Grant Agreement Vorbereitung 19

20 Hürden auf dem Weg zum Grant Agreement Personaländerung Änderungen bei Projektpartnern Firmenübernahme Akzeptanz und Erfahrungsstand von KMU Budgetplanung 20

21 Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Description of Work (DOW) Viel Zeit für Korrekturen & Diskussionen einplanen (speziell bei großen Konsortien), zu beachtende Faktoren: Inhaltlich: Vermeiden von Redundanzen, prüfen auf Diskrepanzen zwischen Arbeitspaketen, achten auf einheitliche Terminologie, zeitliche Abfolge der Arbeitspakete Sprachliches / stilistisches Redigieren Querschnittsthemen: Orientierung an aktuellen politischen Gegebenheiten Genügend Zeit für Recherche & Verfassen einplanen Sollte wenn möglich von erfahrenen Projektpartnern oder Berater erstellt werden Hilfestellung: EU-Büro des BMBF & Nationale Kontaktstellen Professionelle Berater Erfahrene Kollegen 21

22 Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Participant Portal und administrative Fragestellungen Frühzeitige Recherche zu Deadlines und administrativen Schritten Eingehende Auseinandersetzung mit Participant Portal und Rollenvergabe Eingehende Auseinandersetzung mit Leitfäden der EU-Kommission, z. B. in FP 7: Guide to Financial Issues, Umfang: 112 Seiten (stehen auf Participant Portal zum Download bereit) Koordination durch erfahrene Institution erleichtert administrative Abwicklung Hilfestellung durch nationale Kontaktstellen Für konkrete Fragen zur Abwicklung: Kontaktaufnahme mit Verantwortlichen der EU-Kommission, z.b. Scientific Officer oder Administration 22

23 Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Participant Portal und administrative Fragestellungen Weitergabe relevanter Infomaterialien an alle Partner durch PL, auch an erfahrene Partner Partner sollten während der Antragsphase jederzeit erreichbar sein, alternative und kompetente Ansprechpersonen notwendig Von Seiten der PL empfiehlt sich die Bearbeitung des Antrags im Team, z. B. durch verschiedene Verantwortlichkeiten für Wissenschaftlicher Inhalt, evtl. aufgeteilt auf einzelne Arbeitspakete Querschnittsthemen Dissemination Management Budgetplanung Kommunikation und Informationsbeschaffung 23

24 Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Timing, Kommunikation und Projektkoordination Deadlines frühzeitig in Erfahrung bringen und Zeitplan erstellen Frühzeitige Erstellung von Aktionsplänen, inkl. Verantwortlichkeiten Überprüfung der Einhaltung des Zeitplans Bei allen Schritten ist eine lückenlose und ständige Kommunikation und Dokumentation mit den Projektpartnern unerlässlich Aufbereitung der Richtlinien und Weitergabe an das Konsortium Laufende Aufbereitung & Bereitstellung aller wichtigen Informationsmaterialien an die Partner, via Datenbank oder 24

25 Tipps für die erfolgreiche Antragstellung Timing, Kommunikation und Projektkoordination Ansprechpartner und deren Vertretungen erfragen und listen Gute Abstimmung im Vorfeld des Projekts, dazu regelmäßige Abstimmungstreffen Wenn nötig: Festlegungen durch PL Verstärkte Einbindung der Partner: der Antrag muss von allen Beteiligten als großes Ganzes gesehen werden (nicht nur die eigene Arbeit betreffende Teilaspekte) Kontrolle aller eingehenden Unterlagen durch mindestens eine verantwortliche Instanz Bei Problemen im laufenden Prozess: sofortige Kontaktaufnahme zu Scientific Officer 25

26 Zusammenfassung In allen Dingen hängt der Erfolg von den Vorbereitungen ab. Gute Projektidee & passender Call Geeignetes und verlässliches Konsortium Frühzeitige Abstimmung innerhalb des Konsortiums Einarbeitung in die Richtlinien der EU-Kommission Förderquoten Deadlines Participant Portal Ständige Kommunikation mit Partnern und EU-Kommission Hilfestellung bei professionellen Beratungsstellen Konfuzius 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fraunhofer-Institut für Solare Energiesysteme ISE Dr. Michael Köhl, Dipl.-Phys.oec. Karl-Anders Weiß, Sandrin Saile, M.A